Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của phòng tổ chức lao động xã hội huyện gia bình tỉnh bắc ninh

Mở bài
Tiền thân là tỉnh Hà Bắc, tỉnh Bắc Ninh đợc tái lập và đi vào hoạt động
theo đơn vị hành chính mới kể từ ngày 01/01/1997. Ngay từ những năm đầu
tái lập, tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh Bắc Ninh đà tập trung lÃnh đạo các cấp,
các nghành, các địa phơng nhanh chóng ổn định về mọi mặt, đồng thời xác
định mục tiêu, nhiệm vụ cần phấn đấu.
Do yêu cầu về quản lý hành chính trên địa bàn tỉnh, các đơn vị hành
chính trên địa bàn tỉnh cũng có sự thay đổi. Theo đó, huyện Gia Bình đợc
thành lập trên cơ sở tách huyện Gia Lơng thành huyện Lơng Tài và huyện
Gia Bình. Phòng tổ chức lao động-xà hội huyện Gia Bình đợc ra đời để
thực hiện các chức năng nhiệm vụ mà UBND tỉnh đà đề ra. Tuy nhiên, đơn vị
mới thành lập nên kết quả hoạt động của Phòng còn nhiều hạn chế, một
trong những nguyên nhân dẫn đến điều đó là cơ cấu tổ chức cha đợc hợp lý.
Theo thời gian cùng với sự phát triển của huyện, đà có nhiều ý kiến đợc đa ra
nhằm hoàn cơ cấu tổ chức của Phòng.
Xuất phát từ thực tế đà nêu trên cùng với sự xác định rõ tầm quan trọng
của cơ cấu tổ chức của cac phòng ban trong huyện, tôi quyết định chọn đề
tài: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Phòng tổ chức lao động-xà hộiHoàn thiện cơ cấu tổ chức của Phòng tổ chức lao động-xà hội
huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh với hy vọng nhỏ nhoi nhằm góp phấn vào
sự cải cơ cấu tổ chức của Phòng.
Chuyên đề đợc chia làm ba phần chính:
Phần I: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức.
Phần II: Phân tích thực trạng về cơ cấu tổ chức của Phòng tổ chức
lao động-xà hội huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh.
Phần III: Giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Phòng tổ chức lao động-xà hội huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh.
Do hiểu biết còn hạn chế, chuyên đề chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Rất
mong đợc sự giúp đỡ của thầy giáo, TS. Trần Xuân Cầu viết đợc hoàn
chỉnh hơn.
Gia Bình, ngày 02/05/2003
Sinh viên thùc hiÖn

Phạm Quang Hiếu

Phần I
cơ sở lý luận về cơ cấu tæ chøc


I. Các khái niệm về cơ cấu tổ chức
1.Cơ cấu:
là sự phân chia tổng thể ra những bộ phận nhỏ theo những tiêu thực chất
lợng khác nhau. Những bộ phân đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhng có quan hƯ chỈt chÏ víi nhau nh»m thcj hiƯn mơc tiêu chung.
2.Tổ chức
Trong công tác cũng nh trong cuộc sống hàng ngày mọi ngời thờng hay
nói đến từ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Phòng tổ chức lao động-xà héi Tỉ chøc ” nh Tỉ chøc bé m¸y, Tỉ chøc hµnh chÝnh, Tỉ chøc
hµnh chÝnh, Tỉ chøc Nhµ níc, Tổ chức Đảng, Tổ chức cán bộ, ban Tổ chức,
cán bộ Tổ chức, công tác Tổ chức...Tổ chức thi công một tuyết đờng...
Các nhà Y học, sinh vật học coi cơ thể sống là một Tổ chức hành vi
thống nhất gồm nhiều bộ phận tạo thành nh hẹe thần kinh, hệ tuần hoàn, hệ
tiêu hoá... Nh nhà vật lý coinguyên tử là một Tổ chức con gồm: Hạt nhân và
các electron quay quanh hạt nhân theo một quỹ đạo nào đó. Nhà thiên văn
học coi vũ trụ, hệ thống mặt tròi là một bộ máy khổng lồ, các hành tinh tác
dụng tơng hỗ nhau theo một quy luật nhất định.
Cứ nh vËy, bÊt kú ai, trong lÜnh vùc nµo tõ ngời thờng dân đến nhà bác
học đều đề cập đến vấn đề, khái niệm Tổ chức. Nhng nếu đặt câu hỏi: Tổ
chức là gì? Thế nào là một Tổ chức? Tại sao phải có Tổ chức? Tổ chức có
quy luật không ? Nếu có thì là quy luật gì? ...Chắc chắn mỗi ngời có một suy
nghĩ riêng và có một câu trả lời khác nhau.
Trong ngôn ngữ của tiếng Việt từ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Phòng tổ chức lao động-xà hội Tổ chức có 4 dạng: Tổ chức là một
danh từ để chỉ mọt thực thể thiên nhiên, xà hội. Tổ chức là một động từ dể

chỉ các thao tác, các bớc thực hiện một công việc nào đó. Tổ chức có thể là
một tính từ tính chất ( công tác Tổ chức). Tổ chức có thể là một trạng từ.
Trong tài liệu chúng ta chỉ trao đổi khái niệm Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Phòng tổ chức lao động-xà hội Tổ chức là một thực thể xÃ
hội .
Để có thể định nghĩa Tổ chức theo cách này, hÃy quan sát 3 con kiến
tha một miếng mồi to về tổ kiến. Mỗi con đứng ë mé gãc vµ chóng dïng hÕt
søc kÐo miÕng måi về phía mình. Khi ấy cái gì sẽ xảy ra ? Một là miếng mồi
đứng yên. Sức lực của chúng triệt tiêu nhau. Cả ba đều chán nản bỏ đi chỗ
khác. Hoặc miếng mồi đợc đa về tổ với bao nhiêu công sức. Ta nói những


con kiến làm việc không có tổ chức. Với con ngời làm việc hoàn toàn khác
hẳn. Có 3 ngời vận chuyển miếng gỗ nặng 300 kg từ bờ sông về nhà. Rõ ràng
một ngời không thể làm đợc. Một tổ chức ra đời. Mục tiêu đà có, họ sẽ cùng
nhau xem xét chọn lối đi nào thận lợi nhất, tiếp đến là chọn phơng pháp vận
chuyển: Kéo hoặc đẩy hoặc vừa kéo vừa đẩy và cử ngời điểu khiển chung để
thống nhất hành động trong quá trình lao động. Kết quả cây gỗ đợc đa về
đúng vị trí mà một ngời riêng rẽ không làm đợc. Đó là một Tổ chức đơn giản
nhất. XÃ hội phát triển, Tổ chức cũng phát triển và đa dạng hoá, có tổ chức
mang tính quốc gia, xuyên quốc gia gồm nhiều cấp bậc. Đa dạng về hình
thức: Có Tổ chức theo lÃnh thổ, có Tỉ chøc theo nhiƯm vơ, Tỉ chøc chÝnh
thèng, Tỉ chøc phi chÝnh thèng, Tỉ chøc Nhµ níc, Tỉ chøc t nhân...
Vậy Tổ chức là gì?
Có thể nói: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Phòng tổ chức lao động-xà hội Tổ chức là sự liên kết của số đông ngời ( từ 2 trở lên) mà
trong đó mỗi ngời có một vị trí nhất định, hoạt động theo một quy tắc nhất
định để đạt đợc mục tiêu đà đề ra một cách có hiệu quả nhất .
Một Tổ chức có thể có mộ máy, có thể không, có t cách pháp nhân hoặc
không. Chủ thể của tổ chức bao giờ cũng là con ngời, trong đó có ngời chỉ
huy, ngời bị chỉ huy. Đối tợng tác động là ngời hoặc vật. Phami vi tác động
rộng hay hẹp tuỳ theo tổ chức cụ thể. Mỗi Tổ chức có một quy chế hoạt động

riêng. Một điểm nên nhớ: Tổ chức, mục tiêu của tổ chức, nguyên tắc hoạt
động do con ngời đặt ra. Con ngời hoạt động trong tổ chức, đến lợt tổ chức
lại điều chỉnh lại hành vi của con ngời khi thực hiện mục tiêu. Đó là mối
quan hệ ràng buộc không thứ bậc. Sức mạnh của những con ngời nằm trong
tổ chức không phải là phép cộng mà là phép nhân hoặc luỹ thừa.
Một tổ chức thông thờng gồm:
+Con ngời và trí tuệ con ngời trong tổ chức
+Bộ máy tổ chức
+Cơ sở vật chất
+Môi trờng hoạt động. Tổ chức tác động vào môi trờng, môi trờng ảnh
hởng lại tổ chức.
3.Cơ cấu Tổ chức
Cơ cấu tổ chức bộ máy của một đơn vị ( Tổ chức ) là tổng hợp c¸c bé
phËn kh¸c nhau, cã mèi quan hƯ phơ thc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và


có trách nhiệm quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những cấp, những khâu
khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục
đích chung đà xác định của đơn vị.
Cơ cấu Tổ chức cã thĨ theo chiỊu däc, nhiỊu cÊp ( h¶i quan, thuế... )
chiều ngang gồm nhiều đơn vị cùng cấp ( hệ thống trờng học, phổ thông,
bệnh viện...) hoặc cơ cấu võa däc võa ngang ( HƯ thèng hµnh chÝnh tõ trung ơng đến địa phơng ).
Cơ cấu Tổ chức thờng đợc thể hiện bằng sơ đồ tổ chức. Sơ đồ tổ chức
phải thể hiện đợc:
+Vị trí của các cấp khác nhau, số lợng đơn vị mỗi cấp
+Ai là ngời cơ thẩm quyền với ai
+Mối quan hệ giữa các đơn vị cÊu thµnh.


Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý
Chủ thể quản lý

Đối tợng quản lý

Mục tiêu quản lý

Thông tin phản hồi
Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức thể hiện sự phân công lao động
trong lĩnh vực quản lý. Bản thân quản lý đà trở thành một chức năng xà hội.
Mỗi bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức quản lý đợc chuyên môn hoá những
phần công việc nhất định trong hoạt động quản lý.
Tiên đề khách quan của sự hình thành và phát triển cơ cấu tổ chức quản
lý là sự phân công lao động xà hội trong lĩnh vực quản lý. ở đây ta thấy giữa
cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu và cơ cấu sản xuất có quan hệ hữu cơ, mật
thiết với nhau. Chính cơ cấu sản xuất quyết định cơ cấu tổ chức quản lý. Cơ
cấu tổ chức quản lý phải xuất phát từ cơ cấu tổ chức sản xuất. Quy mô, tính
chất, đặc điểm của cơ cấu sản xuất quyết định cơ cấu tổ chức quản lý. Sự
thống nhất giứa hai lĩnh vực này là điều kiện phát triển của hệ thống kinh tế
xà hội.
XÃ hội càng văn minh, nền kinh tế quản lý càng phát triển càng tạo điều
kiện và yêu cầu cần thiết tối u hoá cơ cấu tổ chức quản lý tất cả các cấp quản
lý của nền kinh tế quốc dân. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý là phơng tiện
để nâng cao hiệu quả kinh tế xà hội.
II. Cơ sở khoa học của việc hình thành cơ cấu tổ
chức quản lý
1. Những nội dung xác định cơ cấu tổ chức bộ máy.
Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức thể hiện sự phân công lao động
trong lĩnh vực quản lý.Bản thân quản lý đà trở thành 1 chức năng xà hội, mỗi

bộ phận nằm trong cơ cấu tổ chức quản lý đợc chuyên môn hoá những phần
việc nhất định trong hoạt động quản lý.
Nh vậy tiền đề khách quan của sự hình thành và phát triển cơ cấu tổ
chức quản lý là sự phân công lao động xà hội trong lĩnh vực quản lý. ở đây ta
thấy giữa cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất có quan hệ hữu
cơ mật thiết với nhau. Chính cơ cấu tổ chức sản xuất quyết định cơ cấu tổ
chức quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý phải xuất phát từ cơ cấu tổ chức sản
xuất. Quy mô của tổ chức đặc điểm của cơ cấu sản xuất quyết định cơ cấu tổ
chức quản lý, sự thống nhất giữa hai lĩnh vực này là điều kiện phát triển của
hệ thèng kinh tÕ x· héi .
Stephen P. Robbis nªu ra 6 yếu tố cơ bản hình thành nên cơ cấu của 1
tổ chức, đó là chuyên môn hoá công việc, bộ phận hoá, hệ thống ra mệnh
lệnh, phạm vi quyền lực, tập trung quyền lực và chính thức hoá.
Từ đó ta thấy những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy là:
a) Chuyên môn hoá
Là quá trình nhận diện ngững công việc cụ thể vì phân công công việc
các cá nhân hay nhóm làm việc đà đọc đào tạo đảm nhiệm chúng. Do đó một
cá nhân trong tổ chức hay nhóm làm việc cơ thể chuyên sâu vào 1 công việc
hay một công đoạn nào đó của công việc
b) Tiêu chuẩn hoá
Là quá trình phân tích các thủ tục của tổ chức mà theo đó các nhân viên
có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thống nhất và thích hợp.
c) Sự phối hợp
Là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết các hoạt động
cho các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm nhiệm.
d) Quyền lực
Là quyền ra các quyết định và điều khiển hoạt động của ngời khác. Mỗi
tổ chức có trách nhiệm phân bổ quyền lực khác nhau.

2. Khi đánh giá cơ cấu tổ chức cần xem xét đến các yếu tố sau
Quy mô-phạm vi kiểm soát: Số lợng nhân viên mà cán bộ quản lý kiểm
soát trực tiếp một cách tốt nhất. Đó là phạm vi kiểm soát. Vấn đề là một cán
bộ quản lý có thể giám sát bao nhiêu nhân viên là có hiệu quả nhất? Nhiều
nhà ký thuyết về tổ chức theo trờng phái Hợny Fayol các con số đó nên từ 3


đến 8. Từ đây sẽ hình thành số lợng đơn vị thành viên. Ví dụ: Quân đội thờng đợc tổ chøc tõ nhãm tam tam, 3 ®Õn 4 tam tam thành một tiểu đội, 3 đến
4 tiểu đội thành một trung đội, 3 đến 4 trung đội thành một đại đội... Tuỳ
theo số quân mà có thể hình thành số s đoàn, tập đoàn quân...
Tính tập trung quyền lực: Tuỳ theo đặc tính từng tổ chức mà mức độ tập
trung quyền lực khác nhau. Cơ quan hành chính xó xu hớng tập trung cao
quyền lực. Mọi quyết định tập trung vào ngời đứng đầu. Tập trung quyền lực
đảm bảo tính thèng nhÊt, xuyªn st cđa tỉ chøc song cịng dƠ tạo ra thói
quan liêu, triệt tiêu tính sáng tạo của cấp dới . Các tổ chức dịch cụ do có
nhiều hoạt động mang tính chuyên môn cao và có nhiều mối quan hệ đột
xuất nên có xu hớng phân quyền nhiều hơn.
Tính thể thức ( khuôn mẫu): Thể thức là một nhân tố quan trọng đối với
một tổ chức. ở c¸c tỉ chøc lín, cÊp cao chÝnh thèng cÊi tróc đợc xây dựng
một cách chi tiết nh: Quy định rõ ràng mối quan hệ giữa các bộ phận, chỉ ra
thủ tục, quy tắc mỗi loại nhân viên cần làm và đợc làm gì trong những điều
kiện nhất định. Những quy định này nhằm đảm bảo sự phối hợp các hoạt
động và sự nỗ lực của các đơn vị, cá nhân, tổ chức .
Tiêu chuẩn hoá: Nghĩa là trình tự, kỹ thuật giải quyết đà đợc quy định
sẵn cho những loại công việc nhất định, trong những tình huống nhất định.
Ví dụ: Thủ tục tuyển chọn nhân ciên đà đợc tiêu chuẩn hoá gồm việc phân
tích sơ yếu lý lịch, kiểm tra sức khoẻ và phỏng vấn... mỗi bớc đi lại đợc quy
định rõ yêu cầu trình tự thực hiện. Nhân viên trong tổ chức hiểu và áp dụng
càng ngày càng thuần thục. Hiệu quả công việc sẽ cao hơn.
Chuyên môn hoá: Một đặc tính khác là sự chuyên môn hoá nghĩa là các

nhân viên chịu trách nhiệm trong phạm vi hẹp để có điều kiện đi sâu vào
chuyên môn, nghiệp vụ. Tuy nhiên, với ngời làm quản lý ở cấp càng cao
không cần chuyên môn hoá mà hiểu biết của họ phải đợc trải rộng để có tầm
nhìn vào quát khi quyết định một vấn đề quản lý.
3. Sự hình thành các đơn vị trong tổ chức
a) Cơ cấu tổ chức dựa trên chức năng
Các công việc có cùng kỹ năng, kiến thức, định hớng xếp vào một đơn
vị :
+Tạo sự hiểu biết chuyên môn cao cho nhân viên


+Các nhân viên trong nhóm có mối quan hệ chặt chẽ vì lợi ích, luờng
suy nghĩ chung. Tuy nhiên lại dễ tạo hàng rào ngăn cách giữa các đơn vị
chức năng khác nhau.
+ Tránh đợc chồng chéo về nhiệm vụ và trùng lặp trang thiết bị.
Cơ cấu theo chức năng một nhân viên cấp trên chỉ kiểm tra, kiểm soát
đợc một mặt đối với đơmn vị cấp dới cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận
mà điều đó không phải bao giờ cũng làm đợc.

b) Cơ cấu theo lÃnh thổ
trên cơ sở phân tích tình hình chính trị, xà hội, kinh tế và khối lợng
công việc phải đợc giải quyết đối với tổ chức. Ví dụ: Phòng quy hoạch Đồng
bằng Bắc bộ, Bắc trung bộ, Đồng bằng sông Cửu long ( viện quy hoạch thuỷ
lợi ). Vụ Bắc Âu, vụ Mỹ La tinh...( bộ ngoại giao).
c) Cơ cấu theo sản phẩm , dịch vụ:
Cơ cấu kiểu này cho phép so sánh, đánh giá giữa các đơn vị tốt hơn.
Việc điều chuyển nhân viên, thiết bị, nhiệm vụ trong tổ chức tơng đối dễ
dàng. Hình thức cơ cấu này thờng gặp ở xí nghiệp SXKD, tổ chức dịch vụ.
Ngoài ra, có thể cơ cấu theo khách hàng, cơ cấu theo số lợng nhân
viên, cơ cấu theo thời gian làm việc...

III.Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý
Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý cần đảm bảo các yêu
cầu sau:
Số lợng cấp bậc quản lý càng ít càng tốt để đảm bảo tình hình linh
hoạt thông suốt của cơ cấu tăng hiệu lực trong sản xuất kinh doanh .
Xác định rõ các mối quan hệ dọc, ngang, đảm bảo phối hợp chặt chẽ
nhiệm vụ giữa các bộ phận
Phân công hợp lý nhiệm vụ, chức năng quyền hạn giữa các bộ phận,
không chồng chéo, xoá bỏ các khâu trung gian không cần thiết, tăng mối
quan hệ trực tiếp.
Bảo đảm tình hình thiết thực, hiệu quả soa cho chi phí quản lý ít mà có
hiệu quả cµng cao.


IV.Những yếu tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thay đổi dới tác động của các yếu tố khách quan và chủ
quan. Những yếu tố khách quan chủ yếu tác động đến cơ cấu tổ chức là:
-Những qui định của nhà nớc về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của nó
- Khối lợng nhiệm vụ, kế hoạch đợc giao
-Trình độ công nghệ kỹ thuật và mức độ trang bị lao động
- Số lợng ngời và trình độ thích ứng của họ với các nhiệm vụ đợc giao
- Môi trờng và phạm vi hoạt động của tổ chức.
Yếu tố chủ quan ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức gồm:
- Trình độ năng lực, ý chí của ngời lÃnh đạo
- ảnh hởng của cơ cáu tổ chức cũ
- Trình độ năng lực của cán bộ ở bé phËn tham mu tỉ chøc
- Quan hƯ bªn trong tổ chức
- Mức đảm nhận của các nhân viên trong tổ chức
Khi phân tích những yếu tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức không chỉ
nghiên cứu những yếu tố ảnh hởng chung đến cơ cấu tổ chức nh đà nêu trên

mà cần đi sâu nghiên cứu các yếu tố ảnh hởng đến các bộ phận trong tổ chức
trớc hết là yếu tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và các yếu tố
ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức sản xuất. Mỗi bộ phận trong tỉ chøc lµ mét tỉ
chøc con gièng nh hƯ thèng con trong hƯ thèng lín. BÊt cø mét bé phËn con
nào của tổ chức ra đời về nguyên tắc đều phải phục vụ một mục tiêu nào đó
trong chiến lợc của tổ chức vì thế nó chỉ tồn tại khi tổ chức đòi hỏi và mất đi
khi sự tồn tại không có ý nghĩa đối với tổ chức.
Nh vậy, việc phân tích cơ cấu tổ chức đòi hỏi ngời phân tích phải:
- Nghiên cứu và nắm chắc thực trạng hoạt động của tổ chức và mục
tiêu chiến lợc của tổ chức.
- Xem xét cơ cấu tổ chức kịp thời dới các góc độ: các bộ phận hợp
thành, chức năng của từng bộ phận đó, mối quan hệ giữa chúng, số lợng và
chất lợng cán bộ trong từng bộ phận.
- Có phơng pháp luận và phơng pháp phân tích thích hợp.
- Phát hiện ra các yếu tố cơ bản tác động tới cơ cấu tổ chức, phân biệt
yếu tố tác động tích cực và tiêu cực, xác định mức độ ảnh hởng của các yếu
tố đó.


- Sử dụng thành thạo các công cụ toán học để thể hiện các quá trình và
kết quả phân tích.
V.Vai trò của cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng, quyết định đến toàn bộ hoạt
động của tổ chức. Cơ cấu tổ chức hợp lý, gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu của tổ
chức sẽ giúp cho viƯc thùc hiƯn c¸c nhiƯm vơ mét c¸ch nhanh chóng, đạt
hiệu quả cao. Ngợc lại, một ổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều bộ
phận chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn, kém hiệu quả. Vì thế,
phải đánh giá mức độ hợp lý cđa mét c¬ cÊu tỉ chøc. Mét c¬ cÊu tỉ chức đợc
coi là hợp lý không chỉ có vừa đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức
năng của một tổ chức mà phải ccó một tập thể mạnh với những con ngời có

đủ phẩm chất cần thiết để thực hiện các chức năng công việc đợc giao. Để
đánh giá mức độ hợp lý của một cơ cấu tổ chức có thể dùng nhiều phơng
pháp khác nhau nh: phơng pháp tơng tự, phơng pháp phân tích, phơng pháp
thăm dò,
VI.các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý
Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý
Khi đánh giá cơ cấu tổ chức cần xem xét đến các yếu tố sau :
a) Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý: Gắn liền với phơng hớng, mục
đích của hệ thống ...Phơng hớng, mục tiêu của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu
của hệ thống. Nếu một hệ thống mục tiêu, phơng hớng của nó có quy mô lớn
thì cơ cấu tổ chức, trình độ, đội ngũ, nhân cách con ngời tham gia hệ thống
cũng ở mức tơng xứng và ngợc lại.
b) Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối:
Đòi hỏi cơ cấu tổ chức phải đợc phân công, phân nhiệm các phân hệ
trong hệ thống theo các nhóm chuyên ngành, với những con ngời đợc đào
luyện tơng xứng và có đủ quyền hạn. Phải tuân thủ các yêu cầu:
-Phải phân công rõ ràng nhiệm vụ, mục đích, mục tiêu của cả hệ thống
để mọi thành viên của hệ thống nắm và hiểu phần việc của mình trong guồng
máy chung của hệ thống.
-Cơ cấu tổ chức đợc phân công dựa theo nhiệm vụ đợc giao chứ không
phải theo nhiệm vụ công việc phải thực hiệ, chỉ có giao nhiệm vụ 1 cách cô


thể với sự cân xứng giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích của từng
ngời phân hệ để phân biệt rõ ai làm tốt, ai làm kém thì hệ thống mới có thể
tồn tại và phát triển.
-Nguyên tắc thích nghi và linh hoạt với môi trờng: Đòi hỏi công việc
phải hình thành tổ chức bộ máy phải đảm bảo sao cho mỗi phân hệ 1 mức độ
tự do sáng tạo tơng xứng để mọi cán bộ quản lý của các cấp thấp phát triển
đợc tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế vị trí cán bộ quản lý cấp trên khi cần

thiết.
-Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả: Đòi hỏi bộ máy phải thu đợc kết quả
hoạt động cao nhÊt so víi chi phÝ mµ hƯ thèng bá ra đồng thời đảm bảo hiệu
lực hoạt động của các phân hệ và các điều khiển của ngời lÃnh đạo. Yêu cầu
đặt ra:
+ Cơ cấu tổ chức phải là cơ cấu hợp lý nhất, đảm bảo chi phí hoạt động
là nhỏ nhất mà kết quả chung thu đợc của hệ thống là cao nhất trong khả
năng có thể.
+ Cơ cấu tổ chức phải tạo ra đợc môi trờng xung quanh nhiệm vụ của
các phân hệ: Làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động
mà mình tham dự, nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho các phân hệ có liên quan
trực tiếp đến mình. Các cán bộ quản lý phân hệ phải có lơng tâm, trách
nhiệm, phải có ý thức, trách nhiệm, phải có ý thức hợp tác làm tốt nhiệm vụ
của mình, tránh gây khó khăn cản trở ngại cho các phân hệ và cả hệ thống từ
đó hình thành các hành vi xử sự hợp lý, tích cực giữa các phân hệ trong hệ
thống.
+ Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho cán bộ quản lý các phân hệ có quy
mô hợp lý, tơng xứng với khả năng kiểm soát, điều hành họ. Nếu trình độ
của một cán bộ quản lý chỉ có thể điều hành 10 ngời mà cấp trên lại giao cho
họ quản lý 20 ngời là điều bất cập.
Trong thực tế khó có thể xây dựng đợc bộ máy quản lý đáp ứng đợc tất
cả các yêu cầu trên và thoả mÃn mọi nguyên tắc đà nêu ra. Tuy nhiên, những
nguyên tắc yêu cầu trên là cần thiết và nó là kim chỉ nam cho việc xây dựng
và hoàn thiện bộ máy quản lý.


VII. Các mô hình cơ cấu tổ chức
Để xây dựng và hoàn thiện 1 hệ thống tổ chức bộ máy quản lý phù hợp
với đối tợng quản lý và nhiệm vụ đợc giao điều cơ bản và quan trọng là phải
chọn đợc kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy thích hợp. Cùng với sự phát triển của

các hệ thống đà hình thành những kiểu cơ cấu tổ chức và đợc áp dụng trong
từng điều kiện cụ thể .
a) Kiểu cơ cấu tổ chức theo trực tuyến
Là một kiểu cơ cấu đơn giản nhất, gồm 1 cấp trên và một số cấp dới
toàn bộ vấn đề đợc giải quyết theo 1 kênh liên hệ đờng thẳng. Cấp lÃnh đạo
trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại của hệ thống

Sơ đồ cơ cấu trực tuyến

Ngời lÃnh đạo chung

Ngời lÃnh đạo tuyến 1

Ngời lÃnh đạo tuyến 2

ĐTQL ĐTQL ĐTQL

ĐTQL ĐTQL ĐTQL

- Đặc điểm: Ngời lÃnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý hoàn
toàn chịu trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách. Các mối liên hệ giữa
các thành viên trong tổ chức đợc thực hiện theo đờng thẳng, ngời thừa hành
mệnh lệnh chỉ nhận lệnh qua 1 ngời phụ trách và chỉ thi hành mệnh lệnh của
ngời phụ trách đó mà thôi.


- Ưu điểm: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trởng,
ngời lao động phải chịu trách nhiệm về kết quả công việc của ngời dới
quyền; loại hình này phù hợp với bộ máy gọn nhẹ và giản đơn.
- Nhợc điểm: Nời lao động phải có kiến thức toàn diện tổng hợp, hạn

chế việc sử dụng các chuyên gia với trình độ cao về từng mặt quản lý; khi
cần phối
hợp, hợp tác công việc giữa 2 đơn vị và cá nhân thuộc các tuyến khác nhau
thì việc báo cáo thực tế phải đi vòng theo kênh đà quy định.
Nh vậy, kiểu cơ cấu này chỉ nên áp dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ,
việc quản lý không phức tạp.
b) Kiểu cơ cấu tổ chức theo chức năng
Sơ đồ cơ cấu chức năng
Ngời lÃnh đạo chung

Lao động chức năng A

Lao động chức năng B

Các cấp dới

- Đặc điểm :Theo cơ cấu này , ngời lÃnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn
toàn trách nhiệm đối với ngời thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn
đề phức tạp ngời lÃnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ
phận tham mu giúp việc. Kiểu cơ cấu này cho phép ngời lÃnh đạo tận dụng
đợc những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp
cuẩ cơ cấu tổ chức, nhng nó đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải tìm kiếm đợc các
chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực.
c) Kiểu cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến-chức năng


Sơ đồ cơ cấu tổ chức trực tuyến-chức năng

Ngời lÃnh đạo cấp I

Ngời lÃnh
đạo chức
năng A

Ngời lÃnh
đạo chức
năng B

Ngời lÃnh
đạo chức
năng C

Ngời lÃnh đạo cấp II

Ngời lÃnh
đạo chức
năng A

Ngời lÃnh
đạo chức
năng B

Ngời lÃnh
đạo chức
năng C

ĐTQL

ĐTQL

ĐTQL

- Đặc điểm:
áp dụng cho mọi hệ thống
Là loại hình quản lý kết hợp giữa sự chỉ huy trực tiếp của các cấp lÃnh
đạo hành chính và sự chỉ đạo nghiệp vụ của các cấp nhân viên chức năng các
cấp.
Ngời lÃnh đạo đựoc sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng trong việc
rút ra quyết định để hớng dẫn, điều chỉnh và kiểm tra. Ngời lao động tổ chức
vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công tác và toàn quyền quyết định trong
mọi phạm vi tỉ chøc cđa m×nh.


Mối liên hệ giữa cấp dới và ngời lÃnh đạo chỉ có 1 con đờng duy nhất,
những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị lời chỉ dẫn, những lời
khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến.
- Ưu điểm:
Khắc phục đợc nhợc điểm của hai cơ cấu trên, phát huy năng lực
chuyên môn của các bộ phận chức năng đồng thời vẫn bảo đảm đợc quyền
chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
- Nhợc điểm:
Do có nhiều bộ phận chức năng, nên lÃnh đạo tổ chức thờng phải họp
nhiều, gây căng thẳng và lÃng phí thời gian. Ngoài ra có thể xảy ra mâu
thuẫn giữa lÃnh đạo các tuyến với nhau do không thống nhất quyền hạn và
quan điểm.

d) Kiểu cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến-tham mu.
Sơ đồ kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến-tham mu

Ngời lÃnh đạo chung

Tham mu A

Ngời lÃnh ®¹o
trùc tuyÕn 1

Tham mu B

Tham mu C

Ngêi l·nh ®¹o
trùc tuyÕn 2


TMA

TMB

TMC

TMA

TMB

TMC

ĐTQL

ĐTQL

ĐTQL

ĐTQL

ĐTQL

ĐTQL

Thực chất là kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến mở rộng.
- Đặc điểm:
Duy trì đợc sự lao động theo trực tuyến, tức là ngời lÃnh đạo ra lệnh
( quyết định, chỉ thị ) và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với ngời thừa hành
trực tiếp của mình khi gặp các vấn đề phức tạp ngời lao động cần tham khảo
ý kiến của các chuyên gia, cho nên cần có từng bộ phận chức năng riêng biệt
để thực hiện vai trò tham mu với những lời khuyên.
- Ưu điểm: Ngời lao động lợi dụng đợc năng lực chuyên môn của các
chuyên gia, có thể tiếp cận thờng xuyên đối với họ, không cần hình thành 1
cơ cấu tổ chức phức tạp.
- Nhợc điểm: Không thích hợp với các tổ chức có khối lợng công việc
lớn, đòi hỏi sự phân công tỷ mỷ và chuyên môn hoá cao trong quản lý. Nó
đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải tập trung đợc đội ngũ chuyên gia đồng bộ, hợp lý,
bộ máy cồng kềnh.
VIII. Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức
Việc đánh giá hiệu quả hay tính hợpn lý của một cơ cấu tổ chức rất
phức tạp. Cơ cấu tổ chức phải phục vụ mục tiêu hoạt động của tổ chức. Bất
cứ một bộ phận nào ra đời đều phải xuất phát từ nhu cầu thực tế khách quan
của tổ chức. Sau một thời gian hoạt động phải đánh giá lại cá bộ phận trong
tổ chức cũng nh mỗi liên hệ giữa chúng để phát hiện ra những bất hợp lý, lỗi
thời của chúng. Thông thờng có thể dùng các chỉ tiêu sau để đánh giá:
+ Chỉ tiêu tổng quát: đợc tính bằng cách so sánh mức độ thực hiện

nhiệm vụ kế hoạch của năm nay so với năm trớc hoặc sau trớc khi có sự thay
đổi của cơ cấu tæ chøc.


+ Các chỉ tiêu riêng đặc thù:
Tốc độ hoặc thời gian chuyển tải thông tin( các quyết định quản lý
hoặc báo cáo) giữa cấp quản lý và cấp thực hiện. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ
giúp tăng tốc độ và giảm thời gian chuyển tải thông tin, tránh đợc thông tin
chuyển vòng qua nhiều cấp trung gian.
- So sánh cơ cấu tổ chức hiện tại với thiết kế tổ chức ban đầu để
phát hiện các chồng chéo về chức năng giữa các bộ phận cũng nh sự xuất
hiện những bộ phận mới trong quá trình hoạt động và đánh giá kết quả hoạt
động của các bộ phận đố so với nhiệm vụ chức năng đề ra
-

Tính hiệu lực của các quyết định

IX. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức
1. Quan điểm của Đảng về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý Nhà nớc.
Xây dựng và kiện toàn bộ máy Nhà nớc là vấn đề chiến lợc, vấn đề
cốt tử của một Đảng cầm quyền. Hội nghị lần thứ VIII Ban chấp hành TW
Đảng khoá VII Đảng cộng sản Việt Nam khẳng định: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Phòng tổ chức lao động-xà hội Phải xây dựng kiện
toàn bộ máy Nhà nớc vững mạnh, trong sạch có hiệu lực và hiệu quả, bài trừ
quan liêu, tham nhũng, luôn giữ gìn và phát huy bản chất cách mạng của một
Nhà nớc của dân, do dân, vì dân.
Đảng cộng sản Việt Nam đề ra các quan điểm sau:
- Xây dựng Nhà nớc xà hội chủ nghĩa Việt Nam của dân, do dân, vì
dân, lấy liên minh giai cấp nông dân với tầng lớp trí thức làm nền tảng do
Đảng cộng sản Việt Nam lÃnh đạo. Thực hiện đầy đủ quyền dân chủ của

nhân dân, giữ nghiêm kỷ cơng xà hội, chuyên chính với hành động xâm hại
lợi ích của Tổ quốc và của nhân dân.
- Quyền lực Nhà nớc là thống nhất, có sự phân công và phối hợp chặt
chẽ giữa các cơ quan Nhà nớc trong việc thực hiện ba quyền: lập pháp, hành
pháp, t pháp.
- Quán triệt các nguyên tắc trong hoạt động cđa Nhµ níc x· héi chđ
nghÜa ViƯt Nam.


- Tăng cờng pháp chế xà hội chủ nghĩa, xây dựng Nhà nớc pháp
quyền quản lý bằng pháp luật, đồng thời coi trọng giáo dục, nâng cao đạo
đức xà hội chủ nghĩa.
- Tăng cờng sự lÃnh đạo của Đảng đối với Nhà nớc.
2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, một tất yếu khách
quan trong công tá cải cách hành chính.
Căn cứ vào chức năng của bộ máy quản lý cấp huyện cụ thể là của
phòng TC- LĐ- XH. Cấp huyện nói chung, từng huyện nói riêng là cơ quan
hành chính nhà nớc ở địa phơng, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp,
pháp luật và các văn bản của cơ quan quản lý nhà nớc cấp trên nhằm đảm
bảo cho sự lÃnh đạo thống nhất từ trung ơng đến địa phơng và cũng nhằm
phát huy quyền chủ động sáng tạo của địa phơng. Đại diện cho ý chí, nguyện
vọng của nhân dân. Chịu trách nhiệm trớc nhân dân địa phơng và cơ quan
Nhà nớc cấp trên về quản lý, xây dựng, phát triển địa phơng theo quy định
của pháp luật, tăng cờng pháp chế XHCN, ngăn ngừa và chống các biểu hiện
tiêu cực, quan liêu hách dịch, cửa quyền tham nhũng Xây dựng và phát
triển địa phơng về mọi mặt nhằm phục vụ lợi ích thiết thực của nhân dân và
Nhà nớc.
Là cơ quan hành chính nhà nớc trong hệ thống hành pháp và hành
chính nhà nớc thống nhất và thông suốt cả nớc, cơ quan huyện hoạt động thờng xuyên, thực hiện việc quản lý, chỉ đạo, điều hành hàng ngày công việc
hành chính nhà nớc ở địa phơng. Các cơ quan cấp huyện đợc xây dựng trên

một mô hình kết hợp, hợp lý, thống nhất, có thứ bậc hành chính từ trung ơng
đến địa phơng.
Sự phát triển khoa học kỹ thuật và ứng dụng thành công khoa
học công nghệ dẫn đến sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức và
của từng phòng ban. Đòi hỏi trình dộ của cán bộ phải cao hơn, phải hiểu biết
về tin học và ngoại ngữ, tinh giảm gọn nhẹ bộ máy quản lý, trang bị máy tính
vào tất cả các phòng ban, các cơ quan quản lý trên các phần mềm cơ sở dữ
liệu.
Trình độ quản lý Nhà nớc, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cha đáp
ứng đợc yêu cầu của công việc, công tác bố trí cha hợp lý. Nhiều cơ quan chỉ
chú ý đến chất lợng thực hiện nhiệm vụ của cán bộ. Một sè c¸n bé thiÕu g-


¬ng mÉu, thiÕu rÌn lun, thiÕu tu dìng phÈm chÊt đạo đức, còn lợi dụng kẽ
hở của chính sách gây mất lòng tin với quần chúng nhân dân.
Công tác đào tạo quy hoạch cán bộ còn chậm, cha đồng bộ; phát
triển đội ngũ cán bộ trẻ, cán bộ quản lý kinh tế giỏi còn ít. Công tác đánh giá
và xét cử cán bộ đi học cha phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đợc phân công.

Phần II
Phân tích thực trạng về cơ cấu tổ
chức của Phòng tổ chức lao động-xÃlao động-xÃ
hội huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh
I. Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xà hội của huyện Gia
Bình.
Huyện Gia Bình có diện tích tự nhiên 107,5 km2, dân số toàn huyện có
101.399 ngời, mật độ dân số: 943 ngời/km2; về tự nhiên là huyện đồng bằng;
về tổ chức hành chính, toàn huyện có 13 xà và 1 thị trấn.
1. Điều kiện tự nhiên:
1.1 Vị trí địa lý: