Kỹ năng làm việc nhóm lưu hành nội bộ trung tâm kết nối doanh nghiệp và giới thiệu việc làm
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (18.66 MB, 96 trang )
vA
TRUONG DAI HOC CONG NGHIEP
THÀNH PHỐ HỒ CHi MINH
(LƯU HÀNH NỘI BỘ)
TP. HỒ CHÍ MINH - THÁNG 8 NĂM 2023
TRUONG DAI HOC CONG NGHIEP THANH PHO HO CHi MINH
TRUNG TÂM KÉT NÓI DOANH NGHIỆP & GIỚI THIỆU VIỆC LÀM
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM
(LƯU HÀNH NỘI BỘ)
THANH PHO HO CHi MINH, THANG 8 - 2023
LOI GIOI THIEU
Khi làm việc một mình và ngẫu hứng, những ý tưởng và sản phẩm
được tạo ra bị giới hạn trong nhận thức của chính bạn. Nó giống như bạn
viết vào trang nhật ký của cuộc đời mình và chẳng bao giờ bạn cần đến
người góp ý về những gì bạn đã viết.
Khi đối diện với những khó khăn và bế tắc, bạn mới nhận ra rằng,
khó khăn trong cơng việc chính là do khơng đủ năng lực. Những lúc này
chắc rằng, bạn sẽ nghĩ ngay đến những ai có được sự đảm bảo để đồng
hành cùng bạn giải quyết những khó khăn đó, bởi lẽ “Muốn đi nhanh hãy
đi một mình, muốn đi xa, hãy đi cùng nhau” WarrenBuffet và “Không ai
trong chúng ta thông minh bang tat cd ching ta” Ken Blanchard.
Giáo trình “Kỹ năng làm việc nhóm” gồm 04 chương trang bị
những kỹ năng cần thiết trong làm việc nhóm như: Kỹ năng thành lập
nhóm làm việc; Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức nhóm làm việc; Kỹ năng
điều hành và kiểm sốt nhóm làm việc.
Chúng tôi mong rằng, với những nội dung từ giáo trình này, các
bạn sẽ rèn luyện được kỹ năng làm việc nhóm trong thực tiến. Để làm được
những điều đó, chúng tơi xin trích lời của Chủ tịch Hồ Chí Minh thay cho
lời kết: “Tôi khuyên các bạn là chớ đặt những chương trình kế hoạch mênh
mơng, đọc nghe sướng tai nhưng khơng thực hiện được. Việc gì cũng can
phải thiết thực, nói được, làm được. Việc gì cũng phải từ nhỏ dan dan đến
to, từ dễ dân đến khó, từ thấp dần đến cao. Một chương trình nhỏ mà thực
hành được hẳn hoi hơn là một trăm chương trình to tát mà không làm
được ”.
` Chúc các bạn thành công!
CHUONG 1
KHAI QUAT VE KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM.
1.1.Một số khái niệm co ban..
1.1.1.Nhóm và làm việc nhóm
1.1.1.1.Nhóm ..........
1.1.1.2.Làm việc nhóm
1.1.2.Kỹ năng làm việc nhóm.
1.1.2.1.Kỹ năng .......
1.1.2.2.Kỹ năng làm việc nhóm.
1.2.Vai
trị của làm việc nhóm
1.2.1.Tầm quan trọng của làm việc nhóm
1.2.2.Loi ich khi làm việc nhóm........
1.2.3.Những bắt lợi khi làm việc nhóm ..
1.3.Q trình hình thành và phát triển nhóm làm việc.
1.4.Chu trình PDCA và tiến trình làm việc nhóm.
1.4.1.Chu trình PDCA.............
1.4.2.Tiến trình làm việc nhóm
EEE
WOIANUERWWWHE
MUC LUC
1.5.Các hình thức làm việ nhóm
1.5.1.Lam việc nhóm truyền ( thống
1.5.2.Làm việc nhóm tồn cầu.......
¡¿ Tổ
„ l2
-„ 13
1.6.1.Kỹ năng giaotiếp
„ 13
¿13
1.6.Kỹ năng trong làm việc nhóm ..
tố và nguyên tắc thực hiện giao tiêp hiệu quả.
i 6.1.1. Cac yếu
1.6.1.2. Rao can của quá trình giao tiếp
1.6.2.Kỹ năng thuyết phục..
1.7.Chủ đề làm việc nhóm
Bài tập thực hành ......
Bài tập 1: Thực hành kỹ năng giao tiếp
Bài tập 2: Thực hành kỹ năng thuyết phục
Bai tập 3: Mơ hình cây kỳ vọng
CHUONG2
_
`
KỸ NĂNG THÀNH LẬP NHĨM LÀM VIỆC
2.1.Xác định mục tiêu, nhiệm vụ...:
2.1.1.Xác định mục tiêu...
2.1.2.Xác định nhiệm vụ.
2.2.Nguyên tắc thành lập nhóm làm việc.
2.2.1.Nguyên tắc số lượng thành viên...
2.2.2.Nguyên tắc đối tượng tham gia
2.2.3.Công tác tìm kiếm thành viên nhóm.
2.3.Biểu mẫu thành lập nhóm............
2.3.1.Bảng đánh giá điều kiện nhóm làm việc.
2.3.2.Biên bản thành lập nhóm, 4894S5,430858568096306
2.4.Xây dựng nội qui, qui chế hoạt động nhóm .
2.4.1.Nội qui
14
315
.16
¡17
.. l8
.. l8
19
2.4.2.Qui ché
2.5.Kỹ năng cần thiết để thành lập nhóm
2.5.1.Kỹ năng lăng nghe...
2.5.2.Kỹ năng ra quyết định .
2.5.3.Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, xung đột..
2.6.Bài tập thực hành
CHUONG 3.
`
1.33
3
35
.
`
KỸ NĂNG LẬP KÉ HOẠCH VÀ TỎ CHỨC NHÓM LÀM VIỆC
3.1.Lập kế hoạch làm việc nhóm...
3.1.1.Khái niệm ..
3.1.2.Tầm quan trọng của
lập kế hoạc|
3.1.3.Các yếu tố cân xác định trong quá trình lập kê hoạch.
3.1.4.Nội dung bản kê hoạch làm việc nhóm .
3.2.Tổ chức nhóm làm việc ......................
3.2.1.Yếu tố cẦn xác định trong quá trình tổ chức nhóm làm việc
3.2.2.Ngun tắc tổ chức nhóm làm việc
3.2.3.Cơng tác tổ chức nhóm làm việc ...
3.2.4.Những khó khăn
3.3.Kỹ năng cần thiết
3.3.1.Kỹ năng tổ chức
3.3.2.Kỹ năng thu thập
trong việc tổ chức nhóm làm việc
trong lập kế hoạch và tổ chức nhóm làm ví
- phân cơng cơng việc
và xử lý thông tin..
3.3.3.Kỹ năng quản lý thời gian..............
3.4.Một số thái độ cần chú trọng trong tổ chức làm việc nhóm
3.4.1.Thái độ câu thị...................................
3.4.2.Thái độ tích cực trong phản biện, góp ý
3.4.3.Thái độ tôn trong ..
3.4.4.Tịnh thần đồng độ
3.4.5.Thái độ chia sẻ...
3.5.Bài tập thực hành ..
Bài tập 3: 86.0008.......
Bai tập 4: How long is a minute — Một phút là bao lâu?
Bài tập 4: Đa giác mù
CHƯƠNG 4
KY NANG DIEU HANH VA KIEM SOAT NHOM LAM VIEC
4.1.Điều hành nhóm làm việ
4.1.1.Một số khái niệm.....
4.1.2.Đơi tượng điêu hành trong làm việc nhóm
4.1.3.Phong cách điều hành..
4.2.Kiém sốt nhóm làm việc.
4.3.Kỹ năng cần thiết để điều
4.3.1.Kỹ năng giải quyết vấn đề
4.3.2.Kỹ năng thuyết trình ....
4.3.3.Kỹ năng tư duy phản biện
4.4.Bài tập thực hành ..
nh và kiêm sốt nhóm làm vi
PHỤ LỤC...............
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.
iv
CHUONG 1
KHAI QUAT VE KY NANG LAM VIEC NHOM
Chương này cung cấp cho sinh viên những nội dung cơ bản về kỹ
năng làm việc nhóm như: một số khái niệm cơ bản về Kỹ năng làm việc
nhóm; Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc; Chu trình
PDCA và tiến trình làm việc nhóm; Các hình thức làm việc nhóm và một
số kỹ năng cần thiết để làm việc nhóm hiệu quả. Những nội dung nền tảng
này giúp sinh viên vận dụng vào quá trình nhận thức và thực hành phát
triển kỹ năng ở những chương tiếp theo.
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.Nhóm và làm việc nhóm
1.1.1.1.
Nhóm
Nhóm là một số người có các kỹ
năng hỗ trợ nhau, họ cam kết thực hiện
một mục đích, mục tiêu hoạt động chung
để giải quyết vấn đề mà họ cùng chịu
trách nhiệm (Kafzenbach & Smith, 1993-
Giáo trình Phát triển kỹ năng cá nhân 1,
2011).
Ba thành tố quan trọng của mét nhdm la:
- Thứ nhất: số lượng thành viên từ hai người trở lên;
- Thứ hai: làm việc với nhau thường xuyên và phụ thuộc lẫn nhau;
- Thứ ba: chia sẻ thực hiện mục tiêu chùng.
1.1.1.2. Làm việc nhóm
Làm việc nhóm được hiểu như thế &
nào?
chung (Working
¡in groups,
Engleberg, Dianna R. Wynn).
Isa
N.
Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì [ý do gì?
Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì nhiều lý do. Các nhóm
khác nhau cung cấp những lợi ích khác nhau cho thành viên của mình, vì
vậy một người có thể tham gia một số nhóm nhất định và điều đó xuất phát
từ một số lý do sau:
- An tồn: khi tham gia một nhóm nào đó, các cá nhân có thể giảm
được tình trạng mắt an tồn của tình trạng đơn lẻ. Mọi người cảm thấy
mạnh mẽ và tự tin hơn khi họ thuộc vào một nhóm nào đó.
- Hội nhập: các nhóm cóthể đáp ứng các nhu cầu xã hội. Mọi người
có thể phát triển các mối quan hệ khi là thành viên nhóm. Đối với nhiều
người, những mối quan hệ trong công việc sẽ thỏa mãn nhu cầu hội nhập
của họ.
- Sức mạnh: điều gì một cá nhân riêng lẻ không thể đạt được lại
thường có thể đạt được thơng qua hành động nhóm. Trong nhiều trường
hợp, nhóm thường có lợi thế hơn cá nhân vì nó hội tụ được tài năng, kiến
thức để hồn thành cơng việc.
Làm việc nhóm đảm bảo những u cầu gì?
Khi làm việc nhóm giúp chúng ta hồn thành cơng việc và đạt hiệu
quả cao hơn. Do đó, làm việc theo nhóm cần phải có:
~ Mục tiêu chung
- Giao tiếp hiệu quả
- Quản trị thống nhất
~ Phân công hiệu quả
~ Trách nhiệm rõ ràng
- Quản lý xung đột
1.1.2. Ky nang lam vigc nhém
1.1.2.1. Kỹ năng
Theo từ điển Giáo dục học,
Kỹ năng là khả năng thực hiện đúng
hành động, hoạt động phù hợp với
những mục tiêu và điều kiện cụ thể
tiến hành hoạt động ấy cho dù đó là
hành động cụ thể hay hành động trí
tuệ”.
sau:
Để rèn luyện được một kỹ năng, bạn có thể thực hành theo các bước
- Learn (lam quen): tiếp cận và làm chủ được kiến thức chuyên môn
và trau dỗi thêm kiến thức liên ngành.
- Apply (áp dụng): áp dụng kiến thức học được và không ngừng cải
tiến vào công việc, cuộc sống hàng ngày. Đây là quá trình rất quan trọng
để dần biến kiến thức mới thành kỹ năng của bản thân. Lúc này, bạn cũng
cần tiếp thu ý kiến đóng góp, chỉnh sửa nhằm hoàn thiện các kỹ năng đến
mức thuần thục.
- Master (mai sắc): sau một thời gian áp dụng, kỹ năng mới đã dần
được hoàn thiện. Lúc này, bạn đã có thẻ thuần thục kỹ năng này, nhưng
cịn một vài điểm cần gọt giữa thêm để đưa kỹ năng lên đỉnh cao.
- Share (sẻ chia): đỉnh cao nhất của việc học một kỹ năng chính là
có thể chia sẻ, hướng dẫn lại cho người khác làm giống mình. Bởi chỉ khi
bạn hoàn toàn làm chủ kiến thức, thấu hiểu một kỹ năng, bạn mới có đủ tự
tin để chia sẻ cho người khác.
Bạn cần đặt mục tiêu 4 giai đoạn này ngay từ đầu để có một lộ trình-
học tập, rèn luyện hiệu quả hơn.
1.1.2.2. Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các thành viên
trong một nhóm, là cách thức khiến nhiều người hợp sức cùng thực hiện
một nhiệm vụ chung nhằm thúc đây hiệu quả công việc, đạt được mục tiêu.
3
hiệu
nhóm
định
năng
trình;
Để có thể làm việc nhóm
quả, mỗi thành viên trong
cần có những kỹ năng nhất
như: Kỹ năng giao tiếp; Kỹ
thuyết phục; Kỹ năng thuyết
Kỹ năng ra quyết định; Kỹ
năng giải quyết mâu thuẫn, xung
đột; Kỹ năng giải quyết vấn đề; Kỹ
năng lập kế hoạch và tổ chức nhóm
làm việc; Kỹ năng thu thập và xử lý
thông tin; Kỹ năng quản
lý thời
gian... để có thể thích nghỉ, hịa
nhập tốt nhất trong mơi trường làm việc nhóm. Từ đó, hiệu quả cơng việc
mới được tăng cao, tỉnh thần gắn kết nhóm và kỹ năng làm việc nhóm
khơng ngừng được cải thiện.
1.2. Vai trị của làm việc nhóm
1.2.1.TẦm quan trọng của làm việc nhóm
Khi thực hiện cơng việc mang tính chất tập thể thì ching ta can phai
làm việc nhóm, bởi vi:
- Làm
việc nhóm
sẽ tập
trung được khả năng của từng
người, giúp họ bổ sung các
khiếm khuyết cho nhau để hồn
thành cơng việc tốt hơn. Tạo điều
kiện tăng năng suất và hiệu quả
công việc, linh hoạt hơn để đối
phó với sự thay đổi của môi
trường, tạo môi trường làm việc
tốt hơn, nơi mà các cá nhân có thể hỗ trợ cho nhau về kinh nghiệm, kiến
thức chuyên môn,
- Hoạt động
cá nhân riêng lẻ
muốn, là cách tập
việc hơn.
nghiệp vụ.
nhóm mang lại hiệu quả cơng việc tốt hơn mà nếu từng
làm sẽ không thể hoặc không đạt được kết quả mong
hợp những ưu điểm của mỗi cá nhân để hồn thiện cơng
- Khi hoạt động nhóm, cá nhân sẽ có cơ hội vượt qua những cản
trở để hoàn thành nhiệm vụ, đạt được mục tiêu kết quả cao, đồng thời bản
thân có cơ hội được phát triển và hồn thiện hơn trong mơi trường nhóm.
- Hoạt động tốt trong các nhóm nhỏ là tiền đề cho mỗi cá nhân phát
triển tốt trong cộng đồng, xã hội nhờ vào kinh nghiệm đã học hỏi được ở
các nhóm trước.
~ Tạo mơi trường làm việc thân thiện.
- Là cơ hội giúp cá nhân có thể đưa ra ý kiến của mình để cải nhóm
cùng thảo luận và quyết định phương án tối ưu nhất cho vấn đề cần giải
quyết.
~ Thu hút nguồn nhân lực.
Ví dụ: Hàng năm, Trung tâm Kết nối doanh nghiệp và Giới thiệu
việc làm tổ chức ngày hội tuyển dụng việc làm nhằm tìm kiếm cơ hội việc
làm cho sinh viên, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng được nguồn
nhân lực phù hợp.
Quy mô Ngày hội việc làm cho hơn 60 doanh nghiệp và trên 5000
sinh viên tham gia, đây là một sự kiện lớn với rất nhiều công việc mà một
cá nhân đơn lẻ khơng thể thực hiện. Vì vậy, Trung tâm phải xây dựng kế
hoạch cụ thé dé phan công nhiệm vụ rõ ràng cho các thành viên thực hiện:
lập kế hoạch, mời doanh nghiệp, huy động sinh viên và hướng dẫn sinh
viên chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển, thiết kế, dựng gian hàng, in ấn, truyền thông
quảng cáo, thơng tin tài chính, bảo vệ, vệ sinh..
1.2.2. Lợi ích khi làm việc nhóm
Lợi ích của làm việc nhóm trong môi trường học tập
- Giảm áp lực học một mình: thành viên trong nhóm sẽ có cảm giác
thoải mái, khơng bị căng thẳng như lúc làm việc một mình. Sự hỗ trợ, hợp
tác của những người trong nhóm giúp họ trở nên tự tin hon va vi thế việc
học tập của họ sẽ đạt hiệu quả hơn.
~ Hiệu quả học tập tốt hơn: các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ
phương pháp học tập cho nhau để đạt được kết quả tốt nhất, giúp đỡ nhau
cùng tiến bộ. Sự phối hợp của nhiều người sẽ giúp thực hiện được công
việc lớn hơn và chất lượng cao hơn. Đưa ra nhiều giải pháp trong quá trình
thực hiện.
- Phát triển kỹ năng: tạo môi trường tốt để người học phát triển
những kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý cá nhân, khả năng
chịu trách nhiệm, kỹ năng chia sẻ thơng tin. Đó là những kỹ năng có ích
cho cơng việc hiện tại và cho phát triển sự nghiệp sau này.
- Xây dựng được quan hệ tốt với nhiều thành viên trong cộng đồng
học viên
Lợi ích của làm việc nhóm trong mơi trường doanh nghiệp
- Phát triển các nhóm làm việc, doanh nghiệp sẽ giải quyết được các
vấn đề phức tạp về chuyên môn trong từng cơng việc cụ thể, bên cạnh đó
mơ hình nhóm sẽ giúp doanh nghiệp:
- Đạt được các mục tiêu với hiệu quả cao nhất;
- Thực hiện những dự án lớn cần nhiều người tham gia;
~ Thực hiện các quy trình làm việc, kết nói liên phịng ban, liên cơng
ty, giảm thiểu các thủ tục, vướng mắc trong phối hợp giữa các bộ phận với
nhau;
~ Tạo sự chủ động cho nhân viên, cấp trên có thể tin tưởng khi trao
quyền cho một nhóm làm việc;
- Củng cố tinh thần hợp tác, đồn kết giữa các thành viên, xây dựng
văn hóa cơng sở và văn hóa doanh nghiệp.
1.2.3. Những bắt lợi khi làm việc nhóm
Bên cạnh những lợi ích khi tham gia làm việc nhóm thì vẫn có
những bat lợi như sau:
Bất lợi
Tén thời gian,
năng lượng và
các nguôn lực
Tiềm ẩn
những xung
đột
Vấn đề về con
người
1.3. Q trình hình thành và phát triển nhóm làm việc
Có 5 giai đoạn chính trong sự hình thành và phát triển của làm việc
theo nhóm:
Hình 1: Giai đoạn hình thành và phát triển nhóm
Giai đoạn “Hình thành”
~ Thách thức: Cân bằng mục tiêu của cá
nhân và mục tiêu của nhóm.
~ Các thành viên giữ khoảng cách với
nhau một thận trọng và lịch sự.
~ Các thành viên tìm hiểu nhiệm vụ và
các mối quan hệ cá nhân.
Giai đoạn “Sóng gió”
- Thách thức: Cân bằng giữa xung đột
và gắn kết.
- Các thành viên cạnh tranh vị trí và vai
trị.
- Các thành viên thẻ hiện sự bất đồng về
vấn đề của nhóm.
- Có sự thất vọng và xung đột trong
lễ
:
chính mỗi thành viên khi họ cạnh tranh để được chấp nhận và ghỉ nhận
thành tích.
Giai đoạn “Chuẩn hóa”
- Thách thức: Cân bằng giữa sự phù hợp và
sự khơng phù hợp.
~ Nhóm giải quyết các căng thẳng.
- Nhóm phát triển các quy tắc cơ bản.
Giai đoạn “Thể hiện”
- Thách thức: Cân bằng giữa nhiệm vụ và
phạm vi thực hiện.
~ Nhóm tập trung vào hiệu quả cơng việc và
sự hài lịng của mỗi thành viên.
- Nhóm thích ứng và thay đổi nếu cần.
Giai đoạn “Kết thúc”
` ~ Thách thức: Cân bằng giữa quyết định tiếp
tục phát triển nhóm hay giải tán nhóm.
- Sau khi hồn thành nhiệm vụ:
v Nhóm có thể giải tán.
v⁄_ Các thành viên có thể rút khỏi nhóm vi
lý do cá nhân.
v⁄_ Các thành viên có thể bắt đầu thực hiện
nhiệm vụ mới.
Qua 5 giai đoạn hình thành và phát triển nhóm làm việc, chúng ta
nhận thức rằng: trong giai đoạn đầu, nhóm hoạt động khơng hiệu quả dẫn
đến thực trạng có một vài cá nhân có năng lực và sự nhiệt tình đã gánh vác
hay ơm đồm cơng việc của cả nhóm và kết quả là những thành tựu mà
nhóm làm việc có được chỉ do cơng sức của một vài người, từ đó dẫn đến
sự độc tài và chia rẽ. Khi các bạn đã trải qua giai đoạn “sóng gió”, nhóm
đi vào ổn định, sức mạnh của tập thể sẽ vượt qua những giới hạn của cá
nhân đẻ đạt tới mục đích chung mà mọi thành viên trong nhóm đều được
hưởng những lợi ích chung mà nhóm mang lại.
1.4. Chu trình PDCA và tiến trình làm việc nhóm
1.4.1.Chu trình PDCA.
Chu trình PDCA (Lập kế hoạch- Thực hiện- Kiểm tra- Hành động)
là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người
để
Nhật trong những năm 1950. Lúc đầu, ông gọi là “Chu trinh Shewart”
tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart- người tiên phong trong việc kiểm
tra chất lượng bằng thống kêở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30.
Tuy nhiên, người Nhật lại quen gọi nó là “Chu trình Deming” hay “Vịng
trịn Deming”.
Hình 2: Chu trình PDCA.
Nội dung các giai đoạn của chu trình PDCA:
Plan (lập kế hoạch): xác định mục tiêu- nhiệm vụ; nguồn lực- dự
tốn chỉ phí; phương án thực hiện- phịng ngừa; thiết lập các điểm, vùng
kiểm soát.
Do (thực hiện): ở giai đoạn này, không chỉ đơn giản là thực hiện.
tất cả
Trước tiên, phải cung cấp nguồn lực đầy đủ, huấn luyện phổ biến
đã được xác
mọi người có liên quan cùng thống nhất biện pháp thực hiện
làm một kiểu
định ở khâu lập kế hoạch (Plan), tránh tình trạng mỗi người
dẫn đến sai lệch mục tiêu.
Check (kiểm tra): dựa vào các điểm kiểm soát để kiểm tra kết quả
là các cá
thực hiện ở từng nắc thang của tổng thể bản kế hoạch. Đầu tiên
đó mới tiến
nhân tự kiểm tra, nếu có sự sai lệch chủ động sửa lỗi trước, sau
tới cấp trên kiểm tra và kiểm tra chéo giữa các bộ phận.
Act (hoạt động cải tiến): ở khâu này, có hai trường hợp xảy ra. Nếu
kết quả đạt yêu cầu (Yes), lập kế hoạch mới với những thông tin đầu vào
mới để tiếp tục thực hiện. Nếu kết quả không đạt yêu cầu (No), phải tìm ra
nguyên nhân và biện pháp khắc phục để đạt được mục tiêu đã xác định ban
đầu trong bản kế hoạch.
Chu trình PDCA có thể được tóm lược lại như sau: Bản kế hoạch
(Plan) chính là những mong đợi để đạt được mục tiêu và (Do) là trình tự
thực hiện để tạo ra kết quả. Khi tiến hành kiểm tra (Check), hãy so sánh
kết quả thực hiện với mong đợi, nêu có sai lệch thì thực hiện ngay hành
động cải tiến (Act).
'Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo
chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản
ly chất lượng này là sự cải tiến liên tục và không ngừng để tạo ra cái mới
tiến bộ hơn.
-
Ta
Quality
improvement.
Time
Hinh 3: Cai tién chat lượng liên tục với PDCA.
cầu
phù
Bản
cần
tiêu
10
Có hành động mới tạo ra kết quả. Từ hành động sẽ nảy sinh nhu
cần cải tiến. Cải tiến là quá trình thực hiện đào thải những điểm khơng
hợp. Khi thực hiện hành động cải tiến, chúng ta không bao giờ được
trí, khơng bao giờ được bỏ cuộc, giải pháp này khơng thực hiện được
tìm ra giải pháp khác. Cải tiến sẽ thúc đẩy quyết tâm thực hiện mục
đến cùng.
Khi thực hiện xong một cơng việc nào đó, hãy đừng bao giờ thỏa
mãn với những gì mình đã đạt được, bởi khi đã thỏa mãn sẽ không nảy
sinh nhu cầu để làm tốt hơn.
Phân biệt giữa cải tiến và đỗi mới:
TIÊU CHÍ
Thoi gian
Tốc độ
CAI TIEN
| Tăng dần và liên tục
Từng bước nhỏ
DOI MỚI
Ngắt quãng, đột phá
Từng bước lớn
Cách thức
| Duy trì và cải tiến
Phá bỏ và xây mới
Tính chất
| Kỹ thuật hiện tại
Kỹ thuật mới
Hiệu quả
Dài hạn, không đột ngột
Ngắn hạn, tác động ngay
1.4.2. Tiến trình làm việc nhóm
Vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm như sau:
(1)
Xác định mục tiêu
(2) Hình thành nhóm
(3) Thống nhất mục tiêu
(4) Lập kế hoạch làm việc nhóm
(5) _ Thống nhất kế hoạch làm việc nhóm
(6) Hiệu chỉnh kế hoạch làm việc nhóm
(7) Tổ chức thực hiện
(8) Đánh giá
(9) Cải tiến
Tiến trình làm việc nhóm địi hỏi các thành viên phải tuân thủ thực
hiện những cam kết, những quy tắc. Chúng ta có thể tham khảo các quy
tắc trong cuốn “Làm việc nhóm” của Jonh J.Muphy:
-_ Đặt nhóm lên trên hết;
-_ Trao đổi thông tin một cách cởi mở và thẳng thắn;
-_
Hãy trở thành một phần của giải pháp;
Tôn trọng sự đa dạng;
11
- D&t va khuyén khích đặt các câu hỏi đúng đắn;
- Ap dụng một quy trình giải quyết vấn đề đúng đắn;
- _ Xây dựng lịng tin qua tính chính trực và sự gương mẫu;
- Cam két hướng tới sự xuất sắc;
- Khuyến khích tư duy tương thuộc;
-_ Nhỗ cỏ đại.
Thực tế đã cho thấy trong một số lĩnh vực, làm việc theo nhóm đã
đem lại hiệu quả cao cho tổ chức. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta
cũng có thể làm việc theo nhóm mà nó phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động
của tổ chức đó. Do vậy, trước khi thành lập nhóm, chúng ta cần phải cân
nhắc cẩn thận. Qua khảo sát thực tế cho thấy nhóm làm việc có hiệu quả
khi hội tụ một số điều kiện tối thiểu sau đây:
-
Mục tiêu công việc rõ ràng;
-_ Sự phối hợp nhịp nhàng, chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm;
- _ Có sự khích lệ, động viên trong nhóm;
- _ Sự bảo đảm các nguồn lực;
-_
Nhóm có sự tự chủ.
Ngược lại, nhóm sẽ làm việc khơng hiệu quả khi các yếu tố trên
không được bảo đảm.
1.5. Các hình thức làm việc nhóm
Trên thực tế, có rất nhiều các hình thức nhóm làm việc khác nhau và
sự đa đạng đó là do mục đích hoạt động của nhóm. Trong đó phải kể đến
các hình thức như: nhóm truyền thống; nhóm tồn cầu; nhóm trực tuyến
(nhóm ảo).
1.5.1.Nhóm truyền thống
Nhóm truyền thống là một nhóm trong
đó các thành viên có trình độ, năng lực, kinh
nghiệm khác nhau làm việc cùng nhau vì
mục tiêu chung của nhóm. Các thành viên
của nhóm truyền thống không cách xa nhau
và tương tác trực diện.
12
ộ
1.5.2.Nh6m toan cau
Nhóm tồn cầu là nhóm tập hợp những
người trên khắp thế giới có kỹ năng, kiến
thức và kinh nghiệm để hồn thành mục tiêu
của tổ chức, có khả năng chia sẻ ý tưởng và
thông tin hiệu quả, các thành viên được đánh
giá cao.
1.5.3. Nhóm trực tuyến (nhóm ảo)
Nhóm trực tuyến dùng để chỉ một nhóm
mà phần lớn thời gian giao tiếp của nhóm
khơng được thực hiện dưới hình thức gặp gỡ
trực tiếp mà sử dụng phương tiện liên kết chính
là hệ thống thơng tin điện tử: e-mail, thư thoại,
điện thoại, Zoom, Ms Teams....
1.6. Một số kỹ năng cần thiết trong làm việc nhóm
1.6.1.Kỹ năng giao tiếp
- Giao tiếp là q trình chuyển giao,
tiếp nhận và xử lý thơng tin giữa người này
và người khác để đạt được mục tiêu.
- Kỹ năng giao tiếp là khả năng ứng
dụng tri thức khoa học vào q trình giao tiếp
có hiệu quả nhất.
a
;
Trước đây, đào tạo kỹ năng chưa được chú trọng. Sinh viên sau khi
ra trường biết nhiều kiến thức, nhưng lại thiếu kỹ năng làm việc cụ thé.
Chẳng hạn, nếu bạn khơng có kỹ năng đánh máy thì dù có thuộc lịng bao
nhiêu cuốn sách về Microsoft Office cũng vơ nghĩa.
Hiện nay, các phương tiện thông tin đại chúng đã nhắc nhiều đến
cụm từ “kỹ năng”, “kỹ năng mềm”, đặc biệt là “kỹ năng giao tiếp”.
Khi tham gia làm việc nhóm sẽ có những lúc bạn cảm thấy khó khăn
để diễn đạt ý kiến hoặc bế tắc khi tìm hướng triển khai ý tưởng cho nhóm.
Trong hồn cảnh đó, bạn phải cân bằng lại cảm xúc để điều động ngôn từ,
trình bày chậm rãi, rõ ý. Làm được điều đó, bạn sẽ cải thiện tốt hơn khả
năng giao tiếp của mình.
13
- Cé hai hình thức giao tiếp:
+ Giao tiếp ngơn ngữ:
>
Ngơnngữ nói.
>
Ngơn ngữ văn bản.
+ Giao tiếp phi ngơn ngữ:
> Trang phục.
>
>
Ánh mắt, nụ cười.
Bắt tay, tư thế, điệu bộ...
Thông thường, bạn khơng thể tự nhìn ra sai sót trong ý kiến của
mình, chỉ có bạn bè, đồng nghiệp mới có thẻ chỉ cho bạn thấy bạn đang sai
ở đâu. Chính vì vậy, hãy ln tơn trọng ý kiến của những người khác. Một
khi biết tôn trọng và học tập từ những đóng góp của người khác, bạn sẽ
tiến bộ hơn rất nhiều. Điều này cũng giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn, vì
một thành viên khi thấy ý kiến của mình được tơn trọng, giá trị của bản
thân được nhìn nhận đúng đắn, họ sẽ cố gắng hơn trong công việc, sẵn
sàng giúp đỡ các thành viên khác.
1.6.1.1. Các yếu tố và nguyên tắc thực hiện giao tiếp hiệu quả
Để hoạt động giao tiếp có hiệu quả, cần đảm bảo những yếu tố sau:
- Phải xây dựng được một bản thơng điệp rõ ràng, chính xác, dễ
hiểu: nghĩa là thông điệp được phản ánh và hiểu theo một nghĩa nhất định,
tránh hiện tượng “ơng nói gà, bà nói vịt”.
- Đảm bảo dịng cháy thơng tin: nghĩa là thơng tin phải liên tục,
không bị gián đoạn để người phát và nhận thơng tin dễ chia sẻ với nhau
trong q trình giao tiếp.
- Lang nghe chân thành và thực hiện hỗi đáp khi cân thiết: đề giao
tiếp tốt, điều đặc biệt quan trọng là phải lắng nghe đối tác một cách chân
thành và thực hiện sự hồi đáp vì bản chất của q trình giao tiếp là thơng
tin hai chiều, tức là trong q trình giao tiếp phải có sự trao đổi giữa hai
bên đối tác. Tuy nhiên sự hồi đáp này phải đúng thời điểm.
Luôn lắng nghe và tôn trọng các thành viên khác trong nhóm
Bạn có thể thoải mái làm việc theo ý mình khi làm việc cá nhân
nhưng một khi đã làm việc nhóm, bạn cần phải lắng nghe và tôn trọng ý
kiến đến từ các thành viên khác. Sau khi đã trình bày ý kiến của mình, hãy
14
lắng nghe xem mọi người mong muốn gì, suy nghĩ thế nào, ý kiến họ ra
sao,... Điều này không chỉ giúp bạn thể hiện sự tôn trọng với các thành
viên khác mà còn gắn kết các thành viên lại với nhau. Lắng nghe là một
trong những kỹ năng giao tiếp rất quan trọng.
- Hiểu được môi trường giao tiếp: khi giao tiếp phải biết ta đang
giao tiếp với ai? giao tiếp khi nào? giao tiếp trong bao lâu? đối tác có đặc
điểm văn hóa gì?...
- Sử dụng ngơn ngữ phù hợp: tức là, tránh dùng các ngôn từ, thuật
ngữ quá hàn lâm, khó hiểu.
Hoạt động giao tiếp phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản:
- Đảm bảo sự hài hịa về lợi ích giữa các bên giao tiếp;
- Đảm bảo sự bình đẳng trong giao tiếp;
- Ln ln hướng tới giải pháp tối ưu;
- Tôn trọng các giá trị văn hóa.
1.6.1.2. Rào cân của q trình giao tiếp
Tất cả những gì ngăn cản bạn hiểu thơng điệp một cách chính xác
đều được gọi là rào cân trong giao tiếp. Có rất nhiều rào cản khách quan
và chủ quan tồn tại hiện hữu:
- Định kiến, thành kiến;
- Sự khác biệt về ngơn ngữ, văn hóa, phong tục tập qn;
- Sự chênh lệch về trình độ nhận thức, khơng gian địa lý;
- Môi trường giao tiếp không thuận lợi;
- Bản thân của chúng ta;
- Thông điệp không rõ ràng.
Những rào cản trên có thể xem là những bộ lọc, nghĩa là khi thông
điệp rời người gửi phải đi xuyên qua các bộ lọc này để đến với người nhận.
Những bộ lọc này sẽ “bóp méo” thơng điệp và cách thức để thốt khỏi
thơng điệp bị “bóp méo” đó là thơng qua chủ động lắng nghe và phản hồi
thông tin.
15
