Những điều cần lưu ý ở buổi Event Briefing doc

Những điều cần lưu ý ở buổi Event
Briefing
Thông thường khi muốn tổ chức một sự kiện, những công ty khách
hàng (Client) sẽ có những thông tin, yêu cầu cơ bản về tổ chức đối với
đơn vị thực hiện (Agency) và mời các Agency đến để phổ biến những
thông tin này.
Phía Agency sẽ cử người đến công ty nghe Công ty khách hàng phổ biến
thông tin trực tiếp và quá trình này được gọi là "đi nhận briefing" hay đi
nhận brief và buổi phổ biến thông tin đó được gọi là Event Briefing. Một
buổi Briefing thường được đồng nhất với một buổi RFP (Request for
proposal) vì tính chất của nó là đưa ra những thông tin, yêu cầu, sau đó đề
nghị Agency gởi proposal và báo giá để đấu thầu.
Buổi briefing là một khâu quan trọng trong quá trình làm event vì nó giúp
Công ty khách hàng và Agency gặp gỡ nhau ở sự thấu hiểu về chương trình.
Đứng ở vai trò một Agency, việc nhận brief càng chu đáo thì cơ hội thắng
thầu càng cao.

Những bí quyết dành cho Event Agency khi đi nhận brief
- Tìm hiểu về khách hàng: Trước khi gặp một khách hàng, cần phải tìm
hiểu kĩ về khách hàng đó, để hiểu về khách hàng như"gu" của họ, những
chương trình trước đây đã tổ chức,… một khi nắm được nhu cầu của khách
hàng thì cuộc gặp sẽ diễn ra thuận lợi và thông tin rõ ràng hơn. Bạn có thể
tìm hiểu thông tin về họ qua website của họ, báo chí, hay qua những mối
quan hệ trong nghề.
- Tác phong: Đi đúng giờ vì khách hàng sẽ không đánh giá cao những
Agency bê trễ, ăn mặc lịch sự và phù hợp không khí của công ty khách hàng
(nếu biết trước công ty khách hàng), nên đi từ hai người trở lên để bổ trợ cho
nhau, nhưng cũng không nên đi quá nhiều như muốn "áp đảo" khách hàng.
- Càng chi tiết càng tốt: Để tránh bỏ sót những thông tin quan trọng, trước
khi đi gặp khách hàng, chúng ta nên xác định được loại event mà họ muốn
thực hiện (tổ chức hội nghị, khai trương động thổ, activation,…) và liệt kê ra

những câu hỏi từ checklist đã làm cho những event trước. Kinh nghiệm và
mức độ quan tâm của Agency đối với Event sẽ thể hiện qua những câu hỏi
mà họ đặt cho khách hàng.
- Giới thiệu về công ty mình: Cho dù khách hàng biết hay chưa biết nhiều
về công việc, cũng nên giới thiệu sơ qua về công ty mình và một số dự án
công ty đã làm cho khách hàng thông qua một bản Presentation để khách
hàng có cái nhìn tổng quát và tin tưởng vào năng lực công ty bạn. Có thể
mào đầu bằng cách hỏi khách hàng "Chúng tôi có thể giới thiệu cho anh/chị
sơ qua về công ty mình được chứ?" và nếu họ đồng ý thì bạn bắt đầu phần
giới thiệu.
- Kĩ năng khai thác: Rèn luyện kĩ năng khai thác thông tin vì 80% lý do
một bản brief không tốt vì kĩ năng đặt câu hỏi và truyền đạt của người nhận
brief “có vấn đề” hoặc đơn giản là do thiếu kinh nghiệm. Có nhiều khách
hàng rất bài bản và chuyên nghiệp trong việc brief cho Agency, họ thường
chuẩn bị những bảng brief rất cụ thể, chi tiết kèm theo những yêu cầu.
Ngược lại một số khách hàng lại không chuyên nghiệp trong việc này lắm,
nhiều lúc ngay chính họ cũng không xác định được yêu cầu của họ là gì và
diễn đạt nó một cách hết sức mơ hồ. Vì vậy đòi hỏi Agency phải có kinh
nghiệm và kỹ năng cần thiết để khai thác thông tin, nhận biết được nhu cầu,
mong muốn từ khách hàng. Nên nhớ, những khách hàng càng mập mờ về
thông tin thì càng khó lường, còn những khách hàng càng tỉ mỉ, chi tiết, càng
đưa ra nhiều câu hỏi là người dễ dàng để hợp tác cùng vì họ tương đối
chuyên nghiệp.
- Với một checklist đầy đủ và chương trình thành công thì bạn sẽ dễ dàng
nhìn thấy tất cả những hạng mục cần phải chuẩn bị cho event tiếp theo. Các
Event agency nên phổ biến cho đội ngũ của mình một mẫu Event briefing
chuẩn để khi đi gặp khách hàng, họ sẽ biết khai thác những thông tin tối
thiểu cần có để thực hiện Event.
- Hãy kết thúc buổi nhận Briefing bằng cách nói với khách hàng rằng "Nếu
cần thêm thông tin để thực hiện proposal, tôi có thể liên vệ với anh/chị để

được cung cấp thêm được không?". Dĩ nhiên họ sẽ rất sẵn lòng và việc bạn
làm là lưu lại liên lạc của họ để có thể khai thác những vấn đề cần bổ sung
mà ngay tại buổi Briefing bạn chưa thấy ngay được.
Đối với Công ty mời thầu: hãy chuẩn bị sẵn Event Briefing:
Một hoặc hai trang A4 có thể gói gọn toàn bộ thông tin và yêu cầu của
chúng ta về Event mà chúng ta cần tổ chức. Người thực hiện dự án khi có
trong tay một bản brief tốt sẽ nhìn được bức tranh toàn cảnh của dự án:
Mình đang ở đâu ? Vai trò của mình là gì ? Mục tiêu mà khách hàng muốn
đạt được qua dự án này. Bản Event Briefing càng chi tiết, kỹ lưỡng thì sau
này càng đỡ nhọc công cho bạn và cả Agency. Một bản brief hay nên có đầy
đủ các thông tin cần thiết như :
 Thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, địa
điểm, số lượng người tham dự, thành phần tham gia…
 Thông tin về công ty và ngành, người liên hệ trực tiếp: ngành nghề
kinh doanh cũng rất quan trọng, vì ta sẽ xác định được vị trí của
Khách hàng trên thị trường, từ đó đưa ra những lựa chọn thích hợp.
 Tính chất của khách tham dự: tuổi tác, thu nhập, sở thích
 Thông điệp muốn gửi tới khách hàng
 Các mục tiêu cần đạt được: Ví dụ mục tiêu về số lượng tham dự, về
doanh số, về tỷ lệ phản hồi
 Các chiến lược đề ra
 Những yêu cầu khác
 Tiêu chuẩn để đánh giá Event thành công
 Hạn mức ngân sách, kinh phí
 Những yêu cầu về các mốc thời gian hoàn thành : ngày nào thuyết
trình bản kế hoạch, ngày nào ký hợp đồng, ngày nào bắt đầu triển
khai…