Khóa luận: CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG, TỈNH LẠNG SƠN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.51 MB, 80 trang )
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN HỮU LŨNG, TỈNH LẠNG SƠN
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp
: LƯU TRỮ HỌC
: THS. PHẠM THỊ HỒNG QUYÊN
: PHAN THỊ THẢO
: 1305LTHA050
: 2013-2017
: ĐH LTH 13A
HÀ NỘI - 2017
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC................................................................................................................ 2
DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT.................................................5
A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề..........................................................................................................2
3.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................................................4
4. Đối tượng nghiên cứu................................................................................................................4
5. Phạm vi nghiên cứu...................................................................................................................4
6. Giả thuyết nghiên cứu...............................................................................................................5
7. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................................................5
8. Kết cấu khóa luận......................................................................................................................7
PHẦN NỘI DUNG..................................................................................................9
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC.........................9
LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG.............................9
TỈNH LẠNG SƠN...................................................................................................9
1.1Cơ sở lý luận..............................................................................................................................9
1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ..............................................................................................9
1.1.2Nội dung công tác lưu trữ...................................................................................................10
1.1.2.1 Hoạt động quản lý...........................................................................................................10
1.1.2.2 Hoạt động nghiệp vụ.......................................................................................................12
1.2. Cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng..............................................15
1.2.1 Khái quát chung về UBND huyện Hữu Lũng.......................................................................15
1.2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Hữu Lũng..................................15
1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng........15
1.2.2 Điều kiện thành lập Phông Lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng.............................................17
1.2.3Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND huyện Hữu
Lũng..............................................................................................................................................19
1.2.3.1 Thành phần tài liệu..........................................................................................................19
1.2.3.2 Nội dung tài liệu...............................................................................................................20
1.2.3.3 Giá trị của tài liệu.............................................................................................................22
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN HỮU LŨNG TỈNH LẠNG SƠN..................................................25
2.1 Tình hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng..........................25
2.1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ...............................................................................25
2.1.2 Xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ..................................................27
2.1.3 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ...................................................................................29
2.1.4 Tổ chức kho lưu trữ............................................................................................................30
2.2 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng...............................31
2.2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ...............................................................................................31
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu........................................................................................................33
2.2.3 Chỉnh lý khoa học tài liệu....................................................................................................36
2.2.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu.......................................................................................38
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ....................................................................................................38
2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ........................................................................42
2.2.7 Công tác thống kê lưu trữ...................................................................................................43
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO
CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
HỮU LŨNG TỈNH LẠNG SƠN...........................................................................44
3.1 Nhận xét về công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng.....................................................44
3.1.1 Ưu điểm:.............................................................................................................................44
3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân:...................................................................................................45
3.2 Các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng công tác lưu trữ tại UBND huyện
Hữu Lũng......................................................................................................................................49
3.2.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức trong cơ quan về công tác lưu trữ
......................................................................................................................................................49
3.2.2 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ........51
3.2.3 Tổ chức kho và đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ.........................................52
3.2.4 Bổ sung số lượng, nâng cao chất lượng người làm công tác lưu trữ................................53
3.2.5 Nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ lưu trữ............................................................54
3.2.6 Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra công tác lưu trữ..................................................57
PHẦN KẾT LUẬN................................................................................................58
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................60
PHẦN PHỤ LỤC...................................................................................................63
DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT VIẾT TẮT
VIẾT ĐẦY ĐỦ
01
HĐND
Hội đồng nhân dân
02
HĐND – UBND
Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân
03
UBND
Ủy ban nhân dân
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Trong quá trình hoạt động, với cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính Nhà
nước, UBND huyện Hữu Lũng đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu rất lớn, phong
phú về hình thức, đa dạng về nội dung và có giá trị về nhiều mặt. Khối lượng tài
liệu này là sản phẩm ghi lại và phản ánh hoạt động của UBND huyện Hữu Lũng
trong công tác quản lý hành chính Nhà nước, thực thi các quy định do HĐND cùng
cấp và cơ quan hành chính cấp trên ban hành. Tài liệu của UBND các quận huyện
trong cả nước nói chung và UBND huyện Hữu Lũng nói riêng có ý nghĩa rất quan
trọng trong việc cung cấp những căn cứ, bằng chứng pháp lý chính xác phục vụ cho
hoạt động quản lý của Nhà nước, phục vụ việc xác minh sự việc, hiện tượng xảy ra
trong quá khứ và phục vụ nhu cầu chính đáng của lãnh đạo, cán bộ, công chức của
UBND huyện. Tài liệu của UBND huyện Hữu Lũng góp phần thể hiện rõ hơn chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước về các vấn đề liên quan tới hành chính,
quản lý Nhà nước, quản lý xã hội. Theo Luật Lưu trữ năm 2011 thì tài liệu lưu trữ
“là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ
quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa…” Tài liệu lưu trữ không chỉ có ý nghĩa chính trị,
kinh tế, văn hóa mà còn có ý nghĩa lịch sử, chứa đựng những thông tin chân thực về
sự kiện, hoạt động của cơ quan, tổ chức hay một cá nhân tiêu biểu. Những tài liệu
này bao gồm cả tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện Hữu
Lũng. Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng là một bộ phận của Phông Lưu
trữ Quốc gia Việt Nam, là một di sản văn hóa không thể thiếu trong kho tàng văn
hóa Việt Nam.
Trong những năm qua, được sự quan tâm của ban lãnh đạo UBND huyện
Hữu Lũng và lãnh đạo Phòng Nội vụ, công tác lưu trữ tại UBND Huyện đã dần đi
vào nề nếp và góp phần tích cực vào việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị. Tuy nhiên qua quá trình khảo sát, tác giả nhận thấy công tác lưu trữ
của UBND huyện Hữu Lũng vẫn đang còn tồn tại nhiều hạn chế nhất định gây ảnh
hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của cơ quan. Để đi sâu tìm hiểu, làm rõ
những nguyên nhân của vấn đề, đồng thời góp phần nâng cao nhận thức thực tiễn về
1
công tác lưu trữ của cán bộ, công chức, viên chức trong UBND Huyện, bổ sung
kiến thức lý luận và thực tiễn cho bản thân, tác giả đã chọn đề tài: “Công tác lưu
trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng, tỉnh Lạng Sơn” làm đề tài cho khoá
luận tốt nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• Về hình thức:
Có thể khẳng định, hướng nghiên cứu công tác lưu trữ UBND cấp huyện
không phải là hướng đi mới và cũng đã có một số công trình nghiên cứu một cách
nghiêm túc như các công trình, đề tài nghiên cứu liên quan đến lưu trữ cấp huyện
theo các nhóm cụ thể sau:
* Nhóm các công trình là đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp Nhà nước
+ “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam” do tác
giả Vương Đình Quyền chủ trì nghiên cứu. Công trình đã khái quát được thực trạng
công tác lưu trữ các cấp và đề xuất dự án xây dựng hệ thống cơ quan lưu trữ ở Việt
Nam, bao gồm cả lưu trữ huyện trên cơ sở những luận chứng khoa học và minh
chứng thực tiễn.
+ Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ”
(Mã 99-98-030) do tác giả Dương Văn Khảm là chủ nhiệm đề tài. Nội dung đề tài
gồm 02 phần cơ bản, phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành Lưu trữ Việt Nam
và tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành Lưu trữ Việt Nam.
* Nhóm các công trình là luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên
ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học, Xã hội và
Nhân văn:
+ Luận văn thạc sĩ “Các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp
huyện của thành phố Hà Nội”: tác giả Phạm Thị Diệu Linh (năm 2009)
+ Luận văn thạc sĩ “Nghiên cứu và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng
công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền Nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh Sơn
La”: tác giả Kim Thị Huyền Trang (năm 2014)
+ Khóa luận tốt nghiệp “Nghiên cứu xây dựng phương án phân loại phông
lưu trữ UBND cấp huyện”: tác giả Nguyễn Thị Thu Hương (năm 2007)
2
+ Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ UBND
huyện Cát Bà – Hải Phòng: thực trạng và giải pháp”: tác giả Nguyễn Thùy Diễm
năm (2007).
+ Khóa luận tốt nghiệp “Công tác lưu trữ các quận tại thành phố Hà Nội
thực trạng và giải pháp”: tác giả Đỗ Vũ Kim Anh (năm 2013).
*Nhóm các công trình là bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, hội thảo
khoa học, sách chuyên khảo:
+ Cuốn “Quá trình phát triển và trưởng thành” của Cục Lưu trữ Nhà nước
do Nxb Chính trị Quốc gia ấn hành năm 2002.
+ Cuốn “Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường pháp triển” của hai tác giả
PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS Nghiêm Kỳ Hồng năm 2001.
+ Cuốn “Lịch sử Lưu trữ Việt Nam”: tác giả Nguyễn Văn Thâm – Vương
Đình Quyền – Đào Thị Diến – Nghiêm Kỳ Hồng do Nxb Đại học Quốc gia thành
phố Hồ Chí Minh phát hành năm 2010…
• Về Nội dung:
Các công trình bài viết đã trình bày ở trên chủ yếu đề cập đến các hướng
nghiên cứu cơ bản như: nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn để thiết lập các kho
lưu trữ; đánh giá tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt
động của hệ thống lưu trữ các cấp…
Liên quan trực tiếp đến đề tài khóa luận tốt nghiệp này, tác giả có thể kể đến
các công trình chủ yếu: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp
huyện của thành phố Hà Nội” (tác giả Phạm Thị Diệu Linh); “Nghiên cứu và xây
dựng phương án phân loại phông lưu trữ UBND cấp huyện” (tác giả Nguyễn Thị
Thu Hương); “Công tác lưu trữ các quận tại thành phố Hà Nội thực trạng và giải
pháp” ( tác giả Đỗ Vũ Kim Anh); “Nghiên cứu và đề xuất giải pháp nâng cao chất
lượng công tác lưu trữ tại các cơ quan chính quyền Nhà nước cấp huyện thuộc tỉnh
Sơn La”: (tác giả Kim Thị Huyền Trang).
Qua tìm hiểu các công trình nghiên cứu trên, tác giả có thể học tập được cách
tiếp cận, phương pháp nghiên cứu để từ đó nghiên cứu, thực hiện đề tài khóa luận
của mình.
3
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
• Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài được thực hiện dựa trên ba mục tiêu cơ bản:
Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác lưu trữ;
Hai là, khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác tại UBND huyện
Hữu Lũng;
Ba là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
tại UBND huyện Hữu Lũng.
• Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu đề tài đặt ra, tác giả đã thực hiện một
số nhiệm vụ:
- Nghiên cứu tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Hữu Lũng theo
Luật định;
- Nghiên cứu cơ sở lý luận chung về công tác lưu trữ, nghiên cứu nội dung,
thành phần, ý nghĩa tại liệu của UBND huyện Hữu Lũng;
- Nghiên cứu tìm hiểu tình hình tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu
trữ; tình hình ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ; kết
quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và kết quả công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi
phạm trong công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng;
- Nghiên cứu đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu
Lũng, trên cơ sở đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ đối
với chính cơ quan này.
4. Đối tượng nghiên cứu
- Hệ thống tổ chức bộ máy UBND huyện Hữu Lũng;
- Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng;
- Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại UBND huyện hữu Lũng.
5. Phạm vi nghiên cứu
• Thời gian nghiên cứu
Kể từ khi Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TTTCCP ngày 24/1/1998 hướng dẫn tổ chức lưu trữ cơ quan Nhà nước các cấp thì lưu
4
trữ cấp huyện mới bắt đầu được nhắc đến trong quy định của Nhà nước với chức
năng cụ thể là: Cán bộ chuyên trách lưu trữ huyện có chức năng giúp Chánh Văn
phòng và giúp UBND huyện thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ trong
phạm vi huyện; trực tiếp quản lý kho lưu trữ của huyện và tài liệu lưu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan UBND huyện. Đến khi Thông tư số
21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ và UBND các cấp ra đời thì lưu trữ cấp huyện hoạt động với chức
năng cơ bản của lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, sau khi Thông tư số
02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ và UBND các cấp và Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc
hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua
ngày 11/11/2011 thì lưu trữ cấp huyện chỉ còn lại chức năng lưu trữ hiện hành. Bởi
vậy đề tài khóa luận này tác giả chỉ tập trung chủ yếu nghiên cứu thực trạng công
tác lưu trữ tại cơ quan UBND huyện Hữu Lũng từ năm 2011 đến nay.
• Không gian nghiên cứu
Đề tài khóa luận này, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu thực trạng công tác lưu
trữ và trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
đối với UBND huyện Hữu Lũng.
6. Giả thuyết nghiên cứu
- Dựa vào thực tế khảo sát điều kiện công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu
Lũng (cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, điều kiện làm việc,…);
- Đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND
huyện Hữu lũng, tỉnh Lạng Sơn.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để tiến hành nghiên cứu đề tài này trước hết tác giả vận dụng cơ sở phương
pháp luận của Chủ nghĩa Mác – Lênin và một số phương pháp thông dụng như:
- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Tác giả đã tiến hành điều tra,
khảo sát đặc biệt kết hợp với phỏng vấn ban lãnh đạo Phòng Nội vụ và lãnh đạo
5
Văn phòng đạo HĐND - UBND Huyện, cán bộ lưu trữ tại các phòng chuyên môn
thuộc UBND huyện Hữu Lũng.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Tác giả dùng phương pháp
này để nghiên cứu các tài liệu, lý luận khác nhau bằng cách phân tích chúng thành
từng bộ phận để tìm hiểu sâu sắc về từng định nghĩa công tác lưu trữ.
- Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụng phương pháp này, tác giả đã
đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Hữu Lũng, xác định nguồn gốc hình thành và những nội dung cơ bản tài liệu lưu trữ
ở cấp huyện.
- Phương pháp logic: Được áp dụng vào việc mô tả quy trình nghiệp vụ: Thu
thập tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, thống kê lưu trữ.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp thực tiễn: Trên cơ sở những thông tin thu
thập được tác giả đã tiến hành phân tích thực trạng công tác lưu trữ tại UBND
huyện Hữu Lũng. Từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về công tác này một cách
khách quan và đầy đủ hơn.
- Phương pháp so sánh: So sánh thực trạng thực hiện công tác lưu trữ của
UBND huyện Hữu Lũng so với các quy định của Nhà nước.
Ngoài những phương pháp nêu trên tác giả còn sử dụng phương pháp truyền
thống quan trọng là việc nghiên cứu các nguồn tài liệu. Để phục vụ cho đề tài
nghiên cứu tôi đã nghiên cứu các nguồn tư liệu khác nhau như các tư liệu lý luận, hệ
thống văn bản quy phạm pháp luật trong công tác lưu trữ, báo cáo tổng kết về công
tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng trong một số năm gần đây. Đặc biệt, tác giả
còn khai thác hồ sơ lưu trữ về công tác lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng đang được
bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan như: Quyết định thành lập UBND huyện,
Quyết định ban hành quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động
của UBND huyện, quy chế hoạt động của UBND, quy chế hoạt động của Văn
phòng HĐND – UBND, Quy chế công tác văn thư – lưu trữ, các bản báo cáo tình
hình nghiệp vụ lưu trữ cơ quan.
6
8. Kết cấu khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục nội dung chính của bài khóa luận
gồm có 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ UBND huyện Hữu
Lũng tỉnh Lạng Sơn
Chương này cung cấp một số kiến thức lý luận về công tác lưu trữ: Khái
niệm, nội dung công tác lưu trữ;
Khát quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Hữu Lũng;
Trình bày thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo
quản trong Kho lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng.
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng tỉnh
Lạng Sơn
- Từ những thông tin thu thập được, mô tả tình hình quản lý và hoạt động
nghiệp vụ lưu trữ công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng.
Chương 3: Nhận xét và một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng sơn
Trên cơ sở thực trạng đã nêu ở Chương 2, nhận xét ưu điểm, hạn chế và đưa
ra nguyên nhân dẫn đến những hạn chế, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu
quả công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng.
Mặc dù trong quá trình thực hiện đề tài khóa tốt nghiệp này, tác giả luôn cố
gắng vận dụng tất cả các kiến thức đã được học, kết hợp với các kĩ năng và phương
pháp để khai thác thông tin. Nhưng vì thời gian hạn hẹp, thêm vào đó kinh nghiệm
thực tiễn thiếu sót, vẫn còn nhiều khó khăn khăn khi áp dụng lý thuyết vào thực
tiễn, khó khăn tiếp xúc với nội dung tài liệu của UBND huyện Hữu Lũng nên khóa
luận nghiên cứu của tác giả vẫn không tránh khỏi những sai sót, khuyếm khuyết.
Tác giả kính mong nhận được sự góp ý từ phía các Thầy (cô) trong khoa Văn Thư –
Lưu trữ, cũng như các bộ lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng.
Qua đây, tác giả cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Lãnh đạo Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, các Thầy (cô) Khoa Văn thư – Lưu trữ và các cán bộ trong
7
UBND huyện Hữu Lũng. Đặc biệt, tác giả xin trân trọng cảm ơn Ths. Phạm Thị
Hồng Quyên đã tận tình hướng dẫn, đưa ra những chỉ bảo quý báu và giúp đỡ tác
giả hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.
Xin chân thành cảm ơn!
Hữu Lũng, ngày 23 tháng 4 năm 2017
SINH VIÊN
Phan Thị Thảo
8
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HỮU LŨNG
TỈNH LẠNG SƠN
1.1 Cơ sở lý luận
Để có cơ sở thực hiện đề tài này, tác giả làm rõ một số vấn đề về công tác lưu
trữ - đối tượng nghiên cứu chủ yếu của khoá luận này.
1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ
Hiện nay, theo tìm hiểu của tác giả trong các văn bản quy định của các cơ
quan quản lý Nhà nước về lưu trữ, và tài liệu giảng dạy của các cơ sở giáo dục, đào
tạo về chuyên ngành lưu trữ có một số định nghĩa như sau:
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm
tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ [23, 15].
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động bao gồm tất cả những vấn đề
lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ
chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công
tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ
chức, cá nhân [39, 14].
Công tác lưu trữ là một hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức
chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chứ chính trị, xã hội – nghề nghiệp, tổ chức
xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân
trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan tới thu thập, xác định
giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông Lưu trữ
quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác [28, 06].
Theo quan điểm của tác giả, khái niệm thứ ba tương đối đầy đủ và chính xác
vì nó đã phản ánh hết được nội dung công tác lưu trữ bao gồm cả hai phương diện
chính là hoạt động quản lý Nhà nước về lưu trữ và hoạt động nghiệp vụ cơ bản của :
- Các hoạt động quản lý Nhà nước đối với công tác lưu trữ bao gồm: biên
soạn các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình Nhà nước ban hành; tổ
9
chức hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về
công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học – công nghệ và hợp tác quốc tế trong
lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ.
- Các nghiệp vụ cơ bản bao gồm: thu thập tài liệu, phân loại tài liệu, xác định
giá trị tài liệu, phân loại tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu lưu trữ,
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, thống kê lưu trữ.
1.1.2 Nội dung công tác lưu trữ
1.1.2.1 Hoạt động quản lý
a, Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác lưu trữ
Để công tác lưu trữ được tiến hành thống nhất, chuẩn chỉnh, các cơ quan
quản lý về lưu trữ cần nghiên cứu, xây dựng và ban hành hệ thống văn bản quy
phạm pháp luật làm căn cứ pháp lý vững chắc cho việc thực hiện các nghiệp vụ.
Hiện nay, Nhà nước ta đã xây dựng và banh hành một số văn bản quy phạm pháp
luật tương đối đầy đủ về công tác lưu trữ. Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất hiện
nay là Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội
khóa XIII. Luật Lưu trữ là văn bản mang tính khái quát, quy định những vấn đề cơ
bản của ngành lưu trữ cần có sự điều chỉnh của pháp luật như: Tổ chức lưu trữ quốc
gia; quản lý công tác lưu trữ; thu thập tài liệu; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thu
thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử; bảo quản thống kê tài liệu lưu trữ và tiêu hủy tài
liệu hết giá trị; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ lưu
trữ, hoạt động dịch vụ lưu trữ;… Luật Lưu trữ xây dựng, trên cơ sở kế thừa trên cơ
sở kế thừa và Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 làm nền tảng cơ sở xây dựng
Luật, đánh dấu bước phát triển mới của ngành lưu trữ Việt Nam, là tiền đề cơ bản để
thực hiện những chuyển biến của ngành lưu trữ trong giai đoạn cải cách nền hành
chính Nhà nước.
Tiếp đó Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Quyết định số 310/QĐVTLTNN ngày 21/12/2012 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước ban hành quy định
về Quy trình tao lập hồ sơ cơ sở dữ liệu cho tài liệu lưu trữ; Thông tư 10/2012/TT-
10
BNV của Bộ Nội vụ ngày 14/12/2012 Quy định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu
hết giá trị; Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ngày 17/8/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về triển khai thi hành Luật Lưu trữ; Quyết định số 644/QĐ-TTg ngày 31/5/2012
của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt nội dùng đề án “sưu tầm TLLT quý, hiếm của
Việt Nam và về Việt Nam;... Những văn bản này là phương tiện chủ yếu có tác động
trực tiếp và sâu sắc tới hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ.
b. Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về
công tác lưu trữ
- Để các quy định của Nhà nước về lưu trữ được thực hiện chuẩn chỉnh, đạt
hiệu quả cao, các cơ quan cần tổ chức hướng dẫn thực hiện các quy định này một
cách cụ thể hóa. Hình thức hướng dẫn như soạn và ban hành các văn bản hướng
thực hiện, hoặc tổ chức lớp tập huấn phổ biến về nội dung của các văn bản quy định
về công tác lưu trữ,...
- Để đảm bảo việc thực hiện các pháp luật lưu trữ được tiến hành nghiêm túc,
đồng thời tạo cơ sở cho việc điều chỉnh các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ
hướng tới hoàn thiện và nâng cao hiệu lực pháp luật lưu trữ các cơ quan, tổ chức
cần thường xuyên tổ chức tiến hành thanh tra, kiểm tra. Thanh tra, kiểm tra là cơ sở
để điều chỉnh các văn bản pháp luật về lĩnh vực lưu trữ; để phát huy những điểm
tích cực, kịp thời phát hiện những điểm sai lệnh, từ đó tìm biện pháp khắc phục cho
phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vi. Thực hiện các hình thức thanh tra
kiểm tra thường xuyên theo chương trình, kế hoạch hoặc đột xuất. Nội dung của
công tác thanh tra, kiểm tra bao gồm: Ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo hướng
dẫn nghiệp vụ; Công tác tổ chức cán bộ; kết quả thực hiện nghiệp vụ lưu trữ; tài liệu
lưu trữ; phòng kho, trang thiết bị bảo quản;…
c. Tổ chức nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế trong lưu trữ
Nghiên cứu khoa học trong công tác lưu trữ nhằm khám phá ra những kiến
thức mới, học thuyết mới,… Để từ đó góp phần hoàn thiện hơn, nâng cao hiệu quả
về công tác lưu trữ nói riêng và góp phần thúc đẩy sự phát triển của toàn xã hội nói
chung.
Hợp tác quốc tế về lưu trữ được thực hiện trên cơ sở tôn trọng độc lập, chủ
11
quyền, chủ quyền bình đẳng, các bên cùng có lợi.
Nội dung của hợp tác quốc tế bao gồm: Ký kết, gia nhập và tổ chức thực hiện
điều ước quốc tế về lưu trữ; gia nhập tổ chức quốc tế về lưu trữ; Thực hiện chương
trình, dự án hợp tác quốc tế; Trao đổi chuyên gia, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ
với nước ngoài, tổ chức quốc tế; Tổ chức hội nghị hội thảo khoa học, triển lãm quốc
tế, sưu tầm tài liệu lưu trữ, biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ,… Hợp tác quốc tế
giúp lưu trữ Việt Nam có dịp tiếp cận, trao đổi và học hỏi nhiều kinh nghiệm nghiệp
vụ về lưu trữ với các đồng nghiệp trong khu vực và trên thế giới thông qua việc
tham gia các hội nghị và hội thảo khoa học do các tổ chức Lưu trữ quốc tế tổ chức.
d. Quản lý và đào tạo cán bộ làm công tác lưu trữ
Cán bộ làm công tác lưu trữ đóng vai trò cốt lỗi, là hạt nhân quan trọng trong
công tác lưu trữ tại cơ quan tổ chức, bởi họ là người trực tiếp thực hiện các nghiệp
vụ lưu trữ đồng thời là người tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về công tác lưu trữ.
Trình độ của cán bộ lưu trữ là yếu tố quyết định phương pháp thực hiện
nghiệp vụ, có tác động trực tiếp tới hiệu quả công tác lưu trữ tại cơ quan. Bởi vậy,
việc đào tạo bồi dưỡng cán bộ lưu trữ là vô cùng cần thiết.
Đối với UBND cấp huyện, Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách tham
mưu cho UBND huyện về quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Công chức
làm lưu trữ phải có đủ điều kiện tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ.
Hàng năm cần phải tiến hành bồi dưỡng nâng cao trình độ, chuyên môn
nghiệp vụ, cử cán bộ lưu trữ tham gia các lớp tập huấn do Chi cục Văn thư – Lưu
trữ tỉnh, Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước tổ chức.
1.1.2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Thu thập tài liệu vào lưu trữ:
Thu thập bổ sung tài liệu là vào lưu trữ quá trình thực hiện các biện pháp có
liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Lưu trữ cơ quan và
phông lưu trữ quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các lưu trữ
theo quyền hạn và phạm vi được Nhà nước quy định [28, 114].
Thu thập tài liệu lưu trữ để triển khai những quy định luật pháp của Nhà
nước;
12
Để đưa vào phông những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản
nhằm thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhất các
nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả.
Việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông tốt sẽ làm hoàn chỉnh và
phong phú thêm thành phần phông lưu trữ cơ quan, tổ chức nói riêng và Phông lưu
trữ Quốc gia Việt Nam nói chung.
Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩn
giá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn
chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam [28,
153].
Xác định giá trị tài liệu tốt giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt
chẽ. Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, tối ưu hoá
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ. Tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu. Việc xác
định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện.
Mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu là để lựa chọn những tài liệu có giá trị
để đưa vào bảo quản, việc loại ra khỏi phông những tài liệu không có giá trị, hết giá
trị và đem tiêu hủy chỉ là hệ quả của công tác xác định giá trị tài liệu chứ không
phải là mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc phận loại, xác định giá trị, sắp xếp thống kê, lập
công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
[25, 2 ].
Chỉnh lý tài liệu nhằm mục đích giải quyết các tài liệu tồn đọng, giúp cho
công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo
điều kiện thuận lợi cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả
nhất.
Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ là các phương tiện mô tả tài liệu lưu
13
trữ ở nhiều cấp độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động
hóa, trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên quan
tương hỗ lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học, nhằm mục đích phụ
vụ việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ được hiệu quả [28, 165].
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài
liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm
tài liệu nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của họ.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một trong những phương tiện tra tìm tài liệu
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan lưu trữ nào.
Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo
dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt yêu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu [28, 211].
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt góp bảo tồn nguồn di
sản văn hóa của dân tộc, di sản tư liệu của thế giới. Qua đó giúp cho người nhân
nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưu
trữ.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác
thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu
giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan, tổ chức cá nhân [28, 239].
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công tác
lưu trữ, nhằm đưa tài liệu ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các nhà
nghiên cứu và các nhu cầu chính đáng của công dân.
Thống kê công tác lưu trữ
Công tác thống kê trong lưu trữ là việc áp dụng các công cụ thống kê để nắm
được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu, tình hình cán bộ
và hệ thống bảo quản tài liệu lưu trữ.
Số liệu trong thống kê phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý và hoạt động
nghiệp vụ. Đối với hoạt động quản lý dựa vào những số liệu đó cơ quan, tổ chức sẽ
14
phát hiện ra những vấn đề mới nảy sinh, những vấn đề sai lệch của cơ sở, những
khó khăn, vướng mắc trong nội dung quản lý để xây dựng ban hành các văn bản
giúp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được quản lý một cách chặt chẽ, để xây
dựng kế hoạch đào tạo tuyển dụng nhân sự kịp thời hợp lý. Ngoài ra nó còn giúp
tiêu chuẩn hóa kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản. Trên cơ sở số liệu thống kê để
cơ quan lưu trữ làm căn cứ để triển khai các hoạt động nghiệp vụ như: thu thập tài
liệu vào lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, tu bổ phục chế những tài
liệu bị hư hỏng, cải tiến công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.2. Cơ sở thực tiễn công tác lưu trữ tại UBND huyện Hữu Lũng
1.2.1 Khái quát chung về UBND huyện Hữu Lũng
1.2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Hữu Lũng
UBND huyện Hữu Lũng được thành lập bởi Quyết định số 56/QĐ-CP ngày
24 tháng 4 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ ủy nhiệm cho Bộ Nội vụ phê chuẩn
vạch địa giới có liên quan đến các đơn vị hành chính để thành lập UBND huyện
Hữu Lũng
Hữu Lũng là một huyện miền núi nằm ở cửa ngõ phía Nam của tỉnh Lạng
Sơn, phía Đông giáp hai huyện Chi Lăng và huyện Bắc Sơn, phía Tây giáp huyện
Võ Nhai của tỉnh Thái Nguyên, phía Đông Nam và Tây Nam giáp huyện Lục Ngạn,
Lục Nam, Yên Thế, Lạng Giang của tỉnh Bắc Giang. Với tổng diện tích là 806,74
km2 huyện được chia làm 2 vùng địa hình khác nhau vùng núi đá chiếm 2/3 diện
tích, vùng thung lũng ruộng chiếm 1/3 diện tích. Dân số huyện Hữu Lũng năm 2016
có trên 155.203 người, với mật độ dân số: 192 người/km2 .
1.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Hữu Lũng
a. Chức năng
UBND huyện Hữu Lũng do HĐND huyện Hữu Lũng bầu, là cơ quan chấp
hành của HĐND, cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ
quan Nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực
15
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh
và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Luật Tổ chính quyền địa phương năm 2015, UBND huyện Hữu Lũng
có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình HĐND huyện quyết định các nội dung quy định tại các
điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật này và tổ chức thực
hiện các nghị quyết của HĐND huyện.
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện.
- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh
tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông
nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư
nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài
nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi
trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và
pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa
học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã
hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư
pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan Nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
- Phân cấp, ủy quyền cho UBND cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các
nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện.
UBND thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp, Luật và các
văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng
16
cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu, hách
dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực
khác của cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương.
c. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hữu Lũng gồm có:
- Chủ tịch UBND huyện: Long Văn Sơn
- Phó Chủ tịch (văn - xã) UBND huyện: Trần Quốc Phong
- Phó Chủ tịch (kinh tế) UBND huyện: Hoàng Văn Hùng
Và 13 cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức phụ lục số 02)
Như vậy, UBND huyện Hữu Lũng là một cơ quan hành chính Nhà nước ở
địa phương, có chức năng, nhiệm vụ độc lập đó là cơ sở thực hiện mọi hoạt động
của UBND huyện Hữu Lũng. Bên cạnh đó theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày
28 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ cấp Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp, thì UBND huyện Hữu Lũng là một cơ
quan có chức năng tổ chức công tác lưu trữ ở cấp huyện.
1.2.2 Điều kiện thành lập Phông Lưu trữ UBND huyện Hữu Lũng
Theo khoản 6 Điều 2 của Luật Lưu trữ 2011 thì:
“Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề
nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự
nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được
hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.”
Theo quy định này của Luật Lưu trữ 2011, thì mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân
tiêu biểu sẽ có một phông lưu trữ - là bộ phận của Phông Lưu trữ Nhà nước Việt
17
Nam. Phông lưu trữ này sẽ chứa đựng nhưng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức cá nhân được hình thành qua các thời kỳ lịch
sử khác nhau.
Theo giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của PGS.TS Đào
Xuân Chúc, PGS.TS Nguyễn Văn Hàm, PGS.TS Vương Đình Quyền và PGS.TS
Nguyễn Văn Thâm, điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan là:
“- Cơ quan được thành lập bằng văn bản của cơ quan cấp trên có thẩm
quyền, trong đó quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn;
- Có tổ chức, biên chế riêng, được quyền tuyển dụng các bộ, nhân viên;
- Có tài khoản riêng;
- Có văn thư và con dấu riêng.”
Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan còn bao gồm hai điều kiện khác:
-Tài liệu của cơ quan phải có giá trị, cần được bổ sung vào Phông Lưu trữ
quốc gia Việt Nam;
- Tài liệu phải hoàn chỉnh và đối tượng hoàn chỉnh phản ánh đầy đủ quá trình
hoạt động của đơn vị hình thành phông.
Căn cứ vào các yếu tố trên và các quy định của Nhà nước về điều kiện tổ
chức công tác lưu trữ và thành lập Phông Lưu trữ thì UBND huyện Hữu Lũng hoàn
toàn có đủ điều kiện để tổ chức công tác lưu trữ và thành lập một Phông Lưu trữ cơ
quan:
Thứ nhất, UBND huyện Hữu Lũng được thành lập bởi Quyết định số 56/QĐCP ngày 24 tháng 4 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ ủy nhiệm cho Bộ Nội vụ
phê chuẩn vạch địa giới có liên quan đến các đơn vị hành chính để thành lập UBND
huyện Hữu Lũng
Thứ hai, UBND huyện Hữu Lũng là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa
phương, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh Lạng Sơn, là cơ quan hành pháp
trực tiếp của HĐND cùng cấp, từ đó thực hiện những hoạt động thể hiện rõ chức
năng, nhiệm vụ. UBND huyện Hữu Lũng có quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về
thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính trong cơ quan mình.
Thứ ba, UBND huyện Hữu Lũng có tài khoản đăng ký tại kho bạc Nhà nước,
18
được quản lý tài khoản độc lập, giao dịch, thanh toán, quyết toán với các cơ quan tài
chính, ngân hàng và các cơ quan khác có liên quan.
Thứ tư, UBND huyện Hữu Lũng đều có văn thư và sử dụng con dấu riêng
theo quy định của Nhà nước.
Như vậy, UBND huyện Hữu Lũng được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ. Từ đó là nền tảng cho mọi hoạt động
của UBND Huyện. Trong quá trình hình thành UBND huyện Hữu Lũng đã sản sinh
ra một khối lượng tài liệu phản ánh các mặt hoạt động như: tài liệu phán ảnh đầy đủ
thực hiện các chỉ đạo của Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương, UBND tỉnh, quản
lý hành chính Nhà nước, phát triển kinh tế, đảm bảo trật tư an toàn xã hội, tổ chức
cán bộ, Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn thanh niên,… Toàn bộ tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của UBND Huyện tạo thành Phông Lưu trữ độc lập (Phông Lưu
trữ cơ quan), cho nên tài liệu cần được chọn lọc và đưa vào bảo quan ở kho lưu trữ.
Kho lưu trữ của UBND Huyện là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, quản lý
toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND Huyện.
Chính là sự đa dạng trong quá trình hoạt động của UBND huyện Hữu Lũng
là yếu tố quan trọng quy định thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Huyện
1.2.3 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu hình thành trong hoạt động
của UBND huyện Hữu Lũng
1.2.3.1 Thành phần tài liệu
Với hơn 50 năm hoạt động và cơ cấu tổ chức khá quy mô, UBND huyện Hữu
Lũng là đơn vị có nhiều tài liệu được hình thành mang nhiều giá trị và ý nghĩa quan
trọng.
Bên cạnh những khối tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ, những tài liệu
liệu quan đến sở hữu đất đai của các gia đình định cư lâu dài trong địa bàn Huyện.
Những tài liệu của các gia đình có công với cách mạng, các tài liệu liên quan tới quá
trình xây dựng đất nước, bảo vệ xã hội chủ nghĩa, thời kì đổi mới…
Bên cạnh những khối tài liệu nói trên là khối tài liệu quan trọng của các cơ
quan trong bộ máy chính quyền trong huyện Hữu Lũng. Đây là khối tài liệu quan
19
trọng và chủ yếu được các cơ quan lưu trữ chú ý thu thập, bảo quản. Mặc dù có
những thay đổi về nhiệm vụ, tên gọi và địa giới hành chính, song hầu hết các cơ
quan trong Huyện đều chưa có sự thay đổi thực sự rõ nét về chức năng hoạt động.
Dựa trên tiến trình hình thành và hoạt động của UBND Huyện Hữu Lũng có
thành phần như sau:
- Khối Tổng hợp
- Khối Nội chính
- Khối Kinh tế - Công nghiệp - Xây dựng cơ bản
- Khối Tài chính - Thương mại
- Khối Văn hóa - Xã hội
- Văn phòng HĐND - UBND.
1.2.3.2 Nội dung tài liệu
Được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức cá nhân trên địa bàn
trong các giai đoạn khác nhau, tài liệu lưu trữ của UBND huyện Hữu Lũng phản
ánh đầy đủ các mặt hoạt động của chính quyền. Cụ thể:
a. Phán ánh đầy đủ việc thực hiện các chỉ đạo của Chính phủ, các Bộ,
ngành Trung ương, UBND tỉnh về các lĩnh vực khác nhau
Nhìn chung, UBND huyện Hữu Lũng đã luôn thực hiện tốt các chỉ đạo của
Chỉnh phủ, các Bộ, ngành trung ương và UBND tỉnh về các vĩnh vực khác nhau của
đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh – quốc phòng…
Trong giai đoạn từ năm 1986 đến nay, tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa ở
nước ta có nhiều thay đổi. Phải kể đến việc Đảng và Nhà nước ta đã có những chủ
trương và thực hiện chính sách đổi mới, từ đó dẫn đến sự thay đổi trong hoạt động
kinh tế, xã hội của nhiều cơ quan được thể hiện ngày càng rõ nét.
Có thể thấy rằng, UBND huyện Hữu Lũng đã trải qua nhiều giai đoạn lịch sử
khác nhau, sự thay đổi theo nhịp độ của xã hội làm cho các hoạt động ngày càng trở
nên phức tạp, đòi hỏi phải có sự thay nhạy bén và toàn diện của chính quyền UBND
Huyện dưới sự chỉ đạo của Chính phủ, các Bộ, ngành trung ương và UBND tỉnh.
Do vậy, nội dung tài liệu của UBND huyện Hữu Lũng trở nên phong phú và đa
dạng hơn. Đặc biệt là trong việc thể chế hóa các văn bản quy phạm pháp luật, các
20
