cơ bản về quản lý dự án - quản lý chi phí.

 bn v Qun lý d
án
Qu
n lý chi phí
Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
2
c lng
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn :
 c lng  dài thi gian ca t hot ng cn
c chính xác n mc có th. Nu không toàn b
vic lp k hoch tr thành không thc t.
 Các c lng có th chính xác hn bng cách chia
t hot ng ln thành nhiu hot ng nh.
 t c các c lng nên da trên kinh nghim. Kinh
nghim c vit ra (ví d các hu tính toán ca các
 án trc) có  tin cy hn nhiu là c lng ca
chúng ta.
 c lng nhóm d án t hn là c lng cá nhân, vì mt s lý do:
1. c lng da trên kinh nghim mà mt nhóm thì có nhiu kinh nghim
n mt cá nhân.
2. i ca các cá nhân s bù tr cho nhau. ó là hiu qu ca sông.
3. Các cuc tho lun nhóm thng mang li nhng cái nhìn mi và u này
làm tng  chính xác ca các c lng ca mi cá nhân.
 Các c lng sc s dng  xác nh mc  ca ngun lc,  dài thi
gian, ng gng cng nh chi phí.
Các khái nim liên quan:
- Hot ng
- ng gng
- Hot ng u tiên

Tài liu tham kho:
Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây:
PMBOK® guide: 6.3: c lng ngun lc cho hot ng
6.4: c lng thi gian cho hot ng
7.1: c lng chi phí
IPMA Ranh gii Kh nng
:
Chng 14: K hoch thc hin
Chng 16: Chi phí d án và tài chính
Chng 42: Tài chính và K toán
Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
3
How to do
 dài thi gian ca mt hot ng c c lng nh th nào?
1. Tìm hiu xem có ai trong công ty gn ây ã thc hin mt hot ng gn ging
nh vy không.
2. u cn thit, bn có th tìm hiu  bên ngoài thông qua kênh ca bn.
3. Khi ã tìm ra c mt hoc nhiu hot ng ging nh là hot ng cn c
c lng thì th lng hoá các m khác nhau gia các hot ng này và hot
ng ang cn c c lng.
4. u hot ng ln thì c gng chia thành nhiu hot ng nh.
Ví d
1. John chu trách nhim c lng  dài thi gian ca giai
n xác nh chi tit k thut ca mô ul PP trong phn
m SAP/R3.
2.  trc n gi John cng nh nhng ngi khác trong
công ty cha tng làm mt công vic nh vv. Vy nên,
anh ta quyt nh tìm hiu bên ngoài.
3. Trc tiên, anh ta tham kho nhng nhà t vn ã làm

vic cho  án này. Vi cách này, anh ta có c mt
chui các s liu u tiên.
4. Và sau ó anh ta nh ra rng, Paul, mt bn hc cã nói
chuyn vi anh ta v SAP/R3. Anh ta gi n cho Paul. Và
ngi này ã cung cp cho anh ta nhiu thông tin rt b
ích không ch liên quan n  dài thi gian mà còn c
thông tin liên quan n các ri ro và các vn  gp phi.
5. Anh ta phát hin ra rng tham bin cn c xác nh
trong công ty ca anh ta thì thp hn 20% so vi trng
p ca công ty Paul. Vy nên anh ta c lng thi gian
dành cho xác nh các chi tit k thut là 0.8 ln thi gian
a Paul và nhóm ca anh ta.
Danh mc rà soát
 ã tham kho các chuyên gia trong ngành cha?
 ã c lng cùng vi nhóm d án cha?
 u trong trng hp trong công ty không có kinh nghim v vn  liên quan thì ã
tham kho các chuyên gia bên ngoài cha?
 ã xem xét tt c nhng khác bit gia  án hin ti và các d án em ra so sánh
cha?
y cn tránh
Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
4
 c lng trong u kin không có các cn c nghiêm túc, s t nguy him: có th
c lng thp hn so vi tình hình thc t ti 2…5. Hu qui vi  án s rt
nghiêm trng.
 Ch tham kho ý kin ca mt ngi s rt nguy him.
 Chú ý: các cng s tr hn ca nhóm d án thng xuyên có xu hng c lng
quá kh nng ca bn thân h ngha là hc lng thp hn  dài thi gian ca
hot ng.

Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
5
Kh nng sinh li ca d án (tính ROI)
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn :
i d án u cn u t.  xác nh xem khon u t này có mang li li nhun
không, ngi ta thng s dng hai phng pháp:
 Thi gian hoàn vn: phng pháp này cho phép tính toán thi gian cn thit 
các khon thu  trang tri cho các khon chi. Thi gian hoàn vn là thi m
mà các khon thng d tích ly bt u dng (+).
Thi gian hoàn vn càng ngn thì d án càng có kh nng sinh li. Nhìn chung,
giai an này thng t 2 n 4 nm, i vi mt s d án công nghip thì thi
gian có th ngn hn 1 nm.
 ROI (T sut li nhun trên vn u t): phng pháp này cho thy kh nng
sinh li ca vn u t. Nó c th hin  dng % gia khon thu ly k trong
t thi gian nht nh so vi vn u t.
Thng ngi ta tính cho ba n nm nm u tiên. Mc ROI thp nht cho mt
 án chp nhn c là 12% mt nm.
n u t là tòan b chi phí  thc hin mt d án. ó là các khon chi cho n
khi d án i vào hat ng và có lãi. Các khon chi phí cho vic khai thác tip theo
a d án không c coi là mt phn ca vn u t na.
Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
6
Kh nng sinh li ca vn u t có th xác nh qua cách tính n gin (ví d không
tính n lãi sut) hoc cách tính thông thng (ví d bng cách cp nht hay tri
các khon chi phí và tính toán li nhun)
Các khái nim liên quan:
 c tính chi phí và ngân sách (ánh giá d án v mt tài chính)

Tài liu tham kho:
PMBOK® Guide: 7.2 D tho ngân sách
7.3 Kim sóat chi phí
IPMA Competence Baseline: Chng 7: Xây dng và thm nh d án
Chng 42: Tài chính và k tóan
How to do
ROI n gin hóa và thi gian hoàn vn c tính nh th nào?
1. Xác nh khong thi gian tính kh nng sinh li ca d án. Mt công ty thng quy
nh c th khong thi gian tính toán cho mi loi d án nht nh ca mình.
2. p bng và nhp các s liu cho các nm tính gm a) chi phí ca d án; b) li nhn
mà d án t c; c) thu nhp ròng và d) d ly k
3. ng này cho phép chúng ta thy c khi nào t c thi gian hoàn vn, ó là
khi li nhun thu v trang tri  cho các chi phí (hay nói cách khác, khi d ly k
ng 0 và bt u t giá tr dng (+))
ng này cng cho phép xác nh t sut li nhun trên vn u t ROI bng cách
so sánh gia tng li nhun và vn u t:
 l li nhun trên vn u t chit khu (discounted ROI) và thi gian hoàn vn
tính nh th nào?
1. Xác nh khong thi gian tính toán kh nng sinh li ca d án.
2. p bng và nhp các s liu cho các nm tính gm a) chi phí ca d án; b) li nhn
mà d án t c; c) thu nhp ròng và d) d ly k.
3. Thu nhp ròng cn c u chnh, tính toán theo giá tr thc  thi m hin ti
(giá tr hin ti – Net present value) vi mc lãi sut do công ty quyt nh. Công
thc sau ây dùng  tính thu nhp ròng.
c tính toán theo cách khác: s tin mà tôi l ra phi ang u t tính n n
thi m hin ti, trong khong thi gian là n nm, giá tr này c tính theo mc
Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
7
lãi sut là i. Trong công thc này, mc lãi sut c vit  dng s thp phân ví d

nh 8% c vit là 0,08.
ng có th tìm thy các giá tr này trên bng toán hc tham kho hoc trên
Internet.
4. Hoàn tt các ct trong ó ghi rõ li nhun có tính n lãi xut và s d ly k.
5. ng này cho phép chúng ta thy c khi nào thì hòa vn, ó là khi s d ly kã
tính n lãi sut bng 0 hay li nhun ã tính n lãi xut bt u bù p  cho các
chi phí có tính n lãi xut
6. ng này cng cho phép xác nh t sut li nhun trên ROI bng cách so sánh tng
i nhun ã chit khu vi vn u tã chit khu.
Ví d
Tính toán ROI cho d án dây chuyn sn xut, chúng ta s dng 2 phng pháp tính
khác nhau (n gin hóa và cp nht)
1. ROI theo cách tính n gin hóa
i vi loi d án này, phòng tài chính ã t ra thi gian tính là 5 nm
Vì vy, bng tính s bao gm các khon chi phí và li nhun c tính cho giai n 5
m. Vi các s liu này, ta tính li nhun hàng nm nh sau:
ng trên cho thy thi giai hoàn vn là sau 4 nm.
Nó cng là bng chng cho thy vn u tt mc 600 (cui giai n phát trin sau
m th 3) và d ly k sau 5 nm là 300.
 sut li nhun là 50%. Nu tính theo nm thì t sut li nhun trên vn u t ROI
là 10%.
Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
8
2. Tính ROI theo mc chit khu
i vi loi d án này, phòng tài chính ã t ra thi gian tính là 5 nm và mc lãi sut
m thi là 12%.
Vì vy, bng tính s bao gm các khon chi phí và li nhun c tính cho giai n 5
m. Vi các s liu này, ta tính li nhun hàng nm nh sau:
c tip theo tính li nhun hàng nm theo giá tr hin thi s dng công thc sau

ây:
u ý: trong công thc này, lãi sut c tính theo s thp phân, ví d 12% c vit là
0,12.
Giá tr hin ti ca nm u tiên là:
Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
9
Giá tr hin ti ca nm th hai là:
ng t nh vy…
Chúng ta a các s liu này vào bng tính di ây  tính li nhun theo mc chit
khu:
ng trên cho thy thi gian hoàn vn có tht c trong nm th 5.
ng cng là bng chng cho thy giá tr vn u t là 483,1 và s d ly k là 91,3.
Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
10
 sut li nhun do vy là 18,9% và tính theo nm là 3,8%.
Kh nng sinh li ca d án nu a yu t lãi xut vào thp hn áng k so vi cách
tính n gin hóa.
i ý: th thay i mc lãi sut  xem mc lãi sut nh hng nh th nào n t sut
i nhun trên vn u t (ROI) ca d án.
Danh mc rà soát
 Khi tính ROI, bn ã s dng mc lãi sut phù hp cha? (mc lãi sut do phòng tài
chính a ra có th không trùng khp vi mc lãi sut chit khu ca ngân hàng a
phng).
 Liu bn ã a ht các khon u t vào khi tính ROI cha? (liu toàn b thi gian
làm vic ca các b phn trong ni bã c tính n?).
 Khi d án c trin khai  nc khác, có nhiu kh nng các mc lãi sut áp dng
 tính toán cng khác nhau.
 n ã phân tích  nhy cm cha? (tác ng ca vic d án chm tin  3 n 6

tháng hay mc chi phí vt 3% n ROI nh th nào?)
 i vi mi ROI, phi xác nh rõ các c s cho vic tính toán gm thi gian tính, các
loi chi phí liên quan, mc lãi sut vv… Nu không, mc ROI tính c s không có
giá tr và do vy không th so sánh c các phng án a ra.
y cn tránh
 Khi d án cn gim 10% thi gian làm vic ca 10 nhân viên d án, bn không nên
cho rng cn ct gim mt ngi làm vic toàn phn
 Tính toán theo chi phí cn biên (marginal costs) hn là vi toàn b chi phí. Thc t là
i nhìn thoáng qua thì vic tính toán s logic hn nu ch dùng chi phí cn biên 
tính toán d án ca mình. Nhng bt k ai nu ch làm vic vi chi phí cn biên s
không khó khn gì mà không hình dung ra hu qu ca nó.
Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
11
Kim soát chi phí
Khái nim
Tóm tt các nguyên tc c bn:
  luôn sn sàng ca các d liu v các chi tiêu ã c thc hin là u kin ti
n thit  kim soát chi phí mt cách có hiu qu.
 Các chênh lch (bng s hoc bng phn trm) là các thông tin quan trng cho
vic kim soát chi phí.
 Kim soát chi phí là mt lnh vc mu cht i vi các thành viên nhóm d án.
 Kim soát chi phí cn phi c tóm tt trong báo cáo chun, vi nhng biu 
 hiu.
 Trao i thông tin vi ngi Giám sát d án là ti quan trng.
Tài liu tham kho:
Mun tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây:
PMBOK® guide: 7.3 : Kim soát chi phí
IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 16 : Chi phí d án và Tài chính
Chng 19 : o hiu sut

Chng 20 : Kim soát d án
Chng 42 : Tài chính và k toán
How to do
 Kim soát chi phí ngha là so sánh gia chi phí ngân sá
ch
cho phép và chi phí thc t các giai n khác nhau c
a
 án.
 Trên phng din toàn b d án, vic kim soát chi phí s
do giám c d án thc hin, nhng i vi các phn
công
vic c th thì trách nhim này c y quyn cho nhóm d

án.
 Kim soát chi phíánh giá hai loi chi phí sau:
1. Các chi phí n thi m hin ti ca d án.
2. Nhng chí phí còn li n tn th
i m kt thúc
 án.
Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
12
Các chi phí c kim soát nh th nào?
1. Kim soát các chi phí hin ti :
a. p nht tình trng ca công vic và chi phí ca nó (tt c các chi phí!).
b. c lng các chi phí còn li n tn m mc tip theo, tuân th cho n
cui  án.
c. So sánh tình hình chi phí hin ti (k c các chi phí còn li) vi các chi phí
 kin trong ngân sách.
d. ánh giá mc  chênh lch.

2. Trong trng hp vt quá ngân sách :
a. Phát trin các bin pháp d phòng (cng nh vic phân tích các hu qu).
b. Quyt nh nên a ra bin pháp nào cn phi thc hin.
c. Trao i các bin pháp này vi chu t/nhà tài tr và các bên liên quan.
Ví d
 c 1. Thu thp d liu liên quan n các chi phí:
o Chi phí thuê phòng quay n bây giã lên n 8,000 USD - theo c
ng ca Peter thì cn phi chi thêm 6,000 USD cho vic này.
o Peter ã làm vic cho d án 120 ting; anh ta c lng phn còn li là 80
ting.
o Jim ã làm vic cho d án 25 ting; anh ta c lng phi làm thêm 60
ting na.
 c 2. Ghi nhng chi phí thc t ly tin:
c lc
Ngân
sách
Chi phí ly
tin
Ting Chi phí Ting Chi phí
Thuê phòng 12500 8000
Peter 220 22000 120 12000
Jim 75 7500 25 2500
ng : 42000 22500
 c 3. Ghi li các c lng v chi phí còn li:
c lc
Ngân
sách
Chi phí ly
tin
c lng các

chi phí còn li
Ting Chi phí Ting Chi phí Ting Chi phí
i vi  án Video-clip, bn ã tho ra mt ngân sách n
gin - bi vì script và các kch bn ã có sn. Peter chu trách
nhim phn thu, Jim phn dng phim. Tin thù lao ca h là
100 USD/ting/ngi.
t tháng sau khi d án trin khai, bn mun kim tra chi
phí.
c lc Ngân sách
Ting Chi phí
Thuê phòng 12500
Peter 220 22000
Jim 75 7500
ng : 42000
Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
13
Thuê phòng 12500 8000 6000
Peter 220 22000 120 12000 80 8000
Jim 75 7500 25 2500 60 6000
ng : 42000 22500 20000
 c 4. Bng vic cng các chi phí ly tin và các chi phí còn phi chi ã c c
ng , chúng ta có chi phí có th cho n cui d án:
c lc
Ngân
sách
Chi phí ly
tin
c lng các
chi phí còn li

ng n
cui d
án
Ting Chi phí Ting Chi phí Ting Chi phí Chi phí
Thuê phòng 12500 8000 6000 14000
Peter 220 22000 120 12000 80 8000 20000
Jim 75 7500 25 2500 60 6000 8500
ng : 42000 22500 20000 42500
 c 5. Bng vic so sánh ngân sách vi tng chi phí có thn cui d án ta có
c mc  chênh lch:
c lc
Ngân
sách
Chi phí ly
tin
c lng các
chi phí còn li
ng n
cui d
án
Chênh
ch
Ting Chi phí Ting Chi phí Ting Chi phí Chi phí ng
ng
%
Thuê phòng 12500 8000 6000 14000 1500 12%
Peter 220 22000 120 12000 80 8000 20000 -2000 -9%
Jim 75 7500 25 2500 60 6000 8500 1000 13%
ng : 42000 22500 20000 42500 500 1%
 c 6. Trên c s d liu này, bn phi quyt nh xem có cn có các bin pháp

can thip hay không.
o Trong ví d trên,  chênh lch rt nh - ch là 1% trên ngân sách ca d
án - không cn các bin pháp can thip c bit.
Danh mc rà soát ((checklists))
 t c các chi phí  ánn thi m này ã c cp nht cha?
 Các c lng chi phí còn li có thc t không?
 ã tính  chênh lch cha ?
 ã phân tích các kt qu ca các bin pháp u chnh cha?
 Các bin pháp ó ã c thông báo vi tt c các bên liên quan cha?
y cn tránh
 Các chi phí ã thanh toán không tính n các chi phí ã cam kt.
 Các d liu liên quan n chi phí c cung cp quá mun.
Qun lý chi phí
Copyright © 1998-2007 by STS
14
 Các chi phí còn li c c lng quá thp.
 c lng ca nhóm d án v các chi phí còn li quá lc quan.
 Hiu qu ca các bin pháp hiu chnh cha c xem xét mt cách y .