Giáo trình tin hoc microsoft excel 2000

1
Giáo trình tin học
Microsoft Excel 2000
2
Giới thiệu về Microsoft Excel
- Microsoft Excel l m t ph n m m dùng tính toán, t ch c v à ộ ầ ề để ổ ứ à
phân tích d li u, Excel n m trong b Office c a hãng Microsoftữ ệ ằ ộ ủ
- Excel l m t ch ng trình dùng các b ng t ch c, s p x p, à ộ ươ ả để ổ ứ ắ ế
trình b y d li u c s u t p h ng ng y, h ng tháng, h ng quý, . à ữ ệ đượ ư ậ à à à à …
Excel giúp cho ng i dùng tính toán v x lí d li u th nh k t lu n ườ à ử ữ ệ à ế ậ
theo các v n c n báo cáo d a trên các công th c v các h m có ấ đề ầ ự ứ à à
s n.ẵ
3
Mục đích và yêu cầu của môn học

M c ích:ụ đ
-
Giúp b n l m quen v i cách x lí d li u b ng b ng tính i n ạ à ớ ử ữ ệ ằ ả đ ệ
t , ng d ng nó trong vi c l p b ng l ng, h s nhân viên, ử ứ ụ ệ ậ ả ươ ồ ơ
khách h ng v các phi u chi thu, nh p xu t, nh t ký ch ng t , à à ế ậ ấ ậ ứ ừ
các b ng trích ngang,ả …
-
Cung c p cho b n cách t o b ng tính chuyên nghi p trong vi c ấ ạ ạ ả ệ ệ
l p k ho ch d trù trong kinh doanh sau ó có th minh ho ậ ế ạ ự đ ể ạ
các s li u ó b ng bi u .ố ệ đ ằ ể đồ

Yêu c u:ầ
-
L m quen v i các th nh ph n c b n c a b ng tính Excel.à ớ à ầ ơ ả ủ ả
-
Bi t cách t o l p, tính toán, th ng kê các s li u.ế ạ ậ ố ố ệ

-
Bi t cách trình b y b ng tính v trình b y d li u b ng bi u ế à ả à à ữ ệ ằ ể
.đồ
4
Chương 1: Các khái niệm cơ bản
1.Cách kh i ng v thoát:ở độ à
Kh i ngở độ
-
Cách 1: Start/Programs/Microsoft Excel
-
Cách 2: Kích đúp lên biểu tượng Excel trên màn hình Desktop
-
Cách 3: Start/Run/ gõ Excel. exe /Kích OK
Cách thoát:
-
Cách 1: File/ Chọn Exit
-
Cách 2: kích chuột vào dấu X trên góc phải màn hình
-
Cách 3: Kích đúp vào biểu tượng Excel trên góc tría màn hình
-
Cách 4: Alt+F4
5
2. Môi trường làm việc của Excel:
Thanh menu Thanh công cụ
Thanh công thức
Tên Sheet
Vùng làm việc
Thanh tiªu đề
6

3. Cửa sổ Workbook:
M t Workbook t i a 255 sheets.ộ ố đ
-
T o m i: File/Newạ ớ
-
L u : File/Saveư
-
M : File/Openở
-
óng: File/CloseĐ
-
M t Sheets l m t b ng tính. ỗ à ộ ả
-
i tên Sheets: Đổ
-
Kích chuột lên tên sheet.
-
Chọn Format/Rename hoặc Kích chuột phải lên tên
Sheets chọn Rename. Gõ tên mới/ Enter.
7
4. Cấu tạo một sheet:
M t sheet có 255 c t (Column) c ánh s b ng các kí t ch ộ ộ đượ đ ố ằ ự ữ
cái: A, B,. . .AA,AB. . . IV g i l a ch c t.ọ à đị ỉ ộ
+ M t sheet co 65.536 h ng (Rows) c ánh s t 1, 2, . . . 65536 ộ à đượ đ ố ừ
g i l a ch h ngọ à đị ỉ à
+ Giao c a h ng v c t l ô (cell). M t ô c thông qua < a ch ủ à à ộ à ộ đượ đị ỉ
c t> v < a ch h ng>.ộ à đị ỉ à
Ví d : A1 (c t A dòng 1)ụ ộ
8
5. Đặt Password


V o menu File/ Ch n Save ho c Save as /Ch n Tools/ ch n General à ọ ặ ọ ọ
Options / ánh Password m v s a cho WorkBook/Click Ok v nh p Đ để ở à ử à ậ
l i Password xác nh n.ạ để ậ

Ho c v o Menu Tools/Protectionặ à

Protect Sheets: Đặt mật khẩu cho Sheet

Protect Workbook: Đặt cho tệp (hay Work)

Protect and Sharing WorkBook: Đặt mật khẩu và chia sẻ
WorkBook
9
Chương II. Nhập Liệu trong Excel
1. Cách nhập dữ liệu:
- Kích chuột vào ô cần nhập
- Hoặc dùng các phím di chuyển đến ô cần nhập
- Kết thúc nhập có thể gõ Enter để xuống ô tiếp theo hoặc
Tab để sang ô bên cạnh.
- Muốn xuống dòng trong một ô nhấn Alt+Enter
- Nếu muốn xoá dữ liệu vừa nhập nhấn Esc
- Muốn sửa dữ liệu nhấn F2
10
2. Các kiểu dữ liệu:

Ki u chu i (Label):ể ỗ L m t ho c nhi u kí t ch v s . Không dùng à ộ ặ ề ự ữ à ố
giá tr l Label tính toán. M t Label có th d i 32000 kí t ị à để ộ ể à ự

Ki u s (Number): ể ố S có th ch a các kí t bao g m: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, ố ể ứ ự ồ

7, 8, 9. +, -, (), /, %, E, e. Excel xem ng y v th i gian nh l s do ó à à ờ ư à ố đ
n u chúng ta nh p th i gian v ng y tháng không h p l nó s bi n th nh ế ậ ờ à à ợ ệ ẽ ế à
ki u Label. ể
- Chúng ta có th thay i ki u ng y tháng m c nh c a máy tính theo ý ể đổ ề à ặ đị ủ
mình b ng cách: Ch n Start/Settings/Control Panel/ Ch n Regional ằ ọ ọ
Options/ch n Tab Date v khai báo l i ki u ng y thángọ à ạ ể à

Công th c: ứ N u m t ô l k t qu c a m t công th c thì nó có d ng:ế ộ à ế ả ủ ộ ứ ạ
= công th cứ
Ví d : =A8*B7ụ
11
Trong kiểu công thức có thể kèm các hàm tính toán
Các toán tử thường dùng:
Toán tử Tên toán tử Ví dụ Kết quả
+ Cộng =4+8 12
- Trừ =12-8 4
* Nhân =12*8 96
/ Chia =12/4 3
^ Mũ =8^4 4096
<, <=, =,
=>, >, <>
So sánh =4>8 False
& Nối chuỗi =“Hồng”& “Nhung” HồngNhung
: Tham chiếu =Sum(B5:B15)
, Ngăn cách =Sum(B5:B9,D4:D8)
% Phần trăm =8*4% 0.32
12
Các báo lỗi thường gặp khi nhập công thức:
−
#DIV/0!: Trong công th c có phép toán chia cho s 0.ứ ố

−
#N/A:(No Value Is Available) không có giá tr n o áp d ngị à ụ
−
#NUM!: Các con s trong công th c không h p lýố ứ ợ
−
#REF!: Trong công th c có tham chi u n nh ng ô không t n ứ ế đế ữ ồ
t i, ho c ã b xoáạ ặ đ ị
−
#VALUE!: Trong công th c dùng sai ki u d li u, nh c ng ứ ể ữ ệ ư ộ
tr các d li u d ng chu i l m cho k t qu tr nên vô ngh aừ ữ ệ ạ ỗ à ế ả ở ĩ
−
#NAME!: S d ng tên ô, vùng không h p lý ho c nh p d li u ử ụ ợ ặ ậ ữ ệ
d ng chu i không trong nháy ôi “ ”ạ ỗ để đ
−
#NULL!: b n ã chèn hai khu v c không giao ti p nhauạ đ ự ế
13
3. Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối

a ch t ng i: Đị ỉ ươ đố

Khi sao chép công thức có địa chỉ tương đối thì địa chỉ ô trong
công thức sẽ được cập nhật và thay đổi thành địa chỉ tương đối
khác

Địa chỉ tương đối được viết như sau:
=<địa chỉ cột><địa chỉ hàng>  =B5

a ch tuy t i: Đị ỉ ệ đố

Khi sao chép công thức có địa chỉ tuyệt đối thì địa chỉ ô trong

công thức không thay đổi

Địa chỉ tuyệt đối được viết như sau:
=$<địa chỉ cột>$<địa chỉ hàng>  =$B5; =B$5; =$B$5
14
4. Chèn chú thích

Chèn chú thích v o ô:à
-
Xác định ô cần chèn chú thích
-
Chọn Insert/Comment hoặc kích phải chuột lên ô cần chú thích
và chọn Insert comment. Gõ chú thích vào hộp .Kết thúc bằng
kích chuột ra khỏi comment
•
Muốn chỉnh sửa lại chú thích chọn Edit Comment
•
Hiện thị tất cả các chú thích: View/ Chọn Comment
•
Muốn xoá chú thích: Chọn ô có chú thích, Vào Edit/ Chọn
Clear/ Chọn Comments
15
5.Chèn các Hyperlink(siêu liên kết)
*T o liên k t n m t ô c a Sheet khác trong Worbookạ ế đế ộ ủ
-
Ch n ô, ho c m t i t ng c n t o liên k tọ ặ ộ đố ượ ầ ạ ế
-
Ch n Insert/ hyperlink/ Ch n Place in this Documentọ ọ

Type the cell reference: ánh a ch ô c n tham chi uđ đị ỉ ầ ế


Trong khung Or select a : ch n Sheet c n tham chi uọ ầ ế

Click OK
16
*Tạo liên kết đến đối tượng khác
- Chọn ô cần chèn siêu liên kết
- Chọn Insert/Hyperlink/Chọn Existing File or Web Page/
Chọn Recent Files, hoặc Browsed Pages, hoặc Inserted
Links
- Chọn tên tệp/Chọn OK
*Tạo liên kết đến một tệp mới:
- Chọn Insert/ hyperlink/ Chọn Create new Document
- Name of new Document: Gõ tên tệp cần tạo
- OK
*Tạo liên kết gửi thư điện tử
- Chọn Insert/ Hyperlink/ Chọn E- mail Address.
- Gõ địa chỉ E- mail/ Chọn Ok
- Khi Click vào siêu liên kết  xuất hiện hộp thoại để soạn
thảo e-mail
17
6. Xử lí dữ liệu:

Xoá d li u:ữ ệ

Chọn ô chứa dữ liệu cần xóa. Chọn Edit/Clear. Có 4
kiểu xoá:

All: Xoá toàn bộ


Formats: Chỉ xoá phần định dạng của ô

Contents: Chỉ xoá phần nội dung dữ liệu trong ô

Comments: Chỉ xoá phần chú thích của ô

Di chuy n ho c sao chép d li u:ể ặ ữ ệ
Chọn ô hoặc vùng cần di chuyển (sao chép).
+ Di chuột nằm trên khung viền ngoài của khối ô chọn,
giữ chuột và kéo đến vị trí cần di chuyển đến (nếu
sao chép vừa di chuột vừa giữ Ctrl)
+ Hoặc chọn Edit/Cut (hoặc Copy) xác định ô đến chọn
Edit/Paste
18
7. Đánh dãy số tự động cho một cột

N u l m t nhãn có kí t s cu i cùng ho c l dãy s thì ế à ộ ự ố ố ặ à ố
chúng ta có th ánh t ng t ng d n b ng cách nh sau:ể đ ự độ ă ầ ằ ư

Gõ vào ô đầu tiên giá trị đầu tiên của dãy.

Gõ vào ô thứ hai giá trị thứ hai của dãy.

Hiệu của hai ô này là giá trị bước nhảy của dãy.

Chọn cả hai ô.

Kích chuột vào dấu hình vuông ở góc ô.

Giữ và kéo chuột đến hết dãy


Ho c v o Edit/ch n Fill/ch n series ặ à ọ ọ
19
Chương 3. Định dạng
1. C nh h ng, c t nh tiêu :ố đị à ộ ư đề

Khi dữ liệu nhiều thì chúng ta nên cố định hàng và
cột để dễ nhận dữ liệu quan sát.

Xác định vị trí ô sáng nằm phía dưới các hàng và
nằm bên phải các cột cần giữ lại như tiêu đề

Chọn Window/ Freeze Panes (Muốn bỏ thì chọn
Unfreez Panes)
20
2. Chèn ô, chèn dòng, chèn cột

Chèn ô:
Chọn Insert/cells/ Hộp thoại chèn ô, hàng, cột hiện ra.
•
Chọn Shift cells right :Chèn khối ô và đẩy dữ liệu sang phải
bắt đầu từ cột đầu tiên khối ô chọn
•
Shift cells down: Chèn khối ô và đẩy dữ liệu xuống dưới bắt
đầu từ hàng đầu tiên trong khối ô chọn

Chèn dòng:
Chọn vị trí hàng cần chèn. Chọn Insert/Rows
Hoặc kích chuột phải lên hàng cần chèn chọn Insert Rows


Chèn c t:ộ
Chọn vị trí cột cần chèn. Chọn Insert/Column
Hoặc kích phải chuột lên cột cần chèn chọn Insert Column

Chèn thêm Sheet m iớ
V o Insert/ WorkSheetà
Ho c Click chu t ph i t i tên m t WorkSheet/ Ch n Insertặ ộ ả ạ ộ ọ
21
3. Định dạng đường lưới:
ánh d u vùng c n nh d ng: Đ ấ ầ đị ạ V o Format/cells/. Ho c kích chu t à ặ ộ
ph i ch n Format cellsả ọ …
•
Number: Kiểu dữ liệu
•
Text Alignment: Kiểu hiển thị văn bản
•
Pattern: Đặt màu nền
•
Boder: Định nét lưới
•
Protection: Bảo vệ
•
T t t t c ng l i: ắ ấ ả đườ ướ
•
Tools/Option/View
•
Sau đó bỏ check tại Gridlines
22
4. Thay đổi thuộc tính hàng


ánh d u h ngĐ ấ à

Thay đổi độ cao hàng

Chọn Format/Row/Height

ẩn hàng

Chọn Format/Row/Hide

Hiện lại hàng

Chọn Format/Row/Unhide
23
5. Thay đổi thuộc tính cột

ánh d u c tĐ ấ ộ

Thay đổi độ rộng cột

Chọn Format/Column/Width

ẩn cột

Chọn Format/ Column /Hide

Hiện lại cột

Chọn Format/ Column
/Unhide

24
6. Quy định dữ liệu hiển thị trong ô

Ch n c t ho c ô c n quy nh ki u ọ ộ ặ ầ đị ể
hi n th ể ị

Ch n Format/Cells/Ch n Tab Alignmentọ ọ

Left: Trái sang

Right: Phải sang

Center: Giữa

Mu n vi t trên nhi u ôố ế ề

Chọn Wrap text

Mu n thay i h ng ch :ố đổ ướ ữ

Chọn các hướng trong hộp
thoại Orientation
25
7. Quy định kiểu dữ liệu trong ô

ánh d u c t c n quy nh ki u Đ ấ ộ ầ đị ể
d li uữ ệ

Ch n Format/Cellsọ


Ch n Numberọ

Number: số

Currency: tiền tệ

Date: Ngày tháng

Time: Thời gian

. . .

Hay ch n Custom t t l I ọ để ự đặ ạ
ki u d li uể ữ ệ