Tiểu luận: Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội

MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................................................2
3. Mục đích nghiên cứu..................................................................................................................2
4. Đối tượng nghiên cứu.................................................................................................................3
5. Phạm vi nghiên cứu....................................................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................3
7. Bố cục đề tài...............................................................................................................................3

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU
VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN, HÀ NỘI............................4
1.1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ...........................................................................................4
1.1.1. Tài liệu lưu trữ.......................................................................................................................4
1.1.2. Công tác lưu trữ....................................................................................................................5
1.2. Khái quát về UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội............................................................6
1.2.1 Lịch sử ra đời.........................................................................................................................6
........................................................................................................................................................6
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức.................................................................6

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI
UBND HUYỆN SÓC SƠN................................................................................14
2.1. Tổng quan về công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn........................................................14
2.1.1 Cán bộ làm công tác lưu trữ.................................................................................................14
2.1.2 Tình hình tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu................................................14
2.1.3 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ......................................................................15
2.2.Tình hình thực hiện nội dung công tác lưu trữ........................................................................17
2.2.1.Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan......................................17
2.2.2 Công tác thu hập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ..................................................................18
2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu...........................................................................................19
2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu......................................................................................................20

2.2.5 Công tác thống kê trong lưu trữ...........................................................................................22
2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ...............................................................23

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ..........................25
3.1 Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn..........................25
3.1.1 Ưu điểm...............................................................................................................................25
3.1.2 Hạn chế................................................................................................................................26
3.2 Một số giải pháp và khuyến nghị để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc
Sơn................................................................................................................................................26
3.2.1 Giải pháp..............................................................................................................................26
3.2.2 Khuyến nghị.........................................................................................................................27

KẾT LUẬN........................................................................................................29
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................30
PHỤ LỤC...........................................................................................................31


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4

Từ viết tắt
UBND
HĐND
TTXD

GPMB

Từ đầy đủ
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Thanh tra xây dựng
Giải phóng mặt bằng


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Lưu trữ là một khâu nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu trong sự hình
thành và phát triển của một đơn vị, một cơ quan hay một tổ chức, có ý nghĩa
quan trọng trong nghiệp vụ quản lý hành chính. Là khâu nghiệp vụ giúp giữ gìn
bảo quản thông tin lâu dài phục vụ thiết thực cho hoạt động lãnh đạ, điều hành
của Đảng và Nhà nước nói chung và của các cơ quan, tổ chức nói riêng về mọi
mặt hoạt động của đời sống xã hội như: Kinh tế, văn hóa, chính trị, đối nội, đối
ngoại…
Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự có ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng
thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và
thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt. Nhờ ý thức giữ gìn,
bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những
thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy
sinh, mất mát mà nhân dân ta đã trải qua. Ngày nay, chúng ta không nâng cao ý
thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc về cơ quan, tổ chức thì làm
sao những người kế cận có thể tìm hiểu được lịch sử hình thành, đóng góp to lớn
của cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng và các giai đoạn phát triển của đất
nước nói chung.Có thể nói công tác lưu trữ đã góp phần quan trọng vào công
cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia và là chứng
tích lịch sử phản ánh về quá trình đấu tranh của dân tộc Việt Nam trong hai thời

kì kháng chiến chống thực dân Pháp và Đế quốc Mỹ xâm lược, là tài liệu quý
báu để giáo dục cho thế hệ con cháu hôm nay cũng như mai sau về lòng yêu
nước hào hùng của dân tộc.
Có thể thấy công tác lưu trữ đã có những đóng góp không hề nhỏ trong sự
nghiệp phát triển của đất nước song nhiều người vẫn chưa hiểu đúng và chưa
thật sự coi trọng công tác lưu trữ mà chỉ coi đó là công việc sự vụ, giấy tờ đơn
thuần dẫn đến việc lưu trữ tài liệu vẫn còn nhiều hạn chế, thiếu sót. Đây là quan
niệm chưa đúng đắn khi đánh giá về công tác lưu trữ cần được nhìn nhận lại.
Trong thời gian học tập tại trường tôi đã được Khoa Văn thư lưu trữ tạo
1


điều kiện tiếp xúc với công tác lưu trữ qua thực tập thực tế. Đây là cơ hội giúp
tôi có thể kiểm chứng những kiến thức đã học trên giảng đường vào công việc ở
mỗi cơ quan, đồng thời củng cố kiến thức chuyên môn, rèn luyện kỹ năng nghề
nghiệp, làm quen với tổng thể quy trình xử lý nghiệp vụ, với phong cách làm
việc của người cán bộ hành chính trong tương lai.
Trong quá trình thực tập tại UBND huyện Sóc Sơn tôi đã thu thập được
các số liệu cần thiết phục vụ thiết thực cho việc nghiên cứu đề tài khoa học này.
Từ những số liệu thu thập đó có thể thấy thực trạng của công tác lưu trữ hiện
nay trong nhà trường để từ đó có cái nhìn khái quát hơn và có thể đưa ra nhứng
ý kiến đóng góp và những giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ.
Với những lý do trên tôi xin chọn đề tài: “Công tác lưu trữ tài liệu tại
UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội” làm đề tài cho bài tiểu luận nhằm góp phần
hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Sóc Sơn.
2. Lịch sử nghiên cứu
Trong suốt quá trình học tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tôi đã
được tạo điều kiện đi thực tập thực tế tại UBND huyện Sóc Sơn, tại đây tôi đã
có cơ hội được tìm hiểu về công tác lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn để từ đó
có cái nhìn khái quát hơn, có những sự hiểu biết nhất định và cái nhìn đúng đắn

hơn về công tác lưu trữ tài liệu hiện nay. Để hoàn thành bài tiểu luận này một
cách thuận lợi và đạt hiệu quả tốt nhất tôi đã tìm đọc và nghiên cứu cuốn Giáo
trình Lưu trữ học (2009), của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội; kết hợp với báo
cáo kiến tập và báo cáo thực tập tốt nghiệp của tôi với đề tài “Công tác lưu trữ
tại UBND huyện Sóc Sơn”.
3. Mục đích nghiên cứu
- Mục đích của tôi khi lựa chọn đề tài này để nghiên cứu là để thấy được
những vấn đề mang tính lý luận về công tác lưu trữ và thực trạng hiện nay của
công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Sóc Sơn nói riêng và trong tất cả các
cơ quan hành chính nhà nước nói chung để từ đó tìm ra những giải pháp để nâng
cao hiệu quả của công tác lưu trữ. Đồng thời qua đề tài này còn giúp cho chúng
ta thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ.
2


- Đây cũng là cơ hội cho tôi được kiểm chứng những kiến thức đã được
học trên giảng đường vào thực tế công tác.
4. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác lưu trữ tài liệu tại UBND
huyện Sóc Sơn, Hà Nội.
5. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian khảo sát: Phòng Văn thư lưu trữ, kho lưu trữ thuộc UBND
huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.
- Phạm vị thời gian: Công tác lưu trữ tài liệu từ năm 2013 đến năm 2015.
6. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài của tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau đây:
- Khảo sát thực tế.
- Phương pháp thu thập, xử lý thông tin.
- Phương pháp tư duy, logic.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp.

- Nghiên cứu các tài liệu.
7. Bố cục đề tài
Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục thì đề tài được
chia thành 3 Chương:
Chương 1: Một số lý luận về công tác lưu trữ tài liệu và khái quát về
UBND huyện Sóc Sơn, Hà Nội.
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tài liệu tại UBND huyện Sóc Sơn.
Chương 3: Một số giải pháp và khuyến nghị.

3


CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU
VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN, HÀ NỘI
1.1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ
1.1.1. Tài liệu lưu trữ
- Khái niệm
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối
tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá
nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục
đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội” [1; Tr.10].
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình
nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim;
băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ
thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn
phẩm và các vật mang tin khác.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn
bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
- Các loại hình tài liệu lưu trữ
Căn cứ vào nội dung, đặc điểm, kỹ thuật chế tác thì tài liệu lưu trữ được
chia ra thành những loại sau:
+ Tài liệu hành chính: là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động
về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quận sự….
+Tài liệu khoa học kỹ thuật: phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa
học, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng các công trình xây dựng cơ bản, thiết
kế chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp…
+ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình (tài liệu nghe nhìn): là loại
tài liệu phản ánh các hoạt động văn hóa xã hội lao động sáng tạo của con người.
4


+ Tài liệu văn học nghệ thuật: là những sáng tác của những nhà thơ, nhà
văn, những nghệ sĩ, các nhà hoạt động chính trị.
+ Tài liệu điện tử: đây là loại tài liệu mới được hình thành trong những
năm gần đây do sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin.
1.1.2. Công tác lưu trữ
- Khái niệm
“Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức
khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân” [1; Tr.17].
- Nội dung của công tác lưu trữ:
+ Về nghiệp vụ: công tác lưu trữ có sự kết hợp giữa các quy trình nghiệp
vụ như: thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài
liệu, chỉnh lý tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài
liệu tài liệu lưu trữ.

+ Về quản lý: soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để
quản lý nhà nước về tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của nhà
nước về lưu trữ.
+ Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ , đào tạo cán bộ lưu trữ và hợp tác
quốc tế về lưu trữ.
- Ý nghĩa:
Công tác lưu trữ có ý nghĩa vô cùng to lớn trong hoạt động quản lý hành
chính nhà nước, là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức và chiếm một vị trí hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý
điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị- xã
hội, các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp
phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác và kịp thời, đồng thời
góp phần vào việc giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước. Như vậy công tác văn
thư đã và đang có những đóng góp không hề nhỏ cho sự phát triển của đất nước
trong thời đại hội nhập ngày hôm nay.
5


1.2. Khái quát về UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội
1.2.1 Lịch sử ra đời
Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai huyện Đa Phúc và
Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh Phú và Phú Thọ)
cùng với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo quyết định số 178/QĐ ngày 5 tháng
7 năm1977 của Hội Đồng Chính Phủ Việt Nam. Khi ấy huyện Sóc Sơn vẫn
thuộc tỉnh Vĩnh Phú. Ngày 29/12/1978 huyện Sóc Sơn được chuyển về Hà Nội.
Huyện Sóc Sơn giáp huyện Phổ Yên thuộc tỉnh Thái Nguyên về phía bắc,
phía nam giáp huyện Mê Linh và Đông Anh của Hà Nội. Huyện Yên Phong
thuộc tỉnh Bắc Ninh về phía đông bắc, giáp thị xã Phúc Yên tỉnh Vĩnh Phúc về
phía Tây bắc và huyện Sóc Sơn có thị trấn Sóc Sơn và 25 đơn vị hành chính cấp
xã gồm:

Chức

•

Thanh Xuân

•

Minh Trí

•

Minh Phú

•

Hiền Ninh

•

Quang Tiến

•

Phú Cường

•

Phú Minh

•

Mai Đình

•

Phù Lỗ

•

Đông Xuân

•

Nam Sơn

•

Bắc Sơn

•

Hồng Kỳ

•

Trung Giã

•

Tân Hưng

•

Bắc Phú

•

Việt Long

•

Xuân Giang

•

Đức Hoà

•

Xuân Thu

•

Kim Lũ

•

Phù Linh

•

Tân Minh

•

Tiên Dược

•

Tân Dân

[Phụ lục ảnh số 1; Tr.31]

năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
- Chức năng
6

1.2.2


Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn là do Hội đồng nhân dân Huyện bầu ra,
là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở
địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà
nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
- Nhiệm vụ, quyền hạn
+ Trong lĩnh vực kinh tế:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức và
kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ
ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
+ Trong lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai:
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và
tổ chức thực hiện các chương trình đó;
7


Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch
cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp

luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
+ Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:
Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
+ Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
+ Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
8


dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;

Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
+ Trong lĩnh vực văn hóa, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể dục thể
thao:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
9

Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
+ Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
+ Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
10


giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
+ Trong việc thi hành pháp luật:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
+Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân

dân theo quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
11


Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.
- Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn
Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương, UBND huyện Sóc Sơn có
cơ cấu tổ chức gồm:
+ Lãnh đạo cơ quan:
Chủ tịch UBND huyện - Ông Vương Văn Bút: Là người đứng đầu cơ
quan khối UBND, có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của
UBND huyện.
Phó chủ tịch (Văn xã) – Ông Lê Hữu Mạnh : Quản lý các hoạt động Văn
hóa - xã hội trên toàn huyện và báo cáo chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND
huyện.
Phó chủ tịch (Phụ trách đất đai, TTXD và GPMB) – Ông Đỗ Minh Tuấn:
Theo dõi, giải quyết các công việc về đất đai, thanh tra xây dựng, giải phóng mặt
bằng trên địa bàn huyện và chương trình xây dựng cơ bản trước Chủ tịch UBND
huyện.
Phó chủ tịch (Kinh tế) – Bà Vi Thị Bình Anh: Quản lý và giải quyết các
vấn đề về kinh tế, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện.
+ UBND huyện Sóc Sơn có các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp như sau:

* Có 13 phòng, ban
• Văn phòng HĐND – UBND

• Phòng Quản lý đô thị

• Phòng Nội vụ

• Phòng Tư pháp

• Phòng Tài chính – Kế hoạch

• Phòng Y tế

• Phòng Kinh tế

• Thanh tra nhà nước

• Phòng Tài nguyên – Môi trường

• Phòng Giáo dục & Đào tạo

• Phòng Lao động, Thương binh và • Thanh tra xây dựng
12


xã hội
• Phòng Văn hóa & Thông tin
*Các đơn vị sự nghiệp thuộc huyện:
• Hội Chữ thập đỏ

• Trung tâm Phát triển Qũy đất

• Đài phát thanh

• Trung tâm Thể dục thể thao

• Nhà văn hóa

• Trung tâm Quản lý khu du lịch –
Di tích Đền Sóc Sơn

• Trung tâm dạy nghề
• Xí nghiệp Môi trường đô thị
• Trung tâm Dân số KHHGĐ
• Ban Quản lý Dự án
• Ban Bồi thường GPMB

• Ban Quản lý Rừng phòng hộ đặc
dụng
• Văn phòng đăng ký quyền sử dụng
đất huyện Sóc Sơn

[Phụ lục sơ đồ 1; Tr.35]
* Tiểu kết
Trong chương 1 tôi đã trình bày một số lý luận về tài liệu lưu trữ,công tác
lưu trữ và giới thiệu khái quát về UBND huyện Sóc Sơn đây sẽ là những nội
dung thông tin cơ bản phục vụ thiết thực cho việc nghiên cứu hoàn thiện nội
dung của các chương tiếp theo.

13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI
UBND HUYỆN SÓC SƠN
2.1. Tổng quan về công tác lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn
Lưu trữ là công tác tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học
và các nhu cầu khác của cá nhân, tổ chức.
Đối với huyện Sóc Sơn, xác định công tác lưu trữ là một khâu nghiệp vụ
quan trọng đối với sự hình thành và phát triển của một cơ quan tổ chức cũng
chính vì thế mà công tác lưu trữ luôn được được đặt lên hàng đầu. đã góp phần
nâng cao hiệu quả chất lượng trong công tác lưu trữ hiện nay.
2.1.1 Cán bộ làm công tác lưu trữ
Hiện nay phòng Nội Vụ huyện bố trí một lãnh đạo và một công chức phụ
trách công tác văn thư lưu trữ, văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn bố trí
02 cán bộ làm công tác lưu trữ đó là chị Phù Thị Quỳnh Ly 27 tuổi cử nhân
chuyên ngành văn thư lưu trữ là chị Nguyễn Thị Thu Trang 30 tuổi cử nhân
chuyên ngành tin học ứng dụng cả hai chị đều là cựu sinh viên của trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội trước đây là Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội.Các cán bộ của
phòng văn thư đều là những người có phẩm chất chính trị tốt (đều là đảng viên )
có tinh thần trách nhiệm với công việc cao, được đào tạo tốt về nghiệp vụ nên
không chỉ hoàn thành xuất sắc công tác lưu trữ mà còn luôn hoàn thành tốt các
nhiệm vụ khác khi được phân công. Bên cạnh đó UBND huyện cũng luôn có các
văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ như: Đào tạo,bồi dưỡng trình độ
chuyên môn cho các cán bộ thông qua các hội nghị tập huấn về công tác văn thư
lưu trữ giúp các cán bộ nâng cao kĩ năng nghiệp vụ chuyên môn.
2.1.2 Tình hình tài liệu lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu
Hiện nay UBND huyện đã xây dựng các kho lưu trữ chuyên dụng để bảo
quản lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan từ năm
2015 trở về trước, thực hiện chỉnh lý tài liệu của HĐND và UBND, thường

xuyên kiểm tra định kì hồ sơ, tài liệu, vệ sinh kho, tài liệu. [Phụ lục ảnh số 3; Tr
32]
14


Số lượng tài liệu lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn tăng theo từng năm,
cụ thể:
Năm
Loại

2013

2014

2015

TLLT
Báo cáo
356
546
632
Công văn
2.564
3044
3987
Kế hoạch
255
323
355
Chỉ thị

124
168
183
Thông báo
566
894
1056
Quyết định
6.743
7894
8635
(Nguồn: Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn)
Với mục đích là bảo quản tài liệu lâu dài phục vụ cho việc tra tìm nghiên
cứu nên hệ thống trong kho lưu trữ luôn được trang bị đầy đủ và tương đối hiện
đại với hệ thống báo cháy tự động,hệ thống chống ẩm, chống nấm mốc và mối
mọt, thường xuyên mua sắm các trang thiết bị cặp hộp để bảo quản tài liệu [Phụ
lục ảnh 4; Tr.34]
.Kho lưu trữ với diện tích hơn 100m vuông bảo quản trên 8000 tài liệu các
loại.Bên cạnh đó UBND huyện còn hướng đến mục tiêu “máy tính và văn phòng
không giấy” . Để lưu trữ văn bản ngoài việc lưu trữ theo cách truyền thống như
các cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ, đĩa từ người ta đã tạo ra các đĩa mềm
để sao chép các dữ liệu cần thiết. Đặc biệt với việc xuất hiện các đĩa cứng, công
nghệ xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã làm
cho các đĩa cứng CD ROM lưu trữ được 1 lượng thông tin tăng hàng triệu lần đã
góp phần nâng cao hiệu quả chất lượng trong công tác lưu trữ hiện nay.Tuy
nhiên công tác lưu trữ của huyện còn bộc lộ những tồn tại, hạn chế như tài liêu
vẫn còn để rải rác ở nhiều nơi và còn tình trạng ròi lẻ, bó gói nhiều tài liêu hết
giá trị vẫn chưa được tiêu hủy gây tốn diện tích kho.
2.1.3 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ
- Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ

UBND huyện ký Quyết định về việc ban hành quy chế công tác văn thư,
lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn.
Xây dựng các Kế hoạch về việc Kiểm tra và hướng dẫn công tác văn thư,
15


lưu trữ tại các cơ quan thuộc Uỷ ban nhân dân huyện và Uỷ ban nhân dân các
xã, thị trấn.
- Tờ trình “về việc ban hành danh mục các cơ quan và thành phần tài liệu
nộp lưu vào kho lưu trữ huyện”.
Công văn “về việc báo cáo số lượng, chất lượng cán bộ công chức viên
chức làm công tác văn thư lưu trữ”.
Công văn “ về việc kiểm tra công tác văn thư lưu trữ đối với các cơ quan
thuộc Uỷ ban nhân dân huyện và các xã, thị trấn”.
- Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ
Văn phòng HĐND và UBND phối hợp với phòng Nội Vụ là đơn vị tham
mưu cho UBND huyện quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư lưu trữ trên địa
bàn huyện.
Về tổ chức quản lý công tác lưu trữ của UBND huyện thể hiện trong việc
áp dụng thực hiện triển khai áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư
lưu trữ như:
+ Luật Lưu trữ;
+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội Vụ quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức;
+ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 về việc quy định thời
hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương;
+ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011của Bộ Nội Vụ quy
định về việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và

UBND các xã, phường, thị trấn;
Các văn bản trên được các cấp lãnh đạo quan tâm và chỉ đạo bám sát việc
thực hiện các nội dung công tác lưu trữ.
UBND huyện ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của UBND huyện theo thông tư số 13/2011/TT-BNV
ngày24/10/2011 của Bộ Nội Vụ.
16


Công tác thu thập,chỉnh lý tài liêu tồn đọng tại văn phòng HĐND và
UBND sớm triển khai thực hiện, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo
công văn số879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2011 quan tâm vệ sinh kho,vệ
sinh tài liệu, xử lý mối mọt tại kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan theo định
kỳ
Huyện cũng đã ban hành quy định về khai thác sử dụng tài liệu tại kho lưu
trữ của văn phòng HĐND và UBND huyện.Đồng thời ban hành quy chế công
tác văn thư lưu trữ và quy chế mẫu cho các xã, thị trấn xây dựng quy chế công
tác văn thư lưu trữ.Việc áp dụng các văn bản trên đã tạo hành lang cơ sở cho
việc thực hiện, tổ chức công tác lưu trữ của cơ quan đi vào nề nếp và hiệu quả.
2.2.Tình hình thực hiện nội dung công tác lưu trữ
2.2.1.Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
“Hồ sơ là một tập (hoặc một văn bản) có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc hoặc một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự
việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như
cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành.” [2; Tr.351]
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp các văn bản tài liệu hình thành khi giải
quyết công việc theo các nguyên tắc, phương pháp nhất định.Lập hồ sơ tốt sẽ
năng cao hiệu xuất và chất lượng công việc đồng thời tạo điều kiện để làm tốt
công tác lưu trữ.
Công tác lập hồ sơ được thực hiện vào tháng 12 hàng năm dưới sự chỉ đạo

trực tiếp của chánh văn phòng Đỗ Thu Nga, cán bộ của phòng văn thư là chị Phù
Thị Quỳnh Ly sẽ phối hợp với các phòng ban trong cơ quan tiến hành lập danh
mục hồ sơ dựa trên danh mục hồ sơ của những năm trước có sự chỉnh sửa( nếu
cần) để cho phù hợp với năm nay, việc lập danh mục hồ sơ giúp các phòng ban
trong cơ quan nắm bắt được những tài liệu cần phải lập hồ sơ giúp việc lập hồ sơ
được nhanh chóng và đúng quy định.Sau khi lập xong danh mục hồ sơ văn thư
sẽ trình cho Chánh văn phòng kí duyệt để ban hành vào đầu năm và gửi cho các
cá nhân, đơn vị có liên quan thực hiện lập hồ sơ theo danh mục, tuy nhiên việc
lập hồ sơ chưa thực sự tốt một số tài liệu nộp lưu vẫn đang ở trong tình trạng bó
17


gói, rời lẻ và chưa được sắp xếp biên mục rõ ràng.Với những văn bản tài liệu đã
được lập thành hồ sơ thì văn bản được xếp theo thứ tự khoa học, đánh số rõ ràng
cụ thể thuận tiện cho việc tra tìm.Trong quá trình lập hồ sơ nếu tài liệu có những
bản nháp, bản thảo,bản thừa sẽ được loại bỏ, những tài liệu giữ lại sẽ được cán
bộ văn thư biên mục đầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ sau đó sắp xếp vào
hộp theo trình tự giải quyết công việc hoặc thời gian, tên loại.Những văn bản đã
lập thành hồ sơ sẽ phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan trong thời hạn một năm kể
từ ngày công việc kết thúc, với tài liệu xây dựng cơ bản là ba năm kể từ ngày
công việc kết thúc.Những tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan là những tài liệu
có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên trừ những hồ sơ, tài liệu là hồ sơ nguyên
tắc, hồ sơ chưa giải quyết xong, hồ sơ phối hợp giải quyết công việc, tài liệu gửi
đến để biết để tham khảo thì không cần nộp lưu.Đối với những hồ sơ có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn sẽ được nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
2.2.2 Công tác thu hập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
“Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới
việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ
cơ quan và phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chon và chuyển giao tài liệu
vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi được Nhà nước quy

định.”[1;Tr.77]
Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc
xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến
hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và phông lưu
trữ quốc gia Việt Nam.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu
vào lưu trữ UBND huyện Sóc Sơn đã tiến hành thường xuyên để nhằm hoàn
thiện phông lưu trữ quốc gia,nếu làm tốt công tác thu thập và bổ sung tài liệu sẽ
bảo quản được trọn vẹn khối tài liệu có trong hoạt động của cơ quan.
Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ được quan tâm và tiến
hành thường xuyên, hằng năm việc thu thập và bổ sung tài liệu sẽ được cán bộ
phụ trách công tác lưu trữ đảm nhiệm, thu thập tài liệu từ các phòng lãnh đạo
18


HĐND và UBND, văn phòng và các bộ phận tham mưu giúp việc những tài liệu
này đều đã được lập hồ sơ theo sự việc, vấn đề.Tuy nhiên công tác lập hồ sơ vẫn
chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu tài liệu của nhiều hồ sơ còn thiếu nhưng
không tìm được tài liệu bổ sung và vẫn còn tình trạng giữ lại tài liệu ở các bộ
phận.
Nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu ở đây là tài liệu của HĐND huyện, lãnh
đạo UBND huyện, các cá nhân, bộ phận văn phòng và các đơn vị bộ phận khác
có liên quan như phòng giáo dục, phòng y tế, phòng tài chính kế hoạch, phòng
tài nguyên-môi trường…các loại tài liệu được thu thập như tài liệu quản lý hành
chính Nhà nước, tài liệu tổ chức chính quyền, tài liệu về tổ chức bộ máy, tài liệu
về phát triển kinh tế- văn hóa- xã hội.
Những văn bản, tài liệu vẫn đang trong quá trình giải quyết công việc thì
sẽ được giữ lại và bổ sung khi công việc hoàn thành.
Ngoài ra hàng năm UBND huyện có kế hoạch nộp lưu tài liệu của các
năm tiếp theo đới với các cơ quan, đơn vị.

2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu
“Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và
tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại
tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan theo giá trị của chúng về
các mặt: chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác từ đó lựa chọn
để bổ sug những tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ quốc gia Việt Nam”[1;
Tr.41]
Xác định giá trị tài liệu là công việc thường xuyên của UBND huyện Sóc
Sơn là khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư. Việc xác định giá trị
tài liệu được thực hiện theo thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ quy
định về thời hạn bảo quản đối với từng loại tài liệu, căn cứ vào thông tư này thì
sẽ tiến hành xác định giá trị tài liệu và thành lập Hội đồng xác định giá trị tài
liệu theo khoản 3 điều 11nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính Phủ. Hội
đồng xác định giá trị tài liệu gồm có chánh văn phòng Đỗ Thu Nga, Trưởng
phòng Nội Vụ chú Hồ Việt Hùng, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và các
19


cá nhân, đơn vị có liên quan.Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu
chính là việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu và loại ra những tài liệu là bản
nháp, bản thảo, bản trùng thừa hoặc những tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu
huỷ theo quy định của nhà nước.Việc tiêu hủy tài liệu áp dụng theo công văn số
879/VTLTNN-NVĐP gày 19 tháng 12 năm 2006 về việc hướng dẫn tiêu hủy tài
liệu hết giá trị.Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị có ý nghĩa rất lớn trong công tác
lưu trữ giúp giảm bớt diện tích kho và chi phí trong qua trình bảo quản tài liệu.
Việc xác định giá trị tài liệu được tiến hành đúng nghiệp vụ và cụ thể xác
định rõ thời hạn bảo quản đối với từng loại hồ sơ:
- Từ 20 năm trở lên bao gồm các nhóm hồ sơ: hồ sơ nhân sự, tài sản cố
định, đất đai, dự án, xây dựng cơ bản nhóm B,C; đề tài nghiên cứu cấp cơ sở, sổ
đăng kí tập lưu công văn đi, sổ đăng kí văn bản đến…

- Từ 10 đến 15 năm bao gồm hồ sơ, tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm
tra các vụ việc không nghiêm trọng, chứng từ kế toán, sửa chũa nhỏ công trình,
báo cáo khảo sát, phiếu điều tra, công văn trao đổi…
- Từ 5 năm trở xuống: lịch công tác; báo cáo ngày, tuần, tháng; giấy mời
họp, sổ chuyển giao văn bản nội bộ trong cơ quan…
- Vĩnh viễn: Kế hoạch, báo cáo công tác năm; hồ sơ về ban hành quy chế,
quy định lề lối làm việc của các đơn vị; tài liệu về hoạt động lãnh đạo của cơ
quan…Những tài liệu có thòi hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào
lưu trữ lịch sử thì sẽ được nộp lưu.
2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu
“Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại
khoa học trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ,
xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.” [1; Tr.92]
Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ như: lập hồ sơ,phân loại, xác định giá trị tài liệu, thu thập bổ
sung tài liệu… để nhằm tổ chức khoa học tài liệu của một phông loại ra những
tài liệu hết giá trị để tiêu hủy và bảo quản những tài liệu quan trọng tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu.
20


Tại UBND huyện Sóc Sơn cũng đã thực hiện chỉnh lý tài liệu của năm
2013 trở về trước.Công tác chỉnh lý là một khâu nghiệp vụ thường xuyên và liên
tục, năm nay sẽ tổ chức chỉnh lý tài liệu của năm trước và công tác chỉnh lý
được tiến hành định kỳ vào tháng 10 hàng năm.Uỷ ban huyện cũng đã có sự đầu
tư chi phí đúng mức cho công tác chỉnh lý mỗi năm đều thuê ba đến bốn cán bộ
chỉnh lý về huyện để thực hiện chỉnh lý một khối lượng tài liệu tương đối lớn
mà hàng năm sản sinh ra trong qua trình hoạt động của cơ quan.Việc chỉnh lý tài
liệu được thực hiện theo phương án phân loại đã chọn là “thời gian- mặt hoạt

động” và theo đúng quy trình các bước từ khâu chuẩn bị chỉnh lý, thực hiện
chỉnh lý cho đến bước cuối cùng là kết thúc chỉnh lý tuy nhiên thì công tác chỉnh
lý vẫn còn gặp nhiều khó khăn vướng mắc mặc dù Uỷ ban huyện đã có sự đầu tư
về chi phí, thời gian và nguồn nhân lực nhưng công tác chỉnh lý vẫn chưa thực
sự đạt hiệu quả cao vẫn còn tình trạng tài liệu bị bó gói rời lẻ chưa được chỉnh lý
do khối tài liệu sán sinh ra quá lớn làm tăng chi phí và gây tốn diện tích kho.Có
lẽ đây cũng chính là tình trạng chung rất phổ biến ở tất cả các cơ quan chứ
không riêng gì UBND huyện Sóc Sơn.
Trong quá trình chỉnh lý nếu có những bản trùng thừa,những tài liệu bị
bao hàm hoặc những tài liệu là bản nháp bản thảo, tài liệu hết giá trị thì sẽ thống
kê thành mục lục và làm thủ tục tiêu hủy.Hồ sơ tiêu hủy tài liệu gồm có
- Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan
- Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền
Sau khi chỉnh lý xong tài liêu sẽ được cho vào hộp và đưa vào bảo quản
trong kho lưu trữ của UBND huyện để phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử
dụng về sau.
[Phụ lục ảnh 2; Tr 32]

21


2.2.5 Công tác thống kê trong lưu trữ
“Thống kê tài liệu lưu trữ là việc vận dụng các phương pháp, công cụ
chuyên môn để xác định rõ ràng, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống trang
thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống
kê.”[1; Tr.153]
Việc thống kê sẽ giúp lãnh đạo cơ quan nắm bắt được số lượng, chất
lượng của tài liệu, cố định và sắp xếp tài liệu trong kho theo một phương án nhất
định đảm bảo việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi.

Thống kê có ý nghĩa rất lớn không chỉ đối với sự phát triển của công tác
lưu trữ mà còn là sự phát triển của cơ quan.Thống kê đòi hỏi phải chính xác, kịp
thời và thật chi tiết, cụ thể để căn cứ vào những số liệu thống kê đó lãnh đạo cơ
quan sẽ có những chủ trương chính sách mới để cải thiện tình hình công tác lưu
trữ tại Uỷ ban huyện.
Đó là công việc thường xuyên không thể thiếu do cán bộ văn thư, lưu trữ
phụ trách và soạn thảo báo cáo theo thông tư 09/2011/TT-BNV quy định về
mẫu báo cáo thống kê trong lưu trữ sau đó sẽ trình lên lãnh đạo văn phòng
để xin ý kiến và kí duyệt.
Công tác thống kê được thực hiện mỗi năm một lần và thống kê đầy đủ,
chính xác những nội dung sau:
- Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: thông tư
số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ quy định về thòi hạn bảo quản tài liệu;
thông tư số 06/2006/TT-BNV ngày 11/04/2006 của Bộ Nội Vụ hương dẫn xác
định cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch; thông tư
07/2012/TT-BNV về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài
liệu vào lưu trữ cơ quan…
- Tổ chức công tác lưu trữ: có một cán bộ làm công tác văn thư kiêm
nhiệm công tác lưu trữ dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng
- Nhân sự làm công tác lưu trữ:một cán bộ nữ làm công tác văn thư kiêm
công tác lưu trữ,có trình độ cao đẳng chuyên ngành văn thư lưu trữ của trường
Đại học Nội Vụ Hà Nội, độ tuổi là 27
- Hệ thống trang thiết bị bảo quản: đã dành diện tích thỏa đáng trong
22