Bài tập tình huống quản trị nhân lực

Chọn thơng tin về phân tích cơng việc
Tại cơng ty lắp ráp và cung cấp máy tính, ban giám đốc mới quy định mọi nhân viên phải biết sử dụng
máy tính, kể cả người gác cổng. Điều này cũng khơng có gì bất hợp lý bởi vì một cơng ty lắp ráp máy tính
thì nhân viên ít nhiều phải biết tin học, nếu khơng thì các dự án hiện đại hố cơng ty khó có thể hồn
thành được.
Trên bàn làm việc của nhân viên đều có máy tính và từng nhóm làm việc đều có máy tính. Các máy tính
đều được nối mạng với nhau và được nối với máy chủ. Ban giám đốc nhân lực quyết định lưu trữ tất cả
các dữ kiện liên quan đến nhân lực vào máy chủ. Điều này sẽ giúp các cấp quản trị hoặc chuyên gia nhân
lực khi cần thông tin về bảng mô tả công việc, họ chỉ cần thao tác trên máy tính là có ngay.
Sau khi máy tính hố các dữ kiện thông tin về nhân lực, các chuyên viên phân tích cơng việc bắt đầu thấy
trong phần mềm, các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc thường bị các nhân viên sửa chữa.
Dường như một vị quản trị nào đó hoặc một cá nhân nào đó xem lại bản mô tả công việc và bản tiêu
chuẩn cơng việc thấy điểm nào đó lỗi thời hoặc khơng cịn phù hợp nữa và thay đổi đơi chút vào bộ nhớ.
Thoạt đầu, các nhân viên nhân lực thấy vui vui vì cơng nhân viên quan tâm đến cơng việc bằng
cách cập nhật hố thơng tin phân tích cơng việc. Nhưng cuối cùng họ bắt đầu lo lắng vì các cơng nhân có
cùng chức danh cơng việc lại có quan điểm khác nhau về cơng việc, bởi vì người nào đó cũng có thể thay
đổi một vài chi tiết nào đó mà họ cho là chưa phù hợp. Tóm lại các bản này khơng có lối văn thống nhất
và nội dung cịn khơng phù hợp nữa.
Để ngăn chặn tình trạng này, một chương trình được cài đặt vào máy tính không cho ai tự ý thay
đổi nữa. Các chuyên viên phân tích lúc đó duyệt xét các bản mơ tả công việc và tiêu chuẩn công việc để
đảm bảo văn phong thống nhất. Các cấp quản trị bây giờ có thẻ lấy được thông tin mà không sửa được
thông tin.
Câu hỏi:
1. Giả sử anh/chị là cán bộ quản trị nhân lực của công ty này, anh/chị làm thế nào để có thơng tin chính
xác về phân tích cơng việc.
2. Giả sử rằng các cấp quản trị đều giỏi vi tính, vậy cơng ty điện tử có cách nào mới để thu thập thơng tin
về phân tích cơng việc khơng?
Trả lời
-

1. Để có thơng tin chính xác về phân tích cơng việc, làm việc như sau:

Thiết lập một quy trình chính xác và rõ ràng cho phân tích cơng việc, bao gồm các bước và tiêu
chuẩn được áp dụng đồng nhất trong công ty.
Tạo một hệ thống giao tiếp hiệu quả với các bộ phận và nhân viên liên quan để thu thập thông tin
chi tiết về công việc.
Tổ chức cuộc họp, phỏng vấn hoặc khảo sát nhân viên và các cấp quản lý để hiểu rõ cơng việc,
q trình làm việc và yêu cầu công việc.
Xem xét và nắm bắt những thay đổi trong quy trình cơng việc và mơi trường làm việc để cập nhật
thơng tin phân tích cơng việc.
Sử dụng công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý công việc, hệ thống thông tin nhân sự hoặc phần
mềm phân tích cơng việc để thu thập, xử lý và lưu trữ thơng tin một cách chính xác.
2. Cơng ty điện tử có thể áp dụng các cách mới để thu thập thơng tin về phân tích cơng việc, bao
gồm:


-

-

-

Sử dụng hệ thống quản lý công việc trực tuyến hoặc phần mềm phân tích cơng việc thơng minh.
Điều này cho phép nhân viên và cấp quản lý cập nhật thông tin công việc, mô tả công việc và tiêu
chuẩn cơng việc một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Thiết lập hệ thống phản hồi 360 độ để thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm cấp
quản lý, đồng nghiệp và khách hàng. Điều này giúp tạo ra một cái nhìn tồn diện về cơng việc và
đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Sử dụng kỹ thuật thu thập dữ liệu tự động hoặc trí tuệ nhân tạo để phân tích dữ liệu cơng việc từ
nhiều nguồn, chẳng hạn như email, tài liệu và hệ thống quản lý cơng việc. Điều này có thể giúp
đưa ra thơng tin và xu hướng phân tích cơng việc một cách tự động và chính xác hơn.

Những cách tiếp cận mới này sẽ giúp công ty điện tử thu thập thông tin phân tích cơng việc một cách
nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, đồng thời tăng tính tương tác và sự tham gia của nhân viên trong q
trình phân tích cơng việc
Trả lời
1. Để có thơng tin chính xác về phân tích cơng việc, là cán bộ quản trị nhân lực của cơng ty, anh/chị có
thể thực hiện các bước sau:
a) Thảo luận và tương tác với các chuyên viên phân tích cơng việc: Điều này giúp anh/chị hiểu rõ về quy
trình phân tích cơng việc hiện tại, các dữ liệu đã được thu thập và sử dụng, cũng như các thách thức và
vấn đề hiện tại.
b) Kiểm tra và đánh giá các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn cơng việc: Xem xét và xác minh tính chính
xác, cập nhật của thơng tin hiện có. Nếu cần thiết, có thể tiến hành cuộc khảo sát hoặc phỏng vấn nhân
viên để hiểu rõ hơn về nhu cầu và thực tế cơng việc.
c) Xây dựng quy trình ghi nhận thơng tin: Tạo ra một quy trình chính thức và cụ thể để ghi nhận thơng tin
phân tích cơng việc, bao gồm việc thu thập, xử lý, lưu trữ và duyệt xét thơng tin. Đảm bảo quy trình này
rõ ràng và tiện lợi để đảm bảo thơng tin chính xác và cập nhật.
d) Sử dụng phần mềm quản lý thông tin: Áp dụng các công cụ và phần mềm quản lý thông tin nhân lực để
tổ chức và lưu trữ thông tin về phân tích cơng việc một cách hiệu quả. Điều này giúp giảm thiểu sai sót
trong q trình thu thập và truy xuất thông tin.
2. Nếu các cấp quản trị đều giỏi vi tính, cơng ty điện tử có thể áp dụng các giải pháp công nghệ mới để
thu thập thơng tin về phân tích cơng việc, bao gồm:
a) Phần mềm quản lý thông tin nhân sự: Sử dụng các phần mềm quản lý thông tin nhân sự tiên tiến và tùy
chỉnh để ghi nhận và duyệt xét thông tin về phân tích cơng việc. Các phần mềm này có thể tạo ra cơ sở dữ
liệu chính xác và tự động hóa q trình duyệt xét thơng tin.
b) Hệ thống quản lý văn bản: Áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử để lưu trữ và quản lý các bản mô
tả công việc và tiêu chuẩn công việc. Hệ thống này giúp tạo ra các phiên bản văn bản có thể truy xuất và
sửa đổi được, đồng thời duy trì lịch sử chỉnh sửa.


c) Công nghệ Blockchain: Sử dụng công nghệ blockchain để tạo ra các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn
cơng việc có tính tồn vẹn và khơng thể thay đổi. Blockchain giúp đảm bảo tính nhất quán và bảo mật của

thơng tin.
d) Cơng cụ phân tích dữ liệu: Sử dụng cơng cụ phân tích dữ liệu để đánh giá và xử lý thông tin từ các bản
mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc. Công cụ này giúp tối ưu hóa q trình phân tích và tạo ra các
insights giá trị từ dữ liệu.