Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
-----🙞🙞🙞🙞🙞-----

BÀI THẢO LUẬN
HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
CHỦ ĐỀ: LIÊN HỆ THỰC TIỄN CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP
CỦA THƯ KÝ TRONG CƠNG TY GIÀY DA VICTORY
Nhóm: 01
Mã lớp HP: 2256CEMG4511
Giảng viên hướng dẫn: Ngô Thị Mai, Lê Thị Hiền

Hà Nội, ngày 25 tháng 8 năm 2022
LỜI MỞ ĐẦU
Hội họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành cơng việc của một
tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính
chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao
nhất. Cuộc họp cũng là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có khơng khí trang
trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo hoặc chỉ được chuẩn bị sơ sài hoặc
không hề chuẩn bị, những cuộc họp đó chắc chắn là sẽ trở nên kém hiệu quả và mất
thời gian. Đơi khi, mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng, hay những cá
nhân có vai trị quan trọng lại khơng được mời tham gia…


Bên cạnh đó, trong quản trị hành chính văn phịng, nhiệm vụ của thư ký trong
việc chuẩn bị cuộc họp cho các lãnh đạo cũng đòi hỏi phải chuẩn bị khá công phu,
càng chi tiết càng tốt... Các cuộc họp phải có mục đích rõ ràng, khơng bị chồng chéo
mục đích khác như của cá nhân hay những mục đích không liên quan. Công tác chuẩn
bị của thư ký phải quan trọng từ việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, tiến hành các thủ
tục đăng ký cho đến việc chuẩn bị nội dung cuộc họp, tài liệu nghiên cứu và tư liệu
tham khảo, v.v…

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên nhóm chúng em đã chọn đề
tài nghiên cứu: “Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo trong
doanh nghiệp”. Để có thể hồn thành tốt đề tài, em đã chọn công tác tổ chức cuộc họp
của thư ký trong công ty giày da Victory để nghiên cứu, học hỏi và có được những tài
liệu quý báu cho bài thảo luận. Do khả năng còn giới hạn và điều kiện thời gian hạn
chế, chắc rằng trong bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm thực hành rất
mong được quý thầy cơ cùng các bạn đọc xem xét và góp ý để chúng em có thể có bài
viết tốt hơn và có được nhiều kiến thức hơn.

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.
Mục đích, ý nghĩa
Cuộc họp được xem là một hoạt động khơng thể thiếu ở các doanh nghiệp,
đây là hình thức để thu thập, truyền đạt thông tin đảm bảo cho thông tin được
lưu chuyển thông suốt.
Là nơi để phát huy quyền làm chủ của mỗi người để mọi người bày tỏ quan
điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết định đúng đắn.
Là nơi bàn bạc, triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn,
vướng mắc, những lệch lạc trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ từ đó có
biện pháp thúc đẩy sự phát triển.
2. Khái niệm
Cuộc họp là sự tập hợp ở một nơi để làm, hoặc tìm cách giải quyết công việc
chung.
3.
Phương pháp tổ chức
 Phương pháp truyền thống: mời đại biểu tham dự tại các phòng họp hoặc
hội trường.
 Phương pháp sử dụng mạng internet, điện thoại.
 Phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình, hội nghị từ xa.
PHẦN 2: LIÊN HỆ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP HÀNG NGÀY

VỀ SẢN LƯỢNG VÀ CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TY TNHH GIÀY
VICTORY VIỆT NAM


1.

Giới thiệu chung về công ty TNHH giày Victory Việt Nam
 Công ty TNHH giày Victory Việt Nam thành lập vào năm 2017 tại huyện
Vũ Thư, tỉnh Thái Bình, có quy mơ cỡ vừa. Đây là một cơng ty có ngành
nghề chính là sản xuất giày dép thuộc lĩnh vực kinh tế có vốn đầu tư nước
ngồi là Trung Quốc. Các sản phẩm giày, dép do công ty sản xuất một
phần được xuất khẩu ra nước ngồi, phần cịn lại chủ yếu được phân phối,
vận chuyển tới các cửa hàng bán giày, dép có liên kết với cơng ty để tới
tay người tiêu dùng. Với mục tiêu trở thành công ty đi đầu trong lĩnh vực
sản xuất giày thể thao gắn liền với hoàn thành tốt trách nhiệm xã hội cho
cộng đồng và người lao động.

2.

Liên hệ công tác tổ chức cuộc họp hàng ngày về sản lượng và chất
lượng của công ty TNHH giày Victory việt nam
1.
Xác định thành phần tham dự cuộc họp.
a. Danh sách người tham gia cuộc họp:
 Ban giám đốc:
 Hiệp lý công ty giày da Victory
 Giám đốc cơng ty giày da Victory
 Phó giám đốc công ty giày da Victory
 Chủ nhiệm công ty giày da Victory
 Quản đốc các phân xưởng: phân xưởng Cắt, phân xưởng May, phân

xưởng Cán, phân xưởng Gò.
 Tổ trưởng các phân xưởng nêu trên.
b. Trình hiệp lý xem xét nội dung và ký duyệt.

c. Thông báo và gửi giấy mời tới các đối tượng tượng tham gia cuộc họp
- Thông báo tới mọi người trước khi diễn ra cuộc họp tối thiểu 60 phút.
- Nội dung thông báo :
+ Thời gian họp : 8h00 ngày 25 tháng 08 năm 2022.
+ Địa điểm họp : Phòng họp của công ty.
+ Nội dung họp : Họp báo cáo sản lượng và chất lượng của công ty giày
da Victory ngày 24 tháng 8 năm 2022.
+ Thành phần tham dự: Theo danh sách đã đề ra và xét duyệt trước đó
(trong giấy mời ghi rõ tên, chức vụ, thuộc phòng ban...)
- Hình thức thơng báo:
+ Trực tiếp hoặc thơng qua email.

* Mẫu thơng báo:
Cơng ty giày
Victory
------------------

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------


…..…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
GIẤY MỜI HỌP
Trân trọng kính mời:
Ơng (bà): .............................................................ĐT: ...........................................

..
Chức
vụ:.....................................................................................................................
Địa
chỉ :......................................................................................................................
Tới
dự
họp: .......................................................................................................

cuộc

.................................................................................................................................
...
Thời
gian:...................................................................................................................
Địa
điểm: ....................................................................................................................
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên

2. Xây dựng chương trình cuộc họp
2.2.1. Xây dựng bảng nội dung:
STT

Thời
gian
1 8h –
8h10

Nội dung
Giới thiệu các thành phần tham gia cuộc họp. Mục đích của
cuộc họp là báo cáo về sản lượng và chất lượng của giày da
đã làm trong ngày 24 tháng 8 năm 2022. Đề ra mục tiêu


sản lượng cho ngày 25 tháng 8 của công ty.
2

8h108h45

Các quản đốc lần lượt báo cáo về sản lượng và chất lượng
của giày đã sản xuất trong ngày 24 tháng 8

3

8h459h15

Báo cáo về những mục tiêu đã đạt được và những mặt chưa
đạt được, những khó khăn, thách thức khi sản xuất giày
trong ngày 24 tháng 8

4

9h15 –
9h45

Thảo luận và đưa ra hướng giải quyết cho nhược điểm, khó
khăn, thách thức

5

9h45 10h

Thống nhất các phương án

6

10h –
10h30

Đặt KPI cho ngày 25 tháng 8. Kết thúc cuộc họp

2.2.2. Phương án dự phòng:
- Mất điện và hỏng các trang thiết bị:
+ Sẽ di chuyển khơng gian tổ chức cuộc họp từ phịng họp A của cơng ty sang
phịng họp B
- Trong trường hợp mất điện cả cơng ty thì:
+ Có bộ máy phát điện hỗ trợ, các loại đèn sạc dự phòng, nhanh chóng chuyển
các nguồn điện sang máy phát điện để chương trình được tiếp tục.
+ Ln phải có kỹ thuật viên túc trực để sửa chữa và khắc phục tình trạng này.
- Trong trường hợp gặp hỏa hoạn thì:
+ Trang bị các bình chữa cháy ở nhiều nơi xung quanh khu vực này. Nếu hỏa
hoạn xảy ra, cần nhanh chóng tắt hết các thiết bị điện nếu và sơ tán mọi người
đến nơi an tồn từ các lối thốt hiểm.
3.







Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho cuộc họp
Địa điểm: phịng họp của cơng ty
Tổ chức vệ sinh phịng họp
Do số lượng thành phần tham gia cuộc họp không nhiều: Bố trí bàn ghế
trong cuộc họp: Hình chữ nhật
Kiểm tra máy chiếu để trình chiếu slide, đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm
điện, điện.
Chuẩn bị nước uống, cốc cho những thành phần tham gia cuộc họp


 Máy tính hoặc notebook để ghi chép lại những điều cần lưu ý trong cuộc
họp
4.

5.








Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp
 Làm bảng nội dung, slide, lời đề dẫn nội dung cuộc họp trình hiệp lý xem
xét, chỉnh sửa và ký duyệt.
 In bảng nội dung cuộc họp gửi tới các thành phần tham dự cuộc họp
 Thông báo các tổ trưởng kiểm tra và in tài liệu thống kê về sản lượng và

chất lượng giày da làm được trong ngày để báo cáo trong cuộc họp.
Sau khi kết thúc cuộc họp
Thu thập tài liệu có liên quan để lập hồ sơ cuộc họp
 Chương trình, báo cáo tổng kết, các bản tham luận, báo cáo tổng hợp, các
ý kiến trao đổi, biên bản cuộc họp. Tổng hợp, phân loại các nội dung đã
được trao đổi trực tiếp tại cuộc họp; hoàn thiện lại nội dung, kỹ thuật văn
bản để thực hiện công khai kết quả của cuộc họp.
Dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ và sắp xếp lại phòng họp
 Kiểm tra hoặc trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp bàn ghế, hoàn
trả trang thiết bị. Khi hồn trả cần bàn giao cụ thể, phải có giấy tờ hoặc
biên bản tránh tình trạng khi thiết bị hư hỏng khó xác định trách nhiệm.
Các văn phịng phẩm và quả tặng còn lại thư ký cần báo cáo người chủ
tọa.
Biên tập và soạn thảo một số văn bản
 Thư ký có trách nhiệm báo cáo với cơ quan cấp trên bằng văn bản trên
tinh thần nội dung thảo luận đã nhất trí tại cuộc họp. Những hạn chế cịn
gặp phải; đưa ra giải pháp khắc phục để thực hiện tốt hơn trong những lần
tổ chức sau.
Chuẩn bị biên bản cuộc họp để kết thúc cuộc họp đưa những người
tham gia cuộc họp ký tên.

Mẫu biên bản cuộc họp:

CÔNG
TY
VICTORY

GIÀY

DA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 25 tháng

8 năm 2022
BIÊN BẢN HỌP
I. THỜI GIAN BẮT ĐẦU: 8h ngày 25 tháng 8 năm 2022
II. ĐỊA ĐIỂM/HÌNH THỨC: Phịng họp cơng ty


III. THÀNH PHẦN THAM GIA
1. Chủ tọa:
2. Thư ký cuộc họp:
3. Thành viên:


Tham gia muộn (có phép hay khơng phép):



Thành viên có mặt:

IV. NỘI DUNG CUỘC HỌP
1. Báo cáo sản lượng và chất lượng giày ngày 24 tháng 8 năm 2022.
2. Báo cáo những mục tiêu đã hoàn thành và chưa hồn thành, những khó
khăn và thách thức trong q trình sản xuất giày.
3. Thảo luận và đưa ra hướng giải quyết cho nhược điểm, khó khăn,
thách thức
4. Đặt KPI
V. THỜI GIAN KẾT THÚC: 10h30 ngày 25 tháng 8 năm 2022

Người tham gia họp

Người viết biên bản

Ký

Ký

Ghi rõ họ tên

Ghi rõ họ tên

LỜI KẾT
Qua việc thực hiện bài tiểu luận này, nhóm chúng em đã được học hỏi và tích
lũy được nhiều kinh nghiệm, hiểu được những mục đích mà cô muốn chúng em hiểu
sau khi làm đề tài này là :
Mục tiêu 1: Giúp chúng em có kiến thức xây dựng được kế hoạch chuẩn bị, tổ
chức và điều khiển một cuộc họp thành cơng qua việc tìm hiểu đề tài.
Mục tiêu 2: Thấy được tầm quan trọng của mơn Quản Trị Hành Chính Văn
Phịng và có được những kiến thức cũng như kỹ năng qua môn học.
Mục tiêu 3: Chúng em đã học hỏi và tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong đề
tài mà chúng em thực hiện cho cơng việc tương lai sau này.
Mục tiêu 4: Có sự hiểu biết trong việc tổ chức một cuộc họp với vai trị là thư
ký, từ đó tăng khả năng nhận xét ưu và khuyết điểm, cách khắc phục của từng mục
trong đề tài.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
---oOo---

BIÊN BẢN HỌP NHĨM
Bộ mơn

: Quản trị hành chính văn phịng

Nhóm

: 01

Nhóm trưởng

: Nguyễn Thị Hồng Diệp

Lớp học phần

: 2256CEMG2431



Chi tiết cuộc họp:

1. Thời gian làm việc: Từ 22 giờ đến 22 giờ 30 phút, ngày 23 tháng 08 năm 2022.
2. Địa điểm: Google Meeting.
3. Thành phần tham dự: Các thành viên trong nhóm.
4. Thành viên vắng mặt: Lê Mạnh Cường.
5. Mục tiêu cuộc họp:
a. Tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích đề tài thảo luận và tìm ra phương hướng, giải
pháp giải quyết đề tài thảo luận.
b. Thống nhất dàn ý.
c. Phân công công việc cần làm và thời gian thực hiện cụ thể cho từng công việc

được giao.
6. Đánh giá chung kết quả cuộc họp: Tốt. Mọi người đều tích cực tham gia vào việc
đóng góp cho bài thảo luận.
Ngày 23 tháng 08 năm 2022
Người lập biên bản
Châu Anh
Phạm Trần Châu Anh

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
---oOo--BIÊN BẢN HỌP NHĨM
Bộ mơn

: Quản trị hành chính văn phịng

Nhóm

: 01


Nhóm trưởng

: Nguyễn Thị Hồng Diệp

Lớp học phần

: 2256CEMG2431

 Chi tiết cuộc họp:
1. Thời gian làm việc: Từ 21 giờ đến 21 giờ 45 phút, ngày 28 tháng 08 năm

2022.
2. Địa điểm: Google Meeting.
3. Thành phần tham dự: Các thành viên trong nhóm.
4. Mục tiêu cuộc họp:
- Thảo luận về những điểm đã được, chưa được, cần chỉnh sửa trong bài thảo
luận.
- Bạn Tạ Thị Ánh thuyết trình thử, chạy khớp với slide.
- Nhóm góp ý, chỉnh sửa, hồn thiện bản thuyết trình.
5. Đánh giá chung kết quả cuộc họp: Tốt. Mọi người đều tích cực tham gia vào
việc đóng góp cho bài thảo luận.
Ngày 28 tháng 08 năm 2022
Người lập biên bản
Châu Anh
Phạm Trần Châu Anh

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU

2

PHẦN 1. CƠ SỞ LÝ
THUYẾT…………………………………………….............3
PHẦN 2. LIÊN HỆ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUỘC HỌP HÀNG NGÀY
VỀ SỐ LƯỢNG VÀ CHẤT LƯỢNG GIÀY CỦA CÔNG TY TNHH GIÀY
VICTORY VIỆT
NAM………………………………………………………………………….3
1. Giới thiệu chung về công
ty……………………………………………………..3
2. Liên hệ công tác tổ chức cuộc họp hàng ngày về số lượng và chất lượng
giày của công ty TNHH giày Victory Việt

Nam………………………………………..3


2.1. Xác định thành phần tham dự cuộc họp. 4
a) Danh sách người tham gia cuộc họp:

4

b) Trình hiệp lý xem xét nội dung và ký duyệt.

4

c) Thông báo và gửi giấy mời tới các đối tượng tượng tham gia cuộc họp
4
2.2. Xây dựng chương trình cuộc họp

6

2.2.1. Xây dựng bảng nội dung: 6
2.2.2. Phương án dự phòng:

6

2.3. Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho cuộc họp 7
2.4. Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp
LỜI KẾT 9
BIÊN BẢN HỌP NHÓM

10

7