báo cáo “tin học hóa hệ thống quản lý vật tư tại công ty tnhh thu hương”

Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh

………… o0o…………

Báo cáo “Tin học hóa hệ thống quản lý
vật tư tại công ty TNHH Thu Hương”
Lớp K12KK2 Trang 1
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
Lớp K12KK2 Trang 2
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
MỤC LỤC
Trang
A. LỜI MỞ ĐẦU 1
1. Lý do chọn đề tài 1
2. Nội dung nghiên cứu 2
Bảng kế hoạch triển khai đề tài 3
B. NỘI DUNG 4
I. Khảo sát thực tế 4
1. Thực trạng khảo sát 4
a. Nhược điểm của hệ thống cũ 4
b. Ưu điểm của hệ thống cũ 5
2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới 5
a. Ưu điểm của hệ thống mới 5
b. Nhược điểm của hệ thống mới 6
II. Phân tích và thiết kế hệ thống 6
1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD 7
Giải thích 8
2. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD 9
a. DFD mức khung cảnh 9
b. DFD mức đỉnh 11
c. DFD mức dưới đỉnh 12

c
1
. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Cập nhật danh mục 12
Lớp K12KK2 Trang 3
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
c
2
. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Mua hàng 13
c
3
. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Bán hàng 14
c
4
. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Kiểm tra tồn hàng 15
c
5
. DFD mức dưới đỉnh - Chức năng Báo cáo 16
3. Các kiểu thực thể và mô hình EER 17
4. Thiết kế Database vật lý 19
5. Thiết kế các thuật toán (Algorithms) xử lý (sơ đồ khối) 25
6. Thiết kế các Form nhập dữ liệu 29
7. Thiết kế các báo cáo/Report 32
C. KẾT LUẬN 33
A. LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay công nghệ thông tin đang ở trong giai đoạn bùng nổ với sự ra đời của
hàng loạt sản phẩm được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh tế, văn
hóa, chính trị, xã hội…Với xu thế hội nhập hiện nay, công nghệ thông tin nói chung
và tin học nói riêng đang là công cụ, là bước đi dẫn đầu của các quốc gia trên thế giới
trên con đường phát triển của mình.
1. Lý do chọn đề tài

Trong thời đại công nghiệp phát triển và nền kinh tế thị trường như ngày nay,
việc quản lý, điều hành và phát triển một doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi
phải có sự quản lý chặt chẽ từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, từ các phòng ban đến
các bộ phận của doanh nghiệp đó. Để thực hiện được yêu cầu đó, chúng ta không thể
sử dụng phương thức quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây nữa vì làm như vậy
có nghĩa là chúng ta đang tự đào thải mình ra khỏi guồng máy công nghiệp của thời
đại. Do đó việc áp dụng tin học vào trong quản lý là điều cần thiết và thích hợp với xu
hướng chung của thời đại.
Hệ thống quản lý là một trong các hệ thống được nhiều cơ quan sử dụng và đã
được thiết kế một cách đa dạng và phong phú. Một trong những ứng dụng của công
nghệ thông tin vào việc quản lý, đó là quản lý hệ thống vật tư.
Với sự trợ giúp của các phần mềm thích hợp, việc quản lý điều hành và phát
triển doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nhân viên quản lý vật tư sẽ không mất
nhiều thời gian để ghi chép các hóa đơn nhập cũng như xuất hàng vật tư. Các kế toán
viên sẽ đỡ vất vả hơn trong việc hạch toán thu chi. Và ban lãnh đạo cũng sẽ dễ dàng
Lớp K12KK2 Trang 4
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
quản lý công việc chung của công ty hơn. Hơn nữa khi số lượng công việc tăng lên,
hoạt động doanh nghiệp mở rộng ra thì việc quản lý cũng sẽ khó khăn hơn, đòi hỏi cả
nhân viên lẫn người quản lý, lãnh đạo phải mất nhiều thời gian để nắm bắt tình hình
và đối chiếu nhiều loại sổ sách để tránh sai sót trong khi thao tác. Do đó hiệu quả
công việc sẽ giảm. Nhưng khi những công việc mà chúng ta đang phải thao tác bằng
tay trước kia đã được lập trình sẵn trong máy, khi cần những thông tin yêu cầu thì
trong khoảng thời gian ngắn hệ thống sẽ cho chúng ta một kết quả nhanh nhất với độ
chính xác cao.
Cùng với tình hình trên công ty TNHH Thu Hương, địa chỉ số 234 Núi Thành
đang tiến hành tin học hóa hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin trong việc
quản lý vật tư phục vụ ngày càng tốt hơn cho khách hàng hiện tại và tương lai. Do đó
đề tài mà chúng tôi chọn để nghiên cứu và thực hiện là: “Tin học hóa hệ thống quản
lý vật tư tại công ty TNHH Thu Hương”.

2. Nội dung nghiên cứu
Với mục tiêu như trên, nội dung đề tài được xác định như sau:
 Trình bày về tình hình tổng quan việc quản lý vật tư tại công ty TNHH Thu
Hương, từ đó đánh giá được những ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại và đưa ra
giải pháp tin học hóa.
 Xây dựng chương trình “Quản lý vật tư” bằng hệ quản trị CSDL Microsoft
Access.
Trong khi thiết kế hệ thống này, chúng tôi đã sử dụng tối đa các ứng dụng của tin
học vào việc quản lý và tính toán. Cụ thể là:
 Máy tính hoá cho các hoạt động trong phạm vi toàn công ty.
 Các bộ phận chủ yếu trong công ty (quản lý, kho, kế toán ) được đổi mới và
thiết kế lại sao cho phù hợp với công cuộc phát triển của đất nước hiện nay.
 Làm giảm tối đa các hoạt động thủ công của công nhân viên trong toàn công
ty.
 Về mặt hình thức, hệ thống này vẫn dựa trên nguyên tắc hoạt động của hệ
thống cũ. Nhưng trong từng công việc cụ thể đã có sự thay đổi sâu sắc.
Nếu dự án này được thực thi thì việc giải quyết được các vấn đề về thời gian, độ
chính xác của công việc và theo dõi, kiểm soát sẽ dễ dàng hơn.
Lớp K12KK2 Trang 5
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
Để đưa ra một số giải pháp nhằm giải quyết các khó khăn trong công ty, chúng tôi
đã tìm hiểu, theo dõi và thiết kế hệ thống này. Tuy nhiên trong quá trình làm việc
không tránh khỏi những sai sót nhất định. Mong thầy và các bạn thông cảm. Chúng tôi
xin chân thành cảm ơn.
Lớp K12KK2 Trang 6
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
BẢNG KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI ĐỀ TÀI
Tuần Công việc Nhân sự
30 Chọn đề tài để thực hiện Cả nhóm
31- 32 Đến tại công ty để tham khảo thực tế và khảo sát

cách thức hoạt động quản lý vật tư
Linh - Nga
33 Đánh giá những ưu nhược điểm của hệ thống này Hà - Nhàn
34 - 35 Tiến hành phân tích và thiết kế sơ bộ về hệ thống Nga - Hà
36 Xây dựng các biểu đồ phân cấp chức năng, biểu
đồ luồng dữ liệu, biểu đồ thực thể liên kết
Linh - Nhàn -
Nga
37 - 38 Tiếp tục thiết kế hệ thống hoàn chỉnh Cả nhóm
39 - 40 Xây dựng hệ quản trị CSDL MS Access
cho hệ thống “ Quản lý vật tư”
Nhàn - Linh –
Hà
41 Đánh giá chung lại toàn bộ bài tập Cả nhóm
42 Hoàn thành
Lớp K12KK2 Trang 7
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
B. NỘI DUNG
I. Khảo sát thực tế
1. Thực trạng khảo sát.
Để có thể đánh giá được sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu, ưu tiên
cho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới và vạch kế hoạch cho dự án thì
công việc khảo sát hiện trạng là một công việc rất quan trọng. Trong đó việc xây dựng
hệ thống quản lý vật tư cũng không nằm ngoài mục tiêu có được thông tin chính xác,
hiệu quả và đáp ứng những nhu cầu của thực tế xã hội hiện nay. Dựa vào việc tìm hiểu
và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ,
đồng thời cũng định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết “cải tạo cái cũ xây dựng
cái mới”.
Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển,
quy mô của các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản

lý còn nhiều hạn chế, công việc quản lý chủ yếu thực hiện thủ công, hồ sơ của thiết bị
vật tư được người quản lý ghi chép trên giấy tờ với một số lượng sổ sách rất lớn trong
đó lưu trữ các hoá đơn, phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, thẻ kho. Mỗi phiếu có ghi
từng chi tiết về các mặt hàng cùng với thời gian mua bán các mặt hàng đó. Tại đây các
giấy tờ được kiểm soát và sắp xếp theo thứ tự. Trong điều kiện kinh tế như vậy và quy
mô của các tổ chức, cơ quan doanh nghiệp còn nhỏ hẹp thì việc quản lý bằng thủ công
là phù hợp và đáp ứng được nhu cầu bấy giờ.
Nhưng ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanh
nghiệp ngày càng được mở rộng, nhu cầu của con người ngày càng tăng lên, hàng
hoá, vật tư ngày càng nhiều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai sót do vậy
mà quản lý thủ công đã dần dần không phù hợp với xu hướng thời đại mới mà thay
vào đó là việc sử dụng công nghệ mới vào việc quản lý hệ thống vật tư. Cụ thể là tại
công ty TNHH Thu Hương số 234 Núi Thành.
a. Nhược điểm của hệ thống cũ.
 Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về thiết bị vật tư
rất phức tạp phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không
được thuận tiện, toàn bộ số hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ.
Lớp K12KK2 Trang 8
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
 Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm những thông
tin về một loại vật tư nào đó sẽ rất mất thời gian bởi vì người quản lý phải trực tiếp
xuống tận nơi để kiểm tra.
 Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó
khăn vì khi thay đổi cần phải huỷ bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và hồ sơ mới
phải có quyết định của giám đốc.
 Khi nhập các thiết bị vật tư với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch,
phải sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được nhu cầu liên tục.
 Cơ cấu tổ chức bất hợp lý, khi đã nhập xong hàng hoá, quá trình thanh toán
tiền và các chi phí khác rất mất thời gian, phải qua rất nhiều phòng ban.
b. Ưu điểm của hệ thống cũ.

 Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp cho
các doanh nghiệp nhỏ, không bị ùn tắc công việc.
 Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ mang tính
chất gia đình nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin học cho các cán bộ quản
lý.
Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ,
còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương pháp thủ công
không có khả năng đáp ứng, mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức hợp lý, phương tiện xử
lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt là phải có lực lượng lớn đội ngũ nhân viên để quản
lý công việc. Chính vì vậy mà chúng tôi đã xây dựng một hệ thống mới để khắc phục
những yếu kém của hệ thống cũ tại công ty TNHH Thu Hương nhằm đáp ứng những
yêu cầu cần thiết của công việc trong xã hội hiện nay.
Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong một
thời gian nhất định bởi vậy cần hạn chế một số ràng buộc để hệ thống mang tính khả
thi nhất định. Tại thời điểm này cần xác định các mục tiêu cho dự án và chính các mục
tiêu này là thước đo để kiểm chứng và nghiệm thu dự án sau này.
2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới.
a. Ưu điểm của hệ thống mới .
 Sử dụng máy tính vào việc xử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tin cần
thiết rất dễ dàng, thuận tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin.
Lớp K12KK2 Trang 9
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
 Quá trình thanh toán tiền và các chi phí khác không mất nhiều thời gian và rút
ngắn thời gian chờ đợi của khách hàng.
 Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc xử lý
thủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử dụng, việc tổng
hợp báo cáo số lượng hàng hoá trong kho được thuận tiện nhanh chóng.
 Giảm được số lượng nhân viên làm việc trong khâu quản lý tránh được tình
trạng dư thừa và rút ngắn công việc của nhân viên xử lý.
b. Nhược điểm của hệ thống mới.

 Do việc sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật hiện đại
nên cũng phải có kinh phí để triển khai.
 Yêu cầu phải có khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới do vậy phải đào tạo
một đội ngũ nhân viên có tay nghề cao.
 Trước đây sử dụng hệ thống cũ với phương pháp thủ công do vậy phải thay
đổi để phù hợp với xu hướng hiện nay, vì vậy mà việc thay thế bằng hệ thống quản lý
thiết bị vật tư mới có sử dụng máy tính nên các dữ liệu thông tin sẽ không còn trùng
khớp và có sự không thống nhất về phương hướng làm việc.
Sau khi khảo sát và đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và đưa ra giải pháp cho hệ thống
mới thì chúng tôi thấy rằng do sự phát triển của xã hội hiện nay phương pháp thủ công
của hệ thống cũ không thể đáp ứng được các nhu cầu cần thiết của công ty và không
thoả mãn được nhu cầu ngày càng cao trong việc sản xuất kinh doanh. Do vậy mà
công ty cần phải xem xét và chú trọng đến việc thay thế lại hệ thống cũ bằng hệ thống
mới hiệu quả hơn có sử dụng các phần mềm máy tính quản lý vật tư. Đó là một phần
rất quan trọng để phát triển công việc kinh doanh ngày càng có hiệu quả hon.
II. Phân tích và thiết kế hệ thống
Phân tích và thiết kế hệ thống nói chung là sự nhận thức và mô tả một hệ thống.
Bởi vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hoá và là công
cụ giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống. Mỗi mô hình
là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủ quan.
Mục tiêu của phân tích mô hình là đưa ra một cách xác định các yêu cầu của
người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này được bám sát từ
một loạt các sự kiện mà người phân tích thu được qua phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài
liệu và qua các phép đo thử nghiệm.
Lớp K12KK2 Trang 10

Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
1. Biểu đồ phân cấp chức năng - FHD.
Lớp K12KK2 Trang 11

Cập nhật
danh mục
Quản lý
vật tư
Mua hàng
Bán hàng
Kiểm tra
tồn hàng
Báo cáo
Cập nhật
danh
mục
hàng hóa
Cập nhật
danh
mục kho
Đặt hàng
Nhập
hàng
Báo cáo
mua
hàng
Cập nhật
phiếu
xuất
Giao
hàng
Cập nhật
hàng tồn
đầu kỳ

Làm thẻ
kho
Báo cáo
bán hàng
tháng
Báo cáo
hàng tồn
Thống
kê hàng
hóa
Dự trù
xuất
nhập
Cập nhật
danh
mục
khách
hàng
Cập nhật
danh
mục nhà
cung cấp
Cập nhật
danh
mục
nhân
viên
Cập nhật
danh
mục loại

Báo cáo
bán hàng
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
GIẢI THÍCH:
Chức năng cập nhật danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện viêc cập nhật danh mục
khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục nhân viên, danh mục loại, danh mục
hàng hóa và danh mục kho.
Chức năng mua hàng:
+ Đặt hàng: Cửa hàng đặt hàng ở nhà cung cấp với số lượng từng mặt hàng cần đặt.
Mỗi lần đặt hàng, công ty in đơn hàng gửi đến nhà cung cấp.
+ Nhập hàng: Chức năng này khá đơn giản có nhiệm vụ nhập hàng vào kho khi nhà
cung cấp giao hàng cho công ty
+ Báo cáo mua hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc mua hàng của khách
hàng lên các nhà quản lý cấp trên.
Chức năng bán hàng:
+ Cập nhật phiếu xuất: khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì chức năng này có
nhiệm vụ cập nhật những mặt hàng bán cho khách với số lượng và mặt hàng khách
yêu cầu.
+ Giao hàng: khi xuất hàng ra khỏi kho công ty sẽ có một bộ phận giao hàng tới địa
chỉ đã yêu cầu đặt hàng. Đồng thời khi khách hàng có khiếu nại gì về số lượng cũng
như chất lượng hàng hoá thì bộ phận này sẽ thu nhận thông tin và về báo cáo cho bộ
phận quản lý.
+ Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách
hàng lên các nhà quản lý cấp trên.
Chức năng kiểm tra tồn hàng:
+ Cập nhật hàng tồn đầu kỳ: Hàng tháng sẽ có các đợt thống kê, kiểm nghiệm các loại
hàng còn tồn đọng ở trong kho hay bất chợt ban giám đốc yêu cầu thống kê trong kho
và cập nhật số hàng tồn này.
+ Làm thẻ kho: bao gồm việc làm các thẻ kho cho từng loại vật tư cụ thể để dễ dàng
trong việc quản lý các loại vật tư.

Chức năng báo cáo:
+ Báo cáo bán hàng: Chức năng này có nhiệm vụ báo cáo việc bán hàng cho khách
hàng lên các nhà quản lý cấp trên theo từng tháng khi có yêu cầu.
Lớp K12KK2 Trang 12

Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
+ Báo cáo hàng tồn: Hàng tháng sẽ có sự báo cáo cho người quản lý biết được tình
hình về số lượng vật tư tồn cuối tháng cũng như xuất để từ đó họ sẽ có những quyết
định tiếp tục nhập các loại vật tư đó hay không.
+ Thống kê hàng hóa: Thống kê những chủng loại vật tư đã bán và những loại đang
còn tồn đọng trong kho và báo cáo lên cấp trên.
+ Dự trù xuất nhập: Chức năng này sẽ dựa vào chức năng thống kê hàng hóa để từ đó
tính tồn kho nhằm đưa ra các quyết định có tiếp tục nhập các loại vật tư đang còn tồn
trong kho hay không. Nếu mặt hàng này còn tồn thì phải xuất ra hết và không nhập
nữa.
2. Biểu đồ luồng dữ liệu - DFD.
a. DFD mức khung cảnh

− Sự liên hệ giữa các chức năng hệ thống quản lý vật tư
Khi hai bên đã có sự thoả thuận hợp tác thì nhà cung cấp có trách nhiệm gửi
những thông tin của mình cho đối tác. Sau khi đã tìm hiểu và chấp nhận thì hệ thống
quản lý vật tư sẽ gửi nhà cung cấp một đơn đặt hàng yêu cầu số lượng vật tư cần mua.
Nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng thì họ sẽ gửi cho hệ thống quản lý hóa đơn
Lớp K12KK2 Trang 13

Nhà cung cấp
Khách hàng
Quản lý
vật tư
Lãnh đạo
Khiếu
nại
Đơn đặt hàng
Hóa đơn nhập
Phiếu thanh toán
Thông tin nhà cung cấp



Hóa đơn bán hàng


Khiếu
nại
Từ chối
bán hàng

Thông tin khách hàng

Yêu cầu mua hàng
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
nhập khi tiến hành nhập hàng kèm theo hoá đơn thanh toán. Khi nhận được hóa đơn
thanh toán hệ thống quản lý vật tư sẽ gửi phiếu thanh toán cho nhà cung cấp với số
tiền phải trả tương ứng với số lượng vật tư đã đặt mua. Đồng thời giữa hệ thống quản
lý vật tư và nhà cung cấp có thể trao đổi hoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đề
vướng mắc xảy ra. Khách hàng khi có nhu cầu sẽ gửi yêu cầu mua hàng cùng những
thông tin của mình đến nhà quản lý vật tư. Nhà quản lý vật tư sau khi xem xét những
thông tin này sẽ gửi cho khách hàng hóa đơn bán hàng nếu đồng ý và ngược lại có thể
từ chối bán hàng. Ngoài ra giữa hệ thống quản lý vật tư và khách hàng có thể trao đổi
hoặc khiếu nại với nhau khi có những vấn đề vướng mắc xảy ra. Vào hàng tháng hệ
thống quản lý vật tư sẽ phải làm những báo cáo tình hình xuất, nhập để gửi cho lãnh
đạo khi có yêu cầu báo cáo.
Lớp K12KK2 Trang 14

Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
b. DFD mức đỉnh
Lớp K12KK2 Trang 15

Yêu
cầu
báo
cáo
Nhân viên
1.Cập nhật
danh mục

Nhân viên
Khách hàng
Khách hàng
Thông tin khách hàng
3. Bán hàng
Yêu cầu
mua hàng
Khiếu
nại
Hóa
đơn
xuất
Từ chối bán hàng
Hàng
Nhà cung cấp
Hóa đơn xuất
4. Kiểm tra
tồn hàng
Thông
báo
xử
lý
Yêu
cầu
kiểm
tra
hàng
Lãnh đạo
5. Báo cáo
Báo

cáo
Hàng
Khách hàng
Hóa đơn nhập
Hàng
Thông tin
hàng tồn
Nhà cung cấp
2. Mua
hàng
Yêu
cầu
mua
hàng
Nhân viên
Thông tin
hàng nhập
Nhà cung cấp
Hóa đơn nhập
Khiếu
nại
Đơn đặt hàng
Phiếu thanh toán
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
Giải thích :
Biểu đồ này được phân rã từ biểu đồ mức khung cảnh cụ thể là chức năng quản lý vật
tư trong biểu đồ mức khung cảnh được phân rã làm năm chức năng là:
- Cập nhật danh mục
- Mua hàng
- Bán hàng

- Kiểm tra tồn hàng
- Báo cáo
c. DFD mức dưới đỉnh
c
1
. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Cập nhật danh mục

Lớp K12KK2 Trang 16

Khách hàng
1.1 Cập nhật
danh mục
khách hàng
Thông
tin
khách
hàng
Khách hàng
Nhà cung cấp
1.2 Cập nhật
danh mục nhà
cung cấp
Thông
tin nhà
cung
cấp
1.3 Cập nhật
danh mục nhân
viên
Nhân viên

Nhà cung cấp
1.4 Cập nhật
danh mục loại
1.5 Cập nhật
danh mục hàng
hóa
Hàng
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
c
2
. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Mua hàng
Lớp K12KK2 Trang 17

Nhà cung cấp
2.1 Đặt
hàng
Nhà cung cấp
Kiểm tra tồn hàng
Đơn đặt hàng
Nhân viên
Khách hàng
Yêu cầu của
khách hàng
Yêu cầu mua hàng
2.2 Nhập
hàng
2.3 Báo cáo
mua hàng
Hóa
đơn

nhập
hàng
Hóa đơn nhập
Lãnh đạo
Phiếu thanh
toán
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Hàng
Thông tin hàng nhập
Dự trù xuất nhập
Đơn đặt hàng
Khiếu nại
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
c
3
. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Bán hàng
Lớp K12KK2 Trang 18

Khách hàng
Xét đơn đặt
hàng
Yêu cầu mua hàng
Từ chối bán hàng
3.1 Cập
nhật phiếu
xuất
Đồng ý
3.2 Giao
hàng

Nhân viên
Khiếu
nại
Hóa đơn
xuất
3.3 Báo cáo
bán hàng
Lãnh đạo
Yêu cầu
báo cáo
Báo cáo bán hàng
Kiểm tra tồn hàng
Thông tin xử lý
Yêu cầu kiểm
tra hàng
Khách hàng
Hóa đơn xuất
Thông tin
hàng xuất
Thông tin
hàng xuất
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
c
4
. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Kiểm tra tồn hàng

Lớp K12KK2 Trang 19

Kho
Hóa đơn nhập

4.1 Cập nhật
hàng tồn đầu
kỳ
4.2 Làm thẻ
kho
Hàng
Hóa đơn xuất
Thông tin hàng tồn
Thông tin
hàng tồn đầu
kỳ
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
c
5
. DFD mức dưới đỉnh – Chức năng Báo cáo
Lớp K12KK2 Trang 20

Lãnh đạo
5.2 Báo cáo
hàng tồn
5.1 Báo cáo
bán hàng
tháng
5.3 Thống
kê hàng bán
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo
Báo cáo
Yêu cầu
báo cáo

Hóa đơn nhập
Nhà cung cấp
Hóa đơn xuất
Nhân viên
Khách hàng
Báo
cáo
Yêu cầu báo cáo
5.4 Dự trù
xuất nhập
Làm đơn
đặt hàng
Quản lý
kho
Hàng
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
3. Các kiểu thực thể và mô hình EER
Lớp K12KK2 Trang 21

NCC
MaNCC
TenNCC
DiaChiNCC
DienThoaiNCC
TKNHNCC
Fax
KhachHang
MaKH
TenKH
DiaChiKH

DienThoaiKH
TKNHKH
HTTT
MaHTTT
TenHTTT
DMLoai
MaLoai
TenLoai
Hang
MaHang
TenHang
MaLoai
TrongLuong
DVT
DGiaNhap
DGiaXuat
HDXuat
SoCT
Ngay
MaNV
MaKH
MaHTTT
MaKho
DienGiai
TKCo
TKNo
MaNX
DMNX
MaNX
TenNX

HDNhap
SoCT
SoCTGoc
MaNCC
MaNV
Ngay
MaKho
MaKH
TKNo
TKCo
MaHTTT
MaNX
HDXuatCT
MaHang
SoCT
SoLuong
TrongLuong
DGiaBan
HDNhapCT
MaHang
SoCT
SoLuong
TrongLuong
DGiaNhap
NhanVien
MaNV
TenNV
ChucVu
DCNV
DThoaiNV

NhanVien
MaNV
TenNV
ChucVu
DCNV
DThoaiNV
DDHangCT
MaDDH
MaHang
SoLuong
DGia
DMKho
MaKho
TenKho
DCKho
DonDatHang
MaDDH
NgayDH
NgayNH
MaNV
MaNCC
Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
* Mô hình quan hệ
KhachHang (MaKH, TenKH, DiaChiKH, DienThoaiKH, TKNHKH)
Khóa chính: MaKH
HTTT (MaHTTT, TenHTTT)
Khóa chính: MaHTTT
DMLoai (MaLoai, TenLoai)
Khóa chính: MaLoai
Hang (MaHang, TenHang, MaLoai, TrongLuong, DVT, DGiaNhap, DGiaXuat)

Khóa chính: MaHang. Khóa ngoại: MaLoai tham chiếu đến bảng DMLoai
HDXuat (SoCT, Ngay, MaNV, MaKH, MaHTTT, MaKho, DienGiai, TKCo, TKNo,
MaNX)
Khóa chính: SoCT. Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien, MaKH
tham chiếu đến bảng KhachHang, MaHTTT tham chiếu đến bảng HTTT.
HDXuatCT (MaHang, SoCT, SoLuong, TrongLuong, DGiaBan)
Khóa chính: MaHang, SoCT
HDNhapCT (MaHang, SoCT, SoLuong, TrongLuong, DGiaNhap)
Khóa chính: MaHang, SoCT
DMNX ( MaNX, TenNX)
Khóa chính: MaNX
DMKho (MaKho, TenKho, DCKho)
Khóa chính: MaKho
NhanVien (MaNV, TenNV, ChucVu, DCNV, DThoaiNV)
Khóa chính: MaNV
DDHangCT (MaDDH, MaHang, SoLuong, DGia)
Khóa chính: MaDDH
HDNhap (SoCT, SoCTGoc, MaNCC, MaNV, Ngay, MaKho, MaKH, TKNo, TKCo,
MaHTTT, MaNX)
Khóa chính: SoCT. Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien, MaKH
tham chiếu đến bảng KhachHang, MaKho tham chiếu đến bảng DMKho, MaNX
tham chiếu đến bảng DMNX.
NCC (MaNCC, TenNCC, DiaChiNCC, DienThoaiNCC, TKNHNCC, Fax)
Khóa chính: MaNCC
Lớp K12KK2 Trang 22

Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
DonDatHang (MaDDH, NgayDH, NgayNH, MaNV, MaNCC)
Khóa chính: MaDDH. Khóa ngoại: MaNV tham chiếu đến bảng NhanVien,
MaNCC tham chiếu đến bảng NCC, MaLoai tham chiếu đến bảng DMLoai.

4. Thiết kế Database vật lý
4.1 DMKho
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 MaKho Text 4
2 TenKho Text 50
3 DCKho Text 50
MaKho (Mã kho): là khóa chính của bảng DMKho
TenKho (Tên kho): tên của kho
DCKho ( Địa chỉ kho): địa chỉ kho
4.2 DMLoai
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 MaLoai Text 10
2 TenLoai Text 50
MaLoai (Mã loại): là khóa chính của bảng DMLoai
TenLoai (Tên loại): tên loại hàng
4.3 DMNX
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 MaNX Text 10
2 TenNX Text 50
MaNX (Mã nhập xuất): là khóa chính của bảng DMNX
TenNX (Tên nhập xuất): tên nhập xuất
4.4 DDHang (Đơn đặt hàng)
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 MaDDH Text 10
2 NgayDH Date/Time 8
3 NgayNH Date/Time 8
4 MaNV Text 10
5 MaNCC Text 10
MaDDH (Mã đơn đặt hàng): là khóa chính của bảng DonDatHang
NgayDH (Ngày đặt hàng): cho biết ngày khách hàng đặt hàng

NgayNH (Ngày nhận hàng): cho biết ngày nhận hàng của khách hàng
MaNV (Mã nhân viên)
MaNCC (Mã NCC): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NCC
Lớp K12KK2 Trang 23

Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
4.5 DDHangCT (Đơn đặt hàng chi tiết)
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 MaHang Text 10
2 MaDDH Text 10
3 SoLuong Number Double
4 DGia Number Double
MaHang ( Mã hàng): là mã của mặt hàng, tham chiếu đến bảng Hang
MaDDH (Mã đơn dặt hàng): là khóa chính của bảng DDHangCT
SoLuong (Số lượng): cho biết số lượng của đơn đặt hàng
DGia (Đơn giá): đơn giá
4.6 Hang
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 MaHang Text 10
2 TenHang Text 50
3 MaLoai Text 10
4 TrongLuong Number Single
5 DVT Text 10
6 DGiaNhap Number Double
7 DGiaXuat Number Double
MaHang (Mã hàng): là khóa chính của bảng Hang
TenHang (Tên hàng): cho biết tên của mặt hàng
MaLoai (Mã loại): xác định mặt hàng đó loại nào
TrongLuong (Trọng lượng): biết được mặt hàng đó nặng bao nhiêu
DVT (Đơn vị tính): đơn vị tính

DGiaNhap (Đơn giá nhập): đơn giá nhập
DGiaXuat (Đơn giá xuất): đơn giá xuất
4.7 HDNhap (Hóa đơn nhập)
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 SoCT Text 10
2 SoCTGoc Text 10
3 MaNCC Text 10
4 MaNV Text 10
5 Ngay Date/Time 8
6 MaKho Text 10
7 TKNo Number Double
8 TKCo Number Double
9 MaHTTT Text 10
10 MaNX Text 10
SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDNhap
Lớp K12KK2 Trang 24

Hệ thống thông tin kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quang Ánh
SoCTGoc (Số chứng từ gốc): dùng để lưu các số chứng từ
MaNCC (Mã nhà cung cấp): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NCC
MaNV (Mã nhân viên): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NhanVien
Ngay (Ngày): xác định ngày nhập hàng
MaKho (Mã kho): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMKho
TKNo (Tài khoản Nợ): xác định số tài khoản Nợ là bao nhiêu
TKCo (Tài khoản Có): xác định số tài khoản Có là bao nhiêu
MaHTTT (Mã hình thức thanh toán): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng
HTTT
MaNX (Mã nhập xuất): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng DMNX
4.8 HDNhapCT (Hóa đơn nhập chi tiết)
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng

1 MaHang Text 10
2 SoCT Text 10
3 SoLuong Number Double
4 TrongLuong Number Single
5 DGiaNhap Number Double
MaHang (Mã hàng): là khóa chính
SoCT (Số chứng từ): là khóa chính
SoLuong (Số lượng) : cho biết số lượng của đơn đặt hàng
TrongLuong (Trọng lượng)
DGiaNhap (Đơn giá nhập): đơn giá nhập
4.9 HDXuat (Hóa đơn xuất)
STT Tên trường Kiểu trường Độ rộng
1 SoCT Text 10
2 Ngay Date/Time 8
3 MaNV Text 10
4 MaKH Text 10
5 MaHTTT Text 10
6 MaKho Text 10
7 DienGiai Text 50
8 TKCo Number Double
9 TKNo Number Double
10 MaNX Text 10
SoCT (Số chứng từ): là khóa chính của bảng HDXuat
Ngay (Ngày): xác định ngày nhập hàng
MaNV (Mã nhân viên): là khóa ngoại dùng để tham chiếu đến bảng NhanVien
Lớp K12KK2 Trang 25