PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ HC TOÀN CẦU TẠI THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ MUA HÀNG
CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CƠNG
NGHỆ HC TỒN CẦU TẠI THỊ TRƯỜNG VIỆT
NAM

I/ Giới thiệu về doanh nghiệp
- Công ty Cổ phần đầu tư và cơng nghệ HC tồn cầu được thành lập ngày 19
tháng 12 năm 2011, là doanh nghiệp chuyên kinh doanh các sản phẩm về
hệ thống năng lượng mặt trời, máy phát điện, thiết bị ngân hàng, thiết bị
truyền hình, thiết bị viễn thơng, …
- Với đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ, nhiệt huyết, có nhiều năm kinh nghiệm
trong tư vấn, khảo sát, triển khai, quản lý các dự án lớn tại Việt Nam và các
nước trên thế giới, Công ty Cổ phần đầu tư và cơng nghệ HC tồn cầu đã
và đang ln có được sự tin tưởng của khách hàng về chất lượng và tiến độ
của sản phẩm và dịch vụ.
- Với phương châm “Luôn luôn đồng hành cùng với khách hàng”, và định
hướng “Liên tục cải tiến”, công ty Cổ phần đầu tư và cơng nghệ HC tồn
cầu ln nỗ lực cả về nhân lực, vật lực để từng bước gây dựng uy tín, niềm
tin với khách hàng.
- Thế mạnh làm nên sự khác biệt của HCG chính là sự chun mơn hóa
trong từng bộ phận, tính trách nhiệm cao cùng những giám sát kỹ thuật
nghiêm túc, cẩn thận nhằm tạo nên những sản phẩm, dịch vụ hoàn thiện
đến từng chi tiết nhỏ nhất. Các thành viên thường xuyên trao đổi, chia sẻ
cho nhau các ý tưởng nhằm xây dựng nên một hình ảnh mang thương hiệu
HCG.



II/ Phân tích hoạt động quản trị mua hàng tại cơng ty cổ phần đầu tư và
cơng nghệ HC tồn cầu
1. Tác động của yếu tố môi trường đến quản trị mua của HC Global

1.1.

Yếu tố bên trong

a. Chiến lược kinh doanh:
- Chiến lược ngắn hạn: tập trung vào các dự án có thể cung cấp sản phẩm
ngay, tìm nguồn hàng và bán ra thị trường số lượng lớn để phục vụ khách
hàng.
- Chiến lược dài hạn: xây dựng hình ảnh tới công chúng và quảng bá thương
hiệu trên khắp cả nước về một công ty cung cấp sản phẩm, dịch vụ về thiết
bị công nghệ kỹ thuật tiên tiến, tiềm năng.
b. Vốn:
- Công ty phải tự đáp ứng bằng vốn tự có bằng nguồn nội bộ doanh nghiệp
và vốn đi vay ngân hàng.
- HC Global là một doanh nghiệp thương mại có quy mơ lớn và tổng vốn
kinh doanh tăng lên hằng năm, tính từ trước cho tới thời điểm cổ phần hóa
(thời điểm 01/01/2018) thì vốn điều lệ của công ty là 25.600 triệu đồng.
c. Năng lực của người quản trị mua hàng:
- Tại HCG, trưởng phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chính trong khâu
quản lý mua hàng.
- Người quản trị mua hàng ở HCG phải cập nhật thông tin thị trường thường
xuyên và đảm bảo rằng nhân viên của họ tiếp thu, noi theo.
- Tất cả các quản lý cấp trung trở lên của HCG đều phát triển các mục tiêu
cụ thể và áp dụng chúng vào hiệu suất của nhân viên cấp dưới, phân công
đúng người vào đúng nhiệm vụ để tối đa hóa giá trị của các nguồn lực sẵn
có ngày càng tăng.
d. Cơ sở vật chất kĩ thuật:


- Song song với q trình cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa nền kinh tế đất nước

và xu thế hội nhập quốc tế, công ty luôn đề cao việc mở rộng quy mô sản
xuất, xây dựng thêm nhà xưởng, mua sắm, đầu tư máy móc thiết bị, nâng
cao năng suất của thiết bị và tập trung vào các cải tiến gia tăng trong công
nghệ để tổ chức công việc phù hợp theo trình độ, nghề của người lao động
nhằm nâng cao năng suất lao động, hiệu quả kinh tế.
- Để đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường cả về lượng và chất, cơng ty
ln tìm nguồn sản phẩm giá rẻ nhưng chất lượng, tận dụng tối đa nguồn
sản phẩm trong nước đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý.
e. Vị thế của công ty trên thị trường:
- Công ty sau 11 năm hoạt động kinh doanh đã có một chỗ đứng nhất định
trên thị trường năng lượng tái tạo, cơ điện, tự động hóa và viễn thơng, HCG
cam kết đảm bảo năng lực cung ứng giải pháp từ vốn, xây dựng, vận hành
đạt tiêu chuẩn quốc tế.
1.2.

Yếu tố bên ngồi

a. Nhà cung cấp:
- Cơng ty đã chủ động lựa chọn những nhà cung ứng uy tín và thiết lập được
hệ thống các nhà cung cấp tin cậy; xây dựng mối quan hệ hai bên trên
nguyên tắc “đối tác chiến lược” với những cam kết chặt chẽ và lâu dài, hai
bên cùng có lợi (Một số nhà cung cấp chính: Cty An Phát, Hà Linh, Phong
Vũ, …)
- Có thể nói việc cung cấp sản phẩm cho nhu cầu kinh doanh của cơng ty có
mức độ ổn định khá cao.
b. Đối thủ cạnh tranh:
- Là một ngành quan trọng, đầu tư vào thị trường cơng nghệ Việt Nam ít rủi
ro hơn các ngành khác. Hiện đã có hàng chục doanh nghiệp thương mại và
kỹ thuật ở các tỉnh phía Bắc (CMC, ELCOM). Con số này tiếp tục tăng lên
gây áp lực mạnh mẽ lên HCG.

- Ngồi ra, HCG cịn phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ
tiềm ẩn (DN liên doanh, liên kết nước ngồi) mặc dù đã có uy tín và vị thế
trên thị trường trong nước.
c. Nhu cầu khách hàng:
Khách hàng mục tiêu mà công ty hướng tới là các khu công nghiệp, trường
học, khu khởi nghiệp mới xây dựng thường có lượng tiêu thụ các sản phẩm
điện tử, công nghệ cao điều này sẽ giúp doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu lợi
nhuận. Đòi hỏi phải cung cấp sản phẩm phải có chất lượng khá cao, gây áp lực
khơng nhỏ trong việc cung ứng hàng hóa của cơng ty.
Có thể nhận thấy nhu cầu tiêu thụ quyết định rất lớn đến kế hoạch mua hàng
của Công ty HCG, từ đó tác động đến cơng tác quản trị mua hàng hóa.
d. Chính sách của nhà nước:
- HCG thường chịu sự quản lí và kiểm tra của nhiều bên liên quan như Tổng
cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam, các chi cục Hải quan và
chi cục thuế địa phương.
- HCG luôn làm đúng, tuân thủ pháp luật, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với
nhà nước, xây dựng hình ảnh doanh nghiệp tốt trong mắt các cơ quan đoàn
thể.
2. Thực trạng quản trị mua sản phẩm, dịch vụ tại công ty cổ phần đầu tư
và công nghệ HC tồn cầu
2.1.
Các
bước

Khái qt về q trình mua sản phẩm, dịch vụ tại HCG
Trình tự thực hiện

Kiểm tra

Thời

gian

thực

hiện

Các phịng có nhu

Bước 1

Đề nghị mua hàng

Bước 2

Duyệt

Lãnh đạo cty

Không quá 1 ngày

Bước 3

Kiểm tra tồn kho

Phịng XNK,

Khơng q 1 ngày

cầu mua hàng


Phòng TCKT
Đối

với

ĐH

đã

quy định
Bước 4

rõ

NCC,

tiến hành
đàm phán
HĐ

Bước 5

đầu

Đối

với

1-2 ngày đối với các

ĐH chưa

đối tác truyền thông

quy định

2-3 ngày đối với các

rõ

đối tác trong nước/

NCC, Phịng XNK

tiến hành

Trung Quốc

tìm và lựa

3-4 ngày đối với đối

chọn NCC

tác Châu Âu, Mỹ

vào
Đàm phán HĐ đầu vào Phòng XNK
Trưởng phòng TCKT
Trưởng phòng XNK

Bước 6

Phê duyệt hợp đồng

Kế toán trưởng
Pháp chế

Bước 7
Bước 8

Thực hiện mua hàng
Kiểm tra hàng hóa

Bước 9

trước khi nhập kho
Nhập kho

Bước 10

Thanh quyết tốn

Bước 11

Lưu hồ sơ

Lãnh đạo cty
Phòng XNK
Phòng KTTK
Phòng TCKT
Phòng XNK
Phòng TCKT
Giám đốc
Phịng XNK
Phịng TCKT

Bảng 1: Q trình mua hàng của doanh nghiệp
 Bước 1: Lập Đề nghị mua hàng
Người có yêu cầu mua hàng lập Đề nghị mua hàng theo mẫu hoặc lập DMHH
gửi Lãnh đạo công ty phê duyệt (02 bản gốc).


Tùy theo từng dự án, người lập đề nghị mua hàng được chỉ định như sau:
- Đối với hàng hoá thực hiện dự án: Phòng KTTK tiến hành lập DMHH đáp
ứng theo yêu cầu của Hợp đồng đầu ra.
- Đối với hàng mẫu: Phòng kinh doanh lập đề nghị mua hàng.
- Đối với hàng bảo hành: Phòng kỹ thuật triển khai lập đề nghị mua hàng.
- Đối với dụng cụ, máy móc thiết bị: Phịng KTTK
- Đối với cơng cụ đo kiểm: phòng KTTK
 Bước 2: Phê duyệt
Đề nghị mua hàng/DMHH sau khi được lãnh đạo công ty phê duyệt, được
chuyển đến phòng XNK.
 Bước 3: Xem xét và kiểm tra tồn kho
Sau khi nhận được đề nghị mua hàng/DMHH, Phòng XNK ký xác nhận vào
đề nghị mua hàng.

Phòng kế tốn kiểm tra tồn kho thơng qua hệ thống phần mềm MISA và thực
tế trong kho rồi ký xác nhận trên Đề nghị mua hàng.
Phịng kế tốn giữ 01 bản gốc, phịng XNK giữ 01 bản gốc.
 Bước 4: Tìm và lựa chọn NCC
 Đối với hàng hóa đã quy định rõ model và nhà cung cấp:
Phòng XNK tiến hành đàm phán các điều khoản trong hợp đồng đầu vào với
nhà cung cấp được chỉ định.
 Đối với hàng hóa chưa quy định rõ nhà cung cấp:
- Nếu hàng hóa có thể được cung cấp bởi nhà cung cấp chính thức (nhà cung
cấp đã được phê duyệt trong biểu mẫu), Phịng XNK tiến hành mua hàng từ
nhà cung cấp chính thức mà không cần phải phê duyệt lại.


- Nếu hàng hóa chưa có nhà cung cấp chính thức, Nhân viên XNK lựa chọn
tối thiểu 3 nhà cung cấp để báo giá, sau đó đánh giá vào phiếu đánh giá lựa
chọn nhà cung cấp trình trưởng phịng XNK phê duyệt (kèm theo báo giá
của các nhà cung cấp). Trưởng phịng XNK căn cứ vào giá dự tốn đã được
duyệt và các điều khoản thương mại khác, Thanh quyết toán Lưu hồ sơ 31
phê duyệt nhà cung cấp được đề xuất hoặc yêu cầu Nhân viên XNK tìm
kiếm thêm các nhà cung cấp khác nhằm tối ưu giá đầu vào.
- Những trường hợp đặc biệt khơng thể có đủ ba nhà cung cấp, Nhân viên
XNK sẽ báo cáo trưởng phòng xem xét và phê duyệt.
 Bước 5: Đàm phán Hợp đồng đầu vào
Sau khi đã được phê duyệt nhà cung cấp, Nhân viên phòng XNK tiến hành
đàm phán hợp đồng đầu vào với các nhà cung cấp bao gồm: Giá cả, thời gian giao
hàng, điều kiện thanh toán, thời gian bảo hành, …
 Bước 6: Phê duyệt Hợp đồng đầu vào
Sau khi đàm phán xong với nhà cung cấp, phòng XNK lên dự thảo hợp đồng
đầu vào (trừ trường hợp đối với những vật tư mua trực tiếp – khơng cần hợp đồng
kinh tế), trình phịng KTTK, trưởng phịng XNK, kế tốn trưởng, pháp chế và

lãnh đạo phê duyệt.
Phịng KTTK kiểm tra lại yêu cầu kỹ thuật (bao gồm chỉ tiêu kỹ thuật, bản vẽ
kỹ thuật, catalogue, …) trong Hợp đồng đầu vào (nếu có) rồi ký xác nhận vào
phần yêu cầu kỹ thuật.
Trưởng phòng XNK kiểm tra lại giá, thời gian giao hàng và các điều khoản
thương mại khác rồi ký xác nhận vào hợp đồng. Kế toán trưởng kiểm tra lại giá cả
so với giá dự toán, điều kiện thanh toán, … rồi ký xác nhận vào hợp đồng. Pháp
chế kiểm tra lại toàn bộ các điều khoản trong hợp đồng nhằm đảm bảo quyền lợi


và hạn chế rủi ro cho công ty rồi ký xác nhận vào hợp đồng. Sau khi đã đủ xác
nhận của các phịng, lãnh đạo đại diện cho cơng ty, ký hợp đồng đầu vào.
 Bước 7: Thực hiện mua hàng
Trên cơ sở hợp đồng đầu vào đã được phê duyệt, Phòng XNK thực hiện việc
mua hàng theo các điều khoản quy định trong hợp đồng. Phịng XNK có trách
nhiệm theo dõi tình hình cấp hàng hóa, vật tư, dịch vụ của nhà cung cấp.
 Bước 8: Kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho
Thực hiện theo quy trình kiểm tra hàng hoá KCS
 Bước 9: Nhập kho
Thực hiện theo quy trình quản lý kho.
 Bước 10: Thanh Quyết tốn
Thực hiện theo quy trình thanh tốn của phịng kế tốn
 Bước 11: Lưu hồ sơ
Phòng XNK tập hợp chứng từ từ nhà cung cấp (số lượng mỗi chứng từ theo
quy định của Hợp đồng đầu ra, nhưng ít nhất cần số lượng để gửi sang phịng kế
tốn lưu trữ.
2.2.

Thực trạng việc phân tích nhu cầu mua sản phẩm, dịch vụ

Đối với việc phân tích nhu cầu mua sản phẩm, dịch vụ, công ty tập trung trả
lời các câu hỏi: Mua cái gì? Mua với số lượng bao nhiêu? Chất lượng mua vào
như thế nào? Câu trả lời sẽ giúp công ty phân tích nhu cầu một cách hiệu quả,
hồn thiện bước đầu của quá trình mua. Các đề nghị mua sẽ được cấp lãnh đạo
xem xét và phê duyệt (trong vòng 1 ngày). Nếu đề nghị mua hàng được chấp
thuận thì phịng XNK sẽ đảm nhận bước tiếp theo. Trong trường hợp đề nghị mua
bị từ chối, đề nghị sẽ được gửi lại cho phòng yêu cầu xác nhận lại.


Để xác định số lượng hàng hóa cần phải mua thì phịng xuất nhập khẩu dựa
vào đề nghị mua hàng do các phòng ban đã đề nghị và dựa vào số lượng sản
phẩm hàng hóa đó tại thời điểm hiện tại để tính tốn số lượng mua sao cho hợp lí.
Chứng nhận số lượng ln là một tiêu chuẩn để phịng XNK xem xét về tiêu
chuẩn của hàng hóa. Tuy nhiên, việc phán đốn nhu cầu mua vẫn cịn hạn chế,
việc ghi nhận các biến động của thị trường còn chậm và người ta thường đánh giá
lượng mua quá lớn hay quá nhỏ khi so sánh với nhu cầu.
Đối với việc kiểm tra chất lượng của sản phẩm mua vào, đây là vấn đề mà
cơng ty rất quan tâm vì nó liên quan tới thương hiệu, uy tín của cơng ty. Cơng ty
có phịng kỹ thuật triển khai ln kiểm tra chất lượng sản phẩm có đạt u cầu
hay khơng, chứng nhận chất lượng hang hóa đã hồn thành hay chưa? Hàng hóa
phải đảm bảo chất lượng, có thị hiếu cao với người tiêu dùng, sản phẩm không bị
lỗi mốt hay nhu cầu hàng hóa khơng giảm xuống hay khơng có những hàng hóa
thay thế. Như vậy, hàng tồn kho không bị tồn từ giai đoạn này sang giai đoạn
khác.
Đánh giá việc xác định mua sản phẩm/dịch vụ tại công ty, dựa vào việc trả lời
các câu hỏi công ty đã xác định được từng công việc cần phải làm. Đây là những
bước làm khá tốt, bước đầu làm tốt tạo tiền đề cho những bước sau được hoạt
động trơn tru, không bị gián đoạn.
2.3.

Thực trạng quyết định mua hay tự thực hiện

Vì cơng ty là một doanh nghiệp thương mại nên cơng ty quyết định mua hàng
hóa từ một doanh nghiệp khác mà không tự sản xuất.
- Đối với những mặt hàng mới, cơng ty có quy trình gồm 8 bước: nhận biết
vấn đề, lượng định tổng quát nhu cầu mua; định chỉ tiêu mặt hàng mua; tìm
nguồn hàng, thăm dò thương lượng; chọn nguồn hàng; ký hợp đồng và định chi
tiết đặt hàng; kiểm tra hiệu suất mua.


- Đối với những mặt hàng công ty đã từng mua, công ty chỉ đơn giản đặt hàng
tiếp khi lượng hàng tồn cịn ít. Sự đặt mua tiếp cũng giao cho những nhà cung cấp
ấy, chừng nào mà công ty vẫn cịn hài lịng về hàng hóa, sự phục vụ và các điều
kiện mua mà nhà cung ứng đem lại cho công ty. Công ty sẽ thử thỏa thuận lại về
chuyện giá, nếu mức lời của mình bị giảm sút do mức chi phí hoạt động tăng lên.
Biểu đồ 1: Mức độ quan trọng của các yêu tố trong quyết định mua hàng của doanh nghiệp
Tiêu chuẩn chất lượng

Tiêu chuẩn nhãn mác, bao gói

Tiêu chuẩn bảo quản, vận chuyển
3.2

3.4

3.6

3.8

4

4.2

4.4

4.6

Các tiêu chuẩn trên giúp cơng ty có thể xác lập phương thức mua một cách
hiệu quả.
Biểu đồ 2: Mức độ sử dụng các phương thức mua của doanh nghiệp
Mua mới

Mua lại (NCC cũ, có thương lượng lại)

Mua lại (NCC cũ, khơng cần thương lượng lại)
0

2.4.

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Thực trạng quyết định phương thức mua sản phẩm, dịch vụ

4.5

5


Biểu đồ 3. Thời điểm mua được doanh nghiệp lựa chọn
Mua tức thì
Mua trước
Mua hỗn hợp
0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

4.5

5

Cơng ty hài lịng với phương thức mua lại vì cơng ty khơng cần tiến hành
đánh giá lại nhà cung cấp, lượng hàng hóa mua đủ đáp ứng được nhu cầu kinh
doanh. Với mặt hàng thiết bị cơng nghệ có tính đổi mới liên tục thì làm việc với
nhà cung cấp đã trao đổi với nhau từ trước tạo được sự tin tưởng về chất lượng
hàng hóa, nhà cung cấp tốt sẽ cập nhật được các sự cải tiến đối với sản phẩm giúp
công ty theo kịp và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng.

Cơng ty khơng hài lịng với phương thức mua mới vì cơng ty phải làm tất cả
các bước lại từ đầu gây tốn thời gian và chi phí. Cơng ty chỉ chọn phương thức
này khi sản phẩm kinh doanh thay đổi, thị trường mới, tình thế thay đổi; tìm kiếm
nguồn hàng tốt hơn.
- Mua phối hợp là hình thức được công ty sử dụng ở mức độ gần như là rất
thường xun.
- Với việc mua tức thì, cơng ty mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiến
hành mua bấy nhiêu (mỗi giao dịch mua chỉ đáp ứng đủ nhu cầu doanh thu của
công ty trong một khoảng thời gian nhất định).
Xác định nhu cầu của việc này khá đơn giản, nó được bắt đầu từ kế hoạch bán
ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận. Số tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng
tương ứng với số lượng hàng hóa mua. Mua bao nhiêu bán bấy nhiêu nên công ty
thu hồi vốn nhanh và lượng dự trữ hàng hóa ít. Vì vậy, cơng ty sẽ tiết kiệm được

chi phí kho bãi, bảo quản hàng hóa và các chi phí khác. Quy trình mua hàng
nhanh chóng giúp cơng ty tránh được những bất lợi về nhu cầu hàng hóa thay đổi
hay biến động về giá, giảm thiểu những thiệt hại về thiên tai.
- Với việc mua trước, công ty mua hàng theo quy mô lớn, mua nhiều hơn nhu
cầu bán ra của công ty. Mua với số lượng lớn, công ty sẽ nhận được giá ưu đãi từ
nhà cung cấp, chủ động chọn nhà cung cấp uy tín khi mua hàng. Nếu thị trường
đang tiêu thụ sản phẩm với mức độ lớn thì cơng ty chủ động trong việc cung cấp
sản phẩm bắt kịp với việc tiêu thụ, do đó thu được lợi nhuận cao.
 Đánh giá việc quyết định phương thức mua của công ty được thực hiện
khá tốt. Công ty đã chọn được phương thức và sử dụng linh hoạt trong từng
trường hợp khác nhau để giải quyết các vấn đề. Bên cạnh đó, cơng ty nên quan
tâm đến các bất lợi của thời điểm mua.
Ví dụ, mua tức thì, cơng ty mua hàng với số lượng sản phẩm vừa đủ, nếu nhà
cung cấp giao chậm hàng, không đủ số lượng hoặc hàng bán chạy hơn mức bình
thường cơng ty có nguy cơ đối mặt với việc thiếu hàng.
Cịn nếu mua trước, cơng ty cần huy động nguồn vốn lớn có thể gây ra vấn đề
tài chính cho cơng ty, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Chi phí bảo quản cho sản
phẩm lớn và gặp nhiều rủi ro cao.
Vì vậy, tùy từng thời điểm, cơng ty sẽ vận dụng các phương thức mua khác
nhau một cách linh động để thu về được kết quả tốt nhất.
2.5.

Thực trạng hoạt động tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp:

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp cơng ty chia làm 2 loại:
Đối với hàng hóa mà cơng ty đang có sẵn nhà cung cấp từ trước: nhà cung
cấp đã đạt các tiêu chí của cơng ty đã đưa ra là một nhà cung cấp tốt như:


- Nhà cung cấp tốt không chỉ giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp

thời mua, với giá cả hợp lý, thái độ phục vụ tận tâm, luôn đảm bảo đầu vào
cho sản xuất mà còn hỗ trợ khách hàng phát triển sản phẩm và giá trị...
- Đảm bảo rằng hàng hóa đáp ứng nhu cầu thương mại của các doanh nghiệp
và chuỗi cung ứng về số lượng, chất lượng, cấu trúc và chủng loại.
- Đảm bảo có được một mức cung ứng dịch vụ thỏa đáng từ nhà cung cấp
góp phần đáp ứng tốt nhất các yêu cầu hoạt động kinh doanh và dự trữ tại
doanh nghiệp.
- Duy trì mức dự trữ thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo cung ứng hàng hóa với
mức dịch vụ yêu cầu của doanh nghiệp và khách hàng và tối ưu hóa vốn và
chi phí mua.
- Đảm bảo chỉ định đúng người tham gia các hoạt động mua hàng (đúng
người vào đúng thời điểm).
- Đảm bảo quản trị rủi ro trong mua hàng của doanh nghiệp và nâng cao hiệu
quả tốt nhất cho tồn chuỗi cung ứng.
Đối với hàng hóa mà cơng ty chưa xác định được sẵn nhà cung cấp thì cơng
ty sẽ thực hiện các bước tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp từ đầu.
- Bước 1: Thu thập thông tin về NCC: Nhân viên mua hàng sẽ thu thập thơng
tin các NCC thơng qua internet, báo, tạp chí online, NCC cũ giới thiệu, …
Sau đó tiến hành xác minh thơng tin với NCC vừa tìm được.
- Bước 2: Lập danh sách NCC có thể cung ứng sản phẩm mà công ty đang
cần mua.
- Bước 3: Tiến hành đánh giá NCC theo tiêu chí NCC tốt mà cơng ty đã đưa
ra. Nhân viên sẽ dựa vào các tiêu chí mà lãnh đạo công ty đưa ra để loại bỏ
những NCC không tiềm năng, không đạt yêu cầu.
- Bước 4: Lập danh sách NCC chính thức
- Bước 5: Lập hồ sơ NCC


- Bước 6: Đánh giá lại và lựa chọn NCC chính thức. Đây là bước cuối cùng
và quan trọng nhất được ban lãnh đạo lựa chọn dựa trên thông tin trong hồ

sơ NCC để chọn ra NCC tốt nhất.
+ Nếu NCC được chọn, công ty sẽ tiếp tục tham gia đàm phán và đặt hàng.
+ Nếu NCC không phù hợp, nhân viên XNK tiếp tục tìm kiếm và đánh giá lại
NCC.
Tuy nhiên, trong hoạt động mua hàng thì cơng ty thường mua hàng chủ yếu tại
các nhà cung cấp mà cơng ty có mối quan hệ kinh doanh thường xun. Công ty
lựa chọn nhà cung cấp truyền thống thường xuyên, lâu dài và công ty hầu như
không quan tâm, tập trung vào việc lựa chọn và tìm kiếm các nhà cung cấp mới
thông qua các phương tiện giao tiếp. Mua từ các nhà cung cấp truyền thống có hệ
thống từ trước mang lại lợi ích cho cơng ty là cơng ty được hưởng giá ưu đãi,
được ưu tiên trong mua hàng, …

Biểu đồ 4. Khả năng thay đổi NCC bởi các lý do đã được liệt kê
Giá cả và điều kiện thanh tốn khơng phù hợp

Chất lượng, số lượng HH chưa đáp ứng nhu cầu

Không đáp ứng được thời gian giao hàng

NCC thiếu tinh thần hợp tác, chia sẻ

NCC không có chế độ ưu đãi và chăm sóc tốt cho DN

Có NCC khác chào khách hấp dẫn hơn
0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

4.5

5


Việc hợp tác lâu dài với NCC đem lại nhiều lợi ích cho cơng ty nhưng khi thị
trường, mơi trường kinh doanh ln thay đổi thì việc hợp tác theo những điều
khoản đã được chấp thuận giữa hai bên cũng sẽ cần phải thay đổi. Những điều
khoản sẽ trở nên lạc hậu và khơng cịn mang lại lợi ích cho hai bên. Công ty sẽ
thay đổi NCC khi NCC không cịn đáp ứng được u cầu của cơng ty khi giá cả
và điều kiện thanh tốn khơng phù hợp. Giá cả hàng hóa và thanh tốn là một vấn
đề nhạy cảm, khi hai bên khơng cịn tiếng nói chung thì nên dừng lại, tránh những
vấn đề phát sinh sau này. Việc tối thiểu NCC phải làm được là cung cấp đúng số
lượng, chất lượng theo yêu cầu của công ty; nếu mà NCC khơng đáp ứng được
cơng việc này thì công ty sẽ chấm dứt hợp đồng để tránh gây thiệt hại về uy tín,
thương hiệu của cơng ty đối với khách hàng khi có thể xảy ra việc chậm hàng hóa
hay hàng hóa kém chất lượng. Hai lý do mà công ty chắc chắn sẽ thay đổi NCC
mà không cần một lí do hay sự thương lượng lại giữa hai bên.

Đánh giá quy trình tìm kiếm và lựa chọn NCC tại cơng ty cho thấy, cơng ty đã
có những bước làm khá tốt. Cơng ty đã có các hoạt động điều tra đầy đủ thông tin
NCC; xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá NCC một cách khoa học và sử dụng bộ
tiêu chuẩn để đánh giá. Các hoạt động đều được nhân viên phòng XNK thực hiện
rất tốt nhờ đó quy trình lựa chọn NCC của cơng ty cổ phần đầu tư và cơng nghệ
HC tồn cầu tiết kiệm thời gian, chi phí và đáp ứng nhu cầu của công ty
2.6.

Thực trạng công tác tiếp nhận sản phẩm, dịch vụ

Các hợp đồng đều được ấn định ngày giao hàng, nhân viên mua hàng sẽ liên
hệ với nhà cung cấp để nhắc lại cũng như đốc thúc nếu thấy có sự trì hỗn từ phía
bên kia. Cơng tác tiếp nhận sản phẩm và quá trình đưa hàng về kho tương đối
được công ty chú trọng. Một số nhà cung cấp dịch vụ logistics cho công ty: Công
ty TNHH chuyển phát nhanh DHL VNPT; Công ty CP Giao nhận vận tải vàng;
Nhất Tín Logistics; Cơng ty cổ phần hàng hải tồn cầu; … Quy trình giao nhận


sản phẩm trước khi nhập kho được công ty rất chặt chẽ và đảm bảo việc thực hiện
có sai sót ít nhất:
- Mọi sản phẩm khi giao nhận phải trải qua thủ tục kiểm đếm số lượng, đối
chiếu sản phẩm thực nhận với sản phẩm ghi trên hóa đơn, hợp đồng.
- Mọi sản phẩm phải được kiểm tra chất lượng (thủ kho trực tiếp lấy sản
phẩm về phòng Kỹ thuật triển khai). Phịng KTTK có trách nhiệm kiểm tra
chất lượng hàng hóa và ký xác nhận vào biên bản kiểm tra giao nhận. Nhân
viên mua sẽ nhận được CO và các chứng từ liên quan được gửi từ NCC,
nhân viên mua hàng gửi bộ chứng từ đến công ty logistics bao gồm: hợp
đồng; CO; CQ; Invoice; Packing list để check thông tin.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra giao nhận thủ kho tiến hành làm biên bản giao
nhận theo số lượng, chất lượng theo đúng quy định (thể hiện trong hợp đồng kinh

tế, hóa đơn phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển và thời gian giao hàng, …). Đây là
các dẫn chứng pháp lí quan trọng để bộ phận Kế tốn căn cứ làm phiếu nhập kho
theo mẫu của công ty quy định. Sau khi hồn tất q trình giao nhận thủ kho có
trách nhiệm ghi đầy đủ số lượng thực nhập vào sổ nhập kho và chuyển bộ chứng
từ nhập kho cho bộ phận Kế toán đồng thời ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ.
Thực tế, công ty đã xảy ra sự chậm trễ trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Các nguyên nhân chủ yếu: do sai sót từ việc xác nhận thời gian giao hàng với
NCC, thiên tai mưa bão lũ lụt, dịch Covid 19, do việc sai sót trong thủ tục hải
quan làm lơ hàng bị hỗn gây chậm trễ trong việc vận chuyển. Hiện tại, quy trình
kiểm tra sản phẩm/hàng hóa khi giao nhận tại cơng ty chưa thực sự nghiêm túc.
Các nhân viên được giao nhiệm vụ kiểm tra, nhận chưa thực hiện hết chức năng
của mình. Cụ thể: khi tham gia kiểm tra các nhân viên thường khơng có mặt đầy
đủ, kiểm đến và cân đo đơi khi chỉ có nhân viên mua và người giao hàng nên tính
minh bạch khơng cao. Đơi khi một số sản phẩm có thời điểm giao nhận khơng
phù hợp như ngồi giờ hành chính, khi đó khơng có nhân viên chuyên môn phụ


trách nên sẽ nhờ bảo vệ kiểm đếm số lượng trước và xác nhận đã nhận hàng hóa.
Việc này cũng gây hạn chế cho việc kiểm soát chất lượng nguồn sản phẩm trước
khi nhập kho. Những sự cố này có thể làm trễ q trình bán hàng hóa của cơng ty,
vừa làm tổn hại tài chính, vừa ảnh hưởng tới thương hiệu uy tín của cơng ty.
2.7.

Thực trạng cơng tác đánh giá sau mua:

Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt được diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình
mua hàng. Sau khi mua hàng, công ty tổ chức đánh giá hiệu quả của tồn bộ quy
trình mua hàng để rút ra bài học cho lần mua hàng tiếp theo. Cơ sở của việc đánh
giá là những mục tiêu mua sản phẩm được xác định theo đúng các tiêu chí cũng
như mức độ phù hợp của hoạt động mua với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài

chính của cơng ty và dựa trên nguyên tắc việc mua hàng của cơng ty có đảm bảo
đầy đủ kịp thời với chất lượng cao và chi phí thấp nhất hay khơng?
Nếu đáp ứng yêu cầu mua hàng của công ty nghĩa là NCC đáp ứng được nhu
cầu kinh doanh hoạt động được ổn định. Hàng hóa mua về đảm bảo đúng về tất cả
các mục tiêu mà công ty đã đề ra như về số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng
loại... tức là NCC đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiêu mà cơng ty đề ra thì
cơng ty vẫn tiếp tục đặt hang của nhà cung cấp đó. Như vậy, quyết định mua sản
phẩm, dịch vụ của công ty cổ phần đầu tư và cơng nghệ HC tồn cầu đã đạt được
hiệu quả.
Nếu khơng đáp ứng thì quyết định mua hàng hóa của cơng ty đã thất bại và
khơng hiệu quả. Nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu như là khách quan thì cơng
ty sẽ cùng với NCC tìm ra các giải pháp để khắc phục, giảm thiểu rủi ro và tổn
thất. Nhưng nếu đó là lỗi của NCC thì cơng ty phải đặt ra vấn đề để tìm ngun
nhân sau đó khắc phục những sai sót cho những lần mua hàng tiếp theo. Bên cạnh
đó, cơng ty cũng phải tích cực tìm kiếm các NCC mới để tăng thêm sự lựa chọn
cho công ty, hạn chế rủi ro một cách tối đa. Thực tế quy trình đánh giá sau mua
hàng hóa tại cơng ty là khá tốt, đảm bảo quá trình thực hiện dự án kinh doanh liên


tục. Nhìn chung cơng ty đã lựa chọn được nhà cung cấp chiến lược, có sự phù
hợp về văn hóa, cơ cấu tổ chức, cơng nghệ. Vì vậy mà chất lượng sản phẩm tương
đối phù hợp với yêu cầu công nghệ, một số ít sản phẩm chưa đảm bảo tiêu chuẩn
nhập kho. Công ty đã thực hiện đánh giá định kỳ hàng năm mức độ phù hợp của
các NCC ước tính 1 năm/1 lần. Cơng ty cũng sẵn sàng thiết lập và dừng hợp tác
với các NCC nếu như NCC vi phạm điều khoản trong hợp đồng. Nhờ đó mà cơng
ty có thể dễ dàng điều chỉnh hoạt động mua hàng hóa để hai bên có thể hợp tác tốt
hơn, mua bán thuận lợi hơn.
Tuy nhiên trong quy trình đánh giá nhà cung cấp vẫn có những hạn chế nhất
định. Công ty chưa thực hiện tốt việc phân loại chiến lược mua hàng hóa của các
nhà cung cấp để loại bỏ những nhà cung cấp không phù hợp đồng thời xây dựng

các mối quan hệ mới, nâng tầm mối quan hệ với các nhà cung cấp. Cơng ty cần
nhìn nhận rõ những vấn đề mà mình đang gặp phải để có những phương án kiểm
sốt tốt hơn trong q trình mua bán hàng hóa, xác định nhu cầu sử dụng hàng
hóa tối ưu để hạn chế phát sinh các chi phí liên quan. Mặc dù, cơng ty đã có thực
hiện đánh giá theo tần suất 1 năm/1 lần nhưng như thế chưa thực sự hiệu quả và
sát với mục tiêu phát triển của công ty. Công ty cần thực hiện đánh giá kết quả
sau mua theo từng quý tiến đến thực hiện theo từng kì kế hoạch thì mới bước đầu
giải quyết được những vấn đề còn tồn tại trong q trình thực hiện mua hang hóa,
hạn chế được rủi ro xảy ra đối với công ty.


Biểu đồ 5. Mức độ khó khăn & thách thức trong điều kiện hiện nay của cơng ty
Khó khăn về nhân lực

Điều kiện cơ sở vật chất

Sức ép cạnh tranh

Tác động thiên tai, dịch bệnh

Thiếu nguồn cung chất lượng, ổn định
0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

4.5

Trên đây là một số những thách thức mà công ty gặp phải. Việc thiếu nguồn
cung chất lượng là khó khăn mà công ty nên đưa ra giải pháp để khắc phục ngay
vì đây là một điều kiện tiên quyết cho hoạt động kinh doanh. Dịch bệnh, thiên tai
là yếu tố công ty không thể nào tác động, công ty ở thế bị động nên việc này xảy
ra bất ngờ khiến cơng ty bị tổn hại cũng khơng hề ít. Các yếu tố cịn lại cơng ty
gặp khó khăn ở mức độ nhất định nhưng công ty vẫn đưa ra giải pháp và vẫn
trong tầm kiểm sốt của cơng ty.
3. Các kết luận về hoạt động quản trị mua tại cơng ty cổ phần đầu tư và
cơng nghệ HC tồn cầu
3.1.

Thành cơng:

- Cơng ty đã hệ thống hóa được tình hình mua vào cụ thể cho từng danh mục
hàng hóa theo năm, chia nhỏ hơn theo các nhóm dự án từng khu vực, từng
tiến độ, ...
- Bộ phận mua hàng ln ln đảm bảo cung ứng đủ, tìm được nguồn hàng
cần thiết cho nhu cầu sử dụng của công ty.