Quản trị sự kiện du lịch

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN
……

BÁO CÁO
HỌC PHẦN QUẢN TRỊ SỰ KIỆN DU LỊCH

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN - TOẠ ĐÀM
ĐÁNH THỨC TIỀM NĂNG DU LỊCH
“LÀNG NỔI TÂN LẬP - MỘT THOÁNG
HƯƠNG TRÀM”
(Toạ đàm giả định)

Thực hiện: Nhóm 1

TP.HCM, tháng 12 năm 2022


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN
……

BÁO CÁO
HỌC PHẦN QUẢN TRỊ SỰ KIỆN DU LỊCH

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN - TOẠ ĐÀM
ĐÁNH THỨC TIỀM NĂNG DU LỊCH
“LÀNG NỔI TÂN LẬP - MỘT THOÁNG
HƯƠNG TRÀM”
(Toạ đàm giả định)

GVHD
Họ và tên sv
MSSV
Lớp học phần
Mã học phần

: ThS. TRƯƠNG THỊ THANH TUYỀN
: Đào Quang Huy
: 223A070002
: TRA42201
: TRA422

TP.HCM, tháng 12 năm 2022


RUBRIC ĐÁNH GIÁ

Tiêu chí

Trọng
số
(%)

Tốt

Khá

Trung bình

Kém

10

7.5

5

0

Cấu trúc

10

Bài viết cân đối, thể hiện tốt
tính logic và hợp lý của các
quan điểm.

Bài viết khá cân đối, mạch lạc
và được tổ chức hợp lý; cách
chuyển đoạn, chuyển ý chặt chẽ.

Nội dung

35

Phong phú, chính xác

Đầy đủ, chính xác

Lập luận/

Phát triển ý

20

Quan điểm chủ đạo của bài
được phát triển tốt, nhiều nội
dung chi tiết, có chất lượng, và
chặt chẽ.

Quan điểm chủ đạo của bài được
phát triển tốt, các nội dung chi
tiết đầy đủ, có ý nghĩa và khá
chặt chẽ, có 1 vài sai sót nhỏ.

Bài viết tương đối cân đối,
mạch lạc; nhìn chung được tổ
chức hợp lý.
Khá đầy đủ, thiếu 1-2 nội dung
quan trọng
Quan điểm chủ đạo của bài
được phát triển chi tiết hóa ở
mức giới hạn, có 1 sai sót
nghiêm trọng.

Kết luận/
Kết quả

20

Đầy đủ, đúng

Đúng, chưa được đầy đủ, cịn
thiếu ý khơng quan trọng

Tương đối đầy đủ, cịn thiếu 1 ý
quan trọng

Sai, khơng phù hợp

Rõ ràng, nhất qn, khơng có
lỗi chính tả/ lỗi dấu câu hay
văn phạm; khơng có lỗi trình
bày/ đánh máy.

Bài viết có vài lỗi về dấu câu,
văn phạm nhưng người đọc vẫn
hiểu được nội dung rõ ràng. Vi
phạm từ 1-5 lỗi chính tả, lỗi
trình bày và đánh máy.

Nhìn chung bài viết sử dụng
dấu câu và văn phạm đúng,
người đọc vẫn hiểu được nội
dung của bài. Vi phạm từ 6-10
lỗi chính tả, lỗi trình bày và
đánh máy.

Khơng đồng nhất, lỗi dấu câu và
lỗi văn phạm quá nhiều, gây khó
hiểu cho người đọc. Vi phạm

>10 lỗi chính tả, lỗi trình bày và
đánh máy.

Báo cáo đúng hạn.

Báo cáo trễ hạn 1 ngày.

Báo cáo trễ hạn 2 ngày.

Báo cáo trễ hơn 1 tuần

Trình bày

10

Thời gian

5

Tổng

100

Điểm

Bài viết không cân đối, tổ chức
thiếu logic.
Thiếu >5 nội dung quan trọng
Quan điểm chủ đạo của bài
không được phát triển chi tiết

hóa. Các ý mơ hồ, thiếu luận cứ,
có nhiều sai sót nghiêm trọng.

Tp. Hồ Chí Minh, ngày……. tháng ……. năm 20…..
Giảng viên đánh giá


DANH SÁCH NHĨM VÀ PHÂN CƠNG
STT

Họ và tên

MSSV

1

Đào Quang Huy

223A070002

2

Huỳnh Thị Mộng Cầm

223A070003

3

Lê Minh Thư

223A070004

4

Nguyễn Thị Thảo Ly

201A070182

5

Nguyễn Thị Huyền

201A070184

6

Trần Nguyễn Thục Đoan

201A070190

7

Mai Thảo Quyên

201A070205

8

Đặng Nguyễn My My

181A070169

9

Trần Nhật Đức

171A070114

Nhiệm vụ
- Thực hiện nội dung phần 4: Nội dung chương trình toạ
đàm; nội dung phụ lục của báo cáo.
- Tổng hợp và hồn tiện nội dung báo cáo nhóm.
- Thực hiện nội dung phần 2: Mục đích - yêu cầu của
chương trình toạ đàm.
- Thực hiện nội dung phần 7: Quản trị rủi ro của chương
trình toạ đàm.
- Thực hiện nội dung phần 5: Kế họach chuẩn bị cơ sở vật
chất, thiết bị của chương trình toạ đàm; nội dung lời kết
của báo cáo.
- Thực hiện nội dung phần 9: Đánh giá - kiểm sốt của
chương trình toạ đàm.
- Thực hiện nội dung phần 1: Thơng tin chung của chương
trình toạ đàm; nội dung mở đầu của báo cáo.
- Thực hiện nội dung phần 6: Kế hoạch truyền thông sự
kiện của chương trình toạ đàm.
- Thực hiện nội dung phần 8: Dự tốn ngân sách của
chương trình toạ đàm.
- Thực hiện nội dung phần 3: Ý tưởng của chương trình
toạ đàm.

Đánh giá mức độ
hoàn thành
100%
100%
100%

100%

100%
100%
100%
100%
100%

Ghi
chú


MỤC LỤC
BÁO CÁO HỌC PHẦN QUẢN TRỊ SỰ KIỆN DU LỊCH
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC - TOẠ ĐÀM ĐÁNH THỨC TIỀM NĂNG DU LỊCH
“LÀNG NỔI TÂN LẬP - MỘT THOÁNG HƯƠNG TRÀM” (Toạ đàm giả định)
MỤC LỤC..................................................................................................................... 1
LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................2
PHẦN A. NỘI DUNG BÁO CÁO NHĨM.................................................................3
1. Thơng tin chung...................................................................................................3
2. Mục đích chương trình........................................................................................3
3. Ý tưởng chương trình..........................................................................................4
4. Nội dung chương trình.........................................................................................4
4.1. Lịch trình chung..............................................................................................4

4.2. Nội dung chi tiết..............................................................................................5
5. Kế họach chuẩn bị cơ sở vật chất, thiết bị..........................................................6
6. Kế hoạch truyền thông sự kiện............................................................................7
6.1. Trước sự kiện...................................................................................................7
6.2. Trong sự kiện...................................................................................................7
6.3. Sau sự kiện......................................................................................................8
7. Quản trị rủi ro......................................................................................................8
8. Dự toán ngân sách................................................................................................9
8.1. Ngân sách dự tốn...........................................................................................9
8.2. Chi phí phát sinh............................................................................................10
9. Đánh giá - Kiểm sốt..........................................................................................10
9.1. Mục tiêu truyền thơng....................................................................................10
9.2. Mục tiêu tổ chức sự kiện................................................................................11
9.3. Đánh giá mức độ hoàn thiện của chương trình..............................................11
PHẦN B. NỘI DUNG CÁ NHÂN.............................................................................12
1. Anh/ Chị hãy đánh giá những điểm mạnh, hạn chế về kế hoạch chương trình
sự kiện của nhóm....................................................................................................12
1.1. Điểm mạnh về kế hoạch chương trình sự kiện...............................................12
1.2. Hạn chế về kế hoạch chương trình sự kiện....................................................12
2. Cá nhân Anh/ Chị rút ra được những bài học, kinh nghiệm gì đối với việc tổ
chức sự kiện sau khi thực hiện chương trình của học phần này.........................12
2.1. Kiến thức nhận được từ học phần Quản trị sự kiện........................................12
2.2. Kinh nghiệm và bài học rút ra từ chương trình..............................................12
PHẦN KẾT LUẬN....................................................................................................14
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................15
PHỤ LỤC................................................................................................................... 16
1. Thông tin chung.................................................................................................16
2. Thiệp mời toạ đàm.............................................................................................16
3. MC Script...........................................................................................................17
4.1. Danh sách khách mời.....................................................................................23

4.2. Danh sách thành viên Ban tổ chức.................................................................23
5. Hình ảnh chương trình toạ đàm........................................................................24
5.1. Hình ảnh truyền thơng...................................................................................24
5.2. Hình ảnh trong buổi toạ đàm.........................................................................24

1


LỜI MỞ ĐẦU
Một trong những công cụ hữu hiệu của PR là event - tổ chức sự kiện - một công
cụ đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng để quảng bá cho thương hiệu
của mình. Những lợi ích mà tổ chức sự kiện mang lại là không thể phủ nhận. Bên cạnh
nó là một cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì đó cũng là cách rất hiệu quả để
doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đối với khách hàng, nhất là đối với khách hàng mục
tiêu. Tổ chức sự kiện là một hoạt động cần thiết.
Và sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại
một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thơng điệp
xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia. Việc
tổ chức sự kiện là một q trình bao gồm một số hoặc tồn bộ các công việc: nghiên
cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình; kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết;
và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để
truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội;
nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. Và có rất
nhiều loại hình và hình thức tổ chức sự kiện như: Kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền
thống của công ty; Sự kiện gây quỹ; Triễn lãm; Hội chợ thương mại; Hội thảo, hội
nghị về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học...; Liên hoan, hội
giảng, các cuộc thi; Giao lưu văn hóa; Triễn lãm nghệ thuật; Hội thảo, hội nghị của
nhà nước; Hội nghị hiệp thương…. Toạ đàm cũng là một trong những hình thức tổ
chức sự kiện đó. Đây là hình thức tương đối khó, thường có những chuẩn mực và quy
tắc riêng và mang nặng tính học thuật khá nhiều. Diễn ra tại các cơ quan nhà nước nên

rất khó tiếp cận.
Nhóm 1 xin chọn hình thức toạ đàm để tổ chức sự buổi toạ đàm giả định: ĐÁNH
THỨC TIỀM NĂNG DU LỊCH: “LÀNG NỔI TÂN LẬP - MỘT THOÁNG
HƯƠNG TRÀM” cho yêu cầu thực hành của nội dung học phần Quản trị sự kiện du
lịch. Nhóm sẽ thử thách bản thân vượt qua giới hạn an tồn của mình để tổ chức một
hình thức tương đối khó để làm phong phú hơn cho những buổi thực hành sự kiện
thông qua các hình thức truyền thống như: Gala Dinner, Hội thi, Văn nghệ, Talk
Show… Và cùng nhờ sự phối hợp của các thành viên nhóm từ khâu lên ý tưởng đến
thực hiện, buổi toạ đàm cũng đã diễn ra như mong muốn ban đầu của nhóm đó chính
vượt qua giới hạn an toàn.

2


PHẦN A. NỘI DUNG BÁO CÁO NHĨM
1. Thơng tin chung
Khu du lịch sinh thái Làng Nổi Tân Lập, có vị trí địa lý khá thuận lợi nằm tọa
lạc tại xã Tân Lập, huyện Mộc Hóa, tỉnh Long An, thuộc trung tâm vùng Đồng Tháp
Mười, cách biên giới Campuchia hơn 15km hướng về phía nam. Có diện tích rộng
lớn tới 135 ha và vùng đệm có diện tích rộng khoảng 500 ha, tất cả diện tích được
quy hoạch tập trung cho việc khai thác, phát triển và hình thành xây dựng khu du lịch
nổi bật của tình Long An. Tuy nhiên trong suốt thời gian quan vẫn chưa thu hút được
lượng khách tham quan đáng kể và vẫn chưa có cơng ty, doanh nghiệp lữ hành lựa
chọn Tân Lập làm điểm đến cho du khách. Vì lý do đó, Cơng ty TNHH Du Lịch
Tháp Mười - Khu du lịch sinh thái Làng nổi Tân Lập đã kết hợp với Trung tâm Xúc
tiến Du lịch Long An cũng như các Sở Du lịch ở các tỉnh thành lận cận thực hiện
chương trình toạ đàm: Toạ đàm Đánh thức tiềm năng du lịch: “Làng nổi Tân Lập Một thoáng hương tràm: nhằm thu hút doanh nghiệp du lịch cùng với các đơn vị cung
cấp dịch vụ du lịch trong và ngoài tỉnh Long gặp gỡ, giao lưu, trao đổi để phát triển
tuyến, điểm, sản phẩm du lịch đặc thù của Làng nổi Tân Lập.
Thời gian

: 18:00 - Ngày 24/10/2022.

Thời lượng

: Dự kiến 120 phút (18:00 - 20:00).

Địa điểm

: Phịng DPH011.

Đối tượng chính

: Các doanh nghiệp Lữ hành tại Tp. Hồ Chí Minh.

Thành phần khách mời : Giám đốc; Phó Giám đốc Sở Văn hoá Thể thao và Du
lịch tỉnh Long An, Giám đốc; Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến Du lịch Long
An, Các doanh nghiệp, cơng ty du lịch lữ hành, phóng viên báo chí.
2. Mục đích chương trình
Buổi Tọa Đàm mong muốn đạt được những mục đích như sau:
 Báo cáo hiện trạng du lịch tại Long An hiện nay, bên cạnh đó tìm ra được
phương án tốt nhất để phát triển du lịch Long An.
 Giới thiệu du lịch Long An, các điểm tham quan, giải trí đã và đang hoạt
động tại tỉnh Long An.
 Giới thiệu Làng nổi Tân Lập và các dịch vụ vui chơi giải trí tại đây.

3


 Địa phương và doanh nghiệp thảo luận về những chương trình kích cầu,

khuyến mãi, liên kết để các sản phẩm hấp dẫn, mang nét đặc trưng điểm đến
để thu hút du khách du lịch đến với Long An.
 Giao lưu giữa các doanh nghiệp du lịch cùng với các đơn vị cung cấp dịch
vụ du lịch trong và ngoài tỉnh Long An.
3. Ý tưởng chương trình
Sau hơn 2 năm chịu ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19, bước sang những tháng
đầu năm 2022, ngành du lịch Long An đã nỗ lực thích ứng nhanh, tiến tới phục hồi và
phát triển bền vững, tiếp tục đóng góp tích cực để phát triển du lịch trở thành ngành
kinh tế quan trọng của tỉnh nhà. Từ ngày 17 - 21/9 năm 2022, Du lịch tỉnh Long An đã
tổ chức Tuần Văn hóa - Du lịch. Sự kiện triển khai nhiều hoạt động nhằm kết nối, xây
dựng các chương trình xúc tiến, quảng bá, kích cầu du lịch. Tiếp nối sự thành cơng của
Tuần Văn hóa - Du lịch, Cơng ty TNHH Du Lịch Tháp Mười - Khu du lịch sinh thái
Làng nổi Tân Lập đã kết hợp với Trung tâm Xúc tiến Du lịch Long An cũng như các
Sở Du lịch ở các tỉnh thành lận cận thực hiện chương trình toạ đàm: Toạ đàm Đánh
thức tiềm năng du lịch: “Làng nổi Tân Lập - Một thoáng hương tràm: nhằm thu hút
doanh nghiệp du lịch cùng với các đơn vị cung cấp dịch vụ du lịch trong và ngoài tỉnh
Long An gặp gỡ, giao lưu, trao đổi để phát triển tuyến, điểm, sản phẩm du lịch đặc thù
của Làng nổi Tân Lập. Từ đó ra các phương án tốt để phát triển du lịch Long An đặc
biệt là Làng nổi Tân Lập.
4. Nội dung chương trình
4.1. Lịch trình chung
17:45 - 18:00

Chào mừng

18:00 - 18:20

Khai mạc chương
Giới thiệu du lịch Long An và các phương án tốt nhất để

18:20 - 18:50
18:50 - 19:20

phát triển du lịch Long An
Giới thiệu Làng nổi Tân Lập

19:20 - 19:35

Giao lưu và hỏi đáp

19:45

Bế mạc chương trình

4.2. Nội dung chi tiết
THỜI GIAN

THỜI

HẠNG

LƯỢNG

MỤC

DIỄN GIẢI

CHUẨN BỊ

4

Clip hình ảnh
17:45 - 18:00

00:15

Chào
mừng

Chiếu clip về du lịch Long đẹp về tất cả
An và hướng dẫn khách mời các điểm du
tham gia hệ thống.

lịch Long An
(Clip 01).

Khai
18:00 - 18:20

00:20

mạc
chương
trình

MC giới thiệu chương trình, Phơng
chung.
tun bố lý do.
MC giới thiệu khách mời

VIP.

Ghim
ảnh

nền

hình
người

được
MC giới thiệu khách mời

giới

thiệu.

tham dự.
Giới
thiệu du
lịch

Chiếu lại clip
Chiếu clip về du lịch Long

điểm du lịch

An.

Long

Long

An

(Clip 02).

An và
phương
18:20 - 18:50

00:30

án tốt
nhất để
phát

MC giới thiệu cơ bản về DL Trình

Long An năm 2022, các điểm hình ảnh các
đến đã và đang hoạt động.

điểm du lịch
đang có tại

triển du
lịch

chiếu

Đặt câu hỏi cho khách mời.

Long An.

Long
An

5


Chiếu

clip

dịch vụ, hoạt
Giới
thiệu
18:50 - 19:20

00:30

Làng
nổi Tân
Lập

động du lịch
MC Giới thiệu Làng nổi Tân tại Làng nổi
Lập.

Tân Lập.

Bảng giá và

Đặt câu hỏi cho khách mời.

hình ảnh các
dịch

vụ

tại

Làng nổi Tân
Lập.
MC dẫn dắt và mời khách Chuẩn bị câu
Giao lưu
19:20 - 19:35

00:15

và hỏi
đáp

mời đặt câu hỏi MC mời diễn hỏi và gửi cho
giả trả lời câu hỏi.

người tham dự

MC tổng kết và dẫn dắt (dư kiến 3 - 5
chương trình đến phần tiếp câu hỏi).
theo.

MC tổng kết buổi Toạ đàm,
đưa ra thông điệp chương

Bế mạc
19:35 - 19:45

00:10

chương
trình

trình.

Hình

nền

+

nhạc cảm ơn
MC cảm ơn diễn giả và khán khách mời đã
giả.

tham dự.

Chào tạm biệt, chúc sức khoẻ
và hẹn gặp lại.
5. Kế họach chuẩn bị cơ sở vật chất, thiết bị
TT
1

2
3
4
5
6
7
8

HẠNG MỤC
Máy tính
Phịng họp toạ đàm
Bàn, ghế
Loa + Micro
Máy chiếu
Decor bàn đại biểu
Thư mời - cảm ơn
Kịch bản chương trình

ĐƠN VỊ
Bộ
Phịng
Bộ
Bộ
Bộ
Bộ
File
File

SỐ
LƯỢNG

2
1
45
2
1
1
45
3

GHI CHÚ

6


9
10
11
12
13
14

MC script
Video clip giới thiệu
File trình chiếu toạ đàm
File giới thiệu Làng nổi Tân Lập
Backgroud
Quà tặng cho các câu hỏi (hoa,

File
File

File
File + Mã QR
File

3
3
1
1
1

Phần

7

móc khóa, viết, sách…)
6. Kế hoạch truyền thông sự kiện
6.1. Trước sự kiện
Lập kế hoạch truyền thông.
Lập fanpage.

Đăng tải poster, treo banner chính thức của chương trình lên fanpage để thu hút
được sự chú ý (like và share các bài viết của trang trên facebook).
Đăng tải thông tin cũng như hoạt động diễn ra tại Làng nổi Tân Lập.
Đăng tải những hình ảnh, bài giới thiệu, các khách mời chương trình.
Thiết kế thư mời, thư cảm ơn, nội dung chương trình hình ảnh sự kiện.
Gửi thư mời và xác nhận số lượng tham gia (qua tin nhắn, zalo, email…).
Chuẩn bị quà tặng cho khách mời và diễn giả tham gia chương trình.
Đặt bàn truyền thơng tại phịng DPH011 trước giờ diễn ra sự kiện nhằm chào
hỏi:
 Xin thông tin khách mời, hỗ trợ khách mời check-in tham gia sự kiện.

 Sắp xếp vị trí ngồi cho khách mời.
 Gợi ý khách mời quét mã QR, tài liệu về Toạ đàm Làng nổi Tân Lập, Long
An.
6.2. Trong sự kiện
Duy trì fanpage trong suốt chương trình đang diễn ra.
Like, share hình ảnh chương trình thu hút thêm người quan tâm đến du lịch Long
An.
Chụp hình, quay clip trong suốt trình diễn ra sự kiện.
6.3. Sau sự kiện
Tiếp tục duy trì fanpage sau khi kết thúc chương trình.
Kết thúc chương trình:

7


 Gửi lời cảm ơn đến tất cả các cá nhân, khách mời tham gia sự kiện. Xin lỗi
về những thiếu sót trong khi diễn ra chương trình, mời mọi người gửi phản
hồi và đóng góp ý kiến về chương trình.
 Ghi nhận lại các đánh giá/ yêu cầu khác từ khách mời.
 Viết bài cảm ơn các khách mời, các đơn vị đồng hành và cảm nhận của
khách mời
Họp Ban tổ chức để tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm.
Đăng tải hình ảnh, video về chương trình.
7. Quản trị rủi ro
SỰ CỐ DỰ PHÒNG
Sự cố kỹ thuật:
 Mất điện.
 Lỗi âm thanh.
 Lỗi trình chiếu.

Sự cố khách mời và diễn giả:
 Khách mời hoặc diễn giả đến trễ
 Câu hỏi ngồi chủ đề.

HƯỚNG KHẮC PHỤC
Dự phịng máy phát điện.
Đổi hệ thống loa, mic dự phịng.
Thay thiết bị trình chiếu, đổi nhân viên kỹ
thuật dự trù.
Dự trù chương trình câu giờ để chờ khách
mời hoặc diễn giả đến để tránh gây chết
sân khấu
Câu hỏi được viết vào giấy note, bộ phận
hậu cần chọn lọc câu hỏi chuyển đến MC.

Sự cố phân bổ thời gian và thời lượng
chương trình:
 Quá thời lượng chương trình.
Sự cố về kinh phí:
 Thiếu hụt kinh phí trong q trình
thực hiện sư kiện.
Sự cố về nhân sự:
 Cận ngày chạy sự kiện thì có nhân
sự bệnh hoặc gặp sự cố ngoài ý
muốn.
Sự cố về cháy - nổ:

Ban tổ chức linh động giải quyết, MC rút
ngắn các câu hỏi và thời gian giao lưu.
Các hạng mục được tính dư 10% để có

khoản kinh phí dự trù làm chủ được kinh
phí cho sự kiện.
Ln ln có nhân sự dự phịng hoặc sẽ
có nhóm trưởng bao qt được công việc
tổng thể để khi cần sẽ thay thế kịp l

 Sự cố đèn chiếu sáng chập điện Chuẩn bị dụng cụ chữa cháy kịp thời.

8


cháy - âm thanh bị cháy - máy Bình chữa cháy để gần các khu vực nhạy
chiếu xẹt tia lửa điện.
8. Dự tốn ngân sách

cảm và đảm bảo ln sẵn sàng sử dụng.

8.1. Ngân sách dự toán
TT
1
2
3

HẠNG MỤC

ĐƠN

SỐ

VỊ

LƯỢNG
I. Tài trợ

Sở Du lịch Đồng Nai
Làng nổi Tân Lập
Cơng ty SunShine

THU

TT
1
2
3

Máy tính
Phịng họp BTC
Loa + Micro

HẠNG MỤC
Nước suối
Hoa tặng khách mời
Decor bàn đại biểu
TỔNG CỘNG CHI

GHI
CHÚ

2,000,000
2,000,000

0

II. Thiết bị
Bộ
2
Phòng
1
Bộ
2
III. Nhân sự
7 MC chương trình
1
8 Diễn giả
2
9 Hậu cần
1
IV. Truyền thơng
10 Bài viết truyền thơng
Gói
1
V. Thiết kế và in ấn
11 Thiệp mời - cảm ơn
File
1
12 Backgroud
File
1
VI. Khác
13 Quà tặng 05 giao lưu
Phần

5
14 Quà tặng minigame
Phần
5
TỔNG CỘNG CHI PHÍ
4,000,000
Dự phịng phát sinh (10%)
TỔNG CỘNG CHI PHÍ DỰ TRÙ
8.2. Chi phí phát sinh
4
5
6

CHI

ĐƠN

SỐ

VỊ
LƯỢNG
Thùng
2
Bó
3
Bộ
1

0
0

0
1,000,000
2,000,000
2,000,000
500,000

T
500,000
500,000
0
250,000
6,750,000
675,000
3,425,000

CHI

GHI
CHÚ

140,0000
300,000
150,000
590,000

9


9. Đánh giá - Kiểm sốt

9.1. Mục tiêu truyền thơng
Những mục tiêu đạt được:
 Quảng bá được hình ảnh du lịch Long An đặc biệt là Làng nổi Tân Lập trên
trang fanpage, mạng xã hội…
 Thu hút các công ty lữ hành; các đơn vị cung cấp dịch vụ tại Tp. Hồ Chí
Minh quan tâm đến thơng tin của làng nổi Tân Lập
 Kết nối các công ty lữ hành tại Tp. Hồ Chí Minh; các đơn vị cung cấp dịch
vụ trong và ngoài tỉnh với Làng nổi Tân Lập thông qua các kênh truyền
thông.
9.2. Mục tiêu tổ chức sự kiện
Những mục tiêu đạt được:
 Hoàn thành tổ chức chương trình toạ đàm theo đúng mục tiêu:
+ Báo cáo hiện trạng du lịch tại Long An hiện nay, bên cạnh đó tìm ra
được phương án tốt nhất để phát triển du lịch Long An.
+ Giới thiệu du lịch Long An, các điểm tham quan, giải trí đã và đang
hoạt động tại tỉnh Long An.
+ Giới thiệu Làng nổi Tân Lập và các dịch vụ vui chơi giải trí tại đây.
 Dự trù được kinh phí.

10


9.3. Đánh giá mức độ hồn thiện của chương trình
Đứng trên góc độ của phía nhà tổ chức chương trình đã đạt được một số tiêu chí
ban đầu đề ra nhưng vẫn cịn nhiều tiêu chí chưa đạt, cần xem xét và hồn thiện lại
chương trình để đặt mục tiêu cho những buổi toạ đàm liên kết với những tỉnh, thành
khác sắp tới. Xem xét, đánh giá lại về phía truyền thơng của chương trình vẫn chưa
hiệu quả, lượt like và truy cập fanpage cịn khá ít, nhân lực truyền thơng cịn non trẻ,
chưa có kinh nghiệm. Xem xét đánh giá lại những nguyên nhân khách quan và chủ
quan để chương trình diễn ra chưa đúng với timeline ban đầu.

Đứng về phía góc độ người tham gia, thì chương trình mang tính học thuật cao
gây sự nhàm chán cho người tham gia. Việc kết nối giữa Ban tổ chức và khách mời;
khách mời và các đơn vi doanh nghiệp tham dự chưa thật sự tốt. Ngoài ra, việc giao
lưu giữa các doanh nghiệp vẫn chưa đạt được như mục tiêu ban đầu đề ra.

11


PHẦN B. NỘI DUNG CÁ NHÂN
1. Anh/ Chị hãy đánh giá những điểm mạnh, hạn chế về kế hoạch chương trình
sự kiện của nhóm.
1.1. Điểm mạnh về kế hoạch chương trình sự kiện
Cơng tác chuẩn bị được lên kế hoạch từ sớm.
Các vật dụng cần thiết đều chuẩn bị đầy đủ.
Về nội dung:
 Kịch bản chương trình được xây dựng chi tiết, kịch bản MC đạt.
Về hình thức:
 Tập thể nhóm có tinh thần đồn kết giải quyết những cơng việc chung của
nhóm.
1.2. Hạn chế về kế hoạch chương trình sự kiện
Khó khăn trong việc trao đổi, đưa ra ý kiến của từng cá nhân.
Việc lên ý tưởng, kịch bản chương trình, chương trình khá năng mang tính học
thuật cao.
Chưa có sự kết nối với khách mời.
Việc xử lý câu hỏi giữa ban tổ chức và khách mời chưa tốt.
Time-line chương trình diễn ra khơng khớp, nhanh hơn so với kịch bản.
Công tác truyền thông chưa tốt.
Công tác hậu cần, set up chưa hợp lý.
2. Cá nhân Anh/ Chị rút ra được những bài học, kinh nghiệm gì đối với việc tổ
chức sự kiện sau khi thực hiện chương trình của học phần này.

2.1. Kiến thức nhận được từ học phần Quản trị sự kiện
Hiểu và trình bày được ý nghĩa của Tổ chức sự kiện, quy trình Tổ chức sự kiện
cũng như các thành phần tham gia trong sự kiện
Nắm vững đặc điểm của các hoạt động tổ chức sự kiện
Phân biệt được các loại hình sự kiện
Nắm được vai trò và tác động của sự kiện đối với các thành phần tham dự sự
kiện cũng như trong đời sống xã hội
Nêu ra được các yếu tố ảnh hưởng tới việc tổ chức sự kiện
2.2. Kinh nghiệm và bài học rút ra từ chương trình
Là một người tổ chức sự kiện chúng ta phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng mọi chi tiết
của chương trình. Bởi khi chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào,
kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số 0.
12


Luôn nắm trong tay bảng tiến độ công việc để theo dõi sát sao tình trạng cơng
việc và thời gian hồn thiện.
Là một người thơng minh thì khơng nên xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất
nhỏ. Những việc “rất nhỏ” này cần liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần
làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.
Việc không thể thiếu trong một sự kiện chun nghiệp đó chính là các giải pháp
xử lý rủi ro. Ban tổ chức sẽ dự đốn những tình huống xấu có thể xảy ra và đưa ra
cách giải quyết cụ thể từng trường hợp để sự kiện diễn ra một cách tốt đẹp nhất.
Cần lưu ý khi làm việc với ban đại diện Studio về thời gian set up để đảm bảo
đúng tiến độ chạy chương trình. Nên ghi rõ từng hạng mục chi tiết (thời gian set up,
những đồ sử dụng, đồ mang vào)...
Những kỹ năng cần thiết của một người tổ chức sự kiện: Sáng tạo, thành thạo
Proposal, Viết kịch bản theo sự hiểu biết và có tính thẩm mỹ, Cần biết cách làm việc
khéo léo với Nhà cung cấp, Check list một cách chu đáo, Giám sát và triển khai công
việc linh hoạt, quản lý tài chính và quản trị sự một cách khoa học nhất.

13


PHẦN KẾT LUẬN
Sự kiện: Toạ đàm Đánh thức tiềm năng du lịch: “Làng nổi Tân Lập - Một thoáng
hương tràm” là sản phẩm thực hành nằm trong yêu cầu cần có của học phần Quản trị
sự kiện du lịch. Buổi toạ đàm này tuy chỉ là giả định nhưng nó đã cho nhóm chúng em
được tiếp cận thực tế, được học tập những kinh nghiệm và kiến thức quý báu. Cũng
nhờ có sự kiện cũng như học phần Quản trị sự kiện du lịch mà chúng em có cơ hội
được học tập cũng như được làm việc với các thành viên trong nhóm, tuy mỗi người là
một tính cách khác nhau nhưng chúng em đã ngồi lại, làm việc với nhau để cùng nhau
đưa ra cho mình 1 sản phẩm tuy chưa thật sự xuất sắc nhưng đây cũng là một nấc
thang cho tương lai.
Ngồi ra, nhóm cịn tham dự thêm 3 buổi sự kiện khác của các nhóm bạn. Từ
những sự kiện của nhóm bạn thực hiện mà nhóm chúng em được học thêm những bài
học, kinh nghiệm, kiến thức từ các nhóm khác.
Học phần Quản trị sự kiện du lịch đã trang bị cho chúng em về mặt lý thuyết
cũng như thực hành. Thông qua việc tổ chức sự kiện thì chúng em đã biết sắp xếp, lên
ý tưởng, thiết kế, viết kịch bản và thực hiện một chương sự kiện như thế nào cho hợp
lý, có logic. Chúng em cũng đã biết dự trù kinh phí, quản lí và chịu trách nhiệm cơng
việc mình đã được giao và hồn thành tốt nhất có thể. Các buổi sự kiện của lớp còn
cho chúng em thấy được những rủi ro, phát sinh sự cố ngoài ý muốn… để từ đó có thể
tìm cách khắc phục và hồn thành tốt sự kiện.
Sự kiện: Toạ đàm Đánh thức tiềm năng du lịch: “Làng nổi Tân Lập - Một thoáng
hương tràm” diễn ra thành công đều nhờ vào sự hợp tác của các bạn trong lớp ngày
hơm đó. Mặc dù, trong suốt q trình diễn ra sự kiện, nhóm chúng em khơng thể nào
tránh được sơ xuất và thiếu sót.
Xin cảm ơn ThS. TRƯƠNG THỊ THANH TUYỀN đã có những góp ý cụ thể chi
tiết nhất trong phần thực hiện buổi sự kiện của nhóm giúp cho nhóm nhận thấy được

những điểm chưa hợp lý cũng như sự thiếu sót của nhóm trong suốt quá trình từ lúc
lên ý tưởng cho đến lúc thực hiện. Ngồi ra, cơ cịn hướng dẫn, hỗ trợ cho nhóm hồn
thành các u cầu của đề tài môn học: “Quản trị sự kiện du lịch”. Đây sẽ là kiến thức
nền đầu tiên và quan trọng để em cũng như các thành viên trong nhóm nâng cao năng
lực và áp dụng thực tiễn những gì đã được học vào trong nghề mà mình đã chọn. Trân
trọng!

14


TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trong báo cáo có sử dụng các thông tin từ các nguồn dưới đây. Các nội dung
được sử dụng hồn tồn cho mục đích học tập, khơng nhằm mục đích thương mại. Vì
vậy, cá nhân em xin chân thành cám ơn và đồng thời xin lỗi tác giả của các bài viết
được sử dụng.
1.

Công ty TNHH Du Lịch Tháp Mười - Khu du lịch sinh thái Làng nổi

Tân Lập: />2.

Cổng thơng tin điện tử Sở Văn hố, Thể thao và Du lịch Tỉnh Long An:

/>3.

Một số tài liệu khác...

15

PHỤ LỤC
1. Thơng tin chung

Background chính của chương trình

2. Thiệp mời toạ đàm

16