Kế hoạch hành động từ ý tưởng đến kết quả thực tế docx

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
TỪ Ý TƯỞNG ĐẾN KẾT QUẢ THỰC TẾ

MỤC TIÊU
Chương này được thiết kế nhằm giúp các bạn:
•
Hiểu rõ khái niệm và lợi ích của công tác lập kế
hoạch
•
Phân tích quy trình lập kế hoạch triển khai công việc
•
Thực hành lập kế hoạch triển khai một công việc

KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ CÔNG VIỆC …
CHỦ ĐỘNG THÀNH CÔNG
THẤT BẠIRỐI LOẠN
Thấp
Thấp
Cao
Cao
KHẢ NĂNG
LẬP KẾ HOẠCH
MỨC ĐỘ PHỨC TẠP
CỦA CÔNG VIỆC
Đi hướng nào hả sếp!

LỢI ÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH …
Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả …
1. KH chứng tỏ sự cân nhắc, suy tính và tầm nhìn của bạn
2. KH giúp bạn tập trung vào những vấn đề quan trọng

3. KH giúp bạn nhận biết và hạn chế những rủi ro khi thực hiện
4. KH giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua các chỉ
tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện
5. KH nêu rõ cách thức, nguồn lực sử dụng và thời hạn để bạn hoàn thành
công việc
6. KH là phương tiện truyền thông giữa bạn với các bộ phận và nhân sự
liên quan
DATA

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
Kế hoạch là một bản hướng dẫn cho biết …
1. Nhân sự thực hiện
2. Công việc phải làm
3. Cách thức xử lý công việc
4. Thời hạn và tiến độ xử lý công việc
5. Nguồn lực được phép sử dụng
HIỆN TẠI TƯƠNG LAI
MỤC ĐÍCH chỉ cho bạn NƠI ĐẾN
KẾ HOẠCH chỉ cho bạn ĐƯỜNG ĐI và PHƯƠNG TIỆN

CẤP QUẢN LÝ VÀ KẾ HOẠCH …
Tùy theo cấp quản lý, bạn có trách nhiệm lập các kế hoạch như sau:
QUẢN LÝ CẤP CAO
QUẢN LÝ CẤP TRUNG
QUẢN LÝ CẤP THẤP
NHÂN VIÊN
Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch chiến thuật
Kế hoạch hành động
Thực hiện kế hoạch

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH …
1. Phân chia nhỏ công việc (WBS)
2. Xác định mục đích và mục tiêu thực hiện
3. Hoạch định nhân sự và ma trận trách nhiệm
4. Hoạch định thời gian và tiến độ công việc
5. Phân bổ nguồn lực và ước tính chi phí
6. Phân tích rủi ro và giải pháp
7. Giám sát và phản hồi kết quả công việc

PHÂN CHIA CÔNG VIỆC …
Phân tích cấu trúc công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là
phương pháp phân chia công việc thành những công việc với mức độ chi
tiết và cụ thể hơn.
 Dễ dàng quản lý và thực hiện
 Cơ sở để ước tính các nguồn lực: thời gian,
chi phí, nhân sự,…
 Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý

Tiệc sinh nhật
Hoạch định Bố trí Thức ăn Dọn dẹp
Tiếp khách Phòng tiệc Giải trí
Đón tại cổng
Nhận quà
Sắp chổ ngồi
Bàn ghế
Trang trí
Sân khấu
Trò chơi
Karaoke

MỤC TIÊU, TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ …
MỤC ĐÍCH – Thể hiện kỳ vọng
MỤC TIÊU – Dẫn đến kết quả cụ thể
TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ – Đo lường kết quả
CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH – Lượng hóa kết quả

CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH …
Mục đích Mục tiêu … Tiêu thức đánh giá … Chỉ tiêu kế hoạch …
MT 1
MT 2
MT3
TT 1
TT 2
TT3
CT 1
CT 2
CT3
STT CÔNG VIỆC MỤC TIÊU TIÊU THỨC… CHỈ TIÊU… ĐIỀU CHỈNH
01 Công việc A
02 Công việc B
03 Công việc C
… …

HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
Để hoàn thành một công việc, nhà quản trị cần xem xét:
1. Kiến thức và kỹ năng
2. Động cơ và thái độ
3. Cơ hội thực hiện
4. Sự hỗ trợ và nguồn lực thực hiện

Phân tích cấu trúc
công việc
Lựa chọn và đánh giá
Nhân sự
Ma trận giao
trách nhiệm

LỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ
STT Tiêu thức Yêu cầu 1 2 3 4 5 Trao đổi / Hỗ trợ
01 Kiến thức và kỹ năng
02 Động cơ và thái độ
03 Kinh nghiệm
04 Quan hệ đồng nghiệp
1: Kém ; 2: Cần cố gắng ; 3: Trung bình ; 4: Khá ; 5: Tốt
Công việc:
Mục tiêu :
Nhân viên:

MA TRẬN TRÁCH NHIỆM
Ma trận trách nhiệm (RAM – Responsibility Assignment Matrix)
mô tả mối tương quan giữa các phần tử công việc cụ thể với những
người thực hiện.
Cấu trúc công việc - WBS
Nhân sự thực hiện Chủ thể khác
Hùng Linh Hà Lan PGĐ KTT
Hoạt động A 1 2 5 4 5
Hoạt động B 2 1 2 2 5 6
Hoạt động C 3 3 1 6 4
Hoạt động D 3 1 3 2
…

1. Thực hiện chính 2. Hỗ trợ 3. Tư vấn 4. Giám sát
5. Phải được thông báo 5. Phải được chấp nhận …

HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ
Phân tích cấu trúc
công việc
Quan hệ giữa các công việc
và các yêu cầu
Ước tính thời gian
bắt đầu và kết thức
Cấu trúc công việc – WBS Thời hạn Điều chỉnh
Hoạt động A Tuần 2 – Tuần 5
Hoạt động B Tuần 1 – Tuần 4
Hoạt động C Tuần 2 – Tuần 3
Hoạt động D Tuần 4 – Tuần 5
…

NHÓM CÔNG VIỆC VÀ ĐIỀU CHỈNH
Cấu trúc công việc – WBS Thời hạn Điều chỉnh
Hoạt động A Tuần 2 – Tuần 5
Hoạt động B Tuần 1 – Tuần 4
Hoạt động C Tuần 2 – Tuần 3
Hoạt động D Tuần 4 – Tuần 5
…
Cấu trúc công việc – WBS T1 T2 T3 T4 T5
Hoạt động A
Hoạt động B
Hoạt động C
Hoạt động D
…

HOẠCH ĐỊNH CHI PHÍ
Cấu trúc công việc – WBS FC VC TC Điều chỉnh
Hoạt động A
Hoạt động B
Hoạt động C
Hoạt động D
…
Phân tích cấu trúc
công việc
Xác định các YTXS
cố định và biến đổi
Ước tính các chi phí
FC, VC và TC

PHÂN BỔ CHI PHÍ THEO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC
Cấu trúc công việc – WBS FC VC TC Điều chỉnh
Hoạt động A
Hoạt động B
Hoạt động C
Hoạt động D
…
Cấu trúc công việc – WBS T1 T2 T3 T4 T5
Hoạt động A
5 triệu 15 triệu 20 triệu
Hoạt động B
5 triệu 25 triệu
Hoạt động C
32 triệu
Hoạt động D

22 triệu
…

PHÂN TÍCH RỦI RO VÀ GIẢI PHÁP
Tính không chắc chắn đó là sự thiếu thông tin, kiến thức,… hay sự
hiểu biết về kết quả của một hành động, quyết định hay sự kiện.
Rủi ro thực tế là số đo mức độ không chắc chắn tồn tại với kết quả
mong muốn.
Không có thông tin Một số thông tin Thông tin đầy đủ
Rủi ro có thể dự đoán
Rủi ro có thể xác định
Rủi ro không thể dự đoán

CÁC BƯỚC QUẢN LÝ RỦI RO
Bạn phải làm gì để hạn chế rủi ro …
1. Nhận biết rủi ro 4. Dự kiến hậu quả
2. Phân tích rủi ro 5. Giải pháp dự kiến
3. Ước tính khả năng xảy ra rủi ro 6. Tài liệu xử lý tình huống
QUY TRÌNH Xác định Phân tích Lượng hóa Giải pháp Tài liệu
Lĩnh vực (1)
Rủi ro (2)
Xác suất (3)
Hậu quả (4) (5) (6)

XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH RỦI RO
Cơ sở để phân tích và xác định rủi ro:
•
Cấu trúc công việc
•
Biểu đồ hoạch định thời gian và tiến độ

•
Ma trận trách nhiệm
•
Kinh nghiệm từ những kế hoạch tương tự đã
thực hiện
•
Môi trường làm việc và kinh doanh
Lĩnh vực Mô tả Thông tin cần tìm thêm
Phạm vi
Thời gian
Chi phí
Trang thiết bị
…

LƯỢNG HÓA RỦI RO
Xác suất: 1 – Thấp 2 – Trung bình 3 – Cao
Hậu quả: 1 – Thấp 2 – Trung bình 3 – Cao
Lĩnh vực Mô tả rủi ro Xác suất Hậu quả Xếp hạng
Quy mô … 2 1 2
Thời gian … 2 2 4
Chi phí … 3 3 9
Nhân sự … 3 2 6
… … … …
Thấp (1,2,3)
Trung bình (4)
Cao (6)
Rất cao (9)

LƯỢNG HÓA RỦI RO
3 6 9

2 4 6
1 2 3
Thấp (1,2,3)
Trung bình (4)
Cao (6)
Rất cao (9)
Xác suất – Sự kiện xảy ra
Hậu quả - Nếu sự kiện xảy ra
1 2 3
1
2
3

HOẠCH ĐỊNH GIẢI PHÁP
Né tránh rủi ro
Chuyển giao rủi ro
Hạn chế rủi ro
Chấp nhận rủi ro

GIÁM SÁT VÀ PHẢN HỒI KẾT QUẢ
Bạn cần làm gì?
•
Xác định tiêu chuẩn đánh giá
•
Đo lường kết quả thực hiện thực tế
•
So sánh với kết quả để phát hiện sai lệch
•
Phát triển giải pháp điều chỉnh
Kế hoạch

Thực tế