OCD áp dụng KPIs tại công ty AROMA nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công việc

LOGO
ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY TNHH AROMA NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ THỰC HIỆN
CÔNG VIỆC
GVHD: PGS. TS Trần Kim Dung
Nhóm thực hiện:
1. Phạm Minh Quân
2. Lê Ngọc Nhung
3. Ngô Thị Kim Loan
4. Trần Minh Phương
5. Đỗ Thanh Sơn
NỘI DUNG
3. CỦNG CỐ SỰ THAY ĐỔI
2. TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
1. CHUẨN BỊ ĐỂ THAY ĐỔI
CHUẨN BỊ ĐỂ THAY ĐỔI
GIỚI THIỆU CÔNG TY AROMA
- Tên công ty: Công Ty TNHH Phát Triển Aroma
- Địa chỉ trụ sở: 15A, ngõ 136, đường Trung Liệt, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội.
- Chi nhánh tại TP.HCM: lầu 5, cao ốc Nhất Nghệ, 49 Hoàng Văn Thụ, phường 15, quận Phú Nhuận, TP.HCM .
GIỚI THIỆU CÔNG TY AROMA
Các sản phẩm của công ty Aroma:
+ Lớp học tiếng anh dành riêng cho người đi làm
+ Đào tạo tiếng Anh cho Doanh nghiệp
+ Lớp học riêng theo yêu cầu
CHUẨN BỊ ĐỂ THAY ĐỔI
CHUẨN BỊ ĐỂ THAY ĐỔI
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY
XÁC ĐỊNH CÁC CHIẾN LƯỢC THAY ĐỔI
Các vấn đề gặp phải và nguyên nhân
+ Bộ phận kinh doanh
- Chỉ tiêu doanh số cho bộ phận kinh doanh chưa phù hợp với chu kỳ kinh doanh khác nhau.

- Các hoạt động hàng ngày của nhân viên không được quản lý giám sát gắt gao: gọi điện thoại cho khách hàng, duy trì khách hàng cũ và
tìm kiếm khách hàng mới…
- Không có các chỉ tiêu cụ thể để đánh giá kết quả làm việc của nhân viên.
- Tác phong làm việc của nhân viên vẫn chưa chuyên nghiệp.
CHUẨN BỊ ĐỂ THAY ĐỔI
XÁC ĐỊNH CÁC CHIẾN LƯỢC THAY ĐỔI
Các vấn đề gặp phải và nguyên nhân
+ Bộ phận Marketing
- Các chỉ tiêu của bộ phận marketing không rõ ràng chủ yếu là chỉ tiêu theo các chiến dịch.
- Các kênh marketing online ( google adwords, SEO, fanpage, websites, quảng cáo online, tổ chức các sự kiện online…chỉ tiêu đo lường cũng mang tính khách quan cảm
nhận của cấp quản lý.
- Các kênh offline:
Quảng cáo ngoài trời – dán decal, phát tờ rơi, quảng cáo frame thang máy
Tài trợ hộp khăn giấy cho các quán cơm
Hợp tác đối tác trong quảng bá chéo thương hiệu
Tổ chức sự kiện lớp phát âm miễn phí
Chỉ tiêu của kênh offline đều không rõ ràng, vẫn chủ yếu dựa theo cảm tính
CHUẨN BỊ ĐỂ THAY ĐỔI
XÁC ĐỊNH CÁC CHIẾN LƯỢC THAY ĐỔI
- Dựa vào tình hình kinh doanh và hoạt động cũng như những vấn đề AROMA
đang gặp phải. Nhóm tư vấn quyết định lựa chọn chiến lược thay đổi bằng can
thiệp nguồn nhân lực.

Sử dụng công cụ KPI để xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc. Cụ thể:
+ Thứ nhất, xây dựng được chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cho phòng ban, bộ phận, nhóm, cá nhân đi kèm thước đo hiệu suất và
biện pháp thực hiện.
+ Thứ hai, xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc dựa trên KPI và dựa vào năng lực của nhân viên. Các tiêu chí được xây dựng
SMART.
CHUẨN BỊ ĐỂ THAY ĐỔI
SƠ LƯỢC VỀ KPI

KPI là từ viết tắt của Key Performence Indicator, tiếng việt là chỉ số đánh giá hiệu quả hoặc chỉ số hiệu quả trọng yếu…
Đây là công cụ quản lý, được sử dụng để đo lường, phân tích khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức. Khi một tổ chức đã
thiết lập sứ mạnh, tầm nhìn và các mục tiêu thì phải theo dõi, đo lường được mức độ thực hiện các mục tiêu đề ra.
CHUẨN BỊ ĐỂ THAY ĐỔI
SƠ LƯỢC VỀ KPI
•
Ưu điểm:

Có tính khả thi cao.

Là một công cụ hữu ích giúp nhà quản lý theo dõi các chỉ số để đánh giá hiệu quả công việc.

Mỗi bộ phận trong công ty cũng thiết lập các KPI và từ đó hỗ trợ đạt được mục tiêu chung của công ty.
•
Nhược điểm:

Cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của bọ phận/phòng/ban.

Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn phải đảm bảo tính khách quan, khoa học về phương
pháp.
CHUẨN BỊ ĐỂ THAY ĐỔI
CHUẨN BỊ ĐỂ THAY ĐỔI
CÁC BƯỚC THỰC HIỆN HỆ THỐNG KPI
TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
1. Timeline triển khai
2. Chuẩn bị đội ngũ triển khai KPIs
3. Xác định các KRAs cho từng bộ phận cụ thể
4. Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá)
5. Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
6. Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng

TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
Dự án Week Pre 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Post
Họp quản lý cấp cao

X X X  X   X     X   X  X
Thành lập”KPI team”

X X                
Xây dựng văn hóa và tiến trình
“Just do it”
  X X X             
Xây dựng kế hoạch triển khai KPI một cách hoàn thiện
  X X              
Truyền thông nội bộ hệ thống KPI đến toàn bộ nhân viên
    X X X X X X X       
Xác định các yếu tố cố lõi thành công của tổ chức
  X X X X X           
Ghi nhận các hiệu quả thực hiện thành cơ sở dữ liệu
   X X X X X X X X X X X X X X X
Chọn những team có kết quả thực hiện tốt
      X X X X X X X     
Phát triển hệ thống khuôn khổ báo cáo ở tất cả các cấp
        X X X X X X X X X 
Tạo điều kiện triển khai các KPI phù hợp
             X X X X X
Tinh chế lại các chỉ tiêu để hoàn thiện và phát triển
                 X
ĐỘI NGŨ TRIỂN KHAI KPIS
TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
KRA PHÒNG KINH DOANH

TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
KRAs cho nhân viên kinh doanh
Mục tiêu Môtảmụctiêu
1. Đạt chỉ tiêu doanh số hàng tháng Khaitháckinhdoanhthôngqua tưvấnchokháchhàngvềchươngtrìnhhọctiếnganh
chongườiđilàmcủaaroma.
Chỉtiêu:90,000,000/Người
2. Chủ động tìm kiếm, xây dựng danh sách khách
hàng tiềm năng
Chủđộngtìmkiếmkháchhàngthôngquacáckênhtrêninternet.
Chỉtiêu:30kháchhàng/tháng
3. Chăm sóc khách hàng hiện tại Hỗtrợkháchhànghiệntạicácvấnđề trongquátrìnhhọcvànhucầubảolưu.Hỗtrợ
toànbộcácyêucầuphùhợpcủakháchhàng.
4. Gọi điện tư vấn khách hàng Gọiđiệntưvấnkháchhàngtrongdanhsáchkháchhàngtiềmnăngvàkháchhàngchủ
độngliênhệthôngquacáckênhliênhệcủaaroma.
Chỉtiêu:30cuộcgọi/ngày
TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
5. Spam email tìm kiếm khách hàng tiềm năng Gửiemailmaketingvềcácchươngtrìnhkhuyếnmãivàthôngtinkhóahọccủaaromanhằmtìm
kiếmvàtiếpcậnkháchhàngtiềmnăng.
Chỉtiêu:100email/ngày
6. Xây dựng data email dùng cho email
marketing
Dùngcáccôngcụlọcemailtựđộngđểtìmkiếmvàcậpnhậtdataemaildùngchoemailmarketing.
Chỉtiêu:500email/ngày
7. Phát triển kỹ năng tư vấn cá nhân Thamgiacácbuổitậphuấnvềkỹnăngtưvấn
Chỉtiêu:3buổi/tháng
8. Báo cáo Thựchiệncácbáocáohằngngàyvềhoạtđộngkinhdoanhtrongngàytheoformchotrưởngnhóm.
Chỉtiêu:1báocáo/ngày
9. Kế hoạch kinh doanh Lập kế hoạch kinh doanh củacá nhân nhằm đạtđượcdoanh số.Kế hoạch được triển khai theo
tuần.
Chỉtiêu:1kếhoạch/tháng

KRA PHÒNG KINH DOANH
Chỉ tiêu Trọng số (%)
Định mức
Thước đo
L1 L2
Tìmkiếmkháchhàngmới 40 20 30 Họcviên
Chămsóckháchhànghiệntại 20 0.7% 0.5% %họcviên
Chiphíkháchhàng 10 0.8% 0.5% %chiphí/doanhthu
Thamgiakếhoạchđàotạo 10 1 0 Lầnvắngmặt
Hoànthànhbáocáo 5 1 0 Lầnkhônghoànthành
Đónggópýkiến 10 3 5 Lần
Viphạmnộiquy 5 2 0 Lần
KRA PHÒNG KINH DOANH
TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
KRA PHÒNG KINH DOANH
Định mức L1:
•
Mức tối thiểu L1 là mức yêu cầu ít nhất phải đạt được, kết quả thực tế nếu nhỏ hơn mức này thì tương ứng
KPI đạt được bằng 0%.
Định mức L2:
•
Mức mục tiêu L2 là mức yêu cầu thách thức mong muốn đạt được, kết quả thực tế nếu nhỏ hơn mức này thì
tương ứng KPI đạt được bằng 100%.
TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
LIÊN HỆ KPIS PHÒNG KINH DOANH VÀ LƯƠNG THƯỞNG
Nhân viên đạt KPI sẽ được lãnh 100% lương cố định và 100% lương KPI. Nếu không đạt KPI thì lương và phụ cấp được
tính như sau:
Điểm KPI Lương cố định Lương KPI
≥ 85 100% 85%
50 ≤ điểm KPI < 85 100% 70%

Dưới 50 100% 0%
TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
KRA PHÒNG MARKETING
TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
KRAs cho nhân viên Marketing
1. Tổ chức sự kiện Tổchứclớpphátâmmiễnphívớikháchmờitốithiểulà12người.
Chỉtiêu:1lớp/1tháng
2. Quản trị và phát triển fanpage QuảntrịnộidungwebsiteMBTIhàngngàynhằmtănglượngfans
Chỉtiêu:5post/ngày
Tăng300fans/tháng
3. Hoạt động tài trợ Tàitrợcácvậtphẩmtàitrợcủaaromađếncácđốitáctheokếhoạchđềxuất.
Chỉtiêu:Tàitrợ90%sốlượngvậtphẩmđãlênkếhoạchtàitrợ
4. Báo cáo tuần Lậpbáocáotheotuầnvềcáchoạtđộngđãthựchiệntrongtuần
Chỉtiêu:1báocáo/tuần
KRA PHÒNG MARKETING
TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
5. Kế hoạch tuần Xây dựng các kế hoạch triển khai hoạt động theo tuần
Chỉ tiêu: 1 báo cáo / tuần
6. Báo cáo và kế hoạch tháng ThựchiệnhoàntấtbáocáovềcáchoạtđộngMarketingvàngàycuốicùngcủathángvàlậpkếhoạch
triểnkhaimarketingtrongthángtiếptheo.
Chỉtiêu:1báocáo+kếhoạch/tháng
7. Nghiên cứu và khảo sát thị trường Thựchiệnnghiêncứuvàkhảosátthịtrườngvềnhucầuvàhànhvicủakháchhàngtheokếhoạchđịnh
kỳhàngnămcủabangiámđốc
Chỉtiêu:1nghiêncứu/3tháng
8. Cập nhật thông tin đối thủ cạnh tranh Cậpnhậtthôngtinvềcáchoạtđộngmarketingcủađốithủcạnhtranh,tìnhhìnhchungcủathịtrường
giáodục.
Chỉtiêu:1tuần/báocáo
9. Đề xuất các hoạt động marketing khác Chủđộngđềxuấtracácchươngtrìnhmarketingkhácnhằmthúcđẩyhiệuquảcủahoạtđộngmarketing
tàiaromasàigòn
Chỉtiêu:1đềxuất/2tháng

Chỉ tiêu Trọng số (%)
Định mức
Thước đo
L1 L2
Tổchứcsựkiện 40 10 20 Họcviên/lớp
Quảntrịvàpháttriểnfanpage 20 3 5 Post/ngày
Hoạtđộngtàitrợ 10 70% 100% %kếhoạchtàitrợ
Nghiêncứuvàkhảosátthịtrường 10 0 1 Lần/3tháng
Hoànthànhbáocáo 5 1 0 Lầnkhônghoànthành/quý
Đónggópýkiến 10 0 1 Lần/2tháng
Viphạmnộiquy 5 2 0 Lần
TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
KRA PHÒNG MARKETING
LIÊN HỆ LƯƠNG THƯỞNG
TRIỂN KHAI ÁP DỤNG KPIs TẠI CÔNG TY AROMA
ĐiểmKPI Lươngcốđịnh LươngKPI
≥85 100% 85%
50≤điểmKPI<85 100% 70%
Dưới50 100% 0%
CỦNG CỐ SỰ THAY ĐỔI

Thu thập và phân tích thông tin phản hồi

Tìm kiểm lỗ hổng và kiểm soát sự chống đối

Thực hiện hành động sửa chữa và đánh dấu sự thành công
CỦNG CỐ SỰ THAY ĐỔI
Thu thập và phân tích thông tin phản hồi
Phiếu đánh giá ẩn danh
•

Đánh giá các yếu tố thông qua thang đo mức độ hài lòng từ 1 - 5
•
Sự phù hợp của các yếu tố
•
Tính thuận tiện khi áp dụng KPI trong công việc
•
Chế độ khen thưởng, đãi ngộ khi áp dụng KPI
•
Khả năng phối hợp công việc với các bộ phận, phòng ban khác
•
Khả năng nâng cao hiệu quả công việc
•
Mức độ hài lòng khi áp dụng KPI
•
Các ghi chú, góp ý về các chỉ tiêu KPIs cụ thể trong công việc của từng cá nhân. Những góp ý điều chỉnh về
các mức chỉ tiêu.