Hoạt động soạn thảo văn bản tại UBND ..............- Thực trạng và giải pháp pptx

Bài luận
Đề Tài
Hoạt động soạn thảo văn bản tại
UBND Thực trạng và giải pháp

LỜI CẢM ƠN !
Qua một thời gian thực tập tại UBND huyện tỉnh Quảng
Nam. Bản thân luôn cố gắng, nỗ lực vận dụng những kiến thức đã học để áp dụng
vào công việc.
Trong thời gian thực tập bản thân luôn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của
lãnh đạo UBND và Văn phòng UBND đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho
bản thân mượn tài liệu để nghiên cứu, tham khảo giúp cho bản thân hoàn thành tốt
báo cáo tốt nghiệp này.
Đồng thời trong quá trình viết đề tài tốt nghiệp, bản thân được sự giúp đỡ,
chỉ bảo tận tình của cô giáo ( giáo viên hướng dẫn viết đề tài).
Trong thời gian thực tập tại cơ quan và quá trình viết đề tài tốt nghiệp, do
bản thân lần đầu tiếp xúc với thực tế nên còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm thực tế
chưa có, kiến thức còn mang nặng tính lý thuyết nên đề tài sẽ không tránh khỏi
những thiếu sót, kính mong sự góp ý của quý thầy cô và lãnh đạo cơ quan để báo
cáo thực tập tốt nghiệp được hoàn chỉnh tốt hơn.
Nhân đây bản thân xin bày tỏ sự biết ơn đến lãnh đạo nhà trường cùng các
thầy cô giáo bộ môn văn thư trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Quảng Nam, đã
trang bị kiến thức cho em trong 2 năm học vừa qua. Những thầy cô đã trực tiếp
trang bị cho em những kiến thức cơ bản, những kinh nghiệm quý báu về ngành
Hành chính văn thư và xin gởi lời cảm ơn đến cô giáo hướng dẫn viết đề tài tốt
nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo UBND và Văn phòng
UBND đã tạo điều kiện giúp đỡ cho bản thân hoàn thành báo cáo tốt
nghiệp này.
Xin chân thành cảm ơn !

A. LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn
thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được
quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công
cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa
phương. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ
quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất
chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết
công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến công tác
soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của
quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Trên thực tế công tác soạn thảo văn bản trong hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng
được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế -
xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung còn
bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc;
văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành chính;
văn bản không có tính khả thi…những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh
hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả
tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thời gian thực tập ở
UBND , huyện , tỉnh Quảng Nam em đã có dịp tìm hiểu về công
tác soạn thảo văn bản ở UBND xã. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như
năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “Hoạt động
soạn thảo văn bản tại UBND Thực trạng và giải pháp”. Đây cũng là
một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND xã và có một vai trò quan
trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý nhà nước tại địa phương. Do
đó em chọn đề tài này và cố gắng hoàn thành báo cáo thực tập với tinh thần nghiêm
túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của nhà trường và giáo viên hướng dẫn trong quá
trình thực tập ở UBND
Báo cáo thực tập tốt nghiệp được biên soạn trong thời gian thực tập tại

UBND ; kết cấu đề tài gồm:
A. Lời nói đầu.
B. Nội dung.
Chương I: Giới thiệu và nét về UBND
Chương II: Cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản thực trạng và giải
pháp.
C. Kết luận.

B. NỘI DUNG
CHUƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND
I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH, VỊ TRÍ ĐỊA LÝ
là một trong 22 xã, thị trấn của huyện tỉnh Quảng Nam.
Được hình thành từ năm 1975 sau khi đất nước được hoàn toàn giải phóng, địa giới
hành chính của xã được chia thành 7 thôn gồm: thôn , thôn ,
thôn , thôn 1, thôn 2, thôn và thôn
là một xã nông nghiệp nằm cách trung tâm huyện 9 km về
phía nam; có chợ là chợ lớn thứ 2 của huyện , đây là nơi tập
trung giao lưu buôn bán, trao đổi hàng hóa giữa các xã cánh trung của huyện. Xã có
diện tích tự nhiên 19,6 km
2
, dân số là 12.139 người; 75% dân số của xã sống dựa
vào nông nghiệp, 25% dân số là tiểu thương và buôn bán nhỏ lẻ khác tập trung chủ
yếu ở khu vực chợ là một xã có truyền thống cách mạng anh
hùng trong chiến đấu, cần cù trong lao động. Năm 1986 được nhà nước
phong tặng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân".
II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ VĂN
PHÒNG UBND
1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND
- Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:

+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân
dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực
hiện kế hoạch đó;
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh
ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa
phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân,
cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo
cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu
cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường
giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của
pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc
quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm
sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.

- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ
công nghiệp, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn
sau đây:
+ Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong
sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây
trồng và vật nuôi;
+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo
vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn

chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại
địa phương;
+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
+ Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới.
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo
phân cấp;
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao, Uỷ ban
nhân dân thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo,
trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý
trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình
được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ
chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá

và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương
theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa
phương.
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện,
sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp
phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật
khác ở địa phương;
+ Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người
nước ngoài ở địa phương.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện
chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân
dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật
và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền;
+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành
án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành
chính theo quy định của pháp luật.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND:
- Văn phòng UBND là cơ quan tham mưu giúp UBND trong việc
quản lý nhà nước tại địa phương. Là một bộ máy làm việc của cơ quan có chức
năng tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã, là nơi đảm bảo các
điều kiện vật chất kỷ thuật cho mọi hoạt động của HĐND và UBND.
- Giúp UBND xã xây dựng chương trình, lịch công tác, lịch làm việc và theo
dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế -
xã hội, an ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện.
- Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gởi lên
cấp trên.

- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu mẫu
báo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp
xã.
- Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách,
nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc lên cấp trên
có thẩm quyền giải quyết.
- Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND và cho
công việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở xã.
- Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểu
HĐND và UBND theo quy định của pháp luật.
- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan, tổ
chức và công dân theo cơ chế " một cửa"

III. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND


* Chú thích sơ đồ:
Quan hệ trực tiếp
Quan hệ trực thuộc
Quan hệ phối hợp

Chủ tịch UBND
Phó Chủ tịch UBND
Phụ trách kinh tế
Phó Chủ tịch UBND
Phụ trách Văn hóa xã hội
Ban
Kinh
tế
Ban CH
Quân sự
Ban
Địa
chính
Ban
Công
an
Ban VH-
XH
Văn
phòng
UBND
Ban

Tư
pháp
IV. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
UBND
Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý gắn liền với công tác
quản lý nhà nước và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.
Trong quá trình hoạt động của mình, UBND ban hành các loại văn
bản và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý mọi mặt hoạt động của
cơ quan và xã hội. .
UBND xã là cơ sở để tổ chức thực hiện và vận động nhân dân thực thi pháp
luật và chủ trương chính sách của Đảng. Song nhiều văn bản mới của Trung ương,
tỉnh ban hành địa phương không nhận được, khi nhận được chưa thực hiện thì các
văn bản mới lại ban hành thay thế. Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện lại
thiếu và nếu có thì không kịp thời nên dẫn đến địa phương thường gặp khó khăn
trong công tác chỉ đạo và tổ chức thực hiện.
Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ còn thiếu, chưa đáp
ứng được yêu cầu thực tế hiện nay. Việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ tại cơ quan hiện
nay chủ yếu là dùng sổ, kẹp 3 dây và tủ đựng tài liệu; chưa ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác lưu trữ.
Bên cạnh đó, do điều kiện chưa đào tạo được đội ngũ cán bộ kế cận nên việc
bố trí cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn thư- Lưu trữ tại UBND xã chưa đúng
với chuyên môn được đào tạo. Cán bộ làm công tác Văn phòng và Văn thư - Lưu
trữ chủ yếu được đào tạo qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn và làm việc dựa trên kinh
nghiệm thực tế là chính nên ảnh hưởng không nhỏ đến công tác Văn thư - Lưu trữ
tại địa phương.
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của công tác Văn phòng nói chung, trách
nhiệm của cán bộ làm công tác Văn thư nói riêng. Lãnh đạo UBND xã chỉ đạo,
nhắc nhở, điều chỉnh và phân công nhiệm vụ hợp lý cho cán bộ Văn phòng, Văn
thư hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và có thời gian nghiên cứu các vấn đề thuộc
chuyên trách chuyên môn nghiệp vụ của công tác Văn phòng và Văn thư.

Căn cứ vào các văn bản luật, văn bản hướng dẫn của cấp trên và dựa vào tình
hình thực tế tại địa phương, UBND xã họp chung UBND và riêng bộ phận Văn
phòng để rút kinh nghiệm trong việc tham mưu, soạn thảo văn bản và ban hành văn
bản. Từ đó rút kinh nghiệm để sửa đổi ban hành văn bản đúng theo thể thức quy
định của Nhà nước.
Thường xuyên cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác quản lý Nhà
nước và nghiệp vụ Văn thư -Lưu trữ do tỉnh, huyện mở. Đồng thời UBND xã còn
ban hành quy định về công tác quản lý, ban hành văn bản thuộc thẩm quyền UBND
cấp xã. Ngoài ra UBND xã còn tổ chức một tổ tiếp dân và tiếp nhận hoàn trả hồ sơ
để giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo yêu cầu.
Về cách thức giải quyết công việc: Tất cả các loại công văn giấy tờ đi, đến
đều phải qua bộ phận Văn thư, cán bộ Văn thư là người vào sổ đăng ký, trình ký,
chuyển giao theo đúng quy định và trình tự, quy trình giải quyết văn bản. Vì vậy,
tất cả các công văn, giấy tờ, các lọai đơn thư khi đến cơ quan và do cơ quan ban
hành đều thực hiện chính xác và đúng quy định.

1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị.
Hiện nay, khi trình độ khoa học ngày càng phát triển và được ứng dụng vào
nhiều lĩnh vực hoạt động, trong đó có công tác Văn phòng. Được sự quan tâm của
UBND huyện đã trang bị cho Văn phòng UBND xã một dàn máy vi tính và một số
phương tiện khác như: máy in, máy điện thoại, máy Fax, máy photocoppy, tủ đựng
hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác Văn phòng. Tuy so với yêu cầu nhiệm vụ vẫn còn
thiếu song cũng tương đối đảm bảo được yêu cầu phục vụ nhiệm vụ đối với Văn
phòng cấp xã.
2. Tình hình thực hiện công tác Văn thư ở cơ quan:
Trong quá trình thực hiện chức năng điều hành quản lý của mình, UBND xã
đã tiếp nhận ban hành và thực hiện một khối lượng văn bản quản lý Nhà nước rất
lớn nhằm thực hiện thắng lợi các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của
Nhà nước ở địa phương gồm: các văn bản của cơ quan hành chính cấp trên, các văn
bản giải quyết những vấn đề phát sinh trong thực tế tại địa phương. Với mục tiêu là

phục vụ cho nhiệm vụ kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng ở địa phương và công
tác quản lý điều hành của UBND xã.
Trong quá trình hoạt động của mình, UBND xã thường ban hành các loại văn
bản và sử dụng các loại văn bản đó làm phương tiện lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý mọi
mặt hoạt động của địa phương, của nội bộ cơ quan.
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO
VĂN BẢN, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN.
1. Khái niệm của văn bản:
Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến
chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng lĩnh vực
cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và
nội dung khác nhau.
2. Những yêu cầu về nội dung:
-Tính mục đích : khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mục đích
mục tiêu và giới hạn tiêu chuẩn của nó, tức là cần phải trả lời các vấn đề. Văn bản
này ban hành để làm gì? giải quyết các việc gì? mức độ giải quyết đến đâu? kết quả
của việc thực hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản.
-Tính khoa học : Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thông
tin quy phạm và thông tin thực tế.Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản
phải được xử lý và đảm bảo chính xác.
+ Đảm bảo sự logic về mặt nội dung sự nhất quán về mặt chủ đề, bố cục chặt
chẽ
+ Đảm bảo các yêu cầu về mặt thể thức.
+ Sử dụng tốt ngôn ngữ pháp luật hành chính.
+ Đảm bảo tính hệ thống cúa văn bản.
- Tính đại chúng: Thể hiện văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với
trình độ dân trí, phải đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song không ảnh hưởng
đến nội dung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản.

- Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản thể
hiện quyền lực của nhà nước dòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh
địa lý của chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽ dược ban hành
đúng thẩm quyền quy định và được trình bày dưới dang quy phạm pháp luật.
- Tính khả thi: Một yêu cầu đối với văn bản đồng thời là hiệu quả, kết hợp
đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung của văn bản được
thi hành đầy đủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợp đủ các điều kiện sau:
+ Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa
là phải phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
+ Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều
kiện để đảm bảo thực hiện các quyền đó.
+ Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản, nhằm
xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể.
3. Những yêu cầu về thể thức:
Căn cứ vào những quy định của pháp luật, hiện nay công tác soạn thảo văn
bản được áp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ Nội
vụ được trình bày như sau:
Bao gồm 9 thành phần thể thức văn bản :
+ Quốc hiệu.
+ Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản.
+ Số, ký hiệu của văn bản.

+ Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản.
+ Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu cơ quan, tổ chức.
+ Nơi nhận.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung

trong những trường hợp cụ thể.
* Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản

11
1
2
3
5b
4
5a
9a
10b 12
6
9b
13
7a
7b
14
15
10a
7c
20-25 mm


30-35 mm


20-25 mm

* Chú thích các ô số thể hiện thành phần thể thức văn bản :

1 : Quốc hiệu.
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

15-20 mm
8
3 : Số, ký hiệu văn bản.
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
5a : Tên trích yếu nội dung văn bản.
5b : Trích yếu nội dung công văn.
6 : Nội dung văn bản.
7a,7b,7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền.
8 : Dấu cơ quan, tổ chức.
9a,9b : Nơi nhận.
10a : Dấu chỉ mức độ mật.
10b : Dấu chỉ độ mật.
11 : Dấu thu hồi và chỉ về phạm vi lưu hành.
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản.
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản pháp hành.
14 : Địa chỉ cơ quan.
Như vậy hoạt động soạn thảo văn bản cần thực hiện đúng những quy định
trên đây chính là cơ sở lý luận của hoạt động soạn thảo văn bản thực trạng giải
pháp tại UBND
II. THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI
UBND
1. Tình hình sọan thảo văn bản tại UBND
1.1. Hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật.
Trong nhiều năm qua, công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật
(QPPL) ở luôn được các cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương quan tâm
chỉ đạo thực hiện, các văn bản QPPL được ban hành đúng quy trình, đúng pháp luật

và có tính khả thi cao. Ban Tư pháp xã đã thực hiện tốt chức năng tham mưu cho
UBND xã ban hành các văn bản chỉ đạo đối với công tác này. Nhìn chung, công tác
xây dựng, ban hành văn bản QPPL đã có những chuyển biến tích cực, được Phòng
Tư pháp huyện đánh giá cao qua các đợt kiểm tra cuối năm.
Đối với cấp xã, về cơ bản công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL của
UBND cấp xã đã có chuyển biến tích cực, các văn bản QPPL do cấp xã ban hành
cơ bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, có nội dung phù hợp với các văn
bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước trên địa
bàn. Các ý kiến thẩm định đã được Văn phòng UBND xã nghiêm túc nghiên cứu,
tiếp thu trong quá trình soạn thảo. Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ,
chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương. Do đó, văn bản QPPL khi
ban hành được thực hiện ngay không cần hướng dẫn thi hành của các ngành, cấp
huyện, vì vậy mà cấp xã ban hành văn bản QPPL rất ít. Từ năm 2008 đến năm
2011, UBND xã ban hành 29 văn bản QPPL các loại; trong đó có 17 Quyết định và
12 Chỉ thị.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác xây dựng, ban hành văn bản
QPPL trên địa bàn xã vẫn còn một số hạn chế, tồn tại như: việc đăng ký xây dựng
văn bản QPPL của một số ngành còn thụ động, chưa sát với yêu cầu quản lý nhà

nước, văn bản ban hành không đảm bảo tiến độ, phải chuyển sang năm sau hoặc
không được ban hành;
Chất lượng một số dự thảo văn bản QPPL chưa đảm bảo, nội dung đơn giản,
sơ sài, chỉ sao chép hoặc biên tập lại các quy định tại văn bản QPPL của cấp trên
hoặc xuất phát từ ý chí chủ quan của cơ quan chủ trì soạn thảo, chưa đảm bảo thể
thức và kỹ thuật trình bày
Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trên là do một số đơn vị, địa phương
chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác xây dựng, ban hành văn bản
nên chưa chủ động đăng ký việc xây dựng, ban hành văn bản QPPL thuộc lĩnh vực
quản lý; chưa chỉ đạo sát sao, đầu tư thời gian, bố trí cán bộ hợp lý cho công tác
xây dựng, ban hành văn bản, việc xây dựng dự thảo đơn giản, nội dung chung

chung, sơ sài.
Công tác phối hợp giữa các ban ngành có liên quan trong soạn thảo, ban
hành chưa chặt chẽ, thậm chí nhiều ban ngành chỉ phối hợp mang tính hình thức.
Cán bộ tham mưu thực hiện công tác soạn thảo, xây dựng văn bản QPPL trình độ
chuyên môn nghiệp vụ còn hạn chế.
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn bản cần thực hiện tốt một số
nội dụng sau: Cấp ủy Đảng, chính quyền tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo đối với
công tác này, nhất là trong việc củng cố, kiện toàn đội ngũ cán bộ làm công tác văn
bản. Đồng thời thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật ban hành văn bản
QPPL của HĐND, UBND; các văn bản hướng dẫn của Chính phủ và Quyết định
của UBND các cấp ban hành Quy định về trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn
bản QPPL thuộc thẩm quyền UBND các cấp để tạo sự thống nhất trong quy trình
ban hành văn bản.
1.2. Hoạt động soạn thảo văn bản hành chính thông thường và văn bản
cá biệt.
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã
cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn
thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các
công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó
thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành
theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và
là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng UBND.
Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc cho
Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn bản được soạn thảo chủ
yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND xã
thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt),
thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công
văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu… Tùy mỗi nhiệm
vụ cụ thể mà cán bộ văn thư soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự chỉ đạo,
hướng dẫn cán bộ Văn phòng -Thống kê mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn

thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các
quyết định hành chính…

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác năm từ năm 2008 đến năm
2010, Văn phòng UBND xã đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 358 Quyết
định, 89 Thông báo, 85 Báo cáo, 14 Chỉ thị. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự,
thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng UBND
xã đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào
trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng
UBND xã bao gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi cán bộ Văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác
định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin
quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên tịch
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với
người lãnh đạo cơ quan, Cán bộ Văn phòng- Thống kê việc tham khảo ý kiến các
cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh
bản thảo.
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có
sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét,
quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn

bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh
máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời
gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi
của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc
người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn
thảo.
Cán bộ Văn phòng - Thống kê; là người được giao trách nhiệm quản lý, kiểm
tra công tác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày
và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo
quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư
thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu
và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản
đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm
nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản
lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
Văn phòng UBND soạn thảo các văn bản hành chính trong thời
gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn

thảo. Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn
thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản ở Văn
phòng UBND xã cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau:
Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân (phạm
vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời điểm quy
định…). Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm
quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được
ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không
làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một trình
tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước;
câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa
ý hoặc lạc đề.
Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân
trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực
thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện
thực.
Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn
phòng UBND xã, Văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
xã trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật,
các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các
dự án khác), tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình
soạn thảo các đề án đó. Qua đó càng thấy được vai trò của Văn phòng UBND đối
với UBND xã là vô cùng quan trọng, các văn bản được soạn thảo đúng trình tự,

thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật sẽ là cơ sở quan
trọng cho các quyết định của xã được đảm bảo hơn. Thế nhưng vấn đề đặt ra là cần
quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Thời giaxn từ
năm 2008 đến năm 2010, Văn phòng UBND xã đã soạn thảo được 358 Quyết định
nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc
khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết định cũ của
UBND đã ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất đối với các tổ chức và cá nhân
trên địa bàn xã… Do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo
văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn,
chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền
ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa
số lượng và chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải
quyết các công việc cụ thể của UBND
2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND
Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND xã đã nêu ở
trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động ban hành, ra
quyết định của UBND Đạt được những thành tựu như trên trong công tác
soạn thảo và quản lý văn bản là những bước tiến mới, hướng đi mới trong quá trình
quản lý, điều hành của UBND trong việc thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của mình.
Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết công việc khi soạn thảo và ban
hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho
hoạt động quản lý của cơ quan. Một văn bản được soạn thảo và quản lý một cách
chặt chẽ, thống nhất tại Văn phòng UBND xã. Trong thời gian qua Văn phòng
UBND xã làm tốt nhiệm vụ này, văn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm
bảo không để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của
lãnh đạo UBND xã.
Thế nhưng, bên cạnh những kết quả đạt được như vậy, công tác soạn thảo
văn bản của Văn phòng UBND xã vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn chế sau:
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: cả về nội dung lẫn hình thức

của cơ quan soạn thảo của Văn phòng UBND xã còn chưa thống nhất. Trong quá
trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành
bằng công văn, tờ trình thì lại ban hành bằng thông báo, giấy mời… Nội dung quy
định trong các văn bản đã được soạn thảo có tình khả thi cao, tuy nhiên còn một số
văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế. Như
vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi UBND xã quan tâm chỉ đạo cho bộ
phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện
các quy định về công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước.
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của
Văn phòng UBND nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và
ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh
một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều
này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Các
chủ thể, cơ quan được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài

liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn
bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước khi trình còn nhiều bất
cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà
soát hệ thống hóa văn bản của các bộ phận chưa được tiến hành thường xuyên.
Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa đổi, bổ sung về những sai sót, bất cập trong các
văn bản đã được ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện
văn bản.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn
bản là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn
chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng chủ yếu vì chưa có sự thống nhất
của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ. Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý
của mình.

- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của
UBND là do Văn phòng UBND soạn thảo, việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc
vào nhiệm vụ của từng ban ngành trong việc soạn thảo văn bản liên quan đến
nhiệm vụ của ngành mình quản lý. Do đó, sẽ tồn tại những lỗi chủ quan của người
soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn
phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn
không được rõ ràng… Bên cạnh đó còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết
hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính
trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực.
* Ví dụ về mẫu văn bản ban hành sai: Thông báo mang nội dung chỉ thị
ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc.

Số: 24 /TB-UBND , ngày 20 tháng 7 năm 2010
THÔNG BÁO
Về việc thực hiện công tác phòng chống dịch tai xanh ở lợn

Kính gửi:
- BCS 07 thôn;
- 41 tổ tự quản.
Hiện nay dịch tai xanh ở lợn tái phát trở lại trên địa bàn huyện và
có nguy cơ bùng phát trở lại ở các ổ dịch cũ trên địa bàn xã nhà.
Nay UBND xã thông báo cho các BCS thôn, tổ tự quản và tất cả nhân dân
trên địa bàn xã biết về việc phòng chống dịch tai xanh ở lợn trong thời gian đến cụ
thể như sau:
- BCS thôn, tổ tự quản phối kết hợp với thú y thôn kiểm tra, thống kê lại tổng
đàn lợn trên địa bàn của thôn mình, đồng thời thường xuyên kiểm tra giám sát báo
cáo kịp thời về tình hình dịch bệnh ở lợn cho Ban chỉ đạo phòng chống dịch của xã.
UBND xã giao trách nhiệm cho BCS thôn lập biên bản đối với thú y ngoài địa bàn
xã đến điều trị trong thời gian thực hiện công tác phòng chống dịch.

- Trách nhiệm của chủ vật nuôi lợn phải thường xuyên vệ sinh chuồng trại
tiêu độc khử trùng bằng vôi hoặc các hóa chất khác như: Benkocid, Iodiniot
- Thực hiện 4 không: không giấu dịch, không bán chạy lợn bệnh, không giết
mổ tiêu thụ lợn bệnh, không vứt xác gia xúc ra môi trường. Nếu có lợn bị bệnh bất
kỳ là bệnh gì cũng phải báo cáo cho BCS thôn, tổ tự quản hoặc đồng chí Dương
Đình Ngọc (cán bộ thú y của xã) để được kiểm tra, hướng dẫn phòng chống dịch
bệnh.
- Thực hiện tiêm phòng văcxin đầy đủ khi UBND xã tổ chức.
Nhận được thông báo này đề nghị BCS 07 thôn, 41 tổ tự quản và chủ vật
nuôi lợn thực hiện nghiêm túc nội dung theo thông báo để công tác phòng chống
dịch tai xanh ở lợn tên địa bàn xã đạt kết quả. Nếu BCS thôn, tổ tự quản và các hộ
chủ vật nuôi không thực hiện thì UBND xã sẽ xử lý theo quy định của pháp luật.
Nơi nhận: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
- Như trên; CHỦ TỊCH
- Lưu: VT, đ/c Vĩnh (02). (đã ký)

* Nguyên nhân của những hạn chế
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để
truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn
bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu.
- Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước còn thể hiện tính quản lý lõng lẻo
cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được ban
hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin
chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa, không có hiệu lực.
- Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành chính
cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ,

văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng, làm cho văn bản hạn
chế tính khả thi.
- Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức các bộ phận quản

lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của bộ phận
văn thư trong việc cải tiến công tác lưu trữ. Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy
chế về công tác văn thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng rõ ràng các
phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.
- Số lượng biên chế của Văn phòng UBND còn thiếu, chỉ có 01 đồng chí cán
bộ phụ trách Văn phòng - Thống kê và 01 đồng chí là cán bộ Văn thư-Lưu trữ. Hơn
nữa cán bộ Văn phòng và văn thư của UBND xã chưa được đào tạo đúng về
chuyên môn, làm việc chỉ dựa trên kinh nghiệm và qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn
về chuyên môn là chính. Bên cạnh đó công việc ở bộ phận Văn phòng quá nhiều
mà lại thiếu người dẫn đến quá tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu
về ngành và lĩnh vực được giao.
- Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ban ngành về vai trò, chức năng của
văn bản và hệ thống các văn bản. Năng lực, trình độ của cán bộ công chức nhằm
đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn
chế; việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý
văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa được chú trọng.
* Bảng số liệu liên quan:
LOẠI VĂN BẢN SỐ LƯỢNG NĂM
QUYẾT ĐỊNH CỦA
CHỦ TỊCH
29 2008
33 2009
27 2010
QUYẾT ĐỊNH CỦA
UBND
120 2008
110 2009
128 2010
TỜ TRÌNH
127 2008

130 2009

128 2010
THÔNG BÁO
30 2008
29 2009
30 2010
BÁO CÁO
27 2008
28 2009
30 2010
CHỈ THỊ
4 2008
5 2009
5 2010
CÔNG VĂN
13 2008
17 2009
21 2010
* Nhận xét :
Do tình hình thực tế tại địa phương nên có một số loại văn bản ban hành
tương đối nhiều như: Quyết định, tờ trình, thông báo bên cạnh đó một số loại văn
bản còn ít như: Chỉ thị, thông báo, công văn
III. ĐÁNH GIÁ CHUNG:
1. Ưu điểm:
- Công tác soạn thảo văn bản và văn thư là một hoạt động thường xuyên của
UBND trong việc thực hiện công cuộc đổi mới hiện nay.
- Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, cấp trên luôn thường xuyên mở
lớp đào tạo cho cán bộ văn thư, kịp thời ban hành những văn bản chỉ đạo hướng
dẫn về nghiệp vụ chuyên môn đổi mới công tác soạn thảo văn bản và văn thư để

soạn thảo và ban hành đúng theo quy định, đảm bảo về nội dung, hình thức, thể loại
văn bản.
- Tinh thần đoàn kết trong đội ngũ cán bộ và nhân viên ngày được nâng cao,
công tác tuyên truyền, vận động được thường xuyên nên từ đó nhân dân đã có ý
thức thực hiện tốt những nội dung văn bản nhà nước đã chuyển tải đến nhân dân.
2. Khuyết điểm:
- Do cơ chế về cơ cấu tổ chức bộ máy nên tuyển dụng cán bộ văn thư 01
đồng chí là ít so với yêu cầu để phục vụ công việc.
- Trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo văn
bản và văn thư đối với UBND xã còn nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng
công việc.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản và văn thư chưa được đào
tạo đúng về chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực hiện nhiệm vụ công việc còn
nhiều hạn chế, thiếu sót.
- Đối với một số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho UBND xã đôi lúc
tự soạn thảo văn bản nên có một số văn bản chưa đảm bảo đúng theo quy định của

Nhà nước, có khi văn bản thiếu tác giả, địa danh, ngày tháng năm, không ghi số
vào sổ văn thư, chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn bản nhưng vẫn trình
ký lưu hành làm trở ngại cho việc theo dõi giải quyết văn bản của văn thư.
- Địa bàn có nhiều thành phần tôn giáo, đối tượng tệ nạn xã hội vẫn thường
xuyên xảy ra. Một số đối tượng còn xem nhẹ kỷ cương pháp luật Nhà nước nên
việc thực thi văn bản của UBND xã có những trở ngại đến công tác quản lý điều
hành Nhà nước.
IV. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỌAN THẢO
VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND
Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua
nhiều tiêu chí khác nhau, song cơ bản vẫn là các tiêu chí như: văn bản phải được
phản ánh được nhiệm vụ chính trị của địa phương; được ban hành đúng thẩm
quyền; điều chỉnh được thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân. Việc soạn thảo và quản

lý văn bản cũng đóng một ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành
của cơ quan khi soạn thảo và ban hành ra một văn bản quản lý hành chính nhà
nước. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả soạn thảo và
quản lý văn bản của Văn phòng UBND :
1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản:
Văn phòng UBND chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông
thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá
nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn
bản của Văn phòng UBND xã là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm
bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng
quyết định chất lượng của một văn bản.
Tại UBND xã, cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể, chi tiết
về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các văn bản quản lý
nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định một trình tự, thủ tục cho việc
xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung là rất khó. Tùy theo tính
chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một
quy trình ban hành sao cho thích hợp.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng
dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy
trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác
định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện
bản thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo
cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có
ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương;

giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc
biệt.
2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản
Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu
cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Văn phòng
UBND cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản hành chính thông
thường, đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và cụ thể đối với các chủ thể ban hành.
Với các văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường soạn thảo
như: công văn hành chính, thông báo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương
án, chương trình, hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ
phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ
nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản. Có những
quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm
bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân
công công việc một cách phù hợp, công bằng giữa các cá nhân với nhau, tránh sự
quan liêu, hách dịch. Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá
nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính
thông thường.
3. Đảm bảo về nội dung của văn bản.
Hạn chế về nội dung của văn bản quản lý nhà nước do Văn phòng
UBND soạn thảo và ban hành không phải là nhỏ, vấn đề cơ bản là làm thế
nào để tránh khắc phục những hạn chế đó.
Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại
hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản. Cho
nên, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học,
tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo thêm hai
vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, văn
phong của văn bản. Cấu trúc của văn bản không chỉ là giàn ý, đề cương mà cấu
trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức. Để thực hiện được tính

thống nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để hình
thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với kỹ năng sử
dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn và
chính xác phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó
về tính chính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính
khuôn mẫu; tính lịch sự, văn hóa.
4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật;
tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư.
Công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật: Mục đích của công
tác này nhằm phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình
chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp
pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật. Đồng thời, kiến nghị cơ quan, người có
thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã ban hành
văn bản.

Các văn bản hành chính thông thường chủ yếu là công cụ truyền đạt các
thông tin quản lý tại Văn phòng nói riêng và của UBND xã nói chung nên đảm bảo
tính chuẩn xác của các văn bản này sẽ đảm bảo cho thông tin được truyền đạt một
cách trọn vẹn, chính xác và có hiệu quả. Việc kiểm tra và xử lý các văn bản này khi
có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc không thống nhất và tuân theo các quy định
khác của cấp trên là rất quan trọng tạo ra tính thống nhất, chính xác và khách quan
trong hoạt động quản lý. Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra nội dung, thẩm
quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư: quá trình quản lý văn bản
cũng cần được coi trong, quan tâm một cách đúng mực. Việc thanh tra, kiểm tra
công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện những sai trái của
văn thư trong thực hiện công tác quản lý văn bản của mình. Thanh tra, kiểm tra sẽ
nâng cao hơn nữa trách nhiệm, tinh thần làm việc của bộ phận văn thư, như vậy sẽ
thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi của việc quản lý văn bản trong cơ quan.
5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản

lý văn bản
Đối với cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng cán bộ, công chức làm công tác
soạn thảo và quản lý văn bản : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử
cán bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức
phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và
quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị mình. Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu
đãi đối với đội ngũ cán bộ công chức này, có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa
đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn
thảo và quản lý văn bản của cán bộ công chức.
Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: cần
phải cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo,
quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy
định của pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó không ngừng tăng cường trách nhiệm
của cán bộ công chức nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác của
mình.
Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, đòi hỏi
UBND phải tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo
và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND. Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp
các thiết bị và nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn
thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn
bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và yêu
cầu quản lý của thực tiễn xã hội.

C. KẾT LUẬN
Văn bản quản lý nhà nước của địa phương có vai trò rất quan trọng. Một
mặt, nó cụ thể hóa các văn bản quản lý nhà nước của cấp trên, văn bản của HĐND
cùng cấp; mặt khác là cơ sở pháp lý, là công cụ quản lý hữu hiệu, là phương tiện để
truyền đạt các thông tin của chính quyền địa phương đối với mọi lĩnh vực của đời
sống kinh tế - xã hội. Trong thời gian qua, các văn bản do UBND đã ban
hành có một sự đóng góp không nhỏ đối với sự phát triển kinh tế - xã hội của địa

phương, điều này không ai có thể phủ nhận. Thế nhưng, việc soạn thảo và quản lý
văn bản của UBND xã vẫn còn bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định; song
những hạn chế, thiếu sót đó chưa đưa lại những hậu quả nghiêm trọng do đã có
những phát hiện kịp thời và xử lý, điều chỉnh phù hợp.
Trong báo cáo chuyên đề này của em chỉ tập trung vào “hoạt động soạn
thảo văn bản tại UBND , thực trạng và giải pháp.” nên đối tượng và
phạm vi nghiên cứu chỉ trong hoạt động của Văn phòng. Qua đánh giá về công tác
soạn thảo văn bản tại đây, chuyên đề đã đề xuất một số ý kiến nhằm góp phần vào
việc nâng cao chất lượng của việc soạn thảo văn bản hành chính thông thường mà