báo cáo kiến tập nghề nghiệp tại công ty tnhh giao nhận dbl
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.54 MB, 39 trang )
<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
---BÁO CÁO
KIẾN TẬP NGHỀ NGHIỆP
TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN DBL
Giáo viên hướng dẫn: THS. TRẦN THỊ XUÂN VIÊN Sinh viên thực hiện: PHẠM VĂN TUẤN
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023
1
</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2">TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG THƯƠNG TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
---BÁO CÁO
KIẾN TẬP NGHỀ NGHIỆP
TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN DBL
Giáo viên hướng dẫn: THS. TRẦN THỊ XUÂN VIÊN Sinh viên thực hiện: PHẠM VĂN TUẤNThành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023
ii
</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3">LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan báo cáo Kiến tập này là kết quả kiến tập của riêng tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Trần Thị Xuân Viên, nội dung báo cáo đảm bảo tính trung thực về các nội dung của kiến tập và tuân thủ các quy định về trích dẫn, tài liệu tham khảo. Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm về lời cam đoan này.
TP. Hồ Chí Minh, Ngày 01 Tháng 10 Năm 2023 Sinh viên thực hiện
(Sinh viên ký và ghi rõ họ tên)
PHẠM VĂN TUẤN
iii
</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">LỜI CẢM ƠN
Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến quý thầy cô Trường Đại học Cơng Thương Tp. Hồ Chí Minh, Với sự quan tâm, hướng dẫn chu đáo của thầy cô đã giúp tơi hồn thành bài báo cáo kiến tập của mình .
Đặc biệt tơi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến Th.S Trần Thị Xuân Viên, là giảng viên hướng dẫn của tơi, Cảm ơn cơ vì những buổi gặp mặt hướng dẫn tận, giải đáp thắc mắc, đưa ra lời khun giúp tơi tháo gỡ khó khăn để hồn thiện bài báo cáo này.
Tơi cũng gửi lời cảm ơn chân thành tới sự giúp đỡ của quý Công ty TNHH Giao Nhận DBL đã tạo điều kiện cho tơi, cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong công ty. Sự giúp đỡ đã giúp tôi củng cố và bổ sung nhiều kiến thức liên hệ giữa thực tế và lý thuyết.
Một lần nữa, tôi xin cảm ơn và chúc quý Thầy Cô Trường Đại học Cơng Thương Tp. Hồ Chí Minh, khoa Quản trị kinh doanh và giảng viên Trần Thị Xuân Viên luôn khỏe mạnh, gặt hái nhiều thành công trong sự nghiệp trồng người. Chúc quý Công ty TNHH Giao Nhận DBL làm ăn phát đạt, ngày một vững vàng trên thương trường trong và ngoài nước. Chúc các anh chị trong công ty luôn dồi dào sức khỏe, sát cánh cùng công ty trên bước đường hội nhập.
Dù đã cố gắng hoàn thành bài báo cáo với tất cả nỗi lực nhưng vẫn khơng tránh khỏi sai sót, để bài viết thêm phần hồn thiện tơi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý giá của q thầy cơ để tơi có điều kiện bổ sung, hồn thiện bài báo cáo từ đó tích lũy kinh nghiệm cho mình để tiếp tục hồn thành khóa luận tốt nghiệp trong thời gian tới.
Xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC HÌN
iv
</div><span class="text_page_counter">Trang 5</span><div class="page_container" data-page="5">Hình 1.1 Logo Cơng ty TNHH Giao Nhận DBL...3
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU Đ
v
</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Giao Nhận DBL...7
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh ...17
Sơ đồ 2.2 Bố trí mặt bằng phịng kinh doanh...21
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ mơ tả quy trình đánh giá lợi thế các nhà cung cấp...23
Bảng 1.1 Quy mô về tài sản của Công ty TNHH Giao Nhận DBL trong giai đoạn
Bảng 2.1 Bảng thể hiện mối quan hệ giữa phòng kinh doanh và các bộ phận khác.19 Bảng 2.2 Bảng mô tả các công việc trách nhiệm liên quan với các bộ phận bên trong và bên ngồi doanh nghiệp của phịng kinh doanh...19
Biểu đồ 1.1 Quy mô tài sản của công ty (2020 – 2022)...13
Biểu đồ 1.2 Quy mô vốn của công ty (2020 – 2022)...15
Biểu đồ 1.3 Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Giao Nhận DBL trong giai đoạn 2020 – 2022...16
MỤC LỤC
vi
</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7">Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN DBL...3
1.1. Khái quát về Công ty TNHH Giao Nhận DBL...3
1.1.1. Thơng tin chung...3
1.1.2. Q trình hình thành, phát triển...4
1.1.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh dịch vụ...4
1.1.3.1 Lĩnh vực hoạt động...4
1.1.3.2 Ngành nghề kinh doanh...5
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty...6
1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức...6
1.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:...7
1.2. Thơng tin về tình hình hoạt động của doanh nghiệp...10
1.2.1. Tình hình hoạt động của Cơng ty TNHH Giao Nhận DBL trong giai đoạn 2020 – 2022...10
1.2.1.1 Quy mô về nhân sự...10
1.2.1.2 Quy mô về tài sản...11
1.2.1.3 Quy mô về nguồn vốn...13
1.2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh...15
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TẠI BỘ PHẬN PHÒNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN DBL...17
2.1. Giới thiệu phòng kinh doanh...17 vii
</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8">2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ phận...17
2.1.2. Nhiệm vụ từng vị trí...17
2.1.3. Mối quan hệ tác hợp giữa phịng kinh doanh và các phịng ban khác....19
2.2. Tổ chức cơng việc tại bộ phận kiến tập...21
2.2.1. Bố trí mặt bằng...21
2.2.2. Bố trí nguồn nhân lực...22
2.2.3. Mơ tả quy trình gọi điện thoại, gửi email tiếp cận khách hàng tiềm năng và handle hàng hóa tại bộ phận kinh doanh:...22
Chương 3. TỔNG KẾT...26
3.1. Nhận xét chung doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh...26
3.2. Nhận xét công tác tổ chức bộ phận kinh doanh...26
3.3. Bài học kinh nghiệm...27
KẾT LUẬN...28
TÀI LIỆU THAM KHẢO...29
viii
</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">MỞ ĐẦU
1. Lý do kiến tập
Kiến tập là một quá trình mà sinh viên sẽ được đi học tập, trải nghiệm tại các cơ quan, doanh nghiệp, các môi trường làm việc thực tế. Được tiếp cận với các phương thức làm việc, giải quyết vấn đề cụ thể của những chuyên viên có kinh nghiệm trong nghề. Kiến tập là một cách giúp sinh viên có thể tiếp thu kiến thức một cách sinh động và hiệu quả nhất. Việc trực tiếp quan sát và theo dõi quy trình làm việc thực tế giúp sinh viên hiểu rõ hơn về ngành nghề mình đang theo học.
Việc tham gia kiến tập tại các doanh nghiệp bên ngoài là một phần quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ học tập tại trường của sinh viên. Vì thế, là một sinh viên chỉ mới có kiến thức lý thuyết đã được giảng dạy trong các buổi học tại trường tôi chưa thể áp dụng tốt vào công việc thực tế. Với trình độ cịn yếu và chưa tiếp xúc nhiều với cơng việc rất khó để ứng tuyển vào một vị trí làm việc tốt nếu chưa trang bị cho mình những kinh nghiệm thực tế.
Đây là lý do tôi chọn thực hiện kiến tập tại Công Ty TNHH Giao Nhận DBL để có thể quan sát tìm hiểu được quy trình và dịch vụ vận chuyển quốc tế tại công ty. Với sự học hỏi, kiến thức của tơi và sự chỉ dẫn tận tình của cơ Trần Thị Xuân Viên sẽ mang đến cho tôi những trải nghiệm thực tế để hoàn thành tốt bài báo cáo kiến tập.
2. Mục tiêu kiến tập
Nắm vững những lý thuyết đã được học tại trường và có thể áp dụng vào công việc thực tế. Kiến thức được học ở trường sẽ có ích hơn khi được quan sát chúng cụ thể. Hiểu rõ môi trường văn hóa và nội quy thực tế tại doanh nghiệp, để từ đó có thể học hỏi, rèn luyện phong cách làm việc, trau dồi được nhiều kỹ năng như giao tiếp xử lý tình huống và cách ứng xử của các anh chị nhân viên trong các mối quan hệ. Thông qua việc quan sát kỹ năng sẽ được dần hoàn thiện hơn và sẽ mang lại cho sinh viên nhiều lợi thế hơn trong công việc.
3. Phạm vi kiến tập
1
</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10">Thời gian thực tập: Từ ngày Từ ngày 10/07/2023 đến ngày 10/09/2023. Không gian: tại Công ty TNHH Giao Nhận DBL.
Địa chỉ: 135 Hai Bà Trưng, phường Bến Nghé, quận 1, TP.HCM. Phòng ban thực tập: Phòng kinh doanh.
Số liệu báo cáo về công ty bao gồm 3 năm: 2020, 2021, 2022. 4. Phương pháp tiếp cận công việc
Phương pháp quan sát, thực hành thực tế và ghi chép
Phương pháp thu thập thông tin từ sách báo, mạng xã hội, bài giảng, kiến thức học hỏi từ Thầy Cô và sự hướng dẫn của các anh chị trong công ty.
5. Bố cục bài kiến tập
Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Giao Nhận DBL.
Phần này trình bày các thơng tin khái quát về Công ty TNHH Giao Nhận DBL và phân tích ngắn gọn tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty từ năm 2010 – 2022.
Chương 2: Thực trạng thực tập tại phịng kinh doanh của Cơng ty TNHH Giao Nhận DBL.
Phần này trình bày các nội dung liên quan đến phịng kinh doanh, quy trình phối hợp cơng việc giữa phịng kinh doanh và các bộ phận liên quan cả bên trong nội bộ công ty và bên ngồi cơng ty, trình bày các quy trình cơng việc được giao và đánh giá mức độ hồn thành của các công việc được giao.
Chương 3: Kết luận.
2
</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">Chương 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN DBL 1.1. Khái quát về Công ty TNHH Giao Nhận DBL
1.1.1. Thông tin chung Ngày thành lập: 29/03/2017
Tên gọi chính thức: Cơng ty TNHH Giao Nhận DBL
Tên tiếng Anh: DBL SHIPPING AND RECEIVING COMPANY LIMITED Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0314319559
Người đại diện pháp luật: Ơng Lê Danh Bằng
Trụ sở chính: 135 Hai Bà Trưng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Văn phịng đại diện: 135 Hai Bà Trưng, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: (84-8) 2866.531.968 - Website: www.dblshipping.com Gmail:
Lĩnh vực kinh doanh: Hỗ trợ liên quan đến vận tải
Hình 1.1 Logo Cơng ty TNHH Giao Nhận DBL
Nguồn: Công ty Công ty TNHH Giao Nhận DBL (2022)
3
</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12">1.1.2. Quá trình hình thành, phát triển
Ngày nay, ngành vận tải đang trở nên phát triển và đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nói riêng và sự phát triển của quốc gia nói chung. Nắm bắt được xu hướng của thị trường, Công ty TNHH Giao Nhận DBL đã được thành lập vào ngày 29/03/2017 bởi những người sáng lập chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, cũng chính là Giám đốc hiện tại của cơng ty – Anh Lê Danh Bằng và Phó Giám đốc kiêm Trưởng phòng kinh doanh – Chị Vicky Lan, với hình thức là loại hình doanh nghiệp tư nhân. Tên đối ngoại là DBL SHIPPING AND RECEIVING COMPANY LIMITED.
Trụ sở chính của DBL Shipping đă •t tại Thành phố Hồ Chí Minh, trung tâm của nền kinh tế sơi đơ •ng của Việt Nam. DBL Shipping hồn tồn có thể xử lý tốt tất cả các lơ hàng tại Hà Nơ •i, Hải Phịng, Đà N–ng,… Cơng ty có mạng lưới đại lý nước ngoài đáng tin cậy trải dài trên toàn cầu và bao phủ hơn 100 quốc gia, cung cấp đầy đủ hệ thống dịch vụ giao nhận với nhiều phương tiện vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường thủy và đường bộ,… Công ty TNHH Giao Nhận DBL được thành lập bởi các nhà sáng lập chuyên nghiệp với tư cách là một trong những Công ty Giao nhận Vận tải Quốc tế phát triển lâu nhất tại Việt Nam với sứ mệnh mang đến cho khách hàng là “JUST BELIEVE IN US, WE DO THE BEST”. Công ty đã trải qua quá trình xây dựng và phát triển bùng nổ dưới sự lãnh đạo tài tình của Ban Giám Đốc cùng với sự phối hợp nhiệt tình từ phía đội ngũ nhân viên của cơng ty. Đến nay, quy mô công ty vẫn đang được mở rộng theo từng giai đoạn.
Các dịch vụ của DBL Shipping không chỉ bao gồm vận tải từ cảng đến cảng mà cịn bao gồm cả giao hàng tận nơi. Cơng ty cịn cung cấp cho khách hàng khơng gian lưu trữ hàng hóa xuất khẩu trong kho riêng với các dịch vụ bổ sung như đóng gói và thủ tục hải quan.
1.1.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh dịch vụ 1.1.3.1 Lĩnh vực hoạt động
Công ty TNHH Giao Nhận DBL là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ trọn gói dịch vụ giao nhận vận chuyển từ kho khách hàng tới kho người mua trên toàn
4
</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13">cầu, các dịch vụ hậu cần vận tải đường biển đa dạng, khơng có điểm đến nào nằm ngồi phạm vi.
Là đại lý vận chuyển hàng hóa và GSA cho một số hãng hàng khơng quốc tế nổi tiếng, có khả năng chịu tải cao và tần suất chuyến bay dày đặc đến hầu hết các địa điểm trên thế giới. Các cảng hàng không đối tác bao gồm: Singapore Airlines, Thai Airways, Malaysia Airlines, Japan Airlines, China Airlines, Eva Air, Korean Airlines, Asian Airlines, United Airlines, Lufthansa Airlines, Air France, Cargolux, Vietnam Airlines…
Dịch vụ cung cấp: CY/CY, CY/DOOR, DOOR/CY, DOOR TO DOOR 1.1.3.2 Ngành nghề kinh doanh
Các hạng mục được đăng ký kinh doanh của công ty -Cưa, xẻ, bào gỗ và bảo quản gỗ
-Đại lý, môi giới, đấu giá
-Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống
-Bán buôn thực phẩm
-Bán buôn vải, hàng may s–n, giày dép -Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
-Bán bn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm -Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thơng -Bán bn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác -Bán lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh -Vận tải hàng hóa đường sắt
-Vận tải hàng hóa bằng đường bộ -Vận tải hàng hóa đường thuỷ nội địa -Bốc xếp hàng hóa
-Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải 5
</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">-Hoạt động của đại lý và môi giới bảo hiểm -Cho thuê xe có động cơ
-Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác -Dịch vụ đóng gói.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty 1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Tổ chức bộ máy quản lý của công ty có vai trị quan trọng trong q trình hoạt động của doanh nghiệp tạo nên sự thống nhất nhịp nhàng giữa các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp. Đảm bảo cho việc tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, chỉ đạo và nâng cao hiệu quả dịch vụ của doanh nghiệp, căn cứ vào quy trình tình hình thực tế của cơng ty, tổ chức bộ máy kinh doanh gồm có: Ban giám đốc, phịng kế tốn, phòng kinh doanh, phòng chứng từ, phòng giao nhận. Trong đó các phịng ban được phân chia phù hợp với các chức năng, nhiệm vụ cũng như đặc điểm kinh doanh của công ty.
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm các phòng ban như sau:
6
</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Cơng ty TNHH Giao Nhận DBL (Nguồn: Phịng Phó Giám đốc Công ty TNHH Giao Nhận DBL) 1.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc
Chức năng và nhiệm vụ của giám đốc:
Là đại diện pháp nhân của Công ty, điều hành và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên và trước pháp luật về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hoạch định các chiến lược về kinh doanh, quản lý cao nhất và nhận báo cáo, tham mưu từ phó giám đốc, các trưởng bộ phận.
Xây dựng và quản lý cơ cấu doanh nghiệp bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức hoặc thuyên chuyển công tác đối với các chức vụ trong doanh nghiệp, trừ những chức vụ nằm ngoài quyền phụ trách.
7
</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">Hoạch định chiến lược phát triển công ty, đề ra các kế hoạch giúp công ty nâng cao vị thế và khả năng cạnh tranh trên thị trường. Điều hành toàn bộ hoạt động, đảm bảo sự tồn tại và phát triển của công ty cũng như đề ra các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của cơng ty.
Phó Giám đốc
Chức năng và nhiệm vụ của Phó Giám đốc:
Là người thay mặt giám đốc điều hành công việc theo chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm đơn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, hỗ trợ giám đốc trong quản lí và hoạch định, giúp giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh với khách hàng, các công ty đối tác và các cơ quan quản lý chuyên ngành..
Kiểm sốt các vấn đề tài chính như báo cáo doanh thu, thuế, bảng lương và các khoản phải thu, chi. Lập kế hoạch và trực tiếp quản lý, giám sát các hoạt động theo chiến lược của Giám đốc. Phó giám đốc cũng kiêm cơng việc về nhân sự như quản lý nhân viên, tuyển dụng hay sa thải nhân viên, đề ra các chế độ lương thưởng sau khi đã thơng qua Giám đốc.
Phịng kế tốn – tài chính
Chức năng và nhiệm vụ của phịng kế tốn – tài chính:
Là bộ phận tham mưu giúp việc quản lý lĩnh vực tài chính của cơng ty, thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành công tác hoạt động kế tốn thống kê tài chính, hạch tốn kế tốn và thực hiện các chế độ báo cáo về tài chính của cơng ty quy định. Mở đầy đủ sổ sách theo dõi các tài khoản kế toán, lập bảng cân đối tài sản và quản lý chặt chẽ nguồn vốn sản xuất kinh doanh của đơn vị, quản lý và kiểm tra việc sử dụng tài sản cố định và thực hiện đúng các chế độ quản lý tài chính của Nhà nước quy định. Thường xuyên kiểm tra cơng việc báo cáo nợ với các chủ thể có liên quan, thường xuyên kiểm tra quỹ tại đơn vị và ngân hàng, thực hiện đúng chế độ chính sách bảo hiểm lao động cho công nhân viên công ty theo đúng quy định..
Thống kê, tổng kết các số liệu về tình hình tài chính, doanh thu… Cung cấp các số liệu, báo cáo tài chính giúp cho việc ra quyết định của ban điều hành.
- Lập phiếu thu, chi, kiểm tra đối chiếu sử dụng tồn quỹ sổ sách và theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ.
8
</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">- Lưu trữ các chứng từ, sổ sách và báo cáo tài chính, thanh tốn và đối chiếu cơng nợ kịp thời, phân tích hoạt động kinh doanh mỗi năm một lần.
- Thanh toán lương, thưởng phụ cấp cho các nhân viên, thanh toán bảo hiểm xã hội cho ng ời lao động theo quy định, theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹƣ lương của cơng ty, thanh tốn các khoản thu chi của công ty, thực hiện việc nộp thuế cho ngân sách nhà nước và báo cáo tài chính hằng năm cho cục thuế.
Phòng Kinh doanh
Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh:
Nghiên cứu mức độ cung cầu, nắm bắt tình hình, xu hướng của ngành, cập nhật các quy định, thủ tục hành chính mới của Nhà nước cũng như các thay đổi về thủ tục làm việc của các đối tác, lên kế hoạch mở rộng thị trường, khai thác khách hàng tiềm năng trong các khu vực trọng điểm.
Phụ trách tìm kiếm thơng tin khách hàng trong nước và quốc tế, chăm sóc và tư vấn phù hợp với nhu cầu hoặc thị hiếu của khách hàng, tiến hành đàm phán về giá cả, trao đổi, thỏa thuận thêm về các điều khoản, điều kiện. Duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ. Hiểu rõ về giá cả, chủ động thông tin về lịch tàu cho khách hàng. Hướng dẫn và tư vấn cho khách hàng những vấn đề về thủ tục, giá cả dịch vụ. Đề ra các giải pháp, chiến lược kinh doanh cho công ty. Tổng kết và đánh giá tình hình hoạt động và các biến động của ngành cho Phó giám đốc.
Phịng Chứng từ
Chức năng và nhiệm vụ của phòng chứng từ:
Theo dõi, quản lý, l u trữ chứng từ. Soạn thảo bộ chứng từ cần thiết choƣ việc làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng.
- Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng.
- Phụ trách việc cung cấp thông tin, báo giá c ớc vận chuyển và giá làm thủƣ tục hải quan đến phòng Kinh doanh, liên lạc với khách hàng để tìm hiểu thêm những thơng tin cần thiết về lô hàng giúp việc xuất nhập hàng thuận lợi, tư vấn cho
9
</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">khách hàng về các lĩnh vực liên quan đến vận tải giao nhận.
- Kết hợp với kế toán, thực hiện các hoạt động mở L/C, làm các bảo lãnh tại ngân hàng.
- Theo dõi các đơn hàng, hợp đồng. Phối hợp với các bộ phận có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao - nhận hàng.
- Thường xuyên cập nhật những thay đổi của Nhà nước về việc xuất nhập khẩu, thuế, hải quan…
Phòng Giao nhận
Chức năng và nhiệm vụ của phịng giao nhận:
- Lập bộ hồ sơ hồn chỉnh và hoàn tất thủ tục khai báo hải quan, dịch vụ hun trùng, kiểm dịch thực vật, xin giấy chứng nhận CO… trong thời gian quy định.
- Thực hiện việc kiểm tra, ký xác nhận loại, số lượng chứng từ gốc khi giao cho khách hàng.
- Thực hiện việc kiểm tra và ký xác nhận loại, số lượng chứng từ gốc khi giao cho khách hàng và nhận chứng từ từ hãng tàu.
- Thông báo cho các bên có liên quan về việc sai lệch thơng tin trong bộ chứng từ để giải quyết kịp thời, thông báo và đ a ra ph ơng án giải quyết cho banƣ ƣ giám đốc khi có sự cố xảy ra.
- Thực hiện báo cáo theo mẫu vào ngày 5 hàng tháng cho tất cả các lô hàng. 1.2. Thông tin về tình hình hoạt động của doanh nghiệp
1.2.1. Tình hình hoạt động của Cơng ty TNHH Giao Nhận DBL trong giai đoạn 2020 – 2022
1.2.1.1 Quy mô về nhân sự
Tính đến tháng 8 năm 2023, tổng số cán bộ cơng nhân viên trong tồn cơng ty là 14 người. Cụ thể, phân theo trình độ:
10
</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">Tiêu chí Phịng
SL Tuổi Giới tính Trình độ
Ban Giám đốc 2 Trên 30 tuổi Nam, nữ Đại học Phòng Kinh doanh 2 23 tuổi Nam, nữ Đại học, Cao đẳng
Phòng Chứng từ 4 21 – 28 tuổi Nữ Đại học, Cao đẳng Phòng Giao nhận 1 Trên 30 tuổi Nam Đại học
Phịng Kế tốn 2 22 – 24 tuổi Nữ Đại học, Cao đẳng
Nguồn: -Đại học: 7 người.
-Cao đẳng và trung cấp: 4 người.
Nhận xét: Cơng ty có quy mơ khơng lớn, độ tuổi chủ yếu dưới 25 tuổi, đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, đóng góp cho cơng ty nhiều ý kiến sáng tạo, nhân viên nhiệt tình và có trách nhiệm với cơng việc. Nhân viên có trình độ Cao đẳng, Đại học, nên trình độ nghiệp vụ tốt, có kiến thức chun mơn về ngành, nên thuận lợi cho việc trao đổi, tư vấn với khách hàng và quá trình làm việc dễ dàng, chuyên nghiệp hơn.
Do tính chất đặc thù của cơng việc, cần sự năng động, thời gian linh hoạt và phải di chuyển nhiều, sức khoẻ tốt nên nhân viên Giao nhận của cơng ty là nam. Bên cạnh đó, phịng Chứng từ và Kế tốn tồn bộ nhân viên là nữ, vì những cơng việc ở phịng ban này u cầu sự tỉ mỉ và chính xác cao. Mặc dù cịn nhiều hạn chế nhưng trong giai đoạn vừa qua, nguồn nhân lực đã giúp cơng ty duy trì và ổn định trong việc sản xuất kinh doanh.
1.2.1.2 Quy mô về tài sản
11
</div>
