Xử trí những trục trặc “kinh niên” khi làm việc nhóm ppsx

Xử trí những trục trặc
“kinh niên” khi làm
việc nhóm
Làm việc nhóm, không ai tránh khỏi chuyện bất đồng ý kiến,
tranh luận, phản bác Những vấn đề đau đầu này không chỉ hút
cạn năng lượng sáng tạo của nhóm mà còn khiến năng suất làm
việc giảm xuống đáng kể. Đâu là bí quyết để xử trí?


Các giai đoạn trong làm việc nhóm
Không phải các cá nhân khi hợp thành một nhóm là có thể bắt tay vào
làm việc ngay một cách ăn ý. Các nhóm làm việc đều phải trải qua
bốn giai đoạn phát triển khác nhau: hình thành, “bão tố”, định hình và
hoàn thiện. Việc xác định được nhóm làm việc của bạn đang ở giai
đoạn nào sẽ giúp trưởng nhóm cũng như các thành viên có được cách
xử trí phù hợp.
Trong giai đoạn mới hình thành, các thành viên trong nhóm bắt đầu
làm quen với cách làm việc của nhau nên người lãnh đạo nhóm cần
phải trực tiếp và thẳng thắn. Giai đoạn “bão tố” là khi các mâu thuẫn
và xung đột bắt đầu “ló dạng”, nên trưởng nhóm cần bảy tỏ sự thông
hiểu cũng như trực tiếp nhìn nhận vấn đề. Đến giai đoạn định hình,
các thành viên lúc này đã hiểu rõ sự khác biệt, ưu – khuyết của nhau,
nên trưởng nhóm cần khuyến khích và hỗ trợ nhiều hơn. Vào giai
đoạn cuối, khi cách làm việc của nhóm đã hoàn thiện và mỗi người
đều có thể dễ dàng thể hiện bản thân, thì người đầu tàu chỉ cần ghi
nhận công sức của họ và cổ vũ.
Các công cụ giúp bạn xử trí “bệnh kinh niên”
Có rất nhiều cách để xử trí bất đồng mang tính xây dựng chứ không
“bàn ra”, và trong bất kỳ cách nào thì người “đứng mũi chịu sào” luôn
phải phát huy năng lực lãnh đạo của mình.
- Xử trí vấn đề, chứ không bới móc cá nhân

- Tập trung vào những gì có thể làm được, chứ không phải những
“tảng đá chắn đường”
- Khuyến khích bày tỏ những quan điểm, góc nhìn khác nhau và đối
thoại chân thành
- Chia sẻ cảm xúc chứ không đổ lỗi
- Thừa nhận trách nhiệm đối với phần việc của mình
- Lắng nghe để hiểu ngọn nguồn trước khi phản bác
- Tôn trọng ý kiến của người khác
- Giải quyết vấn đề đi đôi với việc xây dựng các mối quan hệ
Khi mâu thuẫn nảy sinh trong cuộc họp, cả nhóm cần chú tâm giải
quyết càng sớm càng tốt. Nếu mâu thuẫn không liên quan gì đến đề tài
công việc, nên trì hoãn để lại sau. Nếu tình hình quá căng thẳng, quá
nóng, hãy giải lao để các thành viên “nguội” bớt.

Vào lại khuôn khổ
Việc “trật đường ray” khi làm việc nhóm có thể khiến các thành viên
rối tung và xáo trộn công việc của nhóm. Để đảm bảo cả nhóm có thể
vào lại khuôn khổ, các thành viên cần:
- Tổ chức cuộc họp “cấp cứu” để các thành viên ngồi lại cùng nhau
xem xét vấn đề, và cách phòng tránh tình trạng tái diễn.
- Đưa ra quy định chung của nhóm và cần sự đồng thuận của mọi
người
- Ghi nhận và ăn mừng thành quả của các thành viên trong nhóm
Đừng bao giờ để cho những “trục trặc kinh niên” làm cản bước tiến
của toàn đội. Xử trí các mâu thuẫn bằng kỹ năng và sự tự tin, nhóm
của bạn sẽ đạt được mục tiêu đề ra