Tổ chức trong quản trị

1
TOÅ CHÖÙC
2

Khái niệm về tổ chức.

Mục tiêu của tổ chức

Các nguyên tắc và cơ sở thiết kế bộ máy tổ chức
quản trò

Phương pháp phân chia bộ phận trong tổ chức

Các loại cơ cấu tổ chức quản trò

Sự phân chia quyền hạn, quyền lực và uỷ quyền
trong quản trò
Nội dung
3

Nhận thức chung về tổ chức.

Khái niệm về tổ chức

Mục tiêu của tổ chức

Các nguyên tắc và cơ sở thiết kế bộ máy tổ
chức quản trò

4
Nhận thức và đònh nghóa

chung về tổ chức

Một trong những yếu tố giúp một tổ chức – doanh nghiệp
thành công là liên kết các bộ phận, các nguồn lực trong
một thể thống nhất nhằm thực hiện các chiến lược, các
kế hoạch đề ra : đó chính là tổ chức

Tổ chức còn là việc lựa chọn những công việc, những
nhóm và phân bổ người chỉ huy cho mỗi nhóm với những
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết
để thực hiện nhiệm vụ – mục tiêu của tổ chức đã đặt ra
⇒
3 khía cạnh cần xem xét:
+ Tổ chức bộ máy
+ Tổ chức công việc
+ Tổ chức nhân sự
5
Mục tiêu của chức năng tổ chức

Mục tiêu của chức năng này là tạo nên một môi trường
nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy
được năng lực và thái độ – nhiệt tình, quyền hạn, trách
nhiệm giữa các bộ phận
6
Nguyên tắc của tổ chức quản trò

Nguyên tắc thống nhất chỉ huy
Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chòu trách nhiệm báo
cáo cho nhà quản trò trực tiếp của mình


Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Tất cả các bộ máy ở tổ chức nào cũng phải phù hợp với
mục tiêu đã đặt ra của một tổ chức – doanh nghiệp. Mục
tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ tổ chức của doanh
nghiệp
7
Nguyên tắc của tổ chức
quản trò (tt)

Nguyên tắc hiệu qủa
Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm
chi phí, công việc rõ ràng…

Nguyên tắc cân đối
Cân đối giữa quyền hành, trách nhiệm, cân đối về công
việc giữa các bộ phận – đơn vò với nhau. Sự cân đối sẽ tạo
ổn đònh trong doanh nghiệp và phải có trong mô hình tổ
chức doanh nghiệp nói chung
8
Nguyên tắc của tổ chức
quản trò (tt)

Nguyên tắc linh hoạt
Bộ máy tổ chức phải linh hoạt để có thể đối phó kòp thời
với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản
trò cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có thể có
quyết đònh đáp ứng sự thay đổi của tổ chức
9
Một vài đònh nghóa cơ bản


Cấu trúc tổ chức
Cấu trúc tổ chức là một hệ thống nhiệm vụ, dòng lưu
chuyển công việc, quan hệ báo cáo và mối quan hệ thông
tin trong tổ chức

Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức mô tả sự sắp xếp các vò trí công việc trong
một tổ chức
10
Chúng ta có thể học được gì
từ sơ đồ tổ chức
+ Phân loại công việc
Các vò trí – tên vò trí cho biết trách nhiệm công việc
+ Các cấp báo cáo
Cho biết các ai sẽ báo cáo cho ai
+ Các kênh thông tin
Cho biết các đường thông tin chính thức được giao nhận như thế
nào trong tổ chức
+ Các bộ phận cấp dưới
Cho biết các bộ phận nào báo cáo cho cấp quản lý chung
+ Cấp độ quản lý:
Cho biết các tầng quản lý hàng dọc
11
Cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức
+ Bộ máy tổ chức chỉ có thể được xây dựng khi tổ chức xác đònh được
mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp
+ Môi trường vó mô và vi mô của doanh nghiệp
+ Các nguồn lực của doanh nghiệp, đặc biệt là nguồn nhân lực
+ Công nghệ và kỹ nghệ sản xuất ra sản phẩm hay dòch vụ chính của
doanh nghiệp

+ Tuân thủ nghiêm túc tiến trình của chức năng tổ chức: phân công
công việc, phân chia công việc một cách hợp lý…
12
Phương pháp phân chia bộ phận
trong cơ cấu tổ chức

Phân chia theo tầm hạn quản trò
Tầm hạn quản trò hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm
dùng để chỉ số lượng nhân viên dưới quyền mà một nhà quản trò có
thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất
+ Điều khiển một cách tốt đẹp nhất nghóa là việc quản trò, giao
việc, hướng dẩn, kiểm tra, lãnh đạo nhân viên một cách tốt thoả đáng
và có kết quả.
+ Theo kinh nghiệm quản trò, tầm hạn quản trò tốt nhất cho một
nhà quản trò bình thường là khoảng 4 – 8 nhân viên thuộc cấp. Tuy
nhiên chỉ số này có thể là 12 – 15 hay cũng có thể là 2 – 3 tuỳ theo loại
hình công việc
13
Phương pháp phân chia bộ phận
trong cơ cấu tổ chức (tt)

Phân chia theo tầm hạn quản trò – yếu tố tổ chức
Về mặt tổ chức, tầm hạn quản trò có liên quan mật thiết đến số
lượng tầng nấc trung gian trong một doanh nghiệp
Ví dụ:
+ Doanh nghiệp có 20 nhân viên và tầm hạn trò là 20 => doanh nghiệp
đó có 2 cấp
+ Cũng doanh nghiệp như thế, nếu doanh nghiệp chọn tầm hạn là 3 thì
doanh nghiệp có 4 cấp
14

Phương pháp phân chia bộ phận
trong cơ cấu tổ chức (tt)
Sơ đồ tổ chức 2 cấp
15
Phương pháp phân chia bộ phận
trong cơ cấu tổ chức (tt)
Sơ đồ tổ chức 4 cấp
16
Phương pháp phân chia bộ phận
trong cơ cấu tổ chức

Nhận xét từ 2 sơ đồ trên
+ Nếu doanh nghiệp chọn tầm hạn quản trò rộng thì doanh nghiệp ít
tầng nấc trung gian => bộ máy tổ chức ở dạng thấp.
+ Nếu doanh nghiệp chọn tầm hạn quản trò hẹp thì doanh nghiệp
nhiều tầng nấc trung gian => bộ máy tổ chức ở dạng cao.
=> Một thực tế cho thấy rằng, đa phần các tổ chức không muốn có bộ
máy tổ chức nhiều tầng nấc trung gian do sự chậm trễ – lệch lạc về sự
thông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc.
+ Tầm hạn quản trò rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trò đủ năng lực,
nhân viên thuộc quyền có trình độ khá, công việc cấp dưới ổn đònh,
có kế hoạch, ít thay đổi và được uỷ quyền nhiều.
17
Phân chia theo chức năng - nhiệm vụ
Giám đốc
Trưởng phòng Marketing Trưởng phòng kỹ thuật Trưởng phòng sản xuất

Đònh nghóa
+ Cấu trúc tổ chức phân chia theo chức năng là việc nhóm những các nhân
có cùng các kỹ năng để thực hiện nhiệm vụ chung

+ Cấu trúc tổ chức phân chia theo phòng ban là tiến trình nhóm những
người và công việc thành những bộ phận có công việc cùng chung với nhau
18
Ưu điểm – nhược điểm của việc phân
chia theo chức năng nhiệm vụ

Ưu điểm
+ Giải quyết các vấn đề mang tính chất chuyên môn tốt.
+ Đào tạo và phát triển các kỹ năng chuyên môn cao.
+ Công việc phù hợp với chuyên môn và ngành nghề được dào tạo
+ Tối ưu hoá trong việc sử dụng các nguồn lực chuyên môn
+ Con đường phát triển nghề nghiệp một cách rõ ràng

Khuyết điểm
+ Các bộ phận thường mải mê công việc mà quên mục tiêu chung
+ Trách nhiệm khó xác đònh và chuyên môn hoá quá mức
+ Thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận chức năng
+ Khó ứng phó với sự thay đổi của môi trường
+ Hạn chế phát triển đội ngũ quản trò viên chung
19
Phân chia theo lãnh thổ – đòa bàn hoạt động
Giám đốc điều hành
Khu vực Châu Á Khu vực Châu Âu Khu vực Châu Mỹ

Đònh nghóa
+ Là cách thức được áp dụng khi doanh nghiệp hoạt động trên đòa bàn khá
rộng và thường là kinh doanh những sản phẩm giống nhau.
+ Nhà quản trò chọn cách này khi đặc điểm của đòa phương là quản trò đối
với đầu vào sản xuất hoặc đối với sự tiêu thụ sản phẩm
20

Ưu điểm – nhược điểm của việc phân
chia theo lãnh thổ…

Ưu điểm
+ Có thể đề ra những mục tiêu và chương trình hành động theo từng khu
vực cụ thể
+ Có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hướng các hoạt
động này vào thò trường cụ thể
+ Có điều kiện thuận lợi để đào tạo nhà quản trò chung và giảm bớt được
nghiệp vụ tại đòa phương sở tại

Khuyết điểm
+ Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng của doanh nghiệp một cách
thống nhất
+ Công việc có thể bò trùng lắp
+ Khó duy trì việc đề ra quyết đònh và kiểm tra một cách tập trung
21
Phân chia theo sản phẩm kinh doanh
Giám đốc điều hành
Quầy đồ chơi Quầy sách vở Quầy hàng tiêu dùng

Đònh nghóa
+ Là cách thức tổ chức cho các doanh nghiệp khi sản xuất – kinh doanh
nhiều sản phẩm, thành lập nên những đơn vò chuyên doanh theo từng loại
sản phẩm.
+ Cách tổ chức này được áp dụng khi các sản phẩm có quy trình công nghệ
sản xuất và chiến lược tiếp thò khác nhau
22
Ưu điểm – nhược điểm của việc phân
chia theo sản phẩm


Ưu điểm
+ Quy đònh trách nhiệm về lợi nhuận tương đối cụ thể – rõ ràng
+ Tạo ra khả năng tốt hơn cho việc phát triển các nhà quản trò chung
+ Các đề xuất của doanh nghiệp được thông hiểu nhiều hơn
+ Khách hàng được lưu ý nhiều hơn khi đề ra quyết đònh

Khuyết điểm
+ Phát triển được ít các nhà quản trò chuyên trách
+ Một số mục tiêu và chiến lược nhất đònh có thể bò xem nhẹ
23
Phân chia theo khách hàng
Giám đốc điều hành
Khách hàng trẻ Khách hàng trung niên Khách hàng lớn tuổi

Đònh nghóa
+ Là cách thức tổ chức nhằm phản ánh sự quan tâm của doanh nghiệp đối
với việc thoả mãn các yêu cầu cá biệt nhau của từng loại khách hàng. Loại
phân chia này còn được gọi là tổ chức theo cấu trúc thò trường
+ Cách tổ chức này được áp dụng ngày càng rộng rãi và ứng dụng nhiều
trong các tổ chức hành chánh sự nghiệp
24
Ưu điểm – nhược điểm của việc phân
chia theo khách hàng

Ưu điểm
+ Tạo sự hiểu biết về khách hàng tốt hơn
+ Đảm bảo khi soạn thảo các quyết đònh khách hàng khi giành một vò trí
nổi bật để xem xét
+ Tạo ra hiệu quả lớn trong việc đònh hướng chung về bán hàng


Khuyết điểm
+ Thiếu chuyên môn hoá
+ Tranh giành nguồn lực một cách phản hiệu quả
+ Đôi khi không thích hợp với các kónh vực hoạt động khác ngoài
Marketing và tiêu thụ hàng
25
Khắc phục các nhược điểm của việc
phân chia theo khách hàng
Các nhược điểm trên có thể khắc phục nếu mô hình tổ chức
theo khách hàng được sử dụng để bổ trợ cho các mô hình khác
(như tổ chức chức năng) chứ không dùng mô hình này như mô
hình tổ chức chính của doanh nghiệp