Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.97 MB, 24 trang )
<span class="text_page_counter">Trang 1</span><div class="page_container" data-page="1">
<b>TS. Nguyễn Thị Cẩ Lệ m Ngô Thị Hồng Nhung2153410267 Võ Khánh Huyền 2153410445 Đinh Phương Thảo 2153410054 Phạm Công Danh 2153410117 Nguyễn Thị Ki u Ly ề2153410247 Nguyễn Thị Thùy Linh2153410246 </b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 2</span><div class="page_container" data-page="2"><b>LỜI CẢM ƠN </b>
Đầu ti n, chúngê em xin gửi l i cờ ảm ơn ch n th nh đ n Trâ à ế ường Học viện Hàng kh ng ô Việt Nam đã đưa môn h<b>ọc Quản trị dự án và</b>o chương tr nh gi ng ì ảdạy. Đặc bi t, chúệ ng em xin gửi l i cờ ảm ơn s u sâ ắc đến gi ng vi n bả ê ộ mô - Cô n
<b>Nguyễn Thị Cẩm Lệ đã dạ</b>y dỗ, truyền đạt những ki n thế ức quý báu cho chúng em trong suốt th i gian hờ ọ ập vừc t a qua. Trong thời gian tham gia l p họ Quản ớ c trị dự án của cơ, em đã có thêm cho mình nhi u ki n thề ế ức b ch, tinh thổ í ần học tập hi u quệ ả, nghi m túc. Đê ây chắc chắn sẽ là những ki n thế ức quý báu, là hành trang để em c thể vững bước sau này. ó
Mơn Quản trị dự án là môn học thú vị ô cù, v ng bổ ích và có tính thực tế cao. Đảm bảo cung c p đấ ủ kiến thức, gắn li n về ới nhu cầu thực tiễn của sinh viên. Tuy nhiên, do v n ki n thố ế ức còn nhi u h n chề ạ ế và ả năkh ng ti p thu thế ực tế còn nhiều bỡ ngỡ. Mặc d chúng em đù ã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bà ểi tiu lu n khậ ó có ể th tránh khỏi những thi u sế ót và nhiều chỗ cịn chưa chính xác, kính mong cơ xem xét và gó ý để bài tiểp u lu n cậ ủa em đ c hoượ àn thi n hơnệ .
Một lần nữa, chúng em xin ch n th nh câ à ảm ơn cô!
TP.HCM ngày 20 tháng 11 năm 2023
<b>Nhóm thực hiện </b>
<b>Nhóm 2 </b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 3</span><div class="page_container" data-page="3"><b>2.1. Ưu điểm sơ đồ gantt ... 8</b>
<b>2.2. Ưu điểm cấu trúc phân chia công việc (WBS) ... 8</b>
<b>3.1. Nhược điểm sơ đồ Gantt ... 10</b>
<b>3.2. Nhược điểm của cấu trúc phân chia công việc WBS ... 10</b>
<b>4.1. Các phương pháp sơ đồ Gantt ... 11</b>
4.1.1. Sử dụng các ph n mầ ềm hoặc ứng d ng chuyên dụ ụng ... 11
4.1.2. Sử dụng các cơng cụ văn phịng ... 13.
</div><span class="text_page_counter">Trang 4</span><div class="page_container" data-page="4">4.2.3. Phương pháp tham gia ... 16
<b>5.1. Ví dụ sơ đ Gantt ... 18ồ 5.2. Ví dụ mẫu c u trúc phân chia công viấệc – WBS ... 19</b>
Hình 4. 5. Biểu đ phân cồ ấp ... 15
Hình 4. 6. Bảng phân cấp ... 15
Hình 5. 1. Sơ đồ Gantt theo phương pháp triển khai chậm ... 18
Hình 5. 2. Cấu trúc phân chia công việc xây dựng tòa nhà theo WBS ... 19
<b> </b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 6</span><div class="page_container" data-page="6">Bảng 5. 1. Kế hoạch thời gian của d án xây dự ựng nhà theo sơ đồ Gantt... 20
</div><span class="text_page_counter">Trang 7</span><div class="page_container" data-page="7"><b>Chữ viết tắt Nghĩa tiếng anh Nghĩa tiếng việt </b>
WBS Work Breakdown Structure <sup>Cấu trúc phân chia công </sup><sub>việc </sub>
</div><span class="text_page_counter">Trang 8</span><div class="page_container" data-page="8"><b>1.1. Khái niệm sơ đồ Gantt </b>
Biểu đồ Gantt (Trong tiếng Anh còn gọi là Gantt Chart) là sơ đồ trình bày các nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian một cách trực quan gồm các danh sách các công việc cần thực hiện và các thanh mơ tả tiến độ của từng cơng việc đó. Sơ đồ Gantt hiển thị các thanh ngang có độ dài khác nhau thể hiện thời gian của mỗi nhiệm vụ trong dự án, bao gồm thời lượng cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm có cái nhìn tổng quan về lịch trình của dự án, thời gian hồn thành của từng cơng việc và các phụ thuộc giữa chúng. Nó cũng giúp quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn. (Pace, 2022)
Hình 1. 1. Sơ đồ Gantt
<b>1.2. Khái niệm về WBS</b>
WBS viết t t cắ ủa Work Breakdown Structure à c l ấu trúc phân chia công việ c.
nhỏ hơn, theo t ng c p bừ ấ ậc và tr c ự quan hóa tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án.
</div><span class="text_page_counter">Trang 9</span><div class="page_container" data-page="9">WBS được phát triển bằng cách bắt đầu với mục tiêu cuối cùng và liên tiếp chia nhỏ các thành phần có thể quản lý. Đơn vị nhỏ nhất của WBS được gọi là gói cơng việc (work package). Ở đó chi phí, tiến độ & người thực hiện sẽ được xác định và kiểm sốt. Q trình phân chia cơng việc sẽ kết thúc khi tồn bộ tiến trình thực hiện dự án được hiển thị dưới dạng sơ đồ hệ thống các nhiệm vụ rõ ràng, khơng cịn sự chồng chéo. (Hồng Huyền, 2022)
Hình 1. 2. Cấu trúc phân chia công việc WBS
VD: WBS thường được hiển thị theo chiều ngang ở dạng phác thảo, hoặc theo chiều dọc dưới dạng cấu trúc cây (giống như sơ đồ tổ chức).
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm quản lý dự án để thực hiện quá trình WBS được dễ dàng. Đặc biệt, khi phân rã công việc theo cấu trúc WBS kết hợp với mơ hình quản lý Gantt Chart, việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án sẽ trở nên hiệu quả hơn.
</div><span class="text_page_counter">Trang 10</span><div class="page_container" data-page="10"><b>2.1. Ưu điểm sơ đồ gantt</b>
- Quản lý nhiều công việc cùng lúc: các thông tin biểu thị cho sơ đồ sẽ giúp ngườidùng nắm rõ được nhiều công việc, mục tiêu cần thực hiện của dự án. Những cơng việc này cịn được biểu thị về cả mặt thời gian. Do đó, người dùng sẽ dễ dàng kiểm sốt tiến
qt về cơngviệc trong án. Từ dự đó, nhà quản lý sẽ thực hiện phân công, sửdụng các nguồn lực cóhiệu quả và tối ưunhất.
<b>- Tối </b>ưu hiệu suất công việc: ông việc,mục tiêu đượcthểhiện dưới dạng biểu đồ giúp xác định công việccầnphải hồnthiện. Từ đó, người lập sơđồ sẽbiếtcụ thểviệc
<b>- Hiển th</b>ị thời gian và tiến độ: Sơ đồ Grantt cho phép bạn bi t đưế ợc thời gian b t ắđầu và kết thúc của từng công việc trong d án, giúpự theo dõi tiến đ và l p kộ ậ ế hoạch công việc một cách rõ ràng.
<b> - Đồ ị </b>th hóa cơng việc: sơ đ Grantt biểồ u di n công viễ ệc d án dưự ới d ng bi u ạ ểđồ, giúp dễ dàng nhìn th y mấ ối quan hệ giữa các công vi c và sệ ự phụ thuộc gi a chúng.ữ
- Quản lý tài nguyên: Sơ đồ Grantt cho phép theo dõi và phân b tài nguyên cho ổ từng công việc, giúp quản lý tài nguyên hi u quệ ả trong d án.ự
<b>2.2. Ưu điểm c u trúc phân chia công việc (WBS) ấ</b>
- Chi tiết mục tiêu, công việc lớn thành công việc cụ thể: sô hình WBS cho phépphân rã từng nhiệm vụ, cơng việc thành phần nhỏ hơn. Sau đó, cơng việc này được trực quan hóa thành cơng việc, thời gian, kết quả cụ thể. Từ đó, cơng việc trong dự án không bị chồng chéohay bỏ sót.
- Kiểm sốt thời gian: khi cơng việc được trực quan hóa, người quản lý chỉ định, ước tính thời gian và chi phí. Sau đó dựa theo mơ hình WBS, nhà quản lý có thể theo dõitiếnbộ và mức chi phí để đánh giá hiệu quả của án. dự
</div><span class="text_page_counter">Trang 11</span><div class="page_container" data-page="11">- Tăng cường sự chủ động, trách nhiệm: với mơ hình WBS, mỗi cá nhân sẽ thấy rõ được vai trò của bản thân trong dự án. Mọi người sẽ ln chủ động và có trách nhiệm với công việc đã được phân chia.
- Phân chia công việc chi tiết: WBS giúp phân chia dự án thành các gói cơng vi c ệnhỏ hơn và dễ quản lý hơn. Đi u này giúp tăng tính minh bề ạch và khả năng theo dõi tiến độ của từng công việc.
- Xác định trách nhiệm: WBS giúp xác định rõ ràng trách nhiệm và phân chia công vi c cho tệ ừng thành viên trong nhóm dự án. Điều này giúp tăng tính hi u qu và ệ ả trách nhiệm cá nhân trong quá trình th c hiự ện dự án.
- Định rõ phạm vi d án: WBS giúp xác định rõ phự ạm vi của d án và giự ới hạn công vi c cệ ần thực hiện. Đi u này giúp tránh sề ự mơ hồ và đảm bảo r ng tằ ất cả các công việc c n thiếầ t được th c hiự ện.
</div><span class="text_page_counter">Trang 12</span><div class="page_container" data-page="12"><b>3.1. Nhược điểm sơ đồ Gantt </b>
Điều này phụ thuộc vào cấu trúc phân chia công việc đư c tợ ạo: bằng cách t o c u ạ ấtrúc phân chia công việc cùng với cơng cụ này, người quản lý có nguy cơ phải sửa đổi toàn bộ tiến độ dự án nếu ước tính thời lượng khơng chính xác hoặc khơng đư c đáp ợứng.• Hoạt động tốt cho các dự án nhỏ: Biểu đồ Gantt dần m t đi chấ ức năng khi thời lượng hoặc nhi m vụ mở rộệ ng sang một trang khác. Vì r t khó đ theo dõi tấ ể ổng quan dự án trên màn hình máy tính. Đồng thời cần phải cập nhật thường xuyên, gây lãng phí rất nhiều thời gian cho người quản lý. Đặc biệt nếu đang làm việc trên một dự án có hàng trăm nhiệm vụ.
Xử lý các ràng buộc chưa hồn chỉnh: nói chung, có ba ràng buộc chính đ i v i ố ớmột dự án: phạm vi, thời gian và chi phí. Nếu tồn bộ phạm vi và chi phí khơng đư c ợmơ tả trong biểu đồ Gantt. Đồng thời, khó có thể biết tác vụ nào nên thực hiện trước khi biểu đồ chứa nhiều tác vụ liên tiếp và l ng nhau.ồ
<b>3.2. Nhược điểm của c u trúc phân chia công việc WBS ấ</b>
Khó áp dụng: áp d ng mơ hình WBS vào qu n lý dụ ả ự án đòi hỏi nhiều k năng. ỹ Người quản lý sử dụng WBS không chỉ cần k năng chuyên môn cá nhân mà còn c n ỹ ầkỹ năng t chức nhóm. ổ
Khó thay đổi: mơ hình qu n lý WBS phân bả ổ công vi c, thệ ời gian và chi phí m t ộcách chi tiết cho từng mục tiêu chính. Vì vậy, b t kấ ỳ sự thay đổi nào cũng đòi hỏi ph i ảđại tu tồn bộ mơ hình.
</div><span class="text_page_counter">Trang 13</span><div class="page_container" data-page="13"><b>4.1. Các phương pháp sơ đồ Gantt </b>
Để tạo ra sơ đồ Gantt ta, ngay nay có 4 phương pháp được l a chự ọn gồm: Sử dụng các phần mềm hoặc ứng d ng chuyên d ng; Sụ ụ ử dụng các cơng c văn phịng; Sụ ử dụng các công cụ trực tuyến và sử dụng các công cụ ủ th công. Mỗi phương pháp có nhiều ưu, nhược đi m khác nhau tùy vào nhu cể ầu mức độ của dự án mà l a chự ọn phương pháp để tạp sơ đồ hợp lý.
4.1.1. Sử dụng các ph n mầ ềm hoặc ứng d ng chuyên dụ ụng
Sơ đồ Gantt là công cụ quản lý các dự án quan trọng nhằm mục đích giúp cho người quản lý nắm đư c công vi c, thợ ệ ời gian và mức độ thi hành, hoàn thành củ ừng a tkhâu trong dự án. Ngày nay, với sự phát tri n cể ủa cơng nghệ đã có rất nhiền ph n mầ ềm ra đời trên thị trường và sau đây là mộ ố pht s ần m n phề ổ ến được các nhà đbi ầu tư lựa chọn.
Microsoft Project là một trong những ph n mầ ềm phổ biến nhất cho tới hiện tại, Microsoft Project được thiết kế để quản lý các dự án lớn, có tính phứ ạc t p. Các ph m ầmềm đều giúp các thành viên trong nhóm dự án có thể cập nhật và theo dõi tiến dộ của dự án. Bên cạnh đó cịn cung c p tính năng t o lấ ạ ịch trình dự án, phân b tài nguyên, ổ đánh giá ti n đ và t o báo cáo.ế ộ ạ
</div><span class="text_page_counter">Trang 14</span><div class="page_container" data-page="14">Hình 4. 2. Ph n mềầ m Gantt Project
Hình 4. 3. Ph n mề Basecamp ầ m
Ngoài ra còn còn một số phầm m m như : Phề ần mềm vẽ sơ đồ gantt Monday.com, Phần m m về ẽ sơ đ gantt Asana, Phầồ m mềm Smartsheet,... Tuy nhiên mỗi phần mềm đều có nh ng s khác biữ ự ệt nh t đấ ịnh vì thế mà người dùng cần xác đ nh đưị ợc nhu cầu và các tính năng c n thiầ ết nh m phụằ c v cho d án cụ ự ủa mình.
Sử dụng các ph n mầ ềm hoặc ứng d ng chuyên d ng giúp cho dụ ụ ự án diễn ra tốt hơn, nhìn nh n rõ ràng chi tiậ ết hơn, tránh những sai sót khơng đáng có và thời gian làm
</div><span class="text_page_counter">Trang 15</span><div class="page_container" data-page="15">4.1.2. Sử dụng các công c văn phịngụ
Microsoft Excel, Word, PowerPoint là những cơng c văn phòng đưụ ợc rất nhiều người lựa chọn bởi sự tiện d ng và chúng có các tính năng c n thiụ ầ ết để phục v công vi c. Vụ ệ ới đa năng công d ng và d dàng thao tác, các công c văn phòng ph n nào giúp cho viụ ễ ụ ầ ệc tính tốn, trình bày sơ đồ dự án Gantt tốt hơn.
4.1.3. Sử dụng các công c trực tuyến ụ
Sử dụng các công c trực tuyến như Google Sheets, Google Slides, Lucidchart... ụ Với các bước tạ ậo l p, truy c p form và thao tác d dàng. Các công cậ ễ ụ trực tuyến d n ầđược nhiều ngư i lờ ựa chọn bởi giá cả hợp lý, sư tiện ích khi c ng tác độ ố ớ ậi v i tp th . ể
4.1.4. Sử dụng các công c thủ công ụ
Nhiều năm trước đây hay cho tới th i điờ ểm hiệ ạn t i, nhiều ngườ ẫn còn sử dụng i vcác bản dự án vẽ bằng gi y, các công cấ ụ thường được người ta sử dụng là các loại bút như bút chì, bút lông các màu, bút viết các lo i màu. Giạ ấy các loại bìa cứng, bìa mềm, loại giấy A0, A1,B ng... Ngồi ra cịn c n đ n thưả ầ ế ớc kẻ, máy tính tay,... Sử dụng các công cụ ủ th công giúp cho người làm có th tùy chể ỉnh theo ý của mình nhưng bên cạnh đó là kèm theo nhi u bề ất cập như độ chính xác khơng cao, m c chứ ất lượng nhất quán thấp, tốn chi phí các nguyên liêu,...
Các phương pháp sơ đồ trình bày Gantt đều có nh ng ưu và nhươc điữ ểm riêng nhằm giúp cho người làm dự án có thể lựa chọn hoặc kết hợp các phương pháp l i v i ạ ớnhau để tạo ra một quá trình làm việc hiệu quả.
<b>4.2. Các phương pháp cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown </b>
</div><span class="text_page_counter">Trang 16</span><div class="page_container" data-page="16">Biểu đồ cây: biểu đồ cây là một phương pháp định d ng sạ ử dụng c u trúc cây đấ ể mô tả các công vi c và quan hệ ệ giữa chúng. Khi lập kế hoạch hay đang làm một dự án có những việc chính sẽ ợc đđư ặt ở mức cao nhất trong cây và các công việc phụ sẽ ợc đưphân c p dưấ ới đó. Đây là m t cách trộ ực quan và dễ hiểu để ể th hiện c u trúc công viấ ệc và phân công.
Hình 4. 4. Biểu đồ cây
Biểu đ phân c p: ồ ấ biểu đ phân c p s p x p các công viồ ấ ắ ế ệc trong dư án theo m c đứ ộ ưu tiên hoặc quan trọng. Các công việc quan trọng hơn hoặc cần được hoàn thành trư c sớ ẽ được đặt ở mức cao hơn trong biểu đồ. Đây là một cách để xác đ nh các công viị ệc quan trọng và ưu tiên công việc trong cấu trúc phân chia công việc. (Huyền Trang, 2023)
</div><span class="text_page_counter">Trang 17</span><div class="page_container" data-page="17">Hình 4. 5. Biểu đồ phân cấp
Bảng phân cấp: bảng phân c p là mấ ột phương pháp định d ng sạ ử dụng b ng đả ể liệt kê các công vi c và phân công. Các công vi c sệ ệ ẽ được liệt kê dọc theo cột và các nguồn lực ho c ngưặ ời được phân công sẽ được liệt kê dọc theo hàng. Bảng phân c p giúp hi n ấ ểthị rõ ràng và chi tiết các công việc và phân công tương ứng (Huyền Trang, 2023).
</div><span class="text_page_counter">Trang 18</span><div class="page_container" data-page="18">4.2.2. Các phương pháp phân chia
Các phương pháp định d ng trên có thạ ể được sử dụng đơn độc ho c kặ ết hợp để tạo ra cấu trúc phân chia công vi c rõ ràng và dệ ễ hiểu nhằm phục v cho công vi c và các ụ ệdự án. Vi c sệ ử dụng phương pháp nào ph thuộc vào m c đích và yêu cụ ụ ầu c thụ ể của dự án ho c công viặ ệc.
Sử dụng các phương pháp phân chia nhằm mục đích tăng hiệu suất làm việc, phân chia công vi c phù hệ ợp với chuyên môn từng nhân sư làm tăng hi u quệ ả của công vi c, ệtăng chất lượng công việc và sự phối hợp và c ng tác trong công viộ ệc. Các phương pháp thường được dùng trong phân chia như:
- Phương pháp theo d án: pự hương pháp này sử dụng khi công việc đư c th c ợ ựhiện dựa trên d án cự ụ thể. Công việc đư c phân chia theo các giai đoợ ạn, tác vụ ặc hocông đoạn trong dự án. Mỗi giai đoạn hoặc cơng đoạn sẽ có các phân công riêng biệt và đội ngũ thực hiện yêu c u sầ ự phối hợp giữa các thành viên trong dự án.
- Phương pháp theo quy trình: phương pháp này t p trung vào các quy trình và ậcông vi c liên quan đệ ến nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể trong tổ chức. Công vi c đư c ệ ợphân chia dựa trên các bư c ho c quy trình trong quy trình làm vi c. Mớ ặ ệ ỗi bước ho c ặquy trình sẽ có các người thực hiện chun mơn và trách nhiệm tương ứng.
Sử dụng các phương pháp phân chia này trong c u trúc công viấ ệc giúp tạo ra sự rõ ràng và hiệu quả trong phân chia công việc, đồng thời tăng cường sự chuyên môn và phối hợp giữa các thành viên tham gia vào công vi c. Sệ ự lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào yêu cầu và tính chất cụ ể củth a d án.ự
4.2.3. Phương pháp tham gia
Sử dụng các phương pháp tham gia nhằm mục đích tăng s đa dang ý ki n nhự ế ằm tiếp c n công vi c, d án tậ ệ ự ừ nhiều góc đ khác nhau. Giúp cho dộ ự án phù hợp và đáp ứng như c u hơn bầ ởi s tham khự ả ừ các chuyên gia người có kiếo t n thức chuyên mơn trong lĩnh vực liên quan hay đã có kiến thức làm các d án trư c đó. ự ớ
- Phương pháp nhóm: phương pháp này t p trung vào viậ ệc sử dụng nhóm làm n n ềtảng cho q trình làm việc. Các thành viên trong nhóm sẽ tham gia vào việc đề xuất ý kiến, đưa ra ý tư ng và tham gia vào các quyở ết định. Nhằm tạo ra s đa d ng và sự ạ ự phối
</div><span class="text_page_counter">Trang 19</span><div class="page_container" data-page="19">hợp giữa các thành viên trong nhóm, từ đó giúp tăng cư ng kh năng tư duy sáng t o ờ ả ạvà giải quy t vế ấn đề.
- Phương pháp chuyên gia: tập trung vào việc sử dụng ki n thế ức và kinh nghiệm từ những người có chun mơn và k năng cao trong các lĩnh vực có liên quan. Các ỹ chuyên gia sẽ được tham gia vào quá trình đưa ra ý kiến, cung c p thông tin và hư ng ấ ớdẫn cho cơng việc. Nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác và chất lượng của cơng vi c, ệtừ đó đảm bảo hi u suệ ất và thành công.
- Phương pháp khách hàng: nhằm tập trung vào việc đưa khách hàng vào q trình phân tích và đ nh hình cơng viị ệc. Khách hàng sẽ tham gia vào việc đề xuất yêu cầu, đưa ra phản hồi và tham gia vào quyết định. Phương pháp này giúp đảm bảo r ng công viằ ệc đáp ng đưứ ợc yêu cầu và mong đợi của khách hàng, từ đó t o ra s hài lịng và thành ạ ự cơng.
Sử dụng các phương pháp tham gia trong c u trúc công viấ ệc giúp tăng cường sự tương tác, đa dạng ý ki n và sế ự tham gia của các bên liên quan. Điều này giúp t o ra sạ ự sáng tạo, chất lượng và đáp ng yêu u cứ cầ ủa công vi c. Sệ ự lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào m c tiêu và tính chất cụ ể củụ th a công vi c ho c dệ ặ ự án.
</div>