Pháp Luật Về Lưu Trữ.docx

ĐỀ BÀI : HÃY TRÌNH BÀY NỘI DUNG TỔ CHỨC, QUẢN LÍ
CƠNG TÁC LƯU TRỮ CỦA MỘT CƠ QUAN TỔ CHỨC.
MỞ ĐẦU:
Lí do chọn đề tài :


NỘI DUNGE
CHƯƠNG 1: CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.1 Khái niệm, vai trị, tính chất, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ:
1.1.1 Một số khái niệm:

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư
liệu có giá trị được hình thành trong q trình họat động của cơ quan, cá nhân để
làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu trữ là một
công việc không thể thiếu trong họat động quản lý của bộ máy nhà nước.
1.1.2 Vai trị của cơng tác lưu trữ:
Hồ sơ, tài liệu chắc chắn dành để phục vụ cho họat động nội bộ. Các cấp quản
lý, những người cần họach định, cần lập báo cáo, cần ra quyết định đều thường
dùng đến những tài liệu sẳn cho các công việc khác nhau của mình. Bên cạnh đó,
khơng ít khách hàng hoặc thân chủ của cơng ty cũng có những khi cần dùng đến tài
liệu, trao đổi thông tin với chúng ta. Các đối tác, các công ty trong ngành, và nhất
là các cơ quan quản lý cũng có yêu cầu cung cấp thơng tin, tài liệu của cơng ty.
Cịn nữa, ngay cả các đơn vị cung ứng dịch vụ cho văn phịng (cơng ty quảng cáo
chẳng hạn) hoặc đơn vị nghiên cứu thuộc một lĩnh vực nhất định nào đó cũng
muốn tiếp cận nguồn thơng tin của văn phịng. Vì thế, cơng tác lưu trữ hồ sơ, tài
liệu có vai trị quan trọng như sau:
Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở mọi cấp
trong công ty.
Làm chứng liệu cho các quyết định và họat động đã thực hiện.
Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng các số liệu cập nhật,
các báo cáo diễn biến mới nhất…).

Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác…
Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý.
Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển.
Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật.


1.1.3. Tính chất của cơng tác lưu trữ:
Lưu trữ có các tính chất:
+Tính chất cơ mật: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Nhà
nước. Do đó địi hỏi cơng tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc,
chế độ, thủ tục chặt chẽ; địi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức tổ chức kỷ luật
cao, chấp hành nghiêm chỉnh các qui định về bảo vệ tài liệu lưu trữ.
+Tính chất khoa học: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng
thông tin rất lớn về nhiều mặt. Để bảo quản an tòan và tổ chức sử dụng có hiệu
quả, địi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân lọai, xác định giá trị tài liệu, xây
dựng công cụ tra cứu… đều phải được tiến hành theo những phương pháp khoa
học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp tỷ mỷ.
+Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu được lưu trữ luôn gắn liền với từng
ngành, lĩnh vực cụ thể trong mọi họat động kinh tế, xã hội đất nước. Ví dụ, quản lý
cơng tác lưu trữ của Bộ, các sở Giáo dục và Đào tạo liên quan chặt chẽ đến họat
động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành Giáo dục và Đào tạo…
1.1.4 Nội dung quy định về công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo
quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức.
1.1.5 Nguyên tắc của công tác lưu trữ:
Theo quy định tại Điều 3 Luật lưu trữ 2011 quy định quản lý lưu trữ phải đảm bảo
các nguyên tắc sau đây:
Thứ nhất: Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Theo đó, phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt

Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã
hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
+ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ
chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu
biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của tổ chức chính trị - xã hội.


+ Phơng lưu trữ Nhà nước Việt Nam là tồn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề
nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự
nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được
hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
Có thể thấy tầm quan trọng của tài liệu Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam. Đây là
những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn
hoá, giáo dục, khoa học và cơng nghệ được hình thành trong hoạt động của cơ
quan nhà nước, các tổ chức, cá nhân nên cần phải thống nhất quản lý chặt chẽ,
đồng bộ để bảo vệ an tồn và sử dụng có hiệu quả.
Thứ hai: Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp
luật.
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình
nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng,
đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ
cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và
các vật mang tin khác.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa

học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính;
trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp.
Thứ ba: Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
Xuất phát từ tầm quan trọng của tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nêu trên
nên Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê, đảm bảo tính xác
thực của tài liệu cũng như quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ thuộc Phơng
Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
1.1.6 Chính sách của cơng tác lưu trữ:
Chính sách của Nhà nước về lưu trữ được quy định tại Điều 4 Luật Lưu trữ 2011,
theo đó:


1. Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực trong việc bảo vệ, bảo quản an tồn, tổ chức
sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
2. Tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ
trong hoạt động lưu trữ.
3. Thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân
hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho
hoạt động lưu trữ và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
4. Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND THÀNH PHỐ NAM ĐỊNH
2.1 Khái quát về UBND thành phố Nam Định:
2.1.1 Qúa trình hình thành:
+ Lịch sử hình thành
Thành phố Nam Định có lịch sử hơn 750 năm hình thành và phát triển. Năm 1262,
nhà Trần đã xây dựng Nam Định thành thủ phủ Thiên Trường dọc bờ hữu ngạn

sông Hồng. Năm1831, nhà Nguyễn đặt tên là tỉnh Nam Định. Dưới thời Nguyễn,
Nam Định là một thành phố lớn cùng với Hà Nội và Huế. Thời đó Nam Định cịn
có trường thi Hương, thi Hội, có Văn Miếu.
Dưới thời Pháp thuộc, Nam Định được Tồn quyền Đơng Dương cơng nhận là
thành phố vào ngày 17/10/1921. Ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công,
Chủ tịch Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân Chủ Cộng Hòa quy định trong Sắc
lệnh số 77 năm 1945, Nam Định là thành phố đặt dưới quyền cấp kỳ (Bắc Bộ). Từ
năm 1945-1956, Nam Định là thành phố trực thuộc Trung ương. Ngày 3/9/1957,
sáp nhập thành phố Nam Định vào tỉnh Nam Định, là tỉnh lỵ tỉnh Nam Định.
Đến ngày 06/11/1996, sau nhiều lần chia tách sáp nhập, thành phố Nam Định
chính thức là tỉnh lỵ tỉnh Nam Định đến ngày nay.
Ngày 24/9/1998, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 183/1998/QĐ-TTg
công nhận thành phố Nam Định là đô thị loại II.
Ngày 28/11/2011, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2106/QĐ-TTg
công nhận thành phố Nam Định là đô thị loại I trực thuộc tỉnh Nam Định.
Cùng với lịch sử hình thành và phát triển, Đảng bộ và nhân dân thành phố Nam
Định luôn luôn tự hào về mảnh đất quê hương. Sự tham gia tích cực của mọi tầng
lớp nhân dân Nam Định đã và đang góp phần tạo dựng một hình ảnh tốt đẹp của
một thành phố đang từng bước trở thành đô thị trung tâm vùng Nam đồng bằng
sơng Hồng,có vai trị quan trọng trong hệ thống đơ thị Việt Nam.
+ Vị trí địa lý
Thành phố Nam Định nằm ở phía Bắc của tỉnh Nam Định cách Thủ đơ Hà Nội
90km về phía Tây Bắc, cách thành phố Thái Bình - tỉnh Thái Bình 18km và cách


thành phố Hải Phịng 90km về phía Đơng Bắc, cách thành phố Ninh Bình - tỉnh
Ninh Bình 28km về phía Nam, cách thành phố Phủ Lý, Hà Nam 30km về phía Tây
Bắc.
Thành phố Nam Định là đầu mối giao thơng quan trọng. Giao thông qua thành phố
Nam Định dày đặc và thuận tiện bao gồm: quốc lộ QL21, QL10; đại lộ Thiên

Trường - có vaitrị chiến lược, nối trung tâm hành chính, chính trị của tỉnh với
vùng kinh tếtrọng điểm phía Nam tỉnh; ngồi ra hệ thống đường tỉnh có dạng
hướng tâm đi cáchuyện (Các Tỉnh lộ: 486, 487, 488, 490, 490B, 490C); có tuyến
đường sắt Bắc Nam chạy qua, Ga Nam Định là một trong những ga lớn trên tuyến
đường sắt Bắc Nam,thuận tiện cho hành khách vùng Nam đồng bằng đi đến các
thành phố lớn trong cảnước như Hà Nội, Huế, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh.
+ Chức năng vai trò đối với thành phố Nam Định
Trải qua nhiều lần sáp nhập, chia tách tỉnh, thành phố Nam Định ln được xác
định là Trung tâm chính trị - kinh tế - khoa học kỹ thuật của tỉnh Hà Nam Ninh,
tỉnh Nam Hà và nay là tỉnh Nam Định. Nằm ở trung tâm khu vực phía Nam vùng
đồng bằng sông Hồng (gồm 4 tỉnh: Nam Định, Hà Nam, Thái Bình, Ninh Bình);
nằm trong vùng ảnh hưởng của vùng kinh tế trọng điểm của các tỉnh phía Bắc (Hà
Nội, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Hưng Yên, Hải Dương, Hải Phòng và Quảng Ninh).
Như vậy, thành phố Nam Định có tầm ảnh hưởng quan trọng tới sự phát triển của
tỉnh Nam Định nói riêng và vùng Nam đồng bằng sơng Hồng nói chung theo Nghị
quyết số 54-NQ/TW ngày14/9/2005 của Bộ Chính trị về phát triển kinh tế - xã hội
và bảo đảm quốc phịng, an ninh vùng đồng bằng sơng Hồng đến năm 2010 và
định hướng đến năm 2020.
2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phịng
UBND thành phố Nam Định
2.1.2.1. Vị trí :
Văn phòng HĐND và UBND thành phố Nam Định (sau đây gọi tắt là Văn phòng)
là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của HĐND và UBND thành
phố Nam Định, là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Nam Định. Văn
phịng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, được cấp kinh phí hoạt
động; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của HĐND và
UBND thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn


nghiệp vụ của Văn phịng Đồn đại biểu Quốc hội và Văn phòng HĐND tỉnh và

Văn phòng UBND tỉnh Nam Định.
2.1.2.2 Chức năng:
Tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về: Hoạt động của HĐND, UBND
thành phố; tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố về chỉ đạo, điều hành của
Chủ tịch UBND thành phố; kiểm soát thủ tục hành chính; cung cấp thơng tin phục
vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND thành phố và các cơ quan nhà nước ở
địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, và UBND
thành phố; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thơng trong
giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của UBND thành
phố; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc
thẩm quyền giải quyết của UBND thành phố, chuyển hồ sơ đến các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND thành phố giải quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân,
tổ chức.
2.1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn:
1. Xây dựng, trình chương trình, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu
tháng và cả năm, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác
chỉ đạo, điều hành của HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, UBND
thành phố và các báo cáo khác của UBND thành phố theo sự chỉ đạo của Chủ tịch
UBND thành phố
2. Kịp thời báo cáo, điều chỉnh chương trình, kế hoạch cơng tác, đáp ứng yêu cầu
quản lý, chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND thành phố
3. Thực hiện công tác tổng hợp, thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo
quy định của pháp luật
4. Chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc chung
của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND và UBND thành phố
theo quy định của pháp luật
5. Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các
Ban của HĐND và đại biểu HĐND thành phố, Văn phịng HĐND và UBND thành
phố có các nhiệm vụ sau đây:

a) Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND thành phố, các Ban
của HĐND thành phố, các đại biểu HĐND thành phố; phối hợp hoạt động các Ban
của HĐND thành phố; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND
thành phố, Thường trực HĐND thành phố, các Ban của HĐND thành phố, nội quy
kỳ họp HĐND thành phố, giúp Thường trực HĐND thành phố giữ mối liên hệ với
Tổ đại biểu và đại biểu HĐND tỉnh; phục vụ HĐND thành phố, Thường trực
HĐND thành phố, các Ban của HĐND thành phố trong hoạt động đối ngoại; phối
hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND thành phố tiếp xúc cử
tri; giúp Thường trực HĐND thành phố tổng hợp ý kiến, nguyện vọng của nhân
dân và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết
b) Phối hợp với các Ban của HĐND giúp Thường trực HĐND thành phố xây dựng
chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp của Thường trực HĐND
và các Ban của HĐND thành phố; phối hợp với các cơ quan, tổ chức hữu quan
chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp của Thường trực HĐND, cuộc
họp của các Ban thuộc HĐND thành phố; tổng hợp chất vấn của đại biểu HĐND
thành phố
c) Phục vụ Thường trực HĐND thành phố và đại biểu HĐND thành phố tiếp công
dân; tiếp nhận, tham mưu xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của cơ quan, tổ
chức, công dân gửi đến HĐND, Thường trực HĐND thành phố; theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của cơ quan, tổ chức, công dân
d) Phục vụ Thường trực HĐND thành phố tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án
Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND
tỉnh
e) Phục vụ Thường trực HĐND thành phố trong công tác bầu cử đại biểu Quốc
hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ
tịch HĐND phường, xã
g) Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND thành phố giải quyết các vấn đề giữa
hai kỳ họp; giúp Ban của HĐND thành phố thẩm tra các văn bản do UBND trình
giữa hai kỳ họp của HĐND theo sự phân công của Thường trực HĐND thành phố

h) Phục vụ Thường trực HĐND, các Ban của HĐND thành phố trong công 3 tác
giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND
các cấp


i) Phục vụ HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, các Ban của HĐND
thành phố giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
thành phố và UBND thành phố, Thường trực Thành ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc
Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đồn
thể ở địa phương
k) Được ký văn bản thơng báo ý kiến, kết luận của Thường trực HĐND thành phố;
được quyền đề nghị hoặc yêu cầu các đơn vị cùng cấp, cấp dưới phối hợp thực hiện
nhiệm vụ; được quyền yêu cầu các tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin, tài liệu cho
HĐND thành phố, Thường trực HĐND thành phố, các Ban của HĐND thành phố,
Tổ đại biểu HĐND thành phố và đại biểu HĐND thành phố hoạt động theo quy
định
l) Giúp HĐND thành phố trình Thường trực HĐND tỉnh phê chuẩn kết quả bầu cử,
phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND thành phố;
Tham mưu Thường trực HĐND thành phố phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn
việc miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND phường, xã
m) Thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND thành phố.
6. Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND thành phố:
a) Xây dựng, trình UBND thành phố ban hành:
- Quy chế làm việc của UBND thành phố
- Quyết định thành lập, kiện toàn và Quy chế hoạt động của Ban Tiếp công dân
thành phố trực thuộc Văn phòng
- Quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một
cửa liên thông; Quyết định phân công cán bộ làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
- Quyết định về thành lập (hoặc kiện toàn), Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban

biên tập Cổng thông tin điện tử thành phố Nam Định
- Quyết định về thành lập (hoặc kiện toàn), Quy chế tổ chức và hoạt động của các
Ban chỉ đạo, Bộ phận khác liên quan đến nhiệm vụ xây dựng chính quyền điện tử,
đơ thị thơng minh theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và
UBND thành phố


- Văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Văn phòng
- Quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi
quản lý của Văn phịng
b) Giúp UBND thành phố kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế theo
đúng quy định
c) Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của UBND thành phố
d) Tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác của UBND thành phố thu
thập, xử lý thông tin, kiến nghị với Chủ tịch UBND thành phố đưa vào chương
trình, kế hoạch công tác những vấn đề cần tập trung chỉ đạo, điều hành hoặc giao
cơ quan liên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án, dự thảo văn bản
đ) Tham mưu, giúp Chủ tịch UBND thành phố thực hiện nhiệm vụ trước HĐND
thành phố; tiếp xúc, báo cáo, trả lời kiến nghị của cử tri
e) Tham mưu, giúp Chủ tịch UBND thành phố ban hành nội quy tiếp công dân tại
Trụ sở tiếp công dân ở thành phố
g) Triệu tập, chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình,
nội dung, phục vụ các cuộc họp của UBND thành phố
h) Tham mưu, giúp Chủ tịch UBND thành phố chỉ đạo, áp dụng biện pháp cần
thiết giải quyết công việc trong trường hợp đột xuất, khẩn cấp
i) Tham mưu, giúp Chủ tịch UBND thành phố cải tiến lề lối làm việc; duy trì kỷ
luật, kỷ cương của bộ máy hành chính nhà nước ở địa phương
k) Tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ kiểm sốt thủ tục hành chính theo chỉ
đạo của UBND thành phố, hướng dẫn của cơ quan cấp trên và theo quy định của

pháp luật về kiểm soát thủ tục hành chính; tham mưu giúp UBND thành phố chỉ
đạo, tổ chức thực hiện rà sốt, đánh giá thủ tục hành chính thực hiện trên địa bàn
thành phố để kiến nghị, đề xuất việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, bãi bỏ; hướng dẫn,
đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện niêm yết cơng khai thủ tục hành chính, báo cáo
tình hình, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến
nghị về quy định hành chính của cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND thành
phố, UBND phường, xã. Chủ trì, phối hợp với Phịng Tư pháp thành phố và các cơ


quan liên quan trong việc thực hiện rà soát thủ tục hành chính tại UBND thành
phố, UBND các phường, xã; trình UBND thành phố chương trình, biện pháp tổ
chức thực hiện cơng tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn
phịng
l) Tiếp nhận, xử lý, trình UBND, Chủ tịch UBND thành phố giải quyết những văn
bản, hồ sơ do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi, trình (văn bản đến):
- Đối với đề án, dự án, dự thảo văn bản do các cơ quan trình: Kiểm tra hồ sơ, trình
tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; tóm tắt nội
dung, nêu rõ thẩm quyền quyết định, sự đồng bộ trong chỉ đạo, điều hành của
UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố đối với vấn đề liên quan, đề xuất một
trong các phương án: ban hành, phê duyệt; đưa ra phiên họp UBND thành phố; gửi
lấy ý kiến các thành viên UBND thành phố; thông báo ý kiến của Chủ tịch UBND
thành phố yêu cầu cơ quan soạn thảo hoàn chỉnh lại, bổ sung ý kiến các cơ quan, tổ
chức, cá nhân hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định và quy chế làm việc
của UBND thành phố. Trong quá trình xử lý, nếu đề án, dự án, dự thảo văn bản
còn ý kiến khác nhau, chủ trì họp với cơ quan, tổ 5 chức liên quan để trao đổi trước
khi trình.
- Đối với dự thảo báo cáo, bài phát biểu: phối hợp với các cơ quan liên quan biên
tập, hoàn chỉnh theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND thành phố.
- Đối với văn bản khác: kiến nghị với Chủ tịch UBND thành phố giao cơ quan liên
quan triển khai thực hiện; tổ chức các điều kiện cần thiết để UBND, Chủ tịch

UBND thành phố xử lý theo quy định của pháp luật và nội dung văn bản đến.
7. Quản lý, chỉ đạo Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế Một cửa, một cửa
liên thông
8. Phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn
bản của HĐND, UBND thành phố:
a) Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của HĐND thành phố, UBND
thành phố
b) Theo dõi, đơn đốc, kiểm tra tình hình, kết quả thực hiện văn bản của HĐND
thành phố, UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố; định kỳ rà soát, báo cáo


HĐND thành phố, UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố để đảm bảo sự
đồng bộ, thống nhất trong chỉ đạo, điều hành
c) Rà soát nhằm phát hiện vướng mắc, phát sinh về thẩm quyền, hồ sơ, trình tự,
thủ tục và nghiệp vụ hành chính văn phịng trong q trình chỉ đạo, điều hành của
HĐND thành phố, UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố; kịp thời báo cáo
HĐND thành phố, UBND thành phố sửa đổi, bổ sung; hàng năm, tổng hợp, báo
cáo Văn phòng HĐND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh
d) Lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu, báo cáo của HĐND thành phố, UBND thành
phố.
9. Theo dõi, chịu trách nhiệm quản lý việc thực hiện công tác tiếp công dân theo
đúng quy định của pháp luật; 10. Thực hiện chế độ thông tin:
a) Tổ chức quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của HĐND
thành phố, UBND thành phố
b) Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về hoạt động của Cổng thông tin điện tử và
kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của HĐND thành
phố, UBND thành phố
11. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật:
a) Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND thành phố,
UBND thành phố

b) Phục vụ các chuyến công tác, làm việc, tiếp khách của HĐND thành phố,
UBND thành phố.
12. Hướng dẫn nghiệp vụ hành chính văn phịng:
Chủ trì tổng kết, hướng dẫn chun mơn, nghiệp vụ hành chính văn phịng, phối
hợp với Thanh tra thành phố hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công tác tiếp công
dân đối với HĐND, UBND phường, xã, cơng chức Văn phịng - Thống kê phường,
xã.
13. Thực hiện nhiệm vụ quản trị nội bộ:
a) Tổ chức thực hiện các văn bản, quy hoạch, kế hoạch do cơ quan có thẩm quyền
ban hành hoặc phê duyệt liên quan đến hoạt động của Văn phòng;


b) Tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi Văn phòng; ban hành
và quản lý văn bản theo quy định
c) Nghiên cứu, ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học và cải cách hành chính phục
vụ nhiệm vụ được giao
d) Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí
việc làm, số lượng người làm việc thuộc Văn phịng
đ) Quản lý tổ chức cán bộ, cơng chức, người lao động; thực hiện chế độ tiền lương
và các chế độ, chính sách quy hoạch, đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức và người lao động thuộc phạm
vi quản lý của Văn phòng
e) Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định.
14. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do HĐND thành phố, UBND thành phố,
Chủ tịch UBND thành phố giao hoặc theo quy định của pháp luật.
2.1.2.3 Tổ chức bộ máy:
1. Văn phịng có Chánh Văn phịng, 02 Phó Chánh Văn phịng, các cơng chức khác
và các lao động hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của
Chính phủ về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại cơng việc trong cơ quan hành
chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp và Nghị định số 161/2018/NĐ-CP ngày

29/11/2018 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số quy định về tuyển dụng
công chức, viên chức, nâng ngạch công chức, thăng hạng viên chức và thực hiện
chế độ hợp đồng một số loại cơng việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị
sự nghiệp công lập. Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa
liên thông thành phố và Ban Tiếp công dân thành phố là tổ chức thuộc và trực
thuộc Văn phòng HĐND và UBND thành phố. a) Chánh Văn phòng là Ủy viên Ủy
ban nhân dân thành phố do Hội đồng nhân dân thành phố bầu, do Chủ tịch Ủy ban
nhân dân thành phố bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân thành
phố, Ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố và trước
pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng và thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy viên Ủy ban nhân dân thành phố theo Quy chế
làm việc và phân công của Ủy ban nhân dân thành phố. 7 Chánh Văn phịng có
trách nhiệm báo cáo với Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân thành phố, Văn phịng Đồn đại biểu Quốc hội và Văn phòng HĐND tỉnh


và Văn phòng UBND tỉnh về tổ chức, hoạt động của cơ quan mình; báo cáo cơng
tác trước Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố khi được yêu cầu; phối
hợp với người đứng đầu cơ quan chun mơn, các tổ chức chính trị - xã hội thành
phố giải quyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình. b) Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số
mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND
thành phố, trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân
cơng; 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý Trụ
sở Tiếp công dân thành phố và làm Trưởng Ban tiếp cơng dân thành phố; Khi
Chánh Văn phịng vắng mặt, 01 Phó Chánh Văn phịng được Chánh Văn phòng ủy
nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng. 2. Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,
miễn nhiệm, cho từ chức, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và thực
hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng do Chủ
tịch Ủy ban nhân dân thành phố quyết định theo quy định của Đảng và của pháp

luật. 3. Biên chế công chức và số lượng người lao động theo hợp đồng của Văn
phòng được giao trên cơ sở vị trí việc làm, gắn với chức năng, nhiệm vụ, phạm vi
hoạt động và thuộc tổng biên chế công chức, số lượng người lao động trong các cơ
quan, tổ chức hành chính của thành phố được cấp có thẩm quyền giao. 4. Căn cứ
chức năng, nhiệm vụ, danh mục vị trí việc làm, cơ cấu ngạch cơng chức được cấp
có thẩm quyền phê duyệt, hàng năm Văn phịng chủ trì, phối hợp với Phịng Nội vụ
xây dựng kế hoạch biên chế công chức, số lượng người lao động theo quy định của
pháp luật bảo đảm thực hiện nhiệm vụ được giao, trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt. Điều 4.
2.1.2.4 Tổ chức thực hiện:
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ
theo Quy định này; xây dựng, ban hành Quy chế làm việc của cơ quan và phân
công nhiệm vụ cụ thể cho các Phó Chánh Văn phịng, các cơng chức và người lao
động của cơ quan phù hợp với vị trí việc làm, tiêu chuẩn ngạch cơng chức và trình
độ, năng lực của công chức, người lao động.
2. Trong quá trình thực hiện Quy định này, nếu có vấn đề phát sinh, cần phải sửa
đổi, bổ sung, Chánh Văn phòng báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố để xem xét,
quyết định .
2.2 Thực trạng tổ chức, quản lí cơng tác lưu trữ của HĐN


2.2.1 Thực trạng những năm trước đây và biện pháp đã khắc phục thành công của
Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ được thành lập ngày 10/12/2010 theo
Quyết định 2694/2010/QĐ-UBND của UBND tỉnh Nam Định là cơ quan vừa thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ vừa thực hiện chức
năng của một đơn vị sự nghiệp. Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện đang bảo quản và
phục vụ độc giả khai thác gần 400 mét giá tài liệu, chủ yếu là tài liệu các phông
UBND tỉnh Nam Định giai đoạn 1945 – 1965, UBND tỉnh Nam Hà giai đoạn 1965
– 1975, UBND tỉnh Hà Nam Ninh giai đoạn 1976 – 1991, UBND tỉnh Nam Hà
giai đoạn 1992 – 1997, UBND tỉnh Nam Định từ 1998 đến hết năm 2003 và tài

liệu thi đua khen thưởng thời kỳ kháng chiến chống Pháp, kháng chiến chống Mỹ;
và một số ít tài liệu của các phông khác: Sở Giao thông vận tải, Khách sạn Giao tế,
Nhà khách UBND tỉnh, Công ty cá biển Ninh Cơ, Công ty Giấy nhựa, Công ty
Thuỷ tinh.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, nhìn lại tồn diện cơng tác lưu trữ trên địa
bàn tỉnh Nam Định mới thấy chúng ta đang gặp nhiều khó khăn, vướng mắc.
Những khó khăn này đang hạn chế sự phát triển của lưu trữ tỉnh nhà, là nguyên
nhân chính ảnh hưởng đến nguồn tài liệu, hồ sơ quý giá là tài sản của cơ quan, nhà
nước đang cần phải giữ gìn, bảo quản. Khó khăn đầu tiên cần sự quan tâm đặc biệt
đó là nhận thức chưa đầy đủ về giá trị của công tác lưu trữ tại cơ quan, đơn vị các
cấp, các ngành; tại một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức đang
hàng ngày sản sinh ra một khối lượng rất lớn tài liệu thuộc nhiều lĩnh vực. Phần
lớn các cơ quan chưa xây dựng được bản quy chế về công tác văn thư lưu trữ.
Cũng chỉ có rất ít cơ quan, đơn vị ban hành được Danh mục hồ sơ cũng như có chế
độ phụ cấp độc hại cho cán bộ lưu trữ. Công tác lưu trữ chưa có được một chỗ
đứng xứng đáng, chưa được quan tâm như một hoạt động khoa học thực sự nên sự
đầu tư của các cấp, các ngành cho lưu trữ hồ sơ, tài liệu cịn hạn chế.
Cơng tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ ở tỉnh Nam Định hiện nay việc ban
hành văn bản quản lý về công tác lưu trữ vẫn chưa đầy đủ. Công tác đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ lưu trữ còn nhiều điều chưa được giải quyết. Nguyên nhân là do
kinh phí đào tạo cịn hạn chế, lớp bồi dưỡng không được tổ chức thường xuyên, số
lượng cán bộ quá đông mà lớp chỉ được tổ chức trong thời gian ngắn nên không
thể truyền tải được hết kiến thức và kỹ năng cần thiết về nghiệp vụ lưu trữ.
Có một thực tế nữa là tỉnh ta hiện nay đang gặp khó khăn về phía đội ngũ cán bộ
làm cơng tác lưu trữ. Tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tính đến năm 2011


mới chỉ được bố trí 27 cán bộ lưu trữ, trong đó số cán bộ được đào tạo đúng
chuyên ngành văn thư lưu trữ chỉ có 19 người. Ngồi Chi cục Văn thư – Lưu trữ
tỉnh được biên chế 15 cán bộ, cơng chức, viên chức; cịn lại tại các Sở, ban ngành,

các huyện, thành phố đều chỉ được bố trí một đến hai cán bộ văn thư lưu trữ; trong
đó bộ phận lưu trữ, cán bộ lưu trữ chuyên trách chỉ chiếm một tỉ lệ rất nhỏ, phần
lớn là cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Lực lượng đã mỏng, lại chưa được đào
tạo đúng chuyên ngành, thiếu kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ nên đội ngũ cán bộ
lưu trữ chưa thể theo kịp những yêu cầu mà công tác lưu trữ hiện hành đặt ra, chưa
nắm vững nhiệm vụ nên không tham mưu được cho lãnh đạo trong cơng tác lưu trữ
tại đơn vị mình. Thực trạng nói trên đã đặt ra câu hỏi về chế độ đãi ngộ đối với
những cán bộ ngành lưu trữ - một cơng việc “âm thầm, lặng lẽ”, địi hỏi sự kiên trì,
cẩn thận, tỉ mỉ nhưng chưa nhận được nhiều sự quan tâm, chia sẻ.
Nguồn nhân lực đã thiếu lại yếu, cịn cơ sở vật chất trang bị cho cơng tác lưu trữ
cũng thực sự là một mối lo đáng quan tâm. Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chưa có kho
lưu trữ chuyên dụng, diện tích sàn kho lưu trữ 180m2 được trang bị giá kệ, cặp hộp
đúng quy định. Tuy nhiên với diện tích sàn như vậy chỉ đủ bảo quản chưa đến
1000 mét giá, không thể thực hiện việc bảo quản tài liệu nếu thu thập đủ tài liệu từ
các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Hơn nữa địa điểm kho lưu trữ nằm sâu trong
khuôn viên của UBND tỉnh nên việc khai thác còn nhiều hạn chế, đặc biệt các độc
giả là nhân dân đến khai thác. Diện tích cho các kho lưu trữ hiện hành tại các cơ
quan, đơn vị, huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh thì diện tích dành cho kho lưu trữ
cịn q hạn hẹp. Phòng kho lưu trữ tài liệu tại các huyện, thành phố diện tích chỉ
từ 15m2 đến 50m2 (Thành phố: 17m2, Mỹ Lộc, Giao Thuỷ: 15m2, Hải Hậu:
30m2, Trực Ninh: 45m2, Ý Yên: 50m2), chỉ đủ diện tích lưu trữ một phần tài liệu
của Văn phòng UBND. Thực tế là tài liệu đang được lưu giữ ở mọi nơi có thể như
bao tải, hịm tơn, nóc tủ, gầm cầu thang, hành lang, nhà kho bụi bặm, mối, mốc…
Và hệ quả là hiện nay tỉnh ta đang tồn tại một khối lượng tài liệu tích đống khổng
lồ từ nhiều chục năm cịn trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập thành hồ sơ hồn
chỉnh nhưng cũng chưa có biện pháp để khắc phục. Tính đến năm 2011, tài liệu
hành chính của tỉnh đưa vào lưu trữ khoảng 1842 mét, trong đó chỉ có 541 mét tài
liệu đã được chỉnh lý hồn chỉnh.
Khó khăn này phần lớn do nhận thức của cán bộ, cơng chức, viên chức tại chính
các cơ quan, đơn vị trong tỉnh chưa ý thức được việc lập hồ sơ công việc cũng là

một nhiệm vụ của bản thân, chưa coi hồ sơ, tài liệu là tài sản của cơ quan, nhà
nước luôn cần phải lưu trữ cẩn thận và hàng năm cũng chưa giao nộp tài liệu vào


lưu trữ hiện hành theo quy định. Thật dễ nhận thấy là tài liệu được hình thành
trong quá trình giải quyết cơng việc của cán bộ chun mơn rất ít được lập hồ sơ,
tài liệu của người nào người đó tự cất giữ, tra tìm. Tại rất nhiều cơ quan khi cán bộ
nghỉ hưu hoặc thun chuyển cơng tác thì cũng khơng có ai chịu trách nhiệm về
những tài liệu bị thất lạc, mất mát. Thực trạng nói trên đã gây nhiều khó khăn trong
việc lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ lịch sử cũng như việc tra tìm, khai
thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác chuyên môn.