Chuong 2. Năng Lực, Phẩm Chất Tky.pptx

Chương 2
NĂNG LỰC VÀ PHẨM CHẤT CẦN THIẾT
CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG

1


2.1. NHỮNG NĂNG LỰC CẦN THIẾT CỦA THƯ KÝ
VĂN PHÒNG
Năng lực cần thiết
của thư ký văn phịng

Kiến thức chun
mơn nghiệp vụ và
kiến thức xã hội

. Kỹ năng thực
hiện nghiệp vụ

2


2.1. Những năng lực cần thiết của
thư ký văn phòng
2.1.1. Kiến thức chuyên môn nghiệp
vụ và kiến thức xã hội

3


a. Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ

- Đào tạo phù hợp với ngành, nghề, lĩnh vực
công tác;
- Thao tác thành thạo và đúng yêu cầu các
nghiệp vụ chuyên môn thuộc nhiệm vụ được giao,
đảm nhận;
- Có khả năng về ngoại ngữ, tin học.
4


b. Kiến thức xã hội
- Rèn luyện để có một phong cách giao tiếp đẹp

5


Mục đích:
+ Tạo ấn tượng và niềm tin với đối tượng
giao tiếp
+ Phản ánh trình độ văn hố, trình độ học
vấn, thái độ tôn trọng và khả năng thu hút của
người Thư ký với đối tượng giao tiếp

6


Yêu cầu:
+ Thư ký phải lựa chọn hành vi phù hợp với
đối tượng, văn hóa, mơi trường giao tiếp
+ Thái độ tôn trọng những nghi thức giao tiếp
cơ bản

7


- Có khả năng vận dụng những quy phạm khách
quan vào trong hành vi ứng xử thông thường
+ Thư ký là trung gian trong các mối quan hệ
+ Kết quả giao tiếp: giá trị của các thông tin
thu thập; tạo một ấn tượng tốt là điều thư ký
phải thực hiện

8


+

Yêu cầu: Thư ký phải luôn sẵn sàng, chủ
động trong giao tiếp; vận dụng sáng tạo
các qui phạm khách quan

9


- Có kiến thức về tâm lý
+ Tạo được tình cảm của đối tượng giao tiếp
+ Giúp Thủ trưởng hạn chế hoặc loại trừ những mâu
thuẫn ở nơi làm việc

10

- Về ngôn ngữ
Đây là phương tiện cơ bản, quan trọng người thư ký
VP sử dụng để thu thập, khai thác thơng tin và thiết lập
q trình giao tiếp.
+ Ngơn ngữ phổ thông: phục vụ cho các hoạt động
giao tiếp xã hội
+ Ngôn ngữ chuyên môn: đáp ứng yêu cầu chun
mơn hóa của cơng việc.
+ Ngơn ngữ tiếng nước ngồii
11


-

Có kiến thức về trang phục, trang điểm

12


13


14


15


- Có kiến thức về trang phục, trang điểm

Mục đích:
+ Tạo hình ảnh
+ Phản ánh trình độ, sự hiểu biết cá nhân
+ Văn hoá của cơ quan, đơn vị
Yêu cầu:
+ Phù hợp u cầu cơng việc
+ 16
Tính thẩm mỹ


- Có khả năng chứng minh hiệu quả cơng việc
thơng qua hoạt động thực tiễn
Kiến thức chuyên môn, kiến thức xã hội, vận
dụng vào thực tiễn công việc.
Kết quả lao động của người thư ký – thực tiễn
giải quyết công việc – sẽ là căn cứ cuối cùng để đánh
giá hiệu quả và năng lực làm việc của cá nhân.

17


2.1.2. Kỹ năng thực hiện nghiệp vụ

18


Kỹ năng thực hiện nghiệp vụ

Tham
mưu,

tổng hợp

Lập kế
hoạch

Quản lý
và sử
dụng thời
gian

Kỹ năng
giao tiếp

Kỹ năng
về tin
học, sử
dụng
trang
thiết bị
vp

19


a. Tham mưu tổng hợp
- Tham mưu: kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý
tưởng sáng tạo, các sáng kiến, phương án tối ưu,
những chiến lược và giải pháp hữu hiệu cho thủ
trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức
thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn,

hàng năm của cơ quan, đơn vị đạt kết quả cao nhất
20