TÌM HIỂU QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH MUA của tổ CHỨC CÔNG

BÀI TẬP NHÓM B2B
TÌM HIỂU QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH MUA
CỦA TỔ CHỨC CÔNG
Danh sách nhóm
Vũ Thị Minh Hằng
Trần Thị Ánh Hồng
Dương Đình Thuấn
Vũ Đức Tính
Tạ Thị Trang
Những nội dung chính
1. Giới thiệu chung
2. Quá trình ra quyết định mua
2.1. Quá trình lý thuyết
2.2. Quá trình thực tế
3. Kết luận
1. Giới thiệu chung
1.1. Tình huống mua
- Trường ĐH KTQD có nhu cầu lắp đặt hệ thống máy chiếu cho 4 phòng học thuộc
dãy B2 mới xây
- Nhóm nghiên cứu Mường Kinh Tày nghiên cứu quá trình ra quyết định mua của
trường ĐH KTQD đối với loại thiết bị này để tư vấn cho đơn vị cung ứng cho nhu
cầu.
1.2. Giới thiệu về trường ĐH KTQD
- Thành lập 1956
- “Trường trọng điểm quốc gia, vị trí hàng đầu” – Trường đầu ngành về Kinh tế và
Quản trị Kinh doanh
- Một số ngành đào tạo tiêu biểu: Kế - kiểm, TCNH, Marketing :>
- Cơ cấu tổ chức
(Nguồn tham khảo: />1.3. Giới thiệu về một số phòng, ban liên quan
a. Phòng Quản trị thiết bị
- Đội ngũ lãnh đạo

o Trưởng phòng: ThS. Vũ Anh Trọng
o Phó trưởng phòng: Ths. Nguyễn Hồng Mạnh
- Chức năng:
Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác quy hoạch, xây dựng cơ bản, phát triển
và sử dụng cơ sở vật chất trang thiết bị của Trường. Quản lý đất đai, quản lý các
hoạt động mua sắm, quản lý tài sản trang thiết bị và theo dõi sử dụng hiệu quả
các tài sản thiết bị của Trường phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu và học tập.
- Nhiệm vụ
o Mua sắm cấp phát vật tư, văn phòng phẩm, thiết bị, tài sản, phương tiện
và dụng cụ làm việc phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập theo quy
định hiện hành.
o Thường trực các hội đồng tư vấn về quản lý nhà đất, mua sắm và thanh lý
trang thiết bị, đấu thầu xây dựng cơ bán, sửa chữa cơ sở vật chất kỹ
thuật của trường.
- 6 tổ: Xây dựng cơ bản, Văn phòng – Thiết bị, Điện – Điện lạnh, Nước, Giảng
đường, Vệ sinh môi trường – cây xanh. Lưu ý: Tổ Văn phòng - thiết bị:
+ Theo dõi soạn thảo các công văn giấy tờ có liên quan
+ Thực hiện các hoạt động mua sắm tài sản, trang thiết bị
+ Quản lý theo dõi tài sản, trang thiết bị
+ Theo dõi việc sử dụng tài sản, trang thiết bị
+ Cung cấp, điều chuyển và thu hồi các tài sản, trang thiết bị
b. Phòng tài chính kế toán
- Đội ngũ lãnh đạo
o Trưởng phòng, Kế toán trưởng: Đàm Văn Huệ - Phụ trách chung và chịu
trách nhiệm trước Ban Giám hiệu về các hoạt động của Phòng. Trực tiếp phụ
trách các công việc:
 Ký nháy các tài liệu (công văn, hợp đồng, tờ trình, kế hoạch…) trình
Ban Giám hiệu, ký các văn bản thuộc thẩm quyền phê duyệt của
phòng;
 Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức lập, trình phê duyệt kế hoạch.

Công tác kiểm tra, thanh tra, quyết toán tài chính.
 Công tác tài chính - Kế toán trong đầu tư mua sắm thiết bị và xây
dựng cơ bản, sửa chữa lớn;
 Công tác đối ngoại
 Các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.
2. Quá trình thông qua quyết định mua
2.1. Một số đặc điểm cần lưu ý trong hành vi mua của tổ chức công
- Đặc điểm mua sắm của các tổ chức nhà nước nói chung nói riêng là các quyết
định chi tiêu của họ chịu sự kiểm tra chung, các tổ chức nhà nước đòi hòi rất
nhiều công việc giấy tờ từ phía người cung ứng.
- Thường đòi hỏi người cung ứng tham gia đấu thầu và thường ký kết hợp đồng
với người thầu giá thấp nhất (Đối với trường hợp mua sắm phải thông qua đấu
thầu)
- Các tổ chức nhà nước có xu hướng chuộng những đơn vị cung ứng trong nước
hơn nước ngoài.
2.2. Quy định về việc mua sắm vật tư, tài sản
2.2.1. Quy trình mua sắm tài sản mới
Mua sắm tài sản theo chương trình, dự án được thực hiện theo các quy trình mua
sắm đấu thầu của Nhà nước. Mua sắm tài sản lẻ được thực hiện theo quy trình sau:
- Phòng QT-TB tập hợp yêu cầu trang bị của các đơn vị hoặc kế hoạch mua sắm
của Trường đã được phê duyệt;
- Phòng QT-TB và tổ thẩm định nhu cầu trang bị của đơn vị và trình BGH phê
duyệt;
- Phòng QT-TB lấy báo giá ít nhất của 03 nhà cung cấp, báo giá phải có dấu đỏ
của nhà cung cấp, ghi rõ ngày, tháng, năm, chủng loại, nhãn mác, xuất xứ thiết
bị;
- Phòng TC-KT thẩm định báo giá và trình BGH duyệt giá và chọn nhà cung cấp;
- Phòng QT-TB soạn hợp đồng mua sắm thiết bị Mẫu số HĐ-01QTTB, Quyết định
chỉ định nhà cung cấp (giá trị hợp đồng từ 20 triệu đồng trở lên) kiểm tra ký nháy
hợp đồng chuyển qua Phòng TC-KT;

- Phòng TC-KT thẩm định điều khoản tài chính trình BGH ký hợp đồng và quyết
định chỉ định nhà cung cấp (nếu có);
- Phòng QT-TB thực hiện lắp đặt, tổ chức nghiệm thu kỹ thuật và bàn giao cho
đơn vị sử dụng;
o Thành phần nghiệm thu: Lãnh đạo Phòng QT-TB, Lãnh đạo đơn vị sử
dụng, cán bộ kỹ thuật, cán bộ mua sắm của Phòng QT-TB, cán bộ Phòng
TC-KT, đại diện đơn vị cung ứng;
o Nội dung nghiệm thu phải đúng theo hợp đồng đã ký và biên bản nghiệm
thu phải ghi đầy đủ các kết quả nghiệm thu và kiến nghị (nếu có);
- Thanh lý hợp đồng chỉ được thực hiện sau khi hoàn thành các bước và các nội
dung công việc thực hiện đã nêu ở trên.
2.2.2. Hồ sơ tạm ứng
a. Thời gian
Sau khi hợp đồng đã được ký 02 ngày, cán bộ mua sắm Phòng QT-TB làm
thủ tục tạm ứng để thực hiện hợp đồng.
b. Hồ sơ tạm ứng hợp đồng
o Biên nhận séc có đầy đủ chữ ký người nhận séc, xác nhận bộ phận, kế
toán trưởng, BGH duyệt giá trị tạm ứng quy định trên hợp đồng;
o Giấy đề nghị cấp TSCĐ, thiết bị;
o Hợp đồng kinh tế (02 bản) gốc;
o 03 báo giá cạnh tranh (01báo giá đã được thẩm định);
o Quyết định chỉ định nhà cung cấp 02 bản.
c. Hồ sơ quyết toán và thanh lý hợp đồng
o Biên nhận séc có đầy đủ chữ ký người nhận séc, xác nhận bộ phận, kế
toán trưởng, BGH duyệt phần giá trị còn lại của hợp đồng;
o 03 Báo giá cạnh tranh;
o Quyết định chỉ định nhà cung cấp;
o Biên bản nghiệm thu bàn giao và đưa thiết bị vào sử dụng;
o Biên bản thanh lý hợp đồng (02 bản) gốc;
o Giấy bảo hành, chứng nhận xuất xứ hàng nhập khẩu (nếu có)

o Hoá đơn tài chính.
2.3. Quy trình mua trên lý thuyết
Giai đoạn Người đối thoại Vai trò trong RQĐ Tiêu chuẩn RQĐ
1
Phát hiện nhu
cầu
Các đơn vị trong
trường
Thực trạng vật tư, TS
Kế hoạch đào tạo
QTTB
Ban giám hiệu
Phê duyệt kế
hoạch mua sắm
Ngân sách dự kiến
2
Xác định đặc
điểm, số lượng
Các đơn vị
QTTB
Thực trạng VTTS
Lịch sử sử dụng VTTS
Mô tả đặc điểm,
số lượng
3
Tìm kiếm nhà
cung ứng
QTTB
Lịch sử mua hàng
Danh sách tham khảo

Quan hệ cá nhân
4
Xem xét bảng
chào hàng
QTTB Nhận bảng chào
hàng, xét duyệt
và gửi đi các đơn
vị liên quan
Báo giá có dấu đỏ
Ngày tháng năm
Chủng loại
Nhãn mác
Xuất xử thiết bị
TCKT
Thẩm định báo
giá
So sánh với giá thị
trường, những lần
mua trước
Chiết khấu, khuyến
mại
5
Chuẩn bị cho
đơn hàng, hợp
đồng
QTTB
Soạn thảo hợp
đồng, kiểm tra kĩ
nháy, chuyển qua
TCKT

6
Lựa chọn nhà
cung ứng
TCKT
Giá cả cạnh tranh
Tiêu chuẩn chất lượng
Thật thà trong buôn
bán (Lịch sử mua
hàng)
Trả lời nhanh chóng
thư từ điện tín
BGH
Lựa chọn/ Chấp
thuận chỉ định từ
TCKT
Đề xuất từ phòng
TCKT
7
Xem xét mức độ
thỏa mãn sau
mua
QTTB
TCKT
SV, GV
Thanh tra
Nghiệm thu, bàn giao,
phản hôi
Hoàn tất các giấy tờ
còn lại
Sử dụng, phản hồi

2.4. Quy trình mua trên thực tế
Cần xác định:
Quyết định về mua sắm thiết bị máy chiếu dành cho giảng đường B2 nằm trong kế
hoạch xây dựng và mua sắm đã được phê duyệt của BGH, do đó, giai đoạn phát
hiện nhu cầu và giai đoạn xác định đặc điểm số lượng coi như đã hoàn tất, thậm chí
cả bản mô tả đặc điểm cũng đã được hoàn thành đồng thời (tức 3 giai đoạn đầu
được gộp lại, cho kết quả là QĐ phê duyệt mua sắm của BGH). Dù vậy, không loại
trừ khả năng, trong quá trình đi đến QĐ chung bao gồm QĐ mua máy chiếu, phòng
QTTB và TCKT có sự tham gia.
Giai đoạn
Người đối
thoại
Vai trò trong RQĐ Tiêu chuẩn RQĐ
1 Phát hiện nhu
cầu
BGH
QTTB
TCKT
BGH: Phê duyệt kế
hoạch mua sắm
QTTB, TCKT :
Yêu cầu đào tạo (tổng
hợp nhu cầu từ nhiều
Thông tin, ảnh
hưởng RQĐ
bên
Kế hoạch XD
Ngân sách dự kiến
Xác định đặc
điểm sản phẩm,

số lượng
Mô tả đặc điểm,
số lượng
2
Tìm kiếm nhà
cung ứng
QTTB
TCKT
BGH
Xét duyệt báo giá
Quyết định chỉ định,
chuẩn bị hợp đồng
Thông qua quyết
định; Ký hợp đồng
Lịch sử mua hàng
Quan hệ cá nhân
Chiết khấu, khuyến
mại
Xem xét bảng
chào hàng
Lựa chọn nhà
cung ứng
Chuẩn bị cho
đơn hàng, hợp
đồng
3
Xem xét mức độ
thỏa mãn sau
mua
QTTB

TCKT
SV, GV.
Nghiệm thu, bàn giao,
phản hôi
Hoàn tất các giấy tờ
còn lại
Sử dụng, phản hồi
Sự thay đổi giữa quy trình về nhu cầu thực tế
- Tiêu chuẩn ra quyết định: Quyền lực tập trung vào một số đầu mối, với tiêu
chuẩn RQĐ là những lợi ích cá nhân, thường không rõ ràng
- Các giai đoạn diễn ra lồng ghép, không nhất thiết theo trình tự thời gian
- Tốc độ RQĐ và kết thúc quá trình mua phụ thuộc vào vấn đề đám phán lợi ích –
tiêu chuẩn RQĐ
3. Kết luận – Đề xuất
- Những người cung ứng có thể gặp trở ngại về chuyện giấy tờ quá nhiều, tệ quan
liêu, những quy định không cần thiết thông qua quyết định chậm trễ và thường
hay thay đổi người đi mua sắm => Phải nắm vững quy chế đó và tìm cách khắc
phục => Tài liệu hướng dẫn chi tiết về thủ tục bán hàng.
- Chính sách mua sắm chú trọng nhiều đến giá cả (thực tế) -> nỗ lực đáng kể để
hạ giá thành của mình và thỏa thuận về % chiết khấu. Trong những trường hợp
các đặc điểm của sản phẩm được xác định kỹ lưỡng thì việc tạo đặc điểm khác
biệt cho sản phẩm không phải là một yếu tố Marketing.
- Sức mạnh của thông tin và mối quan hệ: MQH với đầu mối quyết định và thông
tin tình báo về các đối thủ cạnh tranh, chuẩn bị kỹ việc tham gia chào hàng và
tăng cường thông tin để giới thiệu và khuếch trương danh tiếng của công ty