Quản lý “nhân viên di động” pot

Quản lý “nhân
viên di động”
Ngồi thu mình trong góc một quán cà phê lớn trong tòa nhà Petro
Việt Nam đầu đường Lê Duẩn (TP.HCM), anh Đức Việt - nhân viên
một doanh nghiệp kinh doanh thép đang hý hoáy thao tác với chiếc
điện thoại Nokia E61.

“Chờ chút nhé, sếp vừa gọi bảo xem và góp ý cho một hợp đồng bên tôi
mới nhận” - Việt nói trong khi vẫn rất tập trung với việc đang làm. Việc
sếp giao vẫn được hoàn thành trong khi anh không nhất thiết phải ngồi ở
cơ quan.

Mật độ phủ của các mạng WiFi đang ngày càng mở rộng, đặc biệt là ở
các thành phố lớn. Bên cạnh đó, các nhà cung cấp thiết bị đầu cuối cũng
đã đua nhau tung vào thị trường Việt Nam những ứng dụng hướng tới
doanh nhân (bao gồm cả điện thoại di động và máy tính xách tay).

Ngay cả ở những vùng thiếu sóng WiFi, hạ tầng kết nối GPRS (mà sắp
tới đây là 3G) vẫn cho phép giới nhân viên văn phòng giao dịch qua
mạng, nhờ đó họ trở nên tự do hơn trong quá trình làm việc. Khái niệm
“nhân viên di động” đã dần định hình song hành cùng những thuật
ngữ mới như “không gian làm việc không cố định”, “bàn làm việc
nóng”…

Các chủ doanh nghiệp cũng rất ưa thích loại hình này vì họ có thể tinh
giản đáng kể chi phí cho văn phòng, địa điểm làm việc. Không những
vậy, cơ chế làm việc thoáng giúp các doanh nghiệp trở nên hấp dẫn hơn
đối với những nhân viên trẻ, có tài năng nhưng lại thích làm việc theo
kiểu linh hoạt, mọi nơi, mọi lúc với yếu tố hiệu quả công việc được đặt
lên hàng đầu. Tuy nhiên để đảm bảo hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp
cũng gặp phải không ít khó khăn trong khâu quản trị nhân sự, bởi loại

hình làm việc di động đòi hỏi tính linh hoạt cao và cũng rất khó quản lý.

Nhu cầu làm thay đổi tư duy, kỹ năng quản lý
“Sếp tôi quản lý dựa theo đầu việc và mức độ hoàn thành chứ không đo
đếm theo thời gian. Tám giờ làm việc của tôi có thể bắt đầu từ 10 giờ
sáng cho tới 7 giờ tối. Hiện tại, nhiều người nói cách quản lý như vậy là
thoáng, là lỏng lẻo, nhưng tôi không nghĩ vậy. Vấn đề là hiệu quả công
việc đích thực” - Minh Việt cho biết.

Cùng chia sẻ quan điểm này, anh Quốc Bảo - chủ một công ty trang trí
nội thất nằm trên đường Lý Thường Kiệt (quận Tân Bình) cho biết rằng
khi các “nhân viên di động” tỏa ra khỏi văn phòng, nhà quản trị không
thể theo dõi họ để biết họ thực hiện các hoạt động đã được lập trình sẵn
ra sao. Khác với môi trường làm việc cố định nơi công sở, môi trường
làm việc bên ngoài chịu nhiều ảnh hưởng của các yếu tố khách quan và
đòi hỏi tính tự giác của nhân viên.

Để phát huy hiệu quả đội ngũ nhân viên di động, chính sách quản trị
nhân lực nên tập trung theo đầu việc, áp dụng cơ chế đãi ngộ hợp lý cho
mỗi đầu việc hoàn thành. Công ty của anh Quốc Bảo có hơn mười
người, trong đó hơn một nửa nhân viên là các “nhân viên di động”. Công
việc chính mà nhóm này làm là thăm căn hộ của khách hàng, quan sát và
làm rõ hơn các yêu cầu về thiết kế nội thất. Chi tiết đơn hàng bao gồm
ảnh chụp, yêu cầu cụ thể của khách… thường xuyên được gửi trực tiếp
thông qua các thiết bị cầm tay về văn phòng. Ngay sau đó họ lại tiếp
nhận báo giá từ văn phòng gửi đến.

Không thể phủ nhận rằng phong cách làm việc với chỗ ngồi cố định vẫn
có những ưu điểm đáng kể, nổi trội nhất là ý thức hợp tác trong doanh
nghiệp. Sự thiếu vắng các đồng nghiệp có thể dẫn tới tình trạng nhân

viên văn phòng bị cô độc về tâm lý. Để giải tỏa tình trạng này, nên tập
trung nhiều hơn cho việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng cường
tính tương tác thường xuyên giữa hai nhóm nhân viên cố định và di động
và nếu có thể, nên định kỳ hoán đổi vị trí công việc giữa hai nhóm để tạo
được sự chia sẻ cần thiết trong công việc.
Sách lược quản trị
Đội ngũ “nhân viên di động” bên cạnh đội ngũ nhân viên cố định truyền
thống khiến đối tượng và phạm vi điều chỉnh của bộ phận quản lý nhân
sự rộng hơn nhiều nên rất cần đảm bảo cả tính linh hoạt và sự nhất quán.

Ý thức sâu sắc về vai trò của ứng dụng công nghệ đối với phương pháp
làm việc còn mới mẻ, anh Quốc Bảo chia sẻ: “Bước đầu tiên, tôi mô tả
những đầu mục công việc dành cho nhân viên di động, những thiết bị để
họ có thể hoàn thành tốt những công việc được giao, đồng thời cũng
đảm bảo khả năng theo dõi, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của
họ. Để tránh bị rối, tôi cố gắng tinh giản tối đa yêu cầu đặt ra đối với kỹ
sư công nghệ, chỉ tập trung vào những yêu cầu cốt lõi như tính khả
dụng, tốc độ và tính bảo mật.

Ví dụ với website tiếp nhận đơn hàng, yêu cầu quan trọng nhất là có
thiết kế gọn, có phiên bản dành cho truy nhập thông qua các thiết bị cầm
tay. Khả năng tiếp cận từng nội dung trên website căn cứ vào cấp độ của
tài khoản được dành riêng cho từng đối tượng nhân viên đăng nhập”.
Khi đã có đủ nền tảng công nghệ phục vụ cho cả nhóm nhân viên cố
định và nhân viên di động, doanh nghiệp nên quay trở lại với những
nguyên tắc quản trị nhân lực truyền thống với hiệu quả đã được khẳng
định, tránh quá lạm dụng công nghệ. Cụ thể, những biểu mẫu phục vụ
quá trình thực hiện một đơn hàng vẫn cần được in ra vì ngay cả khi thực
hiện các giải pháp bảo mật và sao lưu, thì nguy cơ trục trặc, mất mát dữ
liệu vẫn rất cao. Đối với những nội dung thông tin quan trọng cần xử lý

gấp, ngay sau khi gửi đi email thông báo, nhân viên di động vẫn cần
được thói quen gọi điện để xác nhận hiện trạng của email…

Theo Đức Cường
DNSGCT