Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn từ thị trường Singapore của công ty TNHH Vũ Minh pptx

Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
Lời mở đầu Trang
Danh Mục bảng biểu, sơ đồ
Danh Mục Viết Tắt
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1
1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1
1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 2
Nguyễn Tạ Thanh Quang- Luận văn tốt nghiệp- “Quản trị quy trình đàm phán để ký
kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt
Mỹ(VietMyLube,JSC)” 2
- Đỗ Thị Lê - Luận văn tốt nghiệp- Quản trị quá trình đàm phán để ký kết hợp đồng
nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần Đầu tư và phát triển
Công nghệ Niềm Tin Việt 2
1.3 Muc đích nghiên cứu 2
1.4 Đối tượng nghiên cứu: 3
Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn dùng trong công nghiệp 3
1.6 Phương pháp nghiên cứu 3
1.6.1 Phương pháp thu nhập dữ liệu 3
1.6.1.1 Thu nhập dữ liệu thứ cấp 3
1.6.1.2 Thu nhập dữ liệu sơ cấp 3
1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu 4
1.6.2.1 Phương pháp thống kê và tổng hợp 4
1.6.2.2 Phương pháp phân tích 4
1.6 Kết cấu của khóa luận 5
CHƯƠNG 2 6
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
NHẬP KHẨU 6
2.1 Một số khái niệm cơ bản 6
2.1.1 Khái niệm nhập khẩu, hợp đồng kinh tế, hợp đồng TMQT 6
2.2 Một số lý thuyết về quản tri quy trình đám phán ký kết hợp đồng NK 7
2.2.1 Khái quát về đàm phán TMQT 7

2.2.1.1 Đặc điểm của đàm phánTMQT 7
2.2.1.2 Nguyên tắc đàm phán TMQT 8
2.2.1.3 Các hình thức đàm phán TMQT 9
2.2.1.3.2. Đàm phán qua thư tín 9
2.2.1.3.3 Đàm phán qua điện thoại 10
2.2.1.4. Các chiến lược đàm phán 10
2.2.1.4.1. Chiến lược đàm phán kiểu cứng 10
2.2.1.4.2 Chiến lược đàm phán kiểu mềm 11
2.2.1.4.3 Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc 11
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
2.2.1.5 Phương pháp tiếp cận trong đàm phánTMQT 11
2.2.1.5.1. Cách tiếp cận kiểu thắng - thua 11
2.2.1.5.2 Cách thức tiếp cận kiểu thua - thắng 12
2.2.1.5.3. Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thắng 12
2.3 Phân định nội dung của quản trị quy trình đàm phán trong TMQT 13
2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán 13
2.3.2 Tổ chức đàm phán 14
2.3.3 Giám sát, điều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm 18
CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNGVỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN
KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU DẦU BÔI TRƠN TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE
CỦA CÔNG TY TNHH VŨ MINH 19
3.1 Tổng quan về công ty TNHH Vũ Minh 19
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 19
Hiện nay công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực: Sản, mua bán các sản phẩm dầu mỡ
bôi trơn sử dụng trong công nghiệp, và các dịch vụ bảo trì bảo dưỡng thiết bị máy móc 20
3.2.3 Cơ cấu tổ chức cuả công ty 20
3.2 Khái quát tình hình kinh doanh của công ty TNHH Vũ Minh 22
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 22
3.2.2 Hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế của công ty 23
3.2.2.1 Kim ngạch nhập khẩu (KNNK) của công ty 23

3.2.2.1.1 Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường 23
3.2.2.2 Kim ngạch nhập khẩu theo sản phẩm 26
3.2.2.3 Kim ngạch nhập khẩu dầu bôi trơn từ thị trường Singapore 27
3.3 Tình hình quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn từ thị
trường Singapore của công ty TNHH Vũ Minh 28
3.3.1 Một số nét văn hóa trong đàm phán của các công ty Singapore 28
3.3.2 Tình hình quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn
từ thị trường Singapore của công ty TNHH Vũ Minh 29
3.3.2.1 Lập kế hoạch đàm phán 29
3.3.2.2 Tổ chức đàm phán 31
3.3.2.3 Kiểm tra đánh giá và rút kinh nghiệm 35
3.4 Đánh giá thực trang quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi
trơn từ thị trường Singapore của công ty TNHH Vũ Minh 36
3.4.1 Thành quả đat được 36
3.4.2 Một số tồn tại 37
3.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại 38
Nguyên nhân khách quan chủ yếu dẫn tới những tồn tại trong công tác quản trị quy trình
đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm giữa công ty với các đối tác là sự khác
biệt về văn hóa, phong cách đàm phán và quốc tịch của hai bên 38
CHƯƠNG 4 39
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM
PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU DẦU BÔI TRƠN TỪ SINGAPORE CỦA
CÔNG TY TNHH VŨ MINH 39
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
4.1 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện quản trị quản trị quy trình đàm phán ký kết
hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn của công ty trong thời gian tới ( 2013-2015) 39
4.1.1 Dự báo triển vọng của công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng
nhập khẩu dầu bôi trơn từ Singapore của công ty trong thời gian tới 39
4.2.2 Quan điểm hoàn thiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập
khẩu dầu bôi trơn từ Singapore của côn g ty TNHH Vũ Minh 39

4.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu
dầu bôi trơn từ thị trường Singapore của công ty TNHH Vũ Minh 40
4.2.1 Tăng cường hiệu lực quản trị quá trình phân tích tình huống và lập kế hoạch
đàm phán 40
4.2.2 Chuyên môn hóa hơn nữa công tác tổ chức đàm phán 41
4.2.3 Tăng cường công tác giám sát, điều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm sau mỗi
cuộc đàm phán 43
4.3 Một số kiến nghị với nhà nước 43
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời đại ngày nay, nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt
Nam nói riêng đang đứng trước những cơ hội, đồng thời đang phải đối mặt với
những thách thức. Xu hướng toàn cầu hóa và khu vực hóa diễn ra ở nhiều nước trên
thế giới, nền kinh tế Việt Nam cũng đang hòa mình vào với nền kinh tế thế giới.
Việt Nam đã tham gia vào các tổ chức như khu vực thương mại tự do ASEAN, tổ
chức thương mại thế giới WTO, ký kết các hiệp định song phương và đa phương
với nhiều nước khác nhau trên thế giới.
Một trong những mắt xích quan trọng trong quá trình tham gia hội nhập kinh
tế quốc tế là hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Hoạt động nhập khẩu giữa hai
bên bị ràng buộc bởi hợp đồng. Tuy nhiên trước khi có bản hợp đồng thì các bên
phải tiến hành công việc đàm phán. Việc đàm phán để có được bản hợp đồng việc
ký kết hợp đồng không phải là một công việc dễ dàng. Cho đến nay vẫn còn nhiều
bất cập. Để các doanh nghiệp Việt Nam có lợi thế trên bàn đàm phán và tránh thua
thiệt trong kinh doanh quốc tế thì thực tế đòi hỏi cần phải nghiên cứu nó một cách
hệ thống. Trong môi trương cạnh tranh như hiện nay nếu thiếu những kiến thức về
kỹ năng đàm phàn, ký kết hợp đồng, soạn thảo về Tiếng Anh, Tiếng Việt. Cách thức
giải quyết tranh chấp với đối tác nước ngoài, các doanh Việt Nam có thể gặp phải
những thua thiệt nghiêm trọng.
Thực tế cho thấy nhiều hoạt động trị giá hàng triệu USD đã tuột khỏi tay các

doanh nghiệp Việt Nam. Vì thiếu kiến thức về đàm phán, nhiều doanh nghiệp đã
phải bồi thường những khoản tiền lớn trong tranh chấp với đối tác nước ngoài vì
thiếu kinh nghiệm trong việc ký kết hợp đồng.
Đối với công ty TNHH Vũ Minh hiệu quả của quá trình đàm phán ký kết hợp
đồng nhập khẩu có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty.
Từ việc nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em chọn đề tài:
“Quản trị quá trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn từ
Singapore của công ty TNHH Vũ Minh”
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 1 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Một số luận văn nghiên cứu về đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc
tế tại thư viện trường Đại học Thương Mại như:
- Cung Thị Thắm – Luận văn tốt nghiệp – Quản trị quy trình đàm phán ký kết
hợp đồng gia công xuất khẩu hàng dệt may của xí nghiệp may Intimex Hà
Nội (2009).
- Nguyễn Tạ Thanh Quang- Luận văn tốt nghiệp- “Quản trị quy trình đàm
phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt
Mỹ(VietMyLube,JSC)”
- Đỗ Thị Lê - Luận văn tốt nghiệp- Quản trị quá trình đàm phán để ký kết
hợp đồng nhập khẩu hóa chất từ thị trường Trung Quốc tại công ty Cổ phần
Đầu tư và phát triển Công nghệ Niềm Tin Việt
Những bài báo, luận văn tốt nghiệp có nghiên cứu về quả trị quy trình đàm
phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế đã nêu lên được những lý luận cơ bản về
đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế. Tuy nhiên, đa số các luận văn từ các
năm trước vẫn được viết theo bố cục và hình thức cũ và dừng lại ở việc tăng cường
hiệu lực quản trị quy trình đàm phán quốc tế, còn những bài báo chỉ nêu chung
chung cho toàn bộ nền kinh tế chứ không cụ thể vào một doanh nghiệp nhất định.
Các luận văn có tại thư viện trường Đại học Thương chưa có luận văn nào

nghiên cứu về “Quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi
trơn từ thị trường singapore tại công ty TNHH Vũ Minh.” Do đó em chọn đề tài
này để làm khóa luận.
1.3 Muc đích nghiên cứu
Thông qua việc nghiên thực trạng hoạt động nhập khẩu của công ty em muốn
đóng góp một số đề xuất nhằm quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng
nhập khẩu dầu bôi trơn từ thị trường singapore của công ty TNHH Vũ Minh, góp
phần nhỏ giúp công ty nâng cao chất lượng, hiệu quả đàm phán ký kết hợp đồng
nhập nhập khẩu dầu bôi trơn từ thị trường singapore từ đó nâng cao hiệu quả hoạt
kinh doanh nhập khẩu
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 2 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
1.4 Đối tượng nghiên cứu:
Quy trình đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn dùng trong công
nghiệp
1.5 Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu: Phòng kinh doanh XNK của Công tyTNHH Vũ Minh
- Thời gian nghiên cứu: từ năm 2009- 2011.
- Thị trường nghiên cứu: Singapore
1.6 Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu nhập dữ liệu
1.6.1.1 Thu nhập dữ liệu thứ cấp
+ Các nguồn thông tin nội bộ công ty: Bao gồm các số liệu từ bảng cân đối kế
toán, bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo bán hàng
+ Các giáo trình liên quan có đề cập tới hoạt động nhập khẩu và các biện pháp
thúc đẩy nhập khẩu, một số Website cung cấp những thông tin về nhập khẩu, và
thực trạng hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam
1.6.1.2 Thu nhập dữ liệu sơ cấp
Phương pháp phỏng vấn
Với phương pháp này em trực tiếp phỏng vấn sâu một số nhân viên trực tiếp

tham gia vào quá trình đàm phán của công ty như: Giám đốc, Trợ lý giám đốc, Phó
giám đốc kinh doanh, phó giám đốc kỹ thuật, Trưởng phòng kinh doanh XNK
Cụ thể sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên gia trong quá trình nghiên cứu
đề tài “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ
singapore của công ty
- Bước 1: Xây dựng bản phỏng vấn
+ Đưa ra dự trù về thời gian, địa điểm, đối tượng phỏng vấn: Đối tượng phỏng
vấn ở đây là: Giám đốc kinh doanh, trưởng phòng và nhân viên xuất nhập khẩu, …
+ Chuẩn bị bảng câu hỏi: Các câu hỏi phải liên quan chặt chẽ đến vấn đề
nghiên cứu và phù hợp với đối tượng được hỏi.
- Bước 2: Phỏng vấn
+ Thông báo trước cho người được phỏng vấn, hẹn gặp.
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 3 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
+ Tiến hành phỏng vấn theo kịch bản phỏng vấn đã xây dựng hoặc tuỳ thuộc
quá trình phỏng vấn, các phát hiện mới mà có thể đưa ra thêm các câu hỏi để hiểu
sâu hơn vấn đề nghiên cứu.
- Bước 3: Tổng kết các kết quả phỏng vấn
 Dữ liệu thứ cấp:
Dữ liệu thứ cấp là những dữ liệu được thu thập từ những nguồn có sẵn như báo
cáo kinh doanh, tài liệu thống kê, Internet,…
Mục đích sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp là nhằm tìm hiểu về năng lực và tình
hình hoạt động kinh doanh của công ty. Qua đó, có thể nhận thấy những tồn tại
trong công tác quản trị quy trình đàm phán xuất phát từ chính bản thân công ty hay
là do môi trường bên ngoài.
Qua quá trình thu thập thông tin tại công ty, em đã thu thập được số liệu thứ
cấp là:
- Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty các năm 2009- 2011
- Số lượng hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ các năm 2009- 2011
- Số lượng nhân viên, công nhân của công ty giai đoạn 2009- 2011

1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
1.6.2.1 Phương pháp thống kê và tổng hợp
Từ nguồn dữ liệu thu thập được, tiến hành thống kê và tổng hợp các dữ liệu
theo các mục tiêu nghiên cứu của đề tài
1.6.2.2 Phương pháp phân tích
Trên cơ sở thống kê và tổng hợp nguồn dữ liệu theo các mục tiêu nghiên cứu
cụ thể tiến hành phân tích. Quá trình phân tích sử dụng:
- Phương pháp định tính: định tính mối quan hệ giữa cơ sở lý luận về quản trị
quá trình đàm phán ký kết hợp đồng thực tiễn hoạt động quản trị quá trình đàm
phán để ký kết hợp đồng , mối quan hệ giữa những tác nhân môi trường văn hóa
Singapore đến quản trị quá trình đàm phán ký kết hợp đồng tại công ty.
- Phương pháp định lượng: lượng hóa tình hình thanh toán tình hình sản xuất
kinh doanh, ngoài ra còn sử dụng công cụ tính toán trong Excel tính giá trị trung
bình, phương sai, độ lệch chuẩn của kết quả điều tra phỏng vấn.
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 4 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
1.6 Kết cấu của khóa luận
Ngoài Lời cảm ơn, muc lục, danh mục bảng biểu vẽ, danh mục từ viết tắt, taì
liệu tham khảo, các phụ lục kết cấu của khoa luận gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình đàm phán ký kết hợp đồng NK
Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình đám phán ký kết hợp đồng nhập
khẩu dầu bôi trơn từ singapore của công ty TNHH Vũ Minh
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất nhằm quản trị quy trình đàm phán
ký kết hợp đồng nhập khẩu dầu bôi trơn từ singapore của công ty TNHH Vũ Minh
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 5 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
CHƯƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU

2.1 Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm nhập khẩu, hợp đồng kinh tế, hợp đồng TMQT
Nhập khẩu là mua bán hàng hóa (hoặc dịch vụ) từ nước ngoài trên cơ sở
dùng tiền tệ làm phương tiện thanh toán theo nguyên tắc ngang giá. Tiền tệ ở đây có
thể là ngoại tệ đối với ít nhất một bên trong mối quan hệ này (Th.S Phạm Quỳnh
Chi - kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương Nhà xuất bản Hà nội)
Hợp đồng kinh tế là sự thoả thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa
các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ,
nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật và các thoả thuận khác có mục
đích kinh doanh với sự quy định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây
dựng và thực hiện kế hoạch của mình. (Th.S Phạm Quỳnh Chi - kỹ thuật nghiệp vụ
ngoại thương Nhà xuất bản Hà nội)
Hợp đồng TMQT là sự thỏa thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở
ở các quốc gia khác nhau (PGS.TS Vũ Hữu Tửu – 2007 – Giáo trình kỹ thuật
nghiệp vụ ngoại thương – Nhà xuất bản giáo dục)
2.1.2 Khái niệm quản trị, giám sát, điều hành
Theo Koontz và O' Donnel: Q uản trị là thông qua nhiệm vụ của nó, cho rằng
nhiệm vụ cơ bản của quản trị là "thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các
cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các
mục tiêu đã định".
Theo James Stoner và Stephen Robbin: Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và
sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Giám sát là việc nhận dạng và theo dõi chuỗi sự kiện và hành động khi đến
thời điểm hành động hoặc khi cần hành động (PGS.TS Doãn Kế Bôn – 2010 –
Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế - Nhà xuất bản chính trị - hành
chính.
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 6 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
Điều hành quá trình đàm phán là tất cả các quyết định cần phải đề ra để

giải quyết những vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một
cách đầy đủ trong thời gian lập kế hoạch đàm phán. (PGS.TS Doãn Kế Bôn – 2010
– Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế - Nhà xuất bản chính trị - hành
chính.
2.1.3 Khái niệm đàm phán TMQT
Theo giáo sư Roger Fisher và giáo sư William Ury: “Đàm phán là phương
tiện cơ bản để đạt được cái mà người ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình
giao tiếp có đi có lại, được thiết kế nhằm đạt thỏa thuận trong khi giữa ta và đối
tác có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng”.
Đàm phán TMQT là 1 quá trình mà các bên tham gia đàm phán có trụ sở kinh
doanh đặt ở các quốc gia khác nhau tiến hành thảo luận, thương lượng nhằm thống
nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi đến 1 hợp
đồng TMQT ( PGS.TS Doãn Kế Bôn – 2010 – Giáo trình quản trị tác nghiệp
thương mại quốc tế - Nhà xuất bản chính trị - hành chính.
2.2 Một số lý thuyết về quản tri quy trình đám phán ký kết hợp đồng NK
2.2.1 Khái quát về đàm phán TMQT
2.2.1.1 Đặc điểm của đàm phánTMQT
Đàm phán trong thương mại quốc tế cũng có những đặc điểm chung như
đàm phán các loại hợp đồng thông thường khác như:
Đàm phán là một khoa học
Khoa học về phân tích giải quyết vấn đề một cách hệ thống, theo phương
châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên liên quan. Khi tham gia đàm phán các bên
cần suy nghĩ, cân nhắc những lợi ích liên quan tới các bên, phải tiến hành nghiên
cứu, phân tích đánh giá một cách có hệ thống, khách quan và toàn diện, dựa trên
các quy luật, quy tắc nhất định, trên cơ sở đó để xây dựng chiến lược và chiến thuật
đàm phán
Đàm phán là một nghệ thuật
Đàm phán là một quá trình thao tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao
dịch, bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận sự thuyết phục, khả năng sử
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 7 SV : Đoàn Thị Nhung

Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
dụng các tiểu xảo đàm phán, sự khôn khéo lựa chọn thời gian và cách thức thực
hiện những tiểu xảo đó.
Đàm phán đòi hỏi người đàm phán phải tinh tế, nhanh nhạy, mềm dẻo, linh
hoạt, biết tùy cơ ứng biến, thì mới có thể đạt được thành công. Hơn nữa, đàm phán
là quá trình do con người tham gia nên dù cùng một nội dung đàm phán nhưng với
những người khác nhau thì sẽ đem lại những kết quả khác nhau
Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các mặt
đối lập.
Thông thường khi tham gia đàm phán các bên đều có những lợi ích đối lập
nhau. Trong quá trình đàm phán các bên thường cố gắng giành nhiều nhất những
lợi ích về phía mình.
Ngoài ra, hoạt động đàm phán trong thương mại quốc tế cũng có những đặc
điểm riêng biệt, đó là:
Đàm phán trong TMQT thường chịu sự điều chỉnh của một hoặc một số điều
ước quốc tế song phương hoặc đa phương, hoặc quy định của hệ thống pháp luật
một quốc gia nhất định với tư cách là khuôn khổ pháp lý.
Đàm phán trong TMQT luôn chịu sự chi phối, tác động của các quy luật kinh
tế. Bên cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi phương pháp và thủ thuật kinh
doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh.
Đàm phán trong TMQT thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền
kinh tế và thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục.
Đàm phán trong TMQT thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố chính trị và
ngoại giao do có yếu tố quốc tế và thường liên quan tới ít nhất hai quốc gia khác
nhau Để có đàm phán thành công người đàm phán phải trang bị rất nhiều thông tin
về nhiều ngành khác nhau như: marketing, luật, kế toán tài chính
2.2.1.2 Nguyên tắc đàm phán TMQT
• Tập trung vào quyền lợi chứ không phải lập truờng, quan điểm
Vì con người tham gia vào quá trình đàm phán cho nên để có xúc cảm dẫn đến
việc trình bày và đánh giá các vấn đề thương lượng không được khách quan. Hoặc

quá tập trung vào lập trường mà ít quan tâm tới quyền lợi, hoặc ngược lại thì rất khó
để đi đến sự thoả thuận. Do vậy trong quá trình đàm phán các bên phải biết tách các
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 8 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
cảm xúc ra khỏi các vấn đề đàm phán tập trung vào quỳên lợi và ít tập trung vào lập
trường. Nhưng vấn đề này nó phụ thuộc nhiều vào yếu tố văn hoá, phong cách, tính
cách của người đàm phán.
• Đưa ra các phương án đôi bên cùng có lợi
Việc nghĩ ra các phương án đôi bên cùng có lợi đòi hỏi phải có tầm suy nghĩ
rộng lớn chứ không chỉ nghĩ đến phần riêng của mình. Tìm kiếm những phương án
đảm hai bên cùng có lợi sẽ góp phần phát hiện ra những quyền lợi chung, những
vùng thoả thuận trong đàm phán đảm bảo được hiệu quả của quá trình đàm phán.
• Kiên quyết bảo vệ những tiêu chuẩn khách quan
Một nguyên tắc cơ bản trong đàm phán là phải đảm bảo được tiêu chuẩn khách
quan công bằng, đặc biệt đối với đối tác là người không khoan nhượng và chỉ bảo
vệ lập trường của mình chứ không phải là quyền lợi, thì tốt nhất kiên quyết đảm bảo
các thoả thuận phải phản náh những tiêu chuẩn công bằng khách quan không phụ
thuộc vào lập trường của một bên nào.
2.2.1.3 Các hình thức đàm phán TMQT
Trong đàm phán TMQT thường sử dụng ba hình thức đàm phán cơ bản là:
Đàm phán gặp gỡ trực tiếp, đàm phán qua thư tín và đàm phán qua điện thoại
2.2.1.3.1 Đàm phán trực tiếp
Đây là kiểu đàm phán mà các bên tham gia đàm phán gặp trực tiếp để tiến
hành trao đổi và thoả thuận về các điều kiện kinh doanh. Cách thức này giúp các
bên nắm bắt thái độ, tâm lý, phản hồi của nhau một cách dễ dàng và trực tiếp, từ đó
giúp các bên có thể điều chỉnh tốc độ của cuộc đàm phán và cùng nhau tìm ra thoả
thuận chung. Tuy nhiên đàm phán trực tiếp yêu cầu phải có thời gian không gian cụ
thể, phải có chuẩn bị chu đáo trong đón tiếp, giao tiếp và trong các hoạt động khác
liên quan. Đàm phán trực tiếp là hình thức đàm phán có chi phí cao nhất trong ba
hình thức. Đàm phán trực tiếp được sử dụng phần lớn với những thương vụ có giá

trị cao,có tính chất phức tạp hoặc với những đối tác mới.
2.2.1.3.2. Đàm phán qua thư tín
Đàm phán qua thư tín là hình thức đàm phán thong qua việc trao đổi thư
thương mại. Đàm phán qua thư giúp tiết kiệm chi phí, có thời gian chuẩn bị và diễn
đạt ý kiến, có thể che giấu được những thái độ thật sự khi cần thiết. Tuy nhiên đàm
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 9 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
phán qua hình thức này không nhanh chóng đưa đến kết quả chung vì mất nhiều
thời gian xử lý thư và chuẩn bị để viết thư. Đàm phán qua thư tín phù hợp với
những hợp đồng có quy mô nhỏ, không có tính chất phức tạp, các bên dễ dàng nhất
trí với những điều kiện đưa ra.
2.2.1.3.3 Đàm phán qua điện thoại
Đàm phán qua điện thoại dễ dàng và nhanh chóng đảm bảo được tính thời
điểm. Nhưng, hình thức này đòi hỏi người tham gia thương lượng phải có kỹ năng
nghe nói ngoại ngữ tốt, có khả năng xử lý thông tin và ứng biến nhanh.
Bên cạnh đó chi phí để thực hiện đàm phán qua điện thoại cao do phải liên lạc
đường dài giữa các quốc gia khác nhau. Mặt khác, không có gì làm bằng chứng cho
các thoả thuận. Hình thức đàm phán qua điện thoại được sử dụng trong trường hợp
cần thiết như sợ bị lỡ cơ hội kinh doanh hoặc chỉ để xác nhận một vài chi tiết của
hợp đồng. Hình thức này và hình thức đàm phán qua thư tín thường kết hợp với
nhau.
Các hình thức trên có thể được sử dụng độc lập nhưng cũng có thể sử dụng kết
hợp với nhau để đạt được hiệu qủ cao nhất.
2.2.1.4. Các chiến lược đàm phán
2.2.1.4.1. Chiến lược đàm phán kiểu cứng
Đàm phán kiểu cứng là một cuộc ganh đua về sức mạnh ý chí, một bên dung
thế lực để gây sức ép và buộc bên kia lùi bước, thái độ trong thương lượng luôn
cứng nhắc và cương quyết, lợi ích của bên này có được dựa trên sự thua thiệt của
bên kia.
Chiến lược đàm phán kiểu cứng thường được sử dụng bởi những nhà đàm

phán có cách tiếp cận kiểu thắng – thua.
Trong đàm phán, mục tiêu và động cơ chính của chiến lược này là tối đa hoá
lợi ích của mình mà không cần xây dựng quan hệ làm ăn dài lâu với đối tác. Tuy
nhiên, chiến lược đàm phán kiểu cứng sẽ không mang lại kết quả mong muốn cho
người sử dụng nếu đối tác cũng dùng chiến lược này chính là không thể xây dựng
và phát triển mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa các bên.
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 10 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
2.2.1.4.2 Chiến lược đàm phán kiểu mềm
Đàm phán theo kiểu chiến lược mềm là cách đàm phán mà các bên tham gia
đàm phán đều coi nhau la bạn bè,bình đẳng, cùng tỏ rõ thiện chí hợp tác và xây
dựng niềm tin cho nhau, tôn trọng quyền lợi của nhau; thương lượng trên quan điểm
lập trường vì lợi ích chung, xác định nhưọng bộ để đổi lấy nhượng bộ, lợi ích mà
mỗi bên đạt được trên cơ sở hợp tác giữa các bên.
Chiến lược đàm phán kiểu mềm thường được nhà đàm phán có cách tiếp cận
thắng - thắng sử dụng. Mục tiêu và động cơ chính của chiến lược đàm phán kiểu
mềm là tối đa hoá lợi iách chung để tối đa hoá lợi ích cho chính mình, xây dựng
mối quan hệ về lâu dài trên cơ sở hợp tác và cùng có lợi nên các bên nhanh chóng đi
tới thoả thuận. Tuy nhiên,nếu một trong các bên sử dụng chiến lược đàm phán kiểu
cứng trong cuộc đàm phán thì mục tiêu và những kết quả mong muốn của chiến
lược đàm phán kiểu mềm khó có thể đạt được.
2.2.1.4.3 Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc
Chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc là kiểu đàm phán mà các bên tách riêng
vấn đề quan hệ và vấn đề công việc, vị thế và lợi ích, trong quan hệ thì mềm dẻo và
hoà nhã nhưng trong công việc thì cứng rắn và kiên định.
Trong ba chiến lược đàm phán, thì chiến lược đàm phán kiểu nguyên tắc có
nhiều ưu thế hơn cả, vì thế chiến lược này được dùng nhiều. Tuy nhiên để sử dụng
thành công chiến lược này cần phải có một số yêu cầu nhất định, trong đó điều kiện
quan trọng nhất là phải có đội ngũ cán bộ đàm phán giỏi.
Mỗi chiến lược đàm phán có những ưu điểm, nhược điểm và trường hợp áp

dụng khác nhau. Do đó tuỳ thuộc vào những vị thế, sức mạnh, điều kiện cụ thể mà
doanh nghiệp có thể đưa ra các chiến lược đàm phán cho phù hợp
2.2.1.5 Phương pháp tiếp cận trong đàm phánTMQT
2.2.1.5.1. Cách tiếp cận kiểu thắng - thua
Cách tiếp cận kiểu thắng - thua(win – lose) hay còn gọi là cách tiếp cận kiểu
phân chia là việc các bên cố gắng dùng mọi chiến lược và thủ thuật để phân chia lợi
ích làm cho mình càng nhiều lợi ích càng tốt.
Cách tiếp cận kiểu thắng – thua có ưu điểm là bên có sức mạnh và có thế lực
có thể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn. Tuy nhiên,cách tiếp
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 11 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
cận này cũng có những nhược điểm là không thể có thỏa thuận chung nếu các bên
đều áp dụng cách tiếp cận này vì không bên nào nhượng bộ bên nào.
Cách tiếp cận kiểu thắng – thua thường được sử dụng khi một bên cho rằng
mình là người có thế lực và vị thế trên bàn đàm phán, như sức mạnhveef kinh tế,
công nghệ thông tin, có vị thế trên thương trường…. Các bên có xu hướng dùng sức
mạnh của mình để gây áp đảo đối phương, buộc đối phương phải chấp nhận và
nhượng bộ. Do đó, với cách tiếp cận này cuộc đàm phán mang tính chất cạnh tranh,
không khí đàm phán căng thẳng, kết quả cuộc đàm phán đem lại tạo thành hai bên
đối lập: bên thắng – bên thua, bên được - bên mất.
2.2.1.5.2 Cách thức tiếp cận kiểu thua - thắng
Chiến lược đàm phán kiểu thua - thắng là cách tiếp cận trong đomotj bên chủ
động là bên thua, sẵn sàng nhượng bộ và tạo cơ hội, thuận lợi cho đối tác thắng.
Đàm phán theo cách thức tiếp cận này có những ưu điểm giúp các bên có được
kết quả theo ý muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, quan hệ
trong tương lai được củng cố và phát triển. Tuy nhiên, nếu bên được nhượng bộ,
bên được tạo thuận lợi ở thế thắng không có tinh thần hợp tác và không sẵn sàng
nhượng bộ trong lần đàm phán tiếp theo thì quan hệ giữa các bên không thể phát
triển tốt đẹp và bên chủ động đàm phán theo kiểu thua thắng cũng không thể có lợi
ích như mong muốn.

2.2.1.5.3. Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thắng
Cách thức tiếp cận kiểu thắng – thắng còn được gọi là cách tiếp cận kiểu hội
nhập hay kiểu hợp tác là việc các bên tham gia đàm phán với tinh thần hợp tác (chứ
không phải với thế mạnh, thế lực của mình), cùng nhau tìm ra giải pháp tốt nhất để
thỏa mãn lợi ích của nhau, để các bên tham gia đều là những người thắng.
Trên cơ sở lợi ích của đối tác chung của các bên đều có trách nhiệm bảo vệ lợi
ích của đối tác cũng chính là bảo vệ lợi ích của chính mình. Bởi vậy, các bên tham
gia đàm phán với cách tiếp cận này sẵn sàng nhượng bộ để đổi lấy sự nhượng bộ.
Vì thế, cuộc đàm phán diễn ra với các tiếp cận này mang tính hợp tác cao, để lại kết
quả tốt đẹp cho tất cả các bên tham gia nên còn được gọi là cách tiếp cận hợp tác
hoặc hội nhập. Tuy nhiên, cách tiếp cận này khó có thể sử dụng giữa các đối tác mà
một trong các bên có sức mạnh và thế lực hơn bởi khi đó bên có thế lực sẽ muốn sử
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 12 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
dụng cách tiếp cận thắng – thua để tối đa hóa lợi ích của mình, nói cách khác cách
tiếp cận đàm phán kiểu thắng – thắng không thể được sử dụng cho các bên không
có tinh thần và thái độ hợp tác.
2.2.1.6 Tác động của văn hóa đối với đàm phán
Theo định nghĩa văn hóa của UNESCO: “ Văn hóa là tổng thể các hoạt động
sáng tạo của các cá nhân và cộng đồng trong quá khứ, hiện tại, qua các thế kỷ hoạt
động sáng tạo ấy hình thành nên các giá trị văn hóa, các truyền thống và cách thể
hiện, đó là những yếu tố xác định đặc tính riêng của mỗi dân tộc”.
Các yếu tố chính của văn hóa là các tiêu chuẩn quy định, mô hình ứng xử hoặc
thừa nhận sự phân tầng xã hội, tôn giáo, ngôn ngữ, giáo dục, nghệ thuật, tính thẩm
mỹ, văn hóa vật chất và điều kiện sống . Các yếu tố đó ảnh hưởng đến quá trình
đàm phán, đến những đặc tính phong cách của người đàm phán, đến chiến lược
tương lượng được sử dụng trong đàm phán. Mỗi quốc gia có nền văn hóa riêng và
hình thành nên phong cách đàm phán riêng, do đó đàm phán TMQT chiụ ảnh hưởng
của sự khác biệt văn hóa.
2.3 Phân định nội dung của quản trị quy trình đàm phán trong TMQT

2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán là công việc chuẩn bị trực tiếp cho việc đàm phán
như tổ chức thu thập và xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm
phán, luyện tập việc thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể… Trình tự lập kế
hoạch đàm phán được tiến hành theo các nội dung sau
* Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán
Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích, đánh giá khái quát những
nét cơ bản của thị trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hóa đàm phán
của đối tác, của doanh nghiệp có liên quan có tác động tới hoạt động đàm phán,
những điểm yếu, điểm mạnh, những thuận lợi, khó khăn làm cơ sở xác định mục
đích và mục tiêu đàm phán thông qua việc thu thập những thông tin cần thiết như
- Thu thập thông tin về thị trường
- Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh
- Thu thập thông tin đối tác
- Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 13 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
* Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán
Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và đích
đến của hoạt động đàm phán. Khi xác định mục đích đàm phán phải đảm bảo được
ba yêu cầu cơ bản sau: phải rõ ràng, dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung của
doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được.
Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu tố
như: tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận
 Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế
hoạch về địa điểm, thời gian và kế hoạch cho chương trình đàm phán.
Lập kế hoạch về chiến lược là xác định được tư duy chiến lược, thái độ chiến
lược và các biện pháp chiến lược cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được
mục tiêu đề ra.

• Lập kế hoạch chiến lược về nhân sự cần phải xác định được những nhà
đàm phán của đối tác là ai?, thành phần đoàn đàm phán của đối tác bao gồm những
ai?. Từ đó, lập kế hoạch về đội ngũ nhân sự cho đàm phán của mình bao gồm
những thành phần nào, trưởng đoàn đàm phán là ai? trách nhiệm và quyền hạn của
các đàm phán viên như thế nào?. Chúng ta cần phải xác định rõ số lượng, thành
phần của đoàn đàm phán và kế hoạch lựa chọn đoàn đàm phán.
• Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến
hành đàm phán và giám sát, điều hành, kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm sau khi
đàm phán.
 Kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch
Lập kế hoạch chủ yếu là kế hoạch của một bên, dùng các thông tin về quá
trình phân tích tình huống đàm phán của doanh nghiệp. Trong thực tế, có nhiều
thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không thể tiên liệu hết được,
do đó phải thường xuyên giám sát, kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch.
2.3.2 Tổ chức đàm phán
 Chuẩn bị đàm phán
Chuẩn bị đàm phán là chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành đàm phán
như chuẩn bị nội dung, chuẩn bị dữ liệu thông tin, chuẩn bị nhân sự đàm phán, lựa
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 14 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
chọn thời điểm và địa điểm đàm phán, chuẩn bị chương trình đàm phán, chuẩn bị
các kế hoạch và những phương ánh đàm phán.
Để đàm phán thành công cần phải có sự chuẩn bị một cách chu đáo cho cuộc
đàm phán. Chuẩn bị tốt sẽ tạo cho nhà đàm phán sự tự tin cần thiết khi tiến hành
đàm phán. Ngược lại, không chuẩn bị tốt sẽ khiến cho nhà đàm phán dễ bộc lộ yếu
điểm của mình và rơi vào thế bị động, bất lợi.
• Chuẩn bị thông tin đàm phán:
Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của
doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán. Như vậy, khi
đàm phán, người đàm phán phải làm chủ được những tài liệu, những thông tin liên

quan bằng cách chủ động thu thập và phân tích một cách có hệ thống những số liệu
và thông tin đã thu thập được.
• Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán
Trước khi tiến hành đàm phán với đối tác thì công tác chuẩn bị chiến lược, kỹ
thuật đàm phán là vô cùng quan trọng.
Việc chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng các kỹ thuật đàm phán phù hợp cũng rất quan
trọng, nó sẽ mang lại sự tự tin cho các nhà đàm phán.
• Chuẩn bị nội dung đàm phán:
Nhà quản trị cần phải xác định được nội dung cần đàm phán là gì, phương
án cho mỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung là như thế nào. Công
tác chuẩn bị nội dung đàm phán cần phải xác định được:
- Nội dung cụ thể cần đàm phán là gì?
- Lựa chọn phương án đàm phán:
Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, mỗi nội dung
cần xác định các phương án đàm phán khác nhau.
- Xác định trình tự đàm phán các nội dung
Khi đã xác định được nội dung đàm phán, thì cần xác định, sắp xếp nội dung
nào đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau, các nội dung quan trọng phải
được đàm phán trước.
• Chuẩn bị nhân sự
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 15 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
Con người là yếu tố quyết định đến kết quả của cuộc đàm phán. Do đó, chuẩn
bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo.
- Tiêu chí để tuyển chọn đoàn đàm phán: Thành phần nhân sự trong đàm phán
thương mại quốc tế phải hội tụ đủ chuyên gia ở 3 lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và
thương mại. Sự phối hợp ăn ý nhịp nhàng của 3 loại chuyên gia này là cơ sở rất
quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả
thi và hiệu quả cao.
- Tiêu chí để chọn trưởng đoàn đàm phán: Do tính chất phức tạp của đàm

phán TMQT trưởng đoàn đàm phán phải là những người hội tụ đủ các yếu tố như:
có năng lực, kiến thức, trình độ, có phẩm chất đạo đức, có kinh nghiệm đã từng
tham gia vào các hoạt động giao dịch thương mại quốc tế, có đầu óc phân tích,
phán đoán, quyết đoán và phản ứng linh hoạt trước mọi tình huống.
• Chuẩn bị thời gian và địa điểm đàm phán:
Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nước người mua
hoặc nước thứ ba. Song phải chọn được thời điểm tối ưu và địa điểm đàm phán
đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên. Khi hai bên đã có
ý định tiên hành đàm phán thì thời gian và địa điể đàm phán nên được các bên thỏa
thuận rồi đưa ra quyết định.
• Chuẩn bị chương trình làm việc
Doanh nghiệp cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho
đối tác. Từ đó có thể phán đoán được các phản ứng của đối tác trong các bước tiếp
theo của đàm phán.
 Tiến hành đàm phán
Tiến hành đàm phán là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên để bàn bạc và
tiến tới thống nhất một số hoặc tất cả các vấn đề được nêu ra mà trước đó các bên
chưa thống nhất được. Tiến hành đàm phán trong kinh doanh nhập khẩu bao gồm
bốn giai đoạn:
* Giai đoạn tiếp cận:
Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán. Giai đoạn này được
giành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 16 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
các bên. Mục đích của giai đoạn này đó là xây dựng bầu không khí thân thiện hợp
tác với đối tác trước khi bước vào công tác đàm phán.
* Giai đoạn trao đổi thông tin:
Trong giai đoạn này, những người đàm phán cung cấp và thu nhận thông tin
về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Những thông
tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số luận chứng…có thể

được cung cấp bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói. Chính vì vậy, các nhà đàm
phán phải thật khéo léo để có được những thông tin từ phía đối tác, có được những
thông tin thực sự đầy đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao.
* Giai đoạn thuyết phục:
Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được
từ phía đối tác, các nhà đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền
lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra
quyết định thuyết phục nhượng bộ theo quan điểm của mình. Thực chất giai đoạn
thuyết phục là giai đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi của mình làm cho đối tác phải
chấp nhận các quan điểm, lập trường của mình.
* Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận
Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng bộ
lẫn nhau. Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được tất cả những mâu thuẫn còn
tồn tại giữa hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên thì
mới đưa cuộc đàm phán đến thành công.
 Kết thúc đàm phán
Kết thúc quá trình đàm phán trong TMQT có thể xảy ra hai trường hợp sau:
- Đàm phán thành công, các bên đi đến ký kết hợp đồng. Trong trường hợp
các bên đạt được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới có
thể dẫn tới ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận
đã đạt được.
- Đàm phán không đi đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra những đề nghị
không thể chấp nhận được, hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông
tin làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn tính hấp dẫn nữa Khi rút khỏi
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 17 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
đàm phán thì cần phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc không thể tiếp
tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt giữa các bên.
2.3.3 Giám sát, điều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm
 Giám sát quá trình đàm phán

Giám sát là chức năng vô cùng quan trọng trong hoạt động quản trị quy trình đàm
phán. Trong công tác quản trị quy trình đàm phán, cần phải tiến hành giám sát
thường xuyên Đối với nhà nước
, liên tục các nội dung như:
- Giám sát quá trình thu thập và xử lý thông tin
- Nội dung đàm phán
- Nhân sự đàm phán
- Lịch trình đàm phán: địa điểm đàm phán, thời gian đàm phán
- Giám sát quá trình tiến hành đàm phán
Để giám sát quá trình đàm phán, có thể sử dụng các phương pháp: Hồ sơ theo
dõi, phiếu giám sát, phiếu chỉ số giám sát và các phương pháp sử dụng máy vi tính.
 Điều hành
Điều hành quá trình đàm phán là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải
quyết những vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách
đầy đủ trong thời gian lập kế hoạch đàm phán.
Điều hành quá trình đàm phán tập trung giải quyết những vấn đề như:
- Sự thay đổi về thông tin trong quá trình đàm phán.
- Có sự thay đổi hình thức giao dịch, đàm phán thuận lợi cho hai bên.
- Đưa ra giải pháp điều chỉnh khi có thay đổi chiến thuật, kỹ thuật đàm phán.
- Cách giải quyết khi có sự thay đổi về địa điểm và thời gian đàm phán: có thể
do bên công ty hoặc bên đối tác thay đổi vì nhiều lý do.
- Điều chỉnh về đoàn đàm phán, thành phần đoàn đàm phán
- Có sự thay đổi về chương trình làm việc mà không được báo trước…
Đánh giá và rút kinh nghiệm
Sau mỗi lần đàm phán bao giờ các nhà đàm phán cũng cần phải phân tích
đánh giá kết quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra và rút ra bài học kinh
nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp theo.
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 18 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNGVỀ QUẢN TRỊ QUY

TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU DẦU BÔI
TRƠN TỪ THỊ TRƯỜNG SINGAPORE CỦA CÔNG TY TNHH VŨ
MINH
3.1 Tổng quan về công ty TNHH Vũ Minh
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Vũ Minh là một công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) được
thành lập theo giấy phép kinh doanh số 041138 do Sở kế hoạch và đầu tư thành
phố Hà Nội cấp ngày 14 tháng 05 năm 1997.
Công ty có trụ sở chính đặt tại: số 101 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội. Công ty có
con dấu riêng, có tài khoản riêng tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ Thương
Việt Nam.
Tên giao dịch: Công ty TNHH Vũ Minh
Tên tiếng anh: VU MINH LIMITED COMPANY.
Tên viết tắt: VU MINH CO., LTD
Giám đốc: Mr Ngô Duy Vân
Loai hình công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên
Địa chỉ: Phòng 503, tầng 5, số 101 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Tel: 04.5626208
Fax: 04.5626209
Số tài khoản:111 10133267 001
Email:
Website: WWW.VuMinh.com.vn
Vốn điều lệ: 5.000.000.000 (năm tỷ VN đồng)
3.1.2 Ngành nghề đăng ký kinh doanh
- Buôn bán hàng tư liệu sản xuất
- Buôn bán hàng vật liệu tiêu dùng
- Dịch vụ tư vấn môi giới chuyển giao công nghệ kỹ thuật, gia công, sản
xuất, chế biến sản phẩm ngành dệt
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 19 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế

- Sản xuất và mua bán các sản phẩm dầu mỡ bôi trơn sử dụng trong công
nghiệp
- Sản xuất và mua bán vật tư, nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc trong
ngành dệt và các ngành công nghiệp khác.
- Sản xuất, chế tạo, lắp ráp máy móc công nghiệp và gia công cơ khí
- Dịch vụ bảo trì bảo dưỡng thiết bị máy móc do công ty sản xuất và kinh
doanh xuất
- Vận tải hàng hóa, cho thuê ôtô…
Hiện nay công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực: Sản, mua bán các sản
phẩm dầu mỡ bôi trơn sử dụng trong công nghiệp, và các dịch vụ bảo trì bảo
dưỡng thiết bị máy móc
3.2.3 Cơ cấu tổ chức cuả công ty
Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Vũ Minh được tổ chức theo cơ chế trực
tuyến chức năng được thể hiện qua sơ đồ sau
Sơ đồ 1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty
( Nguồn: Phòng nhân sự)
* Chức năng nhiệm vụ các bộ phận, phòng ban
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 20 SV : Đoàn Thị Nhung
Giám Đốc
Phòng vật
tư- kỹ
thuật
Phó Giám Đốc
kỹ thuật
Trợ lý Giám Đốc Phó Giám Đốc
Kinh Doanh
Phòng
nhân sự
Phòng tài
chính kế

toán
Phòng
kinh
doanh
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
* Giám đốc: Là người có quyền lực cao nhất, là người đại diện pháp nhân
của Công ty, được phép sử dụng con dấu riêng. Giám đốc Công ty là người ra quyết
định chiến lược và chiến thuật cho Công ty, là người có quyền điều hành và phân
cấp hoạt động kinh doanh của Công ty. Giám đốc Công ty có thể tự xem xét quyết
định thành lập, tổ chức lại, giải thể hoặc sáp nhập các đơn vị trực thuộc.
Giám đốc Công ty có quyền ủy quyền cho cấp dưới thay mình điều hành các
hoạt động của Công ty trong thời gian Giám đốc vắng mặt.
* Phó giám đốc kĩ thuật: là người đứng đầu trong đội ngũ cán bộ kỹ thuật
trong công ty trợ giúp giám đốc và phụ trách công tác kỹ thuật công trình, có trách
nhiệm trong việc ký duyệt các bản vẽ thiết kế, kiểm tra, giám sát và đánh giá chất
lượng công trình, bên cạnh đó phó giám đốc kỹ thuật còn thường xuyên gặp đối tác
kinh doanh cả về phía đối tác cung ứng nguyên vật liệu và đối tác xây dựng, thi
công.
* Phó giám đốc kinh doanh: Có nhiệm vụ trợ giúp giám đốc phụ trách các
lĩnh vực hoạt động sau:
- Nghiệp vụ kinh doanh, kế hoạch kinh doanh.
- Hợp đồng kinh doanh, thanh lý hợp đồng, kiểm tra và kiện toàn hàng hóa,
vật tư
* Trợ lý giám đốc: Là người kề cạnh giám đốc, lo công văn giấy tờ, lên lịch
gặp gỡ đối tác cho giám đốc, có thế được ủy quyền thay Giám đốc trong một số
công việc về hành chính.
+ Phòng nhân sự: có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề về tổ chức hành chính . Quản
lý cán bộ, nhân sự lao động và tiền lương theo quy định của Nhà Nước. Xây dựng
kế hoạch kế hoạch tuyển dụng lao động theo yêu cầu của Công ty, và xây dưng kế
hoạch tiền lương hàng năm. Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng của

Công ty. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ theo quy định.
+ Phòng tài chính kế toán: có trách nhiệm quản lý tài chính và nguồn vốn của
Công ty theo đúng chế độ và quy định của nhà nước. Tiến hành hoạch toán kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh, tập hợp toàn bộ chi phí phuc vụ cho việc tính giá
thành , xác định kết quả kinh doanh và các khoản thu chi một cách hợp lý. Thực
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 21 SV : Đoàn Thị Nhung
Trường Đại học Thương Mại Khoa Thương Mại Quốc Tế
hiện thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên hàng tháng, quyết toán tài chính,
thực hiện nghĩa vụ thuế đối với ngân sách Nhà Nước.
+ Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ xậy dựng các mục tiêu phát triển kinh doanh
của Công ty, tìm hiểu nhu cầu thị trường và đề ra các kế hoạch kinh doanh mới, báo
cáo tình hình kinh doanh cho ban Giám đốc, kinh doanh buôn bán các sản phẩm của
Công ty, chủ động tìm kiếm các đối tác để phát triển, mạng lưới phân phối, từng
bước mở rộng thị trường, nghiên cứu tham mưu cho ban Giám đốc trong công tác
định hướng kinh doanh.
3.2 Khái quát tình hình kinh doanh của công ty TNHH Vũ Minh
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây của công ty TNHH
Vũ Minh như sau:
Bảng 3.1: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2009 - 2011
Đơn vị: VNđ
T
T
CHỈ TIÊU 2009 2010 2011
1 DT bán hàng và cung cấp DV 14.421.260.71
6
23.256.227.720 32.565.100.43
0
2 Các khoản giảm trừ 120.585.600 253.678.975 311.657.422
3 DTT từ hoạt động kinh doanh 14300675116 23002548745 32253443008

4 Giá vốn hàng bán 9.979.732.258 17.296.103.070 23.315.229.20
2
5 Lợi nhuận gộp 4.320.942.858 5.706.445.675 8.938.213.806
6 Chi phí bán hàng 271.468.500 352.469.550 559.734.225
7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 3898395116 5.215.819.172 7.951.365.131
8 LNT từ hoạt động kinh doanh 1.510.792.42 138.156.953 427.114.450
9 DT hoạt động tài chinh 0 530116750 520.272.115
10 Chi phí hoạt động tài chính 32.841.833 438.865.921 558.165.942
11 LN từ hoạt động tài chính -32.841.833 91.250.829 -37.893.827
12 Doanh thu hoạt động khác 125.899.340 152.477.612 50.782.916
13 Chi phí hoạt động khác 56.347.866 97.605.221
139.457.873
14 LN từ hoạt động khác 69.551.474 54.872.391 -88674957
15 Tổng LNTT 187.788.883 284280173 300.545.666
16 Chi phí thuế TNDN 46.947.220,75 71.070.043,25 75.136.416,5
17 Tổng LNST 140.841.662,3 213.210.129,8 225.409.249,5
(Nguồn : phòng kinh doanh XNK)
GVHD : Ths. Mai Thanh Huyền 22 SV : Đoàn Thị Nhung