Bài thu hoạch thực tập thư viện ppt

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH SÓC TRĂNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM SÓC TRĂNG
KHOA XÃ HỘI

CBHD: Bùi Thanh Phương
Trân
SVTH: Triệu Kim Duy
MSSV: 0810160010
LỚP: Thư viện- Thông tin 14


Năm học 2009-2010
LỜI MỞ ĐẦU
Thực tập là một phần không thể thiếu trong quá trình học tập của học sinh,
sinh viên. Đây là phương pháp thực tế hóa kiến thức giúp cho chúng ta khi ra
trường có thể vững vàng, tự tin hơn để đáp ứng được yêu cầu của xã hội và thực
tế công việc. Được sự đồng ý và giúp đỡ của Ban giám hiệu Trường CĐSP Sóc
Trăng, lãnh đạo khoa Xã hội đã tạo điều kiện cho sinh viên lớp Cao đẳng Thư
viện- Thông tin 14 đi thực tập hai tuần (từ ngày 5/4/2010 đến ngày 16/04/2010)
tại hai địa điểm:
-Tuần thứ nhất: Thực tập tại Thư viện Tỉnh Sóc Trăng.
-Tuần thứ nhất: Thực tập tại Thư viện Trường CĐSP Sóc Trăng
Trong khoảng thời gian thực tập, các kiến thức cơ bản giảng dạy của nhà
trường đã được tôi vận dụng vào thực tế công việc . Tại Thư viện Trường CĐSP
Sóc Trăng tơi đã được phân cơng nhập dữ liệu bằng phần mềm iLib. Do hạn
chế về kinh nghiệm và thời gian thực tập có hạn nên bài thu hoạch khơng thể
tránh khỏi những sai sót. Rất mong sự đóng góp, chia sẻ của tập thể cán bộ thư
viện để tơi có thể khắc phục những thiếu sót cho đợt thực tập sắp tới.

Trang 2

MỤC LỤC

I. GIỚI THIỆU THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM SĨC
TRĂNG.
Thư viện trường Cao đẳng sư phạm Sóc Trăng là một bộ phận của Trung
tâm Hỗ trợ Học tập (KLF). Thư viện có một phịng đọc tổng hợp bao gồm phịng
mượn hoạt động theo hình thức kho mở, vì thế tạo điều kiện thuận lợi cho bạn
đọc trong việc tra tìm tài liệu. Nguồn tài liệu của thư viện hiện nay khá phong
phú đáp ứng được nhu cầu học tập, nghiên cứu và giảng dạy của giảng viên –
sinh viên nhà trường. Bên cạnh kho mở, tài liệu còn được lưu trữ ở hình thức kho
đóng nối liền với kho mở điều này đã tạo nên thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng
trong việc cán bộ thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc.
Vốn tài liệu của thư viện hiện là 4.567 đầu sách với 66.782 bản sách gồm
có: giáo trình đào tạo giáo viên tiểu học và trung học cơ sở, sách giáo khoa –
giáo viên – thiết kế bài soạn các môn từ lớp 1 đến lớp 9, sách giáo khoa ban cơ
bản và nâng cao từ lớp 10 đến lớp 12, từ điển, sách tham khảo các ngành như:
Tốn, Sinh, Hóa, Lý, Kĩ thuật, Tin học, Anh văn…, ngồi ra cịn có các tài liệu
nghe nhìn, báo – tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học và các loại tài liệu khác…
Trang 3


Số lượng tài liệu của thư viện thường xuyên được bổ sung và tăng thêm hằng
năm, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu ngày càng cao của đội ngũ
giảng viên và đông đảo sinh viên nhà trường.
Bên cạnh hoạt động chuyên môn, thư viện cũng thường xuyên thực hiện
các chương trình ngoại khóa như giới thiệu sách, “Thư viện giao lưu cùng bạn
đọc”, “Hội nghị bạn đọc”. Có thể nói chương trình khơng những tạo được sân
chơi bổ ích cho các bạn sinh viên sau những giờ học, mà còn giúp mối quan hệ
giữa thư viện và bạn đọc trở nên thân thiện, sâu sắc hơn. Mặt khác, chương trình

cịn giúp thư viện nắm bắt được những thơng tin phản hồi từ phía bạn đọc, kịp
thời sửa đổi bổ sung nhằm hoàn thiện hơn các hoạt động của mình, phục vụ tốt
hơn nhu cầu thơng tin của bạn đọc.
Nhằm ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực hoạt động, với phần
mềm quản trị thư viện tích hợp (ILIB), thời gian qua thư viện đang tiến hành
nhập cơ sở dữ liệu, quản lí tài liệu, chắc chắn trong một thời gian khơng xa bạn
đọc có thể tra tìm trực tuyến nguồn tài liệu của thư viện thơng qua mạng OPAC.
Thực hiện được điều này thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Sóc Trăng sẽ tiến
lên một bước trưởng thành mới, một sự khởi đầu của quá trình tự động hóa, thư
viện sẽ thêm cơ hội và khả năng có thể tiếp cận và trao đổi thơng tin với các thư
viện trong cả nước và xa hơn là cơ hội giao lưu, chia sẽ thông tin với các thư
viện trên thế giới, nhằm tạo dựng nguồn dữ liệu phong phú đáp ứng tối đa nhu
cầu học tập nghiên cứu ngày càng cao của bạn đọc.
II.NỘI DUNG THỰC TẬP
1.Tìm hiểu các thành phần trong phần mềm iLib
iLib một giải pháp tích hợp, gồm nhiều phân hệ thực hiện các
chức năng đầy đủ của cơ quan thông tin - thư viện.
*Yêu cầu thiết bị khi cài đặt iLib:
-Yêu cầu máy chủ có cấu hình tối thiểu:
 Processor: 800MHz
 RAM: 256 MB
 HDD: trống tối thiểu 2GB (tùy thuộc vào dung lượng
dữ liệu)
 LAN card
 Tape Backup
-Yêu cầu máy trạm có cấu hình tối thiểu:
 Processor: 500MHz
 RAM: 128 MB
 HDD: trống tối thiểu 1GB
 LAN card

Trang 4


Các phân hệ trong iLib là độc lập, có chế độ phân quyền cho
người sử dụng, nhưng có khả năng liên kết với nhau trong những chức
năng nghiệp vụ liên quan.

1.1.Phân hệ Bổ sung
 Thực hiện đặt và nhận tài liệu
 Theo dõi quá trình đặt và nhận
 Theo dõi hồ sơ các cơ sở cung cấp tài liệu (Nhà cung cấp)
 Tự động quản lý chi tiêu của các quỹ bổ sung
 Cá biệt hoá tài liệu và phân bổ về các phòng ban trong hệ thống.
 Lập nhiều loại báo cáo thống kê hỗ trợ cho quá trình quản
lý và quyết định.
 Đảm bảo liên thơng với tồn bộ các module khác trong hệ thống.
 Quản lý đặc thù cho từng nguồn bổ sung: mua, trao đổi, lưu
chiểu.

Trang 5


1.2. Phân hệ Biên mục

Trang 6









Biên mục mọi loại tài liệu theo MARC21.
Biên mục đa ngôn ngữ dựa trên Unicode TCVN6909.
Hỗ trợ nhập liệu: trợ giúp và kiểm tra.
Quản lý quy trình cơng việc.
Đáp ứng các tiêu chuẩn mô tả biên mục ISBD, AACR2,
TCVN7434-89
 Hỗ trợ đa khung phân loại DC, UDC, BBK, LC, NLM
 Hỗ trợ từ khố khơng kiểm sốt.
 Kiểm sốt nhất quán (authority control) theo MARC21
 Xuất nhập dữ liệu với CDS/ISIS, MARC21, UNIMARC
 In các sản phẩm thư mục.
 Các từ điển danh mục MARC21: ngôn ngữ, mã nước, địa lý.
1.3.Phân hệ Xuất bản phẩm nhiều kỳ
 Hỗ trợ khổ mẫu lưu trữ dữ liệu Holding data theo MARC21
 Quản lý bổ sung xuất bản phẩm nhiều kỳ
 Biên mục tổng thể và biên mục từng số
 Quản lý đóng tập và cá biệt hoá tập
 Quản lý thay đổi
 Quản lý giao nhận
 Tra cứu từng số: In phích (đặc thù báo tạp chí), OPAC.
1.4.Phân hệ Lưu thơng
 Quản lý bạn đọc
 Quy định và áp dụng chính sách (chế độ) phục vụ sử dụng tài liệu.
 Quản lý phục vụ sử dụng tài liệu: yêu cầu, mượn/trả, gửi/trả, photo
 Phân biệt rõ ràng nghiệp vụ mượn và đọc
 Tích hợp mã vạch tối đa trong hoạt động.
 Hệ thống báo cáo lưu thông đầy đủ

 Lưu thông đa điểm. Chính sách cho từng điểm
 Huy động mọi nguồn tài nguyên phục vụ học tập-nghiên cứu vào
phục vụ độc giả toàn trường.
1.5.Quản trị dữ liệu số
 Thu thập bổ sung các tư liệu cần số hố, cung cấp cơng cụ và
phương pháp để thu thập và bổ sung mọi dạng dữ liệu số hoá:
Text, images, Audio, Video...
 Hỗ trợ các chuẩn mở về eBook như OEBPS1.0 và các loại file
eBook phổ thông như PDF, DOC, RTF, XML, XLS, Microsoft
Reader, ...
 Biên mục dữ liệu số theo chuẩn MARC21, Dublin Core
 Tổ chức thông tin, tổ chức khai thác : tìm kiếm theo nội dung tài
liệu và xem trực tiếp
 Tuân theo chuẩn RDF, XML
1.6.Phân hệ Xuất/Nhập dữ liệu
Trang 7


 Xuất/nhập dữ liệu theo ISO2709 giữa MARC21, UNIMARC và
CDS/ISIS
 Nhập dữ liệu trực tiếp từ Internet theo chuẩn Z39.50
 Nhập/Xuất biểu ghi theo chuẩn ISO2709
 Nhập xuất với nhiều bảng mã tiếng Việt khác nhau: Unicode,
TCV6909,
 TCVN5712, VNI, VietRes...
 Hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu: tự động, bán tự động nhận dạng cấu
trúc CSDL.
 Việc Nhập/Xuất hai chiều đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và
đầy đủ nội dung của các trường trong CDS/ISIS mà thư viện đã
nhập.

1.7.Phân hệ Tra cứu (OPAC)
 Mục lục tra cứu tìm tin trực tuyến
 Lưu thông trực tuyến
 Dịch vụ thông tin trực tuyến
 Dịch vụ liên thư viện
 Khai thác dữ liệu số trực tuyến
 Đa ngơn ngữ
 Tích hợp Internet và bảo mật cao.
1.8.Mượn liên thư viện
 Đáp ứng chuẩn quốc tế về mượn liên thư viện ISO10160, 10161,
IPIG v2.0
 Thực hiện và giám sát các giao dịch bạn đọc - thư viện
 Thực hiện và giám sát các giao dịch thư viện - thư viện
 Đã thử nghiệm thành công với các tổ chức chuẩn quốc tế về
ISO10160, 10161.
 Đã thử nghiệm thành công với các thư viện uy tín trên thế giới.
 Tự động trao đổi thơng điệp qua E-mail được mã hoá dưới dạng
BER-MINE.
1.9. Phân hệ Quản lý kho
 Xây dựng cấu trúc kho đa cấp tương ứng với kho tài liệu trong
thư viện
 Xem thông tin chi tiết về tình trạng kho tài liệu
 Sắp xếp và tổ chức tài liệu trong kho
 Chuyển đổi tài liệu giữa các kho
 Kiểm kê hiện đại
 Quản lý sách mang ra khỏi kho
 Thanh lọc tài liệu và các cơng việc có liên quan đến tổ chức lại
kho
 Tích hợp mã vạch
 Báo cáo thống kê

Trang 8


1.10.Quản trị hệ thống
 Phân quyền sử dụng đến từng nút bấm
 Thực hiện sao lưu, phục hồi dữ liệu
 Có các biện pháp đảm bảo an tồn hệ thống
 Thiết lập các thơng số tồn hệ thống

2. Thực tập với phần mềm iLib
2.1.Bổ sung tài liệu:
Để có thể bổ sung tài liệu cho thư viện, ta vào thực hiện như sau: Từ giao diện
chương trình chọn “Bổ sung”, khi đó sẽ hiện ra cửa sổ:

Trang 9


Để mặc định bổ sung “Sách tập” hay “Sách lẻ” hoặc bất cứ
worksheet nào ta có thể vào modul “Worksheet” để điều chỉnh. Giao
diện của modul “Worksheet” như sau:

-Loại tài liệu: Chọn Worksheet muốn làm mặc định, sau đó click chọn
vào biểu tượng “!” để thiết lập.
-Thêm mới: Tạo một worrksheet mới.
-Sửa: Chỉnh sửa worksheet đã có.
-Copy: Sao chép worksheet
-Thốt: Thoát khỏi modul worksheet.
Sau khi thiết lập xong, ta chọn “ Xuất bản phẩm riêng biệt” (Đây là phần
tôi được hướng dẫn và trực tiếp thao tác suốt thời gian thực tập).

Trang 10


Tùy theo mục đích bổ sung mà chọn “Đơn đặt” hay “Đơn nhận”. Chẳng
hạn ta chọn “Đơn nhận” rồi chọn “Mã đơn” 27 chẳng hạn:

Lúc đó ta sẽ trở lại giao diện của “ Xuất bản phẩm riêng biệt”. Chọn tiếp
“Thêm sách lẻ”. Lúc này, giao diện của “Biểu ghi bổ sung” xuất hiện:

Trang 11


Giao diện của biểu ghi bổ sung tài liệu

* Các trường trong một biểu ghi “Bổ sung tài liệu”:
020 SỐ SÁCH THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISBN
a - Số ISBN
c - Điều kiện thu thập
041 MÃ NGÔN NGỮ
a - Mã ngơn ngữ của chính văn, của rãnh âm thanh hoặc nhan đề
riêng biệt
082 KÝ HIỆU PHÂN LOẠI THẬP PHÂN DEWEY (DDC)
2 - Lần xuất bản
a - Ký hiệu DDC
b - Số thứ tự của tài liệu
100 TIÊU ĐỀ CHÍNH- TÊN CÁ NHÂN
a Tên cá nhân
e Thuật ngữ xác định trách nhiệm liên quan
110 TIÊU ĐỀ CHÍNH- TÊN TẬP THỂ
a Tên tập thể hoặc tên pháp quyền

b Tên đơn vị trực thuộc
111 TIÊU ĐỀ CHÍNH- TÊN HỘI NGHỊ
a Tên hội nghị hoặc tên pháp quyền
c Địa điểm hội nghị
d Năm hội nghị
n Số thứ tự phần/ loại/ kỳ họp
245 NHAN ĐỀ CHÍNH
a Nhan đề (KL)
b Phần cịn lại của nhan đề
c Thông tin trách nhiệm
n Số phần/loại của tài liệu
p Nhan đề của phần/loại
246 DẠNG KHÁC CỦA NHAN ĐỀ
a Nhan đề chính/nhan đề giản lược
250 LẦN XUẤT BẢN
a - Lần xuất bản
260 ĐỊA CHỈ XUẤT BẢN, PHÁT HÀNH
a Nơi xuất bản, phát hành
b Nhà xuất bản, phát hành
Trang 12


c Năm xuất bản, phát hành
300 MÔ TẢ VẬT LÝ
a Khối lượng
b Các đặc điểm vật lý khác
c Kích thước
e Tài liệu kèm theo
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin ta tiến hành “Đánh chỉ mục”, sau đó
chọn “Ghi/ Đặt sách”. Màn hình sẽ hiện hộp thoại:

Ta chọn “ Ghi ”, nếu trùng dữ liệu sẽ hiện hộp thoại thông báo. Lúc này, ta
tiến hành “Tra trùng” để xác định tên sách nhập trùng để tìm hướng giải quyết.

Cửa sổ tra trùng
dữ liệu

Trang 13


Tại đây, ta khai báo các điều kiện để xác định tài liệu bị trùng, càng nhiều
điều kiện thì kết quả tìm kiếm sẽ được chính xác hơn.
Nếu q trình ghi dữ liệu thành cơng, ta tiến hành “Đăng kí cá biệt” cho
quyển sách.

Các tài liệu trong thư viện Trường CĐSP Sóc Trăng được đăng kí theo
kí hiệu kho, cụ thể như sau:
Kho đọc: KD.<Số cá biệt của cuốn sách>. Ví dụ: KD.00236
Kho mượn: KM. .<Số cá biệt của cuốn sách>. Ví dụ: KM.002124
Trong suốt q trình thao tác, nếu có bất cứ trục trặc gì sẽ có hộp thoại
thơng báo. Bởi thế, không nên vội vàng mà phải cẩn thận, đọc kĩ các thơng báo
để tìm cách giải quyết.
2.2.Biên mục tài liệu
Sau khi bổ sung tài liệu, ta tiến hành biên mục hồn chỉnh các thơng tin
cịn lại. Để vào đươc modul này ta thoát khỏi cửa sổ đến giao diện chính của
chương trình, chọn “Thẻ MARC21”. Để biên mục cuốn sách nào ta nhập số
Đăng kí cá biệt của cuốn sách đó ( Số Đăng kí cá biệt đã được cấp cho cuốn sách
trong lúc tiến hành bổ sung)
Về cơ bản các trường trong cửa sổ “Biên mục” giống với các trường trong
modul “Bổ sung”, chỉ thêm các trường sau:

490 THƠNG TIN TÙNG THƯ
a Thơng tin tùng thư
v Số tập/số thứ tự
Trang 14


500 PHỤ CHÚ CHUNG
a Phụ chú chung (KL)
520 TÓM TẮT/ CHÚ GIẢI
a Nội dung bài tóm tắt/ chú giải
650 TIÊU ĐỀ BỔ SUNG CHỦ ĐỀ - THUẬT NGỮ CHỦ ĐỀ
2 Nguồn của đề mục hoặc thuật ngữ
a Thuật ngữ chủ đề hoặc địa danh
653 THUẬT NGỮ CHỦ ĐỀ KHÔNG KIỂM SỐT
a Thuật ngữ chủ đề khơng kiểm sốt
700 TIÊU ĐỀ BỔ SUNG - TÊN CÁ NHÂN
a Tên cá nhân
e Thuật ngữ xác định trách nhiệm liên quan
710 TIÊU ĐỀ BỔ SUNG - TÊN TẬP THỂ
a Tên tập thể hoặc tên pháp quyền dùng làm tiêu đề
b Tên đơn vị trực thuộc
773 TÀI LIỆU CHỦ
a Tiêu đề chính
d Địa chỉ xuất bản
t Nhan đề
904 THƠNG TIN TẠP CHÍ
i Người nhập
Sau khi biên mục đầy đủ các thông tin, ta tiến hành ghi lại và đưa nó lên
hệ thống tra cứu trực tuyến.

Trang 15


Để làm được việc này, ta chọn “Duyệt” ở thẻ “Tình trạng”. Sau đó “Đánh
chỉ mục” và “Ghi lại”.
*Chú ý: Bất cứ mọi thay đổi phải được ghi lại, nếu khơng muốn ghi lại thì
chọn “Khơng ghi” theo hộp thoại dưới đây:

*Những yêu cầu khi thao tác với phần mềm iLib
Qua công tác thực tế, bản thân tôi rút ra một số yêu cầu đối với cán
bộ thư viện khi thao tác với phần mềm iLib:
- Người làm công tác nhập dữ liệu phải có kiến thức cơ bản
về tin học như đánh văn bản, cách sử dụng các phần mềm để hỗ trợ
cho iLib (Vietkey)...
- Phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về công tác thư viện
như biên mục, tóm tắt tài liệu,…
- Phải có tính cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm, …
- Phải cầu tiến, có sự tìm tịi trong cơng tác để tự trau dồi
chun mơn nghiệp vụ.
- Phải có khả năng làm việc độc lập, có sự thân thiện trong
quan hệ với đồng nghiệp..

Trang 16


III. KẾT LUẬN- ĐÁNH GIÁ
1. Đánh giá bản thân
Qua một tuần thực tập tại thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Sóc
Trăng, bản thân tơi đã quan sát và học tập được rất nhiều kinh nghiệm, đặc biệt
là trong công tác nhập dữ liệu với phần mềm quản lí thư viện iLib.

Sau một tuần thực tập, bản thân tôi nhận thấy cơng tác thư viện khơng
phải dễ dàng, địi hỏi người làm cơng tác phải có kiến thức, năng lực chun
mơn mới hồn thành tốt cơng việc từ đó bản thân tôi nhận thấy nhiều khuyết
điểm cần phải khắc phục, phát huy những mặt mạnh, cụ thể là:
1.1. Khuyết điểm:
- Bản thân còn thiếu kinh nghiệm nên khá lúng túng trong công việc,
cụ thể là trong việc nhập dữ liệu cho các trường 100, 110, 520, 700.
- Chưa nắm vững một số kiến thức nên gây khó khăn khi thao tác với
cơng việc…
1.2.Ưu điểm:
- Có kiến thức tin học nên dễ dàng thao tác với phần mềm iLib.
- Có tinh thần trách nhiệm trong cơng việc.
- Có sự tìm tịi trong công việc, luôn lắng nghe ý kiến của cán bộ
hướng dẫn và các bạn trong nhóm.
Trang 17


2. Đề xuất- Kiến nghị
Trong suốt suốt đợt gian thực tập, bản thân tơi và các thành viên trong
nhóm ln được sự quan tâm, giúp đỡ trực tiếp của cô Trân về cách sử dụng
phần mềm, giải đáp các thắc mắc của nhóm thực tập... Tơi xin cám ơn cơ và tập
thể cán bộ của Trung tâm KLF đã giúp tơi hồn thành đợt thực tập này.
Cũng qua thực tế cơng việc, tơi xin có ý kiến sau:
- Hệ thống máy tính dành cho việc nhập dữ liệu khơng đáp ứng thực tế
cơng việc: Tốc độ xử lí cơng việc của máy q chậm làm lãng phí thời
gian, cơng sức của người thao tác. Đôi khi gây ức chế cho người thao tác.
- Chỉ có 2/3 máy sử dụng được, buộc các thành viên trong nhóm phải
luân phiên thao tác nên hiệu quả chưa cao.
- Phòng làm việc chật hẹp nhưng chứa nhiều tài liệu.
Từ những ý kiến trên, rất mong được sự tiếp thu và khắc phục của lãnh

đạo nhà trường, của Trung tâm KLF để giúp chúng tôi có mơi trường thực tập tốt
hơn trong thời gian sắp tới.

Trang 18