Kinh nghiệm mời chào thầu một Event ppt

Kinh nghiệm mời chào thầu một Event
Bài viết này dành cho những người đứng ở vai trò khách hàng (client),
cần gọi thầu các Event Agency để tổ chức một sự kiện nào đó cho mình.
Để tổ chức một sự kiện, cũng như việc thực hiện những dự án khác ở các
ngành xây dựng, mua trang thiết bị , người ta thường tổ chức đấu thầu
(bidding) để tìm ra những nhà cung cấp có dịch vụ, giá cả tốt nhất.
Sự kiện càng lớn, càng quan trọng, mức độ đòi hỏi về năng lực của Event
Agency càng cao. Để có thể tổ chức một quy trình đấu thầu chuyên nghiệp
và đạt hiệu quả, Event Channel chúng tôi xin có một số gợi ý như sau:
1. Cần xác định mục tiêu và tiêu chí đánh giá rõ ràng cho Event
Khi chưa biết chính xác là bạn muốn gì thì khó làm cho người khác đáp ứng
được ý muốn của bạn, cho nên điều cần thiết là phải xác định mục đích, mục
tiêu của sự kiện là gì, bạn muốn nó như thế nào. Một sự kiện tung sản phẩm
của công ty bạn, mục đích của nó đơn thuần là ra mắt sản phẩm, duy trì
quảng bá thương hiệu, hay là để kích thích bán hàng , không ai hiểu rõ hơn
bạn - cho nên bạn cần phải truyền đạt chính xác mục đích của Event đến
những Agency tham gia thầu.
Nhiều khách hàng cho rằng mình không phải là chuyên gia, cho nên họ
không muốn lạm bàn sâu vào những yêu cầu, tiêu chí của Event, và họ nói
chung chung "Các ông cứ làm cho tôi một tiết mục gì đó thật đặc sắc làm
điểm nhất cho sự kiện này". Tuy nhiên sau đó họ khám phá ra rằng những ý
tưởng mà Agency đề xuất đều không như họ mường tượng, mong muốn.
Nếu bạn là đơn vị mời bidding, mong muốn một Event sang trọng, hoành
tráng thì cũng nên làm rõ với họ sang trọng hoành tráng về điều gì, như thế
nào, nếu không sẽ lâm vào tình trạng "ông nói gà, bà hiểu vịt", làm cho công
ty tổ chức event hiểu sai ý bạn. Proposal họ dày công chuẩn bị ra, cuối cùng
lại phải làm lại từ đầu vì không đáp ứng mong muốn của bạn.
2. Cung cấp thông tin đầy đủ và chi tiết cho các đơn vị dự thầu
Thông thường các công ty tổ chức sự kiện đều có các bản Event Briefing
của riêng mình để khai thác những thông tin cần thiết nhằm làm các kế
hoạch và hồ sơ dự thầu. (Tham khảo Bản Event Briefing tóm tắt yêu cầu

khách hàng). Tuy nhiên một nhà mời thầu chuyên nghiệp sẽ chủ động cung
cấp các thông tin, yêu cầu cụ thể nhằm giúp Agency nắm bắt vấn đề một
cách tốt nhất.
Trong buổi RFP (request for proposal), bạn hãy cung cấp càng đầy đủ, chi
tiết càng tốt các thông tin như mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm mong
muốn, số lượng tham dự, đối tượng tham dự mục tiêu, các mục tiêu cần đạt
được qua event, ý tưởng, thông điệp cần truyền tải, những hoạt động cơ bản
cần có, những yêu cầu cơ bản đối với nhà tổ chức, giới hạn về ngân sách
3. Đặt deadline hợp lý
Có thể vì nhiều lý do, như ngày diễn ra sự kiện đang tới gần, sự hối thúc của
cấp trên nhiều khách hàng đòi hỏi Agency của mình phải gởi gấp proposal,
báo giá trong 1, 2 ngày. Việc này làm cho Agency không thể đầu tư về chất
lượng hồ sơ dự thầu. Nhiều Agency thường rỉ tai nhau: "Khách hàng mà đòi
hỏi proposal gấp thường thì chỉ thu thập hồ sơ làm quân xanh, quân đỏ cho
đủ quy trình đấu thầu thôi chứ thực ra họ đã lựa chọn được Agency của mình
trước đó rồi".
Thông thường, để tổ chức một sự kiện, chúng ta đã phải có kế hoạch hay ít
nhất là ý định trước đó một vài tháng rồi, cho nên chẳng có lý do gì để gọi
thầu chỉ trong vài ba ngày, sự cập rập, gấp gáp còn biểu hiện sự thiếu chuyên
nghiệp của bạn. Thời hạn tốt nhất để yêu cầu trình proposal nên là 1 tuần.
4. Nên thẳng thắn về ngân sách
Nhiều khách hàng ngại nói về ngân sách trong buổi brief với Event Agency.
Họ nói rằng "Các ông cứ thỏa sức lập kế hoạch và trình bày ý tưởng tốt nhất,
chúng tôi sẽ xem xét và cân nhắc phương án phù hợp với ngân sách". Thế là
Agency bắt đầu đề xuất một kế hoạch thật hoành tráng với mức ngân sách
vượt quá giới hạn mà bạn thầm định ra rất nhiều lần. Khi nghe họ present kế
hoạch của mình, bạn choáng váng thấy rằng chẳng khác gì "dùng dao bầu
mổ muỗi", đành từ chối gấp, và Agency giận tím mặt ra về.
Chẳng có lý do gì để không chia sẻ mức ngân sách với agency khi bạn đã dự
liệu được khoản ngân sách đó. Điều này làm mất thời gian cho cả hai bên,

nếu bạn chỉ có 100 triệu đồng cho việc tổ chức team building tour sắp tới,
hãy chia sẻ thẳng thắn với Agency cho họ "liệu cơm gắp mắm" ngay từ đầu
và trình lên cho bạn một phương án khả thi nhất.
5. Đừng để Agency vẽ rắn thêm chân
Với vai trò là chuyên gia, một công ty tổ chức sự kiện có thể đưa ra những
tư vấn tốt cho khách hàng về những vấn đề nảy sinh trong sự kiện. Tuy
nhiên nhiều Agency không có tâm lại lợi dụng sự kém hiểu biết của khách
hàng để trục lợi. Một gian hàng hay cổng chào chỉ sử dụng vài ngày nhưng
họ thuyết phục khách hàng làm với chất lượng tốt nhất để có lời nhiều hơn,
tổ chức lễ khai trương công ty chỉ có hơn 50 người nhưng họ chỉ định sử
dụng âm thanh ánh sáng tương đương với tổ chức biểu diễn.
Vì vậy, với vai trò là khách hàng, một mặt bạn hãy cởi mở và lắng nghe các
Agency tư vấn những giải pháp dành cho sự kiện của mình, một mặt hãy cân
nhắc kỹ xem những đề nghị ấy có thực sự phù hợp hay không để tránh lãng
phí tài nguyên không cần thiết.
6. Đánh giá năng lực của Agency
Đánh giá năng lực của Agency qua một bản proposal và báo giá hay qua một
buổi thuyết trình không hề là việc dễ dàng.
Một số công ty đánh giá Agency dựa trên độ lớn của tên tuổi, nhưng điều
này không phải luôn luôn đúng. Một Agency có tên tuổi trên thị trường có
thể tổ chức nhiều sự kiện rất thành công, nhưng ê kíp hay nhà thầu phụ tổ
chức những sự kiện trước đó có thể lại không phải là người tổ chức sự kiện
hiện giờ cho bạn. Như vậy sẽ vẫn có những rủi ro nhất định, hãy tìm hiểu kỹ
về người sẽ trực tiếp điều phối sự kiện của bạn nếu nó được họ tổ chức.
Một số công ty đánh giá dựa trên kinh nghiệm họ đã làm những Event
tương tự. Điều này có vẻ an toàn, nhưng thông qua một vài hình ảnh và lời
giới thiệu về event trước đó họ làm, bạn có chắc họ làm hoàn toàn tốt những
Event đó và không mắc phải sai lầm trong Event của bạn? Tốt nhất là khi có
dịp tham dự một Event nào đó, nếu bạn hài lòng về công tác tổ chức, hãy tìm
cách có được thông tin về agency tổ chức nó và lưu lại thông tin liên lạc để

mời họ tổ chức event cho bạn.
Một số tôn vinh những ý tưởng sáng tạo cho Event, một số lại đánh giá cao
mức giá tốt. Nhưng ý tưởng tốt không phải lúc nào cũng hoàn hảo trong
thực tế, và giá cả phải chăng có thể đi đôi với chất lượng khiêm tốn hoặc
kinh nghiệm non kém. Một khách hàng có kinh nghiệm mời thầu sẽ có thể
đánh giá năng lực và kinh nghiệm của Agency qua một vài chi tiết nhỏ trên
proposal hoặc báo giá. Một báo giá chi tiết, chính xác và bao hàm những chi
phí nhỏ nhặt khó lường đến sẽ phản ánh năng lực và kinh nghiệm của
agency đó.
7. Mời bao nhiêu công ty chào thầu là đủ
Nhiều người tin rằng càng có nhiều công ty chào thầu, họ dễ dàng tìm kiếm
được Agency tốt nhất cho mình. Tuy nhiên việc này có thể làm mất thời gian
gặp gỡ, tiếp xúc, đánh giá của bạn, và nếu agency dự thầu vô tình biết rằng
có rất nhiều đối thủ cạnh tranh cùng đấu thầu, sự hào hứng của họ sẽ biến
mất, có thể họ sẽ từ chối tham dự hoặc gởi một proposal "làm cho có" để
đáp trả lịch sự