Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành
đến thầy Đặng Văn Phong – Giảng viên học phần kỹ năng hoạch định đã tận
tình chỉ dạy giúp tơi hồn thành đề tài nghiên cứu cá nhân. Tôi cũng xin gửi lời
cảm ơn sâu sắc tới các lãnh đạo, cán bộ công chức của Tập Đồn Bưu Chính
Viễn Thơng Việt Nam đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để tơi đợc tìm hiểu, thu
thập thông tin, tài liệu một cách đầy đủ và khoa học nhất.
Do trình độ nghiên cứu của bản thân cịn hạn chế nên tơi vẫn khơng tránh
khỏi những thiếu sót, hạn chế. Vì vậy, tơi mong nhận được những đóng góp từ
Q cơ quan và Q thầy cơ để tôi rút ra được những kinh nghiệm cho bản thân
đồng thời cũng giúp cho đề tài nghiên cứu của tơi được hồn thiện hơn nữa.
Tơi xin chân thành cảm ơn.

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan:
Những nội dung trong đề tài này là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn
của thầy Đặng Văn Phong.
Các số liệu và tài liệu sử dụng trong đề tài là tài liệu hợp pháp. Tơi xin
chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự cố không trung thực về thông tin sử dụng
trong bài tiểu luận này.

Hà Nội, ngày tháng năm 2024
Sinh viên

Phạm Tiến Đạt

2

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một đơn vị rất quan trọng trong một cơ quan, tổ chức. Văn
phòng được xem như là cánh tay phải đắc lực cho lãnh đạo. Ngày nay, vị trí của
Văn phịng được nâng cao hơn nữa, đặc biệt trong vai trò hoạch định trong cơ
quan, tổ chức. Hoạch định rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức.
Là một sinh viên của khoa Quản trị văn phịng – Học viện Hành Chính
Quốc gia, em đã được học những kiến thức về văn phịng, hoạch định, em biết
được văn phịng đóng vai trị như thế nào trong công tác hoạch định cơ quan, tổ
chức. Những kiến thức đã giúp em có thêm kỹ năng để hồn thiện.
Từ những lí do trên, em đã chọn đề tài: “ Khảo sát, đánh giá về vai trị của
Văn phịng trong cơng tác hoạch định tại Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thơng Việt
Nam’’.

3


MỞ ĐẦU
1. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
- Vai trò của văn phòng trong cơng tác hoạch định.
Mục đích nghiên cứu
- Khảo sát, đánh giá vai trị của văn phịng trong cơng tác hoạch định
tại Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thơng Việt Nam.
- Đề xuất các giải pháp nâng cao vai trò của văn phịng trong cơng tác
hoạch định tại Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Làm rõ vai trị của văn phịng trong cơng tác hoạch định.
- Nghiên cứu thực tiễn tại Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thơng Việt

Nam.
- Đánh giá, đề xuất giải pháp nâng cao vai trị của văn phịng trong
cơng tác hoạch định tại Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thơng Việt Nam và đi đến
kết luận vấn đề.
2. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phân tích tổng hợp
3. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài góp phần mở rộng số lượng các đề tài nghiên cứu về vai trị của
văn phịng nói chung và các đề tài nghiên cứu về vai trị của văn phịng trong
cơng tác hoạch định nói riêng.
Về mặt thực tiễn, đề tài khảo sát, phân tích, đánh giá vai trị của văn
phịng trong cơng tác hoạch định tại Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thơng Việt
Nam đồng thời chỉ ra những sai lầm trong quan điểm, nhận thức và chỉ đạo của
lãnh đạo cơ quan về vai trị của văn phịng trong cơng tác hoạch định.
Đề tài này có thể trở thành tài liệu chuyên ngành dùng để nghiên cứu,
4


tham khảo khi cần thiết.
5.Cấu trúc của đề tài
Trong phạm vi đề tài, em trình bày 3 phần: phần mở đầu, nội dung và kết
luận.
Trong đó, phần nội dung bao gồm 3 chương, cụ thể:
- Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Tập Đồn Bưu
Chính Viễn Thơng Việt Nam;
- Chương 2: Vai trị của văn phịng trong cơng tác hoạch định tại Tập
Đồn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam;
- Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trị của văn phịng trong cơng tác

hoạch định.

5


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TẬP
ĐỒN BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG VIỆT NAM
Viễn thơng, cơng nghệ thơng tin và bưu chính là các ngành kinh doanh
chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất, kinh doanh với khoa học, công nghệ,
nghiên cứu triển khai, đào tạo; có sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế; làm
nịng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt Nam phát triển nhanh và bền
vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có hiệu quả.
Ngồi ra, Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thơng Việt Nam (VNPT) cịn có chức
năng có chức năng đầu tư tài chính vào các doanh nghiệp khác, giữ quyền chi
phối các công ty con thông qua vốn, nghiệp vụ, công nghệ, thương hiệu, thị
trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh mạng lưới viễn thông đường trục và bảo
đảm việc thực hiện các nhiệm vụ cơng ích do Nhà nước giao.
Để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng thì Tập đồn phải thực hiện tốt các
nhiệm vụ cụ thể sau:
• VNPT có nhiệm vụ kinh doanh theo quy hoạch, kế hoạch và chính sách của
Nhà nước, bao gồm trực tiếp thực hiện các hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh
doanh hoặc đầu tư vào doanh nghiệp khác trong các ngành, nghề lĩnh vực chủ
yếu sau:
- Dịch vụ viễn thông đường trục;
- Dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin;
- Dịch vụ truyền thông;
- Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các cơng trình viễn thơng và
cơng nghệ thơng tin;
- Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễn thông

và công nghệ thông tin;
- Dịch vụ tài chính, tín dụng, ngân hàng;
6


- Dịch vụ quảng cáo;
- Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng;
- Các ngành, nghề khác theo quy định của pháp luật
• Kinh doanh có lãi; bảo tồn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại VNPT
và vốn của VNPT đầu tư tại các doanh nghiệp khác; hoàn thành các nhiệm vụ
khác do chủ sở hữu giao;
• Tối đa hố hiệu quả hoạt động của Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Quốc
gia Việt Nam;
• Phát triển thành tập đồn kinh tế có trình độ cơng nghệ, quản lý hiện đại và
chun mơn hố cao; kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thơng và cơng nghệ
thơng tin là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất,
kinh doanh với khoa học, công nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự tham gia của
nhiều thành phần kinh tế; làm nịng cốt để ngành bưu chính, viễn thông Việt
Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có
hiệu quả.
1.2 Cơ cấu tổ chức
• Bộ máy quản lý của Tập đồn bao gồm: Hội đồng quản trị, Ban kiểm
sốt, Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc, Kế tốn trưởng và bộ máy giúp
việc.
- Hội đồng quản trị Tập đoàn: là đại diện trực tiếp chủ sở hữu Nhà nước tại
Tập đồn, có 9 thành viên do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của
Bộ trưởng Bộ Thông tin & Truyền thông và thẩm định của Bộ Nội vụ. Chủ tịch
Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Trưởng ban kiểm soát là thành viên chuyên
trách; Chủ tịch Hội đồng quản trị Tập đồn khơng kiêm Tổng giám đốc. Nhiệm
kỳ của thành viên Hội đồng quản trị không quá 05 năm. Hội đồng quản trị chịu

trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về mọi hoạt động
của VNPT
7


- Ban kiểm soát: thành viên Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị Tập đồn
bổ nhiệm, có tối đa 05 người. Ban kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát tính
hợp pháp và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; báo cáo
Hội đồng quản trị định kỳ hàng tháng, quý, năm và theo vụ việc về kết quả kiểm
tra, giám sát của mình. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước trước Hội đồng
quản trị và trước pháp luật .
- Tổng giám đốc: là người đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng
ngày của VNPT, điều hành kế hoạch phối hợp kinh doanh theo mục tiêu, kế
hoạch phù hợp với Điều lệ VNPT và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng
quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc
thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao
- Phó tổng giám đốc và kế tốn trưởng Tập đoàn giúp việc cho Tổng giám
đốc, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng giám đốc
- Các bộ phận tham mưu và uỷ nhiệm điều hành: Văn phịng tập đồn,
Văn phịng đại diện, Ban Viễn thông, Ban Tiếp thị - Bán hàng, Ban Đầu tư Phát triển, Ban Kế hoạch, Ban Hợp tác quốc tế, Ban Kế tốn - Thống kê - Tài
chính, Ban Tổ chức cán bộ - lao động, Ban Khoa học công nghệ - công nghiệp,
Ban Đào tạo và Phát triển nguồn nhân lực, Ban Thi đua - Truyền thống, Ban
Kiểm toán nội bộ, Ban Thanh tra - Quân sự - Bảo vệ, Ban Quản lý dự án các
cơng trình Viễn thơng, Ban Quản lý dự án Trung tâm giao dịch và điều hành
viễn thông Quốc gia, Ban Quản lý dự án Cáp quang biển, Ban Quản lý dự án
Cụm cơng trình KVC C30, Ban Quản lý dự án Trung tâm tính cước và chăm sóc
khách hàng, Ban Quản lý dự án các cơng trình Kiến trúc, Ban Đầu tư và quản lý
vốn ngoài doanh nghiệp.
* Các đơn vị thành viên của Tập đồn:
- Tổng cơng ty Dịch vụ viễn thơng Vinaphone (VNPT-VinaPhone)

- Tổng công ty hạ tầng mạng (VNPT-Net)
8


- Tổng công ty truyền thông (VNPT-Media)
- Công ty Công nghệ thông tin VNPT (VNPT-IT)
- Công ty TNHH MTV Cáp quang (FOCAL)
- Các Trường Trung học Bưu chính Viễn thơng và Công nghệ thông tin
(04 trường)
* Các đơn vị thành viên sở hữu trên 50% vốn điều lệ:
- Công ty cổ phần Cơng nghệ Cơng nghiệp Bưu chính Viễn thơng (VNPT
Technology)
- Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện (POSTEF)
1.3 Chức năng nhiệm vụ:
- Dịch vụ viễn thông đường trục;
- Dịch vụ viễn thông - công nghệ thông tin;
- Dịch vụ truyền thông;
- Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các cơng trình viễn thơng và
cơng nghệ thông tin;
- Sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, cung ứng vật tư, thiết bị viễn thông
và công nghệ thông tin; Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam (sau đây viết
tắt là VNPT) là công ty nhà nước, do Nhà nước quyết định đầu tư và thành lập,
hoạt động theo quy định của pháp luật đối với công ty nhà nước và theo Điều lệ,
có chức năng kinh doanh, kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thơng, cơng nghệ
thơng tin và bưu chính là các ngành kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản
xuất, kinh doanh với khoa học, cơng nghệ, nghiên cứu triển khai, đào tạo; có sự
tham gia của nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn
thơng Việt Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế
quốc tế có hiệu quả.
Ngồi ra, Tập đồn VNPT cịn có chức năng có chức năng đầu tư tài chính

vào các doanh nghiệp khác, giữ quyền chi phối các công ty con thông qua vốn,
9


nghiệp vụ, công nghệ, thương hiệu, thị trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh
mạng lưới viễn thông đường trục và bảo đảm việc thực hiện các nhiệm vụ cơng
ích do Nhà nước giao.
Để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng thì Tập đồn phải thực hiện tốt các
nhiệm vụ cụ thể sau:
• VNPT có nhiệm vụ kinh doanh theo quy hoạch, kế hoạch và chính sách
của Nhà nước, bao gồm trực tiếp thực hiện các hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh
doanh hoặc đầu tư vào doanh nghiệp khác trong các ngành, nghề lĩnh vực chủ
yếu sau:
- Dịch vụ tài chính, tín dụng, ngân hàng;
- Dịch vụ quảng cáo;
- Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng;
- Các ngành, nghề khác theo quy định của pháp luật
• Kinh doanh có lãi; bảo tồn và phát triển vốn chủ sở hữu đầu tư tại VNPT
và vốn của VNPT đầu tư tại các doanh nghiệp khác; hoàn thành các nhiệm vụ
khác do chủ sở hữu giao;
• Tối đa hố hiệu quả hoạt động của Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Quốc
gia Việt Nam;
• Phát triển thành tập đồn kinh tế có trình độ cơng nghệ, quản lý hiện đại và
chun mơn hố cao; kinh doanh đa ngành, trong đó viễn thông và công nghệ
thông tin là các ngành, nghề kinh doanh chính; gắn kết chặt chẽ giữa sản xuất,
kinh doanh với khoa học, cơng nghệ, nghiên cứu, đào tạo; có sự tham gia của
nhiều thành phần kinh tế; làm nòng cốt để ngành bưu chính, viễn thơng Việt
Nam phát triển nhanh và bền vững, cạnh tranh và hội nhập kinh tế quốc tế có
hiệu quả.

10


11


TIỂU KẾT
Bộ máy VP của Tập đồn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam được tổ chức
theo quy định của pháp luật, đảm bảo tốt nhất cho việc hoạt động cũng như quản
lý, quy định chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn cho từng vị trí cơng việc rất rõ ràng,
cụ thể.

12


CHƯƠNG 2: VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG
CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI TẬP ĐỒN B ƯU CH ÍNH VIỄN
THƠNG VIỆT NAM
2.1. Vai trị trong cơng tác thu thập các căn cứ
Để có các căn cứ được thu thập đầy đủ, cán bộ văn phòng sẽ áp dụng các
phương pháp thu thập như phương pháp nghiên cứu, phương pháp điều tra,
phương pháp khảo sát, phương pháp so sánh,… Đây là những phương pháp
nghiệp vụ cần thiết cho quá trình thu thập căn cứ phục vụ công tác hoạch định.
Đặc biệt, việc thu thập các căn cứ có vai trị quan trọng trong hoạch định
công việc trong cơ quan tổ chức, thể hiện trên các phương diện như:
- Cung cấp dữ liệu để lập kế hoạch, xác định mục tiêu.
- Xây dựng các phương án, giải pháp cho kế hoạch
- Các phương án đề phịng rủi ro trong q trình thực hiện cơng việc
- Tiến trình thực hiện cơng việc
Những vấn đề mà văn phòng cần xem xét khi thu thập căn cứ là:

- Tính kỹ càng: căn cứ có mơ tả đúng những gì mà chúng ta cần hay
định làm khơng?
- Tính khách quan: chất lượng của cách tiếp cận được sử dụng để tạo
căn cứ và tính khách quan của nguồn, cũng như phạm vi những cuộc thảo luận,
bàn bạc liên quan đến căn cứ ấy.
- Uy tín: điều này liên quan đến tính đáng tin cậy của các căn cứ.
- Tính khái qt: thơng tin có phạm vi rộng hay chỉ là một vài trường
hợp được lựa chọn hoặc thí điểm?
- Tính phù hợp: liệu căn cứ ấy có kịp thời, có chủ để và có hàm ý về
chính sách khơng?
- Tính sẵn có: sự tồn tại của căn cứ.
- Nguồn gốc (căn nguyên) của căn cứ: căn cứ ấy có nền móng thực tế
khơng?
- Tính thực tiễn: liệu những nhà hoạch định có tiếp cận căn cứ trong tình
13


thái có ích và liệu những hàm ý về chính sách của nghiên cứu có khả thi và đủ
điều kiện không?
Thu thập căn cứ phục vụ trực tiếp cho quá trình lập kế hoạch và ra quyết
định. Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó
lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý. Để có được những kế hoạch và
những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thơng tin, Căn cứ có
tiềm năng ảnh hưởng lên q trình hoạch định chính sách trong tất cả các giai
đoạn.
2.2. Vai trị trong cơng tác xác định mục tiêu
Mọi mục tiêu được xác định trong công tác hoạch định đều dựa trên cơ sở
thực tế của địa phương và yêu cầu của vấn đề cần hoạch định.Việc văn phịng
xác định mục tiêu cho q trình hoạch định góp phần vào việc lựa chọn được
mục tiêu đúng đắn, phù hợp, tránh mắc phải việc lựa chọn mục tiêu sai lầm, xa

rời với thực tế;
Trong công việc xác định mục tiêu thì đánh giá mục tiêu là bước quan
trọng, giúp cơ quan có thể xác định được những mục tiêu tối ưu nhất và vach ra
những cơng việc có thể được thực hiện. Thay vì đặt ra những mục tiêu thiếu rõ
ràng, việc đánh giá các mục tiêu, xác định mục tiêu cụ thể giúp cho cơ quan có
được những chiến lược tối ưu và sát với thực tế hơn là mục tiêu quá bao hàm,
không khả thi.
Việc đánh giá các mục tiêu được văn phòng cơ quan dựa trên những tiêu
chí đã đặt ra trước đó như:
- Đảm bảo tính thống nhất, liên tục
- Đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý
- Đảm bảo tính khả thi
- Phải rõ ràng, cụ thể
Những mục tiêu được đánh giá cao là những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, có
tính khả thi cao, phù hợp với cơ quan.
Khi đánh giá các định mục tiêu cho kế hoạch của cơ quan tổ chức, văn
phòng cơ quan đặt ra những tiêu chuẩn đảm bảo mục tiêu đó đặt ra có khả năng
14


thực thi, sát với thực tế của cơ quan tổ chức và có thể đảm bảo thực hiện được,
trong trường hợp gặp những rủi ro khơng đáng có thì phải có những phương
pháp ứng phó với rủi ro đó.
- Lựa chọn mục tiêu dài hạn, ngắn hạn cho Tập đoàn và các phòng, ban
trong cơ quan.
- Hoạch định mục tiêu cho chính Phịng Hành chính – Tổng hợp, các tổ,
đơn vị trong phịng, thậm chí là cho cả các cá nhân trong phịng dựa trên mục
tiêu của Tập đồn.
- Lựa chọn chiến lược hoặc chiến thuật để đạt được các mục tiêu này.
- Phân bổ nguồn lực (nhân sự, tài chính, thiết bị và cơ sở vật chất) để đạt

được các mục tiêu khác nhau của chiến lược và chiến thuật.
Văn phịng tập đồn bưu chính viễn thơng VN đã vận dụng và phát huy
vai trị của mình trong cơng tác xác định mục tiêu. Vai trò xác định mục tiêu
trong cơng tác hoạch định của Phịng Hành chính – Tổng hợp được thể hiện là
trong việc xác định rõ các mục tiêu, xây dựng một chiến lược tổng thể, nhất
quán với những mục tiêu đó, và triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống
nhất và phối hợp các hoạt động. Các mục tiêu mà Phịng Hành chính – Tổng hợp
xác định trong quá trình hoạt động là các mục tiêu nằm trong phạm vi quyền hạn
theo quy định.
Mọi mục tiêu được xác định trong công tác hoạch định đều dựa trên cơ sở
thực tế của Tập đoàn. Việc Phịng Hành chính- Tổng hợp xác định mục tiêu cho
q trình hoạch định góp phần vào việc lựa chọn được mục tiêu đúng đắn, phù
hợp, tránh mắc phải việc lựa chọn mục tiêu sai lầm, xa rời với thực tế; chỉ ra
hướng đi cụ thể cho quá trình hoạch định giúp lãnh đạo Tập đồn bưu chính
thực hiện đúng nhiệm vụ, chức năng của mình và hoạch định mục tiêu phù hợp
với hồn cảnh thực tiễn.
Ví dụ thực tiễn
Trong năm 2024, Tập Đoàn sẽ đạt mục tiêu lợi nhuận tăng trưởng 15%
doanh thu đạt mức 8% và nộp ngân sách nhà nước vượt chỉ tiêu kế hoạch nộp
ngân sách nhà nước 2023.
15


- Dự đoán được các vấn đề sẽ phát sinh trong quá trình xây dựng kế hoạch
và thực hiện.
- Hoạch định được các nội dung cần thiết, khắc phục các điểm hạn chế
cong tồn tại, hoạch định được các tình huống mới có thể phát sinh.
2.3. Vai trị trong cơng tác xây dựng các giải pháp
Hoạch định có thể có ảnh hưởng nhất định đến hiệu quả của cá nhân và tổ
chức. Nhờ hoạch định trước, một tổ chức có thể nhận ra và tận dụng cơ hội của

môi trường và giúp các nhà quản trị ứng phó với sự bất định và thay đổi của các
yếu tố môi trường.
Trong q trình hoạch định các cơng tác hoạt động, văn phịng cần dự
đốn được các tình huống phát sinh, phân tích tình hình và đưa ra các giải pháp
thực hiện cho phù hợp. Quy trình thực hiện cơng tác xây dựng giải pháp được
văn phịng Tập đồn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam thực hiện qua các bước:
Phát triển các tiền đề hoạch định: Đưa ra những dự báo, giả thiết về các
vấn đề phát sinh trong công tác hoạch định… Để đảm bảo những người lập kế
hoạch hiểu và đánh giá đúng các điều kiện tiền đề của hoạch định. Do việc có
đợc ý kiến thống nhất trong văn phòng trong việc xây dựng và lựa chọn các giải
pháp thích hợp là rất cần thiết.
- Xác định các giải pháp: Trong mỗi tình huống xảy ra trong cơng tác
hoạch định sẽ có những giải pháp khác nhau. Và tùy vào tính chất cơng việc cần
hoạch định mà cán bộ văn phòng sẽ đưa ra các giải pháp hoạch định khác nhau.
- Đánh giá và so sánh các giải pháp: Sau khi xây dựng được các giải
pháp, lãnh đạo văn phòng và các chuyên viên xem xét những điểm mạnh và
điểm yếu của từng giải pháp trên cơ sở các tiền đề và mục tiêu phải thực hiện.
- Lựa chọn giải pháp tối ưu: Sau khi đánh giá, so sánh các giải pháp, văn
phòng sẽ chọn giải pháp tối ưu để tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm Nghiên
cứu khoa học và đào tạo , việc chọn 1 hay nhiều giải pháp sẽ được bàn bạc và
thống nhất dựa trên yêu cầu công việc cần hoạch định.

16


2.4. Vai trị trong cơng tác tổ chức thực hiện mục tiêu
Để tổ chức thực hiện mục tiêu tốt cần phải có được bản kế hoạch thật chi
tiết cụ thể về những công việc cụ thể cần làm trước và những cơng việc cần làm
sau, hay nói cách khác là quy trình để tổ chức thực hiện mụ tiêu nó.
- Tổ chức xác định nội dung công việc

Trước khi thực hiện bất cứ cơng việc gì cũng cần phải xác định được nội
dung công việc, cũng như việc để đạt được mục tiêu chúng ta cần xác định nội
dung công việc mà ta cần tiến hành thực hiện.
Việc xác định nội dung công việc giúp cho người thực hiện nắm bắt được
tồn bộ u cầu cơng việc sắp diễn ra,cơng việc đó là cơng việc gì và được thực
hiện như thế nào
- Xác định cách thức thực hiện các công việc
Văn phòng cơ quan sau khi xác định nội dung công việc cần phải làm sẽ
tổ chức xác định cách thức thực hiện các cơng việc đó. Cách thức thực hiện
công việc được xác định rõ ràng cụ thể về tiến trình thực hiện, cũng như phương
pháp để thược hiện.
Làm tốt bước xác định nội dung công vệc sẽ giúp Văn phịng đẩy
nhanh tiến độ của cơng tác hoạch định, tránh được việc trùng lặp chồng chéo
công việc cũng như nhân sự. Giúp cán bộ văn phòng nắm vững được tiến trình
thực hiện các mục tiêu của cơng tác hoạch định.
- Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu
Nguồn lực được cho là yếu tố quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu.
Một khi nguồn lực được tổ chức và sử dụng hiệu quả nghĩa là cơng việc đã có
những bước đầu thành công.
Nguồn nhân lực để thực hiện công việc, đối với những cơng việc có khối
lượng lớn địi hỏi nhân sự nhiều và trình độ chun mơn cao thì văn phịng xác
định ra những nhân sự nào phù hợp với cơng việc và số lượng nhân sự, cịn phụ
thuộc vào số lượng nhân sự trong cơ quan mà thực hiện xác định sao cho phù
hợp
17


- Xác định phương pháp kiểm tra đánh giá
Văn phòng cơ quan thực hiện việc xác định các phương pháp kiểm tra
đánh giá công việc. Xác định các phương pháp kiểm tra đánh đảm bảo có thể

kiểm tra được chất lượng công việc, tiến độ thực hiện công việc.
Đây là bước quan trọng trong tổ chức và thực hiện mục tiêu bởi đối với
bất cứ cơng việc gì của cơ quan tổ chức khi hoàn thành cũng cần được đảm bảo
chính xác, và được kiểm tra một cách kĩ càng.
Tiểu kết
Hoạch định chỉ là một trong những chức năng của Văn phịng, nhưng qua
đây có thể thấy được vai trị quan trọng của Văn phịng trong cơng tác hoạch
định tại cơ quan tổ chức.Giúp tham mưu cho lãnh đạo, giúp rà soát kiểm soát
việc thực hiện mục tiêu đi đúng hướng, góp phần khơng nhỏ vào việc hồn
thành các mục tiêu lớn nhỏ của cơ quan.

18


CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG
TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Văn phịng đã thực hiện vai trị của mình trong công tác hoạch định của
cơ quan tổ chức một cách hiệu quả và làm tròn nhiệm vụ.
Văn phòng cơ quan ln là bộ phận năng nổ và có nhiều những sáng tạo
trong tổ chức các công việc hoạt động của của quan, bên cạnh đó tiến độ làm
việc cũng như năng lực của cơng chức trong phịng rất tốt .
Việc hoạch định tốt của Văn phịng Tâp đồn bưu chính viễn thơng Việt
Nam đã thiết lập nên một khn khổ mang tính định hướng cho việc thực hiện
các chức năng cũng như vai trò của mỗi cá nhân trong cơ quan
- Nhận thức của cán bộ văn phòng về tầm quan trọng của công tác hoạch
định ngày càng được nâng cao.
- Các công tác được thực hiện đầy đủ, đúng quy trình.
3.1.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, cơng tác hoạch định tại Văn phịng tập
đồn cịn mắc phải những nhược điểm như sau:
Công tác tổ chức thực hiện mục tiêu còn một số hạn chế.
Chất lượng cơng tác hoạch định cịn chưa thực sự đạt hiêu quả, chưa đảm
bảo tính khả thi.
Trình độ chun mơn của các chuyên viên văn phòng còn những hạn chế
nhất định.
- Nhiều cán bộ, chun viên cịn hời hợt trong cơng tác hoạch định cũng
như thực hiện nhiệm vụ của bản thân.
3.2. Các giải pháp.
- Tăng cường đào tạo cán bộ, cơng chức, viên chức đi học tập nâng cao
trình độ, kỹ năng chuyên môn, cũng như kỹ năng vê hoạch định.
- Bản thân các cán bộ, chuyên viên trong văn phòng cần thường xuyên
19


trau dồi kiến thức, tham gia đào tạo tại các lớp đào tạo kỹ năng cho nhà quàn lý
để hoàn thiện bản thân.
- Nâng cao nhận thức của cán bộ, chuyên viên văn phòng về tầm quan
trọng và trách nhiệm trong cơng tác hoạch định tại Tập đồn bưu chính viễn
thơng Việt Nam.
- Hồn thiện bản chất của cơng tác hoạch định. Nếu hiểu rõ được bản
chất của công tác hoạch định sẽ có một cái nhìn đúng đắn về vai trò của hoạch
định.
Tiểu kết
Để làm tốt vai trò của văn phịng trong cơng tác hoạch định thì văn phịng
cần phải tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao vai trị của mình hơn
nữa giúp cơ quan, tổ chức có được những kế hoạch một cách thành cơng và hiêu
quả nhất.Bên cạnh đó khơng thể tránh khỏi những sai sót hạn chế , do những những tác
động từ bên ngồi và bên trong. Vì vậy cần tìm hiểu và đưa ra những giải pháp khắc

phục những hạn chế và phát huy những điểm mạnh để công tác hoạch định trong cơ
quan nói chung được hồn thiện hơn cũng như nâng cao được vai trò của nhà quản trị
văn phịng trong cơng tác hoạch định nói riêng
.

20