Đừng để thời gian biến thành chi phí ppsx

Đừng để thời gian biến
thành chi phí
Chúng ta đều biết, thời gian là vàng bạc. Thời gian là một thứ tài
sản đặc biệt cần phải quan tâm và quản lý. Nhưng khi bị cuốn
vào công việc, chúng ta thường quên mất giá trị của nó. Điều hay
gặp phải trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa là cách thức và tần
suất họp. Họp thế nào để có kết quả?

Họp thế nào để ít mất thời gian nhưng mang lại hiệu quả cao
nhất có lẽ là những câu hỏi "nhức đầu” cho các giám đốc. Nếu
họp thường xuyên, sẽ cảm thấy một quá nhiều thời gian, không
còn giờ để làm việc, mà nếu không họp lại cảm thấy không nắm
được tình hình diễn biến, không giải quyết được những mâu
thuẫn và điều không kém phần quan trọng là không truyền đạt
được ý tưởng, quan điểm, đường lối của lãnh đạo đến nhân viên.
Nếu chúng ta thử tính, sẽ thấy chi phí cho họp chiếm một ngân
sách đáng kể trong ngân sách quản lý toàn công ty. Sử dụng
ngân sách này thế nào cho hiệu quả là tài năng của các cấp lãnh
đạo.
Theo tính chất, các cuộc họp có thể được chia thành hai loại.
Loại thứ nhất là họp mang tính chia sẻ thông tin, thí dụ như các
cuộc họp thông báo quy định mới, tổng kết hoạt động, truyền đạt
quan điểm, định hướng phát triển Loại thứ hai là các cuộc họp
cần có các quyết định cụ thể, thí dụ như xử lý khiếu nại khách
hàng, đề xuất cải tiến, chính sách phân phối Và điều thường
làm chúng ta phí phạm hay có cảm giác “mất" thời gian nhiều
nhất chính là nhầm lẫn giữa hai tính chất trên.
Các cuộc họp thay vì cần phải có quyết định, cần phải hành động,
thì lại hay sa đà vào việc chia sẻ thông tin, có khi chỉ là nhân viên
chia sẻ thông tin bộ phận mình cho giám đốc và các bộ phận
khác rồi chờ giám đốc quyết định. Một giám đốc tâm sự, ông có

cảm giác như nhân viên chi cần nói ra việc xảy ra tại bộ phận
mình là họ đã cảm thấy hoàn thành xong nhiệm vụ chứ ít khi họ
đi đến tận cùng của vấn đề - đó là tìm và thực thi giải pháp chứ
không phải "kể lể nỗi khổ".
Các giám đốc cần xem thử vấn đề hay nguyên nhân chính nằm ở
đâu, nếu chúng nằm ở cơ chế hay ở các cấp khác, cần phải giải
tỏa ngay để cấp dưới có thể chủ động thực thi các giải pháp.
Một điểm cần lưu ý thêm là các cuộc họp chia sẻ. Chia sẻ chính
là một trong những cách thức động viên và đào tạo đội ngũ của
mình. Đừng chỉ gói gọn họp chia sẻ chỉ là thông báo các quyết
định trong một không gian đóng, theo kiểu lãnh đạo nói xong tất
cả đứng lên đi về.
Bản chất con người dễ chán những cái cũ và luôn hứng khởi với
những gì mới mẻ, vì vậy cần vận dụng các hình thức khác nhau
để có thề mang lại hiệu quả cao nhất. Ngoài ra, việc sắp xếp thời
gian bắt đầu và kết thúc các cuộc họp cũng là một điểm có thể
mang lại hiệu quả công việc tiết kiệm được thời gian. Nên tránh
bố trí các cuộc họp vào khoảng giữa buổi, theo kiểu từ 9-11 giờ.
Thay vì vậy chúng ta nên bắt đầu vào ngay đầu buổi (8-10 giờ)
hoặc cuối buổi sáng ( 10- 12 giờ) để tạo một khoảng thời gian liên
tục cho công việc thường nhật, khi đó hiệu quả ngày làm việc sẽ
tốt hơn.
Việc mất nhiều thời gian mà kết quả công việc không cao, chính
là do công tác lập kế hoạch chưa được xem xét đúng mức. Ví dụ
nếu mỗi ngày chúng ta chỉ cần mất mười phút đầu giờ và cuối giờ
cho việc hoạch định các công việc sẽ diễn ra trong ngày và ngày
hôm sau thì chúng ta sẽ tiết kiệm được ít nhất là gấp đôi số thời
gian bỏ ra cho việc lập kế hoạch công việc. Lập kế hoạch và quản
lý thời gian thực tế luôn gắn bó mật thiết với nhau. Nếu chúng ta
lập kế hoạch chu đáo, cẩn thận sẽ giảm đi rất nhiều thời gian cho

việc xử lý các sự cố phát sinh hoặc đã có sẵn các phương án dự
phòng, nghĩa là chúng ta ở trong thế chủ động đối phó. Thà mất
thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch còn hơn là mất thời
gian gấp ba, bốn lần cho việc thực hiện công việc và xử lý các sự
cố, mà đâu phải lần nào cũng có thể may mắn khắc phục.
Tất nhiên không phải lúc nào chúng ta cũng dự đoán được hết
các trường hợp có khả năng xảy ra. Nhưng nếu không dự đoán
sẽ chẳng bao giờ chứng ta có thể ở trong thế chủ động và cái giá
phải trả cho sự bị động sẽ lớn hơn rất nhiều. Thời gian là một tài
sản ai cũng có như nhau hãy tìm cách hoạch định và sử dụng tốt
nhất, đừng để phải xót xa nhìn thứ tài sản quý giá này biến thành
chi phí.