chủ đề tổ chức trong quản trị

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.14 MB, 25 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

+TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHKHOA QUẢN TRỊ

CHỦ ĐỀ: TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊGVHD: Nguyễn Hồng Phước Hiền

Thực hiện: Nhóm 7 - QTL47A1

1, Lê Nguyễn Quỳnh Anh - 2253401020013 2, Nguyễn Phan Kiều Anh - 2253401020020 3, Nguyễn Văn Mai Chi - 2253401020038

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

MỤC LỤC

1, Khái niêm tổ chức...1

2, Mục tiêu của công tác tổ chức...2

3, Tầm hạn quản trị...3

4, Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức...6

a. Theo số lượng nhân viên...6

b. Theo thời gian...6

a. Cơ cấu tổ chức quản trị...12

b. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị...13

c. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức...13

d. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị...16

6, Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức...22

7, Quyền hạn và ủy quyền trong quản trị...23

a.Quyền hạn trong quản trị...23

b. Tập quyền và phân quyền...24

Tập quyền...24

Phân quyền...25

c. Ủy quyền (ủy thác công việc) trong quản trị:...26

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

1, Khái niệm tổ chức

Tương tự như “quản lý”, thuật ngữ “tổ chức” cũng đã được định nghĩa theo một số cách như quy trình, cấu trúc của các mối quan hệ, như một nhóm người và như một hệ thống năng động mở, v.v

- Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hồ”, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống”. - Theo Chester I.Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực

của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.

- Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì cơng tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”. Tổ chức là xương sống của quản lý bởi vì nếu khơng có một tổ chức hiệu quả thì khơng có quản lý nào có thể thực hiện các chức năng của mình một cách trơi chảy. Trong q trình quản lý, tổ chức đứng ở vị trí thứ hai cố gắng kết hợp các hoạt động khác nhau trong một doanh nghiệp để hoàn thành các mục tiêu đã xác định trước. Đó là khn khổ cấu trúc của các nhiệm vụ và trách nhiệm cần thiết của nhân viên trong việc thực hiện các chức năng khác nhau nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Có rất nhiều quan niệm của các tác giả khác nhưng tổng hợp lại chúng ta có thể hiểu bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó.

Nói cách khác, tổ chức chỉ đơn giản là những người làm việc cùng nhau vì một mục tiêu chung. Đó là một nhóm người tập hợp hoặc tụ tập tại một nơi và đóng góp công sức của họ để đạt được một mục tiêu chung. Do đó, nó phối hợp các hoạt động khác nhau để điều hành doanh nghiệp kinh doanh một cách hiệu quả để có thể đạt được mục tiêu chung.

2, Mục tiêu của công tác tổ chức

Khi thành lập một doanh nghiệp, thì một trong những cơng việc cần phải làm là xác định cơ cấu tổ chức, phân chứa trách nhiệm và quyền hạn cho các cá nhân, bộ phận trong tổ chức đó. Khi chúng ta muốn thiết kế một sản phẩm mới, chúng ta cũng phải biết cách tổ chức để giải quyết công việc này một cách hiệu quả.

Vậy mục tiêu của cơng tác tổ chức là gì?

Mục tiêu tổng quan nhất của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vận hành một cách hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu mà tổ chức đã xác định. Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên cơ cấu quản trị cho phép sự phối hợp các hoạt động và nỗ lực giữa các bộ phận và cách cấp tốt nhất

Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà các tổ chức thường hay nhắm tới là:

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

- Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực;- Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh- Tổ chức cơng việc khoa học

- Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức- Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có

- Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hồn cảnh thuận lợi cũng như khó

khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị.

Cũng như những mục tiêu quản trị khác, mục tiêu của công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn. Khác với yêu cầu về các loại mục tiêu quản trị khác, yêu cầu đối với các mục tiêu về tổ chức là phải tuân thủ những quy luật khách quan đặc thù của công tác tổ chức.

3, Tầm hạn quản trị

Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là khái niệm dùng để chỉ nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển trực tiếp một cách hiệu quả, nghĩa là quản trị, giao việc, kiểm tra hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyền một cách tốt nhất.

Tầm hạn quản trị nhận được sự quan tâm rất lớn đối với những nhà nghiên cứu quản trị. Mặc dù không thể đưa ra con số tầm hạn quản trị bao nhiêu là lý tưởng nhất nhưng theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị trung bình trong khoảng 4-8 nhân viên thuộc cấp. Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên 12 hay 16 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những cơng việc đơn giản, và rút xuống cịn 2-3 người khi công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp.

Vì sao mà khái niệm tầm hạn quản trị lại quan trọng khi thiết kế cấu trúc tổ chức?

Tầầm h n qu n tr / ki m soát ạảị ể

Too long to read onyour phone? Save to

read later on your computer

Save to a Studylist

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

Tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số tầng nấc trung gian và số lượng nhà quản trị trong một tổ chức. Chẳng hạn, theo tác giả Stephen P. Robbins, nếu một doanh nghiệp có 4.096 nhân viên thừa hành và tầm hạn quản trị của toàn doanh nghiệp là 4 thì số cấp quản trị là 6 và số lượng nhà quản trị là 1.365 người như được thể hiện trong hình. Ngược lại, với tầm hạn quản trị là 8 thì số cấp quản trị giảm xuống chỉ còn 4 cấp và số nhà quản trị là 585 người (giảm 780 người).

Tầm hạn quản trị và số cấp quản trị

Như vậy, với tầm hạn quản trị rộng, tổ chức sẽ có ít tầng nấc trung gian và tiết kiệm được số quản trị viên. Từ ví dụ trên, hẳn nhiên chúng ta có thể thấy được là chi phí tiền lương phải trả cho những nhà quản trị có thể tiết kiệm được là rất đáng kể.

Vì tầm hạn quản trị là quan trọng đối với công việc thiết kế tổ chức, chúng ta cần biết được những ưu nhược điểm của tầm hạn quản trị rộng và tầm hạn quản trị hẹp.

*Tầm hạn quản trị hẹp

Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

Tốn kém nhiều chi phí

Truyền đạt thơng tin đến cấp dưới cùng khơng nhanh chóng

*Tầm hạn quản trị rộng

quyết định chậm

khơng nhanh chóng

Thơng thường, người ta khơng thích những bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian, vì như vậy nó sẽ làm chậm trễ và lệch lạc sự thơng đạt cũng như tiến trình giải quyết cơng việc trong xí nghiệp. Ai cũng muốn bỏ bớt các tầng nấc trung gian để có được những bộ máy tổ chức gọn nhẹ. Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, vấn đề các tầng nấc trung gian liên quan đến tầm hạn quản trị. Nếu tầm hạn quản trị rộng, sẽ có ít tầng nấc; ngược lại nếu tầm hạn quản trị hẹp, sẽ có nhiều tầng nấc. Do đó, muốn giải quyết vấn đề các tầng nấc trung gian trong một bộ máy tổ chức, cần phải xác định tầm hạn quản trị nên rộng hay nên hẹp. Nhưng cần lưu ý rằng, sự xác định này không thể chủ quan mà chúng ta cần phải xem xét đến các yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị. Những nhân tố chủ yếu bao gồm:

-Trình độ và năng lực của nhà quản trị;-Khả năng và ý thức của cấp dưới;

-Mối quan hệ giữa các nhân viên với nhân viên cũng như giữa các nhân viên và nhà

quản trị;

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

-Tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc;- Kỹ thuật thông tin.

Tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có đầy đủ năng lực, khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, cũng như khi cơng việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch, ít thay đổi; và cấp dưới đã được người quản trị cấp trên ủy quyền hành động khá nhiều. Thêm vào đó, kỹ thuật thơng tin hiện đại cũng giúp cho việc mở rộng tầm hạn quản trị mà nhà quản trị vẫn có thể thơng đạt và kiểm soát hữu hiệu các thuộc cấp. Trái lại, nếu năng lực của nhà quản trị có hạn chế, trình độ của cấp dưới cũng khơng cao, hoặc khi công việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, cơng việc khơng có kế hoạch, thì tầm hạn quản trị hẹp lại thích hợp hơn.

4, Phương pháp phân chia bộ phận trong cơ cấu tổ chức

Tổ chức là tập hợp gồm nhiều thành viên được xây dựng theo một trật tự nhất định nhằm thực hiện một mục đích nào đó→ để đạt được mục đích, mục tiêu chung thì phải có sự phân công để thực hiện những công việc cụ thể => Sự phân công ấy sẽ dẫn đến việc thành lập nên những bộ phận để thực hiện những nhiệm vụ đã được phân cơng. Có thể phân cơng tạo nên những bộ phận theo các cách sau:

a. Theo số lượng nhân viên

- Đây là tiêu chuẩn xưa nhất trong các tiêu chuẩn được áp dụng để phân chia bộ

- Là phương pháp tách những nhân viên làm những cơng việc như nhau trong xí

nghiệp thành những bộ phận (VD: các tổ và được đặt dưới quyền quản trị của 1 tổ tưởng).

Tuy nhiên, cách phân công này chỉ phù hợp khi công việc của mọi người giống nhau vì thế phương pháp này trong xã hội hiện đại như ngày nay càng ít được áp dụng do sự chun mơn hóa.

b. Theo thời gian

- Cũng là một hình thức được áp dụng lâu trong lịch sử và hiện vẫn còn được áp

dụng khá phổ biến trong các cơ sở sản xuất kinh doanh.

- Được sử dụng ở cấp thấp trong tổ chức như việc nhóm gộp các hoạt động theo thời

gian (các ca kíp theo giờ, ca đêm…)

Thường được áp dụng ở những đơn vị phải hoạt động liên tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn.

c. Theo chức năng

- Là hình thức được sử dụng khá phổ biến hiện nay.

- Nhóm gộp các hoạt động có cùng tính chất chun mơn để hình thành nên các bộ

- VD: Trong 1 cơng ty có thể phân thành các phòng như bộ phận Marketing, bộ

phận Kế toán, bộ phận Nhân sự…tiếp theo trong những bộ phận đó lại phân cơng những đơn vị nhỏ hơn để làm những việc cụ thể hơn nữa như tuyên truyền quảng cáo, tuyển dụng, làm báo cáo đọc số liệu…

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

Ưu điểm và nhược điểm:

Ưu điểm:

+ Tập trung và làm đúng chuyên môn. + Bảo đảm sự thi hành các chức năng chủ yếu. + Dễ dàng trong đào tạo chuyên môn, khắc phục sơ suất.

Nhược điểm:

+ Do quá tập trung vào chức năng riêng mà quên đi mục tiêu chung của cả tổ chức.

+ Gặp khó khăn, phức tạp khi phối hợp chung với các bộ phận khác. + Khó quy kết trách nhiệm và đánh giá kết quả công việc.

d. Theo lãnh thổ

- Là một cách thức được áp dụng khi xí nghiệp hoạt động trên một địa bàn khá rộng

và thường thì kinh doanh những sản phẩm giống nhau.

- Cách thức này được áp dụng trong việc thành lập các bộ phận hành chính sự

nghiệp theo lãnh thổ.

→ Nhà quản trị chọn cách thức này khi những đặc điểm của địa phương quan trọng đối với đầu vào của hoạt động sản xuất hay đối với sự tiêu thụ của sản phẩm

Ưu điểm và nhược điểm:

Ưu điểm:

+ Nắm bắt được thị trường và những vấn đề ở địa phương. + Hiểu biết được nhu cầu và tâm lý của khách hàng tại nơi đó.

Nhược điểm:

+ Phương pháp này tạo ra sự trùng lắp trong tổ chức của các đơn vị theo lãnh thổ (VD: Đơn vị ở địa phương nào cũng có bộ phận nghiên cứu tiếp thị).

+ Cần nhà quản lý phải có năng lực tổng qt.

+ Vì có sự trùng lắp trong tổ chức nên làm phát sinh nhiều chi phí hành chính và khó khăn trong việc quản lý, phối hợp hoạt độ giữa các bộ phận.

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

e. Theo sản phẩm

- Là cách thức tổ chức trong đó xí nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh nhiều sản phẩm,

thành lập nên những đơn vị chuyên doanh theo từng loại sản phẩm.

- Cách thức này được áp dụng khi các sản phẩm có quy trình cơng nghệ sản xuất và

chiến lược tiếp thị khác nhau.

Ưu điểm và nhược điểm:

Ưu điểm:

+ Dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến sản phẩm.

+ Đánh giá được kết quả hoạt động của sản phẩm.

+ Nâng cao được trình độ chuyên mơn hóa trong sản xuất kinh doanh. Nhược điểm:

+ Nhược điểm như cách thức phân chia theo lãnh thổ là phát sinh nhiều chi phí quản lý do mỗi bộ phận sản xuất sản phẩm lại có những yêu cầu chức năng riêng của mình.

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

f. Theo khách hàng

- Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân phục vụ một nhóm khách hàng

mục tiêu.

- Phản ánh sự quan tâm của xí nghiệp đối với việc thỏa mãn các yêu cầu khác biệt

nhau của từng loại khách hàng.

- Hình thức này được áp dụng rộng rãi trong cơ sở kinh doanh và ngày càng được

áp dụng nhiều trong các cơ sở hành chính sự nghiệp.

Ưu điểm và nhược điểm:

Ưu điểm:

+ Sử dụng được người có chun mơn để phù hợp với từng nhóm đối tượng khách hàng → Tập trung sự chú ý vào khách hàng.

+ Giảm gánh nặng cho các nhà quản lý cấp cao đồng thời tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ.

- Được thiết kế dựa trên chuỗi đầu cuối của các qui trình khác nhau, chẳng hạn như nghiên cứu & phát triển, chuỗi cung ứng,…

- Phương pháp phân chia theo qui trình khơng chỉ xem xét các hoạt động mà nhân

viên thực hiện còn xem xét cách thức hoạt động khác nhau từ đó tương tác với nhau.

Ưu điểm và nhược điểm:

Ưu điểm:

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

+ Là phương pháp lý tưởng để cải thiện tốc độ và hiệu quả, phù hợp nhất với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, vì nó có thể dễ dàng thích ứng.

Nhược điểm:

+ Rào cản giữa các nhóm quy trình khác nhau có thể dẫn đến các vấn đề trong giao tiếp và bàn giao công việc.

Tóm lại, có nhiều cách khác nhau để phân chia các bộ phận trong một tổ chức. Khơng có cách phân chia bộ phận nào là tốt nhất cho mọi tổ chức và cho mọi hoàn cảnh. Nhà quản trị phải linh hoạt để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với hoàn cảnh đặc điểm cụ thể của tổ chức mình.

5, Cơ cấu tổ chức

a. Cơ cấu tổ chức quản trị

Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên mơn hố và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.

Vậy vì sao ta cần quan tâm đến xây dựng cơ cấu tổ chức?

Xây dựng cơ cấu tổ chức tạo nên sự thống nhất trong nội bộ tổ chức, tăng khả năng thích ứng và chuyển đổi khi cần thiết. Để phát triển bền vững, doanh nghiệp phải điều chỉnh cấu trúc phù hợp với tình hình kinh tế - mà khơng làm suy giảm những năng lực cốt lỗi và lợi thế cạnh tranh riêng. Đồng thời, cơ cấu tổ chức là hình thức phân cơng lao động trong quản trị, có tác động đến q trình hoạt động của hệ thống quản trị. Cơ cấu tổ chức quản trị, một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, nó có tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất. Cơ cấu tổ chức quản trị càng hoàn hảo càng tác động một cách hiệu quả đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận. Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, xếp đặt

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

nhân viên khơng đúng sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi nhuận.

b. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị

Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh cách phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp cho nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, ln ln đi sát và phục vụ sản xuất.

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản trị có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài mơi trường.

- Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.

- Tính kinh tế: Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về.

c. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, những yếu tố này sẽ quyết định tính hợp lý của cơ cấu tổ chức. Do đó, khi thiết kế và quản lý sự thay đổi của cơ cấu tổ chức chúng ta cần phải quan tâm nghiên cứu và đánh giá đúng tác động của chúng đến cơ cấu của tổ chức. Dưới đây là những yếu tố cơ bản tác động mạnh đến cơ cấu tổ chức, bao gồm: môi trường, chiến lược, công nghệ và nguồn nhân lực.

Môi trường bên ngồi của tổ chức

Như chúng ta đã biết, mơi trường như là một ràng buộc cho việc cân nhắc các quyết định quản trị. Nó cũng tác động lớn đến cấu trúc tổ chức. Trong điều kiện môi trường ổn định, các quyết định về cơ cấu tổ chức sẽ ít thay đổi, mang tính ổn định cao. Ngược lại, trong điều kiện mơi trường có nhiều biến động, đòi hỏi sự phản ứng linh hoạt của các cá nhân, bộ phận thì cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính linh hoạt, năng động, và công tác quản lý sự thay đổi là hết sức cần thiết.

</div>