Xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho tại công ty tnhh seong ji vina

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.51 MB, 52 trang )

ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO TẠI
CÔNG TY TNHH SEONG JI VINA
SVTH: Nguyễn Thị Phượng
Lớp 44S3
SĐT: 0973460597
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện và hoàn thành tốt đề tài khóa luận tốt nghiệp này, em đã nhận được sự
giúp đỡ và hướng dẫn của các Thầy Cô và các bạn thuộc khoa Hệ thống Thông tin trường
Đại học Thương mại.
Em xin cảm ơn các thầy cô thuộc khoa Hệ thống Thông tin đã cung cấp cho em
những kiến thức vô cùng quý báu và cần thiết trong suốt thời gian học tập tại trường để
em có thể thực hiện và hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp.
Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Ngô Duy Thắng đã tận tình hướng dẫn
và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực hiện đề tài.
Cuối cùng, em rất cám ơn gia đình cùng bạn bè đã tạo điều kiện thuận lợi, động
viên và giúp đỡ em thực hiện đề tài.
Do giới hạn về mặt thời gian và kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tiễn nên đề
tài không tránh khỏi những sai sót ngoài ý muốn. Em mong nhận được sự thông cảm của
Quý Thầy Cô và mong đón nhận sự đóng góp ý kiến của Thầy Cô và các bạn.
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Phượng
1

MỤC LỤC
LÕÌI CM ÕN..............................................................................................................................1
LÕÌI MÕỊ ÐÂÌU............................................................................................................................3
1.

TâÌm quan trng, yì nghiÞa ca ðêÌ taÌi nghiên cýìu..........................................................3

2.

TơỊng quan vêÌ vâìn ðêÌ nghiên cýìu.....................................................................................3

3.

Mc tiêu c thêỊ câÌn gii quìt trong ðêÌ taÌi...............................................................3

4.

Ðơìi týõịng vaÌ phm vi nghiên cýìu ca ðêÌ taÌi..............................................................3

5.

Phýõng phaìp nghiên cýìu.......................................................................................................3
5.1.

Phýõng phaìp thu thâịp sơì liêịu......................................................................................3

5.2.

Phýõng phaìp xýỊ lyì sơì liêịu.........................................................................................3

6.

Kêìt câìu khoìa lịn...............................................................................................................3

CHÝÕNG 1. TƠỊNG QUAN VÊÌ QUN TRIị KHO..............................................................3
1.1.

Cõ sõỊ lyì thuìt vêÌ qun triị kho..................................................................................3

1.1.1. Khaìi niêịm qun triị kho..............................................................................................3
1.1.1.1. Khaìi niêịm kho........................................................................................................3
1.1.1.2. Vai troÌ ca kho.......................................................................................................3
1.1.2. Vai troÌ ca qun triị kho............................................................................................3
1.1.2.1. Tơìi ýu hoìa haÌng trong kho......................................................................................3
1.1.2.2. Giảm chi phí nhờ tập trung.........................................................................................3
1.1.2.3. Giảm chi phí trong vận chủn hàng hóa...................................................................3
1.1.3. Cơng taìc qun triò kho...................................................................................................3
1.1.3.1. Quy triÌnh nhâòp kho..................................................................................................3
1.1.3.2. Quy triÌnh xuâìt kho....................................................................................................3
CHÝÕNG 2. THÝịC TRNG CƠNG TAìC QUN LYì KHO TI CƠNG TY TNHH
SEONG JI VINA.............................................................................................................................3
2.1.

Giõìi thiêịu vêÌ Cơng ty TNHH Seong Ji Vina....................................................................3

2.1.1.

Thông tin chung vêÌ Công ty TNHH Seong Ji Vina.....................................................3

2.1.2.

Quaì triÌnh phaìt triêỊn ca Cơng ty..........................................................................3

2.1.3.

Cõ câìu tơỊ chýìc vaÌ chýìc nãng ca týÌng bơị phâịn trong Cơng ty......................3
2

2.2.

Thýịc trng cơng taìc qun lyì kho ti Cơng ty TNHH Seong Ji Vina.........................3

2.2.1.

Thýịc trng cơng taìc qun lyì kho ti Cơng ty TNHH Seong Ji Vina..................3

2.2.2.

Ðaình giaì vêÌ hot ðơịng qun lyì kho ca Cơng ty TNHH Seong Ji Vina.........3

CHÝÕNG 3. QUY TRIÌNH TRIÊÒN KHAI PHÂÌN MÊÌM QUAÒN LYì KHO TI CƠNG
TY TNHH SEONG JI VINA...........................................................................................................3
3.1.

Phân tích u câÌu hêị thơìng...............................................................................................3

3.1.1.

Phân tiìch u câÌu hêị thơìng......................................................................................3

3.1.2.

u câÌu ðơìi võìi hêị thơìng........................................................................................3

3.1.2.1.

u câÌu chýìc nãng...............................................................................................3

3.1.2.2. u câÌu phi chýìc nãng.............................................................................................3
3.2.

Phân tiìch phâÌn mêÌm qun lyì kho vâịt tý......................................................................3

3.2.1. Sõ ðơÌ chýìc nãng chýõng triÌnh........................................................................................3
3.2.2.

Sõ ðôÌ caìc mô ðun chýõng triÌnh.................................................................................3

3.2.2.1. Mơ ðun: Chýõng triÌnh qun lyì kho haÌng hoìa vâịt tý.........................................3
3.2.2.2. Mơ ðun: Hêị thơìng....................................................................................................3
3.2.2.3. Mơ ðun: Qun lyì nhâịp xìt.................................................................................3
3.2.2.4. Mơ ðun: Qun lyì danh mc..................................................................................3
3.2.2.5. Mơ ðun: TơỊng hõịp.................................................................................................3
3.2.2.6. Mơ ðun: Baìo caìo......................................................................................................3
3.2.3.

Thiêìt kêì lơ gic..............................................................................................................3

3.2.3.1. Sõ ðơÌ lÌng dýÞ liêịu..............................................................................................3
3.2.3.2. Mơ hiÌnh thýịc thêỊ liên kêìt.....................................................................................3
3.2.3.3. Sõ ðơÌ quan hêị thýịc thêỊ........................................................................................3
3.3.

CaÌi ðãịt vaÌ sýỊ dng.......................................................................................................3
3.3.2.3. CaÌi ðãòt phâÌn cýìng, phâÌn mêÌm............................................................................3
3.3.2.4. ÐaÌo taòo nhân sýò.....................................................................................................3

3.3.

Khai thaìc vaÌ baÒo haÌnh, baÒo triÌ...................................................................................3

3.4.

Ðaình giaì kêìt quaÒ triêÒn khai phâÌn mêÌm.....................................................................3

KÊìT LịN..................................................................................................................................3
TAÌI LIÊịU THAM KHO.........................................................................................................3

3

Danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ
Danh mục từ viết tắt

4

LỜI MỞ ĐẦU
Vào thời đại bùng nổ thông tin, với sự vận động không ngừng của Công nghệ thông
tin trên toàn thế giới, mọi tổ chức kinh tế, xã hội đều mong muốn tận dụng tối đa khả
năng cho phép của Công nghệ thông tin để hiện đại hóa quản lý sản xuất kinh doanh
nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Quản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng địi hỏi bợ phận quản lý phải

thường xun cập nhật thông tin về hàng hóa nhập xuất. Quản lý kho một cách hiệu quả
không đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống. Việc ứng dụng
CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm
bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư và, nguyên vật liệu và sản phẩm mợt cách chính
xác, kịp thời. Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết
định đúng đắn giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh.
Với những lí do trên, em đã chọn đề tài:“ Xây dựng quy trình triển khai phần mềm
quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina”.

5

1.

Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài nghiên cứu.

Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, để đảm bảo cho quá trình sản
xuất kinh doanh diễn ra bình thường và liên tục thì đều địi hỏi mợt lượng hàng trong kho
nhất định. Đây được coi như là “miếng đệm an toàn” giữa cung ứng và sản xuất.
Thường thì giá trị hàng trong kho chiếm 30%-40% tổng giá trị tài sản của doanh
nghiệp. Do đó nhà quản trị cần phải kiểm soát lượng hàng trong kho thật cần thận thông
qua việc xem xét lượng tồn kho có hợp lý hay không cũng như các biện pháp cần thiết để
nâng cao hoặc giảm lượng hàng trong kho. Vì nếu lượng hàng trong kho quá nhỏ hay quá
lớn đều không đạt hiệu quả tối ưu và ảnh hưởng tới lợi nhuận kinh doanh của doanh
nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm quản lý kho là một trong những biện pháp để kiểm
soát lượng hàng trong kho, giúp xác định lượng hàng trong kho tới ưu với chi phí lưu kho
nhỏ nhất. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em đã chọn đề tài “ Xây
dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina”.
1.

Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.

Hiện nay, trên thế giới cũng như tại Việt Nam, các công ty ngày càng có xu hướng
sử dụng phần mềm quản lý, trong đó có phần mềm quản lý kho. Trên thực tế, có nhiều
công trình nghiên cứu về phần mềm quản lý kho hay phân tích thiết kế hệ thống quản lý
kho. Tuy nhiên, hầu hết các công trình này chỉ tập trung vào việc nghiên cứu, phân tích
mà chưa đưa ra mợt quy trình cụ thể cho việc ứng dụng và triển khai phần mềm.
Xây dựng quy trình triển khai phần mềm không phải là vấn đề cũ nhưng cũng chưa
được nghiên cứu một cách cụ thể và đầy đủ. Khóa luận này xin được phần nào giải quyết
vấn đề trên.
2.

Mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài.

Thông qua việc nghiên cứu đề tài này, em muốn đưa ra cái nhìn tổng quát về công
tác quản trị kho, từ đó xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho nhằm nâng
cao hiệu quả quản lý kho cho doanh nghiệp.
3.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận:
6

- Quy trình quản lý kho: quản lý xuất, quản lý nhập, quản lý tồn kho.
- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý kho hàng, từ đó tiến hành xây
dựng CSDL và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý kho.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Seong Ji Vina là một doanh nghiệp sản xuất,

thương mại. Công tác quản lý kho tại Công ty bao gờm 2 mảng chính là : quản lý kho
hàng hóa và quản lý kho vật tư. Trong phạm vi kiến thức và thời gian cho phép, em xin
được trình bày quy trình xây dựng phần mềm quản lý kho hàng hóa vật tư tại Công ty.
4.

Phương pháp nghiên cứu.

4.1.

Phương pháp thu thập số liệu

- Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: thu thập bằng cách phỏng vấn trực tiếp các
nhân viên của Công ty; trực tiếp đến kho của Công ty để quan sát, tìm hiểu tình hình thực
tế.
- Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp: Tham khảo sách báo, tài liệu có liên quan
đến đề tài nghiên cứu.
4.2.

Phương pháp xử lý số liệu

Tổng hợp, so sánh và phân tích các sớ liệu thu thập được
5.

Kết cấu khóa luận.

Khóa luận gồm 3 phần:
Chương 1. Tổng quan về quản trị kho
Chương 2. Thực trạng công tác quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina
Chương 3. Quy trình triển khai phần mềm quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji
Vina.

7

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ KHO
1.1.

Cơ sở lý thuyết về quản trị kho

1.1.1. Khái niệm quản trị kho
1.1.1.1. Khái niệm kho
Kho hàng là nơi mà lưu giữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng
hóa cho khách hàng, nó thực hiện các chức năng sau đây:
- Tập hợp hàng hóa để vận chuyển.
- Cung cấp và trộn hàng hóa.
1.1.1.2. Vai trò của kho
Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa của doanh
nghiệp.
Vai trò của kho là:
- Đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, là nơi giúp
doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn bợ
hệ thớng.
- Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối. Kho có thể chủ động tạo
ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối, nhờ đó giảm chi
phí bình qn trên mợt đơn vị, kho góp phần tiết kiệm chi phí lưu thơng thơng qua việc
quản lý hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, trạng thái lô hàng giao, góp phần giao
hàng đúng thời gian.
1.1.1.3. Khái niệm quản trị kho
Quản trị kho là chức năng được hiểu như là việc kết hợp hàng hóa trong kho của
một công ty và các nhu cầu khác nhau về hàng hóa đó để đạt được hiệu quả tối ưu.

Quản trị kho đề cập đến việc một công ty thực hiện các hoạt động để có được và
bảo quản hàng hóa mợt cách thích hợp, cũng như việc theo dõi các đơn hàng, vận chuyển
và xử lý, và các chi pgí khác có liên quan.

8

1.1.2. Vai trò của quản trị kho
1.1.2.1. Tối ưu hóa hàng trong kho.
Quản lý kho liên quan đến việc đảm bảo rằng có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu, giúp
cho sản phẩm được duy trì một cách tối ưu ở những vị trí cần thiết xác định trong hệ
thớng logistics nhờ đó mà các hoạt động được diễn ra mợt cách bình thường.
1.1.2.2. Giảm chi phí nhờ tập trung
1.1.2.3. Giảm chi phí trong vận chuyển hàng hóa
1.1.3. Cơng tác quản trị kho
1.1.3.1. Quy trình nhập kho
* Mục đích: Nhập kho theo đúng yêu cầu của công ty về mặt số lượng, chất lượng
và tiến độ.
* Phạm vi: Áp dụng cho các loại hàng hóa là sản phẩm của công ty và các loại hàng
hóa khác.
* Nội dung:
- Thông tin nhận hàng:
Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về nhập hàng, phịng mua hàng lập mợt
bản tiến đợ mua hàng. Tiến độ nhận hàng được lập theo mẫu biểu đính kèm quy định này.
Tiến đợ nhận hàng được chủn cho phịng mua hàng, kho biết để chủ đợng sắp xếp
công việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách.
- Kiểm tra hàng hóa:
Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân viên
bán hàng cùng kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách hàng hóa.
+ Kiểm tra số lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượng theo

phương pháp đồng dạng.
+ Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng.
+ Kiểm tra về quy cách.
Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng hóa, biên bản có chữ ký xác nhận của
Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng.

9

Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc khơng đúng theo thỏa tḥn,
phịng cung ứng phải làm việc làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp
đồng.
Trường hợp hàng hóa đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Thủ kho lập phiếu nhập
kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toàn, phòng cung ứng, phịng bán hàng.
Phiếu nhập kho theo mẫu của Bợ tài chính.
- Nhập kho và sắp xếp hàng hóa:
Hàng hóa được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho và hướng dẫn công việc lưu
kho.
Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng, thuận tiện cho việc tìm
kiếm.
Sau khi hàng hóa đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ
kho. Thẻ kho được ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên. Mỗi loại hàng
hóa phải ghi mợt thẻ kho riêng.
1.1.3.2. Quy trình x́t kho
* Mục đích: Thủ tục này quy định cách thức đảm bảo rằng hàng hóa được xếp dỡ –
lưu kho – bao gói – bảo quản và giao hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng sử dụng
sai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và mất mát.
* Phạm vi: Thủ tục này áp dụng cho mọi hàng hóa của công ty.
* Nội dung:
Khi có hàng về thủ kho căn cứ vào phiếu mua hàng để nhập hàng vào kho, thủ

kho cần ghi số lượng hàng nhập vào phiếu nhập. Việc nhập hàng thể hiện qua phiếu nhập
và thẻ kho.

10

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO TẠI CƠNG TY
TNHH SEONG JI VINA
2.1.

Giới thiệu về Cơng ty TNHH Seong Ji Vina

2.1.1.

Thông tin chung về Công ty TNHH Seong Ji Vina

Tên tiếng Việt: Công ty TNHH Seong Ji Vina
Trụ sở công ty: KCN Khai Sơn, Thanh Khương, Thuận Thành, Bắc Ninh
Điện thoại: 0241 379 8601
Fax: 0241 379 8600
Ngày thành lập: 05/2008
Số vốn điều lệ: 60.000.000 VNĐ
2.1.2.

Quá trình phát triển của Công ty

Seong Ji được thành lập vào năm 1985, là công ty TNHH chuyên sản xuất, lắp ráp
và kinh doanh cáp và các sản phẩm khai thác hệ thống dây điện ở Hàn Q́c. Cơng ty
cung cấp tín hiệu, DVI, M1, MDR, HDMI, các thiết bị quang học, máy in, USB, cáp dữ
liệu..Công ty có nhiều công ty con tại nhiều nước khác nhau như Trung Quốc, Thái Lan,

Mexico va Việt Nam.
Công ty TNHH Seong Ji Vina là một công ty với 100% vốn đầu tư của Hàn Quốc ,
được thành lập vào tháng 5 năm 2008, là công ty con của Công ty Seong Ji. Công ty
chuyên sản xuất và kinh doanh các mặt hàng điện tử, linh kiện điện tử…Các mặt hàng
kinh doanh: cáp dữ liệu, dây cáp nối bản mạch.
- Với số công nhân hơn 300 người trong năm đầu thành lập, đến nay Công ty đã có
trên 600 công nhân với trình độ chuyên môn cao.
- Thị trường chính của Cơng ty: Trung Q́c, Mexico, Malaysia, Thái Lan
- Chiến lược, định hướng phát triển các năm tiếp theo: Mở rợng diện tích nhà
xưởng, tủn thêm 300 lao động để phát triển thị trường cho Foxconn và Nokia.
2.1.3.

Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong Công ty

Công ty TNHH Seong Ji Vina với tổng số hơn 600 công nhân và nhân viên, được
sắp xếp theo cơ cấu tổ chức như sau:
11

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chính:
* Ban lãnh đạo
Tổng giám đốc: Kim Gun Jun
Trưởng bộ phận quản lý: Yoon Min Young
Trưởng phòng sản xuất: Lee Myung Jae
Trưởng phịng chất lượng: Lee Han Chul
* Phịng kế toán
Gờm 2 người. Phịng kế toán có nhiệm vụ giúp Tởng giám đớc thực hiện việc quản
lý tình hình tài chính của cơng ty. Phịng cũng có nhiệm vụ phân tích, đánh giá hiệu quả
kinh doanh và thực hiện các quy định của nhà nước về tài chính kế toán….
* Phịng bán hàng

Gờm 1 người. Phịng bán hàng có nhiệm vụ:
- Tun truyền, quảng bá, giới thiệu các mặt hàng của công ty với hệ thống khách
hàng.
- Thực hiện phân phối hàng hóa cho bạn hàng và cho công ty mẹ bên Hàn Quốc.
- Tìm hiểu, nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, nghiên cứu khả năng tiêu
thụ các mặt hàng.
12

- Nắm bắt, bổ sung tình hình biến động giá cả thị trường, các đối thủ cạnh tranh.
Trên cơ sở đó, đưa ra phương án linh hoạt về hàng hóa cũng như hoạt động kinh doanh
của công ty.
- Giữ mối quan hệ thường xuyên với khách hàng, tiếp nhận và phản ánh với Công ty
những yêu cầu, đề nghị của từng khách hàng hoặc Hệ thống khách hàng.
- Duy trì đều đặn hoạt động bán hàng với khách hàng thường xuyên cũng như với
khách hàng đã từng có mối quan hệ.
- Lập phương án mở rộng, thu hút khách hàng.
- Nghiên cứu, xây dựng mối quan hệ đa phương, trong và ngoài nước nhằm tìm ra
những giải pháp thích ứng kịp thời tình hình đổi mới nền kinh tế.
- Nghiên cứu tình hình cung cầu trong và ngoài nước nhằm xúc tiến đạt hiệu quả
cao trong hoạt động thương mại.
* Phịng thu mua
Gờm 5 người. Phịng thu mua có nhiệm vụ:
- Giao dịch, thu mua vật tư, hàng hóa theo yêu cầu.
- Theo dõi, kiểm tra chất lượng vật tư, hàng hóa khi mua.
- Quản lý đánh giá các nhà cung cấp.
- Theo dõi các đơn đặt hàng và tình hình thanh toán cho các nhà cung cấp.
- Thương lượng, quản lý giá cả mua hàng.
* Bộ phận quản lý kho
Gồm 3 người. Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa, vật tư trong kho.

Bộ phận DLC và bộ phận dụng cụ, bộ phận kỹ thuật thuộc bộ phận sản x́t. Đây
chính là bợ phận quan trọng tạo ra sản phẩm của Công ty.
2.2.

Thực trạng công tác quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina

2.2.1.

Thực trạng công tác quản lý kho tại Công ty TNHH Seong Ji Vina

Sơ đồ tổ chức hệ thống quản lý hàng hóa vật tư trong Công ty TNHH Seong Ji Vina

13

* Trong hệ thống tổ chức quản lý hàng hóa vật tư, có hai bộ phận quan trọng đó là:
Bộ phận mua hàng và Bộ phận bán hàng.
- Bộ phận mua hàng: Thực hiện việc mua hàng theo dự trù của Công ty. Bộ phận
mua hàng sẽ tìm thông tin về nhà cung cấp trên cơ sở dùng tệp tin chứa thông tin của nhà
cung cấp và vật tư. Sau khi thương lượng với nhà cung cấp, Bộ phận mua hàng sẽ in ra
một đơn hàng gửi đến nhà cung cấp, một bản sao của đơn hàng sẽ được lưu lại. Mỗi đơn
đặt hàng có thể chứa nhiều loại vật tư.
- Bộ phận quản lý vật tư: Có nhiệm vụ nhận hàng từ nhà cung cấp gửi đến rồi nhập
hàng vào kho. Bợ phận này sử dụng mợt máy tính để nhập mã vật tư, tên vật tư, số lượng,
đơn giá…Hàng hóa vật tư được nhà cung cấp gửi tới có kèm theo phiếu giao hàng. Mỗi
phiếu giao hàng có chứa nhiều loại vật tư khác nhau. Nội dung của phiếu giao hàng cũng
được lưu lại phục vụ cho việc quản lý vật tư.
Dưới đây sẽ là cụ thể từng công việc được thực hiện trong quá trình quản lý hàng
hóa, vật tư tại Công ty.
- Nhập hàng hóa, vật tư

Để nhập hàng hóa vật tư, Công ty phải đặt mua vật tư với nhà cung cấp những vật
tư mà Công ty cần.
Nguồn hàng được nhập thông qua đơn đặt hàng, đó là hợp đồng mua bán giữa Công
ty và nhà cung cấp.

14

Hàng hóa, vật tư nhập về sẽ được kiểm tra xem có đúng số lượng, chất lượng rồi
phân loại và cho vào nhập kho. Các báo cáo liên quan đến việc nhập hàng hóa vật tư
được thể hiện qua phiếu mua hàng và thẻ kho theo mẫu sau:
Công ty TNHH Seong Ji Vina
PHIẾU MUA
Số: ……………
Ngày: ………...
Người bán: …………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………..
Số điện thoại: ………………………Số Fax: ………………………………
STT

Mã số

Tên vật tư

ĐVT

Đơn giá Số lượng

Thành tiền

Tổng cộng
Số tiền bằng chữ:……………………………………………………………
Ngày ….Tháng …. Năm 200…
Thủ kho

Công ty TNHH Seong Ji Vina
15

Ghi chú

Số: ………………
THẺ KHO
Thẻ lập ngày ….. tháng ….. năm 200….
Tên hàng: ………………………………………………………………………….
Đơn vị tính: ………………………………………………………………………..
STT

Chứng từ
Sớ

Diễn giải

Ngày nhập x́t

Ngày

Sớ lượng
Nhập

X́t

Tờn

Khi hàng về nhập kho, thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho. Mỗi
hàng đều có một thẻ kho riêng. Nếu hàng đã có trong kho thì thủ kho sẽ ghi thêm vào thẻ
kho có sẵn, đối với mặt hàng mới thì thủ kho cần tiến hành lập thẻ kho mới.
- Xuất hàng
Hàng hóa, vật tư được xuất căn cứ theo định mức của từng hạng mục, theo tình hình
chung của khách hàng qua các dự án thì đội trưởng đội sản xuất sẽ thống kê được những
loại vật tư nào cần dùng cho sản xuất, nhưng chính những loại hàng hóa, vật tư đó Thủ
kho lại thấy trong kho đã hết hoặc cịn ít, từ đó đưa ra yêu cầu nhập thêm hàng mới, hoặc
xuất vật tư cho các dự án đang cần loại vật tư đó.
Các báo cáo liên quan đến việc xuất hàng hóa, vật tư thể hiện qua phiếu đề nghị
xuất hàng hóa, vật tư, phiếu xuất, báo cáo nhập xuất tồn kho trong tháng:
Công ty TNHH Seong Ji Vina
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT
Số: ………………
Hạng mục: …………………………………………………………………
Ngày: …………………………………………………………………………
STT Mã số

Tên hàng

ĐVT

Đơn Giá
16

Số Lượng

Ghi Chú

loại VT

Ngày…. Tháng ….Năm 200….
Người đề nghị

Hàng hóa được xuất theo yêu cầu của khách hàng, vật tư từ kho được xuất ra hạng
mục dự án theo phiếu đề nghị của Phòng sản xuất. Sau khi xem xét thấy phiếu đề nghị là
hợp lý và vẫn thuộc trong định mức quy định cho từng hạng mục thì Thủ kho tiến hành
việc xuất kho. Việc xuất hàng hóa, vật tư từ kho ra hạng mục dự án sẽ được thể hiện dưới
dạng phiếu xuất kho.

Công ty TNHH Seong Ji Vina
Số :……………….
PHIẾU XUẤT
Ngày ….. Tháng …. Năm 200….
Hạng mục: ………………………………………………………………
STT Mã số

Tên hàng

ĐVT

Số lượng

loại, VT

Thủ kho

Người nhận

17

Ghi Chú

Bất cứ lúc nào ban quản lý cũng xem được báo cáo nhập xuất tồn.
Công ty TNHH Seong Ji Vina
BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN
Từ ngày …………đến ngày …………
STT Mã số Tên hàng

Tồn đầu kì

Nhập

Xuất

Tồn cuối kì Ghi chú

Ngày …. Tháng …. Năm 200…
Kế toán trưởng

2.2.2.

Thủ kho

Đánh giá về hoạt động quản lý kho của Công ty TNHH Seong Ji Vina

Qua tìm hiểu phương thức hoạt động của hệ thống quản lý ở trên, ta thấy công việc
hàng ngày của Công ty thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn xảy ra liên
tục, đặc biệt là công việc nhập và xuất hàng hóa, vật tư. Dữ liệu luôn biến đợng và địi hỏi
tính chính xác cao.
* Nhận xét hệ thớng cũ
Đầu tư cho thiết bị ít, cần nhiều nhân lực, hiệu quả thấp, thời gian theo dõi không
kịp thời, kế toán thống kê không chuẩn, không đảm bảo yêu cầu đặt ra.
Số lượng hàng hóa, vật tư nhiều, chủng loại phong phú, nếu như không quản lý tốt,
chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập. Mỗi lần xuất, nhập vật tư là lại có
một hóa đơn lưu trữ, như vậy chỉ tính trong mợt lần báo cáo về tình hình xuất, nhập vật tư
thì số lượng hóa đơn sẽ rất nhiều. Nếu kế toán và thủ kho không cẩn thận sẽ dẫn đến việc
làm thất thoát hóa đơn, từ đó làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
18

Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm một hóa đơn nào đó để kiểm tra sẽ mất rất nhiều thời gian
và khi muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
Để quản lý tốt cần phải sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại các hồ sơ
được lặp đi lặp lại và kiểm tra qua nhiều khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, nhưng cũng
khó tránh khỏi sai sót dữ liệu hoặc khơng hoàn toàn chính xác. Nếu có sai sót thì việc tìm
kiếm dữ liệu để khắc phục cũng sẽ rất khó khăn. Nếu không giải quyết kịp thời, có thể
dẫn đến việc nhầm lẫn dữ liệu, gây mất tài sản chung cho Công ty, cũng như không phục
vụ tốt công tác chỉ đạo của quản lý Công ty.
* Yêu cầu của hệ thống mới
Hệ thống mới cần khắc phục được nhược điểm của hệ thống cũ, tìm kiếm thông tin
nhanh, thống kê một cách chính xác. Quản lý kho bằng phần mềm mới có các chức năng
chính như:
- Quản lý danh mục

- Quản lý nhập xuất
- Báo cáo
Do vậy, việc đưa máy vi tính và ứng dụng phần mềm vào quản lý hàng hóa, vật tư
trong Công ty là nhu cầu cấp thiết nhằm khắc phục những nhược điểm nói trên của
phương pháp xử lý bằng tay, đồng thời nó có thể giúp việc xử lý chính xác và nhanh gọn.
Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng các phần mềm quản lý kho thông thường thì sẽ dẫn đến
khuyết điểm dữ liệu không được nhất quán, do vậy cần phải xây dựng quy trình triển khai
phần mềm quản lý kho chuyên biệt cho Công ty nhằm khắc phục các yếu điểm trên.
CHƯƠNG 3. QUY TRÌNH TRIỂN KHAI PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO TẠI
CÔNG TY TNHH SEONG JI VINA
3.1.

Phân tích u cầu hệ thớng

3.1.1.

Phân tích u cầu hệ thống

Quản lý hàng hóa vật tư là hoạt động có ở bất cứ cơ sở sản xuất kinh doanh nào, kể
cả nhà nước lẫn tư nhân. Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ thì
các đơn vị sản xuất dần dần chuyển từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý
nhằm giảm thiếu tới đa chi phí, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. Yêu cầu đặt ra
đối với bài toán quản lý kho hàng hóa vật tư là quản lý được hàng tồn kho, có thể biết
19

được hiện nay trong kho này hàng hóa tồn kho với số lượng bao nhiêu, chất lượng ra sao,
hàng trong kho khác thì sao, quản lý được các đơn vị, tổ chức thường xuyên thực hiện
giao dịch với đơn vị mình, thực hiện viết các phiếu xuất, phiếu nhập khi phát sinh giao
dịch với khách hàng hoặc nhà cung cấp, cho phép xem thẻ kho, lập các báo cáo về tình

hình nhập xuất của đơn vị…
3.1.2.

Yêu cầu đối với hệ thống

3.1.2.1. Yêu cầu chức năng
* Quản lý danh mục
- Cập nhật danh mục kho.
- Cập nhật danh mục hàng hóa, vật tư.
- Cập nhật danh mục các đơn vị nhập.
- Cập nhật danh mục các đơn vị xuất.
- Cập nhật danh mục tính chất nhập, tính chất xuất.
* Quản lý xuất, nhập
- Quản lý phiếu nhập kho.
- Quản lý phiếu xuất kho.
* Quản lý tồn kho
- Nhập tồn kho ban đầu.
- Xem tồn kho tại thời điểm hiện tại.
- Tổng hợp phát sinh nhập, xuất trong kì.
* Xuất báo cáo
- Tổng hợp báo cáo nhập hàng cho đơn vị.
- Tổng hợp báo cáo xuất hàng cho đơn vị.
- In các báo cáo về hàng tồn kho cuối kỳ.
- Xem và in thẻ kho đối với từng mặt hàng.
- In các phiếu nhập, phiếu xuất.
3.1.2.2. Yêu cầu phi chức năng
a. Hệ thống có chức năng bảo mật và phân quyền.
- Người sử dụng chương trình: đăng kí và phân quyền cho người sử dụng chương
trình, giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát được chương trình.
20

Xây dựng quy trình triển khai phần mềm quản lý kho tại công ty tnhh seong ji vina

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về