Tổng hợp quy trình biểu mẫu xây dựng, chọn thầu phụ lập HS hoàn công, kiểm soát biện pháp thi công
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (8.51 MB, 70 trang )
QT-CL-18
Thông tin tài liệu
Mã số tài liệu
QT-CL-18
Tên tài liệu
ĐO LƯỜNG SỰ THỎA MÃN CỦA KHÁCH HÀNG
Loại tài liệu
Quy trình
Ngày ban hành đầu tiên
01/01/2008
Ngày chỉnh sửa cuối cùng
22/12/2015
Phê duyệt tài liệu
Họ và tên
Ký tên
Ngày
Soạn thảo
Phạm Thị Trúc Phương
Đã ký
29/06/2011
Cập nhật
Nguyễn Tống Quốc Hải
Đã ký
22/12/2015
Xem xét
Phạm Thị Trúc Phương
Đã ký
23/12/2015
Phê duyệt
Nguyễn Văn Tịnh
Đã ký
24/12/2015
Lịch sử tài liệu
Phiên
bản
Ngày
ban hành
01
01/01/2008
02
07/07/2011
03
25/02/2013
04
31/05/2013
05
24/12/2015
Mục thay đổi
Nội dung thay đổi
Thay đổi mã tài liệu
Thay đổi mã tài liệu
Phụ lục
Cập nhật BM-01 và BM-02
Cập nhật nội dung quy trình
1/3
QT-CL-18
I.
MỤC ĐÍCH:
-
-
Nhằm ghi nhận những yêu cầu, phản ảnh và khiếu nại của Khách hàng, Chủ đầu tư về
các Công trình mà Cơng ty đã thi cơng và đang trong giai đoạn bảo hành. Cùng với
nhiều kênh thông tin khác, BCH CT, cơng ty sẽ có các giải pháp khắc phục kịp thời các
phản hồi không đạt yêu cầu từ khách hàng.
Quy định và hướng dẫn cách lấy ý kiến về sự thỏa mãn của khách hàng đối với dịch vụ
thi cơng của Cơng ty để có biện pháp cải tiến nhằm thỏa mãn ngày càng cao hơn các
yêu cầu của khách hàng.
II. PHẠM VI:
-
Áp dụng cho các quá trình thi cơng và các q trình liên quan đến thi cơng của Cơng
trình.
III. TÀI LIỆU THAM KHẢO:
-
ISO 9001:2015: Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu.
-
Sổ tay chất lượng công ty
IV. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA:
-
BCH CT:
GĐDA:
CHT CT:
P.ISO:
Ban chỉ huy cơng trình
Giám đốc dự án
Chỉ huy trưởng cơng trình
Phịng ISO
V. PHỤ LỤC:
V.1.
BM-01/QT-CL-18:
Phiếu khảo sát ý kiến của khách hàng
V.2.
BM-02/QT-CL-18:
Bảng tổng hợp ý kiến khách hàng
VI. NỘI DUNG:
VI.1. Trách nhiệm:
-
Các GĐDA, CHT CT và các phịng ban liên quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy
trình này.
VI.2. Nội dung:
2/3
QT-CL-18
LƯU ĐỒ ĐO LƯỜNG SỰ THỎA MÃN CỦA KHÁCH HÀNG
LƯU ĐỒ THỰC HIỆN
BƯỚC
TRÁCH NHIỆM
BIỂU MẪU
BẮT ĐẦU
1
GỬI PHIẾU KHẢO SÁT
Ý KIẾN KHÁCH HÀNG
2
ĐÁNH GIÁ
3
NHẬN PHIẾU KHẢO SÁT
Ý KIẾN KHÁCH HÀNG
4
TỔNG HỢP KẾT QUẢ
5
6
CHT CT
GĐDA
BM-01/QT-CL-18
Khách hàng
BM-01/QT-CL-18
CHT CT
P. ISO
BM-01/QT-CL-18
P. ISO
BM-02/QT-CL-18
XEM XÉT, PHÂN TÍCH
Phịng ban liên quan
BM-02/QT-CL-18
XỬ LÝ
SỰ KHƠNG PHÙ HỢP
Phịng ban liên quan
QT-HT-18
KẾT THÚC
* Diễn giải lưu đồ
ISO
Trách nhiệm
1. Gửi phiếu
CHT CT
khảo sát ý kiến
GĐDA
khách hàng
2. Đánh giá
Khách hàng
3. Nhận phiếu
CHT CT
khảo sát ý kiến
P.ISO
khách hàng
4. Tổng hợp
kết quả
P.ISO
5. Xem xét,
phân tích
Phịng ban liên
quan
6. Xử lý sự
Phịng ban liên
khơng phù hợp quan
Nội dung cơng việc
Biểu mẫu
BM-01/QT-CL-18:
Cơng trình gửi Phiếu khảo sát ý kiến
Phiếu khảo sát ý kiến
khách hàng đến khách hàng.
của khách hàng
BM-01/QT-CL-18:
Khách hàng ghi nhận ý kiến.
Phiếu khảo sát ý kiến
của khách hàng
- Cơng trình nhận Phiếu khảo sát ý kiến
khách hàng từ khách hàng.
BM-01/QT-CL-18:
- Cơng trình chuyển Phiếu khảo sát ý kiến Phiếu khảo sát ý kiến
khách hàng đến P.ISO chậm nhất vào của khách hàng
tháng 08 hàng năm.
BM-02/QT-CL-18:
Tổng hợp các Phiếu khảo sát ý kiến khách
Bảng tổng hợp ý kiến
hàng từ các cơng trình.
khách hàng
BM-02/QT-CL-18:
Bộ phận liên quan xem xét, phân tích các
Bảng tổng hợp ý kiến
Phiếu khảo sát ý kiến khách hàng.
khách hàng
Kết quả xem xét, phân tích các Phiếu
QT-HT-18: Xử lý sự
khảo sát ý kiến khách hàng sẽ chuyển tiếp
khơng phù hợp
đến quy trình Xử lý sự khơng phù hợp.
3/3
QT-CL-05
Thông tin tài liệu
Mã số tài liệu
QT-CL-05
Tên tài liệu
LẬP VÀ KIỂM SỐT NGÂN SÁCH CƠNG TRÌNH
Loại tài liệu
Quy trình
Ngày ban hành đầu tiên
30/03/2013
Ngày chỉnh sửa cuối cùng
10/09/2014
Phê duyệt tài liệu
Họ và tên
Cập nhật
Ký tên
Ngày
Phạm Thị Trúc Phương
Đã ký
10/09/2014
Huyền Tôn Nữ Diệu Thuận
Đã ký
10/09/2014
Nguyễn Lê Tân
Đã ký
10/09/2014
Trương Quang Nhật
Đã ký
15/09/2014
Xem xét
Phê duyệt
Lịch sử tài liệu
Mục thay đổi
Phiên
bản
Ngày
ban hành
01
30/03/2013
02
19/10/2013
03
24/04/2014
04
V_Phụ lục
05
05/07/2014
15/09/2014
06
04/07/2015
V_Phụ lục
Nội dung thay đổi
Cập nhật mới
Chỉnh sửa người xem xét ngân sách từ QS sang
P.TGĐ phụ trách
Thời gian lập ngân sách cho các cơng việc cịn lại từ
21 ngày xuống con 7 ngày.
Gộp BM-01/QT-CL-05: Bảng dự trù ngân sách & BM03/QT-CL-05: Ngân sách thi cơng thành BM-01/QTCL-05: Ngân sách cơng trình
Chỉnh sửa biểu mẫu BM-01/QT-CL-05
Hủy PL-02/QT-CL-05
Cập nhật BM-01/QT-CL-05 và PL-01/QT-CL-05
Chỉnh sửa lưu đồ và diễn giải
Cập nhật BM-01/QT-CL-05 form theo yêu cầu phịng
ERP (nội dung họp khối cơng trường ngày 04/07/2015)
1/5
QT-CL-05
I.
MỤC ĐÍCH:
-
Dự báo thu chi đối với các dự án;
-
Theo dõi và kiểm soát các khoản thu chi của dự án;
-
Giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các kế hoạch và mục tiêu;
-
Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch.
II. PHẠM VI:
-
Áp dụng tất cả các cơng trình của cơng ty.
III. TÀI LIỆU THAM KHẢO:
-
ISO 9001:2008 : Hệ thống quản lý chất lượng.
-
ISO 21500
-
Các yêu cầu. - Sổ tay chất lượng, phần 7.5.
-
Ngân sách cơng trình:
Hướng dẫn thực hiện quản lý dự án
IV. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA
Là một danh sách bao gồm tất cả các khoản chi phí và doanh thu được
lập theo kế hoạch của 1 cơng trình.
V. PHỤ LỤC:
V.1. BM-01/QT-CL-05:
Ngân sách cơng trình (có dịng tiền).
V.2. PL-01/QT-CL-05:
Hướng dẫn xây dựng ngân sách
VI. NỘI DUNG:
VI.1. Trách nhiệm:
-
Giám đốc dự án (GĐDA), Chỉ huy trưởng (CHT) và các phòng ban liên quan có trách nhiệm thực
hiện quy trình này.
GĐDA hoặc CHT (nếu cơng trình khơng có GĐDA) chịu trách nhiệm trên ngân sách, khối lượng,
đơn giá trong ngân sách.
Trưởng Phòng dự thầu (TP.DT) chịu trách nhiệm sai sót về khối lượng, đơn giá, hạng mục công
việc, điều kiện hợp đồng,… khi dự thầu.
Trưởng Phòng vật tư (TP.VT), trưởng Trưởng phòng QS (TP.QS) chịu trách nhiệm trên thông tin
cung cấp.
VI.2. Nội dung:
2/5
QT-CL-05
LƯU ĐỒ LẬP VÀ KIỂM SỐT NGÂN SÁCH CƠNG TRÌNH
BƯỚC
LƯU ĐỒ THỰC HIỆN
TRÁCH NHIỆM
BIỂU MẪU
BẮT
ĐẦU
1
NHẬN HỒ SƠ TRÚNG
THẦU
TP.QS
2
LẬP NGÂN SÁCH TẠM
CƠNG TRÌNH (7 ngày)
TP.QS
BM-01/QT-CL-05: Ngân sách cơng trình
PL-01/QT-CL-05: Hướng dẫn xây dựng
ngân sách
3
CHUYỂN NGÂN SÁCH
CHO CƠNG TRÌNH
TP.QS
BM-01/QT-CL-05: Ngân sách cơng trình
4
ĐỖ DỮ LIỆU NGÂN
SÁCH LÊN ERP
GĐDA/CHT
BM-01/QT-CL-05: Ngân sách cơng trình
GĐDA/CHT
TP.QS
BM-01/QT-CL-05: Ngân sách cơng trình
PL-01/QT-CL-05: Hướng dẫn xây dựng
ngân sách
P.TGĐ kinh doanh
BM-01/QT-CL-05: Ngân sách cơng trình
PHÂN PHỐI NGÂN
SÁCH ĐƯỢC DUYỆT
TP.QS
BM-01/QT-CL-05: Ngân sách cơng trình
8
CẬP NHẬT LẠI NGÂN
SÁCH
GĐDA/CHT
BM-01/QT-CL-05: Ngân sách cơng trình
9
SO SÁNH CHI PHÍ THỰC
TẾ VỚI NGÂN SÁCH
P.TGĐ phụ trách
GĐDA/CHT
BM-01/QT-CL-05: Ngân sách cơng trình
GĐDA/CHT
BM-01/QT-CL-05: Ngân sách cơng trình
P.TGĐ phụ trách
BM-01/QT-CL-05: Ngân sách cơng trình
XÂY DỰNG NGÂN SÁCH
CƠNG TRÌNH
(30 ngày/7 ngày)
Y
5
6
7
Nếu có thay
đổi so với hợp
Đồng hoặc vượt
ngân sách
DUYỆT
(2 ngày)
N
Y
10
LẬP NGÂN SÁCH CHO
PHẦN VIỆC CÒN LẠI
11
DUYỆT
(1 ngày)
12
HỌP XEM XÉT VÀ RÚT
KINH NGHIỆM
13
LƯU HỒ SƠ
Y
KẾT
THÚC
N
BGĐ
GĐDA/CHT
TP.VT
TP.QS
P. Tài chính
TP.Dự thầu
Biên bản họp
TP. QS
P. Tài chính
GĐDA/CHT
Bộ phận đào tạo
3/5
QT-CL-05
**Diễn giải:
ISO
1. Nhận hồ sơ
trúng thầu
2. Lập ngân sách
tạm công trình
3. Chuyển ngân
sách cho cơng
trình
Trách
nhiệm
TP.QS
Nội dung cơng việc
−
−
TP.QS
−
Nhận hồ sơ trúng thầu từ Phịng dự thầu.
Lên ngân sách cho cơng trình theo mẫu.
Thời gian thực hiện là 7 ngày kể từ ngày bàn giao
đầy đủ hồ sơ.
Trao đổi ngân sách với P.TGĐ kinh doanh và
chuyển ngân sách cho cơng trình.
− Lưu lại bằng chứng đã chuyển ngân sách cho cơng
trình.
−
TP.QS
4. Đổ dự liệu ngân
GĐDA/CHT
sách vào ERP
−
Biểu mẫu
BM-01/QT-CL-05:
Ngân sách cơng
trình
PL-01/QT-CL-05:
Hướng dẫn xây
dựng ngân sách
BM-01/QT-CL-05:
Ngân sách cơng
trình
BM-01/QT-CL-05:
Đổ dự liệu ngân sách do Phịng QS lập lên hệ thống
Ngân sách cơng
ERP sau khi nhận được ngân sách từ Phịng QS.
trình
Giám đốc dự án (nếu khơng có GĐDA thì chỉ huy
trưởng) phối hợp với TP.QS để thống nhất ngân
sách cho cơng trình.
− Thời gian thực hiện:
Ngân sách mới: Chậm nhất là 30 ngày lịch kể
từ ngày họp bàn giao hồ sơ.
Ngân sách điều chỉnh: Chậm nhất 7 ngày lịch
kể từ ngày đầu tháng (cho ngân sách thay đổi
so với ngân sách ban đầu cơng trình đã lập).
TP.QS chuyển ngân sách cho P.TGĐ kinh doanh
phê duyệt.
−
5. Xây dựng ngân GĐDA/CHT
sách cơng trình TP.QS
6. Duyệt
BM-01/QT-CL-05:
Ngân sách cơng
trình
PL-01/QT-CL-05:
Hướng dẫn xây
dựng ngân sách
P.TGĐ kinh doanh xem xét và phê duyệt ngân sách
đã được thống nhất giữa cơng trình và Phịng QS
trong vịng 2 ngày kể từ khi nhận được ngân sách
từ cơng trình.
BM-01/QT-CL-05:
Ngân sách cơng
trình
GĐDA/CHT
Cuối tháng GĐDA (nếu khơng có GĐDA thì Chỉ huy
trưởng) cập nhật lại ngân sách.
− Gửi file cho (P.TGĐ phụ trách và Phịng tài chính)
và update lên ERP chậm nhất là trước ngày 10
hàng tháng.
BM-01/QT-CL-05:
Ngân sách cơng
trình
GĐDA/CHT
−
P.TGĐ kinh
doanh
−
Phân phối ngân sách được duyệt cho các phòng
ban như sau:
Trưởng Phòng QS, Phịng tài chính (bảng cứng
BM-01/QT-CL-05:
+ file).
Ngân sách cơng
TP. Dự thầu, Phịng ERP, Phịng vật tư, Phịng trình
nhân sự: file mềm hoặc file scan.
− Lưu lại bằng chứng đã chuyển ngân sách cho cơng
trình.
−
7. Phân phối ngân
sách được
TP.QS
duyệt
−
8. Cập nhật lại
ngân sách
9. So sánh chi
phí thực tế
với ngân sách P.TGĐ phụ
trách
10. Lập ngân
sách cho
GĐDA/CHT
−
−
Lập bảng so sánh giữa ngân sách thực tế và ngân
sách được duyệt.
Bảng so sánh
BM-01/QT-CL-05:
Kiểm tra giữa thực tế và ngân sách được duyệt nếu
Ngân sách cơng
có chênh lệch thì u cầu cơng trình giải trình.
trình
Hàng tháng GĐDA (nếu khơng có GĐDA thì Chỉ
huy trưởng) lập ngân sách cho phần việc cịn lại
BM-01/QT-CL-05:
Ngân sách cơng
4/5
QT-CL-05
phần việc cịn
lại.
cho phù hợp với thực tế.
trình
Nếu tổng ngân sách (ngân sách cho các cơng
việc cịn lại + chi phí cho các cơng việc đã thực
hiện) nằm trong ngân sách được duyệt ban đầu
thì chuyển cho P.TGĐ phụ trách duyệt.
Thời gian lập ngân sách cho các công việc còn
lại là 3 ngày.
Nếu tổng ngân sách (ngân sách cho các cơng
việc cịn lại + chi phí cho các công việc đã thực
hiện) vượt ngân sách được duyệt ban đầu thì
chuyển lại bước 5.
−
11. Xem xét
P.TGĐ phụ
trách
12. Họp xem xét
và rút kinh
nghiệm
BGĐ
GĐDA/CHT
TP. QS
TP. VT
P. Tài chính
Ban MMTB
TP.Dự thầu
TP. QS
P. Tài chính
13. Lưu hồ sơ
GĐDA/CHT
Bộ phận
đào tạo
Xem xét nội dung ngân sách của cơng trình Nếu
phát hiện khơng phù hợp thì u cầu cơng trình giải
trình hoặc điều chỉnh lại cho phù hợp.
** Các Phòng ban liên quan như: Phịng QS, Dự
thầu, vật tư,.. có trách nhiệm hỗ trợ cho P.TGĐ
trong q trình xem xét ngân sách khi có u cầu.
Khi kết thúc cơng trình, CHT/CT chủ trì liên hệ và tổ
chức cuộc họp để xem xét và rút ra những vấn đề
thuận lợi, khó khăn trong q trình thực hiện dự án,
đồng thời đưa ra các biện pháp cải tiến cho các dự
án tiếp theo.
− Đề xuất mức thưởng/ phạt cho cơng trình.
− CHT/CT chuyển biên bản họp về Bộ phận đào tạo
của công ty để lưu làm tài liệu đào tạo.
BM-01/QT-CL-05:
Ngân sách cơng
trình
−
−
−
−
Lưu bảng ngân sách cơng trình (bảng cứng+file).
BM-01/QT-CL-05: Ngân sách cơng trình
Lưu bảng ngân sách cơng trình (bảng cứng+file).
BM-01/QT-CL-05: Ngân sách cơng trình
Biên bản họp
Quy định kiểm
soát Hồ sơ - Tài
liệu
Biên bản họp cuối cơng trình.
5/5
QT-CL-07
Thơng tin tài liệu
Mã số tài liệu
QT-CL-07
Tên tài liệu
KIỂM SỐT PHÁT SINH CỦA HỢP ĐỒNG
Loại tài liệu
Quy trình
Ngày ban hành đầu tiên
01/01/2008
Ngày chỉnh sửa cuối cùng
09/07/2015
Phê duyệt tài liệu
Họ và tên
Ký tên
Ngày
Soạn thảo
Nguyễn Đinh Thi
(Đã ký)
01/01/2008
Cập nhật
Nguyễn Đinh Thi
(Đã ký)
09/07/2015
Xem xét
Phạm Thị Trúc Phương
(Đã ký)
10/07/2015
Phê duyệt
Nguyễn Văn Tịnh
(Đã ký)
11/07/2015
Lịch sử tài liệu
Phiên
bản
Ngày
ban hành
01
01/01/2008
02
07/07/2011
03
24/03/2012
04
25/02/2013
05
07/01/2015
06
11/07/2015
Mục thay đổi
Nội dung thay đổi
Thay đổi mã tài liệu
Phần IV.Phụ lục
Thay đổi BM-02: thêm xác nhận của GDDA.
Thay đổi mã tài liệu
Chỉnh sửa lưu đồ và diễn giải
Chỉnh sửa biểu mẫu BM-01/QT-CL-07.
Thêm biểu mẫu BM-01/QT-CL-07, BM-02/QT-CL07 và chỉnh sửa mã số của các biểu mẫu còn lại.
1/4
QT-CL-07
I.
MỤC ĐÍCH:
-
Đảm bảo hồ sơ liên quan đến cơng tác phát sinh đầy đủ và hợp lệ;
Kiểm sốt các cơng tác phát sinh được tính tốn đầy đủ;
Các cơng tác phát sinh được lập và phê duyệt trong thời gian sớm nhất;
II. PHẠM VI ÁP DỤNG:
-
Áp dụng cho các yêu cầu thay đổi của Hợp đồng trong quá trình thi công.
III. TÀI LIỆU THAM KHẢO:
-
ISO 9001:2008 : Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu.
Sổ tay chất lượng, phần 7.2 .
IV. PHỤ LỤC:
IV.1.
BM-01/QT-CL-07:
Thông báo phát sinh
IV.2.
BM-02/QT-CL-07:
Biên bản thống nhất phát sinh
IV.3.
BM-03/QT-CL-07:
Bảng theo dõi phát sinh
IV.4.
BM-04/QT-CL-07:
Phiếu xem xét phát sinh
IV.5.
BM-05/QT-CL-07:
Bảng kê khai những thay đổi so với thiết kế đã được duyệt
V. NỘI DUNG:
V.1. Trách nhiệm:
-
Giám đốc dự án (GĐDA), chỉ huy trưởng cơng trình (CHTCT) và các vị trí có liên quan
chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy trình này.
V.2. Nội dung:
2/4
QT-CL-07
LƯU ĐỒ KIỂM SOÁT PHÁT SINH
LƯU ĐỒ THỰC HIỆN
BƯỚC
TRÁCH NHIỆM
BIỂU MẪU
BẮT
ĐẦU
1
ĐỀ XUẤT CỦA
KHÁCH HÀNG
Khách hàng
ĐỀ XUẤT CỦA NHÀ
THẦU
1'
2
XEM XÉT
2'
XEM XÉT
Chỉ huy trưởng/GDDA
BM-01/ QT-CL-07: Thông báo phát
sinh
Chỉ huy trưởng/GDDA
P.TGĐ phụ trách
BM-04/ QT-CL-07: Phiếu xem xét
các sửa đổi phát sinh
Khách hàng
3
THỐNG NHẤT CÔNG
TÁC PHÁT SINH
Khách hàng
Chỉ huy trưởng/GDDA
4
LẬP/ĐIỀU CHỈNH
HỒ SƠ
Chỉ huy trưởng/GDDA
BM-02/ QT-CL-07: Biên bản thống
nhất phát sinh
N
5
P.TGĐ phụ trách
Khách hàng
DUYỆT
Y
CẬP NHẬT VÀO
BẢNG KÊ THAY ĐỔI
5'
Chỉ huy trưởng
BM-05/ QT-CL-07: Bảng kê khai
những thay đổi so với thiết kế đã
được duyệt
Phòng hợp đồng
Chỉ huy trưởng/GDDA
6
LẬP PHỤ LỤC
HỢP ĐỒNG
7
KÝ PHỤ LỤC
HỢP ĐỒNG
P.TGĐ phụ trách
Khách hàng
8
LƯU HỒ SƠ
Thư ký cơng trình
BM-03/ QT-CL-07: Bảng theo dõi
phát sinh
KẾT
THÚC
3/4
QT-CL-07
**Diễn giải lưu đồ:
ISO
1. Đề xuất của
khách hàng
2. Xem xét
1’. Đề xuất của nhà
thầu
Trách nhiệm
Nội dung công việc
-
Khách hàng
CHTCT/GDDA
P.TGĐ phụ
trách
-
Khách hàng đề xuất phát sinh bằng văn bản,
thông qua cuộc hop,… nếu thông qua cuộc
họp hoặc bằng cách nào khác khơng bằng
văn bản thì sau đó khách hàng phải bổ sung
chính thức bằng văn bản.
Xem xét đề xuất của của khách hàng, trong
trường hợp có những phát sinh lớn hơn 100
triệu thì phải hỏi ý kiến của Phó Tổng giám
đốc phụ trách trước khi quyết định.
BM-01/ QT-CL-07:
Thông báo phát sinh
-
Hai bên cùng thống nhất các cơng tác phát
sinh (phải có văn bản, hồ sơ kèm theo).
BM-02/ QT-CL-07: Biên
bản thống nhất phát sinh
CHTCT/GDDA
Xem xét đề xuất của Cơng ty Hịa Bình
Khách hàng
3. Thống nhất công
tác phát sinh
Khách hàng
CHTCT/GDDA
4. Lập/điều chỉnh hồ
sơ
CHTCT/GDDA
-
Lập hồ sơ phát sinh.
P.TGĐ phụ
trách
-
Duyệt hồ sơ tính phát sinh do cơng trình lập.
-
Xem xét và phê duyệt hồ sơ tính phát sinh
của Cơng ty Hịa Bình đệ trình.
Khách hàng
5’. Cập nhật vào
bảng kê khai thay
đổi
6. Lập phụ lục hợp
đồng
-
-
Chỉ huy trưởng
Chỉ huy
trưởng/GDDA
Phòng hợp
đồng
-
-
-
7. Ký phụ lục hợp
đồng
P.TGĐ phụ
trách
Khách hàng
BM-04/ QT-CL-07: Phiếu
xem xét các sửa đổi phát
sinh
Khi phát hiện hồ sơ thiết kế không phù hợp
hoặc việc thi công không thể thực hiện thì
Chỉ huy trưởng/GĐDA lập văn bản đề xuất
khách hàng điều chỉnh/sửa đổi.
-
2’.Xem xét
5. Duyệt
Biểu mẫu
-
BM-05/ QT-CL-07: Bảng
Cập nhật công tác phát sinh này vào bảng kê
kê khai những thay đổi
khai (phải ghi đầy đủ thông tin trong bảng kê
so với thiết kế đã được
khai yêu cầu).
duyệt
Chuyển hồ sơ phát sinh được khách hàng
phê duyệt về Phòng Hợp đồng (phải kèm theo
phiếu xem xét phát sinh (nếu có)).
Lập phụ lục hợp đồng cho công tác phát sinh
được khách hàng chấp nhận.
Ký phụ lục hợp đồng (phải có phiếu xem xét
phát sinh kèm theo nếu phát sinh đó yêu cầu
phải xem xét trước khi thực hiện bước tiếp
theo).
BM-03/ QT-CL-07: Bảng
theo dõi phát sinh
Ký phụ lục hợp đồng
Lưu các văn bản liên quan đến cho phép tính
phát sinh;
- Lưu văn bản duyệt hồ sơ phát sinh;
Theo quy định kiểm soát
hồ sơ – tài liệu
- Lưu tất cả các hồ sơ theo Phụ lục IV của quy
trình này.
- Lưu phụ lục hợp đồng (bản photo/scan).
-
8. Lưu hồ sơ
Thư ký cơng
trình
4/4
QT-CL-22
Thông tin tài liệu
Mã số tài liệu
QT-CL-22
Tên tài liệu
LẬP HỒ SƠ HỒN CƠNG
Loại tài liệu
Quy trình
Ngày ban hành đầu tiên
18/08/2012
Ngày chỉnh sửa cuối cùng
10/12/2015
Phê duyệt tài liệu
Họ và tên
Ký tên
Ngày
Soạn thảo
Nguyễn Đinh Thi
Đã ký
15/08/2012
Cập nhật
Huỳnh Kim Hùng
Đã ký
30/10/2014
Phạm Thị Trúc Phương
Đã ký
08/11/2014
Cao Xuân Tuấn
Đã ký
12/11/2014
Nguyễn Văn Tịnh
Đã ký
13/11/2014
Xem xét
Phê duyệt
Lịch sử tài liệu
Phiên
bản
Ngày
ban hành
01
18/08/2012
02
20/10/2012
03
25/02/2013
04
13/11/2014
Mục thay đổi
Nội dung thay đổi
Quy trình mới
V.
PHỤ LỤC
PL-01/QT-CL-22: Danh mục hồ sơ hồn cơng
Thay đổi mã tài liệu
Thay đổi tài liệu tham khảo
Chỉnh sửa, bổ sung phụ lục PL-01/QT-CL-22, PL02/QT-CL-22
Bổ sung lưu đồ và diễn giải
05
10/12/2015
PL-03/QT-CL-22: Danh mục hồ sơ quyết tốn dự
án FLC Thanh Hóa
1/6
QT-CL-22
I.
MỤC ĐÍCH
- Phục vụ cho cơng tác lập hồ sơ hồn cơng của cơng trình theo đúng quy định.
II. PHẠM VI
- Áp dụng cho tất cả các cơng trình của công ty.
III. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Sổ tay công ty;
- Nghị định số 15/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về quản lý chất lượng cơng
trình xây dựng (dưới đây viết tắt là Nghị định 15/2013/NĐ-CP);
- Thông tư số 10/2013/TT-BXD ngày 25 tháng 07 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.
IV. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA:
V. PHỤ LỤC
V.1. BM-01/QT-CL-22:
Danh sách đơn vị phân phối
V.2. PL-01/QT-CL-22:
Danh mục hồ sơ hồn cơng
V.3. PL-02/QT-CL-22:
Phân loại bìa cịng hồ sơ hồn cơng
V.4. PL-03/QT-CL-22:
Danh mục hồ sơ quyết tốn dự án FLC Thanh Hóa
VI. NỘI DUNG
VI.1. Trách nhiệm:
-
-
-
Hồ sơ hồn thành cơng trình phải được lập đầy đủ trước khi đưa hạng mục cơng trình
hoặc cơng trình vào khai thác, vận hành. Hồ sơ hồn thành cơng trình có thể được lập
một lần chung cho tồn bộ dự án đầu tư xây dựng cơng trình nếu các cơng trình (hạng
mục cơng trình) trong dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm.
Trường hợp các cơng trình (hạng mục cơng trình) của dự án được đưa vào khai thác,
sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hồn thành cơng trình cho riêng
từng cơng trình (hạng mục cơng trình) đó.
Giám đốc dự án (GĐDA), Chỉ huy trưởng (CHT) có trách nhiệm thực hiện quy trình
này.
Việc tập hợp hợp hồ sơ được thực hiện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc cơng trình.
Bộ phận lưu trữ Cơng ty có trách nhiệm lưu trữ các tài liệu liên quan tới các phần việc
do mình thực hiện với thời hạn lưu trữ tối thiểu theo quy định hiện hành.
VI.2. Lưu đồ và diễn giải:
2/6
QT-CL-22
LƯU ĐỒ THỰC HIỆN
BƯỚC
LƯU ĐỒ THỰC HIỆN
TRÁCH NHIỆM
BIỂU MẪU
BẮT
ĐẦU
1
LIỆT KÊ
HỒ SƠ LIÊN QUAN
Chỉ huy trưởng
Chủ đầu tư
PL-01/QT-CL-22: Danh mục hồ sơ hồn
cơng
2
LẬP BÌA CỊNG
HỒ SƠ
Thư ký ISO
PL-02/QT-CL-22: Phân loại bìa cịng hồ sơ
hồn cơng
3
TẬP HỢP HỒ SƠ
Thư ký ISO
PL-01/QT-CL-22: Danh mục hồ sơ hồn
cơng
PL-02/QT-CL-22: Phân loại bìa cịng hồ sơ
hồn cơng
Chỉ huy trưởng
Chủ đầu tư
PL-01/QT-CL-22: Danh mục hồ sơ hồn
cơng
Chủ đầu tư
Chỉ huy trưởng
BM-01/QT-CL-22: Danh sách các đơn vị
phân phối
N
4
KIỂM TRA
Y
5
DANH SÁCH CÁC
ĐƠN VỊ PHÂN PHỐI
6
PHƠ TƠ
Người được phân cơng
7
CHUYỂN
CHỦ ĐẦU TƯ
Người được phân công
BM-01/QT-CL-21: Phiếu chuyển giao tài
liệu
8
LƯU HỒ SƠ
Người được phân công
Nhân viên lưu trữ
Hồ sơ liên quan
KẾT
THÚC
*Diễn giải lưu đồ
Bước
Trách nhiệm
1. Liệt kê hồ Chủ đầu tư
sơ liên quan GĐDA/CHT
Nội dung công việc
- Khi bắt đầu công trình GĐDA/CHT phối hợp
với Chủ đầu tư liệt kê các hồ sơ liên quan đến
hồn cơng gồm: hồ sơ pháp lý và hồ sơ chất
lượng trong suốt quá trình thi cơng theo PL01/QT-CL-22.
Biểu mẫu
PL-01/QT-CL-22:
Danh mục hồ sơ
hồn cơng
3/6
QT-CL-22
2. Lập bìa
cịng hồ sơ
3. Tập hợp
hồ sơ
4. Kiểm tra
BCHCT
- Để thuận tiện cho việc lưu trữ BCHCT lập các
bìa còng cho các hồ sơ theo biễu mẫu PL02/QT-CL-22 (mỗi bìa cịng phải có danh mục
hồ sơ).
BCHCT
- Tập hợp hồ sơ, tài liệu theo danh mục hồ sơ
hồn cơng (BM-01/QT-CL-22).
- GĐDA/CHT phải chỉ đạo và theo dõi việc tập
hợp các hồ sơ có trong danh mục trong suốt
q trình thi cơng.
- Hồ sơ, bãn vẽ hồn cơng (quy định mẫu dấu
bản vẽ hồn cơng xem phụ lục A bên dưới
quy trình) Ban chỉ huy cơng trình phải hồn
chỉnh (tính đầy đủ và tính hợp lệ) ngay sau khi
kết thúc cơng việc.
- Quy cách và số lượng hồ sơ hoàn thành cơng
trình (xem phụ lục B bên dưới quy trình)
- Thời gian thực hiện:
Hoàn thành giai đoạn: BCHCT hoàn tất hồ
sơ tương ứng với biên bản nghiệm thu hoàn
thành giai đoạn thi cơng xây dựng trong
vịng 15 ngày kể từ khi các bên thơng qua
biên bản nghiệm thu.
Hồn thành hạng mục cơng trình hoặc cơng
trình: BCHCT hồn tất hồ sơ hồn cơng
trong vịng 15 ngày kể từ khi các bên thơng
qua biên bản nghiệm thu hồn thành hạng
mục cơng trình hoặc cơng trình để đưa vào
sử dụng.
Chủ đầu tư
GĐDA/CHT
5. Danh
Chủ đầu tư
sách các đơn
GĐDA/CHTCT
vị phân phối
6. Phô tô
Người được
phân công
7. Chuyển Người được
cho Chủ đầu BCHCT phân
tư
công
Người được
BCHCT phân
8. Lưu hồ
cơng
sơ
Nhân viên lưu
kho lưu trữ
- Kiểm tra tính đầy đủ và tính hợp lệ của hồ sơ,
tài liệu hồn công.
- GĐDA/CHT liên hệ với Chủ đầu tư để thống
nhất số lượng hồ sơ hồn cơng.
- Phơ tơ hồ sơ hồn cơng theo số lượng đã
thống nhất.
- Chuyển tồn bộ hồ sơ hồn cơng cho Chủ đầu
tư theo số lượng đã thống nhất. Cơng trình giữ
lại một bộ để lưu.
- Chuyển hồ sơ đến kho lưu trữ bàn giao cho
nhân viên lưu trữ và cập nhật phiếu này lên
portal để lưu.
- Nhận hồ sơ hồn cơng cơng trình gửi và lưu
trữ đúng quy định.
PL-02/QT-CL-22:
Phân loại bìa cịng
hồ sơ hồn cơng
PL-01/QT-CL-22:
Danh mục hồ sơ
hồn cơng
PL-02/QT-CL-22:
Phân loại bìa cịng
hồ sơ hồn cơng
PL-01/QT-CL-22:
Danh mục hồ sơ
hồn cơng
BM-01/QT-CL-22:
Danh sách các
đơn vị phân phối
BM-01/QT-CL-21:
Phiếu chuyển giao
tài liệu
BM-01/QT-CL-21:
Phiếu chuyển giao
tài liệu.
4/6
QT-CL-22
PHỤ LỤC A
BẢN VẼ HỒN CƠNG
(Ban hành kèm theo Thơng tư số 10/2013/TT-BXD ngày 25 tháng 7 năm 2013 của BXD)
1. Lập bản vẽ hồn cơng:
a) Nếu các kích thước thực tế của cơng trình, hạng mục cơng trình khơng vượt quá
sai số cho phép so với kích thước thiết kế, bản vẽ thi công được chụp (photocopy)
lại và được các bên liên quan đóng dấu và ký xác nhận lên bản vẽ để làm bản vẽ
hồn cơng;
b) Trong trường hợp cần thiết, nhà thầu thi cơng xây dựng có thể vẽ lại bản vẽ hồn
cơng mới, có khung tên bản vẽ hồn cơng với thơng tin tương tự như mẫu dấu bản
vẽ hồn cơng quy định tại Phụ lục này.
`
2. Mẫu dấu bản vẽ hồn cơng
TÊN NHÀ THẦU THI CƠNG XÂY DỰNG
BẢN VẼ HỒN CƠNG
Ngày….. tháng….. năm……
Người lập
(Ghi rõ họ tên, chức
vụ, chữ ký)
Người đại diện theo
pháp luật của nhà thầu
thi công xây dựng
(Ghi rõ họ tên, chữ ký,
chức vụ, dấu pháp nhân)
Người giám sát thi
cơng xây dựng cơng
trình của chủ đầu tư
(Ghi rõ họ tên, chức vụ,
chữ ký )
Hình 1- Mẫu dấu bản vẽ hồn cơng khi khơng áp dụng hình thức hợp
đồng tổng thầu thi cơng xây dựng. Kích thước dấu tùy theo kích cỡ chữ.
TÊN NHÀ THẦU THI CƠNG XÂY DỰNG
BẢN VẼ HỒN CƠNG
Ngày….. tháng….. năm……
Người lập
(Ghi rõ họ tên,
chức vụ, chữ
ký)
Người đại diện
theo pháp luật
của nhà thầu phụ
thi công xây
dựng
Người đại diện
theo pháp luật
của nhà thầu
tổng thầu thi
công xây dựng
(Ghi rõ họ tên,
chữ ký, chức vụ,
dấu pháp nhân)
(Ghi rõ họ tên,
chữ ký, chức vụ,
dấu pháp nhân)
Người giám sát
thi cơng xây
dựng cơng trình
của chủ đầu tư
(Ghi rõ họ tên,
chức vụ, chữ ký )
Hình 2 - Mẫu dấu bản vẽ hồn cơng khi áp dụng hình thức hợp đồng tổng
thầu thi cơng xây dựng. Kích thước dấu tùy thuộc kích cỡ chữ.
5/6
QT-CL-22
PHỤ LỤC B
QUY CÁCH VÀ SỐ LƯỢNG HỒ SƠ HOÀN THÀNH CƠNG TRÌNH
1. Các bản vẽ thiết kế phải được lập theo quy định và phải được chủ đầu tư hoặc đại diện
được ủy quyền của chủ đầu tư xác nhận.
2. Các bản vẽ hồn cơng phải được lập theo hướng dẫn tại Phụ lục 2 của Thông tư này.
3. Hồ sơ hồn thành cơng trình được bảo quản trong hộp theo khổ A4 hoặc bằng các phương
pháp khác phù hợp, bìa hộp ghi các thơng tin liên quan tới nội dung hồ sơ lưu trữ trong hộp.
4. Thuyết minh và bản vẽ thiết kế, bản vẽ hồn cơng cơng trình xây dựng có thể được lưu trữ
dưới dạng băng từ, đĩa từ hoặc vật mang tin phù hợp.
5. Các văn bản quan trong trong hồ sơ hồn thành cơng trình như quyết định phê duyệt dự án
đầu tư xây dựng, quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế-kỹ thuật ( trường hợp chỉ phải lập
báo cáo kinh tế-kỹ thuật ), quyết định phê duyệt thiết kế, biên bản nghiệm thu cơng trình
đưa vào sử dụng, biên bản bàn giao cơng trình…được lưu trữ bằng bản chính. Trường hợp
khơng cịn bản chính thì phải thay thế bằng bản sao hợp pháp;
6. Số lượng bộ hồ sơ hồn thành cơng trình do chủ đầu tư và các nhà thầu thỏa thuận nêu
trong hợp đồng.
6/6
QT-CL-10
Thông tin tài liệu
Mã số tài liệu
QT-CL-10
Tên tài liệu
CUNG ỨNG HÀNG HÓA
Ngày ban hành đầu tiên
01/01/2011
Ngày chỉnh sửa cuối cùng
01/10/2015
Loại tài liệu
Quy trình
Phê duyệt tài liệu
Họ và tên
Ký tên
Ngày
Soạn thảo
Nguyễn Đinh Thi
Đã ký
29/06/2011
Cập nhật
Phạm Thị Trúc Phương
Đã ký
01/10/2015
Huỳnh Nhân Quang
Đã ký
01/10/2015
Nguyễn Thị Hằng Nga
Đã ký
07/10/2015
Nguyễn Văn Tịnh
Đã ký
09/10/2015
Xem xét
Phê duyệt
Lịch sử tài liệu
Mục thay đổi
Nội dung thay đổi
Phiên
bản
Ngày
ban hành
01
01/01/2011
02
07/07/2011
03
27/07/2013
04
10/08/2013
Thay đổi các bước quy trình
05
30/06/2014
Bổ sung chi tiết bước 1,4,7, BM-05
06
08/08/2014
07
03/09/2014
08
09/10/2015
Thay đổi mã tài liệu
Thay đổi các bước quy trình
Bổ sung BM-06, diễn giải chi tiết thay đổi
trong nghiệp vụ nhập xuất, luân chuyển
Chỉnh sửa BM Phiếu nhập kho - ERP
Bổ sung bước 8, diễn giải bước 5,8.
Tách lưu đồ cung ứng MMTB-CCDC, chỉnh
sửa diễn giải.
Trang 1
QT-CL-10
I.
MỤC ĐÍCH
-
Việc u cầu vật tư, cơng cụ dụng cụ, máy móc thiết bị đúng quy định;
Kiểm sốt vật tư cung, cơng cụ dụng cụ, máy móc thiết bị đảm bảo đáp ứng yêu cầu;
Kiểm soát vật tư cung ứng từ Chủ đầu tư.
II. PHẠM VI
-
Áp dụng cho tất cả các cơng trình cũng như các kho của Cơng ty.
III. TÀI LIỆU THAM KHẢO
-
Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
Thông báo số 49/2015/TB-HBC ngày 26 tháng 06 năm 2015 về việc chuyển giao tất cả các
dịch vụ cung ứng MMTB phục vụ thi công.
QCVN 16:2014/BXD Quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia về sản phẩm, hànfg hóa, VLXD.
Hệ thống quản lý chất lượng hiện hành của công ty
IV. THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA
-
CHT
Chỉ huy trưởng
P. VT
Phịng vật tư
VT/CCDC/MMTB
Vật tư/cơng cụ dụng cụ/máy móc thiết bị
KVK
Khu vực kho
Phiếu nhập kho (ERP-chưa xác nhận): là Phiếu nhập kho được tạo trên ERP theo kế
hoạch nhập hàng
Phiếu nhập kho ERP: là phiếu đã được xác nhận nhập theo số lượng nhập thực tế
Phiếu xuất kho (ERP-chưa xác nhận): là phiếu được tạo trên ERP theo kế hoạch xuất hàng
Phiếu xuất kho ERP: là phiếu xuất kho đã được xác nhận xuất kho theo số lượng thực tế.
V. PHỤ LỤC
V.1. BM-01/QT-CL-10:
Phiếu yêu cầu (ERP)
V.2. BM-01a/QT-CL-10:
Phiếu yêu cầu (ISO)
V.3. BM-02/QT-CL-10:
Phiếu kiểm tra vật tư khi nhận.
V.4. BM-03/QT-CL-10:
Phiếu nhập kho (ERP)
V.5. BM-04/QT-CL-10:
Sổ theo dõi xe ra vào công trường
V.6. BM-05/QT-CL-10:
Biên bản nghiệm thu CCDC/ MMTB
V.7. BM-06/QT-CL-10:
Phiếu xuất/ nhập kho tạm
V.8. BM-07/QT-CL-10:
Phiếu giao nhận
V.9. PL-01/QT-CL-10:
Bảng qui định thời gian đặt hàng tối thiểu cho vật tư thi công
V.10. PL-02/QT-CL-10:
Bảng qui định thời gian đặt hàng tối thiểu cho MMTB
V.11. PL-03/QT-CL-10:
Thông báo về việc thực hiện QCVN16-2014.BXD
V.12. PL-04/QT-CL-10:
QCVN16-2014.BXD
VI. NỘI DUNG
VI.1. Trách nhiệm
-
Thủ kho (TK) và kế toán kho (KTK) chịu trách nhiệm thực hiện quy trình này;
Ban chỉ huy cơng trường (BCHCT), Cấp trưởng liên quan chịu trách nhiệm xem xét, phê
duyệt các giấy tờ liên quan.
Trang 2
QT-CL-10
Trang 3
QT-CL-10
**Diễn giải lưu đồ
ISO
Trách nhiệm
Giám sát
1. Yêu cầu
KTK
Phòng ban
2. Duyệt
CHT
Tr.Phòng/Ban
Luân
chuyển/ mua
hàng
3. Kế hoạch
nhập hàng
Nội dung công việc
Biểu mẫu
- Dựa vào kế hoạch cung ứng vật tư kết hợp với
thực tế thực hiện trên cơng trình lập u cầu vật
tư, gửi đến kế tốn kho cơng trình.
BM-01a/ QT-CL-10
Phiếu u cầu (ISO)
- Thời gian gửi đến kế tốn kho cơng trình ít nhất
trước 1 ngày để kế toán kho lập phiếu yêu cầu gửi
về Phòng vật tư.
- Tổng hợp các phiếu yêu cầu từ giám sát có chữ ký
hợp lệ --> nhập yêu cầu lên ERP.
- Kế toán kho in phiếu yêu cầu đã duyệt từ ERP
trình CHT ký duyệt.
Ghi chú:
Nếu BCH thỏa thuận nhận vật tư (bao gồm giá)
từ công trình khác, ghi rõ tên cơng trình giao
trên Phiếu u cầu (ERP)
Nếu yêu cầu mua hàng bằng công tác phí thì
cập nhập ERP tương ứng.
- BM-01a/ QT-CL-10
Phiếu u cầu (ISO)
- BM-01/ QT-CL-10
Phiếu yêu cầu (ERP)
- Gửi phiếu yêu cầu vật tư về Phòng vật tư
- Yêu cầu thiết bị IT: gởi Phiếu yêu cầu về P.IT
Thời gian qui định (tham khảo PL 01/QT-CL-10)
PL-01/ QT-CL-10
- Yêu cầu thiết bị IT: gởi Phiếu yêu cầu (ISO) đã
duyệt về P.IT
- Các yêu cầu khác gởi về P.Hành chánh
- Duyệt phiếu yêu cầu cung ứng trên ERP và trên
bảng cứng.
Xem lưu đồ luân chuyển hàng bên dưới
BM-01a/ QT-CL-10
Phiếu yêu cầu (ISO)
BM-01/ QT-CL-10
Phiếu yêu cầu
Xem QT mua hàng (QT-CL-09)
P.VT
- Thông báo kế hoạch nhận hàng cho cơng
trình/phịng ban u cầu.
KTK
- KTK thơng tin kế hoạch nhập hàng cho: CHT, thủ
kho, bảo vệ (căn cứ yêu cầu cung ứng, phản hồi
từ P.VT/IT, bảng kê kế hoạch nhận hàng).
- Nếu NCC ko giao hàng đúng thời gian thì P.VT
phải thơng báo lại thời gian nhận hàng.
KTK
4. Tạo phiếu
KTK
nhập kho
Phòng Ban
yêu cầu
Bảng kê kế hoạch
nhận hàng
Nhập VT theo hợp đồng:
- Từ kế hoạch nhập hàng, KTK tạo và in Phiếu
nhập kho (ERP- chưa xác nhận) trước 16h hằng
ngày (cho các trường hợp nhập kho ban đêm của
Nhà cung cấp) (in thành 2 bản gởi Thủ kho)
BM-03/ QT-CL-10
Phiếu nhập kho (ERPNhập VT không theo hợp đồng:
chưa xác nhận)
- Tạo phiếu nhập kho đối chiếu với đề nghị mua
hàng (theo cơng tác phí)
- Vật tư ln chuyển thì kho nhận không phải tạo
phiếu nhập.
5. Vận
chuyển vật
tư đến nơi
nhận
Nhà cung cấp
Thầu phụ
Chủ đầu tư
Vận chuyển vật tư đến nơi nhận
Trang 4
QT-CL-10
Thủ kho
Bảo vệ
Người giao
hàng
6. Kiểm tra
- Kiểm đếm, ký xác nhận số lượng thực nhận vào
Phiếu nhập kho ERP-chưa xác nhận (giao cho
người giao hàng 1 bản- cơng trình giữ 1 bản)
- Đối với trường hợp Phiếu nhập kho ERP cho
nhiều xe vật tư, thì việc ký xác nhận hàng cho mỗi
xe thực hiện trên Phiếu nhập kho tạm và (giao cho
người giao hàng 1 bản- cơng trình giữ 1 bản)
- Bảo vệ lập biên bản đối với các trường hợp sai
khác.
Bảo vệ
- Theo dõi cập nhật vào sổ theo dõi xe ra vào cơng
trình
Thủ kho
- Lập và xác nhận số lượng vào Phiếu kiểm tra VT
khi nhận
GS. Kỹ thuật
CHT
Phòng/ban
7a.Xử lý
CHT
Phịng/ Ban
u cầu
7b. Khơng
nhận
CHT/Giám sát
kỹ thuật.
KTK/Thủ kho
Phịng/ Ban
u cầu
BM-03/ QT-CL-10
Phiếu nhập kho
ERP-chưa xác nhận
BM-06/ QT-CL-10
Phiếu xuất/ nhập kho
tạm
BM-04/QT-CL-10 Sổ
theo dõi xe ra vào
cơng trình
BM-02/ QT-CL-10
- Kiểm tra chất lượng, qui cách, chủng loại vật tư so Phiếu kiểm tra vật tư
khi nhận
với yêu cầu.
- Ký duyệt vào Phiếu kiểm tra vật tư khi nhận.
- Kiểm đếm, ký xác nhận số lượng thực nhận.
- Các bên liên quan thống nhất cách khắc phục các
sản phẩm lỗi (Chỉ huy trưởng chịu trách nhiệm v/v BM-ISO-005: Biên bản
chất lượng hàng đồng ý nhận)
ghi nhận sự việc
- Tiến hành khắc phục các vật tư không đạt -->
BM-02/ QT-CL-10
Kiểm tra lại sau khi khắc phục.
Phiếu kiểm tra vật tư
khi
nhận.
- Nếu khơng thống nhất được thì không nhận hàng,
và ghi nhận biên bản (nếu cần).
- Hàng không đạt yêu cầu Giám sát/ CHT không
duyệt Phiếu kiếm tra VT-MMTB khi nhận
- Thủ kho không nhập kho vật tư và không xác nhận
nhập ERP.
- Xác nhận nhập kho với số lượng thực nhận trong
vòng 24h kể từ lúc nhận vật tư.
- In Phiếu nhập kho đã xác nhận gửi về phịng vật
tư, đính kèm:
8. Xác nhận
nhập kho
KTK
BM-03/ QT-CL-10
Phiếu nhập kho ERP
+ Phiếu nhập kho (ERP- chưa xác nhận, có đủ chữ BM-06/ QT-CL-10
ký), và
Phiếu xuất/ nhập kho
+ Phiếu xuất/ nhập kho tạm (nếu có)
tạm
- Ghi chú: Nếu vật tư nhập kho chưa kịp xác nhận
nhập trên ERP thì chỉ huy trưởng phải ký xác nhận
vào Phiếu nhập kho (ERP- chưa xác nhận)
Xuất trả
hàng
Xem lưu đồ xuất trả hàng bên dưới
9. Lưu hồ sơ Kho cơng trình
- Phiếu kiểm tra VT khi nhận
Trang 5
QT-CL-10
Kế toán kho
Phiếu yêu cầu (ISO) gốc
Phiếu yêu cầu (ERP) photo/scan
Phiếu xuất kho (ERP) photo/scan
Phiếu nhập kho (ERP) photo/scan
Phiếu xuất/ nhập kho tạm photo/scan
P. Vật tư
Phiếu yêu cầu (liên quan tới bộ phận)
Bảo vệ
Sổ theo dõi xe ra vào công trình
P.Kế tốn
Chứng từ, hóa đơn
Phiếu xuất (nhập) kho (ERP- chưa xác nhận) bản
gốc
Phiếu xuất kho (ERP) bản gốc
Phiếu xuất/ nhập kho tạm, bản gốc
Phiếu nhập kho (ERP) bản gốc
Bảng kê xuất nhập tồn (ERP) (báo cáo về P.KT
tháng/lần)
Bảng kê Phiếu xuất (ERP) và
Bảng kê chi tiết nhập kho (ERP) (báo cáo về P.KT
tuần/lần)
Trang 6
QT-CL-10
Trang 7
