Khóa luận: Công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn tỉnh Bắc Ninh

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC................................................................................................................ 1
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT.........................................................................4
HỆ THỐNG HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU................................................................5
PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài:........................................................................................................................1
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề:.........................................................................................................2
3.Mục tiêu nghiên cứu:..................................................................................................................4
4.Nhiệm vụ nghiên cứu:................................................................................................................4
5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:.............................................................................................5
6.Phương pháp nghiên cứu:..........................................................................................................5
7.Kết cấu của khóa luận:................................................................................................................6

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LƯU TRỮ...................................8
TẠI UBND THỊ XÃ TỪ SƠN - TỈNH BẮC NINH...............................................8
1.1.Các khái niệm:..........................................................................................................................8
1.1.1.Tài liệu lưu trữ:......................................................................................................................8
1.1.2.Công tác lưu trữ:...................................................................................................................9
1.1.3.Nội dung công tác lưu trữ:.................................................................................................10
1.2.Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh.............11
1.3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc
Ninh..............................................................................................................................................13
1.3.1.Vị trí, chức năng:.................................................................................................................13
1.3.2.Nhiệm vụ, quyền hạn:........................................................................................................14
1.3.3.Cơ cấu tổ chức:...................................................................................................................17
1.4. Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh......18
1.4.1. Thành phần tài liệu tại UBND thị xã Từ Sơn:.....................................................................18
1.4.2. Nội dung tài liệu tại UBND thị xã Từ Sơn:.........................................................................20

1.4.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn:...........................................................23

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UBND THỊ XÃ TỪ
SƠN – TỈNH BẮC NINH......................................................................................28
2.1. Tình hình tổ chức bộ máy lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh:.......................28
2.2. Tình hình cán bộ phụ trách lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh:.....................29
2.3. Quản lý công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh:.....................................31
2.3.1.Xây dựng và ban hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ:............................................31
2.3.2. Thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ:...........................................................................33
2.3.3. Công tác thi đua khen thưởng:.........................................................................................34
2.4. Các hoạt động nghiệp vụ:.....................................................................................................35
2.4.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:.............................................................................35
2.4.2. Xác định giá trị tài liệu:......................................................................................................36
2.4.3. Chỉnh lý tài liệu:.................................................................................................................40
2.4.4. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ:........................................................................42
2.4.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ:..................................................................................................44
2.4.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:......................................................................47
2.4.7. Thống kê trong công tác lưu trữ:.......................................................................................49

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
UBND THỊ XÃ TỪ SƠN - TỈNH BẮC NINH.....................................................52
3.1. Khái quát về ưu điểm, hạn chế trong công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc
Ninh:.............................................................................................................................................52
3.1.1. Ưu điểm:............................................................................................................................52
3.1.2. Hạn chế:.............................................................................................................................53
3.2. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh
Bắc Ninh:......................................................................................................................................54
3.3. Các giải pháp nâng cao công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh:.............55
3.3.1. Nhóm giải pháp về tổ chức và nhân sự làm công tác lưu trữ:.........................................56

3.3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo UBND thị xã Từ Sơn về tầm quan trọng của công
tác lưu trữ:...................................................................................................................................56
3.3.1.2. Đầu tư nguồn lực cho công tác lưu trữ:.........................................................................57
3.3.1.3. Đẩy mạnh, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công
tác lưu trữ:...................................................................................................................................59
3.3.2. Nhóm giải pháp về quản lý công tác lưu trữ:...................................................................59
3.3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định quản lý công tác lưu trữ tại
UBND thị xã Từ Sơn:.....................................................................................................................59
3.3.2.2. Hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ:.................................................................60

PHẦN KẾT LUẬN................................................................................................65
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................67
PHỤ LỤC............................................................................................................... 69


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Chữ cái viết tắt/ Ký hiệu

Cụm từ đầy đủ

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

HỆ THỐNG HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU
Hình
1.1
1.2
2.1

Nội dung
Trụ sở UBND thị xã Từ Sơn
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND thị xã Từ Sơn
Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Trang
14
19
38

2.2

của UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh
Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của UBND thị xã

39

2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9

2.10

Từ Sơn
Danh mục tài liệu hết giá trị
Mục lục hồ sơ của UBND thị xã Từ Sơn
Mục lục hồ sơ của UBND thị xã Từ Sơn
Giá bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ UBND thị xã Từ Sơn
Cặp, hộp bảo quản tài liệu
Máy điều hòa nhiệt độ trong kho lưu trữ
Máy sao chụp tài liệu
Máy vi tính trong kho lưu trữ

39
43
43
45
45
46
46
46


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, phương pháp và thực tiễn liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của
các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Có thể khẳng định, công tác lưu trữ có vai trò rất
quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội.Vì vậy, Đảng và nhà nước

ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ
tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký
Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ,
trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn
trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế
hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,
cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác
hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ
đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007,
Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống
của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là "Ngày Lưu trữ
Việt Nam".
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở
tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước
quan tâm. Công tác lưu trữ là một phần quan trọng không thể thiếu trong sự hình
thành và phát triển của một đơn vị, ghi lại hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà
nước. Là công việc quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mục
đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trên nhiều lĩnh vực chính trị,

1


kinh tế, văn hóa, xã hội...Công tác lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia. Điều đó được chứng
minh bằng những cứ liệu lịch sử, các tài liệu khoa học lưu trữ, các hình ảnh sinh
động về phim ảnh…đã phản ánh sự thật về lịch sử qua 2 thời kỳ kháng chiến chống

thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, là cơ sở cung cấp những thông tin cần
thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, là những bài học từ lịch sử qúy báu để giáo dục
truyền thống cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau.
Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo UBND thị xã Từ
Sơn công tác lưu trữ tại UBND đã dần đi vào nề nếp và góp phần tích cực vào việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Tuy nhiên qua quá trình khảo sát, em
nhận thấy công tác lưu trữ của UBND thị xã Từ Sơn vẫn còn tồn tại những hạn chế
nhất định gây ảnh hưởng không nhỏ đến số phận của tài liệu lưu trữ và hiệu quả
hoạt động của cơ quan. Để đi sâu tìm hiểu, nâng cao nhận thức thực tiễn về công tác
lưu trữ của cán bộ, công chức tại UBND, bổ sung kiến thức lý luận và thực tiễn cho
bản thân, em đã chọn đề tài: “Công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc
Ninh” làm đề tài cho khoá luận tốt nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng.
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm
chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những
văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết.
Chính vì vậy đã có các công trình nghiên cứu về công tác lưu trữ được thực hiện
một cách nghiêm túc và có những đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận cũng như
thực tiễn. Đề tài“Công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh” không
phải là một vấn đề hoàn toàn mới lần đầu tiên được đề cập tới. Công tác lưu trữ ở cấp
huyện, thị xã đã đóng một vai trò rất quan trọng. Chính vì vậy đã có các công trình
nghiên cứu về tổ chức lưu trữ ở cấp huyện, thị xã được thực hiện một cách nghiêm
túc và khoa học. Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, em đã tìm hiểu và tổng kết được
một số sách tham khảo, xuất bản phẩm, đề tài, luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt
nghiệp, báo cáo thực tập tốt nghiệp…có liên quan đến đề tài nghiên cứu. Cụ thể là:

2

- Vấn đề này đã được đề cập đến trong giáo trình “Công tác văn thư, lưu trữ”
của PGS.TS.Dương Văn Khâm; giáo trình“Lý luận và phương pháp công tác lưu
trữ” của GVC.TS.Chu Thị Hậu trường Đại học Nội Vụ Hà Nội xuất bản năm 2016;
- Công tác lưu trữ các cấp được trình bày và đánh giá một cách khái quát trong
các xuất bản phẩm như: “Lưu trữ Việt Nam - những chặng đường phát triển” của
PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, TS.Nghiêm Kỳ Hồng xuất bản năm 2006; “Lịch sử
Lưu trữ Việt Nam” của PGS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm, PGS.Vương Đình Quyền,
TS.Nghiêm Kỳ Hồng, TS. Đào Thị Diến xuất bản năm 2010;
- Đề tài khoa học cấp ngành: “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu
trữ ở Việt Nam”, năm 1990, do Vương Đình Quyền chủ nhiệm đề tài. Đề tài đã khái
quát được thực trạng công tác lưu trữ của nhiều cơ quan, đưa ra những luận giải dựa
trên tình hình thực tế và luận chứng khoa học cho việc tổ chức lưu trữ các cấp và đề
xuất xây dựng hệ thống lưu trữ từ cấp trung ương đến địa phương trong đó bao gồm
cả cấp huyện;
- Bài viết, trao đổi liên quan đến tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được đăng
trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Tổ chức Nhà nước như: “Bàn về
vấn đề tổ chức lưu trữ cấp huyện”của Hồ Văn Quýnh.
- Các luận văn, khoá luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập như:
Luận văn Thạc sỹ của Phạm Thị Diệu Linh “Các giải pháp nâng cao hiệu quả
hoạt động công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội ”, năm 2009, đề tài này
phản ánh công tác lưu trữ cấp huyện của một địa phương cụ thể - thành phố Hà Nội
nhưng ở một góc độ nhất định, tác giả đề tài đã nói lên được những vấn đề quan
trọng của lưu trữ cấp huyện. Luận văn Thạc sỹ của Trần Văn Quang “Tổ chức và
quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”, Trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2014, trong đề tài này phản ánh thực trạng tổ
chức và hoạt động quản lý lưu trữ của cấp huyện nói chung trên địa bàn cả nước
hiện nay.
Các bài khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác
văn thư, lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” của sinh viên Trần Thị Thúy,
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, năm 2010; “Tiếp tục hoàn thiện

3


công tác văn thư, lưu trữ tại trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc Phòng” của sinh
viên Bùi Thị Mến, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng, năm 2008.
Ngoài ra còn có các báo cáo thực tập tốt nghiệp như: “Công tác văn thư, lưu
trữ và Quản trị Văn phòng của Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường” của Vũ Thị
Thơm, năm 2007; “Tình hình công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ” của Bùi Thị Nga, năm 2006; “Công tác lưu trữ ở UBND quận
Tây Hồ. Thực trạng và giải pháp” của Nguyễn Văn Sùng, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, năm 2009.
Trên đây là một số công trình nghiên cứu về công tác lưu trữ, các bài viết đã
nêu ra thực trạng về công tác lưu trữ, đồng thời đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu
quả công tác lưu trữ không chỉ trong các cơ quan nhà nước mà còn đối với doanh
nghiệp. Tuy nhiên, theo khảo sát của cá nhân em, nghiên cứu sâu về công tác lưu trữ
ở UBND thị xã Từ Sơn hiện chưa có đề tài nghiên cứu nào viết về vấn đề này, vì
vậy em đã tiến hành nghiên cứu đề tài: “Công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn
- tỉnh Bắc Ninh”.
3. Mục tiêu nghiên cứu:
Để thực hiện được tốt nhất đề tài này, em hướng đến những mục tiêu sau:
- Thứ nhất, làm rõ các khái niệm liên quan đến tài liệu lưu trữ, công tác lưu
trữ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị xã Từ Sơn,
trên cơ sở đó trình bày vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan.
Làm rõ hệ thống tổ chức bộ máy của UBND, trình bày khái quát thành phần, nội
dung và giá trị tài liệu lưu trữ được sản sinh trong quá trình hoạt động của ủy ban.
- Thứ hai, qua khảo sát thực tế tại UBND thị xã Từ Sơn, xem xét phản ánh
thực trạng công tác lưu trữ tại UBND hiện nay, đồng thời chỉ ra những ưu điểm, hạn
chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó.
- Thứ ba, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND
thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nghiên cứu đề tài này em tập trung vào những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Khái quát cơ sở lý luận công tác lưu trữ; làm rõ chức năng, nhiệm vụ, hệ

4


thống tổ chức và khái quát thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ của UBND
thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh
- Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn
- Chỉ ra ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của ưu điểm, hạn chế trong công
tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn
- Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND thị xã Từ
Sơn
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
a. Đối tượng nghiên cứu: Với đề tài này, em tập trung vào nghiên cứu:
- Lịch sử hình thành và phát triển của UBND thị xã Từ Sơn
- Hệ thống tổ chức bộ máy của ủy ban thị xã
- Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu hình thành trong hoạt động của
UBND
- Thực trạng công tác lưu trữ của UBND thị xã Từ Sơn
- Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại UBND thị xã
b. Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: Với quy mô của một đề tài nghiên cứu của sinh viên, do
điều kiện và khả năng có hạn. Vì vậy em chủ yếu nghiên cứu những vấn đề về công
tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn.
- Về thời gian: Thời gian nghiên cứu của đề tài là bắt đầu từ năm 1998 - tính
từ thời điểm Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TTTCCP về việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp cho đến nay.
6. Phương pháp nghiên cứu:
Để tiến hành thực hiện đề tài nghiên cứu, trên cơ sở phương pháp luận của

Chủ nghĩa Mác - Lênin, em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu phổ biến
trong nghiên cứu khoa học, cụ thể như:
- Phương pháp phân tích: Đây là phương pháp được em sử dụng xuyên suốt
trong quá trình thực hiện đề tài. Do phạm vi khảo sát rộng, thực hiện trong thời gian
khác nhau, lượng thông tin nhiều, nội dung phong phú. Vì vậy, đòi hỏi phải được
phân tích, tổng hợp nhằm rút ra nhận định, giải pháp đối với công tác này.

5


- Phương pháp thu thập, xử lý số liệu: Thu thập số liệu từ các đơn vị, phòng
ban bằng cách quan sát, theo dõi, sưu tầm. Sau đó phân loại xử lý, giữ lại những số
liệu quan trọng, phù hợp với đề tài nghiên cứu để tiếp tục phân tích, so sánh, tổng
hợp.
- Phương pháp hệ thống: Trên cơ sở những thông tin đã thu thập được tiến
hành hệ thống hóa, từ đó thấy được thực trạng công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ
Sơn. Sau đó đưa ra nhận xét, đánh giá về công tác này một cách khách quan và đầy
đủ.
- Phương pháp thống kê, đánh giá, so sánh: Thống kê các tài liệu về tổ chức
và quản lý công tác lưu trữ của UBND thị xã Từ Sơn, đánh giá công tác lưu trữ trên
thực tế khảo sát. So sánh thực trạng thực hiện công tác lưu trữ của UBND thị xã Từ
Sơn với những quy định của UBND tỉnh Bắc Ninh và quy định của nhà nước.
7. Kết cấu của khóa luận:
Khóa luận tốt nghiệp được cấu tạo gồm có 03 phần:
- Phần mở đầu: Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu, trong đó nêu các cơ
sở để triển khai đề tài.
- Phần nội dung chính: gồm có 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh
Bắc Ninh.
Trong chương này em tìm hiểu khái niệm về tài liệu lưu trữ và công tác lưu

trữ dựa trên các quan điểm khác nhau, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND thị xã Từ Sơn và thành phần, nội dung tài liệu,
đánh giá khái quát giá trị tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND.
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh
Bắc Ninh.
Với những thông tin thu thập được qua việc khảo sát, em trình bày một cách
khái quát về công tác lưu trữ: Tình hình tổ chức bộ máy và cán bộ phụ trách lưu trữ
tại ủy ban, nhiệm vụ cụ thể và điều kiện làm việc của cán bộ lưu trữ; thực trạng
quản lý công tác lưu trữ và các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ cụ thể. Từ đó đi sâu
nghiên cứu, phân tích thực trạng công tác lưu trữ của UBND thị xã Từ Sơn.

6


Chương 3: Các giải pháp nâng cao công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ
Sơn - tỉnh Bắc Ninh.
Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng như đã phân tích ở Chương 2, từ đó chỉ ra
những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của vấn đề và đề xuất các giải pháp nâng cao
công tác lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh.
- Phần kết luận: Phần này là tổng kết của em về quá trình thực hiện và kết quả
triển khai đề tài.
Trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, ngoài sự nỗ lực không ngừng
của bản thân, em cũng nhận được rất nhiều sự hướng dẫn, giúp đỡ tận tình của các
cán bộ, công chức tại UBND thị xã Từ Sơn; các thầy, cô Khoa Văn thư – Lưu trữ.
Và đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của ThS.Trần Văn Quang Giảng viên Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Qua đây, cho
phép em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến những sự giúp đỡ quý
báu đó.
Tuy nhiên, do kiến thức còn hạn chế và còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên
em cũng gặp không ít khó khăn trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Vì
vậy, trong khóa luận này không thể tránh khỏi những hạn chế và sai sót nhất định.

Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để
khoá luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 01 tháng 3 năm 2017
Sinh viên

Phạm Thị Thu Hường

7


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI UBND THỊ XÃ TỪ SƠN - TỈNH BẮC NINH
1.1. Các khái niệm:
1.1.1. Tài liệu lưu trữ:
Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” là một trong những khái niệm làm nền tảng
chung cho công tác lưu trữ, lưu trữ học và tất cả các hoạt động lưu trữ. Có rất nhiều
quan điểm về khái niệm tài liệu lưu trữ.
* Một số định nghĩa về tài liệu lưu trữ trên thế giới:
Theo định nghĩa của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (nghĩa thứ nhất), “Tài liệu
lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc
không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi
những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan
lưu trữ tương ứng vì gía trị lưu trữ của chúng”.
Theo Điều 3 mục 2 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz về “Công tác lưu trữ
tại Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004 tài liệu lưu trữ được định
nghĩa như sau: “Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố
thể thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật
mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và nhà
nước”.

* Một số định nghĩa về tài liệu lưu trữ ở Việt Nam:
Trong “Giáo trình lưu trữ” Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản
Giao thông vận tải: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong
toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức
và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục
đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội”. [14;10]
Tại khoản 3. Điều 2 – Luật Lưu trữ năm 2011 tài liệu lưu trữ được định
nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bảo
gốc, bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế
bằng bản sao hợp pháp”.

8


Tổng hợp định nghĩa được nêu trong công trình của các tác giả nước ngoài
cũng như các văn bản nước ta, thấy rằng: Các định nghĩa kể trên mặc dù có sự khác
nhau nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản của khái niệm này. Thứ nhất, tài liệu
lưu trữ phải có “nguồn gốc xuất xứ - do các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các
cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc theo quy định
hợp pháp”; thứ hai, phải là “bản gốc, bản chính, và chỉ được phép thay thế bằng bản
sao hợp pháp trong trường hợp không có bản chính, bản gốc của tài liệu”.
1.1.2. Công tác lưu trữ:
Về khái niệm “Công tác lưu trữ” hiện đang tồn tại nhiều cách định nghĩa
khác nhau.
Theo cuốn “Giáo trình lưu trữ” Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay là
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội), Nhà xuất bản Giao thông vận tải: “Công tác lưu
trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận,
thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai
thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên

cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá
nhân”. [14;17]
Theo Điều 01 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành “Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ”: “Công
tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng
tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”.
Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ các nước xã hội chủ nghĩa. M. 1982, trang
19, thuật ngữ thứ 19, tiếng Nga – Công tác lưu trữ: “Ngành hoạt động của xã hội
(nhà nước), bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn của việc
bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”.
Tổng kết sự phân tích các định nghĩa nêu trên, xét theo xu hướng hội nhập
quốc tế cũng như theo tinh thần đổi mới được đề ra trong Luật Lưu trữ của nước ta,
có thể đưa ra định nghĩa chung về khái niệm Công tác lưu trữ ở Việt Nam như sau:
Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ
chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ

9


chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản
lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu thập, xác định giá trị, tổ
chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia
Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác.
Các định nghĩa này có thể được phát biểu ở dạng rút gọn như sau: Công tác
lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá
nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.1.3. Nội dung công tác lưu trữ:
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn
tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Để thực hiện nhiệm vụ của công tác lưu trữ đặt ra, nội dung cụ thể của công

tác lưu trữ như sau:
* Hoạt động quản lý:
- Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý nhà nước
về lưu trữ
- Quản lý, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật
về công tác lưu trữ
- Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ
- Hợp tác quốc tế về lưu trữ
* Hoạt động nghiệp vụ:
Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực hiện
các nghiệp vụ lưu trữ như:
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu
- Xây dựng công cụ tra cứu
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức khai thắc, sử dụng tài liệu
- Thống kê tài liệu lưu trữ

10


Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức
đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng
dẫn về công tác lưu trữ.
1.2. Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển của UBND thị xã Từ Sơn –
tỉnh Bắc Ninh
Tên huyện Từ Sơn có từ thời Trần. Sang thời Hậu Lê, địa danh Từ Sơn được
đặt cho một phủ thuộc thừa tuyên Kinh Bắc, gồm các huyện Tiên Du, Yên Phong,

Quế Dương, Đông Ngàn, Vũ Ninh, trong đó huyện Đông Ngàn tương ứng với diện
tích thị xã Từ Sơn (Bắc Ninh) và một phần các huyện Đông Anh, Gia Lâm (Hà Nội)
ngày nay. Sang thời Nguyễn, phủ Từ Sơn thuộc tỉnh Bắc Ninh. Sau cách mạng
tháng Tám (1945), bỏ cấp phủ, đổi làm huyện Từ Sơn, ban đầu gồm 21 xã: Châu
Khê, Đình Bảng, Đình Xuyên, Đông Hội, Đồng Nguyên, Đồng Quang, Đông Thọ,
Dục Tú, Dương Hà, Hương Mạc, Liên Hà, Mai Lâm, Ninh Hiệp, Phù Chẩn, Phù
Khê, Quang Trung, Tam Sơn, Tân Hồng, Tiền Phong, Vân Hà, Văn Môn. Năm1959,
thành lập 2 thị trấn Từ Sơn và Yên Viên.
Năm 1961, các xã Liên Hà, Vân Hà, Dục Tú, Quang Trung (Yên Thường),
Đông Hội, Mai Lâm, Tiền Phong (Yên Viên), Đình Xuyên, Dương Hà, Ninh Hiệp
và thị trấn Yên Viên của huyện Từ Sơn được sáp nhập vào Hà Nội, nay là một phần
các huyện Đông Anh, Gia Lâm.
Năm 1962, sau khi tỉnh Bắc Ninh hợp nhất với tỉnh Bắc Giang thành tỉnh Hà
Bắc, huyện Từ Sơn cũng hợp nhất với huyện Tiên Du thành huyện Tiên Sơn; cùng
lúc đó, 2 xã Phú Lâm và Tương Giang của huyện Yên Phong được chuyển về huyện
Tiên Sơn quản lý (nay là xã Tương Giang thuộc Từ Sơn, xã Phú Lâm thuộc Tiên
Du) và chuyển 2 xã Văn Môn và Đông Thọ của huyện Từ Sơn về huyện Yên Phong
quản lý. Năm 1999, ba năm sau khi tái lập tỉnh Bắc Ninh, huyện Từ Sơn cũng được
tái lập, gồm 10 xã: Châu Khê, Đình Bảng, Đồng Nguyên, Đồng Quang, Hương
Mạc, Phù Chẩn, Phù Khê, Tam Sơn, Tân Hồng, Tương Giang và thị trấn Từ Sơn.
Năm 2008, huyện Từ Sơn được nâng cấp thành thị xã Từ Sơn.
Thị xã Từ Sơn được thành lậo theo nghị định số 01/NĐ-CP ngày 24/9/2008
của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Thị xã Từ Sơn, thành lập các phường

11


thuộc Thị xã với 12 đơn vị hành chính: 7 phường gồm Đông Ngàn, Đồng Nguyên,
Tân Hồng, Đình Bảng, Châu Khê, Đồng Kỵ, Trang Hạ và 5 xã là Hương Mạc, Phù
Khê, Tương Giang, Tam Sơn, Phù Chẩn.

Thị xã Từ Sơn có diện tích tự nhiên 61.33 km2, dân số hơn 163 nghìn người.
Địa bàn thị xã Từ Sơn nằm ở cửa ngõ phía bắc của thủ đô Hà Nội, có tuyến
quốc lộ 1A, 1B, đường sắt huyết mạch giao thông từ Hà Nội lên biên giới Lạng Sơn
chạy qua. Từ trung tâm thị xã còn có nhiều đường bộ nối liền các vùng kinh tế trong
và ngoài tỉnh.
Về địa giới hành chính: phía bắc giáp huyện Yên Phong, có dòng sông Ngũ
Huyện Khê làm ranh giới, phía đông giáp huyện Tiên Du; phía tây và nam giáp các
huyện Đông Anh, Gia Lâm (Hà Nội).
Từ Sơn là thị xã cửa ngõ của tỉnh Bắc Ninh, là đô thị vệ tinh của Thủ đô Hà
Nội và là một trong hai trung tâm kinh tế - văn hóa - giáo dục của tỉnh Bắc Ninh. Từ
Sơn là một đô thị công nghiệp với nhiều khu công nghiệp, nhiều làng nghề truyền
thống nổi tiếng như Đa Hội, Đồng Kỵ, Phù Khê, Mai Động...và có nhiều trường cao
đẳng, đại học: Đại học thể dục thể thao TW1 (nay là ĐH thể dục thể thao Bắc
Ninh), trường CĐ Công nghệ Bắc Hà, trường CĐ thủy sản, trường Đại học Kinh
doanh và Công nghệ... Trên địa bàn thị xã Từ Sơn đã và đang hình thành một số
khu đô thị mới như khu đô thị Nam Từ Sơn, khu đô thị Đồng Nguyên, khu đô thị
Đền Đô...
Ngày 30 tháng 10 năm 2008: Thành lập UBND thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh
trên cơ sở đổi tên từ UBND huyện Từ Sơn.

12


Hình 1.1. Trụ sở UBND thị xã Từ Sơn - tỉnh Bắc Ninh
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thị
xã Từ Sơn – tỉnh Bắc Ninh
1.3.1. Vị trí, chức năng:
Theo điều 8 Luật Tổ chức chính quyền địa phương, ngày 19 tháng 6 năm
2015 (sau đây gọi là Luật Tổ chức chính quyền địa phương) quy định:
UBND thị xã Từ Sơn do HĐND thị xã Từ Sơn bầu, là cơ quan chấp hành của

13


HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở thị xã, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng
cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND thị xã Từ Sơn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn thị xã.
UBND thị xã Từ Sơn thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở thị xã, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Theo điều 28, mục 2 Luật tổ chức chính quyền địa phương quy định nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chính quyền địa phương ở huyện, UBND thị
xã Từ Sơn có những nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
a. Trong lĩnh vực kinh tế, UBND thị xã Từ Sơn thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp
thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn và kiểm UBND xã, thị
trấn xây dựng ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã, thị trấn.
b. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai,
UBND thị xã Từ Sơn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích
phát triển nông nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó.
- Chỉ đạo UBND xã thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát
triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, khai thác lâm sản, nuôi trồng thuỷ sản.
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,

giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi
vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
c. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND thị xã Từ Sơn thực

14


hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển
công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp và các cơ sở đó trên địa bàn thị xã.
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, phát
triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác.
d. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND thị xã Từ Sơn thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng
xã, thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn thị xã.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở.
e. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, UBND thị xã Từ Sơn thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch.
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn thị xã.
f. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao,
UBND thị xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế
trên địa bàn thị xã và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo

dục, quản lý các trường học, trường dạy nghề; chỉ đạo việc xoá mù chữ.
- Quản lý các công trình công cộng; hướng dẫn phong trào về văn hoá; bảo vệ và
phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá, danh lam thắng cảnh ở địa phương.
- Thực hiện kế hoạch phát triển quản lý các cơ sở y tế; kiểm tra việc bảo vệ sức
khoẻ nhân dân; phòng chống dịch bệnh; thực hiện kế hoạch hóa gia đình.
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; thực
hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo.
g. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trườngUBND thị xã

15


thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương.
- Tổ chức, thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên
tai, bão lụt.
h. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hộiUBND thị xã
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc
phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ thị xã.
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm.
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng
lực lượng công an nhân dân thị xã vững mạnh, phòng chống tội phạm.
i. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND thị
xã có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo.
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách đó của công dân ở địa phương.
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo

hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật.
j. Trong việc thi hành pháp luật, UBND thị xã thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành
pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp.
- Tổ chức chỉ đạo UBND xã, phường thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của
Nhà nước, bảo vệ tính mạng, nhân phẩm, tài sản, các quyền lợi của công dân.
k. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, UBND thị
xã thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy
định của pháp luật. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương.
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa

16


phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định.
1.3.3. Cơ cấu tổ chức:
Theo điều 27, mục 2 Luật tổ chức chính quyền địa phương quy định nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của chính quyền địa phương ở huyện, cơ cấu của
UBND thị xã Từ Sơn gồm có:
-

Chủ tịch: Nguyễn Xuân Thanh

-

Phó Chủ tịch: Trần Đức Quyết

-

Các Ủy viên

* Các Phòng, ban chuyên môn:
-

Văn phòng HĐND-UBND thị xã + Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả

-

Phòng Nội vụ

-

Phòng Kinh Tế

-

Phòng Tài nguyên và Môi trường

-

Phòng Quản lý đô thị

-

Phòng Văn hóa và Thông tin

-

Phòng Tư pháp

-

Phòng Tài chính - Kế hoạch

-

Phòng Giáo dục và Đào tạo

-

Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

-

Thanh tra

-

Phòng Y tế.

* Đơn vị sự nghiệp:
-

Đài phát thanh

-

Trung tâm Văn hóa thể thao

-

Ban Quản lý các Khu công nghiệp

-

Ban Quản lý dự án xây dựng

-

Trạm Khuyến nông

-

Trung tâm dạy ngề

-

Đội quản lý trật tự đô thị

-

Hội chữ thập đỏ

-

Ban quản lý Chợ Giầu

17

Chủ tịch UBND

Phó Chủ tịch
UBND

Văn
phòng
HĐNDUBND
thị xã

Phòng
Nội vụ

Phòng
Tư pháp

Phòng
Tài chính
– Kế
hoạch

Phòng
Kinh tế

Phòng
Tài
nguyên
và Môi

trường

Phóng
Giáo dục
và Đào
tạo

Phòng
Lao
động
Thương
binh và
Xã hội

Phòng
Quản lý
đô thị

Phòng
Thanh
tra

Phòng
Văn hóa
và
Thông
tin

Phòng
Y tế

Hình 1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy UBND thị xã Từ Sơn
1.4. Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ
Sơn – tỉnh Bắc Ninh
1.4.1. Thành phần tài liệu tại UBND thị xã Từ Sơn:
Tài liệu lưu trữ tại UBND thị xã Từ Sơn là toàn bộ những tài liệu sản sinh ra
trong quá trình hoạt động của UBND thị xã Từ Sơn, phản ánh các mặt hoạt động
của ủy ban, bao gồm những loại tài liệu như sau:

18


- Tài liệu hành chính: Loại tài liệu này chủ yếu là hệ thống các văn bản quản
lý nhà nước, đây là loại hình tài liệu chiếm một khối lượng lớn tại UBND bao gồm:
+ Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống (cấp Trung ương, cấp tỉnh) chỉ đạo
trực tiếp việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, bao gồm các loại Nghị quyết, Chỉ
thị, Quyết định, Kế hoạch...Nội dung tài liệu do các cơ quan quản lý cấp trên gửi
xuống cấp thị xã yêu cầu thực hiện các chủ trương, đường lối, chính sách, những
quy định của Đảng, Nhà nước và của tỉnh về các lĩnh vực mà UBND thị xã có
nhiệm vụ phải chấp hành và tổ chức thực hiện tại địa phương.
+ Tài liệu do các đơn vị thuộc UBND thị xã ban hành. Nội dung của những
tài liệu này phản ánh các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ
quản lý nhà nước của UBND thị xã.
+ Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loại Nghị quyết
liên tịch, Kế hoạch phối hợp thực hiện, Thông báo, Công văn...trao đổi về các lĩnh
vực hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước cùng cấp.
+ Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên bao gồm Đề án, Tờ trình, Báo
cáo, Công văn, Thông báo, Kế hoạch...để báo cáo tình hình triển khai thực hiện
nhiệm vụ công tác hoặc trình xin ý kiến chỉ đạo về các chủ trương, biện pháp, cách
thức giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý của UBND thị xã.

Theo Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm
2015 (tính đến ngày 31/12/2015) của Phòng Nội vụ thị xã Từ Sơn:
Tổng số mét giá tài liệu hành chính: 170m
Trong đó: có 150m giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh
Theo Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm
2016 (tính đến ngày 31/12/2016) của Phòng Nội vụ thị xã Từ Sơn:
Tổng số mét giá tài liệu hành chính: 120m
Trong đó: có 100m giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh
- Tài liệu khoa học, kỹ thật và công nghệ: Loại tài liệu này chiếm số lượng ít.
Ngày nay, Nhà nước đã chi một phần ngân sách không nhỏ cho cấp thị xã để thiết
kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản phục vụ cho phát triển công nghiệp,
nông nghiệp, giao thông thủy lợi, văn hóa xã hội; tài liệu khảo sát, điều tra tài

19


nguyên thiên nhiên tại địa phương. Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như:
Các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công, bản vẽ chi tiết
công trình, bản vẽ tổng thể công trình; các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu đồ
tính toán; các loại bản đồ địa giới hành chính, trắc địa, bản đồ...
- Tài liệu chuyên môn: Tài liệu do các đơn vị thuộc UBND thị xã ban hành.
Gồm có tài liệu từ các phòng ban chuyên môn liên quan đến những lĩnh vực trong
phạm vi trách nhiệm xử lý của UBND thị xã. Nội dung của những tài liệu này phản
ánh các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước
của UBND thị xã.
Theo Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm
2015 (tính đến ngày 31/12/2015) của Phòng Nội vụ thị xã Từ Sơn:
Tổng số mét giá tài liệu chuyên môn: 170m
Trong đó: có 150m giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh
Theo Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm

2016 (tính đến ngày 31/12/2016) của Phòng Nội vụ thị xã Từ Sơn:
Tổng số mét giá tài liệu chuyên môn: 110m
Trong đó: có 100m giá tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh
1.4.2. Nội dung tài liệu tại UBND thị xã Từ Sơn:
Nội dung tài liệu chủ yếu phản ảnh quá trình hình thành UBND; quá trình
phát triển, hoạt động tổ chức, điều hành các mặt khác nhau của đời sống xã hội trên
địa bàn thị xã theo nhiệm vụ của mỗi thời kỳ. Nội dung tài liệu lưu trữ của UBND
thị xã Từ Sơn rất đa dạng và phong phú, được thể hiện trên các lĩnh vực cụ thể sau:
a. Lĩnh vực chỉ đạo, quản lý:
- Tài liệu công tác lãnh đạo, chỉ đạo: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung
ương, của tỉnh Bắc Ninh về các vấn đề về kinh tế - xã hội, bao gồm hồ sơ về các hội
nghị, các kỳ họp của thị xã; kỳ họp của UBND, thường trực HĐND-UBND.
- Tài liệu thi đua, khen thưởng: Tài liệu về công tác thi đua, khen thưởng của
thị xã và của tỉnh. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng
của thị xã theo từng năm; hồ sơ khen thưởng các danh hiệu đối với tập thể, cá nhân
ở thị xã.

20