Bài giảng quản trị hành chính văn phòng ( combo full slide 7 chương )

BÀI GIẢNG
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH
VĂN PHỊNG

12/15/2023

1


Nội dung môn học








CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC LAO ĐỘNG VĂN PHỊNG
CHƯƠNG 3 HOẠCH ĐỊNH CƠNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
CHƯƠNG 4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC THÔNG TIN VÀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN LÀM VIỆC
CHƯƠNG 5 TỔ CHỨC TIẾP KHÁCH, HỘI HỌP HỘI NGHỊ VÀ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
CHƯƠNG 6 TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
CHƯƠNG 7 KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN


Chương 1
Tổng quan về Quản trị hành chính
văn phịng

Nội dung
I. Văn phịng
II. Quản trị hành chính văn phịng
III. Cơng tác tổ chức văn phịng


I. Văn phòng
1.
2.
3.
4.

Quan niệm về văn phòng
Chức năng của văn phịng
Nhiệm vụ của văn phịng
Vị trí và mối quan hệ của văn phòng


1. Quan niệm về văn phòng
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ
quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp,
truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động
quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo
các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ
quan, đơn vị.


2. Chức năng của văn phịng
• Chức năng tham mưu, tổng hợp

• Chức năng trợ giúp, điều hành
• Chức năng hậu cần


3. Nhiệm vụ của văn phịng
• Xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện chương
trình kế hoạch cơng tác
• Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thơng tin
• Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển
khai thực hiện
• Thực hiện cơng tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu
• Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng
• Tổ chức cơng tác đón tiếp khách
• Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các
cuộc họp
• Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi cơng tác của lãnh đạo
• Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan
• Xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng hợp lý


4. Vị trí và mối quan hệ của văn phịng
• Là một bộ phận cấu thành cùng với các bộ
phận khác tạo thành bộ máy tổ chức hồn
chỉnh
• Là bộ phận giúp việc trực tiếp nhất của lãnh
đạo
• Là nơi giao tiếp đầu tiên giữa tổ chức với tổ
chức khác.

II. Quản trị hành chính văn phịng
1.
2.
3.
4.

Khái niệm
Nội dung của quản trị hành chính văn phịng
Vai trị của quản trị hành chính văn phịng
Các nhân tố ảnh hưởng


1. Khái niệm
• Quản trị hành chính văn phịng là việc nhà
quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo và kiểm tra các cơng tác văn phịng nhằm
đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả.


2. Nội dung của quản trị hành chính văn
phịng
•
•
•
•
•

Chức năng hoạch định
Chức năng tổ chức trong cơng tác văn phịng
Chức năng nhân sự

Chức năng lãnh đạo
Chức năng kiểm tra


3. Vai trị của quản trị hành chính văn phịng
•
•
•
•
•

Tạo tiền đề phát triển cho mỗi tổ chức
Giảm thời gian lãng phí
Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực
Nâng cao năng suất lao động
Tiết kiệm chi phí


4. Các nhân tố ảnh hưởng
• Nhân tố bên ngồi
- Điều kiện tự nhiên
- Điều kiện chính trị,
pháp lý
- Điều kiện kinh tế
- Điều kiện xã hội
- Khoa học kỹ thuật

• Nhân tố bên trong
- Quy mơ và cơ cấu tổ
chức

- Yếu tố con người
- Quy chế hoạt động của
tổ chức
- Cơ sở vật chất kỹ thuật


III. Tổ chức cơng tác văn phịng
1.
2.
3.
4.

Cơ cấu tổ chức văn phòng
Tổ chức nơi làm việc của văn phòng
Trang thiết bị văn phòng
Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của
văn phòng


1. Cơ cấu tổ chức văn phịng
•
•
-

Lãnh đạo văn phịng
Chánh văn phịng (Trưởng phịng hành chính)
Phó văn phịng (Phó phịng hành chính)
Các bộ phận trực thuộc văn phịng
Bộ phận hành chính, văn thư
Bộ phận tổng hợp

Bộ phận lưu trữ
Bộ phận quản trị
Bộ phận tài vụ (tuỳ từng tổ chức)
Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ…


2. Tổ chức nơi làm việc của văn phòng
a. Các yêu cầu khi tổ chức nơi làm việc của văn
phòng
b. Các phương pháp bố trí nơi làm việc
c. Bố trí sắp xếp chỗ làm việc


a. Các yêu cầu khi tổ chức nơi làm việc của văn phịng

• Tận dụng tối ưu mặt bằng
• Giảm thiểu thời gian và cơng sức cho việc di
chuyển
• Tạo mơi trường làm việc khoa học
• Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác thu thập,
xử lý thơng tin
• Tiết kiệm chi phí văn phịng
• Bảo đảm an tồn kỹ thuật


b. Các phương pháp bố trí nơi làm việc
•
•
-

Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận
Văn phịng bố trí kín
Văn phịng bố trí mở
Văn phịng bố trí hỗn hợp
Căn cứ vào trình độ tập trung hố cơng tác văn phịng
Mơ hình kiểu phân tán
Mơ hình kiểu tập trung
Mơ hình hỗn hợp