Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ tài liệu làm cơ sở cho việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn bổ sung vào kho lưu trữ của thành phố quận huyện xã
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.17 MB, 66 trang )
Ancol
os {28
SỞ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG
THANH PHO HO CHi MINH
( CHUONG TRINH CAI CACH HANH CHANH )
De eae:
NGHIEN CỨU XÂY DỰNG “BANG THO! HAN BAO QUAN
MAU HỖ SƠ TÀI LIỆU LÀM cơ SỞ CHO VIỆC XÁC ĐỊNH
GIA TRI TAI LIEU LUU TRU ĐỂ LỰA CHỌN BO SUNG VAO
KHO LUU TRU THANH PHO, LƯU TRỮ UBND QUẬN, HUYỆN,
UBND PHƯỜNG, XÔ
Chú nhiệm đề tài : LÊ VĂN IN
Phó Giám đốc Trường Hành chính
Thành phố HCM
THANG 9/1996
CÁC THÀNH VIÊN NGHIÊN CỨU
CHỦ NHIỆM
CÁC THÀNH VIÊN :
:LÊ VĂN IN
CAO HỌC SỬ.
PHĨ GIÁM ĐỐC TRƯỜNG HÀNH CHÍNH TP.HCM
1- PHAN ĐÌNH NHAM_
PHO TIEN Si, GIAM DOC TRUNG TAM LUU TRO
QUỐC GIA 2 TP. HCM
2- TRƯƠNG ĐẮC LINH
THẠC SĨ LUẬT, PHÓ KHOA HÀNH CHÍNH NN
TRƯỜNG ĐH LUẬT TP. HCM
3- TRAN HONG QUAN
CỬ NHÂN LƯU TRU, TRUGNG PHONG LUU TRU
UBND TP. HCM
CÁC CỘNG TÁC VIÊN :
CAN BO QUAN LY, NGHIEN CUU GIANG DAY VA
CÁN BỘ CHUYÊN MON TAI CAC CO QUAN, DON
VỊ Ở TP. HCM
2210 LUC
1- Phần mở đầu
Trang 1
2- Cơ sở khoa học nghiên cứu đề tài
Trang 9
3 Các cơ quan của các cấp chính quyền Thành phố
và các loại văn bản do các cơ quan TP. HCM ban hành
Trang 33
4- Báo cáo sơ bộ về thực trạng lưu trữ ở Thành phố
Trang 60
5- Bang thdi han bao quản tài liệu của UBND Thành phố
Trang 64
6- Bảng thời hạn bảo quan tai liệu của Quận
Trang 85
7-_ Bằng thời hạn bảo quản tài liệu của Huyện
Trang 108
8- Bảng thời hạn bảo quan tài liệu của Phường
Trang 133
9- Bằng thời hạn bảo quản tài liệu của Xã
Trang 146
10- Bằng thời hạn bảo quan tài liệu Khoa học kỹ thuật
Trang 156
PHẦN MỞ ĐẦU
L SU CAN THIET NGHIEN COU DE TAI:
Hàng năm các cơ quan chính quyền của Thành phố từ xã,
phường, quận, huyện đến các Sở, ban ngành của Thành phơ trong hoạt
động quản lý của mình đã sản sinh ra một khối lượng hỗ sơ tài liệu rất
lớn.
Những hồ sơ tài liệu này phản ánh quá trình lãnh đạo, quản
lý của các cấp chính quyền ở Thành phố trên các mặt : xã hội, chính
trị, kinh tê, văn hóa, khoa học, trật tự an toản xã hội. Vì vậy, chúng có
giả trị và có ý nghĩa về nhiều mặt : giá trị lịch sử, văn học, khoa học và
giá trị thực tiễn.
Theo đúng sự chỉ đạo của Nhà nước, những hỗ sơ, tài liệu
tình thành trong hoạt động quản lý Nhà nước là tài sản quý giá của
quốc gia, phải được phân loại, sắp xếp bảo quản để phục vụ cho trước
mắt và lâu đài về sau. Các cắp chính quyền phải có trách nhiệm bảo
quản loại tài sản qúy giá này. Đặc biệt là ở Thành phố Hỗ Chí Minh nơi
gắn với nhiều biển cơ của lịch sử văn hóa đân tộc , thì hỗ sơ tài liệu lưu
trữ càng có giá trị, phải được quan tâm quản lý một cách đúng mức.
Thế nhưng, do nhiều nguyên nhân, tài liệu hồ sơ hưu trữ chưa
được quan tâm quản lý, cịn để thất thốt, mai một, gây hậu quả xâu
cho việc quản lý hiện tại và khô khăn phức tạp cho việc nghiên cứu,
quản lý sau này. Vì vậy, việc tiến hành nghiên cứu khoa học " Xây
dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu hỗ sơ, tải liệu làm cơ sở cho việc
xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn, bỗ sung vào Hho lưu trữ
Thành phô, lưu trữ ở UBND cắp Quận, Huyện và Phường, Xã" là vẫn
đề cấp thiết, chẳng những có ý nghĩa thiết thực trong việc phục vụ cho
lãnh đạo, quản lý của Thành phố mà cho cả tương lai sau này về việc
quản lý Thành phố và nghiên cứu lịch sử phát triển của Thành phô.
Việc tiên hành nghiên cứu đề tàt này cịn góp phần vào việc
thực hiện chương
trình hành
động của Thành
ủy, UBND
Thành
phố
trong việc cải cách một bước nền hành chính Nhà nước ở Thành phố
Hỗ Chỉ Minh theo tỉnh thần Nghị quyết TW 8 tháng 1/1995.
Đề tài đã được cơ quan chịu trách nhiệm quản lý ở địa
phương về lĩnh vực văn thư lưu trữ hỗ sơ là Văn phòng UBND Thành
-1-
phố Hồ Chí Minh và cơ quan quản lý ngành dọc là Cục lưu trữ Nhà
nước nhất trí và sẵn sảng hỗ trợ tại công văn số 433/NVDF ngày
1/11/1995 của Cục lưu trữ Nhà nước về việc xây dựng Bảng thời hạn
bảo quản mẫu tài liệu lưu trữ và công văn số 835/UB-VP-NC ngày
8/11/1995
của Văn phòng UBND Thành
phố gởi Sở Khoa học cơng
nghệ và mơi trường.
II. TĨM TẮT ĐỀ TÀI :
1- Tên đễ tài :
Xây dựng “ Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ tài liệu
lâm cơ sở cho việc xác định giá trị tài Hện lưu trứ để hựa chọn bỗ
sung vào Kho lưu trữ Thành phố, lưa trữ ở UBND quận, huyện và
UBND phường, xã”.
2- Thời gian thực hiện :
9 thang tử 01/01/1996 đến 30/09/1996.
3- Cấp quản lý :
Sở Khoa học công nghệ và môi trường Thành phế Hỗ Chí
Minh.
4- Cơ quan chủ quản :
Sở Khoa học công nghệ và môi trường Thành phố Hé Chi
Minh.
+ Chủ
nhiệm
đễ tài : LÊ VĂN
Hành
IN, Phó Giám
chính
Minh.
+ Địa chỉ : số 129 Đinh Tiên Hồng,
Thành
Quận
độc Trưởng
phố
Hồ
Chí
Bình Thanh,
điện thoại : 8433359
+ Cơ quan
phối hợp
chính
: nhém
chuyên
gia ở các cơ
quan, đơn vị hứu quan :
1.
PHAN
ĐÌNH
NHAM,
Phó Tiên
tâm lưu trữ quốc gia 2.
2. TRƯƠNG
sĩ, Giám
đốc Trung
ĐẶC LINH, Thạc sĩ Luật, Phó trưởng
khoa Hành chính Nhà nước, Trường ĐH Luật.
3. TRAN HONG QUAN, Cu nhan hm tra, Trưởng
phòng lưu trữ UBND Thanh phé Hé Chi Minh.
4.
Các cộng tác viên thuộc các cơ quan nghiên cứu,
giảng dạy và quản lý Nhà nước ở địa phương.
5- Tĩnh hình nghiên cứu trong và ngồi nước :
Xác định giá trị tài liệu lã nghiên cứu và sử dụng các nguyên
tắc, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ, hựa chọn những tài liệu có giá trị
để bảo quản và loại những tài liệu khơng có giá trị tiêu hủy.
Đây là vần đề khó khăn và phức tạp trong khoa học lưu trữ.
Hội đồng hm trữ Quốc tế, các quắc gia tiên tiên như : Anh,
Pháp, Mỹ, Nhật. .. cũng đang tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện từng bước
nội dung nay.
Việt Nam mới bắt đầu nghiên cứu. Riêng cấp tỉnh, Thành phố
trở xuống cơ sở chưa nghiên cứu một cách căn bản và đang có nhu cầu
cấp bách.
6- Mục tiêu của đề tài :
a) Xác định các loại tài liệu có giá trị lưu trứ vĩnh viễn, lâu
đài của Thành
phổ, Quận, Huyện,
Phường, Xã để xây dựng Bảng thời
hạn bảo quản mẫu cho việc hựa chọn hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ bảo
quản lâu dài và vĩnh viễn tại Kho lưu trữ của Thành phố, quận, huyện,
phường, xã.
bị Xác định cơ sở khoa học của việc xây dựng hệ thống
màng lưới tổ chức lưu trứ ở cấp địa phương (phường, xã, quận, huyện
và cấp Thành phố).
c)
Sản phẩm của đề tài :
+ Các Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ tài liệu lưu trữ
của các cấp chỉnh quyền Thành phố, quận, huyện, phường, xã.
+ Bảng kê những tài liệu khoa học kỹ thuật cần lưu trữ với
thời hạn bảo quần.
+ Kiễn nghị xây dựng đề án tổ chức hệ thông mạng lưới lưu
trữ TP (Phường, xã, quận, huyện, TP).
+ Kiến nghị ban hãnh van ban pháp qui (chỉ thị) của UBND
Thành phố về việc lựa chọn tài liệu đưa vào bảo quản lâu dải và vĩnh
viễn tại các trung tâm lưu trử của Thành phô, quận, huyện, phường,
xã.
7. Triển vọng áp đụng kết quả nghiên cứu
Đề tài triển khai cô hiệu quả sẽ giúp cho công tác lưu trữ nói
chung và cho Thành phố nói riêng thực hiện nghiêm túc và có hiệu quả
Pháp lệnh về bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia.
II. NỘI DUNG CHÍNH CÁC CƠNG VIỆC CẦN NGHIÊN CỨU, THỰC
HIỆN
A- Nghiên cứu những cơ sở khoa học của việc tiên hành xác định
giá trị tài liệu lâm cơ sở cho việc lựa chọn tài liệu hình thành trong hoạt
động quản lý của các cơ quan Nhà nước đưa vào lưu trử bảo quản lâu
dài và vĩnh viễn.
1. 'Tài liệu, tư liệu của các nước trên thê giới ( kế cả của các nước
XHCN trước đây và của một số nước tư bản khác ).
2. Tài liệu, tư liệu của Nhà nước ta ( Chính phủ, Cục lưu trữ Nhà
nước).
3. Tài liệu, tư liệu của Thành phố đề cập đến vấn đề này ( kế cả
phản phải đọc và địch một số tài liệu liên quan
bằng tiếng nước ngoài :
Nga, Anh, Pháp, Hungari).
B- Nghiên cứu tình hình thực tế cơng tác lưu trữ hô sơ và lựa chọn
hỗ sơ tài liệu đưa vào hưu trừ bảo quản ở Thanh phé, sé, Ban ngành,
Quận, Huyện, Phường, Xã từ sau ngày giải phóng đên nay.
1- Điễu tra, khảo sát thực trạng cơng tác hưu trữ hỗ sơ tài liệu
của 3 cấp hành chính ở Thành phố.
- Thanh phố, sở ban ngành.
- Quận, huyện và các phịng ban chun mơn.
- Phường xã.
2- Tơm tắt về thực trạng việc làm được, tồn tại và những ảnh
hưởng - hậu quả của việc làm chưa tốt - chưa quản lý được hồ sơ tài
liệu lưu trữ đổi với việc lãnh đạo quản lý Nhà nước trên địa bàn.
C- Nghiên cứu sự hình thành các loại tải liện trong hoạt động quản
lý về hành chính Nhà nước trên địa bàn Thành phổ, phân loại và xác
định giá trị của tửng loại tài liệu.
1- Nghiên cứu hệ thông tổ chức bộ máy quản lý Nhà nước ở
Thành phố:
- Hệ thống tổ chức.
- Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền.
- Mỗi quan hệ trong phân công trách nhiệm quản lý ( giữa
Thành phế, Quận, Huyện và Phường, Xã).
2- Sự hình thành tài liệu và các loại tài liệu được sản sinh ra
trong quá trình thực hiện chức nãng,
quyền {( TP, quận, huyện, phường, xã ).
3- Xác định giá trị của từng loại
.
-4-
nhiệm vụ của mỗi cấp chính
trên cơ sở khoa học :
- Ÿ nghĩa chính trị.
- Ÿ nghĩa lịch sử.
- Ý nghĩa kinh tễ, xã hội.
- Ÿ nghĩa thực tiễn.
- Ÿ nghĩa khoa học khác.
“Trên cơ sở này xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu hỗ sơ
tài liệu cần lưu trữ của các cấp chính quyền ở Thành phố.
D- Tổng hợp dự thảo Bảng thời hạn bảo quản mẫu
1- Nghiên cứu cách thức xây dựng Bảng thời hạn bảo quản
mẫu sao cho khoa học, dễ áp dụng ( mang tính thiết thực, khả thí ).
2- Dự thảo gởi cho các cơ quan chức nãng của các thành viên
Hội đồng khoa học thuộc Sở khoa học công nghệ và môi trường, các
chuyên gia góp ý.
Bảng thời hạn bảo quản mẫu ( dự thảo ) bao gồm :
PHAN MO DAU
Ÿ nghĩa, mục đích, tác dụng của Bảng thời hạn bảo quản.
PHAN THỨ HAI
Quy định chung có tính ngun
tắc làm cơ sở cho việc lựa
chọn xác định giá trị của tài liệu :
- Loại nào bảo quản vĩnh viễn.
- Loai nao bảo quản lau dai.
- Loai ndo bảo quản tạm thời, ngắn hạn, hết giá trị thực tiễn
cho tiêu hủy không cần đưa vào lưu trữ.
PHAN THU BA
Cơ câu Bảng thời hạn bảo quản bao gỗm :
- Sỗ chương, mục.
- Tổng số điều.
3- Các loại tài liệu chủ yêu của các cấp chính
quyền
của
Thanh phô được phân loại, xác định giá trị bảo quản vĩnh
viễn, lâu dài hoặc tạm thời theo các khối sau đây :
I.- TÀI LIỆU THUỘC VỀ LANH BAO, CHI DAO CHUNG :
1- Của TW đồi với TP.
2- Của Thành ủy, HĐNDTP và UBND Thành phố.
3- Của Quận ủy, HĐND và UBND các Quận, huyện.
-§-
4- Của các Đảng ủy, HĐND va UBND Phuong, xa.
II.- TÀI
THONG
LIỆU
KE
- KE
HOACH
THANH
PHO,
PHUONG, XA:
1- Tài liệu điều tra cơ bản trên tất cả các mặt
QUAN,
HUYEN,
hoạt động của
đời sông xã hội, kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội, khoa học
kỹ thuật, trật tự an tồn xã hội, an ninh quốc phịng.
2- Tài liệu về quy hoạch trên tẮt cả các lĩnh vực; quy hoạch
phát triển đô thị.
3- Tài liệu về kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch
phát triển
trên từng lĩnh vực của quản lý Nhà nước.
III.- TÀI LIỆU VỀ KHOI NOI CHINH:
1- Tổ chức, xây dựng bộ máy chính quyền.
2- Đào tạo, bồi đưỡng cán bộ chính quyền.
3- Trật tự trị an, an ninh quốc phòng.
4- Kiểm sát, tịa án.
5- Ngoại vụ.
IV.- TÀI LIỆU KHƠI KINH TẾ KỸ THUẬT :
1- Tài chính, ngãn hàng, quản lý thị trưởng.
2- Vật giá.
3- Công nghiệp.
4- Nông nghiệp, thủy lợi, lâm nghiệp, quản lý dat dai.
5- Giao théng van tai.
6- Kiến trúc - xây dựng.
7- Du lịch, thương mại.
V.- TÀI LIỆU KHÔI VĂN HÓA - XÃ HỘI ;
1- Y tê.
2- Giáo đục - đảo tạo.
3- Lao động - thương binh - xã hội.
4- Văn hóa thơng tin.
VI.- KHOI TAI LIZU KHOA HQC KY THUAT :
Được tách ra làm thành một bảng kê riêng thuận tiện cho việc áp
dụng của các cơ quan đơn vị. Tài liệu khoa học kỹ thuật bao gồm :
1- Khối tài liệu thiết kế trong lĩnh vực xây dựng.
2- Khối tài liệu thiết kế trong lĩnh vực sản xuất cong nghiệp.
:
3- Khối tài liệu công nghiệp.
4- Khối tài liệu của các cơng trình nghiên cứu khoa học.
5- Khi tải liệu chuyên môn.
IV- PHƯƠNG
PHÁP
NGHIÊN
KHAO SAT THUC TE :
CỨU
VÀ QUÁ TRÌNH
CỨU,
NGHIÊN
1- Phương pháp chung tiếp cận nghiên cứu đã được áp đụng :
a-
Khảo sát thực tế, đối chiếu lý luận chung và thực tiển, so
sánh các loại hình tải liệu ở góc độ thể thức, nội dung, xác định giá trị
lịch sử, khoa học, thực tiễn của tài liệu...
Ap dung phuong pháp mô tả, so sánh và phương pháp logic
b-
biện chứng.
2- Nghiên cứu lý luận khoa học và kinh nghiệm
thực tiễn của việc
xác định giá trị tài liệu, xây dựng các bảng thời hạn bảo quân mẫu hồ
sơ tài liệu lưu trữ.
a- _ Nghiên cứu hệ thống các khái niệm cơ bản liên quan làm cơ
sở cho việc nghiên cứu xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
b-_
Nghiên cứu lý luận, thực tiễn và kinh nghiệm
của một số
nước trên thê giới về công tác xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tiêu
hủy tài liệu khơng cịn giá trị thực tiễn, khơng còn giá trị khoa học lịch
sử.
Nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị tài
c-
liệu, bảo quản và tiêu hủy tài hệu lưu trữ của Việt Nam trong những
năm trước đây và hiện nay.
3- Nghiên
vụ, quyền hạn và mỗi quan hệ
lãnh đạo, chỉ đạo, phân công quản lý các cấp chính quyền địa phương :
UBND Thành
cứu
chức
phố, UBND
năng,
nhiệm
Quận,
a- _ Nghiên cứu chức năng,
UBND
quyền
Phường, Xã.
hạn của HĐND
UBND
các cấp
chinh quyền của Thành phố.
b-
Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và quyền han của HĐND,
UBND các cấp trong việc lãnh đạo quản lý từng mặt của đời sống xã
hội, trật tự an ninh quốc phòng.
ec
Xac định những loại tài liệu chủ yêu được hình thành trong
quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền
các cấp trên các lĩnh vực của đời sỗng xã hội : Chính trị tư tưởng, kinh
tễ, văn hôa - xã hội, trật tự an ninh quốc phòng.
d- Xác định giá trị pháp ly và thực tiễn khoa học của hỗ sơ tai
liệu do các cấp chính quyền sản sinh ra trong hoạt động lãnh đạo, quản
lý của minh.
Việc nghiên cứu này có ý nghĩa quyết định đến việc phân loại, xác
định giá trị hựa chọn hồ sơ tài liệu làm thành Bảng thời hạn bảo quản
mẫu hỗ sơ tài liệu của các cấp chính quyền của Thành phổ.
4- Khảo sát nghiên cứu thực tễ tại cơ sở. Ngồi 2 nhóm nghiên cứu
về lý luận thực tiễn cơng tác xác định giá trị tài liệu làm Bảng thời hạn
bảo quản, và nghiên cứu cơ bản hoạt động của chính quyền các cấp
của Thành phó, cịn 2 nhơm đi khảo sát nghiên cứu tại cơ sở.
a-
Nhôm
] : Nghiên
cứu
tại UBND
Thành
phố
(VP.UB,
các
tổ
chuyên viên giúp việc cho UB, Phòng lưu trữ UBND Thành phô,
các Sở Nhà đất, Giao thông công chánh, Lao động thương binh
xã hội).
b-
Nhóm
2 : Nghiên
cứu
Bình,
Huyện
chi, huyện
Củ
tại UBND
Thủ
Mơn, Phường Tân Định, Quận 1.
Quận
Đức
5, Quận
3, Quận
và Xã Thạnh
Tân
Lộc Hỗc
Sau khi khảo sát, nghiên cứu thực tễ, trên cơ sở lý luận và thực tế
nghiên cứu của 2 nhóm nghiên cứu co ban, 2 nhóm khảo sát thực tê đã
xây đựng các Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ tải liệu lưu trữ của
chinh quyền các cấp ở TP. Các Bảng thời hạn nảy đã được dự thảo và
gởi trổ lại xin góp ý kiên của cơ sở đã nghiên cứu. Các cơ sở đã trao dỗi
góp ÿ kiến bỗ sung trở lại cho phủ hợp.
V- SAN PHAM CU THE:
1-
23-
Bảng thời hạn bảo quan mẫu hồ sơ tài liệu lưu trử của UBND
Thành Phố Hồ Chí Minh.
Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ tài liệu lưu trữ của UBND
cấp quận.
Bảng thời hạn bảo quản mẫu hỗ sơ tài liệu lưu trữ của UBND
cấp huyện.
4-
Bảng thời hạn bảo quản mẫu hồ sơ tài liệu lưu trữ của UBND
5-
Bảng thời hạn bảo quản mẫu hỗ sơ tải liệu lưu trữ của UBND
6-
cấp phường.
cấp xã.
Bảng kê những tài liệu khoa học kỹ thuật cân lưu trữ với thời
hạn bảo quản.
Phân lý luận phục vụ việc biên soạn BẰNG
THỜI HẠN BẢO QUẦN MẪU ( TIÊU BIÊỦ )
tài liệu lưu trữ UBND Tp. Hồ Chí Minh.
Phân thủ nhấ: —
Nhưững vấn để về lý luận
1- Khái miêm chung:
Bảng thời hạn bảo quản mẫu ( BTHBQM }) lì danh mục tài liệu ngành hoặc
liên ngành với chức năng tương tự nhữ nhau có chỉ dẫn thời gian bảo quản tính theo
năm hoặc theo gid ty hie tof ding dé làm công cụ xác định giá trị tài liệu. Thời hạn
bảo quầu thường được ghỉ cho các nhóm hồ sơ, tài liện. Các cơ quan trong ngành
hoặc liên ngành sẽ dùng bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu làm cơ sở để ghỉ thời
hạn bảo quần cho từng bồ sơ tài liệu tuốớc khí thu nhận hồ sơ tài liệu đó vào báo
quản ở lưu trữ hiện hành. (1).
Xác định giá tị tài liệu (XĐGTTL) là quá trình nghiên cứu và sử dụng các
nguyên tẮc, tiên chuẩn của khoa học lun trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị
để bắo quản và loai những tài liệu khơng có giá tị để hủy. Ở mỗi giai doan
XĐGTTL có yêu câu khác nhau: ổ văn thư, xác định thời hạn bảo quản cho từng hỗ
sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan; Ởlơ trữ hiện bành, XĐGTTL nhằm hòan
thiện tiếp các cơng việc cịn lại Ở văn thư và cùng với lưu œữ chọn những tài liệu cổ
giá trị để nộp vào bảo quản nhà nước; ở lưu trữ lịch sử, ngòai yêu câu lựa chọn tài
liệu để bổ sung, còn phải tối ưu hóa thành phân và nội dung các phông lưu trử.(2).
“Xác định thời hạn bảo guấu của tải liệu ( XDTHBQCTL } là quá trình nghiên
cứu và xem xét thời hạn bảo quản của tài liệu khí tài liệu đã giÃi quyết xong ở văn
thự. Từng hồ sơ tài liệu sau khí nghiên cứu, thời hạn bảo quản sẽ được gbi lên bìa
hồ sơ trước khí giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan. Hiết thời hạn bảo quản ở cơ quan,
những tài liệu có giá trị bảo quân vĩnh viễn ( tài liệu có giá tỷ lịch sử ) cần nộp vào
các lan trữ cố định, tài liệu khơng có giá trị lịch sử được xem xét để tiêu hủy.(3).
Gil tf tii liệu lau tử là giá tị của những thơng tín chứa đựng tong tài liệu lưu
trữ có thể phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch sử, kinh tố, chính trị, văn hóa và
những mục đích khác. Giá trị của tài liệu lưu trữ đuợc phân thành hai lọai giá trị
thực tiễn và giá tị lịch sử: (4).
Thời hạu bảo quản là khôang thời gian cần thiết để lưu giữ tài liệu kể từ khi tài
liệu kết thúc ở văn thư. Thời bạn bảo quản chủ yếu áp dụng cho tài liệu ở lưu trữ cơ
quan. Những tài liệu có giá trị lịch sử ( bảo quản vĩnh viễn ) không là đối tượng để
xét thời hạn bảo quản-(5)
Danh mạc tài liện lylà bằng liệt kê các tài liệu hết giá trị được lọai ra để tiêu
hủy sau khi đã kết thúc thời hạn bảo quản.(6)
Loai indy tai Hiệu là quá trình thực hiện các thủ tục, biện pháp để tiêu hủy tài liệu
đã hết giá trị thực tiễn ( hết thời hạn bảo quần tại lưu trữ cơ quan) nhưng khơng có
giá trị lịch sử, boặc lọai ra sau khi đánh giá , lựa chọn trong q trình tối ưu hóa các
thành phân và nội dung tài liệu cửa các kho lưu trữ, Lọai hủy tài liệu thường được
tiến hành theo nguyên tắc thống nhất và được ghi vào biên bản. ( Xem Biên bẩn
lọai hủy tài liệu ).(7).
Biên bắn lọai hảy tai Hiệu là văn bản xác nhận tại chỗ việc hủy tài liệu, trong đó
có chứa đựng các thơng tin như tên phơng, số mục lục, số lượng tài liệu hủy ( kèm
theo danh mục tài liệu hủy ), tên người chứng kiến việc hủy tài liệu, thời gian bủy
tài liệu v.v...(8).
Hội đồng xác định giá tị tài liệu là tổ chức tư vấn của thủ trưởng cơ quan trong
lĩnh vực xác định giá trị tài liệu. Thành phần của hội đồng bao gồm đại diện lãnh
đạo cơ quan làm chủ tịch, đại diện lưu trữ và đại diện đơn vị có tài liệu làm ủy
viên. Hội đồng phải được tổ chức ở tất cá các cơ quan có tài liệu cẩn xác định giá
trị.(9).
Hội đẳng thẩm tra xác diah giá trị tài liệu là tổ chức tư vấn cho cục trưởng cục
lưu trữ Nhà nuớc thẩm tra việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ của các cơ quan cấp
dưới. Thành phân của hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu gồm đại điện cục
Iưu trữ Nhà nước làm chủ tịch hội đồng và một số chuyên gia về xác định giá trị tài
liệu ở Cục lưu trữ Nhà nước hoặc cơ quan khác.(10).
II- Các nguyên tấc xác định giá trị tài liêu:
1- Nguyên tắc xác định gid tr tài Hiệm là những quy định có tính khách quan cân
thực hiện trong quá trình xác định giá trị tài liệu, trong đó các nguyên tắc phổ biến
nhất là nguyên tắc tính Đẳng, ngun tắc lịch sử, ngun tắc tịan điện và tổng hợp.
Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu cung cấp cho cần bộ lưu trữ những căn cứ
khoa học trong việc đánh giá, lựa chọn những tài liệu có giá trị để bổ sung và lưu
trữ. (11)
2- Nguyên tắc tỉnh Đảng trong fre tf hoc 1a quy định mang tính phương pháp
luận của lưu trữ học xã hội chủ nghĩa. Nội dung chủ yếu cúa nguyên tấc này là khi
-.0~
nghiên cứu lý luận và giải quyết các vấn để thực tiễn của công tác lưu trữ, phải
đứng trên quan điểm quyền lợi giai cấp của Đẳng và thống nhất với lợi ích của tịan
đân tộc.(12)
Thực chất của ngun tắc tính Đảng trong việc lựa chọn và tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ chính là ở giá trị cửa tài liệu được xem xét theo quan điểm nào, phục vụ cho
quyên
căn cứ
là: cần
quốc,
lợi nào. Sau khí làm cách mạng dân tộc dân chủ,xây dựng xã hội chủ nghĩa,
thành tựu của 10 năm đổi mới. Đáng đề ra mục tiêu đến năm 2020 và '2000
nắm vững hai nhiệm vụ chiến lược xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ tổ
đẩy mạnh cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa. Mục tiêu của cơng nghiệp hóa,
hiện đại hóa là biến nuớc ta thành một nuớc cơng nghiệp có cơ sở vật chất- kỹ thuật
hiện đại, cơ cấu kinh tế hợp lý, quan hệ sẵn xuất tiến bộ, phù hợp vớ trình độ phát
triển của lực lượng sản xuất, đời sống vật chất và tinh thần cao, quốc phòng,an ninh
vững chắc, dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, văn minh.(13).
Theo nguyên tắc tính Đảng thì tài liệu của chính quyền cũ để lại cần thiết lựa chọn
bảo quần lâu dài nhằm phục vụ cho công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Đó là
các phơng tài liệu của thời kỳ Bắc thuộc, thời kỳ phong kiến pháp thuộc, thời kỳ
Mỹ Ngụy cịn trong các lưu trữ quốc gia tuy khơng hịan chỉnh đây đủ.
3- Nguyên tắc lịch sử trong fơn trữ học là quy định của lưu trữ học được áp dụng
phổ biến trong xác định giá trị tài liệu và phân lọai tài liệu lưu trữ. Nội dung chủ
yếu của nguyên tắc này là khi nghiên cứu lý luận và giải quyết các vấn để thực tiễn
của công tác lưu trữ cần phải đặt tài liệu trong hòan cảnh lịch sử cụ thể mà chứng
đã hình thành và tơn tại để xem xét.(14).
Tài liệu lưu trữ luôn mang dấu ấn của thời đại mâ trong 46 chúng đã xuất hiện.
4- Nguyên tẾc tòan diện và tổng hợp trong lưu trợ học là quy định của lựa trữ
học được ấp
của nguyên
công tác lưu
về nội đung
dụng phổ biến trong các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Nội dung chủ yếu
tÍc này là khi nghiên cứu lý luận và giải quyết các vấn đề thực tiễn của
trữ ( phân lọai, xác định giá trị, bổ sung tài liệu...) cẩn phải xem xét cả
và hình thức tài liệu cùng các yếu tố có liên quan khác (15).
III- Các phương pháp xác định giá trí tài liêu:
Phương pháp áp dụng phổ biến là nghiên cứu trực tiếp đối với tài liệu, đó là
phương pháp mang tính truyền thống.
Phương pháp khoa học khác gồm có:
1- Thương
phíp bệ thống.
Phương pháp hệ thống từ lâu đã được các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác đề ra
và vận dụng để nghiên cứu các đối tượng khác nhau của đời sống tự nhiên và xã
hội. Xác định giá trị tài liệu địi hỏi phẩi phần tích chúng theo hệ thống mà trong đó
chúng đã xuất hiện va t6n tai. NO/ dung đầu rên là xác định giới hạn của hệ thống
-44-
ˆ
thống
trong đó các tài liệu có ảnh hưởng lẫn nhau. Muốn xác định giới hạn của hệ
ra hệ
đó, cần phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mà từ đó hình thành
Nhà
thống các văn kiện; đồng thời phải xác định vị trí của cơ quan đó trong bộ mấy
nước. Ví dụ: Tài liệu ngành vật tư là một hệ thống từ TW đến địa phương xét theo
phương pháp hệ thống. Nhưng nếu xét trong phạm vi hep hơn thì có tài liện của
tổng cơng ty kim khí, tổng công ty xăng dầu...do chức năng,nhiệm vụ của cơ quan
quy định. Nội dung thứ bai là nghiên cứu thành phẩn các tài liệu thuộc mỗi hệ
thống đó, làm sáng tỏ mối liên hệ và ảnh hưởng qua lại giữa chúng đối với nhau,
chẳng hạn như quan hệ giữa các công ty địa phương với tổng cơng ty và với tịan
ngành vật tư nói chung. Mơi dung thu ba là nghiên cứu khả năng phân chia các thứ
bậc trong đó. Kết quá nghiên cứu cho thấy, tài liệu trong một hệ thống thường có
nhiêu thứ bậc khác nhau; giữa các thứ bậc đó có thể có sự bổ sung và điều hòa lẫn
nhau, nhằm thực hiện một nhiệm vụ chung nhất định. Cuối cùng, trên có sở những
kết quả đã đạt được do quá trình khảo sát thực tế mang lại, đối chiếu các tải liệu của
một hệ thống và giữa các hệ thống với nhau,xây dựng một mơ hình chưng, để thực hiện
việc lựa chọn tải liệu có hệ thống. Biểu hiện cụ thể của mơ hình đó là các bản kê tài
liệu cần nộp lưu vào các lưu trổ,
2- Phương pháp phân tích chức năng:
Là phương pháp nghiên cứu giá trị tài liệu và lựa chọn tài liệu để Nhà nước bảo
quản dựa vào kết quả cửa sự phân lọai chức năng các cơ quan, kết hợp với sự xem xét
chức năng của mỗi lọai tài liệu trong phạm vi từng lọai cơ quan nhất định.
Trong hệ thống bộ máy Nhà nước,mỗi cơ quan có chư năng riêng của mình.
Co quan Nha nước Trung ương có chức năng lãnh đạo và chỉ đạo hệ thống bộ máy
Nhà nước tử TW cho đến tận cơ sở. Các cơ quan Nhà nước địa phương có chức năng,
lãnh đạo và chi dao trong pham vi dja phương. Giá trị tài liệu căn cứ vào chức năng,
của cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Chức năng cơ quan quan hệ chặt chẻ
với đơn vị hình thành phơng.
3-Ph
fuip thing
tin:
Giá trị tài liệu lưu trữ chính là giá trị của các thơng tin mà chúng có thể mang
lại cho người nghiên cứu. Nội dung tài liệu và thơng tin tài liệu có phần phù hợp và có
phần khác nhau, vì vậy khơng nên đồng nhất nội dung với thông tin. Thông tin trên
thực tế chỈ là một phần nội dung của tài liệu. Có thể có nhiều tài liệu cùng nội dung
giống nhau và như thể dù có giữ nhiều tài liệu nội dung giống nhau thì giá trị thơng tín
của chúng cũng khơng tăng thêm. Cũng có tài liệu có nhiều nội dung mà thông tin mới
không nhiều, thông tin trùng lặp.
.
Giá trị thơng tin phụ thuộc vào mục đích sử dụng và độ tin cậy của chúng. Giá
trị thơng tỉn có thể thay đổi theo thời gian và cứdẫn trong quá trình sử dựng vào thực
-4^~
tiễn. Thông tin chứa trong tài liệu mà thời gian khơng thể làm mắt giá trị của chúng,
đó là những thông tin về xã hội. Thực tiễn chứng minh là khơng phổi lọai tài liệu
khơng có giá trị để tiêu hủy trùng hợp với tiêu hủy thông tin. Lưu trữ là thơng tin q
khứ, có độ tin cậy, chính xác cao. Sự lặp lại thông tin trong tài liệu lưu trữ là nội dung,
quan trọng, là cơ sổ đảm bảo cho phương pháp thông tin đạt hiệu quả.
4- Phương
pháp sử liệu lọc:
Tài liệu lưu trữ là một lọai sử liệu có độ chính xác cao va khéng bao gid cạn
trong họat động xã hội. Tài liệu lưu trữ phù hợp với sử liệu học trong các lọai như: Sử
liệu văn tự thành văn; sử liệu vật thực ( khảo cổ học ), sử liệu ngôn ngữ học; sử liệu
dân tộc học; sử liệu truyền miệng; sử liệu phim điện ảnh, ảnh, ghì âm, băng hình, băng
từ, đĩa vi tỉnh... Giá trị tài liệu sẽ đưộc làm sảng tổ bằng cách áp dựng phương pháp và
nguyên tắc nghiên cứu các nguồn sử liệu. Việc áp dụng phương pháp sử liệu học là
một yêu cầu tất yếu. Giá trị của tài liệu sẽ được làm sáng tỏ bằng cách áp dụng nguyên
tắc và phương pháp nghiên cứu sử liệu học.
Phương pháp sử liệu học là một trong những họat động quan trọng góp phân
xây dựng cơ sở đữ liệu của lịch sử dân tộc. Phương pháp cụ thể của sử liệu học được
áp dụng để phân tích giá trị sử liệu của một hoặc một nhóm tài liệu và xác định thời
hạn bảo quản thích hợp. Nhờ có sự phân tích, so sánh theo phương pháp sử liệu học
mà các nhà lưu trữ học có thể hiểu được các giải đoan khác nhau và những nguyên
nhân đã làm thay đổi nội dung cũng như hình thức của một tài liệu này hay tài liệu
khác, Tử đó xác định được thơng tin chứa trong tài liệu lưu trữ có giá trị đến mức độ
nao, cd ich gi cho nghiên cứu và có cần lựa chọn để bảo quản hay không.
Phương pháp sử liệu học có vai trị đặc biệt trong việc xác định giá trị các tài
liệu cũ với góc độ là những nguồn sử liệu của lịch sử Việt nam, cung cấp cho lịch sử
những thông tin sử liệu chân thực nhất.
TV- Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu:
1- Hêu chuẩn ý nghĩa, nội dung của tai liệu:
Nội dung là tiêu chuẩn đầu tiên, là linh hồn của một văn kiện và giá trị của vấn
kiện cũng do chính nội dung của chúng quyết định,
Tài liệu bổ sung vào thành phần Phông lưu trữ trước hết là những tài liệu phản
ánh lịch sử đấu tranh dựng nước và giữ nước, lịch sử phong trào công nhân, lịch sử
Đảng, lịch sử xây dựng và phát triển các ngành kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật,
quân sự, ngọai giao... của đất nước.
Nội dung tài liệu phải đặt trong mối quan hệ với chúc năng và nhiệm vụ của cơ
quan trong một phông lưu trữ cụ thể. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn phải có nội dung
phản ánh chức năng nhiệm vụ chủ yêu, mặt hợat động chính của cơ quan. Tài liệu có
Ake
năng, nhiệm vụ của cơ quan thì
nội dung quan trọng, nhưng khơng phản ảnh đúng chức
giá trị tài liệu đó cần xem xét cu thể, thận trọng.
có
Nội đưng các thơng tìn chứa trong tài liệu và nhủ cầu thực tiễn của cớ quan
hai mối quan hệ
mới quan hệ hữu cơ với nhau. Trong quá trình XĐGTTL cần lửu ý
này.
2- Tiêu chuẩn tác giả tài liệu:
vận
Tac gid la cd quan hoặc cả nhân làm ra tài liệu. Tiêu chuẩn tác giả thường
dụng trong XDGTTL cho phông lưu trữ cơ quan và cá nhân.
ý
Nội dung chính của tiêu chuẩn này là khi XĐGTTL phải xét đến vai trỏ và
nhân trong hoat động
nghĩa của cá nhân hoặc cơ quan lập ra lài liệu đó, Vai trị cá
của tài liệu do người
chính trị, xã hội, khoa học kỹ thuật... ảnh hưởng lớn đến giá trị
nước, các nhà họat
đó lập ra. Tài liệu của các vị lãnh đạo xuất sắc của Đảng và Nhà
sẽ lập các phông lưu trữ
động xã hội, các nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ... nổi tiếng
.được lửu trữ
cá nhận. Trong loai này có thể có các loại như thư tử, bản thảo tác phẩm..
vĩnh viễn phục vụ nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp nhân vật đó.
nhất thường là
Phơng lưu trữ cơ quan, theo tiêu chuẩn tác giả, tài liệu có giá trị
sử cơ
tải liệu do chính cơ quan hình thành phông lập ra. Chúng, phản ánh trực tiếp lịch
quan đó, và là bộ phận tài liệu quan trọng nhất trong phơng. Ví dụ: nếu XĐGTTL cửa
ra. Sau đó
LUBND Tỉnh thì trước hết cần chú ý tài liệu của HĐND và UBND sản sinh
là tài liệu hướng dẫn chỉ đạo của cấp trên như Quốc hội, Hội đồng chính phủ, các Bộ;
các tài liệu của các sơ, các ngành gửi lên để báo cáo kết quả công tác.
3- Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành. phơng:
Tiêu chuẩn này được xây dựng trên cơ sở vận dụng phương pháp phân tích
tài
chức năng. Cân phân biệt tiêu chuẩn này với tiêu chuẩn tác giả tài liệu, vì tác giả
liệu có thể khơng phải là cơ quan hình thành phơng.
máy
Khi XĐGTTL cần lưu ý cơ quan có ý nghĩa hàng đầu trong hệ thống bộ
Nhà nước đã sản sinh ra tài liệu đó. Tài liệu của những cơ quan đó là nguén bổ sung
Lựa chọn
có ý nghĩa hàng đầu cho thành phần Phong tuu tri Quốc gia Việt nam. TỈ lệ
tài liệu ở những cơ quan này được quy định cao hớn những cơ quan khác.
nước, thì lựa
Những cơ quan khơng giữ vai trò quan trọng trong hệ thống cơ quan Nhà
đơn vị ˆ
chọn tài liệu chủ yếu nhằm phục vụ cho nhiệm vụ nghiên cứu lịch sử cơ quanviễn trong
hình thành Phông. TỈ lệ tài liệu lọai này được lựa chọn vào bảo quần vĩnh
cơ quan Nhà nước nói chung khơng cao.
4- Tiêu
chuẩn
lì thơng tin cila tài liệu:
~34k-
Trong hoat động cửa các cơ quan Nhà nước có những tài liệu được hình thành
trên có sở sử dụng các thơng tin có trong những tài liệu khác. Thực tế đó dẫn đến việc
xuất hiện tương đối phổ biến những tài liệu có thơng tin lặp tại. Khi xác định giá trị tài
liệu cần giải quyết tiêu chuẩn sự lặp lại của thơng tín.
Muốn giải quyết nội dung này, cần phải nấm được các lọai hình tài liệu có
thơng tin lắp lại bình thành trong hoạt động vủa mỗi lọai cơ quan Nhà nước, xác định
được tính chất và chức năng của chứng trong từng cơ quan cụ thể.
Thường có hai lọai như sau: Một lọai mang tính hình thức bề ngịai do việc
sao in, trích lục các tài liệu rạo nên; lọai thứ hai do việc tổng hợp các thơng tin tử các
tài liệu đã có thể thành lập một văn kiện mới do yêu câu của công tác thực tế. Mỗi lọai
như vậy đều có một số kiểu cụ thể, chẳng hạn, lọai thứ nhất thưởng có các bản sao,
bản trùng, bản trích lục v.v..., cịn lọai thứ hai thường gap như các bản báo cáo tổng
hợp, các tài liệu thống kê, kế họach và một số tài liệu khác.
Tài liệu vừa có bản chính, vừa có bản sao thì bản chính được lựa chọn để bảo
quản. Trong trường hợp tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, cần sử dụng lâu dài và
rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, thì có thể giữ thêm từ một đến hai bản sao với tư cách là
bản bảo hiểm. Nếu bản chính khơng cịn, thì một bản sao sẽ được dùng để thay cho
bản chính và có giá trị như bản chính.
Nếu giữa bản chính và bản sao hoặc giữa các bản sao mà phát hiện thấy những,
sai lệch thì cần tìm ngun nhân của sự sai lệch đó và có thể giữ cả hai văn bản để
nghiên cứu. Điều này là cân thiết khi xác định giá trị tài liệu, đặc biệt là phông tài liệu
cá nhân.
Trong một phơng có nhiều bản trùng, văn bắn thường được giữ lại ở đơn vị tổ
chức mà nó đã hình thành.
Thực tế, tài liệu trùng khơng những có trong một phơng mà có thể có trong,
nhiều phơng khác nhau, và việc này thường là gặp nhiều khó khăn phúc tạp. Giải
quyết việc này thường kết hợp với yêu cầu sử dụng tài liệu, phạm vi thu thập, mạng
1ươi thu thập tài liệu.
Loại thứ hai- lọai tổng hợp thông tin ,phức tạp hơn nhiều. Thơng thường tài
liệu có giá trị thơng tin tổng hợp bao giờ cũng được xác định giá trị cao hơn tài liệu bị
tổng hợp. Ví dụ: báo cáo tổng hợp của UBND Tỉnh,Tp thường là bảo quản vĩnh viễn.
nay.
Các tài liệu kế họach, thống ke, tài vụ v.v... có thể áp dựng theo ngun tắc
xen
Tuy nhiên, khơng phải bao giỏ các báo cáo tổng hợp cũng phản ánh hết mọi
chỉ tiết trong các tài liệu tổng hợp, vì vậy phải xem xét thận trọng, cụ thể trước Khi
quyết định giá trị tài liệu.
5- Tie;
huấn thời gì
i di
đề:
hình thơnh tỏi liệu:
Thời gian hình thành tài liệu cũng như thời gian được nói đến trong tài liệu có
ảnh hưởng trên một mức độ nhất định đến ý nghĩa của chúng. Nếu sự chênh lệch thời
-45-
gian hình thành tài liệu và thời gian nói đến trong tài liệu tương đối lớn, thì tài liệu nào
hình thành gần với sự kiện xảy ra sẽ được XĐGT cao hơn. Điều này thường gặp trong
các tài liệu cũ được sao lại hoặc viết lại, trong các lọai hỏi ký, các bẩn tường trình và
một sự kiện mà ngưới viết khơng có điều kiện hịan thành ngay sau khi sự kiện vừa
xây ra.
Cần đặc biệt lưu ý thời gian tài liệu liên quan đến những thời kỳ đặc biệt trong
lịch sử của dân tộc,
Mốc cắm trong việc tiêu hủy tài liệu liên quan tiêu chuẩn thời gian. Theo quy
định này thì những tài liệu hình thành trước 1954 đều cắm khơng được tiêu hủy.
Địa điểm hình (hành tài liệu,
những sự kiện quan trọng hoặc những
hội của đất nước như vùng biên giới,
lâu dài cửa đất nước khi xét tiêu chuẩn
cần lưu ý nhất là những địa điểm từng xảy ra
địa điểm có quan hệ đến đời sống chính trị, xã
hải đảo v.v... cần quan tâm lợi ích tước mắt và
địa điểm hình thành tài liệu.
Theo tiêu chuẩn này, khi XÐGT tài liệu, cần chú ý đến tính hịan chỉnh của tài
liệu trong phông.
Trường hợp do nguyên nhân lịch sử nào đó,tài liệu cớ bản khơng cịn đầy đủ,
khối lượng của phơng khơng đáng kể, thì cần giữ lại bảo quản cả những tài liệu thứ
yếu để góp phần làm sáng tỏ họat động cửa đơn vị hình thành phơng. Ví dụ, nếu thiếu
phương hướng nhiệm vụ, báo cáo cơng tác năm, thì có thể giữ lại bảo quản vĩnh viễn
tài liệu kế họach, báo cáo công tác quý, 6 htáng,
Tại Việt Nam tiêu chuẩn này có ý nghĩa thực tế lớn và thường được vận dụng
do nguyên nhân và hòan cảnh lịch sử cụ thể đem lại như : do chiến tranh tàn phá, do
khí hậu ẩm khắc nghiệt...
Khi giữ những tài liệu thứ yếu cần phải xem xét kỹ là chúng có thể giúp được
gì cho cơng tác nghiên cửu. Tài liệu khơng cung cắp thơng tin có ích cho nghiên cứu,
thì kiên quyết khơng lưu giữ dủ cho phơng đó khơng hịan chỉnh,
- Tiêu
chuẩn hiệu lọc
pháp lý của tài điện:
Hiệu lực pháp lý của tài liệu thưởng thể hiện ở hai mặt là: thể thức văn bản và
Tiội dung của nó.
Theo quy định chung thì tài liệu lưu trữ phải là tài liệu được hình thành từ văn
thư và phải đểm bảo đúng các yêu cầu về thể thức văn bản như: 1) Quốc hiệu (
tiêu
ngữ ), 2) Tác giả ( cơ quan ra văn bản); 3) Số và ký hiệu văn bản; 4) Tên lọai và trích
yếu văn bản; 5) Địa danh và thời gian ngày,tháng,năm của văn bản; 6) Nội dung văn
bản; 7) Chữ ky,thể thức ký; 8) đấu cơ quan; 9) Nơi nhận; 10) Dầu chỉ mức độ khẩn,
Mat. Phan nay xin nghiên cứu Tiêu chuẩn Việt nam: TCVN 5700 -1992 ban hành (heo Quyết định
-_46-
228/QÐ ngày 31/12/1992 của Bộ khoa học - Công nghệ và mội trưởng: Nghị định 142-CP ngày
28/9/1963 của HĐCP ban hành Điểu lệ về công tác công văn giấy tà và công tác làu trữ: Thông từ
02-BT ngáy 11/1/1982 của Bộ Truằng Tổng thứ lợi HĐBT hướng dẫn việc xây đựng và ban hành văn
bản; Thông
từ 33-BT ngày 10/12/1992 của Bộ Trưởng chỉ nhiệm văn phịng Chính phủ hướng dẫn về
hình thúc văn bẩn vẻ việc ban hành văn bn của các có quan hành chính Nhà nước.
Tài liệu hình thành trong các thởi kỳ cách mạng trước 1975 thường không đảm
bảo đẩy đủ các quy định vẻ thể thức văn bản, khi XĐGT tài liệu cdn quan tim nhiều
hơn về mặt nội dung của văn bản.
8- Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tải liệu:
Tài liệu lưu trữ hình thành và tổn tại lâu dài là nhở tính vật lý của vật mang tin
và ghỉ tin.
Tài liệu có giá trị mà bị hư hại vẻ vật lý thì phải äm mọi cách phục chế hoặc
sao chụp lại.
Cần lập Phông bảo hiểm để khắc phục tình trạng vật lý cửa tài liệu.
Có thể thay thế các tài liệu bị hư hỏng bằng các tài liệu khác tướng ứng lấy từ
các phông lưu trử liên quan.
Ngôn ngữ là hệ thống những âm,
những người trong cũng một cộng đồng
Ngôn ngữ là hệ thống ký hiệu dùng làm
Tài liệu lưu trữ của mỗi dân tộc
những tử và những quy tắc kết hợp chúng mà
dùng làm phương tiện để giao tiếp với nhau.
phương tiện để diễn đạt, thơng bao.
gắn liền với lịch sử hình thành ngơn ngữ của
dan tộc đó. Việt Nam có hơn 50 ngôn ngữ của các dân tộc. Trong tài liệu cịn lưu trử
có các ngơn ngữ như: chữ Hán, chữ Nôm, chữ Pháp, chữ Anh, chữ quốc ngữ.
Tài liệu được chế tác bằng những phương thức độc đáo như: khắc trên gỗ, trên
đá, trên kim lọai, trên các lọai vải, các lọai giấy viết khác nhau...
Đối với những tài liệu có đặc điểm bề ngịai phản ánh những nét riêng biệt của
một giai đoạn lịch sử nhất định thì dù nội dung của chúng có thể đơn giản vẫn được
lựa chơn để bảo quản trong các kho lưu trữ Nhà nước. Bởi vì, những tài liệu lọai này
có thể giup ích cho việc nghiên cửu lịch sử chữ viết, lịch sử công tác văn thư, sự phát
Ệ
i
triển của các ngành nghề thủ cơng, mỹ nghệ ... của đất nước.
Bút tích, bút phê, các ghi chu riêng thưởng gặp trong tài liệu phơng cá nhân có
tầm quan trọng lớn, nhất là của các lãnh tụ, các nhà họat động chính trị, các nhà khoa
học nổi tiếng.
Các tiêu chuẩn có tính độc lập và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong quá
trình XĐGT tài liệu.
V- Các loại bằng
kê dủ
ác định
-47~
giá trị tà ligu:
Bảng kê tài liệu là bảng thống kê có hệ thống các loại tài liệu của một hay
nhiều cơ quan cùng ngành chủ quản hoặc một bộ phận tài liệu của Phông lưu trữ quốc
gia, thuộc một thời kỳ lịch sử nhất định, có chỉ rõ thời hạn bảo quản hoặc được quy
định cẳn hay không cần đưa vào Nhà nước bảo quản.
Các bảng kê tài liệu là một trong những công cụ hướng dẫn công tác xác định
giá trị tài liệu, khơng thể thiếu được đối với các phịng, kho lưu trả. Chúng cũng giữ
một vai trò thiết yếu trong việc xác định phạm vi bổ sung tài liệu vào thành phẩn
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Bảng kể tài liệu xây dựng khoa học sẽ có ý nghĩa tích cực trong q trình
XDGT tài liệu ở bộ phận văn thư hiện hành.
Nhờ có các bảng kê, việc XĐGT tài liệu sẽ có cơ sở để tiền hành thống nhất
giữa các phòng, kho lưu trử trong củng một ngành và giửa các ngành khác nhau. Việc
loại hủy rài liệu hết giá trị ra khỏi các phóng, kho lưu trữ nhờ đó sẽ tránh được sai tắm.
Có nhiều loại bảng kẽ khác nhau như: 1) Bảng kê các tài liệu tiêu biểu hình
thành trong họat động của một cơ quan hay một ngành chủ quản có chỉ dẫn thời hạn
bảo quản, 2) Bảng kê các tài liệu cần phải nộp lưu vào các kho lưu trữ Nhà nước; 3) ,
Bảng kê các tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời tại các phòng lưu trữ cơ quan; 4)
Bảng kê thời hạn bảo quản mẫu tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan,
đồn thể, xí nghiệp...
Các cơ quan lưu trữ cần xuất phát từ nhu cầu thực tế và tình hình cụ thể của tài
liệu ở mỗi loại cớ quan cũng như trong phạm vi toàn quốc để xác định nên xây dựng
những loại bảng kê nào,
Thực tế cho thấy, xây dựng bảng kê là một nhiệm vụ tương đối phức tạp do
người làm phải có một quá trình nghiên cứu, chuẩn bị chủ đáo và giải quyết rừng cơng
việc cụ thể theo trình tự thích hợp. Sau đây là những bước đi cụ thể, cản phải tiến hành
khi xây dựng một bằng ke,
L) Xu dựng phương án phân loại cho bằng kế:
Phương án phân loại của bảng kê không phải là phương án phân loại tài liệu
của một phông lưu trồ được xác định trong quá trình phân loại ti liệu. Đây là bằng
thơng kê theo một hệ thống nhất định các để mục những vấn đề hoặc ngành họat động,
cửa có quan mà q trình XÐGT tải liệu của có quan có thể dựa vào đó để xem xét
một cách thuận lợi. Do vậy, việc lựa chọn phương án
phân loại cho bằng kẽ khơng
hỏan tồn giống
ẳ
VỚI việc lựa chọn phương án phân loại cho các phông lưu
trữ.
Nếu bằng kê Phục vụ cho một ngành chủ quản thì phương án phân loại của nó
có thể áp dụng nguyen tắc phân chia theo từng mặt hợat động cửa cơ quan chủ quản.
-48-
Dưới các mặt hoạt động có thể phân chia các nhóm
tài liệu trong bảng kê theo Tiội
dung cơng tác cụ thể của cơ quan mà trên cơ sở đó tải liệu có thể hình thành.
Bảng kê thời han bảo quản mẫu lập cho tồn bộ tài liệu hình thành trong phạm
vi cả nước, thì thường phương án phân loại được chia theo ngành kinh tế quốc dân,
cũng có thể chia theo ngành hoạt động xã hội.
Khi sắp xếp các chương mục của bảng kê, cần lưu ý đến mối liên hệ giữa các
chương mục, nhằm tạo thuận lợi cho việc hướng dẫn dử dụng chúng trong thực tế.
Nên đưa lên hàng đầu những mục mà bất cứ cơ quan nào cũng có như: lãnh đạo và
kiểm tra, tổ chức bộ máy, cơng tá kế hoạch, thống kê, kế tóan v.v... Các phẩn- chỉ tiết
của các chương mục đó có thể xây dựng chung cho nhiễu ngành, và mỗi ngành khi lập
bang kê sẽ dựa vào đó để cụ thể hóa trên cơ sở tài liệu của ngành mình.
2) Phân nhóm các cơ quan trong hằng kã:
Day là bước thứ hai bắt buộc đối với quá trình xây dựng một bảng thời hạn bảo
quản mẫu. Phân nhóm cơ quan là cơ sở để xác định thời hạn bảo quản thích hợp cho
mỗi loại tài liệu được đưa vào bảng thời hạn bảo quản mẫu. Thực tế cho biết rằng cùng,
một loại tài liệu như nhau, nhưng ở mỗi loại cơ quan chúng lại được bảo quản theo
những thời hạn khác nhau. Thời hạn đó được ghi rõ trong bảng kê trên cơ sở phân
Gan
tơesrere
nhóm cơ quan. Việc phân nhóm cơ quan ở đây được thực hiện căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ, phạm vỉ hoạt động của cơ quan và tính chất của mối quan hệ giữa các cơ
quan cùng có chưng một tài liệu trong bằng kê.
Thông thường trong một bảng thời hạn bảo quản mẫu, ít nhất có hai nhóm cơ
quan ( cịn gọi là hai cấp ). Các loại tài liệu được đưa vào bảng kê đều được XĐGT
theo hai cấp riệng biệt. Cấp cơ quan chủ quản và cấp các đơn vị trực thuộc, hoặc là cấp
Trung ương và cấp địa phương.
Bảng thỏi hạn bảo quản mẫu xây dựng trên phạm vi cả nước thì việc phân
nhóm cơ quan phải làm rất cụ thể, tỈ mÏ. Cơ quan phải chia ba hoặc bốn cấp như: cơ
quan quyển lực Nhà nước tối cao, cơ quan chủ quản lãnh đạo một ngành kinh tế quốc
dân, các cớ quan địa phương v.v...
Phương án phân loại bảng kê và kết quả của việc phân nhóm cơ quan sẽ tạo cơ
sở cho việc xây dựng các điều khoản cụ thể. của bảng kê.
Kết quả của việc phân nhóm cơ quan và xây dựng các điều khoản có thể phản
ánh lên bảng kê theo mẫu sau day:
-44-
Thời hạn bảo quản
Số | Tên loại tải liệu
TT
Tựi cơ gunn
Tại cơ quan
nhận đượt
sẵn sinh
(5)
(4)
8)
2)
(a)
Ghỉ chủ
3- Tài liệu về kế hoạch và
báo cáo thực hiện kế họach.
Tam thdi
32 | Thông tư, công văn hướng | Lâu dai
dẫn lập kế họach hàng nấm
a)Tại cơ quan
Vĩnh viễn
33 | Kế hoach hàng năm
có nhiệm vụ
thực hiện:
Lâu dài
b) Tai cd quan
gửi để biết:
Tạm thời
Ví dụ trên đầy cho thấy, cùng một loại tài liệu như nhau có thể quy định những
thời bạn bảo quản khác nhau, tùy thuộc vào mối liên hệ giữa tài liệu đó với chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan sử dụng chúng. Ở nơi sản sinh, nội dung tài liệu phản ánh trực
tiếp chức năng nhiệm vụ của cơ quan và vì vậy thời hạn bảo quản thường xếp vào loại
i
cao nhất. Còn ở nơi nhận được tài liệu thủ có thể được bảo quản các mức độ khác nhau
tùy thuộc tài liệu liên quan như thế nào đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan đó.
gee oe
ences
ee
RHE ET
3) xây
di
haba
sa
ode
did
2
Pope
as,
Trong bảng kê, mỗi loại tài liệu được quy định thành một điều khoản riêng, có
số thứ tự độc lập và tên gọi cụ thể. Các tài liệu được đưa vào một nhóm phải cùng có
giá trị tướng tự. Kèm theo mỗi điều khoản là thời hạn bảo quản tài liệu ở từng cấp (
nhóm ) cơ quan.
Tên gọi của các điều khoản thường được viết ngắn gọn, có tính tổng hợp, phản
ánh những nét chung nhất của mỗi loại tài tiệu hình thành trong hoạt động của các cơ
quan. Nhưng nếu viết q chưng chung thì bằng kê sẽ khó ứng dụng vào thực tiễn. Về
nguyên tắc, không nên đưa vào trong củng một điều khoản các loại tài liệu có nhiều
nội dung khác nhau, bởi vì như vậy sẽ không thể đưa ra một thời hạn chung cho việc
bảo quản tài liệu theo từng điều khoản.
Khi tiến hành hệ thống hóa các điều khoản của bảng kê theo các chương mục
của phương án phân loại đã tựa chọn, cản đặt các điều khoản chủ yếu ở phía trên. Đó
là những điểu khoản mà tài liệu được đưa vào đấy có tỉnh chất tổng hợp, phản ánh
những chức năng chủ yếu trong hoạt động của mỗi cơ quan.
Cần chủ ý phát hiện những điêu khoản trừng lặp giữa các chương mục để đưa
ra khổi bang kê. Khi gặp những điều khoản trùng lắp ở các chương mục khác nhau, thì
điều khoản nào nằm trong các chương mục phản ánh chức năng nhiệm vụ chủ yếu của
cơ quan sẽ được giữ lại Điều khoản 6 chương mục phản ánh chức nang bổ trợ sẽ bị
loại bỏ.
4) Xác định thời hạn bảo quần của tài liệu:
Trong quá trình xây dựng bảng kê, quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu là
một trong những nhiệm vụ khó khăn và phức tạp nhất, Chất lượng của tồn bộ q
trình lựa chọn tài liệu sẽ đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trở, trên thực tế
do kết quả của việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu quyết định.
Muốn xác định chính xác thời hạn bảo quản mỗi loại tài liệu để ghi vào bang
kê, cần phải nắm vững nội dung của toàn bộ tài liệu được hình thành trong hoại động
của mỗi cơ quan, địan thể, xi nghiệp v.v... Phải đối chiếu nội dung đó với chức năng,
nhiệm vụ của từng cơ quan để thấy được ý nghĩa của chúng trong thực tế. Ngịai ra, vì
giá trị của mỗi tài liệu còn lệ thuộc vào mối liên hệ giữa chúng với nhau cũng như mối
quan hệ giữa cơ quan này với cơ quan khác, cẳn lưu ý trong khi xác định thời hạn bảo
quản. Phải chú ý làm sáng tổ giá trị cỦa các tài liệu có thơng tìn lặp lại, các tài liệu
khơng được lựa chọn tại cớ quan đơn vị hình thành phơng.
Thời hạn bảo quản của tải liệu được quy định hiện hành là ba loại: Vĩnh viễn,
lâu dài và tạm thời.
VI- Tổ chứ
1ˆ Các giai d
a
€
íc
dị
íc
định
giá
trị
ii lig
.
id trị tải liệu:
XDGT tài liệu thưởng có ba giai đoạn là: Trong cơng tác ván thư hiện hành;
trong các phòng lưu trữ cơ quan; và trong các kho lưu trữ Nhà nước.
ởỞ bộ môn văn thứ, nhiệm vụ XĐGT tài liệu phục vụ ngay cho công tác thực tế
của từng cơ quan. Yêu cầu chủ yếu là phân biệt được giá trị các loại tai liệu hình thành
trong từng đơn vị chun mơn của cơ quan để đưa chúng vào những hồ sơ thích hợp.
Trong giải đoạn này, giá trị các tài liệu được dự kiến khi lập Danh mục hỗ sở
của cơ quan. Khi hỗ sơ hình thành, các đơn vị chun mơn sẽ ghi lên từng hồ sơ giá trị
đã được dự kiến.
Cuối mỗi năm, cán bộ chuyên môn của từng đơn vị có trách nhiệm phân loại
các hồ dơ, lập thành các nhóm có giá trị khác nhau, chuyển giao cho phịng lưu trữ cơ
-#1-
quan những hồ sơ có giá trị lâu dài và vĩnh viễn. Hồ sơ có giá trị tạm thởi và tải liệu
tham khảo có thể giữ lại đơn vị. Sau đó tổ chức Hội đồng kiểm tra giá trị tài liệu, nếu
thầy tài liệu đã hòan tòan hết ý nghĩa về mọi phương diện thì có thể cho loại bỏ để tiêu
hủy.
XĐGT
tải liệu trong văn thư có ý nghĩa rất quan trong vì nó làm cơng tác
tuyển chọn đầu tiên, đẩm bảo chất hướng tài
iệu. Nhưng phải thú nhận là hiện nay
công tác XÐGT tài liệu ở văn thư hiện hành chúng ta chưa thực hiện nghiêm túc và
đồng bộ.
Tại phòng lưu trữ cơ quan, nhiệm vụ XĐGT tài liệu là kiểm tra lại giá trị các
hồ sơ đã nhận được tử khâu văn thư, lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh
viễn để chuyển giao cho các kho lưu trữ Nhà nước. Tại đây, toàn bộ tài liệu thuộc
phạm vi quản lý của phòng lưu trữ có quan được XĐGT một cách tổng hợp, những tài
liệu đã thực sự hết giá trị và trùng lặp thông tín được tổ chức lọai ra và tiêu hủy.
Cong tac XDGT tải liệu tại phịng lưu trử cơ quan có thể
tổ chức độc lập với
các công tác khác, nhưng cũng có thể phối hợp với cơng tác lập hỗ sở phân loại trong,
chỉnh lý khoa học kỹ thuật ( đối với phông tải liệu chưa chỉnh lý ).
Công tác XĐGT tài ligu tai Hho là rỡ Nhà nước, nhiệm vụ chủ yêu là lựa
chọn và kiểm tra các hồ sơ tiếp nhận tử phịng lưu trữ có quan. Tại đây các hỗ sở sẽ
được xem xét kỹ về các tiêu chuẩn XĐGT lần cuối cùng.
XDGT tài liệu giai đoạn này được tiến hành theo phương pháp tổng hợp. Tài
liệu được đặt trong toàn bộ hệ thống của chúng và trong mối liên hệ với các hệ thống,
có liên quan để xem xét. Phương pháp hệ thẳng được vận dựng vào thực tế XĐGT tài
liệu giai đoạn này.
XĐGT tai liệu tại kho lưu trữ Nhà nước có thể tiến hành độc lập hoặc kết hợp
với các khâu công tác nghiệp vụ khác là tủy thuộc tỉnh hình thực tế của từng nơi.
Các Hội đồng XĐGT tài liệu được thành lập ở nhiều cấp. Đó là một loại tổ
chức có tỉnh chất tư vấn. Nhiệm vụ của tổ chức này là giúp cho các cơ quan lưu trữ chỉ
đạo và kiểm tra q trình thực hiện cơng tac XDGT tài liệu trong thực tế.
Các Hội đổng XĐGT tải liệu có trách nhiệm xem xét kết quả cuối củng của
việc lựa chọn tài liệu ở các phỏng lưu trữ cơ quan cũng như ở các kho lưu trử Nhà
nước, chỉ đạo nghiệp vụ đối với cơng tác đó, làm cho nó được thực hiện một cách
thống nhất và đúng đắn theo quy định của Nhà nước.
Hoạt động của Hội đồng XĐGT tài liệu được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của
thủ trưởng cơ quan. Tại kho lưu trữ Nhà nước do Trưởng kho trực tiếp chỉ đạo hoặc
người do Trưởng kho ủy quyên.
a0.
