3 bước để quản lý hiệu quả công việc docx

3 bước để quản lý hiệu
quả công việc


Nguồn lực hạn chế, lại phải đối mặt với cạnh tranh gay gắt cũng như
những khó khăn chung của thị trường buộc các doanh nghiệp vừa và nhỏ
phải đặc biệt quan tâm đến vấn đề nâng cao hiệu quả công việc, để tăng
khả năng cạnh tranh trên cơ sở sử dụng hợp lý các nguồn lực.

Các diễn giả tham gia hội thảo
Quản lý hiệu quả công việc bao gồm các hoạt động nhằm đảm bảo mục tiêu
đặt ra luôn được hoàn thành một cách tối ưu. Đồng thời, quản lý hiệu quả
công việc là một chuỗi những hoạt động nhằm theo dõi, huấn luyện, khích lệ,
đánh giá và phát triển nhân viên.
Quản lý hiệu quả công việc sẽ hỗ trợ doanh nhân và các cấp quản lý doanh
nghiệp nâng cao tính hiệu quả của tài sản con người, một trong những yếu tố
quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường kinh
doanh hiện nay.
Đó là một số nội dung chính được diễn giả Nguyễn Đăng Duy Nhất, Giám
đốc Global Elite Consulting trình bày tại hội thảo “Quản lý hiệu quả công
việc” do CLB Doanh nhân 20-30 tổ chức ngày 2/3 vừa qua.
Ông Nhất cho rằng, một trong những nguyên nhân chính khiến hiệu quả làm
việc của doanh nghiệp Việt Nam chưa cao là do chạy theo doanh số, áp đặt
mục tiêu và khả năng làm việc nhóm còn nhiều hạn chế.

Lãnh đạo doanh nghiệp thường đánh giá nhân viên thông qua doanh số và
mục tiêu áp đặt. Điều này hoàn toàn không có lợi cho doanh nghiệp ở cả hai

mặt: quản trị và hiệu quả kinh doanh.
Trong thực tế - ông Nhất đưa ra ví dụ - có một nhãn hàng tiêu dùng khi mới
tham gia thị trường thì doanh số cao ngất ngưởng nhưng sau một thời gian
ngắn thì thất bại.
Nguyên nhân là do nhân viên quá tập trung vào việc nâng cao doanh số, chỉ
cố gắng bán càng nhiều hàng cho các nhà phân phối càng tốt, mà quên mất
mục tiêu chính là tiếp cận và quảng bá sản phẩm đến tay người tiêu dùng cá
nhân.
Nhân viên dưới quyền khó làm việc hiệu quả khi phải chịu áp lực doanh số
vượt quá khả năng. Để cân bằng, giữ cho tinh thần làm việc của nhân viên (và
cả lãnh đạo) thoải mái, cần có sự thống nhất và thảo luận giữa lãnh đạo và
nhân viên trước khi đặt ra các mục tiêu và doanh số.

Tuy nhiên, không nhiều doanh nghiệp Việt làm được điều này. Phần đông
lãnh đạo vẫn giữ vai trò ra quyết định và nhân viên chỉ có chấp hành. Trên
góc nhìn của quản trị hiện đại, doanh nghiệp muốn thành công thì phải thỏa
mãn được nhu cầu khách hàng, và để khách hàng được phục vụ tốt nhất thì
doanh nghiệp phải thỏa mãn nhân viên.
Do đó, dù quy trình hoạt động của doanh nghiệp có tốt cách mấy mà tinh thần
làm việc nhóm kém hiệu quả, lãnh đạo và nhân viên cũng không cải thiện
được hiệu quả công việc.
Quản lý không hiệu quả dẫn doanh nghiệp vào một vòng xoáy những công
việc không tên hằng ngày, mất thời giờ chạy theo giải quyết những sai sót
trong quy trình làm việc, từ đó gây lãng phí các nguồn lực.
Như vậy, theo ông Nhất, quản trị hiệu quả công việc toàn diện là một quy
trình, trong đó việc lãnh đạo, định hướng và quản lý tổ chức được thực hiện
thông qua việc định rõ một cách có hệ thống tầm nhìn, sứ mạng, giá trị, chiến
lược, mục tiêu của tổ chức, xác định các nhân tố quyết định thành công và các
chỉ số hiệu quả công việc, nhằm đưa ra những hành động sửa chữa kịp thời để
tổ chức hoàn thiện và phát triển theo đúng định hướng.

Ông Nhất giới thiệu mô hình quản trị hiệu quả công việc phù hợp nhất cho
doanh nghiệp Việt Nam bao gồm 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1:
Thiết kế mô hình quản trị hiệu quả công việc toàn diện: bao gồm thiết lập
cấu trúc trách nhiệm nhất quán, xác định các viễn cảnh, định rõ tầm nhìn, sứ
mạng, chiến lược, mục tiêu của tổ chức và hoạch định chiến lược.
Giai đoạn 2:
Thiết kế mô hình kiểm soát hiệu quả công việc: bao gồm phát triển các
nhân số thành công quyết định, chỉ số hiệu quả công việc; phát triển các dạng
báo cáo hiệu quả công việc, phát triển bảng chấm điểm cân đối, thiết lập hệ
thống kiến trúc công nghệ thông tin quản lý và thiết lập các quy trình then
chốt.
Giai đoạn 3:
Thiết kế mô hình hành vi thúc đẩy hiệu quả công việc toàn diện: bao gồm
thiết lập hệ thống hành vi thúc đẩy, thống nhất mục tiêu cá nhân với mục tiêu
chiến lược, kết nối quản trị hiệu quả công việc với quản trị năng lực.

Ông Nhất cũng nhấn mạnh, dù cho doanh nghiệp sử dụng công cụ nào để
quản lý thì cũng phải cố gắng đo lường càng chính xác càng tốt.
Bên cạnh đó, trong quá trình quản lý, doanh nghiệp luôn phải theo sát mục
tiêu đã đề ra bằng cách đặt các “điểm kiểm soát” để không đi chệch hướng.
Do vậy, khi đề ra mục tiêu ban đầu phải đảm bảo yêu cầu SMART và phân bố
mục tiêu hợp lý cho từng bộ phận và cá nhân.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện đại nên xây dựng mình trở thành một tổ chức
đề cao vấn đề học tập và là một tổ chức “phẳng” - nơi mà tất cả các nhân viên
đa năng - đa nhiệm, phát huy tối đa năng lực cá nhân để mang đến hiệu quả
cao nhất cho công việc của tổ chức.