Tiểu luận công tác lưu trữ

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Công tác lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu
trong hình thành và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của cơ
quan. Cơng tác lưu trữ góp phần quan trọng trong cơng cuộc xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia. Nhận thức được tầm quan trọng của
công tác lưu trữ do vậy ngày 25 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam đã ký lệnh công bố Luật Lưu trữ được Quốc hội thông
qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. Đây là văn bản pháp luật cao nhất của Việt
Nam về cơng tác lưu trữ, Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7
năm 2012. Ngay từ khi Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành, Cơng ty chúng tôi đã
nhận thấy tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với các hoạt động của Sở:
Góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý, thúc
đẩy q trình thực hiện cơng cuộc cải cách hành chính; Tài liệu lưu trữ cung cấp
thơng tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động quản lý nhà nước,
khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước. Thực hiện tốt cơng
tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền hành chính phát triển, hiện đại hướng tới
phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng quyền công dân. Hồ sơ tài liệu lưu trữ
là chứng cứ chân thực có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành
kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của q trình giải quyết cơng việc, từ đó
kiểm tra, đánh giá hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy Cơng ty chúng tơi đã
ban hành các văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ trong ngành Chúng
tôi: Quy chế văn thư, lưu trữ Công ty ; Quy chế thực hiện công tác bảo vệ bí mật
nhà nước trong ngành Chúng tơi tỉnh ..;Quy chế quy định ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản điện tử và điều hành công việc của Công ty ; Danh mục hồ sơ
của Sở chúng tôi và các công văn chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ, xây dựng kế
hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Sở đồng thời tổ chức các lớp tập huấn cho
công tác lưu trữ. Hàng năm Sở Chúng tôi đã kiểm tra các đơn vị trực thuộc về
công tác lưu trữ lồng ghép cùng với kiểm tra công tác cuối năm của ngành.
1

Trong các năm qua được sự quan tâm chỉ đạo của Đảng ủy, Ban giám đốc
Sở chúng tôi hoạt động công tác lưu trữ của ngành đã đi vào nề nếp, có hiệu quả
theo đúng quy định của Nhà nước. Công ty chúng tôi đã phối hợp với Chi cục
lưu trữ tỉnh .. tiến hành chỉnh lý tài liệu của Sở Chúng tơi từ năm 2012, Sở cũng
đã bố trí kho lưu trữ hiện nay đang lưu trữ khoảng 2600 hồ sơ. Tuy nhiên hiện
nay vẫn còn tài liệu tồn đọng tại các phòng tại Sở. Hiện tại trên kho lưu trữ vẫn
còn thiếu rất nhiều tài liệu cho cán bộ khi cần khai thác vì vậy cần thu thập và
bổ sung để hồn thiện Phơng lưu trữ của Cơng ty chúng tôi
Với những lý do trên tôi đã chọn đề tài “ Công tác thu thập, bổ sung tài
liệu vào lưu trữ tại công ty chúng tôi” làm đề tài nghiên cứu.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Trong lịch sử của đề tài này có những hướng tiếp cận sau:
- Lịch sử và phát triển của Công ty chúng tôi.
- Mục lục hồ sơ lưu trữ của phông lưu trữ Công ty chúng tôi từ năm 2001
đến năm 2017.
- Báo cáo tổng kết 05 năm thi hành Luật lưu trữ của Công ty chúng tôi.
- Quyết định ban hành danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ của Công ty chúng
tơi.
Ngồi ra cịn một số tài liệu khác có đề cập đến công tác lưu trữ, các công
văn, nghị định, Luật lưu trữ và các thông tư của Bộ Nội vụ. Đồng thời cịn có sự
giúp đỡ của đồng chí Phó chánh văn phịng phụ trách cơng tác lưu trữ của Công ty
chúng tôi.
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:
* Đối tượng: Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Công ty
chúng tôi.
* Phạm vi nghiên cứu:
- Phông lưu trữ của Công ty chúng tôi
- Các vấn đề liên quan đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
tại Công ty chúng tôi trong 02 năm 2016 và 2017.

4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:
2


* Mục tiêu: Làm sáng tỏ những lý thuyết về công tác lưu trữ, tầm quan
trọng của việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ và tìm ra một số giải pháp để
hồn thiện phơng lưu trữ của Công ty chúng tôi.
* Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Lý luận chung về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ và khái quát
về công ty chúng tôi
- Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Công ty
chúng tôi
- Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác thu thập, bổ sung tài
liệu tại Công ty chúng tôi
5. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp khảo sát thực tế
- Phương pháp xử lý thơng tin, phân tích tổng hợp
6. Đóng góp của đề tài:
Cơng trình nghiên cứu của tơi có thể trở thành tài liệu tham khảo cho các
nghiên cứu về công tác lưu trữ nói chung và cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu
vào lưu trữ tại Công ty chúng tôi nói riêng.
Các giải pháp được đề cập trong đề tài này có thể nâng cao hiệu quả của
cơng tác lưu trữ tại Công ty chúng tôi.
7. Cấu trúc của Đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo… Thì đề tài chia thành
03 chương như sau:
Chương 1: Lý luận chung về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ và
khái quát về công ty chúng tôi

1.1. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ
1.1.1. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ
1.1.2. Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ
1.2. Khái quát về công ty chúng tôi
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty chúng tôi
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty chúng tôi
3


Chương 2: Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại
Công ty chúng tôi
2.1. Khái quát những quy định của Nhà nước về công tác thu thập, bổ
sung tài liệu lưu trữ
2.2. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ
2.2.1. Xác định nguồn tài liệu thu thập
2.2.2. Lập kế hoạch thu thập tài liệu
2.2.3. Chuẩn bị kho tàng, phương tiện tiếp nhận tài liệu
2.2.4. Tổ chức tiếp nhận và lập biên bản giao nhận tài liệu
2.3. Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ
2.3.1. Đánh giá xem xét mức độ hồn thiện của phơng lưu trữ
2.3.2. Tìm kiếm, bổ sung những tài liệu cịn thiếu
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác thu thập, bổ
sung tài liệu tại Công ty chúng tôi
3.1. Đánh giá thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Công ty
chúng tôi
3.1.1. Ưu điểm
3.1.2. Nhược điểm
3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác thu thập, bổ sung
tài liệu tại Công ty chúng tơi
3.2.1. Nâng cao nhận thức về vai trị của hoạt động thu thập, bổ sung tài

liệu vào lưu trữ
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ
3.2.3. Xác định nguồn tài liệu cần thu thập, bổ sung
3.3.4. Thực hiện đúng các nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu
3.3.5. Ứng dụng công nghệ thơng tin trong quy trình thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ
NỘI DUNG

4


CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG
TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CHÚNG TƠI
1.1. Cơ sở lý luận về cơng tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và
các nhu cầu cá nhân. [2; Tr. 31]
Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong đó só cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu.
1.1.1. Cơng tác thu thập tài liệu lưu trữ:
Thu thập tài liệu là q trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông lưu trữ cơ quan và Phông lưu
trữ Quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo
quy định của Nhà nước.
Theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác lưu trữ, thu thập tài
liệu được tiến hành như sau:
- Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lưu trữ cơ quan
từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan.

- Lập kế hoạch thu thập tài liệu.
- Chuẩn bị kho tàng, phương tiện tiếp nhận tài liệu.
- Tổ chức tiếp nhận và lập biên bản giao nhận tài liệu.
1.1.2. Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc
xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến
hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hồn thiện Phơng lưu trữ cơ quan và Phông lưu
trữ Quốc gia theo những quy định của Nhà nước.
Bổ sung tài liệu được thực hiện theo hai giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải nộp
lưu vào phơng lưu trữ cơ quan qua q trình thu thập để xem xét về mức độ
5


hồn thiện của phơng lưu trữ. Trên cơ sở đó, cán bộ lưu trữ có thể đề xuất các
biện pháp bổ sung thêm nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu.
Giai đoạn 2: Sau khi xem xét mức độ hồn chỉnh của phơng cũng như của
các hồ sơ thuộc phơng, cán bộ lưu trữ cần tiến hành tìm kiếm, bổ sung những tài
liệu cịn thiếu.
1.2. Khái qt về cơng ty chúng tôi
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty chúng tôi
Hiện nay cơ cấu tổ chức của Công ty được thực hiện theo Thông tư liên
tịch số 51/2015/TTLT-BYT-BNV của Bộ Nội vụ-Bộ Chúng tôi : Hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Chúng tôi thuộc Ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Phịng Chúng tơi Ủy ban
nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Gồm có:
- Ban Giám đốc;
- Văn Phịng;
- Phịng Kế hoạch -Tài chính;

- Phịng Nghiệp vụ Y;
- Phòng Nghiệp vụ Dược;
- Phòng Quản lý hành nghề và Bảo hiểm chúng tơi;
- Phịng Thanh Tra;
- Các cơ quan trực thuộc: Chi cục Dân số kế hoạch hóa gia đình, Chi cục
An tồn vệ sinh thực phẩm và 10 đơn vị sự nghiệp trực thuộc.
1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của Cơng ty chúng tơi
1. Vị trí, chức năng
1.1. Công ty chúng tôi ( Sau đây goi tắt là Sở) là cơ quan chuyên môn
thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh .., có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân
tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân
dân, gồm: chúng tơi dự phịng; khám, chữa bệnh; phục hồi chức năng; y dược cổ
truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; an toàn vệ sinh thực
phẩm; trang thiết bị chúng tôi; dân số; bảo hiểm chúng tôi.
6


1.2. Cơng ty chúng tơi có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Uỷ ban
nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra về
chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Chúng tôi.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.2. Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh:
a) Dự thảo quy hoạch phát triển ngành; quy hoạch mạng lưới các cơ sở
chúng tôi; kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm; đề án, chương trình phát triển
chúng tơi, cải cách hành chính và phân cấp quản lý, xã hội hoá trong lĩnh vực
chúng tôi ở địa phương;
b) Dự thảo các Quyết định, Chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của Uỷ
ban nhân dân cấp tỉnh về lĩnh vực chúng tôi;
c) Dự thảo Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

của các Chi cục trực thuộc Sở;
d) Dự thảo Quy định về tiêu chuẩn chức danh đối với trưởng, phó các đơn
vị thuộc Sở; trưởng và phó trưởng Phịng Chúng tơi
2.3. Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh:
a) Dự thảo Quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị thuộc Sở
theo quy định của pháp luật;
b) Dự thảo các Quyết định, Chỉ thị thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh về lĩnh vực chúng tôi;
c) Dự thảo Quy định mối quan hệ công tác giữa Sở Chúng tôi với Uỷ ban
nhân dân huyện, Phịng Chúng tơi và các đơn vị có liên quan trên địa bàn;
d) Dự thảo chương trình, giải pháp huy động, phối hợp liên ngành trong
phòng, chống dịch bệnh ở địa phương.
2.3. Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện
- Các văn bản quy phạm pháp luật, chính sách, quy hoạch, kế hoạch, đề
án, chương trình và các vấn đề khác về chúng tôi sau khi được phê duyệt; tổ
chức thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý của Sở.
7


2.4. Về chúng tơi dự phịng
2.4.1. Quyết định những biện pháp điều tra, giám sát, phát hiện và xử lý
dịch bệnh, thực hiện báo cáo dịch theo quy định của pháp luật.
2.4.2. Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm trong thực hiện các
quy định về chuyên mơn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về phịng, chống bệnh
truyền nhiễm; HIV/AIDS; bệnh xã hội; bệnh không lây nhiễm; bệnh nghề
nghiệp, tai nạn thương tích; sức khoẻ mơi trường, sức khoẻ trường học, vệ sinh
và sức khoẻ lao động; dinh dưỡng cộng đồng; kiểm dịch chúng tôi biên giới; hố
chất, chế phẩm diệt cơn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và chúng
tôi trên địa bàn tỉnh;

2.4.3. Làm thường trực về lĩnh vực phòng, chống HIV/AIDS của Ban chỉ
đạo phòng, chống AIDS và phòng, chống tệ nạn ma tuý, mại dâm cấp tỉnh; chỉ
đạo, quản lý, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các hoạt
động phòng, chống HIV/AIDS trên địa bàn tỉnh.
2.5. Về khám, chữa bệnh và phục hồi chức năng
2.5.1. Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm trong thực hiện các
quy định chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật đối với các cơ sở khám, chữa bệnh,
phục hồi chức năng, phẫu thuật tạo hình, giải phẫu thẩm mỹ, giám định y khoa,
giám định pháp y, giám định pháp y tâm thần trên cơ sở quy định, hướng dẫn
của Bộ Chúng tôi theo phân cấp và theo phân tuyến kỹ thuật;
2.5.2. Cấp, đình chỉ và thu hồi chứng chỉ hành nghề khám, chữa bệnh;
giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề cho các cơ sở khám, chữa bệnh tư nhân
theo quy định của pháp luật và theo phân cấp.
2.6. Về y dược cổ truyền
2.6.1. Tổ chức thực hiện việc kế thừa, phát huy, kết hợp y dược cổ truyền
với y dược hiện đại trong phòng bệnh, khám chữa bệnh, phục hồi chức năng,
đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học và sản xuất thuốc y dược cổ truyền tại địa
phương;
2.6.2. Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra và xử lý các vi phạm trong việc thực
hiện pháp luật về y dược cổ truyền trên địa bàn tỉnh;
8


2.6.3. Cấp, đình chỉ và thu hồi chứng chỉ hành nghề, giấy chứng nhận đủ
điều kiện hành nghề y dược cổ truyền tư nhân theo quy định của pháp luật và
theo phân cấp.
2.7. Về thuốc và mỹ phẩm
2.7.1. Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát chất lượng, thanh tra và xử lý các vi
phạm trong sản xuất, kinh doanh và sử dụng thuốc theo quy định của pháp luật;
2.7.2. Cấp, đình chỉ, thu hồi chứng chỉ hành nghề dược; giấy chứng nhận

đủ điều kiện kinh doanh thuốc; giới thiệu thuốc, mỹ phẩm trên địa bàn tỉnh theo
quy định của pháp luật và theo phân cấp.
2.8. Về an toàn vệ sinh thực phẩm
2.8.1. Tổ chức thực hiện các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về
an toàn vệ sinh thực phẩm; kiểm tra, thanh tra và xử lý các vi phạm pháp luật về
an toàn vệ sinh thực phẩm đối với các cơ sở sản xuất, kinh doanh thực phẩm trên
địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;
2.8.2. Xác nhận cơng bố tiêu chuẩn sản phẩm thực phẩm; cấp, đình chỉ,
thu hồi giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm cho các cơ sở,
doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thực phẩm; tiếp nhận và thẩm định nội dung
chuyên môn đăng ký quảng cáo các sản phẩm thực phẩm theo phân cấp và theo
quy định của pháp luật.
2.9. Về trang thiết bị và cơng trình chúng tơi
2.9.1. Hướng dẫn, giám sát, đánh giá việc thực hiện các quy định của
pháp luật về trang thiết bị và công trình chúng tơi;
2.9.2. Thực hiện kiểm tra, thanh tra và xử lý các vi phạm trong việc thực
hiện các quy định, quy trình, quy chế chun mơn về trang thiết bị chúng tôi
theo quy định của pháp luật và theo phân cấp.
2.10. Về dân số - kế hoạch hoá gia đình và sức khoẻ sinh sản
2.10.1. Tổ chức triển khai thực hiện hệ thống chỉ tiêu, chỉ báo thuộc lĩnh
vực dân số - kế hoạch hố gia đình; chỉ đạo, hướng dẫn các quy chuẩn kỹ thuật
quốc gia, quy trình chun mơn, nghiệp vụ về các dịch vụ chăm sóc sức khoẻ
sinh sản và kế hoạch hố gia đình;
9


2.10.2. Tổ chức triển khai thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đánh
giá việc thực hiện các chính sách, chương trình, đề án, dự án, mơ hình liên quan
đến lĩnh vực dân số - kế hoạch hố gia đình và chăm sóc sức khoẻ sinh sản;
2.10.3. Thẩm định, Quyết định cho phép thực hiện xác định lại giới tính,

thực hiện sinh con theo phương pháp khoa học, các dịch vụ tư vấn đối với các
cơ sở hành nghề dịch vụ tư vấn về dân số - kế hoạch hoá gia đình theo quy định
của pháp luật.
2.11. Về bảo hiểm chúng tôi
2.11.1. Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về bảo
hiểm chúng tôi;
2.11.2. Kiểm tra, thanh tra và xử lý các vi phạm pháp luật về bảo hiểm
chúng tôi.
2.12. Về đào tạo nhân lực chúng tôi
2.12.2. Tổ chức thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo nguồn nhân lực
chúng tơi và chính sách phát triển nguồn nhân lực chúng tôi trên địa bàn tỉnh;
2.12.3. Quản lý trường Trung cấp chúng tôi theo sự phân công của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
2.13. Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước đối với các doanh
nghiệp, tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và các tổ chức phi chính
phủ trong lĩnh vực chúng tôi ở địa phương theo quy định của pháp luật.
2.14. Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực chúng tôi theo quy định
của pháp luật.
2.15. Chịu trách nhiệm hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực
quản lý của ngành chúng tơi đối với Phịng Chúng tơi.
2.16. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; xây dựng
hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn
nghiệp vụ về lĩnh vực được giao.
2.17. Giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật; phòng,
chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm và chống lãng phí.

10


2.18. Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, mối

quan hệ công tác của các tổ chức, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở; quản lý biên
chế, thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, đào tạo, bồi
dưỡng, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi
quản lý nhà nước của Sở theo quy định của pháp luật và phân cấp của Uỷ ban
nhân dân cấp tỉnh.
2.19. Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và
phân công của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.
2.20. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình
hình thực hiện nhiệm vụ theo quy định của Uỷ ban nhân dân tỉnh và Bộ Chúng
tôi.
2.21. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân tỉnh giao và theo
quy định của pháp luật.

TIỂU KẾT
11


Trên đây là một số vấn đề lý luận về cơng tác lưu trữ nói chung và cơng
tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ và khái quát về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cơng ty chúng tơi. Thơng qua đó ta tìm hiểu
sâu hơn về cơng tác lưu trữ tại Cơng ty chúng tơi góp phần phát triển cơng tác
lưu trữ của tỉnh ...

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG
12


TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CHÚNG TÔI
2.1. Khái quát những quy định của Nhà nước về công tác thu thập, bổ
sung tài liệu lưu trữ:

Ngày 25 tháng 11 năm 2011, Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam đã ký lệnh công bố Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11
tháng 11 năm 2011. Đây là văn bản pháp luật cao nhất của Việt Nam về cơng tác
lưu trữ, Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2012. Trong
Luật lưu trữ quy định tại Mục 1 lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Chương 2 Thu thập tài liệu lưu trữ có quy định như sau:
Điều 9. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thơi việc hoặc chuyển cơng tác khác thì phải
bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ
của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực
hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ
cơ quan.
Điều 10. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu.
2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục
tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết
định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Điều 11. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
13


1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định

như sau:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp
quy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết toán đối với
hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến
hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ cơng việc thì phải được
người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu
giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể
từ ngày đến hạn nộp lưu.
Điều 12. Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ của
công việc đã kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và giao nộp vào
Lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản
giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu
được lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ
cơ quan giữ 01 bản.
2.2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Công ty :
2.2.1. Xác định nguồn tài liệu thu thập
Việc đăng ký tài liệu lưu trữ tại Công ty hầu hết được thực hiện trên máy
tính, hình thức đăng ký này áp dụng cho cả văn bản đến và văn bản đi. Tài liệu
lưu trữ cơ quan được lưu trữ ở hai dạng: dạng tài liệu giấy và dạng tài liệu file
scan (PDF-Portable Document Format). Tài liệu lưu trữ cơ quan được phân loại
theo tên loại của tài liệu. Mỗi loại văn bản được đăng ký theo trình tự số thứ tự
riêng, số thứ tự của mỗi loại văn bản được bắt đầu bằng số 01 vào ngày 01 tháng
01 đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm. Tài liệu sau khi xử lý
14

xong được phân loại theo tên loại. Tài liệu của các phịng chun mơn được lưu
thành hồ sơ cơng việc.
Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ Công ty
gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ các phòng, ban, cá nhân trong từng cơ quan.
Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định
thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ
nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về
những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã
trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham
khảo.
Loại hình tài liệu lưu trữ của Công ty chúng tôi chủ yếu là tài liệu hành
chính được thu thập từ các phịng chức năng của Sở Chúng tơi.

2016
Năm
Phịng, Ban

2017

Hồ sơ bảo Hồ sơ bảo
quản có thời quản vĩnh
hạn
viễn

Hồ sơ bảo
quản có
thời hạn

Hồ sơ bảo
quản vĩnh
viễn

Ban Giám đốc

10

13

15

18

Văn Phịng

151

47

281

78

48

05

Phịng Kế hoạch -Tài
chính

36

Phịng Nghiệp vụ Y

08

06

30

06

Phịng Nghiệp vụ Dược

23

15

36

20

05

03

05

10

10

10

10

17

Phòng Quản lý hành nghề
và Bảo hiểm chúng tơi
Phịng Thanh Tra

Bảng 1. Tổng hợp số lượng hồ sơ của Công ty chúng tôi năm 2016 và 2017

15


Thơng qua bảng tổng hợp ta có thể nhận thấy sự chênh lệch đáng kể của
các tài liệu đã thu thập được giữa năm 2016 và năm 2017. Năm 2016 Công ty
chúng tôi ban hành Quyết định số 1105/QĐ-SYT ngày 23 tháng 12 năm 2015 có
175 danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ. Năm 2017 Công ty chúng tôi ban hành
Quyết định số 1323/QĐ-SYT ngày 23 tháng 08 năm 2016 có 346 danh mục hồ
sơ tài liệu lưu trữ.
2.2.2. Lập kế hoạch thu thập tài liệu
Công ty đã ban hành các văn bản hướng dẫn chỉ đạo công tác văn thư lưu
trữ như:
- Quyết định 481/QĐ-SYT ngày 17/7/2013 của Sở Chúng tôi Ban hành
Quy chế văn thư, lưu trữ Công ty ;
- Quyết định số 137/QĐ-SYT ngày 18/01/2014 của Sở chúng tôi V.v Ban

hành quy chế thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Chúng tôi
tỉnh ..;
- Quyết đinh Số 789/QĐ-SYT ngày 20/9/2016 của Công ty Ban hành quy
định ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý văn bản điện tử và điều hành
công việc của Công ty ;
- Quyết đinh số 815/QĐ-SYT ngày 27/9/2016 của Sở chúng tôi V.v Ban
hành quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Công ty ;
- Quyết định số 1105/QĐ-SYT ngày 32/12/2016 của Công ty V.v ban
hành danh mục hồ sơ của Sở chúng tôi năm 2017;
- Công văn số 348/SYT-VP ngày 21/3/2017 của Công ty V.v tăng cường
công tác quản lý văn thư, lưu trữ và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản.
Hàng năm Công ty chúng tôi ban hành Quyết định về việc ban hành Danh
mục hồ sơ của Sở. Căn cứ vào đó các phịng chun mơn lập hồ sơ và nộp lưu
vào lưu trữ của Sở theo đúng quy định của Nhà nước tuy nhiên vẫn còn một số
lượng lớn tài liệu cịn tồn đọng tại các khoa phịng chun mơn chưa được xử lý.
Do chỉ căn cứ vào số lượng danh mục hồ sơ đã được ban hành vì vậy trong q
trình xử lý và giải quyết các cơng việc các phịng chun mơn chưa xử lý kịp
thời các hồ sơ phát sinh.
16


Hiện tại Công ty chưa ban hành được kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ
vào lưu trữ cơ quan dẫn đến tình trạng nộp quá hạn. Điển hình như năm 2016 bộ
phận văn thư hoàn thành toàn bộ hồ sơ lưu trữ vào tháng 03 năm 2017 và cũng
tương tự như vậy hồ sơ lưu trữ của năm 2017 được hoàn thành vào tháng 09
năm 2018.
2.2.3. Chuẩn bị kho tàng, phương tiện tiếp nhận tài liệu
Hằng ngày, Công ty luôn nhận và chuyển giao văn bản từ các cơ quan,
đơn vị trong và ngồi tỉnh. Do đó, có một khối lượng công văn, hồ sơ rất lớn cần
được bảo quản nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này cịn nhiều hạn

chế chưa có tính thống nhất. Hiện nay, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động
văn phịng nói chung, phục vụ cho cơng tác lưu trữ nói riêng đã được sử dụng từ
lâu.
Phịng lưu trữ vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi cho công tác này,
thiết bị chống ẩm mốc chưa được trang bị, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu chưa
được trang bị đủ vẫn nhiều cặp tài liệu để chất đống, gây khó khăn cho cơng tác
lưu trữ.
Trong kho đã có hệ thống báo cháy khẩn cấp tuy nhiên chưa lắp đặt hệ
thống phòng cháy tự động. Kho được bố trí phía cuối hành lang tầng 3 tịa nhà
bảo đảm cho việc bảo mật. Nhưng nếu xảy ra hỏa hoạn lực lượng cứu hỏa rất
khó tiếp cận.
Cơng ty đã trang bị những thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho: cặp
đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, nhưng
chưa có quạt thơng gió, máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí.
Khơng có dụng cụ làm vệ sinh tài liệu: máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho
hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác. Không có những biện
pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, cơn trùng, mối,
chuột,...
Để góp phần giải phóng khơng gian lưu trữ thì cuối mỗi năm, nhân viên
lưu trữ phải thống kê, lựa chọn ra những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu
huỷ. Đây là công tác thường xuyên đối với kho lưu trữ phải đòi hỏi thực hiện
17


một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định và kiểm tra chặt chẽ. Việc này
chưa được chú trọng tại kho lưu trữ của Công ty .
Do hệ thống kho lưu trữ được bố trí tại tầng 3 lại khơng có máy điều hịa
khơng khí vào mùa hè nhiệt độ phịng lên cao rất dễ gây khơ, giịn tài liệu. Hiện
nay còn rất nhiều tài liệu vẫn chưa được chỉnh lý cịn tồn đọng trong kho gây
khó khăn trong q trình tìm kiếm tài liệu.

Thơng qua bảng tổng hợp lượng văn bản đi và đến trong 02 năm 2016 và
2017 dưới đây ta có thể nhận thấy lượng văn bản của Cơng ty rất lớn, nếu
khơng có sự quan tâm chú trọng tới cơng tác lưu trữ thì lượng văn bản tồn đọng
là không thể tránh khỏi.
Năm

Văn bản đi

Văn bản đến

2016

35.400

61.855

2017
37.815
63.584
Bảng 2 : Tổng hợp lượng văn bản đi, đến Sở Chúng tôi năm 2016 -2017
2.2.4. Tổ chức tiếp nhận và lập biên bản giao nhận tài liệu
Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu.
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tuỳ
theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp thích hợp (chủ
yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
Các nguồn tài liệu lưu trữ được thu thập, bổ sung chủ yếu là từ các phòng
chức năng và các đơn vị trực thuộc
Khi giao nộp hồ sơ: tài liệu phải lập 02 bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu và 02 bản biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ văn phòng và bên giao tài liệu

mỗi bên giữ mỗi loại một bản. Tuy nhiên, do chỉ có một nhân viên đảm nhiệm
cơng tác này nên khơng có nhiều thời gian tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ. Vì vậy, cũng ảnh hưởng đến công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu
trữ.

18


Trước ngày 31-12 hàng năm, Lưu trữ cơ quan gửi thông báo tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu của năm trước để các đơn vị, tổ chức và cá nhân chuẩn bị giao nộp
vào Lưu trữ cơ quan.
Các đơn vị, tổ chức, cá nhân kiểm tra lại chất lượng các hồ sơ đã lập trong
năm và thông báo cho Lưu trữ cơ quan biết thời gian và địa điểm giao nộp hồ
sơ, tài liệu.
Trước khi giao nộp, những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu
phải được thống kê thành "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" (3 bản) để đính kèm
"Biên bản giao nhận tài liệu". "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" theo mẫu thống
nhất của Cục Lưu trữ.
Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp
Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận có trách nhiệm kiểm
tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu với mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp.
Lưu trữ cơ quan lập "Biên bản giao nhận tài liệu". Biên bản có đủ chữ ký,
họ tên của cả người giao và người nhận, có xác nhận của lãnh đạo cơ quan giao
và cơ quan nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm thành 3 bản (bên giao giữ 1
bản, bên nhận giữ 2 bản).
2.3. Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ
2.3.1. Đánh giá xem xét mức độ hồn thiện của phơng lưu trữ
Phông lưu trữ của Sở Chúng tôi cũng đã ban hành Danh mục hồ sơ cơ
quan, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ cũng đã được các phòng ban nghiêm
túc thực hiện. Phối hợp với Chi cục văn thư lưu trữ của tỉnh .. Sở Chúng tôi đã

chỉnh lý các tài liệu lưu trữ thu thập được hiện trong kho lưu trữ của Công ty
chúng tôi đang lưu trữ các tài liệu theo các giai đoạn từ 1991-2000, 2001-2012,
tiếp đến các năm 2013 các phòng, ban đã tự chỉnh lý theo quy định và nộp lưu
vào kho lưu trữ tuy cịn nhiều thiếu sót.
Việc thực hiện nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tính từ ngày 01
tháng 01 năm 2012 đến nay.
Năm

19912000

20012012

2013

2014

2015

2016

2017

19


Số lượng hồ sơ
Hồ sơ bảo quản
có thời hạn

511

1939

258

234

452

293

425

Hồ sơ bảo quản
vĩnh viễn

148

520

63

86

121

94

154

Bảng 3: Số lượng hồ sơ hiện có trong kho lưu trữ của Công ty chúng tôi
Tuy nhiên cũng như đã nói ở trên ngồi tài liệu của các phịng chun
mơn trực tiếp Cơng ty cần thu thập tài liệu lưu trữ lịch sử của các cơ quan, đơn
vị trực thuộc, tuy nhiện hiện nay nguồn tài liệu đó vẫn đang tồn đọng tại các cơ
quan đơn vị trực thuộc do công tác lưu trữ đã được quan tâm, phổ biến, quán
triệt tới các cơ quan, đơn vị tuy nhiên các cơ quan, đơn vị chưa tiến hành theo
đúng quy định. Lượng tài liệu tồn đọng này là rất lớn và chưa được xử lý theo
đúng nguyên tắc của cơng tác lưu trữ. Đây chính là một trong những vấn đề cần
khắc phục của công tác lưu trữ tại Cơng ty chúng tơi.
Cơng ty chúng tơi chính thức được thành lập và đi vào hoạt động kể từ
tháng 01 năm 1991, do vậy khối lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động là rất lớn nhưng hiện tại khối lượng tài liệu lưu trong kho lưu trữ mới được
chỉnh lý từ năm 1991 đến nay. Bên cạnh đó cịn rất nhiều tài liệu lịch sử hiện
đang lưu trữ tại các đơn vị cũng như các tài liệu chưa được thu thập, xử lý còn
tồn đọng, chất đống thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nhưng chưa được
lưu trữ.
Toàn bộ các tài liệu được lưu trữ tại kho lưu trữ của Công ty hiện nay đều
là tài liệu giấy, chưa có các tài liệu khác như: Tài liệu điện tử hay tài liệu nghe
nhìn. Hai loại hình tài liệu này đều là loại hình tài liệu mới có phát sinh trong
q trình hoạt động của Cơng ty chúng tôi tuy nhiên chưa được thu thập vào kho
cũng như chưa có các văn bản cụ thể quy định cho loại tài liệu này.
2.3.2. Tìm kiếm, bổ sung những tài liệu còn thiếu
Trên bảng 3 Số lượng hồ sơ hiện có trong kho lưu trữ của Cơng ty chúng
tôi ta nhận thấy sự chênh lệch đối với các hồ sơ bảo quản vĩnh viễn từ năm 2016
sang năm 2017, Trong năm 2017 đã bổ sung thêm 110 hồ sơ của năm 2016. Có
20