luận văn đề tài đánh giá quá trình thực hiện thí điểm và xây dựng kế hoạch áp dụng công cụ quản lý chất lượng 5s cho hệ thống xăng dầu

LUẬN VĂN

MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
Đề tài:
ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN THÍ ĐIỂM VÀ XÂY
DỰNG KẾ HOẠCH ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT
LƯỢNG 5S CHO HỆ THỐNG CỬA HÀNG XĂNG DẦU CỦA XÍ
NGHIỆP BÁN LẺ THUỘC CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC 2
TNHH MTV
TP.HCM
LỜI MỞ ĐẦU
Công cụ quản lý chất lượng 5S là một phương pháp do các tổ chức Nhật xây dựng
và rất được ưa chuộng. 5S là một phương pháp đơn giản để có thể huy động con người,
nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả. Phương pháp này có thể áp dụng đối với mọi
loại hình tổ chức trong bất kì lĩnh vực nào.
Hiện nay, chưa nhiều công ty Việt Nam áp dụng công cụ này để cải tiến môi trường
làm việc, nâng cao chất lượng. Công ty Xăng dầu Khu vực 2 (Petrolimex) là một thương
hiệu mạnh trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu trong cả nước. Trong công ty, xí nghiệp
bán lẻ xăng dầu là đơn vị phục vụ khách hàng cá nhân trực tiếp nhất. Do đó, để có một
hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, các cửa hàng tại Xí nghiệp bán lẻ cần áp
dụng công cụ 5S cải thiện môi trường làm việc, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
Trong năm 2012, Ban lãnh đạo xí nghiệp đã chỉ đạo tiến hành thực hiện thí điểm tại một
số đơn vị. Sau thời gian thực hiện, có thể thấy 5S đã đem lại những hiệu quả nhất định.
Do đó, công tác đánh giá quá trình thực hiện thí điểm và xây dựng kế hoạch triển khai 5S
trên toàn bộ hệ thống cửa hàng tại Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu cần thực hiện ngay.
2
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VỀ 5S
1.1. Định nghĩa 5S:
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan
điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh

thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ
thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.
5S là chữ cái đầu của các từ:
+ Theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”
+ Theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và
“SẴN SÀNG”
+ Theo tiếng Anh là: “SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”,
“SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”
1.2. Mục tiêu và tác dụng của 5S:
1.2.1. Mục tiêu:
- Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc.
- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động
thực tế.
- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
- Giảm thời gian tìm kiếm tại nơi làm việc (Hướng tới thời gian tìm kiếm bằng 0)
- Quản lý bằng mắt (phát hiện nhanh chóng điểm bất thường và thực hiện cải tiến).
1.2.2. Tác dụng:
- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến
- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.
1.3. Nội dung của 5S:
1.3.1. Seiri - Sàng Lọc:
Là nhận biết, phân loại và loại bỏ những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu không cần thiết
ra khỏi nơi làm việc nhằm tạo một không gian làm việc hữu dụng và hiệu quả.
3

Mô hình thực hiện Seiri – Sàng lọc:
1.3.2. Seiton - Sắp xếp:
Là sắp xếp những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu cần thiết theo trật tự thích hợp sao cho
dễ dàng tìm thấy và truy lục một cách nhanh chóng
1.3.3. Seiso - Sạch sẽ:
Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ. để không còn bụi bám trên sàn, máy móc và
trang thiết bị.
1.3.4. Seiketsu - Săn sóc:
Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri (sàng lọc),
Seiton(sắp xếp), Seiso(sạch sẽ).
1.3.5. Shiketsu - Sẵn sàng:
Tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp đúng, đào tạo mọi người tự giác tuân
theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc.
4
CHƯƠNG 2
GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP BÁN LẺ - CÔNG TY XĂNG DẦU
KHU VỰC 2 TNHH MTV
2.1. Tổng quan về Xí Nghiệp Bán Lẻ - Công ty Xăng dầu khu vực 2 TNHH MTV
2.1.1. Giới thiệu
Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu là đơn vị kinh doanh thực hiện hạch toán kế toán phụ thuộc, trực
thuộc Công ty xăng dầu khu vực 2 TNHH MTV (Petrolimex Sài gòn). Xí nghiệp được thành lập
theo quyết định số 352/XD-QĐ ngày 24/05/1989 của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam nay là
Tập đoàn xăng dầu Việt Nam .
Xí Nghiệp Bán lẻ Xăng Dầu là kênh “Bán lẻ trực tiếp” của Công ty xăng dầu khu vực 2
TNHH MTV (Petrolimex Sài gòn) thông qua hệ thống gồm 65 cửa hàng xăng dầu nằm trải rộng
trên khắp các quận huyện thuộc địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh nhằm phục vụ nhu cầu khách
hàng sử dụng xăng dầu cho phương tiện giao thông. Ngoài các CHXD trực thuộc Xí nghiệp bán
lẻ xăng dầu còn thiết lập mạng lưới phân phối cho hơn 100 Đại lý bán lẻ mang thương hiệu
Petrolimex.
Trong 20 năm hình thành và phát triển, Xí nghiệp không ngừng đầu tư, mở rộng, hiện đại

hóa hệ thống cửa hàng bán lẻ trực thuộc. Đến nay, Xí nghiệp có 65 cửa hàng với tổng sức chứa
trên 4.500 m
3
; bồn bể được lắp đặt thiết bị đo mức tự động và hệ thống quản lý bán hàng trực
5
tuyến online; trang bị trụ bơm thế hệ mới có độ chính xác cao; lắp đặt camera quan sát; nâng cấp
hệ thống PCCC, bảo vệ môi trường.
Trụ sở giao dịch chính: 15 Lê Duẩn, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
2.1.2. Mặt hàng kinh doanh và hệ thống chất lượng
Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu có chức năng kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu và
các hoạt động kinh doanh khác theo nhiệm vụ được giao. Các mặt hàng kinh doanh cụ thể bao
gồm: Xăng không chì (Mogas 92, Mogas 95); dầu Diesel (DO); dầu FO; Dầu hỏa (KO); Hóa
chất; Dầu nhờn; Mỡ máy; Gas hóa lỏng (LPG), …
Từ những năm 2003, Xí nghiệp đã xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 và không ngừng cải tiến liên tục để nâng cao năng lực quản lý
điều hành, thỏa mãn khách hàng bằng chất lượng dịch vụ tốt nhất.
2.2. Sơ đồ tổ chức tại Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu – Công ty Xăng dầu khu vực 2
TNHH MTV
Sơ đồ tổ chức
6
2.3. Tình hình sản xuất kinh doanh và sự cần thiết áp dụng 5S tại các CHXD
2.3.1 Tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp bán lẻ thông qua mạng lưới CHXD:
Hệ thống mạng lưới cửa hàng xăng dầu của Petrolimex Sài Gòn gồm 65 cửa hàng nằm
rộng khắp các quận huyện Thành phố Hồ Chí Minh, phục vụ 24/24 nhu cầu tiêu dùng của xã hội
với đa dạng phương thức bán lẻ để khách hàng lựa chọn.
Dưới đây là bảng thống kê sản lượng, doanh thu và lợi nhuận của Xí nghiệp bán lẻ thông
qua hệ thống CHXD trong 3 năm từ 2010 đến 2012:
2010 2011 2012
Sản lượng (m3- tấn) 295.973 318.444 334.600
7

Doanh thu (đ) 4.189.017.130.000 5.668.877.302.000 7.245.549.670.000
Lợi nhuận (đ) 40.250.000.000 43.227.810.000 48.693.600.000
Bảng 1: bảng thống kê sản lượng, doanh thu và lợi nhuận của Xí nghiệp bán lẻ thông qua hệ
thống CHXD trong 3 năm từ 2010 đến 2012
Hàng năm, XNBL là đơn vị thường đạt được 100% chỉ tiêu của công ty giao, có năm vượt kế
hoạch. Trong 3 năm gần đây, do điều kiện kinh tế biến động nhiều, sản lượng xí nghiệp 2011
tăng 7,6% so với 2010, nhưng năm 2012 chỉ tăng khoảng 5,07%.
Biểu đồ 1. Sản lượng của Xí nghiệp bán lẻ qua các năm ( đvt: m3,tấn)
8
Biểu đồ 2. Lợi nhuận của Xí nghiệp bán lẻ qua các năm ( đvt: triệu đồng )
2.3.2. Sự cần thiết áp dụng 5S tại các cửa hàng xăng dầu tại xí nghiệp bán lẻ
2.3.2.1. Phân tích các hoạt động tại một cửa hàng xăng dầu:
Các hoạt động tại một cửa hàng xăng dầu ( CHXD ) bao gồm:
ü Bán hàng: Đây là hoạt động thường xuyên và liên tục tại các CHXD. Việc bán hàng do
các công nhân của cửa hàng xăng dầu thực hiện theo một quy trình đã được Công ty quy
định sẵn.
ü Các hoạt động về tài chính và hàng hóa như xuất hóa đơn, kiểm tra tiền hàng, chốt số
liệu đồng hồ trụ bơm, kiểm tra hàng hóa theo máy đo bồn tự động, kiểm tiền, bàn giao
tiền hoặc niêm phong vào két, ghi số liệu vào sổ giao ca…
ü Các hoạt động về kỹ thuật như: Kiểm tra trụ bơm, máy móc thiết bị, nguồn điện, , bảng
hiệu của cửa hàng….
ü Các hoạt động đảm bảo an toàn PCCC: Kiểm tra phương tiện PCCC dụng cụ chữa cháy
được bố trí xung quanh và các vị trí được phân công.
ü Các hoạt động về vệ sinh môi trường: Sắp xếp, vệ sinh nơi làm việc (trụ bơm, các giá
kệ, biển hiệu được đặt xung quanh )
2.3.2.2. Sự cần thiết áp dụng kỹ thuật 5S để giải quyết các vấn đề tại CHXD:
9
Vấn đề dễ nhận thấy:
ü Đặc điểm hầu hết CHXD của XNBL nằm trong nội thành, diện tích nhỏ, sản lượng lớn,
cường độ lao động rất cao. Dưới dây là thống kê về diện tích của 44 CHXD nằm trong

khu vực nội thành TP.HCM:

Biểu đồ 3. Thống kê diện tích các Cửa hàng xăng dầu trong khu vực nội thành Tp.HCM
Do đó, để hiệu quả cho công việc, CH cần phải sử dụng diện tích trên một cách phù hợp
nhất.
ü Nơi làm việc chưa được sắp xếp ngăn nắp. Nhân viên thường làm việc theo thói quen,
chưa chủ động sắp xếp nơi làm việc cho phù hợp và khoa học.
ü Khu vực bán hàng chưa phân luồng hợp lý, hệ thống các biển báo còn phức tạp. Chưa
tạo được ấn tượng cho khách hàng, tính chuyên nghiệp còn thấp.
10
ü Khu vực rửa xe kém mỹ quan. Nước thoát tràn đỗ, trơn trượt có thể gây tai nạn lao
động. Xe đậu cản trở lối thoát, cản trở giao thông.
ü Nhà kho bừa bộn. Xe máy đỗ trong nhà kho kém an toàn PCCC.
Có thể thấy, tồn tại 7 loại chi phí ẩn mà các cửa hàng chưa nhận ra:
ü Lãng phí do tìm kiếm: Không có sẵn số liệu để ra quyết định, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
11
ü Lãng phí do thao tác thừa: In ra báo cáo nhưng không ai xem.
ü Lãng phí do vận chuyển: Công nhân di chuyển xa trụ bơm.
ü Lãng phí về không gian: Nhà kho không có kệ chất đồ.
ü Lãng phí về thời gian: Chờ đợi thủ tục hành chính.
ü Lãng phí do sản phẩm không phù hợp: Xăng dầu bị kém mất phẩm chất, công việc làm
đi làm lại nhiều lần.
ü Lãng phí do phải kiểm tra nhiều lần: Thiếu minh bạch, không tin tưởng nên phải kiểm
tra đi, kiểm tra lại.
Loại chi
phí ẩn
Nội dung Nguyên nhân
Chi phí ước tính theo
ngày
Chi phí / Cửa

hàng/ năm
Lãng phí
do tìm
kiếm
Không có
sẵn số liệu
Với tình trạng hiện
nay,muốn tìm kiếm 1 hồ sơ,
mất khoảng 3 phút/ lần,ước
tính khoảng 3 nhân viên thực
hiện tìm hồ sơ 2 lần/ người/
ngày
Lương trung bình:
7.000.000 đồng/ 22
ngày/ tháng/ nhân viên,
nên chi phí lương: 561
đồng/phút/ nhân viên,
2 lần tìm làm tốn 3.366
đ/ nhân viên./ ngày
Chi phí do
lãng phí tìm
kiếm = 3.366 x
3 x 26 x12 =
2.665.872
đồng
Lãng phí
do thao
tác thừa
In ra báo
cáo nhưng

không ai
xem.
Mỗi tháng đơn vị in báo cáo:
thông báo, công văn, báo cáo
doanh số… để nhân viên
xem, đơn vị mất chi phí mực
in, giấy, khấu hao công cụ:

Chi phí lãng
phí = 100.000
x 12 =
1.200.000
đồng
Lãng phí
do vận
chuyển
Công nhân
di chuyển
xa trụ bơm
Do khách hàng vào bơm
xăng, không có trật tự, ra
vào lẫn lộn, mạnh ai nấy đi
làm cho công nhân khi phục
vụ khách hàng phải di
chuyển khó khăn.
Trung bình 1 cửa hàng
phải tốn khoảng 45
phút/10 công nhân/
ngày cho việc tốn thời
gian di chuyển này, chi

phí: 632 đồng/ phút *
45 phút= 28.409 đồng
Chi phí do vận
chuyển: 28.409
x 365 =
10.369.318
đồng
Lãng phí
về
không
gian
Nhà kho
không có kệ
chất đồ

Phát sinh chi phí tìm
kiếm như trên

12
Lãng phí
về thời
gian
Chờ đợi thủ
tục hành
chính
Xuất hóa đơn, thủ tục xuất
nhập hàng, khi nhập hàng thì
ngừng bán=> ảnh hưởng chi
phí đơn vị
Thời gian chờ cho

những việc trên khoảng
3 phút/ ngày/ cửa hàng
=> doanh thu mất đi
khoảng 9 lít/ phút x 3
phút = 27 lít => 27 l x
20.000 đ/l = 540.000 /
ngày
Chi phí do
lãng phí thời
gian = 540.000
x 365 =
197.100.000
đồng
Lãng phí
do sản
phẩm
không
phù hợp
Xăng dầu
bị kém mất
phẩm chất,
công việc
làm đi làm
lại nhiều
lần.
Chi phí chưa tính được

Lãng phí
do phải
kiểm tra

nhiều
lần
Thiếu minh
bạch, không
tin tưởng
nên phải
kiểm tra đi,
kiểm tra lại.
Chi phí chưa tính được

Bảng 2. Ước tính các loại chi phí ẩn do chưa thực hiện 5S tại các cửa hàng xăng dầu.
Đặc thù kinh doanh xăng dầu là loại sản phẩm dễ cháy nổ, vì vậy tất cả các CHXD đều
phải đối mặt với những rủi ro về mất an toàn cháy nổ. Mặc dù hiện này các CHXD của XNBL
chưa có những tai nạn cháy nổ, nhưng thời gian gần đây, khắp cả nước đã xảy ra rất nhiều vụ
cháy nổ CHXD gây thiệt hại lớn, có thể kể đến:
- Tháng 6/2013: tại Hà Nội – vụ cháy nổ cây xăng dầu Quân đội, số 2B, Trần Hưng Đạo,
quận Hoàn Kiếm, gần viện 108: Đang tiếp nhiên liệu cho cây xăng, một chiếc xe bồn bỗng nhiên
phát hỏa. Hậu quả, cả xe bồn và cây xăng biến thành biển lửa trong tích tắc Hậu quả, khoảng
13
1.000 người tham gia chiến đấu với “giặc lửa”, 12 người bị thương, trong đó có 9 cảnh sát phòng
cháy chữa cháy, 4 ô tô bị cháy đen, 6-7 xe máy bị thiêu rụi, 1/3 hộ dân quận Hoàn Kiếm bị cắt
điện…
- Năm 2012: Vụ cháy xảy ra lúc 15h30 ngày 21/5/2012 tại cây xăng dầu số 4/34 Nguyễn
Oanh, phường 17, quận Gò Vấp, TP.HCM. Thiệt hại: Ngọn lửa bùng cháy dữ dội trên đường
cháy lan vào kho chứa xăng làm cháu trai chết thảm và ngay sau đó, ngọn lửa phụt cháy một
đoạn dài gần 40m khiến nhiều người đi hoảng sợ vất xe bỏ chạy toán loạn. Sau đó, ngọn lửa tiếp
tục cháy và lan vào tiệm bán nước giải khát rồi tiếp tục đến nhiều xe máy đang dựng trên vỉa hè
kèm theo những tiếng nổ lớn.
Các trường hợp trên nhắc nhở các CHXD cần nâng cao công tác PCCC thông qua những
hoạt động hiệu quả và thường xuyên nhất

Mặt hàng xăng dầu rất dễ gây ô nhiễm môi trường: Ô nhiễm môi trường có thể xảy ra
khi xăng dầu tràn vãi ra khu vực CHXD, khi các rác thải nhiểm dầu không được xử lý theo đúng
quy định, khi xăng dầu bị rò rỉ hoặc chảy vào hệ thống thoát nước của thành phố.
Như vậy, có thể thấy, nếu không thực hiện 5S, một cửa hàng sẽ hao tốn rất nhiều chi phí:
- Kinh phí một năm cho các chi phí ẩn có thể tính được khoảng: 211.300.000 đồng.
- Môi trường làm việc không đẹp => ảnh hưởng tâm lí và hiệu quả công việc của nhân
viên.
- Thiếu không gian làm việc.
Chính những vấn đề đã nêu trên mà chúng ta cần phải áp dụng một kỹ thuật quản lý phù
hợp. Với nội dung dễ hiểu, thiết thực thì kỹ thuật 5S là kỹ thuật rất phù hợp để dụng tại đơn vị.
14
CHƯƠNG 3
ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN THÍ ĐIỂM VÀ XÂY DỰNG KẾ
HOẠCH ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S CHO HỆ
THỐNG CỬA HÀNG XĂNG DẦU CỦA XÍ NGHIỆP BÁN LẺ THUỘC
CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC 2 TNHH MTV
3.1 Đánh giá tình hình thực hiện thí điểm
Khoảng tháng 10/2012, đơn vị bắt đầu tiến hành thí điểm áp dụng 5S tại 5 Cửa hàng sau:
1. Cửa hàng số 1: 136 Hai Bà Trưng, quận 1.
2. Cửa hàng số 2: 6/5 Trần Não, quận 2.
3. Cửa hàng số 3: 102 Phạm Hồng Thái, quận 1.
4. Cửa hàng số 6: Võ Thị Sáu – Pasteur, quận 3.
5. Cửa hàng số 9: 380 Lê Văn Sĩ, quận Tân Bình.
Tiêu chí lựa chọn:
ü Cửa hàng ở khu vực trung tâm thành phố, lượng khách hàng nhiều.
ü Doanh số bán hàng cao.
ü Số lượng nhân viên đông.
Thời gian thực hiện: 6 tháng ( từ tháng 10/2012 – tháng 4/2013 )
Thời gian đánh giá: 2 tháng ( từ tháng 4/2013 – 6/ 2013)
Kết quả thực hiện:

- Môi trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi cho nhân viên tác nghiệp.
- Lượng khách hàng đến bơm xăng tại các đơn vị này nhiều hơn trước.
- Nhân viên có tinh thần làm việc vui vẻ, các đồng nghiệp với nhau thân thiện, cởi mở.
- Giảm bớt các chi phí đã tính ở trên chỉ còn một nửa
15
Loại chi phí Hiệu quả về chi phí
Lãng phí do tìm kiếm Giảm từ 3 phút xuống còn 2 phút
Lãng phí do thao tác thừa
Lưu lại trên file chung, thông báo bằng bảng => giảm
chi phí còn 50.000/tháng
Lãng phí do vận chuyển
Bố trí phân luồng, giúp cho khách hàng ra vào bơm
xăng theo trật tự, công nhân có lối để di chuyển =>
giảm được 70% chi phí này
Lãng phí về không gian
Đồ đạc được tìm kiếm dễ dàng.
Lãng phí về thời gian
Giảm được thời gian chờ xuống còn 3 phút => nâng
cao doanh thu cho cửa hàng.
Lãng phí do sản phẩm không phù hợp

Lãng phí do phải kiểm tra nhiều lần Không còn xảy ra việc kiểm tra nhiều lần
Bảng 3. Lợi ích giảm chi phí tại các cửa hàng thực hiện thí điểm
Khó khăn khi thực hiện thí điểm:
- Chi phí chưa được tính toán chi tiết. Trong quá trình thực hiện, phát sinh chi phí ngoài dự
kiến.
- Nhân viên chưa xây dựng hoàn toàn được ý thức thực hiện 5S một cách tự giác.
- Nhân sự thực hiện tại các cửa hàng còn chưa nắm rõ các tiêu chuẩn thực hiện và tiêu
chuẩn đánh giá.
- Nhân sự đôi khi còn bị động.

Thông qua việc thực hiện thí điểm, những hiệu quả đem lại cho thấy cần phải áp dụng 5S
trên toàn hệ thống. Bên cạnh đó, việc thực hiện cần hạn chế bớt những khó khăn.
3.2 Kế hoạch áp dụng 5S trên toàn bộ hệ thống cửa hàng Bán lẻ xăng dầu của Xí nghiệp
bán lẻ thuộc công ty Xăng dầu khu vực 2 TNHH MTV
3.2.1 Xác định mục tiêu:
16
- Mục tiêu ngắn hạn:
ü Xây dựng môi trường làm việc đẹp, gọn gàng, an toàn tại các cửa hàng xăng dầu.
ü Giảm thiểu 20% các chi phí ẩn đã tính ở trên trong 6 tháng đầu thực hiện, 30%
trong 6 tháng tiếp theo.
- Mục tiêu dài hạn: Kế hoạch 5S được triển khai nhằm mục đích chính là xây dựng ý thức cải
tiến cho mọi người, cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu những chi phí không cần thiết, góp
phần đảm bảo về an toàn PCCC và vệ sinh môi trường. Từ đó, nâng cao năng suất của doanh
nghiệp.
3.2.2 Kế hoạch qui trình thực hiện 5S trên toàn bộ CH
Bước 1: Đánh giá và rút kinh nghiệm đối với 5 cửa hàng thực hiện thí điểm: như trên.
Bước2: Chuẩn bị thực hiện đồng bộ cho 65 cửa hàng
- Khảo sát vị trí, môi trường làm việc hiện tại, cơ sở vật chất hiện có của các cửa hàng để
có kế hoạch xây dựng chương trình 5S đặc thù cho từng cửa hàng.
- Cam kết quyết tâm thực hiện 5S
- Thành lập nhóm công tác 5S: Xây dựng chính sách, mục tiêu 5S, thưc hiện kiểm tra, đánh
giá định kì nhằm đảm bảo 5S được thực hiện một cách hiệu quả nhất
- Bổ nhiệm cán bộ phụ trách chương trình 5S tại đơn vị
Bước 3: Thông báo chính thức của ban lãnh đạo
- Giám đốc Xí nghiệp thông báo về việc triển khai thực hiện 5S tại tổ chức
- Ban lãnh đạo Xí nghiệp giải thích rõ mục tiêu của chương trình 5S cho tất cả cán bộ,
nhân viên
- Thiết lập và công bố sơ đồ phân công 5S tại từng khu vực
- Tuyên truyền chương trình 5S trong tổ chức bằng các khẩu hiệu, biểu ngữ, bảng tin, xây
dựng góc 5S cho từng bộ phận/phòng ban/CHXD

Bước 4: Đào tạo 5S
17
- Ban lãnh đạo xí nghiệp và các cán bộ chủ chốt tại các cửa hàng tổ chức thăm quan các
mô hình thực hành tố 5S tại các cửa hàng đã thí điểm và có những đánh giá, rút kinh
nghiệm để phù hợp với đơn vị mình.
- Đào tạo 5S cho các cán bộ tham gia điều phối chương trình 5S. Việc đào tạo này phải
được thực hiện nghiêm ngặt, đúng chuẩn đảm bảo rằng tất cả mọi cán bộ tham gia điều
phối 5S đều nắm vững về 5S nhằm triển khai lại cho tất cả nhân viên.
- Đào tạo các quy định về 5S cho tất cả cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Các quy định
này có thể truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp, buổi học ngoại khóa,…Để các quy định này
đi vào thực tế thì cần triển khai theo từng bước, từng giai đoạn thích hợp. Khi mọi thành
viên trong công ty đã nắm được mục tiêu, cách thức tiến hành và các quy định liên quan thì
bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các công việc cụ thể trong các bước tiếp theo.
Bước 5: Thực hiện từng S
• Thực hiện SEIRI - Sàng lọc:
- Xác định những đồ vật cần thiết và không cần thiết:
ü Đối với những đồ vật không cần thiết và không có giá trị, dễ hủy thì tiến hành hủy
ngay. Những vật có thể thanh lý thì tiến hành giao trả cho phòng hành chánh quản trị, còn
những vật đang trong quá trình chờ thanh lý thì phải để gọn qua một nơi riêng biệt và có
dấu hiệu nhận biết . Những vật không có giá trị, bỏ thì phí thì tìm cách tận dụng vào
những mục đích khác.
ü Đối với những vật cần thiết: tiến hành sắp xếp theo tần suất và mức độ sử dụng là
thường dùng, thỉnh thoảng dùng, hiếm hoặc không dùng
18
Ví dụ:
• Khu vực bán hàng: Ngoài những máy móc thiết bị cần thiết như trụ bơm, thiết bị PCCC,
bể chứa xăng dầu, thiết bị bán nhớt lẻ, máy POS thì những vật dụng không cần thiết để
trên nóc trụ bơm, các ca đong, phễu dùng để bán nhớt lẻ,… đã cũ, hư hỏng đều phải
thanh lý, hoặc bỏ,…
19

• Khu vực văn phòng: các vật dụng không cần thiết như bàn ghế đã hư hỏng, hồ sơ tài
liệu cũ ( như hình dưới ),… thì tiến hành lưu kho, thanh lý hoặc bỏ


• Thực hiện SEITON – Sắp xếp
Sau khi việc sàng lọc đã được thực hiên, tại nơi làm việc không còn những vật dụng không
cần thiết và những vật dụng cần thiết nhưng mức độ và tần suất sử dụng không cao. Khi thực
20
hiện sắp xếp nghĩa là sắp xếp các vật dụng một cách khoa học, thuận tiện và tạo hiệu quả làm
việc cao nhất, đảm bảo không có sự lẫn lộn, có thể tìm – lấy ra và xếp vào một cách dễ dàng, tiết
kiệm thời gian tìm kiếm, … Việc Sắp xếp được thực hiện theo phương châm “Dễ nhìn - dễ thấy
- dễ lấy - dễ sử dụng”.
Ví dụ:
• Khu vực bán hàng: sắp xếp các máy móc thiết bị:
- Trụ bơm:
ü Trụ bơm đặt trên bục tiểu đảo kẻ vạch cảnh báo vàng đen 45
0
.
ü Vận hành, bảo dưỡng theo quy định. Quy trình niêm yết bên hông.
ü Khi không sử dụng, gác cò bơm, dây nằm gọn phía trong vạch vàng.
ü Decal sản phẩm dán trên trụ bơm:
- Bể chứa xăng dầu:
ü Chôn bể ngầm dưới đất, trên đậy nắp thép chuyên dùng có logo chữ P.
ü Trên miệng hầm có dấu hiệu nhận biết số hầm, loại hàng.
ü Nắp đậy hầm luôn kín. Trong cổ hầm luôn giữ khô ráo, không bị ẩm ướt.
21
- Thiết bị bán nhớt lẻ:
ü Đặt cố định tại nơi bán hàng, không cản trở lối đi, có bảng tên “Nhớt lẻ” kèm đơn
giá bán (hiện hành).

ü Để ca đong, phểu, khăn lau nhớt, … trên khay thiết bị sau khi sử dụng.
- Kẻ vạch, phân luồng xe:
ü Gắn trên cột mái che, cách bục tiểu đảo 1,5 m; treo hướng ra đường, trực diện với
chiều phương tiện vào mua hàng.
22
ü Vạch sơn vàng đậm có phản quang, bề rộng mỗi vạch sơn là 10 cm. Mũi tên chỉ
hướng vẽ trên nền sân tương ứng với chiều lưu thông.
23
- Môi trường, an toàn PCCC:
ü Mỗi cửa hàng phải có Phương án PCCC riêng và được cơ quan cảnh sát PCCC
phê duyệt.
ü Bảng phân công PCCC treo trong văn phòng cửa hàng để công bố cho CBCNV
cửa hàng biết, sẵn sàng thực hiện.
24
ü Chủng loại phương tiện PCCC:
+ Bình chữa cháy CO
2
các loại (4 kg, 5 kg, 6 kg);
+ Bình chữa cháy bột khô các loại (4 kg, 35 kg);
+ Chăn amiăng 1.8 x 1.8 mét.
25