SmartBiz Case Study Sử dụng mã vạch để quản lý kho

[Case study] Sử dụng Mã vạch, QR
Code để quản lý kho thông minh

SmartBiz
/>
1
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


[Case study] Sử dụng Mã vạch, QR
Code để quản lý kho thơng minh
Ngày nay, có rất nhiều cách doanh nghiệp có thể cải thiện chiến lược hàng
tồn kho của mình. Và có lẽ khơng có cách nào hiệu quả bằng việc sử dụng
Giải pháp quản lý kho thông minh bằng Mã vạch và Mã QR code. Cho dù bạn
là công ty thương mại điện tử B2B hay doanh nghiệp đang tìm cách thắt chặt
hệ thống quản lý kho hàng của mình, thì mã vạch và mã QR là một trong
những nâng cấp có rủi ro thấp nhất, mang lại lợi ích cao nhất cho hệ thống
kho hàng mà bạn có thể thực hiện.
Mã vạch hàng tồn kho của bạn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và
rắc rối khi theo dõi và quản lý sản phẩm của bạn theo cách thủ công. Khi
được sử dụng với phần mềm quản lý hàng tồn kho, mã vạch giúp bạn truy
cập ngay vào trạng thái hàng tồn kho của mình, bao gồm mơ tả, tính sẵn có,
chi phí và vị trí.
Sử dụng các thiết bị di động, máy quyét mã vạch (hoặc gắn thẻ RFID) cho
từng hoạt động nhà kho: hàng tồn kho, lơ hàng nhận, đơn đóng gói, ...để tự
động nhận, xác thực, theo dõi di chuyển và truy xuất dễ dàng bỏ qua bước
nhập liệu bằng tay ngăn chặn lỗi con người, tăng độ chính xác hàng tồn kho.
Hãy khám phá phương pháp sử dụng Mã vạch, mã QR code để quản lý kho
của các doanh nghiệp lớn thành cơng sau đây.

Nội dung

1. Mã vạch là gì?
2. 7 lý do nên triển khai quản lý kho bằng mã vạch
3. Bạn cần chuẩn bị những gì để sử dụng phần mềm quản lý kho bằng Mã
vạch và Mã QR Code?

2
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


Mã vạch là gì?
Mã vạch là biểu diễn trực quan của dữ liệu bằng cách sử dụng các dòng và
khoảng cách, có thể đọc được bằng máy quét kỹ thuật số. Được giới thiệu
vào năm 1951 chưa được áp dụng phổ biến cho đến khi các siêu thị bắt đầu
tự động hóa quy trình thanh tốn hàng tạp hóa vào giữa những năm 1970 với
mã sản phẩm phổ quát (UPC).
Mã vạch có hiệu quả trong việc xác định chính xác các sản phẩm và đảm bảo
rằng mọi người đều có quyền truy cập vào chúng.
Mã vạch UPC xác định hai thông tin: sản phẩm và nhà sản xuất.
UPC là mã vạch một chiều (1D): Dữ liệu được mã hóa bằng cách sử dụng
các độ rộng khác nhau của các đường song song và khoảng cách giữa
chúng.
Mã vạch hai chiều (2D): có dạng hình vng, chẳng hạn như mã QR hoặc
hình chữ nhật và bao gồm nhiều dấu chấm, có thể lưu trữ nhiều thông tin
hơn.

Một số kiểu mã vạch/QR Code thông dụng
3
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:

Ngày nay, có hơn 30 mã vạch chính với các ứng dụng khác nhau, mọi thứ từ
mã vạch Bookland EAN-13 nhúng sản phẩm, nhà xuất bản và dữ liệu định giá
ở mặt sau của sách đến mã vạch sử dụng một lần với thông tin vận chuyển.
Mã vạch đơn vị lưu trữ kho (SKU) tương tự như UPC -- cả hai đều xác định
các sản phẩm cụ thể -- nhưng các nhà bán lẻ riêng lẻ tạo và sử dụng chúng
để kiểm soát kho của riêng họ.

7 lý do nên triển khai quản lý kho bằng mã
vạch
Có một số lý do tại sao việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho cùng
với mã vạch, sẽ không chỉ cải thiện hiệu suất hoạt động hàng ngày của bạn
mà còn thúc đẩy lợi nhuận của bạn về lâu dài.

Case study sử dụng Mã vạch, mã QR Code để quản lý kho thơng minh

1) Thật đơn giản
Bạn có thể có quan niệm sai lầm rằng bảng tính Excel là một lộ trình dễ dàng
hơn. Nhập thủ cơng từng mã số SKU của hàng trăm mặt hàng mỗi ngày
không hề đơn giản. Dễ dàng là khi các mặt hàng trong kho của bạn có nhãn
mã vạch duy nhất, thơng tin có thể được thêm vào các mặt hàng trong kho và
4
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


dữ liệu liên quan về sản phẩm có thể xem được bằng một lần quét nhanh
chóng và đơn giản. Hàng tồn kho có thể được hiển thị theo thời gian thực, bất
cứ lúc nào với một lần quét.

2) Chi phí hiệu quả
Trong nhiều ngành công nghiệp, mã vạch cung cấp nhận dạng sản phẩm tự

động và triển khai dữ liệu cực nhanh. Mặc dù độ phức tạp của ứng dụng khác
nhau, nhưng nó chỉ tốn vài trăm đồng cho mỗi nhãn mã vạch. Bạn có thể
giảm chi phí và cắt giảm thời gian đào tạo cũng như lao động, nâng cao năng
suất. Hơn nữa nó cũng sẽ giảm chi phí vốn cho việc mang theo hàng tồn kho
dư thừa vì biết chính xác trạng thái, số lượng có trong kho sẽ giúp tránh đặt
hàng quá nhiều.

3) Công nghệ mã vạch hiện đã có sẵn
Chúng ta đều biết cơng nghệ tiến bộ nhanh như thế nào. Mã vạch cũng không
phải ngoại lệ. Cơng nghệ này hiện có sẵn và có thể được thực hiện bởi bất kỳ
ai. Doanh nghiệp của bạn áp dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho có mã vạch
càng sớm thì càng tốt. Quá nhiều doanh nghiệp chờ đợi cho đến khi họ phải
đối mặt với hàng tồn kho bị thiếu, bị mất hoặc bị hư hỏng trước khi đưa ra lựa
chọn bắt đầu quản lý hàng tồn kho một cách nghiêm túc. Đến lúc đó nó đã
tiêu tốn của họ hàng tỷ đồng. Thực hiện theo các bước đơn giản này sẽ
không chỉ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho công ty của bạn mà cuối cùng sẽ
cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

4) Mã vạch loại bỏ lỗi
Viết tay hoặc nhập số thủ cơng có thể gây khó khăn; mã vạch là một làn gió.
Cứ một nghìn lần gõ phím của một người thì có trung bình 10 lỗi mắc phải.
Tuy nhiên, khi sử dụng máy quét mã vạch, cứ 10 nghìn lần qt thì chỉ có
một lỗi xảy ra. Loại bỏ các lỗi giao hàng bị chậm trễ khi nhân viên phải tìm
kiếm thủ cơng các mặt hàng mà có thể khơng có trong kho hoặc bị thất lạc.
Ngồi ra,lỗi dữ liệu có thể gây bội chi khi đặt hàng quá nhiều hàng tồn kho

5) Giúp theo dõi hàng tồn kho chính xác
Có thể biết hàng tồn kho của bạn ở đâu mọi lúc là rất quan trọng đối với bất
kỳ doanh nghiệp nào. Nó khơng chỉ làm giảm tình trạng bán quá nhiều và
5

Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


thiếu hàng mà cịn giúp cung cấp lộ trình kiểm tốn chính xác cho tất cả hàng
tồn kho của bạn.
Máy quét mã vạch có thể được sử dụng để thực hiện kiểm đếm hàng tồn kho
định kỳ. Vì vậy, khi nhóm chọn hàng của bạn có thời gian ngừng hoạt động,
họ có thể sử dụng máy qt của mình và kiểm kê nhanh từng phần. Có nghĩa
là bạn có số liệu hàng tồn kho chính xác hơn, thường xuyên hơn.

6) Tiết kiệm thời gian
Khi hàng tồn kho trong kho của bạn không được tổ chức bằng hệ thống tự
động, nhân viên của bạn sẽ dành quá nhiều thời gian để nhập liệu hoặc ghi
chép hàng tồn kho, cũng như tìm kiếm thực tế các mặt hàng trong kho. Sử
dụng hệ thống kho bằng mã vạch giúp xử lý các hoạt động nhà kho nhanh
hơn. Điều này có thể đặc biệt hữu ích trong những khoảng thời gian bận rộn
như Thứ Sáu Đen, dịp lễ, tết… vì bạn có thể xử lý khối lượng đơn đặt hàng
tăng lên mà không cần thuê nhân công tạm thời.

7) Mã vạch cung cấp bảo mật
Mã vạch có thể truy xuất nguồn gốc và hồn tồn có thể kiểm tốn được, thúc
đẩy khả năng ngăn chặn hành vi trộm cắp, tạo sự an tâm và giảm thiểu tổn
thất và trách nhiệm pháp lý một cách rõ ràng.

Bạn cần chuẩn bị những gì để sử dụng phần
mềm quản lý kho bằng Mã vạch
Bạn đã quyết định dùng phần mềm quản lý kho mã vạch. Đây là những gì bạn
cần làm để chuẩn bị cho doanh nghiệp của mình về cơng cụ:
 Máy qt mã vạch (bao gồm cả điện thoại thơng minh và máy tính bảng)
tuỳ theo quy mơ kho của doanh nghiệp.

 Máy tính, bao gồm máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay.
 Màn hình để điều vận kho (với giải pháp kho thông minh hỗ trợ việc quản
lý kho trực quan bằng Layout kho)
Khám phá ngay: Quản lý kho thông minh bằng Sơ đồ kho trực quan
 Máy in mã vạch
 Nhãn mã vạch

6
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website:


 Phần mềm tạo mã vạch hoặc mã QR (với giải pháp kho thông minh hỗ trợ
việc tạo mã tự động)
 Danh sách hàng tồn kho, lý tưởng nhất là danh sách được duy trì bằng kỹ
thuật số, giống như trong một ứng dụng
Mặc dù hầu hết tất cả phần mềm quản lý kho đều cho phép bạn sử dụng máy
quét mã vạch truyền thống, nhưng đối với các Giải pháp quản lý kho thông
minh cho phép bạn sử dụng điện thoại thơng minh và máy tính bảng hiện có
để quét mã.
Điều tương tự cũng xảy ra với máy in mã vạch và nhãn. Bạn thực sự có thể
tạo mã vạch và mã QR tùy chỉnh ngay phần mềm quản lý kho thơng minh,
sau đó in chúng lên nhãn bằng máy in.
Bạn cũng có thể thêm rất nhiều chi tiết, chẳng hạn như logo, màu sắc và
thông tin sản phẩm của công ty bạn vào ngay các nhãn tùy chỉnh đó. Và bạn
cũng có thể chọn hình dạng và kích thước của nhãn.

Kết luận
Nếu bạn khơng thể theo dõi chính xác số lượng và vị trí của các mặt hàng
trong kho, hệ thống mã vạch là thứ bắt buộc phải có. Hệ thống quản lý kho
bằng mã vạch cũng sẽ giúp bạn loại bỏ lãng phí bằng cách ngăn chặn việc bổ

sung hàng khơng cần thiết và thất thốt sản phẩm. Nếu việc theo kịp sự phát
triển của doanh nghiệp của bạn giống như một nhiệm vụ bất khả thi — dù là
do có quá nhiều địa điểm hay sản phẩm — thì việc triển khai hệ thống mã
vạch sẽ giúp bạn quản lý sự phát triển dễ dàng hơn nhiều.
Với thơng tin chính xác về vị trí của từng mặt hàng mọi lúc, bạn có thể đưa ra
quyết định tốt hơn về nơi lưu trữ sản phẩm mới và cách di chuyển hàng tồn
kho hiện có.
Nếu bạn đang vật lộn với việc mất mát hoặc hư hỏng sản phẩm, số lượng
khơng chính xác hoặc các mặt hàng bị thất lạc, thì mã vạch có thể giúp bạn
theo dõi hàng tồn kho của mình và ngăn chặn những vấn đề này. Hệ thống
mã vạch cũng sẽ cung cấp cho bạn nhiều khả năng hiển thị hơn trong kho
của mình để biết khi nào các mặt hàng sắp hết và cần được sắp xếp lại.
Nếu bất kỳ điều nào ở trên nghe có vẻ quen thuộc, có lẽ đã đến lúc đầu tư
vào hệ thống quản lý kho bằng mã vạch. Mã vạch có thể giúp bạn tiết kiệm
thời gian và tiền bạc bằng cách tăng độ chính xác và hiệu quả trong việc quản
lý hàng tồn kho.
7
Hotline: 0911741551/ 0912113833 | Website: