Tài liệu tham khảo: Môn học Soạn thảo văn bản - Trần Thị Thu Hà, Võ Song Toàn

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.54 MB, 178 trang )

Trang 1<div class="page_container" data-page="1">

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO - NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIẾT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TS. TRẦN THỊ THU HÀ - ThS. VÕ SONG TOÀN (Đồng Chủ biên)

TÀI LIỆU THAM KHẢO

MÔN HỌC

SOẠN THẢO VĂN BẢN

MÃ SỐ:

TP Hồ Chí Minh, năm 2022

</div>Trang 2<div class="page_container" data-page="2">

TÓM TẮT

Soạn thảo văn bản là môn học bắt buộc trong hệ thống đào tạo cử nhân ngành Luật kinh tế của Trường Đại học ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, được thiết kế dành cho sinh viên năm thứ tư nhằm cung cấp những lý luận cơ bản về văn bản, chủ thể ban hành; trình tự thủ tục ban hành; hình thức, nội dung văn bản quản lý, văn bản hành chính; là cơ sở để soạn thảo văn bản văn bản quản lý, văn bản hành chính.

Trong tiến trình đổi mới phương thức đào tạo ở Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh. Cuốn tài liệu tham khảo Soạn thảo văn bản rất cần thiết nhằm gíup cho q trình dạy và học được thuận lợi và đạt hiệu quả hơn, qua đó đáp ứng được nhu cầu thị trường lao động về năng lực nhận diện soạn thảo văn bản quản lý, văn bản hành chính trong cơng tác điều hành và quản lý nói chung.

Tài liệu tham khảo Soạn thảo văn bản được soạn thảo trên cơ sở đề cương chi tiết học phần Môn học Soạn thảo văn bản trong chương trình đào tạo hệ đại học chính quy, văn bằng 2. nội dung cuốn tài liệu tham khảo gồm 7 chương được sắp xếp từ lý luận chung đến phần thực hành cụ thể. Cung cấp cho người học những hiểu biết, kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý, văn bản hành chính, giúp người học làm quen với công tác quản lý, là cơ sở cần thiết cho việc phục vụ công tác quản lý trong thực tiễn. Nội dung tài liệu tham khảo gồm:

Chương 1: Những vấn đề chung về văn bản trình bày về khái niệm, chức năng, vai trị của văn bản; phân loại văn bản quản lý; làm rõ hiệu lực của văn bản. Qua đó giúp người học hình dung đầy đủ hệ thống văn bản hiện nay và xác định chính xác vị trí của văn bản.

Chương 2: Những yêu cầu chung về thể thức và nội dung của văn bản giúp người học nắm vững yêu cầu về thể thức, yêu cầu về nội dung và yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản hành chính.

Chương 3: Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật đề cập đến văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành; xác định nội dung của văn bản quy phạm pháp luật; vai trò và nguyên tắc xây dựng, ban hành và áp dụng văn bản quy phạm pháp luật. Giúp người học nắm vững được thủ tục, trình tự xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

</div>Trang 3<div class="page_container" data-page="3">

Chương 4: Xây dựng, ban hành văn bản áp dụng pháp luật đề cập đến khái niệm, đặc điểm văn bản áp dụng pháp luật; quy trình xây dựng và ban hành văn bản áp dụng pháp luật; kỹ thuật soạn thảo văn bản áp dụng pháp luật. Giúp người học nắm được kỹ năng cần thiết để xây dựng, ban hành và kỹ năng soạn thảo văn bản áp dụng pháp luật. Chương 5: Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản trong quản lý nhà nước cung cấp cho người học cách thức soạn thảo các văn bản như: công văn, thông báo, báo cáo, biên bản, quyết định. Người học sẽ có kỹ năng soạn thảo các văn bản cần thiết và thực tế đối với các loại văn bản này.

Chương 6: Kỹ thuật soạn thảo văn bản trong quản trị, quản lý ở doanh nghiệp cung cấp cho người học cách thức soạn thảo văn bản trong quản trị như soạn thảo điều lệ, soạn thảo quy chế. Kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý kinh tế doanh nghiệp như chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp.

Chương 7: Quản lý văn bản trong cơ quan tổ chức cung cấp cho người học cách thức quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi và công tác lập hồ sơ. Người học sẽ có kỹ năng lập hồ sơ và xử lý văn bản đến, văn bản đi.

Trong đó TS. GVC Trần Thị Thu Hà (chủ biên) chịu trách nhiệm Chương 1, Chương 2, Chương 3, Chương 4. ThS Võ Song Toàn (đồng chủ biên) chịu trách nhiệm Chương 5, Chương 6. ThS Vũ Tiến Đức (thành viên tham gia) chịu trách nhiệm Chương 7.

Để học tốt môn học này, người học cần kết hợp lý thuyết và thực hành kỹ năng soạn thảo văn bản, thường xuyên cập nhật các quy định của pháp luật có liên quan đến tính pháp lý về nội dung và hình thức của văn bản nhằm soạn thảo chính xác, đồng thời cần nhận thức chính xác về bản chất của văn bản.

MỤC LỤC

</div>Trang 4<div class="page_container" data-page="4">

LỜI NÓI ĐẦU ... 8

Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN...9

1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN ...9

1.1.1. Khái niệm văn bản ... 9

1.1.2. Chức năng của văn bản ... 10

1.1.3. Vai trò của văn bản trong quản lý ... 12

1.2. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ... 14

1.2.1. Tiêu chí phân loại văn bản ... 14

1.2.2. Phân loại văn bản ... 14

1.3. HIỆU LỰC CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ ... 16

1.3.1. Hiệu lực về thời gian ... Error! Bookmark not defined. 1.3.2. Hiệu lực về không gian và đối tượng áp dụng ... 18

Chương 2. NHỮNG YÊU CẦU CHUNG VỀ THỂ THỨC VÀ NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN ... 19

2.1. YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN... 19

2.1.1. Khái niệm thể thức văn bản ... 19

2.1.2. Các yếu tố thể thức văn bản ... Error! Bookmark not defined.9 2.2. NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG ... 33

2.3. YÊU CẦU VỀ VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN ... 36

2.3.1. Khái niệm văn phong ... 36

2.3.2. Đặc điểm của văn phong văn bản ... 37

2.3.3. Sử dụng từ ngữ trong văn bản ... 40

2.3.4. Sử dụng câu trong văn bản ... 41

Chương3. XÂY DỰNG, BAN HÀNH VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ... 46

3.1. VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ HỆ THỐNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH ... 46

3.1.1. Khái niệm ... 46

3.1.2. Hệ thống văn bản Quy phạm pháp luật hiện nay ... 46

3.2. NỘI DUNG CỦA VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT ... 47

3.3. VAI TRÒ VÀ NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG, BAN HÀNH VÀ ÁP DỤNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT...50

3.3.1. Vai trò của văn bản quy phạm pháp luật...50

3.3.2. Nguyên tắc xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật……….54

3.3.3. Áp dụng văn bản quy phạm pháp luật...54

3.4. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT...54

CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG, BAN HÀNH VĂN BẢN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT...…77

4.1. VĂN BẢN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT...…77

4.1.1. Khái niệm văn bản áp dụng pháp luật ... Error! Bookmark not defined. 4.1.2. Đặc điểm của văn bản áp dụng pháp luật ... Error! Bookmark not defined. 4.2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT...…81

4.2.1. Soạn thảo văn bản áp dụng pháp luật ... 81

4.2.2. Thông qua văn bản áp dụng pháp luật. ... 84

4.2.3. Ban hành văn bản áp dụng pháp luật...84

4.3. KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT...85

4.3.1. Cơ sở ban hành văn bản áp dụng pháp luật...85

4.3.2. Soạn thảo nội dung chính của văn bản áp dụng pháp luật...91

4.3.3. Hiệu lực pháp lý của văn bản áp dụng pháp luật...95

Chương 5. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ... Error!

Bookmark not defined.

5.1. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC .. Error!

Bookmark not defined.

5.2. KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ ... Error! Bookmark not defined. 5.2.1. Soạn thảo công văn ... Error! Bookmark not defined. 5.2.2. Soạn thảo thông báo... Error! Bookmark not defined. 5.2.3. Soạn thảo Báo cáo ... Error! Bookmark not defined. 5.2.4. Soạn thảo Biên bản ... Error! Bookmark not defined.

</div>Trang 5<div class="page_container" data-page="5">

5.2.5. Soạn thảo tờ trình ... Error! Bookmark not defined. 5.2.6. Soạn thảo Quyết định... Error! Bookmark not defined.

5.2.7. Một số mẫu văn bản khác………...………135

Chương 6. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG QUẢN TRỊ, QUẢN LÝ Ở DOANH NGHIỆP..139

6.1. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP ... 139

6.1.1. Kỹ thuật soạn thảo điều lệ doanh nghiệp ... 139

6.1.2. Kỹ thuật soạn thảo quy chế và nội quy quản lý doanh nghiệp ... Error! Bookmark not defined. 6.2. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ KINH TẾ DOANH NGHIỆP ... Error! Bookmark not defined. 6.2.1. Chiến lược sản xuất kinh doanh doanh nghiệp ... 146

6.2.2. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ... 150

6.2.3. Dự án sản xuất kinh doanh mới. ... 152

Chương 7. QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN TỔ CHỨC ... 155

7.1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ... 155

7.1.1. Khái niệm và nguyên tắc ... 155

7.1.2. Quy trình quản lý văn bản đến ... Error! Bookmark not defined. 7.2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ... Error! Bookmark not defined. 7.2.1. Khái niệm và nguyên tắc quản lý văn bản đi ... Error! Bookmark not defined. 7.2.2. Quy trình gửi văn bản đi ... Error! Bookmark not defined. 7.3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG HOẠT ĐỘNG CƠ QUAN TỔ CHỨC……… 163

7.3.1. Nguyên tắc quản lý con dấu ………163

7.3.2. Nguyên tắc đóng dấu………..164

7.4. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ... Error! Bookmark not defined. 7.4.1. Khái niệm ... Error! Bookmark not defined. 7.4.2. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ ... Error! Bookmark not defined. 7.4.3.Tác dụng của lập hồ sơ ... Error! Bookmark not defined. 7.4.4. Yêu cầu của việc lập hồ sơ ... Error! Bookmark not defined. 7.4.5. Phương pháp lập hồ sơ ... Error! Bookmark not defined. TÀI LIỆU THAM KHẢO...

Error! Bookmark not defined.

</div>Trang 6<div class="page_container" data-page="6">

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO

(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

1. Nghị quyết (cá biệt) NQ 2. Quyết định (cá biệt) QĐ

29. Giấy biên nhận hồ sơ BN

</div>Trang 7<div class="page_container" data-page="7">

DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC

PHỤ LỤC I: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN…… 26 PHỤ LỤC II: VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH……… 36 PHỤ LỤC III: VỀ MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN………. 52

</div>Trang 8<div class="page_container" data-page="8">

LỜI NÓI ĐẦU

Văn bản là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các chủ trương, chính sách, quyết định lãnh đạo, quản lý; là các hình thức cụ thể hóa pháp luật; là công cụ điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Văn bản là phương tiện quản lý, điều hành không thể thiếu, đồng thời là sản phẩm tất yếu hình thành từ hoạt động lãnh đạo, quản lý trong mọi cơ quan, tổ chức.

Trước yêu cầu, đòi hỏi ngày càng cao trong việc nâng cao chất lượng công tác quản lý, hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị, nhóm tác giả Khoa Luật Kinh tế - Trường Đại học ngân hàng thành phố Hồ Chí Minh đã biên soạn cuốntài liệu tham khảo “Soạn thảo văn bản” nhằm trang bị những kiến thức cơ bản và phương pháp nghiên cứu về văn bản trong quản lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản; rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật cho sinh viên. Nhận thức được tầm quan trọng và tính phức tạp, tổng hợp của việc soạn thảo và ban hành là phải thể hiện được đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và phải đảm bảo tính khoa học, tính phổ cập, tính vận động, đổi mới và khả thi, các tác giả đã đưa ra nhiều ví dụ thực tế để minh họa giúp người đọc tiếp nhận các kiến thức về văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản thuận lợi hơn.

Kỹ năng soạn thảo văn bản mang tính tổng hợp, liên quan đến nhiều ngành khoa học và lĩnh vực khác nhau của đời sống kinh tế - xã hội. Lý luận và thực tiễn ban hành văn bản của nước ta hiện nay rất đa dạng, phong phú và tính thống nhất pháp lý chưa cao. Vì vậy, cuốn tài liệu tham khảo này của các tác giả chưa thể đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của người học và của đông đảo cán bộ, công chức đang công tác ở nhiều cơ quan, tổ chức, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của độc giả để từng bước hồn thiện nội dung.

Tập thể tác giả

</div>Trang 9<div class="page_container" data-page="9">

Theo nghĩa rộng: Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền

đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định và được sử dụng trong nhiều ngành khoa học khác nhau.

Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dùng để chỉ các loại công văn, giấy

tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước

Văn bản quản lý Nhà nước là những văn bản được ban hành trong hoạt động quản lý của các cơ quan trong bộ máy Nhà nước (Lập pháp, Hành pháp, Tư pháp) của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, được trình bày theo đúng thể thức, thủ tục, thẩm quyền được pháp luật quy định và được Nhà nước đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp khác nhau.

Các cơ quan quản lý từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản là cơ sở pháp lý quan trọng và đều sản sinh ra các văn bản với các thể loại thích hợp phục vụ cho hoạt động của cơ quan mình.

Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin và quyết định quản lý thành văn do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước bảo đảm thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ Nhà nước hoặc giữa các cơ quan Nhà nước với các tổ chức và công dân.

Khái niệm về văn bản quản lý hành chính Nhà nước

</div>Trang 10<div class="page_container" data-page="10">

Là những thông tin và quyết định quản lý thành văn do các cơ quan trong hệ thống quản lý hành chính Nhà nước (hệ thống cơ quan hành pháp: Chính phủ, Bộ, Cơ quan ngang bộ, UBND các cấp) ban hành theo đúng thẩm quyền, đúng nguyên tắc, thể thức, thủ tục, quy chế do pháp luật quy định.

Đặc điểm của văn bản quản lý hành chính Nhà nước:

- Dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành.

- Mang tính quyền lực Nhà nước đơn phương.

- Chủ thể ban hành văn bản quản lý hành chính Nhà nước.

+ Các chủ thể quản lý hành chính Nhà nước (các chủ thể có chức năng hành pháp, chấp hành, điều hành như: Chính phủ, Bộ, cơ quan ngang bộ, UBND).

+ Các chủ thể Nhà nước khác có chức năng lập pháp, tư pháp như Quốc hội, Viện kiểm sát, Tịa án khơng ban hành văn bản quản lý hành chính Nhà nước.

1.1.2. Chức năng của văn bản

1.1.2.1. Chức năng thông tin

Văn bản là phương tiện giao dịch chính thức giữa cơ quan với cơ quan, giữa chính quyền Nhà nước này với chính quyền Nhà nước khác, trong phạm vi nội bộ cơ quan, hoặc từ cơ quan Nhà nước ra bên ngoài với tư nhân hay với đoàn thể xã hội. Với cơ quan ra văn bản, đó là sự chuyển tải, truyền đạt thơng tin, cịn với cơ quan tiếp nhận văn bản thì đó là sự thu nhận thơng tin. Thơng tin bao gồm nhiều loại khác nhau như: tin tức, mệnh lệnh, chủ trương, chính sách, các quy định, chế độ, thể lệ mới, yêu cầu, đề nghị, giải trình, ….

Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua các mặt sau đây: - Ghi lại các thông tin quản lý;

- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay từ cơ quan Nhà nước đến nhân dân;

- Giúp cơ quan, tổ chức thu nhận những thông tin cần cho hoạt động quản lý; - Giúp các cơ quan, tổ chức đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống thông tin khác.

Văn bản là phương tiện ghi nhận các quy phạm pháp luật được Nhà nước ban hành để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Văn bản chứa đựng các quy phạm làm cơ sở pháp lý cho hoạt động của cơ quan Nhà nước, đoàn thể xã hội, cá nhân, … Dưới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thông báo thông tin thường bao gồm 3 loại với những nét đặc thù riêng:

- Thông tin quá khứ: Là những thông tin liên quan đến những sự việc đã

được giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.

</div>Trang 11<div class="page_container" data-page="11">

- Thông tin hiện hành: Là những thông tin liên quan đến những sự việc

đang xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý Nhà

nước.

- Thông tin dự báo: Được phản ánh trong văn bản là những thông tin mang

tính kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình (kế hoạch…).

Với chức năng thông tin, Văn bản truyền đạt thơng tin theo những tiêu chí khác nhau như:

- Theo lĩnh vực quản lý: thơng tin chính trị, thơng tin kinh tế, thơng tin văn hóa - xã hội, ...

- Theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn): thông tin trên xuống, thông tin dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ, ...

1.1.2.2. Chức năng quản lý

- Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện khi văn bản được sử dụng như một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ trình, …) và ban hành truyền đạt thơng tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực hiện sự quản lý (lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết, chỉ thị, …).

- Thông qua chức năng quản lý của văn bản, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý được xác lập.

- Văn bản là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các cơ quan cấp dưới.

- Với chức năng quản lý, văn bản quản lý Nhà nước tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học.

- Từ góc độ chức năng quản lý, văn bản quản lý Nhà nước có thể bao gồm hai loại:

Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý; xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan trong bộ máy quản lý Nhà nước, cũng như xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của chúng.

Ví dụ: Nghị định, Nghị quyết, Quyết định về việc thành lập cơ quan cấp dưới, Điều lệ làm việc của cơ quan, các Đề án tổ chức bộ máy quản lý đã được phê duyệt, Thông tư, Công văn hướng dẫn xây dựng tổ chức, v. v...

Văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý Nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình.

Ví dụ: Quyết định, Chỉ thị, Thơng báo, Công văn hướng dẫn các công việc cho cấp dưới, các Báo cáo tổng kết công việc, v. v...

</div>Trang 12<div class="page_container" data-page="12">

Chức năng quản lý của văn bản quản lý Nhà nước có tính khách quan, được tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng văn bản như một phương tiện, công cụ để quản lý.

1.1.2.3. Chức năng pháp lý

- Một số loại văn bản được hình thành để quy định những điều được phép và không được phép của cộng đồng xã hội, nhằm duy trì, điều chỉnh xã hội phát triển theo đúng định hướng của Nhà nước.

- Văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính, do đó là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý Nhà nước.

- Tuỳ thuộc vào nội dung và tính chất pháp lý của từng loại văn bản cụ thể, văn bản có tác dụng rất quan trọng trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức thuộc bộ máy quản lý Nhà nước, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý; trong việc tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ thể tạo lập và đối tượng tiếp nhận văn bản.

- Việc nắm vững chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước có một ý nghĩa rất thiết thực. Trước hết, vì văn bản quản lý Nhà nước mang chức năng đó, nên việc xây dựng và ban hành chúng đòi hỏi phải cẩn thận và chuẩn mực, đảm bảo các nguyên tắc pháp chế, tính phù hợp với thực tiễn khách quan. Mọi biểu hiện tuỳ tiện khi xây dựng và ban hành văn bản đều có thể làm cho chức năng pháp lý của chúng bị hạ thấp và do đó sẽ làm ảnh hưởng đến việc điều hành cơng việc trong thực tế của các cơ quan.

1.1.2.4. Chức năng văn hóa - xã hội

Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người, sản phẩm của cơ quan, đơn vị, tổ chức trong quá trình vươn đến “Chân – Thiện – Mỹ”. Qua văn bản, ta có thể thấy được sự ứng xử của con người, của xã hội đối với thiên nhiên, đối với chính con người cũng như đối với mọi vấn đề thực tiễn. Thơng qua văn bản, ta có thể hiểu được những định chế cơ bản trong lối sống, nếp sống văn hóa của từng thời kỳ lịch sử. Thơng qua văn bản, chủ thể ban hành văn bản có thể đưa vào đó các yếu tố văn hóa, giá trị truyền thống, các phong tục tập quán tốt đẹp của dân tộc nhằm giáo dục công dân.

Mọi văn bản ra đời đều bắt nguồn từ nhu cầu xã hội, từ yêu cầu của các mối quan hệ, chúng phản ánh các mối quan hệ xã hội. Bất kỳ một văn bản mới nào đó ra đời cũng đều hướng vào một quan hệ nhất định. Do vậy, qua văn bản ta có thể nhận biết được những vấn đề xã hội đã và đang nảy sinh trên thực tiễn và cách thức giải quyết những vấn đề đó trong những điều kiện hoàn cảnh cụ thể nhất định.

1.1.2.5. Các chức năng khác

</div>Trang 13<div class="page_container" data-page="13">

Ngoài những chức năng trên, văn bản cịn có một số chức năng khác như: chức năng giao tiếp, chức năng sử liệu,.. làm cho văn bản trở thành một phương tiện, công cụ không thể thiếu được trong hoạt động của các cơ qua, tổ chức.

1.1.3. Vai trò của văn bản trong quản lý

Văn bản quản lý Nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

- Chính văn bản đã chính thức khai sinh ra cơ quan công quyền. Kể từ ngày ký văn bản thành lập, cơ quan Nhà nước mới thực sự được thành lập về phương diện pháp lý.

- Cách thức tổ chức, cách thức hoạt động, phạm vi hoạt động của cơ quan Nhà nước phải được quy định bằng văn bản.

- Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển nhân viên, ký kết hợp đồng đều phải thực hiện bằng văn bản.

Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý

Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, và hướng hoạt động của các thành viên vào mục tiêu nào đó trong quản lý.

Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu và nắm được ý đồ của lãnh đạo, trên cơ sở đó thực hiện nhiệm vụ.

Thông thường, các quyết định quản lý hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hố thành các văn bản mang tính quyền lực Nhà nước.

Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý

Kiểm tra là điều kiện tiên quyết và tất yếu nhằm đảm bảo cho bộ máy hoạt động hiệu quả. Thông qua công tác kiểm tra, các cấp các ngành có thể phát hiện những hiện tượng quan liêu, giấy tờ, đánh giá đúng năng lực lãnh đạo, tinh thần trách nhiệm, tính năng động của cán bộ. Trên cơ sở phát hiện những thiếu sót, từng cơ quan sẽ ngăn chặn được những sai lầm và đề ra những biện pháp khắc phục.

Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

Hệ thống pháp luật hành chính gắn liền với việc đảm bảo quyền lực Nhà nước trong hoạt động quản lý của cơ quan. Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo cơ sở cho các cơ quan hành chính Nhà nước, các cơng dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong cơ quan Nhà nước.

Các hệ thống văn bản trong quản lý Nhà nước, một mặt, phản ánh sự phân chia quyền lực trong quản lý hành chính Nhà nước, mặt khác, là sự cụ thể hóa các

</div>Trang 14<div class="page_container" data-page="14">

1.2. PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.2.1. Tiêu chí phân loại văn bản

Văn bản có thể được phân loại theo các tiêu chí khác nhau tùy thuộc vào

mục đích và nội dung phân loại. Các tiêu chí đó có thể là:

Phân loại theo cơ quan ban hành: Các văn bản được phân biệt với nhau

theo tên của các cơ quan đã xây dựng và ban hành chúng. Theo tiêu chí này, văn bản có thể là do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành (như: Văn bản của Quốc hội, UBTVQH, HĐND, UBND, Bộ, …), hoặc do các tổ chức khác ban hành (như: Văn bản của tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội – nghề nghiệp, kinh tế,

...).

Phân loại theo tên loại: Là cách phân loại dựa vào tên gọi của từng loại

văn bản cụ thể như: Nghị quyết, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Cơng văn, Chỉ thị, v.v…..

Phân loại theo nội dung: Là cách sắp xếp văn bản theo từng vấn đề được

đưa ra trong trích yếu nội dung của văn bản. Như: Văn bản về xuất nhập khẩu, văn bản về hộ tịch, văn bản về công chứng, văn bản về đất đai, v.v….

Phân loại theo hiệu lực pháp lý: Văn bản có thể là quy phạm pháp luật

hoặc không chứa đựng quy phạm pháp luật.

Phân loại theo mục đích ban hành: Là cách phân loại dựa vào chức năng

của cơ quan quản lý Nhà nước, có thể phân chia văn bản quản lý Nhà nước thành các loại như: Văn bản lãnh đạo chung, văn bản xây dựng, văn bản tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ, kiểm tra và kiểm sốt, văn bản thực hiện cơng tác thống kê, v.v….

Phân loại theo địa điểm ban hành: Là cách phân loại dựa vào “địa danh”

ban hành văn bản. Văn bản có thể là của Hà Nội, Nghệ An, Đà Nẵng, Cần Thơ, TP. Hồ Chí Minh, v.v….

Phân loại theo thuộc tính của văn bản: Như hướng di chuyển của văn

bản (văn bản đến, văn bản đi); Mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ); văn bản mật (mật, tối mật, tuyệt mật).

1.2.2. Phân loại văn bản

</div>Trang 15<div class="page_container" data-page="15">

1.2.2.1. Văn bản Quy phạm pháp luật

Văn bản Quy phạm pháp luật (gọi tắt là văn bản Quy phạm) là văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc trong Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân,

Uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung,

được nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.

Như vậy, văn bản Quy phạm pháp luật phải có đầy đủ các yếu tố sau: - Do cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền ban hành theo hình thức pháp luật quy định.

- Được ban hành theo thủ tục, trình tự do pháp luật quy định.

- Có quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần đối với mọi đối tượng hoặc một nhóm đối tượng và có hiệu lực trên phạm vi tồn quốc hoặc từng địa phương.

- Được Nhà nước bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp khác nhau theo quy định của pháp luật.

Các loại văn bản quy phạm pháp luật bao gồm: Hiến pháp, Luật, bộ Luật,

Nghị quyết, Nghị định, Lệnh, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thơng tư liên tịch.

1.2.2.2. Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản cá biệt là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục và tên gọi do luật định nhằm giải quyết những công việc cụ thể trên cơ sở áp dụng các văn bản Quy phạm pháp luật đã được ban hành. Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, cơng chức Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng được

áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ.

Các loại văn bản hành chính cá biệt

- Lệnh: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

- Nghị quyết: một trong những hình thức văn bản do một tập thể chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới. - Quyết định: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới.

- Chỉ thị: một trong những hình thức văn bản do các chủ thể ban hành theo luật định, có tính đặc thù, nhằm đưa ra quyết định quản lý cá biệt đối với cấp dưới có quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành.

1.2.2.3. Văn bản hành chính thơng thường

</div>Trang 16<div class="page_container" data-page="16">

- Ghi chép lại các ý kiến và kết luận trong các hội nghị;

- Thơng tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với nhau hoặc giữa nhà nước với tổ chức và công dân.

Các loại văn bản hành chính thơng thường

- Cơng văn, Thơng cáo, Thơng báo, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, - Đề án, phương án, Kế hoạch, chương trình

- Diễn văn

- Công điện, Công lệnh

- Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu nhận, phiếu chuyển, …).

1.2.2.4. Văn bản chuyên môn - kỹ thuật

Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan Nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng loại văn bản này phải theo mẫu quy định của các cơ quan nói trên, khơng được tùy tiện thay đổi nội dung, hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa.

- Văn bản chun mơn trong các lĩnh vực tài chính (hóa đơn, chứng từ,…); tư pháp; ngoại giao, ...

- Văn bản kỹ thuật: Trong các lĩnh vực như: xây dựng, kiến trúc, bản đồ, khí tượng, thủy văn, …

1.3. HIỆU LỰC CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ

Việc ban hành văn bản quản lý Nhà nước là nhằm áp dụng những quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực Nhà nước vào thực tiễn, tức là mỗi văn bản tùy theo mức độ khác nhau của loại hình văn bản đều chứa đựng các quy phạm pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý cụ thể. Do đó, văn bản quản lý Nhà nước tuỳ theo tính chất và nội dung được quy định trực tiếp hoặc gián tiếp về thời gian có hiệu lực, khơng gian áp dụng và đối tượng thi hành.

1.3.1. Hiệu lực về thời gian

Hiệu lực về thời gian là việc xác định thời điểm bắt đầu có hiệu lực của văn bản và thời điểm hết hiệu lực của văn bản đó.

Đối với văn bản quy phạm pháp luật

Thời điểm có hiệu lực và việc đăng Cơng báo văn bản quy phạm pháp luật.1

1. Xem Điều 151 - Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 sửa đổi, bổ sung năm 2020

</div>Trang 17<div class="page_container" data-page="17">

- Thời điểm có hiệu lực của tồn bộ hoặc một phần văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại văn bản đó nhưng khơng sớm hơn 45 ngày kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở trung ương; không sớm hơn 10 ngày kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; không sớm hơn 07 ngày kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện và cấp xã.

- Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành theo trình tự, thủ tục rút gọn thì có thể có hiệu lực kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành, đồng thời phải được đăng ngay trên cổng thông tin điện tử của cơ quan ban hành và phải được đưa tin trên phương tiện thông tin đại chúng; đăng Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam chậm nhất là 03 ngày kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước ở trung ương; đăng Công báo tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chậm nhất là 03 ngày kể từ ngày thông qua hoặc ký ban hành đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Hiệu lực trở về trước của văn bản quy phạm pháp luật.2

- Chỉ trong những trường hợp thật cần thiết, văn bản quy phạm pháp luật mới được quy định hiệu lực trở về trước.

- Không được quy định hiệu lực trở về trước đối với các trường hợp sau đây:

+ Quy định trách nhiệm pháp lý mới đối với hành vi mà vào thời điểm thực hiện hành vi đó pháp luật khơng quy định trách nhiệm pháp lý;

+ Quy định trách nhiệm pháp lý nặng hơn.

Ngưng hiệu lực văn bản quy phạm pháp luật.3

- Văn bản quy phạm pháp luật bị đình chỉ việc thi hành thì ngưng hiệu lực cho đến khi có quyết định xử lý của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Trường hợp cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ra quyết định huỷ bỏ thì văn bản hết hiệu lực, nếu khơng huỷ bỏ thì văn bản tiếp tục có hiệu lực.

- Thời điểm ngưng hiệu lực, tiếp tục có hiệu lực của văn bản hoặc hết hiệu lực của văn bản phải được quy định rõ tại quyết định đình chỉ việc thi hành, quyết định xử lý văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

- Quyết định đình chỉ việc thi hành, quyết định xử lý văn bản quy phạm pháp luật phải được đăng Công báo, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng.

Những trường hợp văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực.4

2. Xem Điều 152 - Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 2015

3. Xem Điều 153 - Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 2015 sửa đổi, bổ sung năm 2020

4. Xem Điều 154 - Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 2015

</div>Trang 18<div class="page_container" data-page="18">

Văn bản quy phạm pháp luật hết hiệu lực toàn bộ hoặc một phần trong các trường hợp sau đây:

- Hết thời hạn có hiệu lực đã được quy định trong văn bản;

- Được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng văn bản mới của chính cơ quan nhà nước đã ban hành văn bản đó;

- Bị bãi bỏ bằng một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Đối với văn bản không chứa đựng Quy phạm pháp luật:

Thông thường, văn bản không chứa đựng Quy phạm pháp luật có hiệu lực từ thời điểm ký ban hành, trừ trường hợp trong văn bản đó có quy định ngày có hiệu lực khác.

1.3.2. Hiệu lực về không gian và đối tượng áp dụng

Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan Nhà nước trung ương có hiệu lực trong phạm vi cả nước và được áp dụng đối với mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân, trừ trường hợp văn bản có quy định khác hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.

Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân của đơn vụ hành chính nào thì có hiệu lực trong phạm vi đơn vị hành chính đó.

Văn bản khơng chứa đựng quy phạm pháp luật có hiệu lực đối với phạm vi hẹp, cụ thể, đối tượng rõ ràng, được chỉ định đích danh hoặc tùy theo nội dung văn bản.

</div>Trang 19<div class="page_container" data-page="19">

Văn bản có rất nhiều loại theo hình thức (tên gọi) khác nhau. Mỗi một thể loại đều có thể thức và bố cục khác nhau thể hiện đặc điểm riêng của mỗi văn bản. Nghị định có thể thức và bố cục khác với thông tư, biên bản khác với nghị quyết và nghị quyết khác với công điện, … Tuy nhiên giữa chúng vẫn có những điểm chung tạo thành thể thức văn bản. Thể thức này làm nên sự khác biệt giữa văn bản quản lý nói chung và văn bản quản lý hành chính Nhà nước nói riêng với các văn bản khoa học, thơ, truyện…

Văn bản quản lý hành chính Nhà nước phải được xây dựng và ban hành đảm bảo những yêu cầu về thể thức:

- Thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động của các cơ quan.

- Thể thức của văn bản là những yếu tố hình thức và nội dung có tính bố cục đã được thể chế hóa.

- Các yếu tố thể thức, tuỳ theo tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể được bố trí theo những mơ hình kết cấu khác nhau.

- Có những bộ phận, nếu thiếu chúng, văn bản sẽ không được xem là hợp thức, dẫn đến việc sử dụng văn bản để truyền đạt các quyết định quản lý sẽ khơng có hiệu quả.

- Có những bộ phận khác, nếu thiếu chúng, sẽ khó xác định được trách nhiệm của người hay bộ phận soạn thảo văn bản, đồng thời việc tra tìm, đăng ký văn bản cũng gặp khó khăn.

Thể thức của văn bản là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức Nhà nước, do đó nó cần phải được tơn trọng và tn thủ nghiêm ngặt trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản. Cần hướng tới quy định chế tài cụ thể đối với những văn bản không đảm bảo những yêu cầu về thể thức.

2.1.2. Các yếu tố thể thức văn bản

2.1.2.1. Quốc hiệu

- Thể thức

</div>Trang 20<div class="page_container" data-page="20">

Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”

được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dịng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dịng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dịng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.

2.1.2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

- Thể thức

Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đồn Kinh tế nhà nước, Tổng cơng ty 91 khơng ghi cơ quan chủ quản.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là cơng ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

</div>Trang 21<div class="page_container" data-page="21">

Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:

UBND TỈNH LÀO CAI

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dịng, ví dụ:

BỘ NỘI VỤ

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Các dịng chữ trên được trình bày cách nhau dịng đơn.

2.1.2.3. Số, ký hiệu của văn bản

- Thể thức

Số của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập (0,1,2, …), bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản. Ví dụ:

Nghị quyết của Chính phủ ban hành ghi như sau: Số: …/2010/NQ-CP Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành ghi như sau: Số: …/CT-TTg.

</div>Trang 22<div class="page_container" data-page="22">

Cơng văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC.

Công văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV-TCCB

Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS

Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX

Công văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP

Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:

Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

</div>Trang 23<div class="page_container" data-page="23">

Số: 23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);

Số: 234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).

2.1.2.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Thể thức

+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:

Văn bản của Bộ Cơng Thương, của Cơng ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn

Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,

Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có

trụ sở tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,

Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Cơng nghệ Việt

Nam (có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,

Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở

tại thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:

* Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành

thuộc thành phố: Hà Nội; của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,

* Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành

thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương; của

Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở

tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh; của Ủy ban nhân dân tỉnh

Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt,

tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng,

</div>Trang 24<div class="page_container" data-page="24">

Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của

các phịng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,

Văn bản của Ủy ban nhân dân quận Gị Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của

các phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp,

Văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của

các phòng, ban thuộc thị xã: Bà Rịa,

+ Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:

Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ

An): Kim Liên,

Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP.

Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ,

+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Cơng an, Bộ Quốc phịng.

+ Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2020 Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2020

- Kỹ thuật trình bày

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dịng với số, ký hiệu văn bản, tại ơ số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.

2.1.2.5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

-Thể thức

</div>Trang 25<div class="page_container" data-page="25">

QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán bộ

Trích yếu nội dung cơng văn được trình bày tại ơ số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dịng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:

Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngồi nếu khơng thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chun mơn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.

Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành

</div>Trang 26<div class="page_container" data-page="26">

văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về “cơng tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản.

Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính.

- Bố cục của văn bản

Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:

- Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;

- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;

- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.

Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.

- Kỹ thuật trình bày

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 lines.

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dịng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

</div>Trang 27<div class="page_container" data-page="27">

- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dịng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dịng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;

- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:

- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dịng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dịng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.

2.1.2.7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

- Thể thức

+ Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

* Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

</div>Trang 28<div class="page_container" data-page="28">

KT.BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;

* Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL. BỘ TRƯỞNG

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

TL. CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG

* Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TUQ. GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ + Chức vụ của người ký

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước khơng quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; khơng ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.

Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)

</div>Trang 29<div class="page_container" data-page="29">

29 BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG

Nguyễn Văn A

THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Trần Văn B

Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG

Trần Văn B

KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

Lê Văn C

+ Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.

- Kỹ thuật trình bày

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ơ số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ơ số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ơ số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.

2.1.2.8. Dấu của cơ quan, tổ chức

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 33 Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Điểm d, đ Khoản 1 Điều 33 Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP.

Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ơ số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

</div>Trang 30<div class="page_container" data-page="30">

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:

Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

+ Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

+ Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

- Kỹ thuật trình bày

Nơi nhận được trình bày tại ơ số 9a và 9b.

Phần nơi nhận tại ơ số 9a được trình bày như sau:

Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu cơng văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dịng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dịng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy, cuối dịng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dịng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm. Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:

</div>Trang 31<div class="page_container" data-page="31">

Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dịng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

2.1.2.10. Các thành phần khác - Thể thức

Dấu chỉ mức độ mật

Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

Dấu chỉ mức độ khẩn

Theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.

Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.

Đối với cơng văn, ngồi các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).

Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.

Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.

- Kỹ thuật trình bày

Dấu chỉ mức độ mật: Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc

MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số

</div>Trang 32<div class="page_container" data-page="32">

33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào ơ số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ơ số 11.

Dấu chỉ mức độ khẩn: Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật

có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phơng chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ơ số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành: Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phơng chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website).

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành: Được trình bày tại ơ số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

- Phụ lục văn bản: Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dịng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

- Số trang văn bản :Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.

PHỤ LỤC I

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

(Kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính

phủ về cơng tác văn thư)

</div>Trang 33<div class="page_container" data-page="33">

5b : Trích yếu nội dung công văn

7a, 7b, 7c

: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a,9b : Nơi nhận

10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn

11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ Email: địa chỉ

Website; số điện thoại, số Telex, số Fax

15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

Lưu ý: Số trang văn bản được trình bày phí trên chính giữa văn bản và

bắt đầu đánh từ trang số 2 với số thứ tự trang từ số 2.

2.2. NHỮNG YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG

2.2.1.Mục đích ban hành

- Văn bản được ban hành có nội dung phải thiết thực, đáp ứng các nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không trái với các văn bản của cấp trên, có tính khả thi.

- Nội dung văn bản được ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, không mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan hoặc của cơ quan khác.

- Nội dung của văn bản phải được thể hiện trong một văn bản thích hợp (khơng thể lấy văn bản có nội dung là chỉ thị thay cho thông báo, v.v.)

- Nội dung của văn bản phải thể hiện đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Vì vậy, cần nắm vững đường lối chính trị của Đảng để có thể quy phạm hố chính sách thành pháp luật.

</div>Trang 34<div class="page_container" data-page="34">

Như vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản và hiểu biết về quản lý hành chính và pháp luật.

2.2.2. Tính khoa học: Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:

- Có đủ lượng thơng tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết.

- Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác: Sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế, khơng được sử dụng sự kiện và số liệu đã quá cũ, các thông tin chung chung và lặp lại từ văn bản khác.

- Bảo đảm sự logic về nội dung: Sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. Trong một văn bản cần khai triển những sự việc có quan hệ mật thiết với nhau. Như vậy vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các quy định, sự tản mạn, vụn vặt của pháp luật và các mệnh lệnh, vừa giúp cho cơ quan ban hành không phải ban hành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định. Nội dung các mệnh lệnh và các ý tưởng phải rõ ràng, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau.

- Sử dụng ngơn ngữ hành chính - cơng vụ chuẩn mực.

- Ngôn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, và phổ thơng.

- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản. Mỗi văn bản phải được xem xét và xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các văn bản khác trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung

- Nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao.

- Nội dung và cách thức trình bày cần được hướng tới quốc tế hóa ở mức độ thích hợp.

2.2.3. Tính phổ thơng đại chúng

Văn bản phải có nội dung được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu và dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí. Đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song vẫn đảm bảo tính nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học.

Nội dung của văn bản luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp và phản ánh nguyện vọng chính đáng của đơng đảo nhân dân lao động.

Sử dụng ngôn ngữ phổ thông đại chúng trong trình bày nội dung văn bản, tránh lạm dụng các thuật ngữ hành chính - cơng vụ chun mơn sâu. Đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, trong đó phần lớn là có trình độ văn hố thấp, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song vẫn đảm bảo tính nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn

</div>Trang 35<div class="page_container" data-page="35">

Văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền;

Như đã trình bày ở trên, văn bản quản lý hành chính có chức năng pháp lý và quản lý, tức là tuỳ theo tính chất và nội dung, ở các mức độ khác nhau văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực Nhà nước, bảo đảm cơ sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các cơ quan Nhà nước tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. Ý chí đó thường là những mệnh lệnh, những u cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi xử sự của con người được nêu lên thông qua các hình thức quy phạm pháp luật. Tính cơng quyền cho thấy tính cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực Nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Để đảm bảo có tính cơng quyền, văn bản cịn phải được ban hành đúng thẩm quyền, tức là chỉ được sử dụng văn bản giải quyết các công việc trong phạm vi thẩm quyền được pháp luật quy định. Trường hợp chủ thể nào đó ban hành văn bản trái thẩm quyền thì văn bản đó được coi là bất hợp pháp. Chính vì vậy, văn bản cịn cần phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.

Một biểu hiện khác của tính cơng quyền là nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật. Nội dung của mỗi quy phạm pháp luật đều thể hiện hai mặt: cho phép và bắt buộc, nghĩa là quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự, trong đó chỉ ra quyền và nghĩa vụ pháp lý của các bên tham gia quan hệ xã hội mà nó điều chỉnh. Ngoài ra, nội dung của quy phạm pháp luật phải chặt chẽ, rõ ràng, chính xác và ln được hiểu thống nhất. Quy phạm pháp luật có cơ cấu nhất định và có thể phân chia theo những tiêu chí nhất định thành nhiều loại khác nhau mà người soạn thảo văn bản cần nắm vững để có thể diễn đạt chúng một cách thích hợp. Diễn đạt quy phạm pháp luật là một bộ phận quan trọng của khoa học pháp lý, đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải có một trình độ pháp lý nhất định, kiến thức tổng hợp nhiều mặt và kỹ thuật sử dụng ngơn ngữ hành chính-cơng vụ tương ứng.

</div>Trang 36<div class="page_container" data-page="36">

2.2.5. Tính khả thi

Tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là hiệu quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu vừa nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng (tính mục đích), tính nhân dân (tính phổ thơng đại chúng), tính khoa học, tính quy phạm (tính pháp lý-quản lý) thì văn bản khó có khả năng thực thi. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản cịn phải hội đủ các điều kiện sau đây:

Văn bản phải đưa ra những yêu cầu hợp lý về trách nhiệm thi hành, phù hợp với trình độ, năng lực, điều kiện thời gian và điều kiện vật chất của chủ thể thi hành. Nếu đặt ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì khơng có cơ sở, điều kiện vật chất để thực hiện, tức là văn bản "khơng có tính khả thi", làm tổn hại tới uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi phạm pháp luật. Ngược lại, nếu văn bản chứa đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ khơng kích thích sự năng động, sáng tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tài sản của Nhà nước. Phải quy định các quyền của chủ thể kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó.

2.3. YÊU CẦU VỀ VĂN PHONG TRONG VĂN BẢN 2.3.1. Khái niệm văn phong

Ngôn ngữ là công cụ giao tiếp quan trọng nhất và cũng là thành tựu vĩ đại nhất của nền văn minh nhân loại. Đó cũng là “cơ chế tín hiệu” của giao tiếp, mà phụ thuộc vào đó con người kiến tạo những lời nói để thực hiện các mục tiêu giao tiếp. Việc giao tiếp bằng lời nói cịn phụ thuộc rất nhiều vào những hoàn cảnh, điều kiện, mục tiêu và các tính chất khác nhau của giao tiếp. Tuỳ thuộc vào những yếu tố đó trong mỗi môi trường giao tiếp khác nhau nội dung giao tiếp có thể được thể hiện bằng những phong cách chức năng nhất định. Phù hợp với mỗi phong cách chức năng có cách viết (văn phong) tương ứng.

Có nhiều loại văn phong khác nhau như: văn chương, chính luận- báo chí, khoa học, hành chính - cơng vụ, khẩu ngữ.

Văn bản quản lý Nhà nước được viết theo văn phong hành chính - cơng vụ, một loại văn phong tổng hợp và hỗn dung văn phong pháp luật và văn phong hành chính - cơng vụ. Văn phong hành chính- cơng vụ là dạng ngơn ngữ tiếng Việt văn

học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hồn chỉnh các phương tiện ngơn ngữ

viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính. Các phương tiện ngơn ngữ đó chủ yếu bao gồm:

- Có sắc thái văn phong hành chính - cơng vụ; - Trung tính;

Trung tính được sử dụng chủ yếu trong loại văn phong này.

</div>Trang 37<div class="page_container" data-page="37">

Văn phong hành chính -cơng vụ được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước trong công tác điều hành-quản lý, ở tồ án, trong hội đàm cơng vụ và ngoại giao. Đó là văn phong của các văn bản pháp luật, các quyết định quản lý, các văn kiện chính thức khác nhau, thư tín cơng vụ, diễn văn, các bài phát biểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn mang tính pháp lý...

2.3.2. Đặc điểm của văn phong văn bản

2.3.2.1. Tính chính xác, rõ ràng

Tính thiếu chính xác và khơng rõ ràng, sự mơ hồ của những văn bản không chuẩn mực về văn phong sẽ gây những hậu quả nghiêm trọng; những nội dung bị bóp méo, xuyên tạc trong lĩnh vực này ảnh hưởng to lớn đến số phận con người, đến đời sống xã hội.

Chỉ có một cách hiểu duy nhất; Khơng cho phép có những cách hiểu, cách giải thích khác nhau; Từ ngữ dùng trong văn bản phải gợi lên trong đầu mọi người những ý niệm giống nhau

Tính chính xác của lời nói ln luôn gắn liền với khả năng tuy duy rõ ràng, hiểu biết vấn đề và biết cách sử dụng ý nghĩa của từ. Tính chính xác của lời nói có thể được xác định trên cơ sở sự tương hợp “lời nói – hiện thực khách quan” và “lời nói - tư duy”. Tính chính xác của lời nói trước hết liên quan chặt chẽ với những bình diện ngữ nghĩa của hệ thống ngơn ngữ và cũng do đó có thể thấy nó chính là sự tn thủ những chuẩn sử dụng từ ngữ đảm bảo phong cách chức năng của lời nói cơng vụ, tức là sử dụng những từ ngữ văn học, mà không sử dụng

những từ ngữ địa phương, tiếng lóng, v.v...

Một lời nói chính xác sẽ đảm bảo cho nó có tính logic. Tuy nhiên đó mới chỉ là điều kiện cần, ngồi ra cịn phải có những điều kiện khác nữa mới đủ. Ví dụ như người muốn có lời nói logic thì bản thân phải biết tư duy logic, thực hiện mọi hoạt động tư duy phù hợp với những quy tắc của logic; thêm nữa cũng cần có những hiểu biết nhất định về các phương tiện ngôn ngữ để tạo được tính liên kết và khơng mâu thuẫn của các yếu tố tạo nên cấu trúc lời nói. Logic lời nói khác biệt với logic nhận thức bởi sự định hướng rõ ràng của mình đối với người đối giao và tình huống giao tiếp. Sự tuân thủ hoặc vi phạm logic lời nói có ảnh hưởng trực tiếp, to lớn đến sự tiếp thu lời nói từ phía người nghe. Đối với lời nói cơng vụ đây là điều hết sức quan trọng, bởi lẽ những vấn đề đưa ra phải được người nghe lĩnh hội đúng với ý của người phát ngôn. Mọi cách hiểu khác đi sẽ để lại những hậu quả khơn lường.

2.3.2.2. Tính phổ thông, đại chúng

Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những từ ngữ phổ thơng, các yếu tố ngơn ngữ nước ngồi đã được Việt hoá tối ưu.

</div>Trang 38<div class="page_container" data-page="38">

“Ngơn ngữ sử dụng trong văn bản phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì phải được định nghĩa trong văn bản” (Điều 8, Luật Ban hành văn bản Quy phạm pháp luật 2015).

Muốn văn bản dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu, nhất là trong điều kiện dân trí cịn thấp, ý thức pháp luật chưa cao, thì cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng

thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học.

2.3.2.3. Tính khách quan, phi cá nhân

Nội dung của văn bản phải được trình bày một cách trực tiếp, khơng thiên vị. Cách hành văn khơng biểu cảm (thể hiện tình cảm), không đưa quan điểm cá nhân vào nội dung văn bản.

Tránh dùng đại từ nhân xưng cho ngôi thứ nhất và ngôi thứ hai. Hạn chế tối đa việc sử dụng các từ ngữ biểu cảm.

Ví dụ: Thay vì viết: “Chúng tơi tha thiết và thành thực trơng đợi quý vị

cho biết ý kiến về vấn đề nói trên” hãy viết: “Bộ Nội vụ yêu cầu quý cơ quan cho biết ý kiến về vấn đề nói trên”.

Văn bản này là tiếng nói của quyền lực Nhà nước, chứ khơng phải là tiếng nói riêng của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo.

Là người phát ngôn thay cho cơ quan, tổ chức công quyền, các cá nhân không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của Nhà nước, ý đồ lãnh đạo. Chính vì vậy cách hành văn biểu cảm thể hiện tình cảm, quan điểm cá nhân khơng phù hợp với văn phong hành chính - cơng vụ.

Tính khách quan, phi cá tính của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỷ cương, vị thế, tơn ti mang tính hệ thống của cơ quan Nhà nước, có nghĩa là tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý.

Tính khách quan, phi cá tính làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, kết hợp với những luận cứ chính xác sẽ làm cho văn bản có sức thuyết phục cao, đạt hiệu quả trong cơng tác quản lý Nhà nước.

2.3.2.4. Tính trang trọng, lịch sự

Văn bản là tiếng nói của chính quyền hoặc cơ quan này với cơ quan khác, hoặc cơ quan với cá nhân, là lời nói có hiệu lực thi hành đối với nơi nhận, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm.

Thể hiện sự tơn trọng đối với các đối tượng thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể nơi ban hành văn bản.

Kỹ thuật diễn tả: Hạn chế sử dụng những từ ngữ diễn tả một cách khách sáo, khoa trương, màu mè, bay bướm.

</div>Trang 39<div class="page_container" data-page="39">

Bài tập: Sửa lại câu văn hành chính sau:

“Bộ yêu cầu một cách tha thiết các sở, ban, phòng nên nghĩ đến dân chúng đang nóng lịng sốt ruột chờ đợi mà giải quyết mọi vấn đề hành chính một cách nhanh chóng, nhất là những vấn đề trực tiếp ảnh hưởng đến nồi cơm manh áo của các giới đồng bào nghèo khổ, rách rưới”.

Viết lại: “Bộ yêu cầu các sở, ban, phòng trực thuộc cần giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề hành chính, tránh sự chờ đợi quá lâu của nhân dân, nhất là trường hợp các vấn đề liên quan đến đời sống của đồng bào vùng xa xôi hẻo lánh”.

Lời lẽ dùng trong văn bản không tỏ thái độ sợ hãi, khúm núm đối với cấp trên; hách dịch đối với cấp dưới, nhất là đối với nhân dân.

Kỹ thuật diễn tả: không sử dụng những từ ngữ cục cằn, thô lỗ, suồng sã, khẩu ngữ, những ý đồ thô bạo gây cảm xúc mạnh, bất ngờ cho người đọc.

Bài tập: Nhận xét và sửa câu văn sau:

“Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây nên hình ảnh bẩn thỉu đập vào mắt người qua lại trên đường phố, yêu cầu cơ quan có thẩm quyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻ thẩm mỹ cho Thủ đô”.

Viết lại: “Nhận thấy những người hành khất thường gây nên hình ảnh khơng đẹp mắt cho mỹ quan thành phố, yêu cầu các cơ quan hữu trách có biện pháp phù hợp để bảo vệ thẩm mỹ của Thủ đơ”.

Tính trang trọng, lịch sự, cần thiết duy trì ở tất cả các văn bản hành chính, kể cả những văn bản ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới để thi hành hay quyết định khiển trách một nhân viên phạm lỗi.

Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính" của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại.

</div>Trang 40<div class="page_container" data-page="40">

Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp, cách dùng từ phải nhất quán

Đặt từ vào đúng vị trí ngữ pháp của từ đó trong quan hệ với những từ khác trong câu. Chẳng hạn, danh từ có thể đứng sau những từ chỉ loại như cái, con; sau số từ như một, hai, ba; hoặc có thể đứng trước những từ để chỉ như này, ấy, đó... Cần lưu ý khơng sử dụng nhầm lẫn vị trí của các từ loại khác nhau. Trong văn bản, từ ngữ phải được sử dụng thống nhất, nhất quán từ đầu đến cuối văn bản.

Sử dụng từ đúng văn phong hành chính - cơng vụ.

Sử dụng từ ngữ phổ thơng, trung tính thuộc văn viết, khơng dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ.

Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới.

Không dùng từ ngữ địa phương, chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông.

Không dùng tiếng lóng, từ thơng tục (vì chúng làm mất đi tính trang trọng, uy nghi và nghiêm túc của văn bản).

Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành. Đó là những thuật ngữ chỉ tên gọi các tổ chức bộ trong máy nhà nước, chức vụ, lĩnh vực hoạt động hành chính như: bộ, sở, ban, vụ, cục, phòng; chủ tịch, thủ trưởng, bộ trưởng, trưởng ban; các thuật ngữ pháp lý như: nguyên đơn, bị đơn, quy phạm, lập pháp, lập quy...

Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán-Việt, các từ gốc nước ngồi khác.

Sử dụng từ đúng chính tả tiếng việt

Văn bản quản lý nhà nước còn phải được viết đúng chính tả tiếng việt. Chính tả là một vấn đề có tính chất phổ qt đối với mọi thứ chữ viết ghi âm hiện nay trên thế giới. Với tiếng Việt, chính tả về cơ bản đã thống nhất trên tồn quốc từ rất lâu. Giọng nói ba miền Bắc, Trung, Nam tuy có khác nhau về âm sắc nhưng đều hướng tới một chính tả chung. Thực tế cho thấy lỗi chính tả thường gặp trong tiếng Việt khá đa dạng, phản ánh bức tranh phương ngữ đa dạng của tiếng Việt

</div>