Thiết kế can thiệp thay đổi cơ cấu tổ chức cho công ty cổ phần viễn thông và in bưu điện PTP

THIẾT KẾ CAN THIỆP THAY ĐỔI CƠ CẤU
TỔ CHỨC CHO CÔNG TY CỔ PHẦN
VIỄN THÔNG VÀ IN BƢU ĐIỆN - PTP



GVHD: TS TRƢƠNG THỊ LAN ANH
LỚP :QTKD ĐÊM 2 K22
HVTH: Nhóm 4

TP H CHÍ MINH 04/2014
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH
PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH












THIẾT KẾ CAN THIỆP THAY ĐỔI CƠ CẤU
TỔ CHỨC CHO CÔNG TY CỔ PHẦN
VIỄN THÔNG VÀ IN BƢU ĐIỆN - PTP


DANH SÁCH NHÓM 4 LỚP QTKD ĐÊM 2 K22
Họ và tên
Điện thoại
Mã số sinh viên
Nguyn Th Bích Chung
093 5946 093
7701220112
Nguyn Th Ánh Linh
0919 856 272

7701220621
Nguyn Hoàng Ngân
0905 987 562
7701220742
Trn Thanh Nht
0902686 180
7701220816
Nguyn Th 
093 777 4750
7701220967
Nguyn Thanh Tùng
0985 917 651
7701221321



TP H CHÍ MINH 04/2014
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH
PHÒNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

1

Mục lục
Mục lục 1
Phần mở đầu 2
Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết 4
1.1.Lý thuyết về cớ cấu tổ chức 4
1.1.1. Khái nim 4
1.1.2. Vai trò 4

1.1.3. Các nhân t cu t chc: 4
1.1.4. Các nhân t u ca t chc  Mô hình lý thuyt 4
1.2.Lý thuyết về chẩn đoán 5
1.2.1. Lý thuyt ch 5
1.2.2. Mô hình nguyên nhân- kt qu 6
Chƣơng 2: Thiết kế can thiệp thay đồi cơ cấu tổ chức cho công ty PTP 7
2.1. Giới thiệu về công ty 7
2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty 7
2.3. Chẩn đoán 11
2.3.1. Thu thp thông tin 11
2.3.1.1. Mục tiêu của thu nhập và xử lý thông tin 11
2.3.1.2. Đối tượng khảo sát 12
2.3.1.3. Kỹ thuật thu thập thông tin 12
2.4. Các đề xuất can thiệp thiết kế cơ cấu tổ chức 14
2.4.1. Mc tiêu 14
 xut can thip 14
2.4.2.1. Sắp xếp lại các bộ phận 14
2.4.2.2. Làm rõ trách nhiệm và quyền hạn và cách thức làm việc giữa các phòng ban với nhau 17
2.4.2.3. Các bước thực hiện Tái cơ cấu tổ chức (cấp phòng ban chức năng) 20
Chƣơng 3: Những động lực và sự kháng cự lại sự thay đổi 22
3.1. Những kháng cự và ủng hộ sự thay đổi 22
3.1.1. Nhân viên 22
3.1.2. Qun lý 22
3.2. Các giải pháp quản trị sự thay đổi 23
Kết luận 24



2

Phần mở đầu
- Lý do ch tài
Xã hi  kinh t - công ngh luôn vng thng chung ca
xã hi n các t chi, do vy t chc cn ph thích
ng kp thi. V suy thoái dn  Công ty c phn vin thông và in
n PTP  mt công ty hong sn xut kinh doanh các sn phm phc v trong ngành
n thông (li nhum gn 65% so v), cùng vnh t
phía u chu ca t chc là cn thit nht hiu qu kinh
doanh tt mng và phát trin ca c công ty.Vic phân tích nhm tìm ra
 ra nhng gii pháp khôi phc li u t chc c
quynh ch tài nghiên cTHIT K CAN THIU T CHC
CHO CÔNG TY C PHN VIN  









- Mc tiêu và câu hi nghiên cu
+ Mc tiêu ca nghiên cu tìm ra nhng nguyên nhân n hiu qu hong t chc
ca Công ty CP Vin, t  ra giu t ch i
hiu qu cho Công ty.
+ Câu hi nghiên cu:
 Nhng nguyên nhân nào n hiu qu qu hong ca u t chc?
 Cu t ch  khc phc tình trng trên?
- ng và phm vi nghiên cu
ng phân tích ca nghiên cu là hiu qu u hành và hong cacác phòng banti

công ty CP Vin.
+ Phm vi nghiên cu tp trung vào hiu qu u hành và hong ca các phòng ban ti Công
ty - chi nhánh min nam.
- u:
Nghiên cu s dng ngun d liu th cp tp hp t nhng k ca công ty và
kt hp vi kinh nghim thc k ci nghiên cu v cách thc hong ca công ty
nhm phân tích và nhnh nhng nhân t làm gim hiu qu kinh doanh ca t chc.
Khnh tính thc t - phng vn chuyên sâu vi mt s thành viên ch cht/ qun lí cp
phòng/ b phn ti chi nhánh H Chí Minh.
- Kt c tài
Bài nghiên cu có nhng nc trình bày theo th t:
3

+ Phn m u
 lý thuyt
Thit k can thip thay u t chc cho công ty PTP
ng dng lc và s kháng c li s i
+ Kt lun

4

Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết
1.1. Lý thuyết về cớ cấu tổ chức
1.1.1. Khái niệm
u t chc là mt h thng chính thc v các mi quan h va c lp vaph thuc trong t
chc, th hin nhng nhim v rõ ràng do ai làm, làm cái gì vàliên kt vi các nhim v khác
trong t ch nào nhm to ra mt s phihp nh ng các mc tiêu ca
t chc.
1.1.2. Vai trò
u t chc giúp cho nhân viên làm vic cùng nhau mt cách hiu qu bng cách:
 i và các ngun lc khác cho các hong
 Làm rõ trách nhim ca các nhân viên và s n lc hp tác ca h bngcách thông qua các
bn mô t công vi t chc và quyn hànhtrc tuyn.
 Cho phép nhân viên bic nh vng ca h thông qua các quy tc, các th
tc hong và tiêu chun công vic.
 Thit k các ti thu thn tr t
nh và gii quyt các v.

1.1.3. Các nhân tố của cơ cấu tổ chức:
 c mc tiêu ca t chu t chc bao gm 4 nhân t n sau:
- Chuyên môn hóa: Là tinh nhng nhim v c th và phânchia chúng cho các cá
nhân khác hoo  thc hinnhng nhim v 
- Tiêu chun vic các th tc ng nht màcác nhân viên phi làm
trong quá trình thc hin công vic ca h.
- Phi hp: Bao gm nhng th tc chính thc và không chính thc hpnht nhng hong
ci và các b phn khác nhau trongt chc.
- Quyn hành: V n là quyn ra quyng. Nhng tchc khác nhau s phân
b quyn hành khác nhau.
- Phm vi kin s i quyn ca mt giámsát viên. Mt giám sát
viên có th qun lý trong phm vi kim soát hi) hc r.
- u phi hou phu khin các hong to ra s nhpnhàng và liên kt vi
nhau, nhng mc xích liên kt này dn mt lotcác hình thc liên hp gia các nhóm và các
cá nhân.
1.1.4. Các nhân tố tác động đến cơ cấu của tổ chức – Mô hình lý thuyết
Mô hình nghiên cu các nhân t ni b u t chc ca Rick Ledbetter, Grand
Prairie Fire Department, Grand Prairie, Sep 2003.
5


1.2. Lý thuyết về chẩn đoán
1.2.1. Lý thuyết chẩn đoán
Chn quan trng th i t chc theo k
hoch (Diagnosing  General Model)
Quá trình ch  c tình hình hin ti ca doanh nghip. T   xut các
 i hay phát trin cho t chc. Tt nhiên, quá trình ch hiu
qu khi có nhng mô hình hong dn phù hp nhm thu thp thong tin và phân tích
d ling. Câu ht ra là ti sao t chc mui? Vi mi câu tr li
t góc tip cn khác nhau trong quá trình ch

Nu t ch cn gii quyt thì quá trình chp trung vào nhn dng vn
 ng ch có nhi liên quan tham gia (problem  solving approach)
Nu t chng tt và mu ti thì quá trình chn
p trung vào mong muu gì tng cn s tham gia ca
mi thành viên trong t chc (positive approach)
Cn nói thêm rng, dù cách thc chng mc
hành OD luôn phi gia kin thc, kh a h vi kinh nghim thc t
rt quý giá ca nhà qun tr  t chu này giúp nhà thc hành OD khai thác t
kênh thông tin và tn dng s tham gia, ng h ca các nhà qun trng thi, nhà thc hành
OD phi xem t cht mô hình m, có mng bên trong ln
bên ngoài t chc.
Vi mc tiêu chc trng  i pháp, chúng tôi nhn thy r
tip cng gii quyt v là phù hp, giúp tìm ra nguyên nhân gc r ca v
Cơ cấu
tổ chức
Văn hóa
doanh
nghiệp
Hệ
thống
Quản lý
Con
người
Chiến
lược
Qui mô
doanh
nghiệp
6

u kém trong hiu qu u hành và hoi pháp kim soát và
khc phc v.
1.2.2. Mô hình nguyên nhân- kết quả
Có nhiu mô hình ch áp di quyt v. Trong phm vi
 tài này, chúng tôi la chn mô hình bi nguyên nhân  kt qu, hay còn gi là bi
 Fishbone Diargram là mm nhn din v i
quyt. D i gc r ca v và tìm ra gii pháp phù h kim
soát v.
Mô hình nguyên nhân  kt qu c th hi

Vi sáu yu t n ng trc tip hay ngun gc ca v xu t
chc, vic tp trung vào 6 yu t này s c nguyên nhân ct lõi và gii
quyt v.











7

Chƣơng 2: Thiết kế can thiệp thay đồi cơ cấu tổ chức cho công ty PTP
2.1. Giới thiệu về công ty
- Thông tin chung  doanh 
 

 : Post Printing and Telecommunication Services Joint Stock Company
 : PTP., JSC

 04-38771433 ; 04-38271888 Fax : 04-38770975
- Quá trình hình thành và phát 


oàn am.

CB-

-
 

2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty
-  u t chc hin ti
8


- Chn hn và trách nhim ca tng b phn:
c nhn báo cáo trc tip t 16 phòng ban khác nhau t 2 khi: kinh doanh trc tip
và khi tham mi vic x lí công vic b chm tr.
c: có quyn ra quynh và phân công công vic cho các phòng ban khác.
+ Khi kinh doanh trc tip: là khi trc tip làm ra dch v và bán các dch v vin thông và in
n, chu trách nhim v mn quynh cho các
d án hoc kinh doanh.
+ Khlà khi trc tip qun lí, ch o thc hin, phi hp giám sát kim tra, liên h
ng dn, kin quynh cui cùng v các d án kinh
doanh hoc các v kinh doanh.
 Phòng T chc  ng qun tr và ông ty 


 Phòng K hong qun tr và 
.
 Phòng K toán  tài chính : 
- 

9



Nhận xét:
 Vic phân quyn, y quyn trách nhim t c xu kinh doanh không
, không phù hp. Hu qu là các quynh ch c thc hin  1 ci.
 ng phân công công vic rõ ràng cho mi v trí công vic. Vì vy trách
nhim ca mi phòng ban, mi cá nhân không rõ ràng. Khi xy ra v, tc trách trong công
vic thì không bit trách nhim thuc v  có bin pháp x lý thích hp.
  cân bng gia kim soát cp bc và làm vii nhóm: s i
nhóm tham gia làm vic trc tip 2- i cho mt d án công vic, trong khi phi nhn s
ki nhiu (4 -6) các cp bc và phòng ban khác nhau.
- Dòng chy thông tin gia các b phn: theo quy trình hoi:

10

Phòng kinh doanh - tip th: nhn thông tin/ yêu cu t
khách hàng
t  công ngh  duyt k hoch liên quan
n b pht - công ngh (1  2 ngày)
Phòng k hop k hoch d án thc hin
(1  2 ngày)
Phòng k toán  tài v: duyt v chi phí cho d án (1  2
ngày), b pht - công ngh (1  2 ngày)
Bân qun lí d án duyt k hoch d án Chuyn thông
tin cho phòng trung tâm thông tin (1 -2 ngày), t -

công ngh (1  2 ngày)
Ban thanh tra duyt k hoch cuc khi trình
c (1 -2 ngày)
t k hoch (2 ngày)
K hoch chuyn qua trung tâm dch v vi
phân công (1 ngày)
Trung tâm dch v vin thông nhn thông tin cui cùng
và thc hin d án (7 -10 ngày, thu
chnh tùy chnh vào qui mô ca d án)

11

Nhận xét:
 B phu khâu cn phi duyt và mt thi gian duyt d án nên có nhiu
khong thi gian ch i gia các phòng ban: k t  công ngh, thanh tra c khi
d c duyt.
 Các b phn khác nhau làm vic vi không có tiêu chun k tip nhau mà
mang tính cht ri rc vi nhau.
 t xem xét và ra quycó s ph thu vào ban giám
c.
 B phn trc tip kinh doanh phi mt tng thi gian t 10-16 ngày mi nhc thông tin
và k ho thc hin d án.
 Dòng chy thông tin có th b tc nghn  bt c b phn nào trong quy trình ho
phòng kinh doanh - tip th, phòng k hoch  t  công ngh, phòng k toán
 tài v, ban qun lý d c vi thi gian t 1-i vi mi
phòng ban.
- Quy trình qun lý:
 Các quy trình qun u hành ca công ty có tính quan liêu, cng knh và không hiu qu.
 u hành công ty ra quynh mt cách chm chp, thiu tính kiên quyt, dt khoát (mt
s ng hp phê duyt các khon chi phí mt ti 4-5 tháng và vic ký hng gi

kinh doanh vi SPT chm tr t.
 ng xuyên chm tr trong vic xây dng và phê duyt các k hoch kinh doanh (cho dù
n m rn hay các d án
i phc tp).
 Trong 1 thi gian dài không th i phó vi các tn ti quan trng mang
tính sng còn ca công ty
Ví d: D án b trì hoãn và vic trình k ho m rng mi/hong kinh
doanh luôn b chm tr.
2.3. Chẩn đoán
2.3.1. Thu thập thông tin
2.3.1.1. Mục tiêu của thu nhập và xử lý thông tin
- Kho sát thc t  làm rõ tình hình hin ti cu t chc và v o ca PTP.
- c c th và chính xác PTP yu kém   u t chc và trong
v o, t nh vng chc cho vii pháp nh nâng
cao hiu qu hong ca công ty.
12

2.3.1.2. Đối tượng khảo sát
ng kho sát ch yu là v trí quo ch cht Công ty t c
tr lên.
2.3.1.3. Kỹ thuật thu thập thông tin
- Phng vn chuyên sâu vo cp cao  trên.
- Các câu hc thit k ng m  khai thác và khám phá nhng nguyên
nhân sâu xa n hong không hiu qu cu t chc ti công ty.
- Các câu hu t chc:
- m cá nhân ca Anh/Ch v mu t chc hoàn ho?
- Ý kin ca Anh/Ch v các nhân t u t chc?
- Anh/Ch có nh nào v u t chc ca PTP?
 các yu t cách thc quu phòng ban, phân công công vic và quyn lc.
- Anh/Ch có nhn li gì khi làm vic vi cách t chc hin ti?

- Theo Anh/Ch, nhng nguyên nhân/yu t nào to ra nhng thun l
Khám phá - phng vn sâu v các nhân t:
 o - qun lý
 i
 H thng:
 Vic thông tin gia các b phc t chc hi sao?
 p
 Chic
 Quy mô doanh nghip
- Anh/Ch  xu ci thin hong cu t chc hin ti nht hiu qu
t
a. X lý thông tin:
- nh tính vi các công c 
+ Phân tích ni dung
+ Tng hp, phân tích và khái quát hóa các thông tin theo nhng mô hình lý thuyt.
+ Phân tích áp lc
 ng li
 Kháng c
b. Kt qu kho sát:
- Sau quá trình khc nhng nguyên nhân n hong không
hiu qu cu t chc:
13


- H thng :
 u t chc cng knh, không hiu qu và không h
hiu qu cho u hành.
 Các quy trình quu hành ca Công ty có tính quan lieu, cng knh và không hiu qu.
 Công ty không có h thng kim soát hong mt cách hiu qu.
 t qu các hong mt cách nghiêm túc.

 Có s chm tr liên tc trong vic thc hin nhiu d án
 ng xuyên chm tr trong vic xây d phê duyt các k hoch kinh doanh.
- i:
        nh mt cách chm chp, hay thiu tính kiên quyt, dt
khoát.
 Trong mt thi gian dài, không th i phó vi các tn
ti quan trng sng còn cho Công ty.
 Vic phân quyn/ y quyn trách nhim t  u hành xu    kinh doanh
. Hu qu là các quynh ch c thc hin  c
thc hin  mt ci.
- Qun lý:
  n vic phát trin ngun tài nguyên chic là nhân lc.
Công ty không có mt chính sách nhân s toàn din hay sáng ki phn ng tích cc
vi cng.
 Trong công ty có nhiu v i phi có s quan tâm khn cy Công ty có
i phó hay lp k ho thc hin, các v 
14

 i thic cho công vic.
 i có hiu qu làm vic kém.
 u qu và kt qu công ving và k
lu
- Chic :
PTP không có kh n ng vng mi và nhu cu mi ca th
ng.
2.4. Các đề xuất can thiệp thiết kế cơ cấu tổ chức
2.4.1. Mục tiêu
-  , 

- To kh ng ti mu t chc hoàn ch

2.4.2. Các đề xuất can thiệp
2.4.2.1. Sắp xếp lại các bộ phận
- - 

an 

 Ban QLDA Microwave;
 Ban QLDA;
 
- &

:
 pc ) 

 

.
- á.
- Phòng Kinh doanh -


- q:  phòng Kinh doanh
-T
- toán - Tài vphòng Tài chính (Finance Department).
- ctphòng Tài chính.
15

- àp:
 , .
 

 
 

 Báo cáo lên COO.
- SCS (Customer Services):
 G
 pi g.
 B
- Mt phn ca phòng Kinh doanh hin ti: hòng Kinh doanh-
ph


16

Sơ đồ bộ máy tổ chức hiện nay của PTP

Mô hình khuyến nghị về cơ cấu chuyển tiếp tạm thời cho PTP




17

2.4.2.2. Làm rõ trách nhiệm và quyền hạn và cách thức làm việc giữa các phòng ban với nhau
a. 

 H Tng
            m soát
sở 
nguyên nhâ

, 

.
 PTP, nên cần
thành lập Phòng Dịch vụ Hạ tầng, 
- 

- 
 
- 
- 

- 

- 
trong các Phò
- PTP 

- 

 

 
 
 
 Phòn


 
b. Phòng Kinh Doanh Tip Th




18



trong toàn công ty PTP 






 




 );
 
hàng.
c. Phòng Pháp Ch c
PTP 
WTO. PTP


.
 , 


  ,  

d. 
 dự  
 :
- 
- 

- 

 
- 



 
chinh;
- 
19

  


- 
- sở 

- án 
e. 
ơ 


 
 
 , 

;
  
 


 Chief Executive Officer (CEO)

 
 
 
 
 
  GTGT.
 Chief Operating Officer (COO)



COO có 08 
 
 
 
20

 
 
 


 
 Ban Thanh Tra
 Phó 

 
 
 

 
 
 

 
 
 
 
 Khối

 
 
 
2.4.2.3. Các bước thực hiện Tái cơ cấu tổ chức (cấp phòng ban chức năng)
Các hng mc công vic chính:
TT
Nhim v
Phm vi
Quy trình/
Gii pháp
 

d án
  n
d án
Nhân lc d án
1
Tuyn/
Chn COO
H ng Qun
Tr và Ban Tng
c

S c
quynh
c lúc bt
u d án
Các thành viên
 
 hoc thuê
21

ngoài
2
  u
phòng
Nhân s
Phòng nhân s,
P. T ch 
to

 u

hành
n 1
(Kéo dài 1
tháng)
Các nhân viên
trong các phòng
ban liên quan
hoc tuyn ngoài
3
Thành lp
phòng Dch
v h tng
Phòng Kinh
doanh, Các ban
QLDA, P. K
ho

 u
hành
n 1
(Kéo dài 3
tháng)
Các nhân viên
trong các phòng
ban liên quan
hoc tuyn ngoài
4
Chia tách
Phòng K
hoch&


P. K hoch&


 u
hành
n 2
(B u sau
khi k
1  kéo dài 3
tháng)
Các nhân viên
trong các phòng
ban liên quan
hoc tuyn ngoài
5
  u
Phòng
Kinh doanh
- Tip th
Phòng KDTT,
Phòng Hp tác
quc t

 u
hành
n 2
(B u sau
khi k
1  kéo dài 3

tháng)
Các nhân viên
trong các phòng
ban liên quan
hoc tuyn ngoài
6
  u
các phòng
ban chc

  
ty, P. K toán -
Tài vu, P. Công
ngh và PTSP,
SCS, IT

 u
hành
n 3
(B u sau
khi k
2  kéo dài 3
tháng)
Các nhân viên
trong các phòng
ban liên quan
hoc tuyn ngoài

22

Chƣơng 3: Những động lực và sự kháng cự lại sự thay đổi

3.1. Những kháng cự và ủng hộ sự thay đổi
3.1.1. Nhân viên
Ủng hộ
Kháng cự
 Tng làm vic thân thin, vui v
và cnh tranh lành mnh
 Nâng cao kin th
n
 Có nhc tin v ting
nu làm tt công vic giao
 Không chp nhn do n
quyn li và cách thc làm vic.
 Không hiu rõ nhu cu chuyi.
 Hoang mang và lo âu vì lo s công ty
có th gim nhân s.
 Th i công ty
3.1.2. Quản lý
Ủng hộ
Kháng cự
 Xóa b quan liêu và s cnh tranh không lành

mnh
 Lung công vic liên tc và gim thi
gian trong gii quyt công vic
 c cng t
nhu cu ca khách hàng
 c bi và doanh thu bán
hàng.
 Không chp nhi do
mt quyn lc kim soát  cp
qun lý.
  lo s c có
th dn ti mt vic ca nhân
viên.
 Thing vào kh 
co.

23

3.2. Các giải pháp quản trị sự thay đổi
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 Tham gia tích c

 
 


- 
 
 
 
 
  là  
- 
 
 
  
 
 
- 
  
 
 
 
 