MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC.DOC

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG I – MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC VÀ CƠ
CẤU TỔ CHỨC
I – CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Khái niệm
Chương I :Một số lý luận cơ bản về tổ chức và cơ cấu tổ chức
I.Cơ cấu tổ chức
1.Khái niệm :
1.1.Tổ chức
Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung.Tổ
chức là q trình triển khai các kế hoạch,là một chức năng của quá trình quản lý bao
gồm việc phân bổ,sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là những
nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công công tác kế hoạch của tổ chức.
1.2.Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoạch phi chính thức giữa
những con người trong tổ chức.Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện
hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức.Cơ cấu
tổ chức chính thức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ
thuộc lẫn nhau,được chun mơn hóa,có những nhiệm vụ,quyền hạn và trách nhiệm
nhất định,được bố trí theo những cấp,những khâu khác nhau nhằm thực hiện các
hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.
Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân
cơng giữa các phân hệ,bộ phận và cá nhân.Nó xác định rõ mối tương quan giữa các
hoạt động cụ thể,những nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá
nhân,bộ phận,phân hệ của tổ chức và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức.
2. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
2.1. Chun mơn hố cơng việc
Chun mơn hố cơng việc có nghĩa là khi một người, một bộ phận, phân hệ…
chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ tương đồng.

[Type text]

Page 1


Chun đề thực tập tốt nghiệp

Như vậy, chun mơn hố sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ, đơn
giản, dễ đào tạo để thực hiện.
Ưu điểm lớn nhất của chun mơn hố đó chính là nâng cao năng suất và
hoàn thiện được kỹ năng lao động nhất định cho người lao động.
Tuy nhiên, chun mơn hố cơng việc cũng có những mặt tiêu cực. Đó chính
là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà người lao động phụ trách. Bên cạnh
đó, khả năng sáng tạo, tìm tịi, sự thích nghi với những cơng việc mới rất thấp trong
khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện đại địi hỏi người lao động phải có sự
tổng hợp rất nhiều kỹ năng cần thiết khác. Để khắc phục những nhược điểm trên,
người ta khuyến khích tổng hợp hố những kỹ năng cho người lao động.
Tổng hợp hố đó xảy ra khi một người, bộ phận, phân hệ…thực hiện cơng
việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tương đối.
2.2. Bộ phận và các mơ hình tổ chức bộ phận
Trong tổ chức, sự chun mơn hố theo chiều ngang làm xuất hiện những bộ
phận, phân hệ, vị trí cơng tác mang tính tương đối và thực hiện những hoạt động
nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức được thực hiện theo nhiều
tiêu chí khác nhau sẽ xuất hiện các mơ hình, các kiểu tổ chức khác nhau. Trong xã
hội hiện đại ngày nay đã xuất hiện nhiều mơ hình cơ cấu tổ chức mới, đó là sự pha
trộn, kết hợp giữa các mơ hình cổ điển và xu thế phát triển của từng chủ thể.
Một số mơ hình cơ cấu tổ chức điển hình:
(1) Mơ hình cơ cấu tổ chức trực tuyến
Mơ hình cơ cấu tổ chức trực tuyến là cơ cấu tổ chức được xây dựng theo
đường thẳng, đơn giản, dễ hiểu, chỉ có một chủ thể cấp cao nhất và một số cấp dưới

chịu trách nhiệm về tồn bộ cơng việc của toàn đơn vị.
Đặc điểm:
- Cấp trên trực tiếp ra quyết định cho cấp dưới mà không thông qua cấp trung gian
- Hoạt động của tổ chức được lãnh đạo, điều hành theo chiều dọc
- Cá nhân ở một cấp nhất định độc lập với các cá nhân cùng cấp và chỉ chịu
trách nhiệm với người điều hành trực tiếp

[Type text]

Page 2


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
BAN LÃNH ĐẠO

LÃNH ĐẠO KHU VỰC I

ABC

BCD

LÃNH ĐẠO KHU VỰC II

GHK

NML

XYZ

Ưu điểm:

- Mơ hình phù hợp với các nhiệm vụ đơn giản, vận hành tốt khi môi trường
đạt tới trạng thái ổn định.
- Dễ kiểm tra và kiểm soát.
- Thuận lợi cho việc ra quyết định trong phạm vi tổ chức.
Nhược điểm:
- Thiếu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
- Dễ có nguy cơ tập trung hoá quyền lực.
- Người lãnh đạo phải có năng lực, hiểu biết rộng, có thể phản ứng linh hoạt
với những thay đổi của môi trường.
Điều kiện áp dụng: Mơ hình thường áp dụng cho các tổ chức có quy mơ nhỏ
và đơn giản như hộ kinh doanh cá thể, trang trại, sản xuất, cung ứng một sản phẩm
dịch vụ nào đó trong thời gian dài.
(2) Mơ hình tổ chức bộ phận theo chức năng
Mơ hình tổ chức bộ phận theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong
đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng được hợp nhóm trong
cùng một đơn vị cơ cấu.
Ưu điểm:
- Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi lặp lại hàng
ngày.
- Phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chun mơn hố ngành nghề.

[Type text]

Page 3


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

- Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu.
- Đơn giản hoá việc đào tạo.

- Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên.
- Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất.
Nhược điểm:
- Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu
và chiến lược.
- Thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng chức năng.
- Chun mơn hố q mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ
quản lý
- Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp
lãnh đạo cao nhất.
Điều kiện áp dụng: Mơ hình này phù hợp với tổ chức có quy mô vừa và nhỏ,
hoạt động trong mọi lĩnh vực, đơn sản phầm, đơn thị trường.
GIÁM ĐỐC
TRỢ LÝ
GIÁM ĐỐC

PGĐ
MARKETING

Nghiên cứu
thị trường

TRƯỞNG PHÒNG
NHÂN SỰ

PGĐ
KỸ THUẬT

Quản lý
kỹ thuật

PGĐ
SẢN XUẤT

Lập kế hoạch
sản xuất

Kế hoạch
Kỹ thuật
Phân xưởng
(3) ) Mơ hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược
marketing
điện
…..
[Type text]

…..

…..

PGĐ
TÀI CHÍNH

Lập kế hoạch
tài chính
Ngân quỹ

…..
Page 4

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Khi mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức đã trở lên quá phức tạp,
ngăn cản sự phối hợp, các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ tìm cách tạo nên các đơn vị chiến
lược mang tính độc lập cao, có thể tự tiến hành các hoạt động như ban đầu của nó.
Đơn vị chiến lược khác với các tổ chức độc lập ở chỗ người lãnh đạo đơn vị chiến
lược phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức.
HIỆU TRƯỞNG

KHOA
KHOA
HỌC
QUẢN
LÝ

KHOA
TÀI
CHÍNH
NGÂN
HÀNG

KHOA
KẾ
TỐN
KIỂM
TỐN

KHOA
KINH

TẾ
ĐẦU
TƯ

KHOA
KINH
TẾ
BẢO
HIỂM

….

Ưu điểm:
- Xây dựng lên cơ sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá được vị trí của
tổ chức trên thị trường, đối thủ cạnh tranh và diễn biến môi trường.
- Hoạt động dựa vào những trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm
soát trên một cơ sở chung thống nhất.
Nhược điểm:
- Có thể xảy ra tình trạng lợi ích của các đơn vị chiến lược lấn át lợi ích của
tổ chức
- Chi phí tăng do sự phình to của cơ cấu.
- Các chuyên gia dễ bị phân tán trong các đơn vị chiến lược.
- Cơng tác kiểm sốt các cấp gặp nhiều khó khăn.
(4) Mơ hình tổ chức ma trận
Mơ hình này là sự kết hợp của hai hay nhiều mơ hình tổ chức bộ phận khác
nhau, dùng để thực hiện những mục tiêu lớn và quan trọng thông qua những chương

[Type text]

Page 5

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

trình, dự án triển khai các dịch vụ mới. Sau khi đạt được những mục tiêu các
chương trình, dự án sẽ kết thúc.

TỔNG GIÁM ĐỐC

PGĐ
KỸ THUẬT

TRƯỞNG PHỊNG
KỸ THUẬT

PGĐ
TÀI CHÍNH

TRƯỞNG PHỊNG
TÀI CHÍNH

….

…

CHỦ NHIỆM
DỰ ÁN A

CHỦ
NHIỆMDỰ

CHỦ
NHIỆM
DỰ ÁN B
ÁN A
CHỦ NHIỆM
Ưu điểm:
CHƯƠNG
TRÌNH
- Sắp xếp và bố trí nguồn nhân lực một cách linh hoạt, số lượng lao động vẫn
giữ nguyên sau khi dự án kết thúc, tập trung vào khâu xung yếu.
- Phát huy được hết khả năng của cán bộ quản lý và các chuyên gia trong các
dự án, chương trình cụ thể.
- Với mơ hình này, tổ chức có thể thích ứng nhanh chóng và hiệu quả với sự
thay đổi của môi trường.

[Type text]

Page 6


Chun đề thực tập tốt nghiệp

Nhược điểm:
- Mơ hình có tính linh hoạt cao nên cơ cấu tổ chức khơng ổn định.
- Khả năng thống nhất trong mệnh lệnh thấp.
- Cơ cấu phức tạp có thể gây lãng phí
2.3. Mơ hình cơ cấu tổ chức xét theo cấp quản lý và tầm quản lý
Tầm quản lý (còn được gọi là tầm kiểm soát) là số người và bộ phận mà một
nhà quản lý có thể kiểm sốt hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, cịn
tầm quản lý hẹp sẽ dẫn đến nhiều cấp.

Trong một tổ chức, khi hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức tạp sẽ tạo
ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định (từ trên xuống) cũng như tiếp nhận và
báo cáo thông tin (từ dưới lên, từ môi trường bên ngồi) làm mất nhiều thời gian,
thơng tin bị bóp méo. Vì vậy, trong hồn thiện cơ cấu tổ chức người ta thường giảm
số cấp quản lý xuống đến mức nhất định và nâng tầm quản lý.
Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ sau:
 Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch. Năng
lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngược lại. Để nâng
cao năng lực cho cán bộ quản lý cần: Nâng cao trình độ thơng qua việc đào tạo và
phát triển nguồn nhân lực; Nâng cao kỹ năng biến hoạt động thành thực tiễn; Nâng
cao phẩm chất đạo đức. Ngoài ra, cần tạo cho nhà quản lý các công cụ: Phương
pháp, công cụ kỹ thuật, hệ thống thơng tin; Các quy trình hoạt động, những lý
thuyết mơ hình mang tính định lượng.
 Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn có
quan hệ tỷ lệ thuận.
 Tính phức tạp của hoạt động quản lý, tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ
nghịch.
 Trình độ và ý thức tơn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm
quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận.
Có 3 mơ hình cơ cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý:
 Cơ cấu nằm ngang (có từ 1-2 cấp quản lý)

[Type text]

Page 7


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

 Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở nên)

 Cơ cấu mạng lưới (khơng có cấp quản lý)
2.4. Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự
tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định
trong cơ cấu tổ chức.
Trong một tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản là: quyền hạn trực tuyến,
quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng.
 Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết
định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới (chế độ thủ trưởng).
 Quyền hạn tham mưu là quyền hạn đưa ra lời khuyên, ý kiến tư vấn, phản
biện kiến nghị mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý trực tuyến.
Trong tổ chức, mối quan hệ giữa người có quyền hạn trực tuyến và quyền
hạn tham mưu là phức tạp nhất.
Giám đốc
Quyền hạn trực tuyến
Trợ lý

TP kế hoạch

TP kỹ thuật

TP tổ chức
Quyền hạn tham mưu

Giám sát

[Type text]

Thi công

Cơ giới

Page 8


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Vì vậy, người ta đưa ra lời khuyên như sau:
 Đối với những nhà tham mưu:
 Khơng nên coi thường lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng
người sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều.
 Trong mối quan hệ với người nắm quyền hạn trực tuyến thì tham mưu
là người đứng thứ hai, nhiệm vụ là giúp cho người có quyền hạn trực tuyến
làm việc hiệu quả và hiệu quả cao nhất.
 Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay.
 Phải trung thành với người lãnh đạo, biết giữ bí mật thơng tin, vì lợi
ích của người lãnh đạo, của tổ chức mà hoạt động.
Đối với những người nắm quyền hạn trực tuyến:



 Phải coi việc tham mưu là tất yếu vì khơng ai có thể giỏi tồn bộ các
chức năng hoạt động.
 Phải biến việc tham mưu thành lối sống của tổ chức.
 Bảo đảm cho tham mưu có đầy đủ các thơng tin thuộc các lĩnh vực
của mình.
 Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mưu (đa dạng hoá các
phương thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về
mặt chuyên môn).
 Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận được ra

quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác.
Thông thường trong tổ chức thì những người có quyền hạn chức năng là
người: Có quyền hạn tham mưu; Có quyền ra quyết định theo chế độ uỷ quyền và
chế độ phân quyền; Sự đại diện của họ luôn đứng sau “thừa lệnh, thay mặt”.
2.5. Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức
“Tập trung xảy ra khi người quản lý cao nhất nắm tất cả các quyền ra quyết
định”.
“Phi tập trung xảy ra khi người quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền quyết
định cho người quản lý cấp thấp hơn”.

[Type text]

Page 9


Chun đề thực tập tốt nghiệp

Có 3 hình thái phi tập trung: Tham gia, phân quyền và uỷ quyền.
- Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp
hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy
mơ và trình độ phát triển nhất định làm một người hay một cấp quản lý không thể
đảm đương được mọi công việc quản lý.
- Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới
một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những cơng việc nhất định.
2.6. Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức
Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân
hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung
của tổ chức.
Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ
thông tin và truyền thông.

Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất trong hoạt động của các bộ
phận, phân hệ bên trong cũng như các đối tác bên ngoài tổ chức. Khi mục tiêu của
tổ chức càng lớn địi hỏi mức độ phối hợp càng cao.
Các cơng cụ phối hợp:
- Cơng cụ hữu hình: kế hoạch, mơ hình tổ chức, hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật
- Cơng cụ vơ hình: Văn hố (những giá trị chuẩn mực, đường lối, quan
điểm…), quan hệ cá nhân…
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
3.1. Chiến lược của tổ chức
Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong việc thực
hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện
các mục tiêu chiến lược. Khi chiến lược, mục tiêu, định hướng phát triển của tổ
chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi cho phù hợp với nó.

[Type text]

Page 10


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

BẢNG 1: MỐI QUAN HỆ GIỮA CHIẾN LƯỢC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CHIẾN LƯỢC
CƠ CẤU TỔ CHỨC
Kinh doanh đơn ngành nghề
Chức năng
Đa dạng hoá các hoạt động theo dây Chức năng với các trung tâm lợi ích –
chuyền sản xuất
chi phí
Đa dạng hố các ngành nghề có mối Đơn vị

quan hệ chặt chẽ
Đa dạng hố các ngành nghề có mối Cơ cấu hỗn hợp
quan hệ khơng chặt chẽ
Đa dạng hố các hoạt động độc lập

Cơng ty mẹ nắm giữ cổ phần (Holding
Company)

3.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức
Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng rất
lớn tới cơ cấu tổ chức. Tổ chức có quy mơ càng lớn, thực hiện các hoạt động càng
phức tạp thường có mức độ chun mơn hố, hình thức hố càng cao, ít tập trung
hơn các tổ chức nhỏ và thực hiện các hoạt động khơng q phức tạp. Cịn tổ chức có
quy mơ nhỏ thường có sự quản lý đơn giản, cơ cấu tổ chức cũng ít phức tạp. Do
vậy, tuỳ vào từng quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động để đưa ra cơ cấu tổ
chức cho phù hợp nhất.
3.3. Công nghệ
Công nghệ được hiểu là khoa học kỹ thuật mới, tiên tiến, hiện đại và cơ sở hạ tầng
mà tổ chức sử dụng cho hoạt động của mình. Tổ chức áp dụng khoa học cơng nghệ
hiện đại thì sẽ có điều kiện phát triển tốt hơn. Những tổ chức chú trọng đến cơng
nghệ cao thì có tầm quản lý thấp. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức thường đi sau các nhu
cầu cơng nghệ. Vì vậy, hiện nay các tổ chức đểu cố gắng áp dụng khoa học công
nghệ một cách khá tốt cho nhu cầu, công việc của tổ chức.

[Type text]

Page 11


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

3.4. Thái độ của ban lãnh đạo và năng lực làm việc của nhân viên
Phong cách, thái độ của nhà lãnh đạo và các mô hình phương pháp mà họ sử dụng
sẽ chi phối cách xây dựng cơ cấu tổ chức. Tuỳ theo quan điểm và cách nhìn nhận
khác nhau mà các nhà lãnh đạo có thể lựa chọn cho tổ chức của mình những hình
thức tổ chức khác nhau. Họ thường sử dụng các mơ hình cổ điển như mơ hình tổ
chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, hướng tới sự kiểm sốt tập trung hơn là
sử dụng các mơ hình tổ chức mang tính phân tán với các đơn vị chiến lược. Đôi khi
quan điểm của các nhà lãnh đạo cũng có thể có những sai sót hoặc mang tính chủ
quan duy ý chí. Vì vậy, vận dụng mơ hình cơ cấu tổ chức, các nhà lãnh đạo nên xem
xét quan điểm của đội ngũ cán bộ nhân viên.
II.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức
1.Khái niệm
Hồn thiện chính là sự thay đổi để mang lại cho cơ cấu tổ chức sự thích nghi với
những môi trường xung quanh để đạt được những mục đích mới.
2.Lý do hồn thiện
Một cơ cấu tổ chức không phù hợp sẽ kéo theo nhưng thiệt hại rất lớn cho các
doanh nghiệp,các tổ chức.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức sẽ giúp khắc phục được những
sai lệch trong cơ cấu tổ chức cũ,nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh
doanh.Trong quá trình hoạt động của một bộ máy,một tổ chức hồn thiện sẽ giúp nó
vận hành kịp thời,chính xác,linh hoạt trước những thay đổi của mơi trường,khắc
phục được sự trì trệ,ì ạch của bộ máy cũ.
3.Quá trình hồn thiện
-Bố trí,sắp xếp lại bộ máy:
Trong nền kinh tế thị trường,cơ cấu tổ chức bộ máy quản ls phải ln
được hồn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất
kinh doanh.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa
số lượng,số khâu quản lý ít nhất,gọn nhẹ nhất,hiệu quả nhất.Bố trí cán bộ nhân viên
quản lý hợp về chuyên môn,nghiệp vụ nhằm đảm bảo bộ máy quản lý đơn giản,có
hiệu lực.

[Type text]

Page 12


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

-Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ quản lý.Dựa trên nghiệp vụ của Nhà
nước đồng thời kết hợp với chủ trương,phương pháp xây dựng và phát triển ngành
trên cơ sở đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ quản lý
-Bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý doanh nghiệp
Con người là nhân tố quyết định sự phát triển của các doanh nghiệp nên
đào tạo cán bộ quản lý là một hoạt động nhằm khơng ngừng nâng cao trình độ lý
luận cũng như thực tiễn,tạo ra một đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng đảm nhận
các chức vụ quản lý doanh nghiệp.
-Cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước là một biện pháp chuyển doanh nghiệp từ
sở hữu Nhà nước sang sở hữu nhiều thành phần,trong đó tồn tại một phần sở hữu
Nhà nước.
Lựa chọn mơ hình cho cơ cấu tổ chức,phải đảm bảo tiêu chí hiệu quả cơng việc
cao,phát huy được tối đa chức năng,nhiệm vụ của các phòng ban chức năng.
Phân chia các phịng ban chức năng,dựa theo tính chất cơng việc để đưa ra nhiệm
vụ chức năng của mỗi phòng.
Xác định số lượng lao động mỗi phòng ban,chức năng nhiệm vụ của mỗi thanh
viên,khơng để thiếu thừa tránh lãng phí.
Lập sơ đồ,phan tích mối liên hệ các phịng ban chức năng với giám đốc,phó giám
đốc.

[Type text]

Page 13


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY NGÂN HÀNG
ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THĂNG LONG
I.Tổng quan về công ty
1.Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát
triển Thăng Long
1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh
_ Ngân hàng Đầu tư và phát triển Thăng Long - Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt
Nam, có trụ sở chính tại đường Phạm Văn Đồng huyện Từ Liêm – Hà Nội. Ra đời
trực thuộc Ngân hàng kiến thiết Trung ương theo quyết định số 103/TC-QĐ-TCCB
ngày 3/1/1974 nhằm mục đích cấp phát, kiểm tra , thanh tốn vốn xây dựng cơ bản
cho cơng trình xây dựng cầu Thăng Long, phịng này đặt tại Hà Nội. Đến năm 1981
theo quyết định số 75 NH/QĐ ngày 17/07/1981 Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà
nước Việt Nam Nguyễn Duy Gia ký, được mang tên Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư
xây dựng cầu Thăng Long, được giao nhiệm vụ : Thu hút và quản lý tất cả các
nguồn vốn dành cho đầu tư XDCB, tiến hành cho vay, cấp phát thanh toán , quản lý
tiền mặt , quản lý chi tiêu quỹ trong lĩnh vực XDCB, thực hiện phục vụ theo đúng
chính sách, thể lệ, kế hoạch và chế độ của Nhà nước.


Về mặt tổ chức lúc bấy giờ Chi nhánh chịu sự quản lý của Ngân

hàng Nhà nước Việt Nam. Cịn về thực hiện cơng tác nghiệp vụ thì ngân hàng trực
thuộc Ngân hàng ĐT – XD Việt Nam.


Để cho việc chỉ đạo của NH Đầu tư và phát triển Việt Nam được

tồn diện, năm 1991 có quyết định số 38 NH/QĐ ngày 02/04/1991 được Thống
đốc Ngân hàng Cao Sỹ Khiêm ký, được thành lập và mang tên Chi nhánh NH Đầu
tư và phát triển Thăng Long trực thuộc NH Đầu tư và phát triển Việt Nam. Đến
01/01/95theo quyết định số 293 NH/QĐ ngày 18/11/94 của Thống đốc NH Cao Sỹ
Khiêm ký nhằm điều chỉnh chức năng huy động vốn trung và dài hạn trong và
ngoài nước để cho vay các dự án phát triển kinh tế, kĩ thuật kinh doanh tiền tệ, tín
dụng, dịch vụ Ngân hàng chủ yếu trong lĩnh vực đầu tư phát triển, được phép thực

[Type text]

Page 14


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

hiện các hoạt động của NHTM quyết định tại pháp lệnh NH, hợp tác xã tín dụng
và cơng ty tài chính theo điều lệ mới được Thống đốc NH phê quyệt.
1.2.Quá trình phát triển


Cùng với sự nghiệp cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và

với sự phát triển toàn diện của toàn ngành, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt
Nam Chi nhánh (BIDV) Thăng Long ngày càng phát triển và khẳng định vai trị,
vị trí của mình trong hệ thống NH Việt Nam. BIDV Thăng Long là một trong
những NHTM hàng đầu Việt Nam và đóng góp một phần đáng kể trong việc thực
hiện mục tiêu phát triển kinh tế mà Đảng và Nhà nước vạch ra, đồng thời tham gia
vào việc thực thi chính sách tiền tệ nhằm góp phần kiềm chế và đẩy lùi lạm phát,

thúc đẩy nền kinh tế tăng trưởng và phát triển từng bước hòa nhập vào kinh tế nói
chung của thế giới đang hoạt động rất sơi động.


Với đội ngũ 120 cán bộ quản lý và nhân viên có trình độ chun

mơn cao và nhiệt tình, BIDV Thăng Long đã và đang phục vụ một cách nhiệt tình
đối với khách hàng của Ngân hàng, chủ yếu là các tổ chức kinh tế trong lĩnh vực
công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, bưu điện, TM , dịch vụ, du lịch và
khách hàng cá nhân tại các khu tập trung dân cư.


Là một đơn vị hạch toán độc lập nhưng tương đối phụ thuộc vào

NH VIDB, có quyền tự chủ kinh doanh, có con dấu riêng và được mở tài khoản
giao dịch tại NHNN cũng như các tổ chức tín dụng khác trong cả nước.Kể từ khi
thành lập đến nay, BIDV Thăng Long đã và đang hoạt động kinh doanh trên cơ sở
tự kinh doanh , tự bù đắp và có lãi.


Tuy nhiên, bên cạnh đó BIDV Thăng Long không tránh khỏi sự

cạnh tranh gay gắt của các Ngân hàng khác trong hệ thống. Điều này đòi hỏi BIDV
Thăng Long chú trọng tìm những bịên pháp nhằm giữ khách hàng chung, đồng
thời thu hút, lôi kéo và phát triển khách hàng tiềm năng. Đó là việc khơng ngừng
nâng cao chất lượng nghiệp vụ , giảm thiểu thủ tục hành chính rườm rà gây khó dễ
cho khách hàng tạo điều kiện cho khách hàng vay vốn mở rộng sản xuất kinh
doanh góp phần cho nên kinh tế phát triển.

[Type text]

Page 15


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

2.Chức năng,lĩnh vực hoạt động kinh doanh
2.1.Chức năng
Chun kinh doanh về tín dụng,đầu tư,thanh tốn quốc tế ,tham gia vào các hoạt
động cộng đồng trên cả nước.
Kinh doanh và thực hiện các dịch vụ Ngân hang bằng ngoại tệ và tiền mặt
Cung cấp tín dung
Bảo lãnh
Đầu tư
Cung cấp đầy đủ và toàn diện các sản phẩm và dịch vụ Ngân hàng có chất lượng
cao,sang tạo nhằm đáp ứng nhu cầu và mong muốn của từng đối tượng khách hàng.
2.2.Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
2.2.1.Hoạt động dịch vụ:
-Dịch vụ kinh doanh ngoại tệ và sản phẩm phát sinh:
Sự biến động giữa giá USD/VND mạnh mẽ tạo ra nhiều cơ hội trong hoạt
động kinh doanh tiền tệ.Bằng sự linh hoạt,khả năng dự đoán và tận dụng thời
cơ,hoạt động kinh doanh ngoại tệ của BIDV Thăng Long đã đạt kết quả tốt.
-Dịch vụ bảo lãnh:
Dịch vụ áp dụng đối với các khách hàng cá nhân.Đây là dịch vụ truyền
thống và cơ ưu thế của BIDV Thăng Long,đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng cơ
bản.BIDV sẽ nhận bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ tài chính thay cho các tổ chức,doanh
nghiệp khi tổ chức,doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu của BIDV.
-Dịch vụ chuyển tiền và thanh toán quốc tế:
Lựa chọn ngân hàng uy tín để thay mặt thanh toán và nhận tiền trong giao
dịch quốc tế là mối quan tâm lớn của nhiều công ty xuất nhập khẩu.Hoạt động thanh

toán của BIDV Thăng Long tương đối ổn định,tốc độ thanh tốn,chuyển tiền rất
nhanh,an tồn,chính xác,đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và nền kinh
tế.Hoạt động chuyển tiền quốc tế tăng trưởng tương đối tốt về cả doanh số chuyển
tiền đi và chuyển tiền đến.

[Type text]

Page 16


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

-Dịch vụ ngân quỹ
-Dịch vụ đại lý
-Dịch vụ bảo hiểm
-Hoạt động bảo hiểm..
2.2.2.Hoạt động tín dụng
Về chất lượng tín dụng trước những biến động khó lường của nền kinh tế,chất
lượng tín dụng của BIDV Thăng Long vẫn được kiểm sốt chặt chẽ.Bên cạnh đó nó
cịn được cải thiện mạnh mẽ do BIDV đã thực hiện thu nợ vay chứng khoán,thắt
chặt cho vay bất động sản,cơ cấu lại các khoản nợ gặp khó khăn do tác động của
khủng hoảng tài chính thế giới theo chủ trương của Chính phủ.Tập trung thu nợ xấu
và thắt chặt đánh giá định hạng doanh nghiệp,cho vay có chọn lọc,kiểm sốt chặt
chẽ tăng trưởng gắn với chất lượng tín dụng.
2.2.3.Hoạt động đầu tư
Tiền gửi tiết kiệm cá nhân : an toàn và hiệu quả
Tiền gửi tiết kiệm doanh nghiệp :an toàn,sinh lợi thuận tiện,hiệu quả trong thanh
toán.
Xét cơ cấu,các khoản đầu tư thuộc lĩnh vực kinh doanh chính(tài chính,ngân
hàng,bảo hiểm và chứng khoán) và các dự án trọng điểm theo chỉ đạo của Chính

phủ.
II. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của BIDV Thăng Long
Năm 1991, Chi nhánh gồm 22 người được chia làm 3 phịng, đó là:
- Phịng Tín dụng cấp phát và Kinh doanh .
- Phịng Kế tốn thường vụ .
- Phịng Tổ chức - Hành chính - ngân quỹ . a
Tính đến thời điểm 30/06/2009 Chi nhánh có 13 phịng, ban; 7 phòng giao
dịch và 3 điểm giao dịch; với 120 cán bộ công nhân viên, số cán bộ chủ chốt là 24
người trong đó Ban giám đốc gồm 3 người (một Giám đốc và hai Phó giám đốc)
Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Thăng

[Type text]

Page 17


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Long được khái quát qua sơ đồ sau:
MƠ HÌNH TỔ CHỨC CỦA BIDV THĂNG LONG
PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN
PHỊNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP
PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG
DOANH NGHIỆP

BAN
GIÁM

PHÒNG DỊCH VỤ
HÀNG CÁ NHÂN
PHỊNG GIAO DỊCH 1
109 Nguyễn Chí Thanh

ĐIỂM GIAO DỊCH 5
tịa nhà F5 –
khu đơ thị n Hịa

ĐIỂM GIAO DỊCH 7
114 Hào Nam

KHÁCH
ĐIỂM GIAO DỊCH 9
Số 6 Lô A1 Khu
02
Đô thị Nghĩa Đơ

PHỊNG GIAO DỊCH 2
A4 Làng Quốc tế Thăng Long

ĐỐC
PHỊNG GIAO DỊCH 3
110 Hồ Tùng Mậu
PHÒNG GIAO DỊCH 4
551 Kim Mã
PHỊNG GIAO DỊCH 8
Tịa B TTTM The Manner Mỹ
Đình
PHỊNG GIAO DỊCH 10

Đường Phạm Văn Đồng
PHÒNG TIỀN TỆ KHO QUỸ
PHÒNG QUẢN LÝ RỦI RO
PHỊNG QUẢN TRỊ TÍN DỤNG

[Type text]

Page 18


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

2. Chức năng nhiệm vụ từng phịng ban
2.1. Phịng quan hệ khách hàng 1
2.1.1.Cơng tác tiếp thị và phát triển khách hàng:
2.1.1.1.Tham mưu,đề xuất chính sách,kế hoạch phát triển quan hệ khách
hàng:
-Xây dựng chính sách và các văn bản hướng dẫn thực hiện chính sách khách
hàng,phát triển thị trường,thị phần,triển khai các sản phẩm hiện có(tín dụng,dịch vụ
ngân hàng,phi ngân hàng...)phù hợp với điều kiện cụ thể của chi nhánh và theo
hướng dẫn của BIDV.Đề xuất cải tiến,phát triển các sản phẩm dành cho khách hàng
doanh nghiệp tới Ban Phát triển sản phẩm và tài trợ thương mại.
-Xác định thị trường mục tiêu,khách hàng mục tiêu,xây dựng và triển khai
chương trình,kế hoạch bán sản phẩm tháng/quý/năm và các giải pháp tiếp
thị,marketing nhằm phát triển khách hàng,thị trường,thị phần,quảng bá thương
hiệu,sản phẩm,dịch vụ theo mục tiêu của chi nhánh và của BIDV.
-Đánh giá danh mục sản phẩm đối với các khách hàng doanh nghiệp,đề xuất
khả năng khai thác các sản phẩm và kiến nghị về cải thiện sản phẩm dịch vụ của chi
nhánh để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh.
2.1.1.2.Trực tiếp tiếp thị và bán sản phẩm(sản phẩm bán bn,tài trợ

thương mại,dịch vụ...)
-Triển khai thực hiện chính sách khách hàng doanh nghiệp của BIDV phù
hợp với đặc điểm khách hàng tại chi nhánh;tiếp thị,tìm hiểu nhu cầu,tìm kiếm khách
hàng,dự án;tiếp nhận yêu cầu và ý kiến phản hồi của khách hàng.Phối hợp với các
phòng liên quan,đề xuất với Giám đốc chi nhánh,cách giải quyết nhằm đáp ứng sự
hài lòng của khách hàng và bán được nhiều sản phẩm.
-Đầu mối phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện các biện pháp
marketing,quảng bá thương hiệu;bán sản phẩm,dịch vụ ngân hàng của chi
nhánh/BIDV cho khách hàng(tín dụng,tài trợ thương mại,dịch vụ,quản lý tiền
mặt..).Xác định cơ hội thực hiện việc hợp tác sử dụng sản phẩm dịch vụ,xác định cơ

[Type text]

Page 19


Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

cấu sản phẩm,dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng tiến tới cung ứng trọn
gới sản phẩm tài chính-ngân hàng(tín dụng,tài trợ thương mại,tiền gửi,ngoại
hối,thanh toán và các sản phẩm khác như bảo hiểm,dịch vụ tài chính doanh
nghiệp,chứng khốn...)với tiện ích ngày càng cao.
-Tham gia đề xuất xây dựng các sản phẩm mới,cải tiến nâng cao chất
lượng,tiện ích các sản phẩm,dịch vụ đã có.
-Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng;tư vấn cho khách hàng lựa chọn sử dụng
sản phẩm tín dụng,dịch vụ ngân hàng;phổ biến,hướng dẫn và giải đáp thắc mắc cho
khách hàng về quy định,quy trình tín dụng,dịch vụ ngân hàng,đảm bảo phục vụ
khách hàng một cách hiệu quả với tính chuyên nghiệp cao;
2.1.1.3Chịu trách nhiệm thiết lập,duy trì và phát triển quan hệ hợp tác
với khách hàng và bán sản phẩm của ngân hàng:

-Thiết lập,duy trì,quản lý và phát triển quan hệ với khách hàng hiện tại,khách
hàng tiềm năng trong thi trường mục tiêu;mở rộng nền khách hàng;đàm phán mở
rộng các lĩnh vực hợp tác với khách hàng;chăm sóc tồn diện khách hàng,đảm bảo
khách hàng được phục vụ đầy đủ với chất lượng ngày càng cao.
-Thu thập,cập nhật hồ sơ,thông tin khách hàng.
-Chịu trách nhiệm chính về việc bán sản phẩm.nâng cao thị phần của chi
nhánh,tối ưu hóa doanh thu và quản lý cân đối lãi/lỗ trong quan hệ khách hàng
doanh nghiệp nhằm đạt lợi nhuận mục tiêu đề ra trên cơ sở đảm bảo phù hợp với
chính sách và mức độ chấp nhận rủi ro của ngân hàng.
2.1.2.Cơng tác tín dụng:
2.1.2.1.Trực tiếp đề xuất hạn mức,giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng:
-Thu thập thơng tin,phân tích,thẩm định đánh giá dự án,khoản vay;Đối chiếu
với các điều kiện tín dụng;đánh giá tài sản đảm bảo;phối hợp thẩm định đối với các
dự án thuộc thẩm quyền đề xuất.
-Lập báo cáo đề xuất tín dụng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt/chuyển
Phịng Quản ly rủi ro rà soát,thẩm định rủi ro theo đúng quy trình cấp tín dụng của
BIDV.Thơng báo cho khách hàng về quyết định tín dụng của Chi nhánh/BIDV.

[Type text]

Page 20