chương trình quản lý bán hàng công ty

TRƯỜNG CĐSP THỪA THIÊN HUẾ
KHOA NGOẠI NGỮ - TIN HỌC
LỚP K31 CĐ TIN HỌC
BÀI BÁO CÁO
HỌC PHẦN: CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

Phần mềm quản lý bán hàng công ty
TNHH thương mại & dịch vụ tin học &
viễn thông TNC
Giáo viên hướng dẫn:
Đoàn Ngọc Minh
Sinh viên thực hiện:
Trần Thanh Tiến
Nguyễn Xuân Quý

I. Phát biểu bài toán :
1. Giới thiệu về công ty
Công ty TNHH thương mại & dịch vụ tin học & viễn
thông TNC là một công ty chuyên cung cấp, tư
vấn các vấn đề về dịch vụ tin học và viễn thông.
Với một công ty thương mại thì việc quản lý việc
giao dịch giữa khách hàng và công ty là một
công việc rất quan trọng, đòi hỏi phải có một mô
hình quản lý hợp lý chặt chẽ và linh hoạt.
Địa chỉ: 31 Hai Bà Trưng – Thành phố Huế.
TEL: 054.825000 hoặc 0913.417.855
FAX: (84.8) 829444
E-mail :

2. Phạm vi bài toán bài toán

Trong khuôn khổ bài tập lớn môn học này, chúng
tôi không có tham vọng tìm hiểu cặn kẽ cả hệ
thống quản lý của từng khâu mà chúng tôi sẽ
đi sâu vào khảo sát hệ thống quản lý về bán
hàng của công ty với các chức năng liên quan
đến việc giao dịch , bảo hành , thông qua đó
phân tích, xem xét những ưu nhược điểm của
hệ thống này và đề xuất ra một hệ thống quản
lý mới hiệu quả hơn, linh hoạt hơn.

3. Mô tả bài toán:
Đối với khách mua hàng:
-Khi khách tới mua hàng thì nhân viên kinh
doanh sẽ giới thiệu các mặt hàng công ty có và
các dịch vụ kèm theo.
-Nhân viên kinh doanh sẽ lập đơn đăt hàng theo
yêu cầu của khách hàng nếu công ty có thể
cung ứng được. Nếu không nhân viên kinh
doanh sẽ hẹn khách hoặc giới thiệu một mặt
hàng khác tượng tự.

-Khi đã lập đơn đặt hàng xong, nhân viên kỹ
thuật sẽ kiểm tra hàng trong kho và lấy hàng
chuẩn bị giao cho khách hàng.
-Nhân viên kế toán sẽ đảm nhận nhiêm vụ giao
hàng và nhận tiền từ khách hàng.

-Khi khách đến bảo hành thì sẽ liên hệ trực tiếp
với nhân viên kinh doanh. Bộ phận kinh doanh
sẽ nhận hàng ,phiếu bảo hành và ghi lai một số

thông tin về khách hàng. Nhân viên kinh doanh
sẽ kiểm tra hàng còn thời hạn bảo hành hay
không. Sau đó sẽ chuyển hàng qua bộ phận kỹ
thuật để tiến hành sửa chữa cho khách. Khách
hàng có thể chờ lấy hàng hoặc hẹn ngày trả
với nhân viên kinh doanh theo khối lượng
công việc sửa chữa.
-Khách hàng có thể gọi điện bảo hành tận nhà
Bảo hành :

Khuyến mãi:
-Tùy theo chỉ đạo của ban giám đốc công ty,
nhân viên kinh doanh sẽ gửi đến khách hàng
các chương trình khuyến mãi mới nhất

Lập báo cáo :
-Tuỳ theo yêu cầu của ban quản lý mà các bộ
phận chức năng sẽ phải đưa ra các báo cáo.
Báo cáo có thể chia làm nhiều loại khác nhau:
báo cáo bất thường hay báo cáo định kì (hàng
ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm) báo
cáo về số hàng bán được, lượng khách hay
doanh thu.

Nhập hàng :
-Nhân viên kế toán, thủ kho và nhân viên kỹ thuật
sẽ chịu trách nhiệm về việc nhập hàng mới về.
-Nhân viên thủ kho sẽ lập một phiếu nhập
kho.Trên phiếu gồm có :
+Ngày lập.

+Họ tên người giao hàng.
+Nhập tai kho nào ,địa điểm.
+Tên, nhãn hiệu , quy cách, phẩm chất vật tư ,
dụng cụ, số lượng sản phẩm hàng hoá.

+Số chứng từ gốc kèm theo.
+Thành tiền.
-Nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra các mặt hàng
nhập về.
-Nhân viên kế toán sẽ tổng hợp các thông tin để
làm báo cáo sau này.

Xuất hàng :
Khi cần xuất hàng thì kiểm soát chặt chẽ hơn ,
người thủ kho sẽ lập một phiếu xuất kho. Và
phiếu này phải có chữ ký của:
+Người lập phiếu.
+Người nhận hàng.
+Thủ kho.
+Kế toán trưởng.
+Giám Đốc.

4. Đánh giá hệ thống :
Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ
bản của việc quản lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới,
các nhà công ty cạnh tranh nhau khốc liệt về giá cả cũng
như chất lượng dịch vụ. Công ty nào cũng cần phải cố
gắng nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu
chi phí quản lý. Hệ thống quản lý cũ của công ty vẫn còn
nhiều bất cập, điều này không những làm phát sinh những

chi phí quản lý không cần thiết mà còn làm cho công việc
quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm ,
khó lòng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ để
cạnh tranh. Cụ thể hệ thống quản lý này có những nhược
điểm sau:

Nhược điểm :
-Tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức khó
khăn.
-Rất tốn thời gian, công sức mà không hiệu quả
và dễ xảy ra sai sót.
-Khó lòng đưa ra các dự đoán chính xác, nhanh
chóng để bộ phận quản lý có thể kịp thời điều
chỉnh các chính sách của công ty

Nhược điểm :
-Phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của mỗi
cán bộ trong công ty.
-Điều này khiến cho luồng thông tin lưu chuyển
giữa các bộ phận không được thông suốt và
cũng có thể phát sinh kẽ hở để kẻ gian (khách
hàng và nhân viên) lợi dụng.

Ưu điểm :
-Công việc được giải quyết một cách tương đối
linh hoạt, mềm dẻo chứ không quá máy móc.
-Công ty có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều
kinh nghiệm,một đội ngũ nhân viên mới có
trình độ cao, cơ chế quản lý này có thể tận
dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán bộ, điều

mà máy móc không thể làm được.

5. Đề xuất giải pháp cho hệ thống :
+Xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý đồng
bộ, hiệu quả đồng thời thích hợp với những
đặc thù riêng của công ty.
+Thực hiện đào tạo về nghiệp vụ, và kỹ năng sử
dụng máy tính, kỹ năng sử dụng phần mềm.
+Công ty phải có một mạng LAN để việc trao đổi
thông tin được nhất quán, thông suốt.

II.Xây dựng bài toán :
1. Các tác nhân :
-Nhân viên kinh doanh.
-Nhân viên kỹ thuật.
-Nhân viên tài chính kế toán.
-Khách hàng.

2. Các trường hợp sử dụng :
1. Đặt Hàng.
2. Nhập hàng.
3. Lập báo cáo.
4. Bảo hành.
5. Khuyến mãi.
6. Lưu thông tin khách hàng.
7. Lập hóa đơn.
8. Bán hàng.

a. Đặt hàng :THSD01
-Mô tả: Khách hàng thực hiện việc đặt hàng tại công

ty.
-Tác nhân kích hoạt: Khách hàng
-Luồng cơ sở:
+ Đăng nhập vào hệ thống.
+ Nhập thông tin hàng cần đặt.
-Luống phụ: Không có
-Điều kiện trước: Người dùng đăng nhập thành công
vào hệ thống.
-Điều kiện sau: Hoàn thành công việc.

b. Nhập hàng: THSD02
-Mô tả: Nhập các loại hàng công ty đặt tại nhà cung cấp vào
kho.
-Tác nhân kích hoạt: Bộ phận kế toán, nhân viên kỹ thuật.
-Luồng cơ sở:
+Đăng nhập vào hệ thống.
+Chon chức năng nhập hàng sau đó nhập thêm hàng sửa
xóa thông tin hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng.
+Lưu vào hệ thống.
-Luồng phụ: Không có.
-Điều kiện trước: Đăng nhập thành công vào hệ thống
-Điều kiện sau: Kết thúc khi kế toán nhập hàng hoàn thành và
lưu vào cơ sở dữ liệu của hệ thống.

c. Lập báo cáo: THSD03
-Mô tả: Bộ phận quản lý thống kê lập báo cáo số lượng bán
được, tình hình tài chính
-Tác nhân kích hoạt: Bộ phận kế toán.
-Luồng cơ sở
+Đăng nhập vào hệ thống

+kiểm tra số lượng tồn, hàng bán chạy.
+Tổng hợp.
+Báo cáo lên giám đốc.
+Lưu thông tin vào hệ thống.
-Luống phụ: Không có.
-Điều kiện trước: người dùng đăng nhập thành công vào hệ
thống
-Điều kiện sau: Người dùng thoát khỏi chức năng thống kê của
hệ thống.

d. Bảo hành: THSD04
-Mô tả: Khách hàng đem hàng tới bảo hành.
-Tác nhân kích hoạt: Nhân viên kỹ thuật.
-Luống cơ sở:
+Đăng nhập vào hệ thống
+Chọn chức năng bảo hành.
+Lưu thông tin vào cơ sở hệ thống
-Luồng phụ: Không có.
-Điều kiện trước: Người dùng đăng nhập thành
công vào hệ thống
-Điều kiện sau: Hoàn thành công việc, thoát khỏi
chức năng

e. Khuyến mãi: THSD05
-Mô tả: Nhân viên kinh doanh đưa các thông tin
khuyến mãi cho khách hàng
-Tác nhân kích hoạt: Nhân viên kinh doanh
-Luồng cơ sở:
+Đăng nhập thành công vào hệ thống
+Chọn chức năng khuyến mãi.

+Lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu hệ thống
-Luồng phụ: Không có
-Điều kiện trước: Người dùng đăng nhập thành
công vào hệ thống
-Điều kiện sau: Hoàn thành công việc, thoát khỏi
chức năng.

f. Lưu thông tin khách hàng: THSD06
-Mô tả: Nhân viên kinh doanh lưu thông tin khách
hàng
-Tác nhân kích hoạt: Nhân viên kinh doanh.
-Luồng cơ sở:
+Đăng nhập thành công vào hệ thống
+Chọn chức năng lưu thông tin khách
hàng.
+Lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu hệ
thống.
-Điều kiện trước: Người dùng đăng nhập thành
công vào hệ thống
-Điều kiện sau: Hoàn thành công việc, thoát khỏi
chức năng.