Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng hud4
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (991.8 KB, 89 trang )
B. PHẦN NỘI DUNG
Chƣơng 1
Những lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong các
doanh nghiệp xây lắp
1.1. Sự cần thiết của cơng tác kế tốn ngun vật liệu trong các doanh
nghiệp xây lắp
1.1.1. Khái niệm về nguyên vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua
ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để
chế tạo ra sản phẩm.
Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu chỉ tham gia
vào một chu kỳ sản xuất nhất định, nguyên vật liệu bị tiêu hao tồn bộ và khơng giữ
ngun hình thái vật chất ban đầu mà giá trị của nguyên vật liệu được chuyển tồn bộ
một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mới làm ra.
1.1.2. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
1.1.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu
Quá trình hoạt động sản xuất trong các doanh nghiệp xây lắp là sự kết hợp các
yếu tố của q trình sản xuất, đó là sức lao động của con người, tư liệu lao động và đối
tượng lao động, nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp thường có đặc điểm:
+ Về mặt hiện vật: nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh
doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu
hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của
sản phẩm.
+ Về mặt giá trị: khi tham gia vào sản xuất, nguyên vật liệu chuyển dịch một lần
toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Tuy nhiên, do đặc
điểm của hoạt động xây lắp nên có một bộ phận vật liệu (vật liệu luân chuyển) không
mang những đặc điểm trên. Vật liệu luân chuyển có thể tham gia vào chi phí kinh
doanh hoặc một số kỳ kinh doanh.
1.1.2.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất cơng nghiệp, sản
phẩm của ngành xây dựng là những cơng trình, hạng mục cơng trình có quy mô lớn,
kết cấu phức tạp và thường cố định ở nơi sản xuất (thi cơng) cịn các điều kiện khác
đều phải di chuyển theo địa điểm xây dựng. Từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng
làm cho công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn của
mơi trường bên ngồi nên cần xây dựng định mức cho phù hợp với điều kiện thi công
thực tế. Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội.
-1-
Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi mức độ và phương pháp quản
lý cũng khác nhau.
Hiện nay, nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn
không ngừng nhu cầu vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội. Việc sử dụng
nguyên vật liệu một cách hợp lý, có kế hoạch ngày càng được coi trọng. Cơng tác quản
lý nguyên vật liệu tốt là nhiệm vụ được đặt ra nhằm tăng hiệu quả kinh tế cao mà hao
phí lại thấp nhất. Cơng việc hạch tốn ngun vật liệu ảnh hưởng và quyết định đến
việc hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch tốn giá
thành thì trước hết cũng phải hạch tốn ngun vật liệu chính xác.
Để làm tốt cơng tác hạch tốn ngun vật liệu trên địi hỏi chúng ta phải quản lý
chặt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Trong khâu thu
mua nguyên vật liệu phải được quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua
và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với
kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán - tài chính cần có
quyết định đúng đắn ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn cung ứng vật tư, địa điểm
giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí
vận chuyển, bốc dỡ… cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư
trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng kịp thời. Đồng thời thơng qua thanh toán
kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua ngun vật liệu, các chi phí vận chuyển và
tình hình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển. Việc tổ chức tổ
kho tàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu
tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản
lý nguyên vật liệu. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức
dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình thi cơng, xây lắp được bình thường,
khơng bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ động
vốn do dự trữ quá nhiều.
Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao và dự tốn chi phí có ý
nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nhằm tăng
lợi nhuận, tăng tích luỹ cho Doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu sử dụng cần phải tổ
chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất nguyên vật liệu đúng trong sản xuất
kinh doanh. Định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng ngun vật liệu cũng là
những khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm nhằm tìm ra nguyên
nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi phí vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, khuyến khích
việc phát huy sáng kiến cải tiến, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tận dụng phế
liệu… Tóm lại, quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng
nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý luôn
được các nhà quản lý quan tâm.
-2-
1.1.3. Vai trị của cơng tác kế tốn ngun vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp
Kế toán nguyên vật liệu là công cụ phục vụ cho việc quản lý ngun vật liệu, nó
đóng vai trị quan trọng trong cơng tác quản lý nguyên vật liệu.
Kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình vật tư
để chỉ đạo tiến độ sản xuất. Hạch toán ngun vật liệu có đảm bảo chính xác, kịp thời và
đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ vật liệu. Tính chính xác của hạch tốn kế
tốn ngun vật liệu ảnh hưởng đến tính chính xác của giá thành sản phẩm.
Xuất phát từ yêu cầu quản lý vật liệu và từ vai trị, vị trí của kế tốn đối với cơng
tác quản lý kế tốn tài chính trong doanh nghiệp sản xuất, vai trị của kế tốn ngun
vật liệu được thể hiện như sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển,
bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, tính giá thực tế của nguyên vật
liệu đã thu mua và mang về nhập kho nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp kịp thời,
đúng chủng loại cho quá trình xây lắp.
- Áp dụng đúng đắn các phương pháp kỹ thuật hạch toán nguyên vật liệu, hướng
dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ hạch
toán ban đầu về nguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ...) mở các sổ
sách, thẻ kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán đúng phương pháp, quy định nhằm đảm
bảo thống nhất cơng tác quản lý kế tốn ngun vật liệu trong phạm vị ngành kinh tế
và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu, kiểm tra tình
hình nhập - xuất, phát hiện và ngăn ngừa các ảnh hưởng xấu xảy ra và đề xuất các biện
pháp xử lý về nguyên vật liệu như: thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất, mất mát, hư
hỏng, ..... tính tốn, xác định chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao
trong quá trình xây lắp.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu theo chế độ mà Nhà nước đã quy
định, lập các báo cáo về vật tư, tiến hành phân tích về tình hình thu mua, dự trữ, quản
lý, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu nhằm phục công tác quản lý nguyên vật liệu
trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí
sản xuất.
1.1.4. Nhiệm vụ và u cầu của cơng tác kế tốn nguyên vật liệu trong doanh
nghiệp xây lắp
1.1.4.1. Nhiệm vụ của kế tốn ngun vật liệu
Xuất phát từ vị trí u cầu quản lý vật liệu cũng như vai trò của kế tốn trong
quản lý kinh tế nói chung và quản lý doanh nghiệp nói riêng thì kế tốn vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau đây:
-3-
- Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình ln chuyển của
ngun vật liệu về giá cả và hiện vật. Tính tốn đúng đắn trị giá vốn (hoặc giá thành)
thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính
xác phục vụ cho yêu cầu lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, phương pháp kỹ thuật về
hạch toán nguyên vật liệu. Đồng thời hướng dẫn các bộ phận, các đơn vị trong doanh
nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu, phải hạch
toán đúng chế độ, đúng phương pháp quy định để đảm bảo sự thống nhất trong cơng
tác kế tốn ngun vật liệu.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu từ đó
phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý nguyên vật liệu thừa, ứ đọng, kém
hoặc mất phẩm chất, giúp cho việc hạch tốn xác định chính xác số lượng và giá trị
nguyên vật liệu thực tế đưa vào xây lắp. Phân bố chính xác nguyên vật liệu đã tiêu hao
vào đối tượng sử dụng để từ đó giúp cho việc tính giá thành được chính xác.
- Tổ chức kế tốn phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp
thơng tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.
- Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển,
bảo quản, đánh giá phân loại tình hình nhập xuất và quản lý nguyên vật liệu. Từ đó
đáp ứng được nhu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước cũng như yêu cầu quản lý của
Doanh nghiệp trong việc tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã thu mua và nhập
kho đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư về số lượng, chủng
loại, giá cả, thời hạn cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ, kịp thời.
1.1.4.2. Yêu cầu của cơng tác kế tốn ngun vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
Tổ chức hệ thống chứng từ cần tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính,
thời gian lập, trình tự ln chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển
phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho những người quản lý nguyên vật liệu, bảo
đảm sự an toàn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế toán đầy đủ, kịp thời, tránh sự trùng
lặp hoặc luân chuyển chứng từ qua những khâu không cần thiết và phải giảm thời gian
luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất.
Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên
tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế toán
và thống nhất chung theo chế độ ban hành. Bên cạnh đó các tài khoản chi tiết được xây
dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với cơng tác kế tốn của
doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cơng tác kế tốn.
Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán nguyên vật liệu cũng cần đảm bảo hai nguyên
tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính ban
-4-
hành đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu cung cấp
thông tin đầy đủ, kịp thời.
Các báo cáo về nguyên vật liệu cũng cần được xây dựng theo đúng chế độ kế
toán ban hành, đảm bảo lập đúng kỳ và được chuyển đến các bộ phận chức năng quản
lý nguyên vật liệu.
1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp
1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau
cho nên để quản lý một cách chính xác, chặt chẽ cần phân loại vật liệu ra thành nhiều
nhóm phù hợp với các yêu cầu quản lý:
* Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu được chia thành:
- Nguyên vật liệu chính: Đặc điểm của nguyên vật liệu chính là khi tham gia vào
q trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị
nguyên vật liệu được chyển vào giá trị sản phẩm mới.
- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất
lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho cơng việc quản lý sản xuất,
bao gói sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm.
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản
xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, cơng tác quản
lý… Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hay thể khí.
- Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sữa chửa máy móc, thiết
bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ…
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho công
việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và
thiết bị khơng cần lắp, cơng cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình
xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: Là các vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật
liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý
TSCĐ…
* Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên vật liệu được chia thành:
Nguyên vật liệu mua ngoài
Nguyên vật liệu tự chế biến, gia cơng
* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên vật liệu được chia thành:
Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho quản lý kinh doanh
-
Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý
Nguyên vật liệu dùng cho các mục đích khác
-5-
1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu
1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị ghi sổ của nguyên vật liệu.
Nguyên liệu, vật liệu thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc
đánh giá nguyên vật liệu cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. Theo
Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “ Hàng tồn kho” , hàng tồn kho của Doanh nghiệp
được đánh giá theo giá gốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá trị thuần có thể
thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của nguyên vật liệu là giá ước tính của NVL
trong kỳ SXKD bình thường trừ đi chi phí ước tính để hồn chỉnh sản phẩm và ước
tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm.
Giá gốc NVL được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: chi phí mua; chi phí
chế biến và các chi phí trực tiếp khác phát sinh để có được NVL ở địa điểm và trạng
thái hiện tại.
Chi phí mua của NVL bao gồm giá mua, các loại thuế khơng được hồn lại, chi phí
vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong q trình mua hàng và các chi phí khác có liên
quan trực tiếp đến việc mua NVL. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng
mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua.
1.2.2.2. Các cách đánh giá nguyên vật liệu nhập kho
Có thể đánh giá nguyên vật liệu theo trị giá gốc (hay cịn gọi là giá vốn thực tế)
và giá hạch tốn.
- Đánh giá theo trị giá gốc
+ Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, trị giá vốn thực tế bao gồm: Giá mua
ghi trên hóa đơn (cả thuế nhập khẩu – nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế gồm
chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí phân loại, bảo hiểm, cơng tác phí của
cán bộ mua hàng, chi phí của bộ phận mua hàng độc lập và khoản hao hụt tự nhiên
trong định mức thuộc quá trình mua nguyên vật liệu trừ đi các khoản chiết khấu
thương mại, giảm giá hàng bán.
Nếu nguyên vật liệu mua ngồi dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ
chịu thuế GTGT theo PP khấu trừ thì giá trị nguyên vật liệu được phản ánh ở tài khoản
nguyên vật liệu (TK 152) theo giá mua chưa có thuế GTGT, số thuế GTGT được khấu
trừ phản ánh ở TK 133.
Nếu nguyên vật liệu mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ
chịu thuế GTGT theo PP trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGT hoặc dùng vào hoạt
động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá trị nguyên vật liệu mua vào được phản ánh trên
tài khoản nguyên vật liệu (TK152) theo tổng giá thanh toán.
-6-
+ Nguyên vật liệu nhập kho do tự sản xuất, trị giá vốn thực tế bao gồm giá thực
tế của nguyên vật liệu xuất chế biến cộng với chi phí chế biến (chi phí NVLTT,
CPNCTT, CPSXC).
+ Nguyên vật liệu nhập kho do th ngồi gia cơng, chế biến, trị giá vốn thực tế
bao gồm trị giá thực tế xuất nguyên vật liệu đem th ngồi gia cơng, chế biến cộng
chi phí th ngồi gia cơng, chế biến cộng chi phí vận chuyển đi và về (nếu có).
+ Nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị giá vốn thực tế là giá
trị vốn góp do Hội đồng liên doanh đánh giá cộng chi phí vận chuyển (nếu có).
+ Nguyên vật liệu nhập kho do biếu tặng, trị giá vốn thực tế là giá thị trường tại
thời điểm nhận cộng chi phí vận chuyển (nếu có).
- Đánh giá theo trị giá hạch tốn
+ Doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ xuất kho trong kỳ, có thể sử dụng giá hạch
toán để hạch toán chi tiết, giá hạch toán là giá kế hoạch hoặc giá thực tế của kỳ trước,
cuối kỳ hạch toán cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để điều thực hiện
việc hạch toán tổng hợp.
+ Điều chỉnh giá hạch toán theo hệ số giá
H=
Trị giá thực tế của
Trị giá thực tế nguyên
nguyên vật liệu tồn đầu kỳ +
vật liệu nhập trong kỳ
——————————————————
Trị giá hạch toán của
Trị giá hạch toán nguyên
Nguyên vật liệu tồn đầu kỳ +
Giá thực tế của nguyên
vật liệu xuất trong kỳ
=
vật liệu nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán của nguyên
vật liệu xuất trong kỳ
x H
1.2.2.3. hương pháp tính tr giá nguyên vật liệu xu t kho
Theo Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, tính trị giá NVL xuất kho được
thực hiện theo các phương pháp sau đây:
hương pháp tính giá theo giá đích danh
Theo phương pháp này, căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế vật
liệu nhập kho của từng lần nhập xuất. Có nghĩa là NVL nhập kho theo đơn giá nào thì
xuất kho theo đơn giá đó, khơng quan tâm đến nhập, xuất. Phương pháp này thường áp
dụng đối với doanh nghiệp có ít loại NVL hoặc NVL ổn định và nhận diện được.
- Phương pháp bình quân gia quyền
Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được
tính theo giá trị bình qn.
-7-
Trị giá NVL
xuất dùng
Số lượng NVL
xuất dùng
=
Đơn giá bình
quân gia quyền
Trong đó: đơn giá bình qn gia quyền được tính theo 3 cách sau:
+ Đơn giá bình quân cuối kỳ trước
Giá trị NVL tồn kho đầu
kỳ
Đơn giá bình
quân cuối kỳ
trước
=
Số lượng NVL tồn kho
đầu kỳ
Phương pháp giá bình quân cuối kỳ trước tuy đơn giản, phản ánh kịp thời tình
hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, phương pháp này khơng chính
xác vì khơng tính đến sự biến động giá cả nguyên vật liệu trong kỳ.
+ Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ
Giá trị NVL
tồn đầu kỳ
Đơn giá bình
quân cả kỳ dự
trữ
=
Số lượng NVL
tồn đầu kỳ
+
+
Giá trị NVL nhập
trong kỳ
Số lượng NVL
nhập trong kỳ
Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng mức
độ chính xác khơng cao. Hơn nữa cơng việc tính tốn tập trung vào cuối tháng, gây
ảnh hưởng đến cơng tác quyết tốn.
+ Đơn giá bình qn liên hồn (đơn giá bình qn sau mỗi lần nhập).
Đơn giá bình
qn liên hồn
Trị giá NVL
tồn kho trước
lần nhập n
+
Giá trị NVL
nhập lần n
Số lượng NVL
tồn kho trước
lần nhập n
+
Số lượng NVL
nhập lần n
=
Phương pháp giá bình qn liên hồn khắc phục được nhược điểm của hai
phương pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là
tốn nhiều cơng sức, tính tốn phức tạp.
3. Phương pháp nhập trước, xuất trước:
Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước,
xuất hết số nhập trước mới xuất đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng
xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của nguyên vật liệu mua
-8-
trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và như vậy giá trị vật
liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
4. Phương pháp nhập sau, xuất trước :
Phương pháp này giả định nguyên vật liệu được nhập sau thì được xuất trước và
nguyên vật liệu tồn kho còn lại cuối kỳ là nguyên vật liệu được nhập trước đó. Nói
cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của nguyên vật liệu mua sau sẽ
được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và như vậy giá trị vật liệu tồn
kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ cịn tồn
kho.
1.3. Kế tốn chi tiết nguyên vật liệu
1.3.1. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu
* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng
đã ký kết để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập
ban kiểm nghiệm vật tư sau đó đánh giá hàng mua về các mặt số lượng, chất lượng và
quy cách. Căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập “Biên bản kiểm
nghiệm vật tư” sau đó bộ phận cung cấp hàng lập phiếu nhập kho trên cơ sở hóa đơn
và biên bản sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập, giao cho thủ kho làm thủ tục
nhập kho. Trường hợp phát hiện thừa thiếu, sai quy cách phẩm chất, thủ kho phải báo
cáo cho bộ phận cung cấp và cùng với người giao lập biên bản. Hàng ngày, định kỳ,
thủ kho phải chuyển giao phiếu nhập kho cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ kế toán.
* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập phiếu xuất kho (tùy
theo tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp). Sau khi lập phiếu xuất kho
xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người
được ủy quyền duyệt ( ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuất kho xuống
kho để nhận nguyên vật liệu. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất của
từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận nguyên vật liệu ký tên
vào phiếu xuất. Thủ kho giữu 1 liên phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển
cho kế tốn ghi đơn giá, tính thành tiền của từng nguyên vật liệu xuất kho và ghi vào
sổ kế toán.
1.3.2. Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng nội
dung, phương pháp lập, ký chứng từ phải theo quy định của Luật kế toán và Nghị định
số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có
liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong chế độ kế toán, các chứng từ kế
toán về nguyên vật liệu thuộc chỉ tiêu hàng tồn kho, gồm có:
-9-
- Phiếu nhập kho – Mẫu 01 – VT
- Phiếu xuất kho – Mẫu 02 – VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu 03 – VT
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - Mẫu 04 – VT
- Biên bản kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu 05 – VT
- Bảng kê mua hàng – Mẫu 06 – VT
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ - Mẫu 07 – VT
- Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn bán hàng
Đối với các chứng từ thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy
định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách
nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh.
Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo
trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh,
ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan.
Sơ đồ 1.1:
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ về NVL
Bộ phận
kế hoạch
SXKD
Thủ trưởng,
KT trưởng
Bộ phận
cung ứng
Thủ kho
Kế toán
NVL
Bảo
quản
lưu trữ
Nghiên cứu
nhu cầu thu
mua, sử
dụng NVL
Ký hợp
đồng mua
hàng, duyệt
lệnh xuất
Lập phiếu
nhập kho,
phiếu xuất
kho
Nhận vật
tư, xuất
vật tư
Ghi sổ
1.3.3.
Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Vật tư trong doanh nghiệp được hạch toán chi tiết theo từng người chịu trách
nhiện vật chất và theo từng lô, từng loại, từng thứ vật tư. Tùy theo yêu cầu quản lý của
từng doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp hạch tốn chi tiết thích hợp.
Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư trong các doanh nghiệp cần kết hợp chặt chẽ với
hạch toán nghiệp vụ ở kho bảo quản nhằm giảm bớt việc ghi chép trùng lặp giữa các
- 10 -
loại hạch tốn, đồng thời tăng cường cơng tác kiểm tra, giám sát của kế toán đối với
nghiệp vụ hạch toán ở nơi bảo quản.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường hạch toán chi tiết vật tư theo một trong ba
phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp số dư và
phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
1.3.3.1. hương pháp mở thẻ song song
Phương pháp này áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp dùng giá mua thực tế
để ghi chép kế toán vật tư tồn kho.
Sơ đồ 1.2:
Trình tự kế tốn chi tiết vật tư theo phương pháp mở thẻ song song
(1)
Thẻ kho
(1)
Chứng từ xuất
Chứng từ
nhập
(3)
Sổ kế toán chi tiết
(2)
(2)
(4)
Bảng kê tổng hợp
nhập-xuất-tồn
Ghi chú:
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra.
(1). Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất thủ kho tiến hành nhập, xuất
kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính
số tồn sau mỗi lần xuất, nhập. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải
chuyển chứng từ nhập, xuất cho phịng kế tốn kèm theo giấy giao nhận chứng từ do
thủ kho lập.
(2). Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật tư, kế toán
phải kiểm tra chứng từ, hồn chỉnh chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền, phân loại
chứng từ và ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
(3). Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán chi tiết vật tư, thủ kho đối chiếu số liệu
giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết.
- 11 -
(4). Căn cứ vào số liệu từ sổ (thẻ) kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập,
xuất, tồn sau đó tổng hợp theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu
Đơn v ..........
Ban hành theo 15-2006/QĐ-
Mẫu số: 06 – VT
Tên kho......
BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: ..................
Tờ số: .................
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: ...............
Đơn vị tính: ........................
Mã số: ..............................
Chứng từ
SH
NT
A
B
Số lƣợng
Ngày
Ký xác
Diễn giải
nhập,
xuất
Nhập
Xuất
Tồn
nhận của
kế toán
C
D
1
2
3
4
Ưu điểm: ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót trong việc
ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từng loại vật liệu theo
số liệu và giá trị của chúng.
Nhược điểm: Theo phương pháp thẻ song song có nhược điểm lớn là việc ghi
chép giữa thủ kho và phịng kế tốn cần trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng
công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật tư nhiều và tình hình nhập, xuất diễn ra
thường xuyên hàng ngày. Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối
tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán.
1.3.3.2. hương pháp số dư
Phương pháp này được sử dụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán
để kế toán chi tiết vật tư tồn kho.
- 12 -
Sơ đồ 1.3: Trình tự kế tốn chi tết theo phương pháp số dư.
(1)
(1)
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Chứng từ nhập
(5)
(2)
(2)
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
Sổ số dư
(3)
(3)
Bảng luỹ kế nhập
Bảng luỹ kế xuất
(6)
(4)
Bảng luỹ kế
nhập-xuất-tồn
(4)
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
(1). Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận thẻ xong, thủ kho tập hợp và phân
loại chứng từ theo từng nhóm vật tư.
(2). Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm nguyên
vật liệu theo chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư.
(3). Kế toán chi tiết vật liệu, khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ của từng
nhóm đính kèm chứng từ gốc phải kiểm tra phân loại chứng từ và ghi giá trị hạch toán
trên từng chứng từ gốc, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất theo từng nhóm
để ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ sau đó lập bảng luỹ kế nhập, xuất,
tồn theo từng kho.
(4). Kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào bảng thiết kế nhập xuất tồn để lập bảng
tổng hợp N - X - T.
(5). Căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật liệu ở kho vào sổ số dư sau đó
chuyển cho phịng kế tốn. Sổ số dư do kế tốn lập cho từng kho và dùng cho cả năm
giao cho thủ kho trước cuối tháng.
- 13 -
(6). Khi nhận sổ số dư, kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư, sau
đó đối chiếu giá trị trên bảng luỹ kế nhập xuất tồn hoặc bảng tổng hợp nhập xuất tồn
với sổ số dư.
Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phịng kế tốn, giảm bớt
được khối lượng cơng việc ghi sổ kế tốn do chỉ tiêu ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị và theo
nhóm, loại vật liệu. Cơng việc kế tốn tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung
cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý ở Doanh nghiệp,
thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu
hàng ngày.
Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, theo nhóm, loại vật liệu
nên qua số liệu kế tốn khơng thể khơng nhận biết được số hiện có và tình hình tăng
giảm vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Ngoài ra khi đối chiếu, kiểm tra số liệu
ở sổ số dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nếu khơng khớp đúng thì việc kiểm
tra để phát hiện sự nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi sổ sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp
và tốn nhiều công sức. Phương pháp sổ số dư được áp dụng thích hợp trong các doanh
nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế (chứng từ nhập, xuất) về nhập, xuất vật
liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống
danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập, xuất,
tồn kho, yêu cầu và trình độ quản lý, trình độ cán bộ kế tốn của doanh nghiệp tương
đối cao.
1.3.3.3. hương pháp sổ đối chiểu luân chuyển
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được áp dụng thích hợp trong các doanh
nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập, xuất khơng nhiều, khơng bố trí riêng nhân viên
kế tốn vật liệu.
Sơ đồ 1.4:
Trình tự kế tốn chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
(1)
(1)
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
(4)
(2)
(2)
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Bảng kê nhập
(3)
Bảng kê xuất
(3)
Sổ kế toán tổng hợp
- 14 -
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
(1). Thủ kho tiến hành công việc quy định tương tự phương pháp thẻ song song.
(2). Định kỳ kế toán mở bảng kê thống nhất tổng hợp nhập, xuất, tồn trên cơ sở
các chứng từ nhập xuất của từng thứ nguyên liệu vật liệu luân chuyển trong tháng theo
chỉ tiêu trên số lượng và giá trị.
(3). Căn cứ vào bảng tổng hợp trên bảng kê để ghi sổ đối chiếu luân chuyển
trong tháng, mỗi thứ ghi một dòng vào cuối tháng.
(4). Cuối tháng, đối chiếu giá trị nguyên liệu vật liệu nhập, xuất, tồn của từng
thứ vật liệu trên thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển.
Ưu điểm: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là giảm được khối
lượng ghi chép của kế toán do chỉ ghi một kỳ vào cuối tháng
Nhược điểm: là việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp (ở phịng kế tốn vẫn theo dõi cả
chỉ tiêu hiện vật và giá trị) cơng việc kế tốn dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối
chiếu giữa kho và phịng kế tốn chỉ tiến hành được vào cuối tháng do trong tháng kế
tốn khơng ghi sổ. Tác dụng của kế tốn trong cơng tác quản lý bị hạn chế, khơng có
điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày.
1.4. Kế toán tổng hợp tăng, giảm nguyên vật liệu
1.4.1. Tài khoản sử dụng
Theo phương pháp kê khai thường xuyên: Để phản ánh số hiện có và tình hình
biến động của ngun vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 151 – Hàng mua đang đi đường: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các
loại vật tư hàng hoá mà Doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán,
nhưng chưa về nhập kho Doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho.
Kết cấu và nội dung TK 151
Bên Nợ: - Trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường đã thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp.
- Kết chuyển trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường cuối tháng từ TK 611
(phương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có: - Trị giá vật tư, hàng hóa đang đi dường cuối tháng trước, tháng này đã
nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay.
- Kết chuyển vật tư, hàng hóa đang đi đường đầu kỳ sang TK 611 (phương pháp
kiểm kê định kỳ).
- Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa đang đi đường cuối tháng.
- 15 -
TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có
và tình hình tăng giảm các loại NVL theo giá gốc.
Kết cấu và nội dung TK 152
Bên Nợ: - Trị giá gốc của nguyên vật liệu nhập trong kỳ.
-
Số tiền điều chỉnh tăng giá khi đánh giá lại nguyên vật liệu.
Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
Kết chuyển giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ từ TK 611 (phương
pháp kiểm kê định kỳ).
Bên Có: - Trị giá gốc của nguyên vật liệu xuất dùng.
-
Số điều chỉnh giảm do danhd giá lại nguyên vật liệu.
Số tiền được giảm giá nguyên vật liệu khi mua.
-
Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê.
-
Kết chuyển trị giá gốc của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ từ TK 611 (phương
pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư bên Nợ: Phản ánh giá gốc của nguyên vật liệu tồn kho.
Tài khoản 152 có thể mở thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại
NVL liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán giá trị
của doanh nghiệp, bao gồm:
Tài khoản 1521
Tài khoản 1522
Tài khoản 1523
Nguyên vật liệu chính
Nguyên vật liệu phụ
Nhiên liệu
Tài khoản 1524
Phụ tùng thay thế
Tài khoản 1525
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
Tài khoản 1528
Vât liệu khác
Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiết thành các tài khoản cấp 3, cấp 4…
tới từng nhóm, thứ … vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản ở doanh nghiệp.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng vật liệu sử dụng nhiều tài khoản
liên quan khác như: TK 111 (1), TK 112 (1), TK 141, TK 128, TK 331, TK 411, TK
627, TK 641 và TK 641.
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến
động của ngun vật liệu, kế tốn sử dụng các tài khoản sau:
TK611 – Mua hàng
Kết cấu của TK 611
Bên Nợ: - Kết chuyển trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ.
- Trị giá thực tế của vật tư nhập trong kỳ.
Bên Có: - Kết chuyển trị giá thực tế vật tư tồn cuối kỳ.
- Trị giá thực tế vật tư xuất trong kỳ cho các mục đích khác nhau.
- 16 -
TK 611 khơng có số dư cuối kỳ và gồm 2 TK cấp 2:
- TK 6111 – Mua nguyên liệu, vật liệu
- TK 6112- Mua hàng hóa
1.4.2. Phương pháp kế toán tổng hợp tăng, giảm nguyên vật liệu
Tùy vào đặc điểm SXKD của doanh nghiệp mà lựa chọn một trong hai phương
pháp kế toán tổng hợp tăng, giảm nguyên vật liệu là : phương pháp kiểm kê định kỳ và
phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghi chép,
phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, cơng cụ
dụng, thành phẩm, hàng hố… trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khi có các
chứng từ nhập, xuất hàng tồn kho. Như vậy xác định giá trị thực tế vật liệu xuất dùng
được căn cứ vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối
tượng sử dụng để ghi vào tài khoản và sổ kế tốn. Ngồi ra giá trị vật liệu, cơng cụ
dụng cụ tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ
kiểm tra. Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho được áp dụng trong phần
lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại, kinh doanh những
mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, ơ tơ…
- Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là phương pháp khơng theo dõi
thường xun liên tục tình hình nhập, xuất hàng tồn kho trên các tài khoản hàng tồn
kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số
liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Việc xác định giá trị vật liệu, công cụ dụng cụng
xuất dùng trên tài khoản kế tốn tổng hợp khơng căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại
căn cứ vào giá trị vật liệu tồn kho định kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê
cuối kỳ để tính. Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị vật liệu
xuất dùng cho từng đối tượng, các nhu cầu sản xuất khác nhau: Sản xuất hay phục vụ
quản lý sản xuất cho nhu cầu bán hàng hay quản lý doanh nghiệp … Hơn nữa trên tài
khoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng, tham ơ…(nếu có),
phương pháp kiểm kê định kỳ được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất
có quy mơ nhỏ.
1.4.2.1. Hạch tốn tổng hợp tăng giảm ngun vật liệu theo phương pháp kê
khai thường xuyên
- Khi mua vật tư, căn cứ vào hóa đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kế
toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi:
+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài dùng vào SXKD hàng hóa dịch vụ thuộc
diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế tốn ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu (Giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- 17 -
Có TK 111, 112, 141, 331... (Tổng giá thanh tốn)
+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài dùng vào SXKD hàng hóa dịch vụ thuộc
diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp không thuộc diện chịu thuế
GTGT hoặc dùng cho hoạt động phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu
Có TK 111, 112, 141, 331... (Tổng giá thanh toán).
- Trường hợp nguyên vật liệu đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, doanh
nghiệp đối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực
nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế tốn:
Nợ TK 152
Có TK 331
Khi hóa đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế:
+ Căn cứ hóa đơn, nếu nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, ghi nhận thuế:
Nợ TK 133
Có Tk 331
+ So sánh giá vốn thực tế theo hóa đơn với giá tạm tính đã tạm ghi trước đây để
điều chỉnh theo giá thực tế
- Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng nguyên
vật liệu chưa về nhập kho thì kế tốn lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “Hàng mua
đang đi đường”.
+ Nếu trong tháng nguyên vật liệu về tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho
và ghi vào TK 152.
+ Nếu cuối tháng nguyên vật liệu vẫn chưa về nhưng doanh nghiệp đã trả tiền
hoặc chấp nhận trả tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331
Sang tháng sau khi vật tư về nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu
Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường
- Khi mua nguyên vật liệu, nếu doanh nghiệp thanh toán sớm tiền hàng theo
quy định của hợp đồng thì sẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh
toán hoặc nếu nguyên vật liệu kém chất lượng có thể được giảm giá:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Nợ TK 111, 112...
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- 18 -
Có TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu
- Trường hợp nguyên vật liệu nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập
khẩu theo giá nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN.
+ Căn cứ phiếu nhập kho, kế tốn ghi:
Nợ TK 152 – Ngun liệu và vật liệu
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 333 (3333) – Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
+ Tính thuế GTGT phải nộp nếu được khấu trừ:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333 (33312) – Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
Đối với nguyên vật liệu dùng cho SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT
tính theo phương pháp trực tiếp không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùng cho hoạt
động phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
- Những khoản chi phí liên quan tới q trình mua ngun vật liệu được tính
vào giá nguyên vật liệu:
Nợ TK 152
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331
- Nguyên vật liệu tự sản xuất, chế biến, gia công nhập kho:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu
Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
- Khi xuất nguyên vật liệu ra sử dụng cho SXKD (Căn cứ vào giá thực tế của
nguyên vật liệu xuất dùng).
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 642 – Chi phí QLDN
Nợ TK 241 – Chi phí XDCB
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Có TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu
Khi xuất vật tư để góp vốn liên doanh vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát
(Căn cứ vào giá do HĐLD đánh giá):
Nợ TK 222 – Vốn góp liên doanh
Nợ TK 811 – Chi phí khác (trường hợp chênh lệch lỗ)
Có TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu
- 19 -
+ Trường hợp chênh lệch lãi:
Nợ TK 222 – Vốn góp liên doanh
Có TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu
Có TK 711 – Thu nhập khác
- Nguyên vật liệu thiếu trong kiểm kê, chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 138 (1381) – Phải thu khác
Có TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu
- Nguyên vật liệu xuất ra sử dụng cho SXKD nhưng không sử dụng hết nhập kho:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu
Có TK 621 – Chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có TK 642 – Chi phí QLDN
- 20 -
Sơ đồ 1.5:
Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
TK111,112,141,131
TK133
Tổng giá
thanh toán
Thuế GTGT
được khấu trừ
TK152
TK333
Nhập kho do
mua ngoài
Thuế nhập khẩu
TK621
Xuất dùng cho sản xuất
chế tạo sản phẩm
TK627,641,642
Xuất dùng tính ngay
vào CP
TK151
Nhập kho hàng đang đi
đường kì trước
TK632,157
Xuất bán trực tiếp, gửi bán
TK411
Nhận vốn góp liên doanh
TK154
Xuất tự chế, thuế gia công
chế biến
TK154
Nhận do tự chế, th
ngồi gia cơng chế biến
TK128,222
Xuất góp vốn liên doanh
TK128
Nhập do nhận lại
vốn góp liên doanh
TK128,222
Xuất cho vay tạm thời
- 21 -
1.4.2.2. Hạch toán tổng hợp tăng giảm nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm
kê đ nh kỳ:
- Đầu tháng kết chuyển trị giá nguyên vật liệu đầu kỳ:
Nợ TK 611 – Mua hàng
Có TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu
- Trong kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho nguyên vật liệu mua vào dùng cho SXKD
hàng hóa, dịch vụ tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Nợ TK 611 – Mua hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331...
- Nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh:
Nợ TK 611 – Mua hàng
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
Cuối kỳ giá trị nguyên vật liệu kiểm kê và giá trị nguyên vật liệu đang đi đường
được kết chuyển:
Nợ TK 151, 152
Có TK 611 – Mua hàng
Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho cho các mục đích khác nhau:
Nợ TK 621 (627, 641, 642)
Có TK 611 – Mua hàng
(Nếu khơng theo dõi được chi tiết thì phản ánh hết vào TK 621)
- 22 -
Sơ đồ 1.6:
Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ
TK151,152
TK611
TK151,152
Thuế GTGT được khấu trừ
K/c tồn cuối kỳ
TK111,112,331
Tổng giá
thanh toán
Thuế GTGT
được khấu trừ
TK111,112,331
Các khoản được giảm trừ
Nhập kho do
mua ngoài
TK621,627
TK333
Xuất dùng cho sản xuất
Thuế nhập khẩu
TK411
TK632
Nhận vốn góp liên doanh
góp cổ phần
Xuất bán
TK711
TK128,222
Được quyên tặng
Xuất góp vốn liên doanh
- 23 -
1.5. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu
Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật liệu. Thông qua kiểm kê,
Doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật liệu cả về số lượng và chất lượng, ngăn
ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ơ, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn
đảm bảo an toàn vật liệu của Doanh nghiệp.
Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể thực hiện theo phạm vi toàn Doanh
nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường...
Khi kiểm kê Doanh nghiệp phải lập Hội đồng hoặc ban kiểm kê với đầy đủ các
thành phần theo quy định. Hội đồng hay ban kiểm kê, khi kiểm kê phải cân, đo, đong,
đếm cụ thể đối với từng loại vật liệu và phải lập biên bản kiểm kê theo quy định (mẫu
số 05 - VT), xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế tốn với số thực kiểm kê, trình
bày ý kiến xử lý các chênh lệch.
- Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi:
+ Nếu thừa vật liệu chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381)
+ Nếu thiếu vật liệu chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 138 - Phải thu khác
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
+ Nếu phát hiện thiếu vật liệu, người chịu trách nhiệm vật chất phải bồi thường,
kế toán ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
- Xử lý kết quả kiểm kê phải do Hội đồng xử lý tài sản của Doanh nghiệp thực
hiện. Hội đồng này có trách nhiệm phân tích các ngun nhân cụ thể để có kết luận
khách quan. Căn cứ quyết định của Hội đồng xử lý tài sản để ghi sổ kế toán:
+ Tài sản thừa, kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
+ Nếu người chịu trách nhiệm vật chất về vật liệu phải bồi thường, kế toán ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388)
Nợ TK 334 - Phải trả cơng nhân viên
Có TK 138 - Phải thu khác (1381)
+ Nếu vật liệu hao hụt được tính vào chi phí, kế tốn ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 138 - Phải thu khác (1381)
- 24 -
1.6. Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (tài sản, vật tư, hàng hóa,…) là việc ước tính
một khoản tiền tính vào chi phí (giá vốn hàng bán) vào thời điểm cuối niên độ khi giá
trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc. Giá trị dự phòng
hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị
thuần có thể thực hiện được.
Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được tính cho từng loại,
từng thứ. Để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng khoản dự phịng, kế tốn sử dụng
TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
Phương pháp kế tốn dự phòng giảm giá nguyên vật liệ tồn kho:
- Cuối niên độ kế tốn, khi ngun vật liệu tồn kho có giá gốc nhỏ hơn giá trị
thuần có thể thực hiện được thì kế tốn phải lập dự phịng theo số tiền chênh lệch đó.
+ Nếu số tiền dự phịng giảm giá nguyên vật liệu phải lập ở cuối niên độ này
lớn hơn số tiền dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đã lập ở cuối niên độ kế toán trước,
kế tốn lập dự phịng bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết cho từng loại,
thứ vật tư)
Có TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
+ Nếu số tiền dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải lập ở cuối niên độ này
nhỏ hơn số tiền dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đã lập ở cuối niên độ trước, kế tốn
hồn nhập phần chênh lệch đó, ghi:
Nợ TK 159 - Dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
+ Xử lý tổn thất thực tế xảy ra:
Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu chưa trích lập dự phịng
hoặc dự phịng khơng đủ)
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
1.7. Hệ thống sổ kế toán vận dụng trong cơng tác kế tốn NVL
1.7.1. Hệ thống sổ chi tiết
Sổ kế toán chi tiết phản ánh ghi chép các chỉ tiêu kinh tế - tài chính chi tiết
nhằm cụ thể hóa cho chỉ tiêu kinh tế - tài chính tổng hợp tương ứng (được mở cho tài
khoản kế toán chi tiết).
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Biên bản kiểm nghiệm
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
- 25 -
