Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Mạnh Đức

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1
PHẦN I: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ KẾT QUẢ
TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC
I. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH Mạnh Đức được thành lập vào ngày 21 tháng 09 năm
1999 theo Giấy phép thành lập doanh nghiệp số 4592 GP/TLDN của Uỷ ban
Nhân dân thành phố Hà Nội và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số
073477 GP/ĐKKD của Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội. Là công ty
TNHH 2 thành viên trở lên, công ty có tên giao dịch là Manh Duc Company
Limited, viết tắt Manh Duc Co.,Ltd. Công ty có tư cách pháp nhân, có con
dấu riêng, mã số thuế: 0100943086, Giấy phép đăng ký xuất nhập khẩu trực
tiếp do Cục hải quan Thành phố Hà Nội cấp. Trụ sở chính của công ty đặt tại
tầng 8, Toà nhà CTM, 299 đường Cầu Giấy, phường Dịch Vọng, quận Cầu
Giấy, Thành phố Hà Nội, điện thoại: 04.2201589, fax: 04.2201598, website:
manhducco.com.vn.
Tại thời điểm thành lập, công ty có số vốn điều lệ 1 tỷ đồng. Hoạt động
kinh doanh mua bán, cung cấp các thiết bị, máy móc trong ngành công
nghiệp, công ty đã từng bước tìm được chỗ đứng trên thị trường và trở thành
nhà cung cấp thiết bị cho nhiều nhà máy, trường học ở miền Bắc. Năm 2003,
với mong muốn tiếp cận thị trường tiềm năng ở khu vực phía Nam đang phát
triển hết sức năng động, công ty khai trương 1 văn phòng đại diện tại 163
Nguyễn Văn Trỗi, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh phụ trách thị trường
khu vực phía Nam. Tháng 3 năm 2007, để mở rộng hoạt động kinh doanh,
công ty tăng số vốn điều lệ lên 4,9 tỷ đồng. Tới nay, sau hơn 8 năm hoạt
động, công ty Mạnh Đức đã khẳng định được chỗ đứng trên thị trường máy
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
2

và thiết bị công nghiệp, trở thành một nhà cung cấp đáng tin cậy của nhiều
nhà máy, khu công nghiệp, các viện khoa học công nghệ và các trường đại
học, cao đẳng, dạy nghề… trên khắp cả nước.
2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
2.1. Ngành nghề, quy mô kinh doanh, đặc điểm về sản phẩm và thị trường
Công ty TNHH Mạnh Đức là công ty thương mại cung cấp chủ yếu các
sản phẩm ngành công nghiệp, cơ khí, đo lường, điều khiển, điện, điện tử, điện
lạnh, điện dân dụng, tin học, thiết bị giảng dạy, thiết bị phòng thí nghiệm, các
phụ kiện máy công nghiệp, máy khai thác mỏ. Đây là nhóm ngành hàng kỹ
thuật cao, đòi hỏi phải có sự chuyển giao công nghệ tới khách hàng do đó
công ty còn cung cấp các dịch vụ lắp đặt, lắp ráp, sửa chữa, bảo trì, bảo hành
các trang thiết bị, máy móc và sản phẩm công ty kinh doanh nhằm tạo sự
thuận tiện tối đa trong việc vận hành máy móc của khách hàng và làm cho
khách hàng hài lòng với các sản phẩm mà mình cung cấp.
Do sản phẩm cung cấp thuộc ngành hàng công nghệ hiện đại, nên hầu
hết sản phẩm của công ty cung cấp là hàng nhập khẩu từ các nước tiên tiến
trên thế giới. Sau hơn 8 năm hoạt động, tới nay công ty đã có mối quan hệ với
nhiều nhà cung cấp ở nhiều quốc gia trên thế giới, như ATERA, ALECOP
(Tây Ban Nha), PANAMETRICS, FLUKE, EXTECH, SUN EQUIPMENT,
OMEGA (Mỹ), IFR, EUROTHERM, ELCOMETER (Anh), HBM, JUMO,
PREUSS, CHIRON, SIEMENS, TESTO (Đức), MITUTOYO, KYOWA,
HIOKI, ONO, ICOM (Nhật), SONDAR, KIA, HANA TECH (Hàn Quốc),
CARMAR, IEI, EASTAR, SUPERTEC (Đài Loan), S&M (Đan Mạch),
LEICA, PROCEQ (Thuỵ Sỹ) …
Nguồn cung cấp sản phẩm của công ty được thể hiện qua biểu đồ sau:
.
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3
Biểu đồ 01: Nguồn hàng hóa của Công ty TNHH Mạnh Đức

Nguồn: Phòng hỗ trợ
Với những sản phẩm được cung cấp từ những hãng uy tín trên thế giới,
cùng với các dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, công ty đã dần tạo dựng
được thương hiệu của mình và được nhiều khách hàng biết tới. Khách hàng
của công ty đa phần là các nhà máy, xí nghiệp hoạt động trong ngành công
nghiệp nặng, có nhu cầu mua sắm máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại
để tăng sức sản xuất. Cụ thể, công ty có 8 nhóm khách hàng, đó là:
- Các công ty liên doanh như Công ty Braun Viet Nam Co.,Ltd, Công ty
Juki Việt Nam…
- Các nhà máy khu công nghiệp như Nhà máy Zamill Steel, Viglacera,
Sông Đà 9…
- Các nhà máy đóng tàu như Công ty công nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu 1,
Nhà máy Đóng tàu Bến Thuỷ, Dung Quất…
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
4
- Các nhà máy thuộc Bộ quốc phòng: Viện kỹ thuật quân sự PKKQ, X46,
Z111, Z551...
- Các trường Đại học, Cao đẳng: Trường ĐH SPKT Hưng Yên, ĐH Thái
Nguyên, ĐH SPKT TP.HCM…
- Các nhà máy than và xi măng: Bỉm Sơn, Chinfon, Hoàng Thạch…
- Các đơn vị sử dụng nguồn vốn NSNN như Cục Tiêu chuẩn đo lường
chất lượng, Viện Cơ học ứng dụng…
- Và các đơn vị khác.
Biểu đồ sau thể hiện doanh thu cung cấp hàng hoá cho các nhóm khách
hàng năm 2007.
Biểu đồ 02: Doanh thu cung cấp hàng hoá theo nhóm khách hàng năm 2007
Nguồn: Bảng kê doanh thu 2007, Phòng Kế toán
Quá trình tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu theo hình thức cung cấp
theo hợp đồng do hàng hoá kinh doanh mang tính đặc thù, mỗi loại có đặc

Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
5
điểm kỹ thuật khác nhau và rất phức tạp, giá thành cao. Các hợp đồng thường
có giá trị từ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng. Cũng chính bởi lý do này mà hoạt
động của công ty có liên quan đến các ngân hàng và công ty tài chính để gia
tăng năng lực tài chính, nguồn vốn lưu động để việc nhập khẩu hàng hoá được
thuận lợi.
2.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Như đã trình bày ở trên, việc cung cấp hàng hoá của công ty phần lớn
được thực hiện theo hợp đồng thông qua đấu thầu theo Luật đấu thầu. Hàng
hoá nhập về theo đúng chủng loại, mẫu mã được nhập về kho. Sau khi hàng
hóa được nhập về đầy đủ theo đơn hàng, tiến hành xuất kho hàng hóa giao
hàng tại địa điểm ghi trên hợp đồng. Quy trình thực hiện một hợp đồng được
chia thành 3 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng kinh tế
Các nhân viên phòng kinh doanh là người thực hiện nhiệm vụ nghiên
cứu, tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khách hàng. Công việc này được thực hiện
ở cả 2 văn phòng Hà Nội và Hồ Chí Minh thông qua việc thường xuyên theo
dõi các báo, tạp chí về đấu thầu và đầu tư, liên lạc với khách hàng cũ để nắm
bắt được nhu cầu của khách hàng hoặc khách hàng điện thoại, fax thông báo
về nhu cầu của mình.
Phòng kinh doanh thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng, thông báo
cho phòng hỗ trợ về chủng loại, thông số kỹ thuật của thiết bị khách hàng yêu
cầu.
Phòng hỗ trợ sau khi tiếp nhận yêu cầu từ phòng kinh doanh, thực hiện
tìm kiếm nhà cung cấp qua mạng Internet, e-mail, fax hay điện thoại để nhận
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

6
được báo giá sau đó thông báo lại với nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp
thực hiện hợp đồng.
Từ báo giá phòng hỗ trợ chuyển sang, nhân viên phòng kinh doanh lên
phương án kinh doanh đối với từng hợp đồng, trình giám đốc duyệt và báo giá
tới khách hàng. Các loại tài liệu như: báo giá, hồ sơ thầu, catalog, hợp đồng
kinh tế… đều do phòng hỗ trợ chuẩn bị. Ngay sau khi thắng thầu, công ty tiến
hành thương thảo với khách hàng về các điều khoản hợp đồng và ký kết hợp
đồng với khách hàng.
Hợp đồng kinh tế được lưu tại phòng kế toán và phòng hành chính.
Giai đoạn 2: Nhập hàng và giao hàng
Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế, căn cứ vào điều khoản hợp đồng, phòng
kế toán thực hiện việc nhận tiền, ghi sổ đối với các khoản tạm ứng của khách
hàng.
Phòng hỗ trợ sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ phòng kinh doanh (cả
Hà Nội và TP.HCM), tiến hành mặc cả, kiểm tra kỹ thuật với nhà cung cấp về
các điều khoản và làm hợp đồng ngoại; lên phương án nhập hàng: làm bảo
hiểm, tờ khai, chứng từ và ký hợp đồng với forwarder; theo dõi tiến độ giao
hàng, nhận hàng và thanh toán.
Theo yêu cầu của khách hàng, phòng kế toán làm bảo lãnh, ký quỹ mở
L/C (đối với đơn hàng nhập khẩu).
Nhân viên kinh doanh làm lại phương án kinh doanh theo form chuẩn
trình Giám đốc. Khi hàng về, nhân viên kinh doanh phụ trách hợp đồng thông
báo cho khách hàng để chuẩn bị nhận hàng, tham gia bàn giao, nghiệm thu và
thanh lý hợp đồng.
Giai đoạn 3: Thanh toán
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
7
Công việc trong giai đoạn này do phòng kế toán thực hiện, bao gồm việc

thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng và forwarder; theo dõi công nợ, tiến
hành đối chiếu, đòi nợ.
3. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty
Trong một số năm gần đây, do đã có nhiều kinh nghiệm và tạo được vị
thế trên thị trường máy và thiết bị công nghiệp, kết quả hoạt động kinh doanh
của công ty ngày một khởi sắc, công ty đã tham gia đấu thầu và đảm nhận
được những gói thầu có giá trị lớn. Tổng doanh thu, lợi nhuận cũng như thuế
thu nhập doanh nghiệp đóng góp vào ngân sách nhà nước ngày một tăng đã
thể hiện sự phát triển không ngừng của Công ty TNHH Mạnh Đức. Điều này
được thể hiện qua biểu sau:
Đơn vị: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
1. Tổng doanh thu 25.913.659.953 29.710.174.033 31.154.516.639
2. Lợi nhuận trước thuế 332.591.891 335.498.275 165.063.926
3. Thuế TNDN nộp NSNN 93.125.729 93.939.517 46.217.899
4. Lợi nhuận sau thuế 239.466.162 241.558.758 118.846.027
Biểu số 01: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Mạnh Đức qua các năm
Kết quả kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây đang gặp một
số khó khăn. Mặc dù số lượng và giá trị hợp đồng ký được hàng năm tăng và
tổng doanh thu cũng tăng nhưng do ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh
tham gia vào thị trường nên Công ty phải luôn tính toán, cân nhắc giảm tỷ
suất lợi nhuận và đưa ra giá bỏ thầu cạnh tranh. Bởi vậy, lợi nhuận của Công
ty có phần giảm sút.
Vấn đề cân đối trong thu chi tài chính luôn là vấn đề mà các doanh
nghiệp nhỏ như công ty TNHH Mạnh Đức quan tâm. Do nguồn vốn tự có hạn
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
8
chế, công ty phải huy động các nguồn vốn vay từ ngân hàng và hợp tác với
các công ty tài chính trong việc nhập khẩu hàng hoá. Có thể thấy rõ tình hình

tài chính của công ty qua bảng sau:
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
1. Tổng tài sản 12.474.628.441 15.284.994.649 32.316.149.679
2. Các khoản phải thu 4.631.266.686 9.633.977.148 25.918.717.016
3. Các khoản phải trả 11.268.826.479 10.136.806.297 27.041.823.762
4. Nguồn vốn chủ sở hữu 1.205.801.962 5.148.688.352 5.274.325.917
Biểu số 02: Tình hình tài chính của công ty TNHH Mạnh Đức qua các năm
Nguồn: Báo cáo tài chính –Phòng Kế toán
Là công ty thương mại, tỷ trọng tài sản cố định trong tổng tài sản ít,
nguồn vốn của công ty chủ yếu là vốn lưu động, phục vụ quá trình luân
chuyển hàng hoá. Do là doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nguồn vốn chủ sở hữu
không nhiều nên doanh nghiệp phải huy động từ các nguồn vốn vay ngắn hạn
để tài trợ cho hoạt động của mình. Tuy số vốn lưu động luôn đảm bảo khả
năng thanh toán các khoản nợ nhưng do tỷ trọng các khoản phải thu trong vốn
lưu động là tương đối lớn nên nguy cơ gặp rủi ro tài chính của công ty là khá
cao. Việc ứ đọng vốn đã phần nào gây khó khăn và tác động không tốt tới kết
quả hoạt động của doanh nghiệp.
4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty
Công ty TNHH Mạnh Đức được tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ theo
mô hình trực tuyến chức năng. Mỗi nhóm chức năng đảm nhiệm những phần
việc cụ thể như đã trình bày trong phần 2.2. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các
bộ phận giúp cho việc thực hiện các hợp đồng được nhanh chóng, thuận lợi,
mang lại thành công cho công ty. Các bộ phận của công ty bao gồm:
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
9
1. Ban Giám đốc
Giám đốc là đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, là người đứng đầu ra
quyết định quan trọng và chịu trách nhiệm đối với những quyết định của
mình.

Giúp việc cho Giám đốc là 2 phó Giám đốc phụ trách tài chính và kinh
doanh có trách nhiệm thường xuyên báo cáo tình hình công việc cho Giám
đốc.
2. Nhóm trợ giúp
Nhóm trợ giúp chia thành 3 phòng nhỏ, mỗi phòng phụ trách những công
việc khác nhau có tính chất hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty, đó
là:
- Phòng hành chính - quản trị có nhiệm vụ quản lý sử dụng mọi tài sản, chi
phí văn phòng chung; phân loại và lưu trữ các hồ sơ hành chính, quản lý
nhân sự và thực hiện các công việc hỗ trợ kinh doanh như quảng cáo,
tiếp thị sản phẩm.
- Phòng kế toán là trung tâm xử lý các dữ liệu tài chính của công ty, trợ
giúp ban giám đốc trong việc nắm bắt các thông tin và ra quyết định tài
chính.
- Phòng trợ giúp kỹ thuật có nhiệm vụ tìm kiếm nhà cung cấp, hỗ trợ kỹ
thuật trong khâu giao nhận và bảo hành sau bán hàng. Trưởng phòng trợ
giúp có trách nhiệm theo dõi diễn tiến hợp đồng, phân công nhân sự
tham gia bàn giao, hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng.
3. Nhóm kinh doanh:
Nhóm kinh doanh được chia thành 3 bộ phận: kinh doanh 1, 2, 3. Mỗi bộ
phận phụ trách những nhóm khách hàng riêng biệt. Nhóm kinh doanh chịu sự
quản lý trực tiếp từ Ban Giám đốc và có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu thị
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
10
trường và tìm kiếm khách hàng. Xem xét kỹ lưỡng các hợp đồng trước khi
trình ban giám đốc kỹ duyệt.
4. Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh
Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh gồm 8 nhân viên, thực hiện nhiệm vụ như 1
nhóm kinh doanh phụ trách thị trường khu vực phía Nam. Trưởng đại diện có

trách nhiệm điều hành chi nhánh và thường xuyên báo cáo Ban Giám đốc để
có chỉ đạo cụ thể.
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động của công ty như sau:
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
11
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Mạnh Đức.
Nguồn: Phòng Hành chính
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Ban Giám Đốc
Nhóm trợ giúp
Văn phòng
TP.HCM
Nhóm kinh doanh
Hà Nội
Hành
Chính
Quản
Trị
Kế toánHỗ trợ
KD 1
KD 2
KD 3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
12
II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC
VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC
1. Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán
Là một doanh nghiệp thương mại có quy mô nhỏ, bộ máy kế toán của
công ty TNHH Mạnh Đức được tổ chức theo mô hình tập trung. Mọi công

việc từ khâu lập chứng từ đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp đều được
thực hiện tại phòng kế toán. Công ty có 5 kế toán, mỗi người phụ trách và
kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán.
Đứng đầu là Phó Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng, là người trực
tiếp quản lý hoạt động của phòng Kế toán và là trợ giúp, tham mưu đắc lực
cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán. Kế toán trưởng tổ chức, phân
công nhiệm vụ cho từng kế toán viên đảm bảo viêc công tác kế toán việc ghi
chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài
sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nhằm đưa ra các
đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, khai thác và sử dụng mọi nguồn vốn
của công ty một cách có hiệu quả với chi phí vốn thấp nhất. Kế toán trưởng
cũng là người phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài
chính và các quy định mới về chế độ kế toán tới các nhân viên trong công ty
và thay mặt nhóm báo cáo và chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc về công
việc của phòng.
Do hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, ngoài các khoản thuế môn bài,
thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty còn phải hạch toán thuế
nhập khẩu cho các đơn hàng nhập khẩu. Do vậy phần hành thuế là rất quan
trọng và được giao cho nhân viên kế toán thuế phụ trách. Kế toán thuế cũng
kiêm là thủ quỹ của công ty. Kế toán thuế có nhiệm vụ lưu giữ, hạch toán các
chứng từ, hoá đơn liên quan đến phần hành thuế, chuẩn bị các báo cáo và hoá
đơn về thuế khi cơ quan thuế hay ngân hàng yêu cầu, giữ liên lạc với cơ quan
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
13
thuế, thường xuyên báo cáo kế toán trưởng các nghiệp vụ về thuế phát sinh và
chuyển dự trù thu-chi về thuế cho nhân viên tài chính hàng tuần. Đồng thời,
nhân viên này có trách nhiệm bảo quản két tiền mặt của công ty, thu-chi
những chứng từ đã được Giám đốc và kế toán trưởng duyệt, cùng với nhân
viên tài chính đi thu tiền và phải thường xuyên đối chiếu, xác nhận quỹ với

nhân viên tài chính vào cuối tháng.
Nhân viên kế toán nội bộ là người phụ trách các phần hành kế toán
TSCĐ, vật tư hàng hoá và cũng là kế toán thanh toán của công ty. Kế toán nội
bộ phụ trách tất cả các tài khoản của hệ thống kế toán nội bộ: bao gồm việc
định khoản và tổng hợp báo cáo nội bộ hàng tháng vào ngày 05 của tháng sau.
Đối với các yêu cầu thanh toán của phòng kinh doanh và phòng hỗ trợ, kế
toán nội bộ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ trước khi trình kế toán trưởng phê
duyệt. Kế toán thanh toán phải theo dõi các khoản thanh toán thuế và chuyển
dự trù thu chi cho nhân viên tài chính cuối mỗi tuần.
Thanh toán và cân đối công nợ là công việc rất quan trọng đối với doanh
nghiệp quy mô nhỏ như công ty TNHH Mạnh Đức. Nhân viên tài chính là
người điều hành các dòng tiền của công ty. Dựa trên dự trù thu chi do các bộ
phận gửi đến và sổ chi tiết công nợ, nhân viên tài chính lập kế hoạch thu chi
tài chính và có giải pháp huy động nguồn tiền để đảm bảo khả năng thanh
toán của công ty. Thêm vào đó nhân viên tài chính còn có trách nhiệm giữ
mối quan hệ với các ngân hàng và công ty tài chính, thực hiện các hồ sơ bảo
lãnh, hợp đồng hạn mức tín dụng…
Nhân viên kế toán kiểm soát là nhân viên làm ngoài giờ tại công ty có
trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn và giúp đỡ công việc của các nhân viên kế
toán trong công ty.
Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện ở sơ đồ sau:
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
14
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Mạnh Đức
2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán
2.1. Các chính sách kế toán chung
- Công ty TNHH Mạnh Đức áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và
nhỏ của Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày
14/09/2006.

- Công ty sử dụng phần mềm Fast Accounting 2006 theo hình thức sổ
Nhật ký chung.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N tính theo
năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng.
- Đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Giá trị hàng tồn kho xuất, nhập được tính theo phương pháp giá thực tế
đích danh.
- Đơn vị tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
- Đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Đơn vị ghi nhận doanh thu khi giao hàng và khách hàng chấp nhận thanh
toán.
- Đơn vị sử dụng phương thức tiêu thụ: Chuyển hàng theo hợp đồng.
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Kế toán
trưởng
Kế toán
kiểm soát
Nhân viên
tài chính
Kế toán
thuế và quỹ
Kế toán
nội bộ
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
15
- Các nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh TP.HCM được duyệt bởi Trưởng
chi nhánh. Các chứng từ trong tháng được chuyển ra trụ sở chính tại Hà
Nội 2 lần/tháng để hạch toán.
2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Doanh nghiệp tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán quy định
trong quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Theo đó, hệ thống chứng từ kế toán
của doanh nghiệp gồm 5 chỉ tiêu:
- Chỉ tiêu lao động tiền lương:
- Chỉ tiêu tiền tệ
- Chỉ tiêu tài sản cố định
- Chỉ tiêu bán hàng
- Chỉ tiêu hàng tồn kho
Hệ thống chứng từ của công ty có từ các nguồn sau:
- Phòng hành chính quản trị soạn thảo và in những mẫu chứng từ dùng
chung cho toàn công ty như Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy nộp tiền…và
lưu vào 1 folder tại phòng hành chính để các nhân viên sử dụng.
- Phòng kế toán in từ phần mềm kế toán như Phiếu thu, phiếu chi, các
bảng kê, bảng phân bổ.
- Mua hoặc xin cấp tại cơ quan Thuế.
Việc lập và luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy định của pháp
luật.
2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 48/2006/QĐ-
BTC, cụ thể như sau:
- Tài khoản loại 1: Tài sản ngắn hạn
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
16
Tài khoản 111 được chi tiết theo từng loại tiền VNĐ và ngoại tệ.
Tài khoản 112 được chi tiết theo từng TK ở các ngân hàng của doanh
nghiệp. Việc chi tiết đến các TK cấp 3 giúp cho việc hạch toán và quản lý
được dễ dàng, tránh nhầm lẫn, mất mát.
Tài khoản 131, 141 được chi tiết theo đầu mối Hà Nội, TP.HCM và
Phòng mỏ. TK 131 chi tiết cho từng khách hàng được theo dõi trên phần mềm

kế toán.
Doanh nghiệp không có các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn nên không
sử dụng các TK 121, 221.
Doanh nghiệp không sử dụng TK dự phòng 159.
Doanh nghiệp sử dụng thêm TK 136: Phải thu nội bộ HCM để theo dõi
nguồn thu và nguồn vốn điều chuyển vào văn phòng HCM.
TK 144: Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn để hạch toán các khoản
bảo lãnh hợp đồng, mở L/C…
- Tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn
Doanh nghiệp chỉ sử dụng các TK 211, 214 để hạch toán TSCĐ và khấu
hao TSCĐ. Do không có các nghiệp vụ phát sinh nên doanh nghiệp không sử
dụng các TK loại 2 khác.
- Tài khoản loại 3: Nợ phải trả
Doanh nghiệp không sử dụng các TK dự phòng 351, 352
Doanh nghiệp đánh số TK Nợ dài hạn là TK 342
- Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu
Doanh nghiệp không hình thành quỹ khen thưởng, phúc lợi nên không sử
dụng TK 431.
- Tài khoản loại 5: Doanh thu
Doanh nghiệp đánh số TK Hàng bán bị trả lại là TK 531
- Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
17
Doanh nghiệp đánh số TK Chi phí bán hàng, quản lý là TK 641, 642
- Tài khoản loại 7: Thu nhập khác
Doanh nghiệp sử dụng TK 711
- Tài khoản loại 8: Chi phí khác
Doanh nghiệp sử dụng TK 811
- Tài khoản loại 9: Xác định kết quả kinh doanh

Doanh nghiệp sử dụng TK 911.
- Tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng
Doanh nghiệp sử dụng TK 007.
2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Fast Accounting 2006 để hạch toán
theo hình thức Nhật ký chung.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán, xác định tài khoản
ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính. Các thông tin này
sẽ được máy tính tự động chuyển vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết.
Cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán thực hiện bút toán khoá sổ và lập
báo cáo tài chính, in ra và đóng sổ kế toán.
Sổ kế toán tổng hợp gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản
Sổ kế toán chi tiết gồm có: Sổ chi tiết các TK 112, 131, 331…
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
18
Ghi chú:
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty TNHH Mạnh Đức
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chứng từ
kế toán
Màn hình nhập
chứng từ
Sổ kế toán
Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính
Báo cáo quản trị
Sổ Nhật ký
chung

Sổ chi tiết
các tài khoản
Sổ Cái các
Tài khoản
Phần mềm kế toán
Nhập số liệu
In sổ
Đối chiếu
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
19
2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán của công ty bao gồm 2 loại báo cáo:
a, Báo cáo nội bộ:
Mỗi nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ lập các báo cáo về phần hành
kế toán do mình phụ trách một cách thường xuyên theo yêu cầu của Ban
Giám đốc. Các báo cáo nội bộ giúp cho Ban Giám đốc nắm được tình hình tài
chính, tình hình thực hiện hợp đồng và đánh giá kết quả làm việc của các
nhân viên, các bộ phận.
- Báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày
- Báo cáo phát sinh tiền gửi theo tuần
- Báo cáo tiến độ thanh toán theo hợp đồng
- Báo cáo công nợ 2 tuần/lần
- Báo cáo nhập - xuất - tồn hàng tháng
- Báo cáo hàng đi đường (bán) hàng tháng
- Báo cáo hàng đi đường (mua) hàng tháng
b, Báo cáo tài chính:
Sau khi kết thúc năm tài chính, kế toán lập các báo cáo tài chính theo
quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan thuế trước ngày 1/4 hàng năm, các
báo cáo tài chính bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước
- Bảng cân đối phát sinh các tài khoản
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
20
Các báo cáo tài chính được sử dụng để tính toán các chỉ tiêu tài chính và
đánh giá kết quả hoạt động của công ty trong năm vừa qua và là nguồn thông
tin để cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và quyết toán thuế.
III. NHỮNG VẤN ĐỀ KINH TẾ ẢNH HƯỞNG TỚI KẾ TOÁN BÁN HÀNG
VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC
1. Đặc điểm hàng hoá
1.1. Hàng hoá
Hàng hóa kinh doanh của công ty có những đặc điểm sau:
- Công ty cung cấp nhiều chủng loại mặt hàng. Các mặt hàng do công ty
cung cấp mang tính đơn chiếc, mỗi loại có những đặc điểm, tính năng
khác nhau. Các hàng hoá được nhập mua theo đơn đặt hàng của khách
hàng và yêu cầu của bộ phận bán lẻ.
- Hàng hoá mang đặc tính kỹ thuật cao, gồm nhiều chi tiết, phụ kiện đi
kèm do đó đòi hỏi phải có kỹ thuật viên tiến hành lắp đặt, hướng dẫn sử
dụng và bảo trì, bảo dưỡng.
- Các loại máy móc hầu hết có giá trị lớn, đòi hỏi phải có bảo hiểm trong
quá trình vận chuyển.
- Các loại máy móc có khối lượng lớn. Do vậy việc vận chuyển được thực
hiện bằng ô tô chuyên dụng.
- Các mặt hàng của công ty đều chịu thuế GTGT với mức thuế suất 5%.
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Về nguồn hàng: công ty nhập hàng từ 2 nguồn: mua trong nước và nhập
khẩu từ các nước ngoài. Hàng hoá được bảo hành bởi nhà sản xuất.
1.2. Quản lý hàng hoá

Công ty có 01 kho hàng hóa do Thủ kho quản lý. Mọi nhân viên được
yêu cầu làm thủ tục tài chính khi mang hàng vào hay ra khỏi kho.
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
21
Để hạch toán chi tiết hàng tồn kho, công ty sử dụng phương pháp thẻ
song song. Thủ kho lập Thẻ kho để theo dõi số lượng, chủng loại hàng hóa
nhập, xuất, tồn kho. Tại phòng kế toán, kế toán nội bộ theo dõi tình hình
nhập, xuất, tồn kho hàng hóa cả về số lượng và giá trị. Cuối tháng, thủ kho và
kế toán nội bộ tiến hành đối chiếu số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho.
Quy trình nhập kho hàng hóa:
Khi có thông báo hàng đến, nhân viên hỗ trợ tiến hành nhận hàng, vận
chuyển hàng tới kho hàng hóa. Nhân viên nhận hàng phải viết Giấy Đề nghị
nhập kho ghi rõ mã hàng, số lượng gửi cho kế toán nội bộ cùng với các chứng
từ liên quan. Sau khi kế toán nội bộ kiểm tra chứng từ, viết phiếu nhập kho
hàng hóa 02 liên (có đầy đủ chữ ký), chuyển cho người đề nghị. Thủ kho
kiểm tra phiếu nhập kho, tiến hành nhập kho hàng hóa, ký tên vào phiếu nhập
kho. Thủ kho giao cho nhân viên nhận hàng 1 liên và giữ lại 1 liên để ghi Thẻ
kho. Định kỳ, Thủ kho chuyển cho kế toán nội bộ để ghi sổ.
Quy trình xuất kho hàng hóa:
Khi có nhu cầu hàng hóa, Phòng kinh doanh viết giấy Đề nghị xuất kho
(ghi rõ số hợp đồng hay khách lẻ, tên khách hàng, số lượng) có đầy đủ chữ ký
của Trưởng bộ phận, Giám đốc, Kế toán trưởng gửi cho kế toán nội bộ. Kế
toán nội bộ kiểm tra Giấy Đề nghị xuất kho, Bảng kê theo dõi hàng hóa nhập,
xuất, tồn và viết phiếu xuất kho (02 liên), giao cho nhân viên kinh. Khi nhận
được Phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất kho, ký nhận và giữ lại 01 liên
để ghi Thẻ kho, giao 01 liên cho nhân viên kinh doanh. Định kỳ, Thủ kho
giao Phiếu xuất kho cho nhân viên kế toán nội bộ ghi sổ.
2. Các phương thức bán hàng
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
22
Công ty thực hiện bán hành theo 2 hình thức: bán hàng qua hợp đồng và
bán lẻ.
2.1. Phương thức bán hàng theo hợp đồng
Phương thức bán hàng theo hợp đồng là phương thức bán hàng chủ yếu
của công ty. Theo phương thức này, sau khi thắng thầu hoặc khách hàng chấp
nhận báo giá, 2 bên sẽ thỏa thuận các điều khoản hợp đồng và ký kết hợp
đồng kinh tế. Hàng hóa được nhập về kho dựa trên yêu cầu cụ thể ghi trên
hợp đồng. Sau khi nhập về đầy đủ máy móc, thiết bị, linh kiện, phụ kiện đi
kèm, tiến hành xuất bán cho khách hàng đúng thời gian và địa điểm ghi trên
hợp đồng.
2.2. Phương thức bán lẻ
Theo nghiên cứu của bộ phận bán lẻ, một số thiết bị, phụ kiện có giá trị
nhỏ được nhập về kho để xuất bán khi có yêu cầu của khách hàng. Khách
hàng có nhu cầu liên hệ trực tiếp với phòng bán lẻ và hẹn thời gian nhận hàng.
Đến ngày hẹn, khách hàng trực tiếp tới văn phòng công ty nhận hàng và trả
tiền.
IV. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC
1. Kế toán giá vốn hàng bán
1.1. Chứng từ sử dụng:
Kế toán giá vốn hàng bán dựa trên các chứng từ: Hợp đồng kinh tế;
Phiếu đề nghị nhập, xuất kho; Phiếu xuất, nhập kho; Hoá đơn GTGT...
1.2. Tài khoản sử dụng:
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
23
Công ty sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán để hạch toán giá vốn hàng
bán. Để thuận tiện cho việc theo dõi kết quả kinh doanh, TK 632 của doanh

nghiệp được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2, đó là:
TK 6321 – Giá vốn hàng bán tại Hà Nội
TK 6322 – Giá vốn hàng bán tại TP.HCM
TK 6323 – Giá vốn hàng bán phòng mỏ
1.3. Sổ sách sử dụng:
Sổ sách theo dõi giá vốn hàng bán gồm có: Sổ Cái TK 632 – Giá vốn
hàng bán, Sổ Cái TK 156 – Hàng hoá, Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, Sổ chi tiết
hàng hoá.
1.4. Nguyên tắc ghi nhận:
Số lượng chủng loại hàng hoá của công ty rất nhiều, hàng hoá mang tính
đơn chiếc, mỗi loại có đặc tính kỹ thuật khác nhau do đó công ty sử dụng
phương pháp giá thực tế đích danh để ghi nhận giá vốn hàng bán.
Giá vốn hàng bán = Giá trị hàng mua (chưa thuế) + Thuế nhập khẩu (nếu có)
- Giá trị hàng mua:
+ Đối với hàng mua trong nước: giá trị hàng mua là giá ghi trên hoá đơn
GTGT chưa bao gồm thuế GTGT .
+ Đối với hàng nhập khẩu: giá trị hàng mua là giá ghi trên Tờ khai hàng
hóa nhập khẩu theo giá CIF hoặc C&F chưa bao gồm thuế nhập khẩu,
thuế GTGT hàng nhập khẩu. Đối với hàng nhập theo giá C&F, giá trị
hàng mua còn bao gồm phí bảo hiểm mua ngoài (chưa bao gồm thuế
GTGT). Giá mua hàng nhập khẩu theo đơn vị USD được quy đổi thành
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
24
VNĐ theo tỷ giá ghi trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã được Hải quan
chấp nhận và thông quan.
- Thuế nhập khẩu: Thuế nhập khẩu là khoản thuế được ghi trên Tờ khai
nhập khẩu hàng hoá và được Hải quan chấp nhận theo thông báo thu thuế
của Hải quan.
- Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá: không có

- Các khoản chi phí khác như chi phí vận chuyển, nhận hàng, lưu kho... đều
được tính vào chi phí bán hàng chi tiết theo từng hợp đồng.
1.5. Quy trình hạch toán:
Công tác hạch toán Giá vốn hàng bán được thể hiện qua Sơ đồ sau:
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
25
Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán
1.6. Ví dụ:
Trong khuôn khổ bài viết này, tác giả xin trình bày nghiệp vụ bán hàng
theo phương thức bán hàng theo hợp đồng.
Nghiệp vụ 1: Bán hàng theo hợp đồng (hàng nhập ngoại)
Ngày 15/10/2007 công ty gửi hồ sơ dự thầu, tham gia gói thầu số 07:
Cung cấp máy phay ngang quay tay trị giá 109.070.640 VNĐ do Tổng Công
ty cơ khí xây dựng làm chủ đầu tư và thắng thầu. Sau khi thắng thầu, công ty
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Màn hình nhập
chứng từ
Bảng cân đối
phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ
Nhật ký chung
Sổ chi tiết
TK 156, 632
Sổ Cái
TK 156, 632
Phần mềm kế toán
Thẻ kho
Giấy Đề nghị

xuất kho