Hệ thống thông tin Quản lý ký túc xá

ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THƠNG

BÀI TẬP LỚN MƠN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THƠNG TIN
Đề tài:
XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ

THIỀU ÁNH ĐỨC
MSV:2161030008

Thanh Hóa, 2023
i


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU..........................................................1
1.1. Mô tả hệ thống....................................................................................1
1.1.1. Giới thiệu hệ thống thơng tin quản lý kí túc xá...........................1
1.1.2. Cơ cấu tổ chức:............................................................................1
1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý..............................................2
1.1.4. Mẫu biểu......................................................................................4
1.2 Mơ hình hóa hệ thống..........................................................................9
1.2.1 Mơ hình tiến trình nghiệp vụ........................................................9
1.2.2 Biểu đồ hoạt động......................................................................11
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG................................................13
2.1. Mơ hình hóa chức năng nghiệp vụ...................................................13
2.2 Mơ hình tiến trình nghiệp vụ.............................................................17
2.3. Đặc tả tiến trình nghiệp vụ...............................................................22
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH DỮ LIỆU........................................................25
3.1 Mơ hình hóa dữ liệu ban đầu.............................................................25

3.1.1 Xác định các thực thể và thuộc tính...........................................25
3.1.2 Xác định kiểu liên kết.................................................................25
3.1.3. Mơ hình dữ liệu ban đầu...........................................................27
3.2 Chuẩn hóa dữ liệu.............................................................................27
3.2.1. Chuyển đổi ERD mở rộng về ERD kinh điển...........................27
3.2.2 Chuyển đổi từ ERD kinh điển về ERD hạn chế.........................29
3.2.3 Chuyển đổi từ ERD hạn chế về mơ hình quan hệ......................31
3.3 Đặc tả dữ liệu....................................................................................32
CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ HỆ THỐNG.......................................................34
4.1 Xác định tiến trình hệ thống..............................................................34
4.1.1 Xác định tiến trình hệ thống.......................................................34
ii


4.1.2 Xác định bảng dữ liệu hệ thống.................................................35
4.2 Thiết kế kiểm sốt.............................................................................37
4.2.1 Xác định nhóm người dùng........................................................37
4.2.2 Phân định quyền hạn nhóm người dùng.....................................38
4.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu........................................................................39
4.3.1 Thiết kế bảng dữ liệu phục vụ bảo mật......................................39
4.3.2 Xác định thuộc tính kiểm sốt, bảng kiểm sốt..........................40
4.3.3 Xây dựng mơ hình hệ thống.......................................................42
4.4 Thiết kế giao diện người máy............................................................47
4.4.1 Thiết kế hệ thống đơn chọn........................................................47
4.4.2. Thiếốt kế giao diện nhập liệu cho danh mục.............................47
4.4.3 Thiết kế giao diện xử lý nghiệp vụ.............................................49
4.4.4 Thiết kế báo cáo.........................................................................51
ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN......................................................................54
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................55

iii


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
..…………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………......
..…………………………………………………………………………........
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......

……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......
……………………………………………………………………………......

Thanh Hóa, ngày …tháng…năm 2023
Ký tên

iv


LỜI NÓI ĐẦU
Thời đại ngày nay con người rất chú trọng đến việc học tập và bồi bổ kiến
thức, vì vậy số lượng sinh viên của các trường đại học ngày càng nhiều. Đa phần
là sinh viên từ các tỉnh lẻ nên nhu cầu về chỗ ở là một vấn đề cấp thiết. Sinh viên
tỉnh ở các trường thường hay xin vào ở ký túc xá do ở ký túc xá có an ninh tốt,
tiền phịng khơng q đắt và có mơ hình học tập sinh hoạt tốt. Nhưng đa phần
hiện nay, các ký túc xá của các trường đại học đều áp dụng mơ hình tổ chức
khơng hợp lý vào việc quản lý ký túc xá của mình. Việc lượng sinh viên đăng ký
vào quá nhiều dẫn đến việc quản lý gặp khó khăn. Nhân viên phải ghi chép rất
nhiều và đơi khi cịn nhầm lẫn. Việc này dẫn đến việc thơng tin sinh viên bị sai
sót hoặc có thể dẫn đến việc thất thoát tiền của. Xuất phát từ vấn đề đó chúng ta
cần thiết phải xây dựng một phần mềm quản lý ký túc xá cần thiết và phù hợp với
nhà trường.

v


CHƯƠNG 1: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU
1.1. Mô tả hệ thống
1.1.1. Giới thiệu hệ thống thơng tin quản lý kí túc xá.

Ký túc xá Đại học Hồng Đức là một phần quan trọng của cơ sở vật chất và
dịch vụ của trường. Có diện tích lên tới gần 300 m2 cho mỗi tòa, nơi đây địa điểm
cư trú cho gần 2000 sinh viên và nhân viên của trường, cung cấp một mơi trường
an tồn và thuận tiện cho học tập và cuộc sống hàng ngày. Ký túc xá này được
quản lý chặt chẽ để đảm bảo sinh viên có một trải nghiệm sống tốt và an toàn
trong suốt thời gian ở trường. Được thiết kế với mỗi lên tới hơn 20m 2 đủ không
gian cho 4 người ở , đầy đủ các thiết bị, dịch vụ tiện ích như internet, điện, nước,
giường, tủ...đảm bảo môi trường học tập và sinh hoạt tốt nhất cho cán bộ, sinh
viên trong trường.
Địa chỉ: 565 Quang Trung 3, phường Đơng Vệ, thành phố Thanh Hóa.
Số điện thoại: 0934.424.848 – 0946953386.
Kí túc xá có 7 tịa, với tổng cộng 432 phòng được chia làm 2 loại phòng:
- 120 phòng VIP ( 2.000.000/phòng).
- 312 phòng thường (1.000.000/phòng).
Hiện tại kí túc xá chưa có hệ thống chun quản lý việc th
phịng, thanh tốn, lưu trữ hồ sơ sinh viên và quản lí dịch vụ. Nhân viên của kí
túc dùng phần mềm Excel và sổ ghi chép để quản lý việc đặt phòng, đăng ký, trả
phòng,... của sinh viên. Chính vì thế đã gặp phải một số khó khăn sau:
 Những xử lý thủ tục đặt phòng , đăng ký, trả phịng mất thời gian.
 Khó kiểm tra phịng hư, kiểm sốt trạng thái phịng ( phịng trống , phịng
đang sử dụng... )
 Khó trong việc quản lý các thơng tin sinh viên, thơng tin hố đơn, thơng tin
phiếu đăng ký phịng, đăng ký dịch vụ…
Vì những lý do trên, ban quản lý kí túc xá yêu cầu phải có 1 chương trình
nhỏ đặt tại bộ phận kinh doanh của khách sạn có khả năng quản lý những thơng
tin về khách hàng, thơng tin đặt phịng, nhận phịng, trả phòng, các báo cáo, quản
lý thiết bị phòng…
1.1.2. Cơ cấu tổ chức:
Hoạt động của kí túc xá trường Đại học Hồng Đức diễn ra như sau:

1


Bộ phận tiếp nhận:
- Nhận phiếu đăng kí của sinh viên.
- Nhập và lưu trữ dữ liệu sinh viên.
- Hướng dẫn sinh viên nhận phòng.
- Thu tiền điện – nước hàng tháng.
Bộ phận quản lý sinh viên:
- Xét duyệt hồ sơ đăng kí vào kí túc xá của sinh viên.
- Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên.
- Kiểm tra phòng và tài sản.
- Kiểm tra đối chiếu lại thông tin của sinh viên qua hệ thống lễ tân đã
nhập.
Bộ phận quản lý dịch vụ:
- Kiểm tra đồng hồ điện nước.
- Lưu lại chỉ số điện nước và tính tốn tiền điện nước hàng tháng.
- Cập nhật và kiểm tra hộ thống quản lí nước.
Bộ phận quản lý phịng:
- Kiểm tra sinh viên về đúng phòng và ở đúng số người quy định(phịng
VIP tối đa 2 người ở, phịng bình dân 4 người).
- Tiếp nhận các yêu cầu sửa chữa thiết bị và vệ sinh kí túc.
- Lập hóa đơn sửa chữa và bảo trì.
Quản lý khách ra vào kí túc:
- Yêu cầu sinh viên xuất trình thẻ cư trú và thông tin cá nhân của người
thân
vào thăm.
- Lập phiếu thăm.
- Kiểm tra giờ giấc ra vào và số người vào thăm theo quy định.
- Lập phiếu phạt, nếu vượt quá quy định sẽ phải làm đơn tường trình và

nộp phạt theo quy định.
1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý.
Các quy trình nghiệp vụ.
- Quản lý sinh viên vào kí túc xá.
- Quản lý sinh viên ra khỏi kí túc xá.
- Kiểm tra đối chiếu.
- Quản lí điện nước.
- Quản lí phịng.

2


- Quản lí khách ra vào.
Quy trình xử lý và quy tắc quản lý.
- Quản lý sinh viên vào kí túc xá.
+ Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú trong ký túc xá , bộ phận tiếp
nhận tiếp đón và tiếp nhận u cầu thơng qua phiếu đăng kí vào Ký
túc xá .Sau đó bộ phận tiếp nhận sẽ gửi lên bộ phận quản lý sinh
viên xét duyệt hồ sơ của sinh viên.
+ Sau khi xét duyệt bộ phận quản lý sinh viên sắp xếp phòng cho
sinh viên và thông báo lại với bộ phận tiếp nhận. Nếu sinh viên
đồng ý bộ phận quản lý sinh viên thực hiện kí hợp đồng th phịng
với sinh viên. Sau khi hồn tất thủ tục bộ phận tiếp nhận chịu trách
nhiệm dẫn sinh viên lên nhận phòng.
+ Khi nhận phòng bộ phận quản lý sinh viên sẽ phát cho sinh viên
thẻ lưu trú. Sau đó bộ phận lễ tân sẽ nhập đầy đủ thông tin của sinh
viên vào hệ thống quản lý.
- Xử lý sinh viên ra khỏi kí túc xá.
+ Khi sinh viên có nguyện vọng ra khỏi KTX ,bộ phận tiếp nhận
nhận yêu cầu thông qua đơn xin chuyển ra khỏi KTX và gửi lên bộ

phận quản lý xét duyệt.
+ Hoàn tất thủ tục cho sinh viên sau khi đã kiểm tra đối chiếu lại.
+ Sau khi sinh viên trả phịng ,bộ phận tiếp nhận cập nhật lại thơng
tin vào hệ thống quản lý sinh viên.
- Kiểm tra đối chiếu.
+ Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại thông tin mà bộ phận tiếp
nhận đã nhập.
+ Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại phòng và cơ sở vật chất
trước khi đồng ý cho sinh viên chuyển ra khỏi kí túc xá.
+ Kiểm tra khách ra vào kí túc, phòng trường hợp người lạ đột
nhập, nếu phát hiện có người lạ báo ngay cho bảo vệ hoặc cơng an.
+ Sau khi kiểm tra bộ phận quản lý sinh viên sẽ thơng báo với bộ
phận tiếp nhận để hồn tất việc trả phòng.
- Quản lý dịch vụ tiêu dùng.

3


+ Hàng tháng bộ phận quản lý sẽ kiểm tra đồng hồ và chốt số điện
của từng phòng.
+ Bộ phận quản lý điện nước ghi lại chỉ số điện nước và tính tốn
chi phí. Sau đó lập hóa đơn điện nước. Sau cùng là gửi đến bộ phận
tiếp nhận để bộ phận tiếp nhận thu tiền điện nước của sinh viên.
- Quản lý phòng.
+ Nếu các vật dụng trong phòng xảy ra tình trạng mất hay hỏng hóc
thì sinh viên phải bồi thường theo quy định của kí túc xá.
+ Lập phiếu phạt nếu phòng ở sai quy định.
+ Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa , vệ sinh kí túc. Sau đó lập hóa đơn
sửa chữa. Sau cùng là gửi đến bộ phận tiếp nhận để bộ phận tiếp
nhận thu tiền sửa chữa của sinh viên.

- Xử lý khách đến thăm.
+ Khách đến thăm, yêu cầu sinh viên xuất trình thẻ cư trú và thông
tin khách.
+ Lập phiếu thăm cho khách.
+ Thu tiền và lập phiếu phạt nếu vi phạm quy định khi khách đến
thăm.
1.1.4. Mẫu biểu.

Đơn đăng kí ở kí túc xá.

4


Thẻ lưu trú

Đơn xin chuyển ra khỏi kí túc xá.

5


Hợp đồng thuê phòng.

6


Hóa đơn điện nước.

7

1.2 Mơ hình hóa hệ thống.
1.2.1 Mơ hình tiến trình nghiệp vụ.

8


Yêu cầu sửa chữa

9


1.2.2 Biểu đồ hoạt động.

10


11


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG
2.1. Mơ hình hóa chức năng nghiệp vụ.
Xác định chức năng chi tiết.
- Bước 1: Gạch chân trong quy trình xử lý
(1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu của sinh viên thông qua đơn xin vào ở KTX.
(2) Xét duyệt yêu cầu đăng kí của sinh viên.
(3) Sắp xếp phịng cho sinh viên.
(4) Kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên.
(5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng.
(6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên.
(7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên.

(8) Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của sinh viên.

12


(9) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên.
(10) Cập nhật lại thông tin vào hệ thống quản lý sinh viên.
(11) Kiểm tra thơng tin trên hệ thống.
(12) Kiểm tra phịng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả phịng.
(13) Thơng báo với bộ phận lễ tân hồn tất việc trả phòng.
(14) Kiểm tra đồng hồ và chốt số điện nước.
(15) Tính tốn chi phí.
(16) Lập hóa đơn thu tiền điện-nước.
(17) Thu tiền điện nước của sinh viên.
- Bước 2: Loại bỏ trùng lặp.
(1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên thông qua Đơn xin
vào ở KTX.
(2) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên.
(3) Sắp xếp phịng cho sinh viên.
(4) Kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên.
(5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng.
(6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên.
(7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên.
(8) Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của sinh viên.
(9) Kiểm tra thông tin trên hệ thống.
(10) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả phịng.
(11) Thơng báo với bộ phận lễ tân hồn tất việc trả phịng.
(12) Kiểm tra đồng hồ điện nước.
(13) Ghi lại chỉ số và tính tốn chi phí.
(14) Lập hóa đơn thu tiền điện-nước.

(15) Thu tiền điện nước của sinh viên.
- Bước 3: Gom nhóm đơn giản.
- Bước 4: Loại bỏ chức năng khơng ý nghĩa.
(1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên.
(2) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên.
(3) Sắp xếp phòng cho sinh viên.

13


(4) Kí hợp đồng th phịng với sinh viên.
(5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng.
(6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên.
(7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên.
(8) Tiếp nhận yêu cầu trả phịng của sinh viên.
(9) Kiểm tra thơng tin trên hệ thống.
(10) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả phòng.
(11) Kiểm tra đồng hồ điện nước.
(12) Tính tiền điện-nước.
(13) Lập hóa đơn thu tiền điện-nước.
(14) Thu tiền điện nước của sinh viên.
- Bước 5: Đặt lại tên
(1) Đăng kí phịng.
(2) Xét duyệt.
(3) Sắp xếp phịng.
(4) Kí hợp đồng.
(5) Nhận phịng.
(6) Cấp thẻ lưu trú.
(7) Cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý.
(8) Trả phịng.

(9) Kiểm tra thơng tin sinh viên.
(10) Kiểm tra phòng và tài sản.
(11) Kiểm tra đồng hồ điện nước.
(12) Tính tiền điện.
(13) Lập hóa đơn tiền điện-nước.
(14) Thu tiền điện nước.
Gom nhóm chức năng
Dựa vào cơ cấu tổ chức ta có 3 bộ phận: Bộ phận tiếp nhận, bộ phận quản lý
sinh viên, bộ phận quản lý điện nước. Có thể chia thành 3 nhóm chức năng: Quản
lý giao dịch, Quản lý sinh viên, Quản lý điện-nước

14


(1) Đăng kí phịng
(5) Nhận phịng
Quản lý giao dịch
(7) Cập nhật thơng tin lên hệ thống
(8) Trả phịng
(14) Thu tiền điện – nước
(2) Xét duyệt
(3) Sắp xếp phịng
(4) Kí hợp đồng
Quản lý sinh viên
(6) Cấp thẻ lưu trú
(9) Kiểm tra thơng tin sinh viên
(10) Kiểm tra phịng và tài sản
(11) Kiểm tra đồng hồ điện nước
Quản lý điện nước
(12) Tính tiền điện nước

(13) Lập hóa đơn điện nước
(14)Kiểm tra phịng ở và việc thực hiện
nội quy.
Quản lí phịng
(15) Lập hóa đơn sửa chữa.
(16)Kiểm tra thẻ cư trú và thông tin
khách.
Quản lí khách
(17)Lập phiếu phạt.
(18)Lập phiếu thăm.
Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng

15

Quản lý kí
túc xá