lập kế hoạch đàm phán

Phần 4
Lập kế hoạch đàm phán
Mục đích: yếu tố quyết định
chiến lược đàm phán
•
Xác định mục đích đàm phán là bước đầu
tiên trong mọi quá trình đàm phán.
•
Các nhà đàm phán phải xác định rõ ràng
mục đích và mục tiêu đàm phán.
•
Việc xác lập mục đích ảnh hưởng trực tiếp
và gián tiếp đến chiến lược đàm phán.
Mục đích, chiến lược và lên kế
hoạch
MỤC ĐÍCH CHIẾN LƯỢC
KẾ HOẠCH
Tác động trực tiếp và gián tiếp của
mục đích đến chiến lược đàm phán
•
Tác động trực tiếp
–
Những mong muốn không phải là mục đích
–
Mục đích gắn liền với mục đích của đối
phương
–
Mục đích thường có giới hạn nhất định
–
Mục đích cần phải rõ ràng và cụ thể
•

Tác động gián tiếp
–
Củng cố mối quan hệ hiện tại
Chiến lược và Chiến thuật
•
Chiến lược: kế hoạch tổng thể để đạt
được mục đích đàm phán.
•
Chiến thuật: các động thái ngắn hạn, có
tính phản hồi để thực hiện các chiến lược
bao quát hơn.
–
Chiến thuật là một bộ phận của chiến lược
–
Chiến thuật do chiến lược quyết định
•
Lập kế hoạch: các hoạt động cần thiết để
thực hiện chiến lược.
Cách xây dựng chiến lược
•
Đơn phương:
–
Chiến lược được thiết lập mà không cần quan
tâm đến chiến lược của đối tác.
•
Song phương:
–
Chiến lược có cân nhắc cả chiến lược của đối
phương.
Các lựa chọn chiến lược

•
Lựa chọn chiến lược dựa trên câu trả lời
của hai câu hỏi sau:
–
Tôi quan tâm đến việc đạt được kết quả mong
đợi nhiều như thế nào?
–
Tôi quan tâm đến việc gìn giữ mối quan hệ
hiện tại và tương lai nhiều như thế nào?
Mô hình hai mối quan tâm
HỢP TÁC NHƯỢNG BỘ
CẠNH TRANH
LẢNG TRÁNH
Mức độ quan trọng của kết quả?
Cao
Thấp
Cao
Thấp
Mức
độ
quan
trọng
của
quan
hệ?
Tìm hiểu các giai đoạn của
quá trình đàm phán
•
Sự tương tác của hai bên thay đổi như thế
nào qua thời gian?

•
Sự tương tác này có liên quan đến các
yếu tố đầu vào và đầu ra của cuộc đàm
phán như thế nào?
•
Các chiến thuật tác động đến quá trình
đàm phán như thế nào?
Tìm hiểu các giai đoạn của
quá trình đàm phán
•
Quá trình đàm phán trải qua các giai đoạn
sau đây:
–
Giai đoạn bắt đầu (khởi tạo)
–
Giai đoạn giữa (giải quyết vấn đề)
–
Giai đoạn cuối (đạt được thỏa thuận)
Các bước mấu chốt của quá
trình đàm phán
•
Chuẩn bị:
–
Xác định mục đích và phong cách đàm phán
•
Xây dựng quan hệ:
–
Tìm hiểu sự giống và khác nhau giữa hai bên
–
Xây dựng sự cam kết đạt được kết quả hai

bên cung có lợi
•
Thu thập thông tin:
–
Thu thập đầy đủ thông tin cho cuộc đàm phán
Các bước mấu chốt của quá
trình đàm phán
•
Sử dụng thông tin:
–
Tập hợp các thông tin để hiểu rõ tình thế
•
Thương lượng:
–
Các bên đưa ra các đề xuất ban đầu
–
Trao đổi các thỏa hiệp
•
Khép lại cuộc đàm phán:
–
Các bên thiết lập sự cam kết đạt thỏa thuận
•
Thực hiện thỏa thuận:
Chuẩn bị thực hiện chiến
lược: quá trình lập kế hoạch
•
Xác định rõ các vấn đề
•
Kết nối các vấn đề và xây dựng các giải
pháp đàm phán hỗn hợp

•
Xác định mối quan tâm của họ: tại sao
bạn cần đạt được những gì bạn muốn?
Chuẩn bị thực hiện chiến
lược: quá trình lập kế hoạch
•
Biết các giới hạn và các giải pháp dự
phòng
•
Xác lập các mục tiêu và các đề xuất ban
đầu
•
Phân tích bối cảnh và các bộ phận liên
quan của cuộc đàm phán
Chuẩn bị thực hiện chiến
lược: quá trình lập kế hoạch
•
Phân tích đối tác:
–
Tại sao họ muốn đạt được mục đích
–
Làm thế nào để thể hiện được vị thế của mình
và bác bỏ lập luận của đối tác
•
Trình bày các vấn đề với đối tác
Chuẩn bị thực hiện chiến
lược: quá trình lập kế hoạch
•
Xác định các nghi thức cần phải tuân theo
trong quá trình đàm phán

–
Khi nào và ở đâu sẽ đàm phán?
–
Ai sẽ tham gia đàm phán?
–
Chương trình đàm phán như thế nào?
Xác định giới hạn dưới
Bước 1: Suy nghĩ về giải pháp thay thế. Giả sử bạn muốn bán nhà
với mức giá mục tiêu là $275,000. Bạn sẽ làm gì nếu không có ai trả
giá đó? Hãy nghĩ về những phương án thay thế khả thi.
Bước 2: Đánh giá từng phương án thay thế. Xếp hạng các giải pháp
thay thế theo sức hấp dẫn tương đối hoặc giá trị của chúng. Nếu
một giải pháp thay thế không chắc chắn, ví dụ như giảm giá, bạn
phải xác định xác suất mà người mua sẽ đồng ý tại giá đó. Giả sử
bạn giảm giá xuống còn $265.000. Dựa trên nghiên cứu bạn đánh
giá khả năng thành công của việc chào giá đó là 60%. Phương án
thay thế tốt nhất chính là BATNA của bạn.
Bước 3: Nỗ lực cải thiện BATNA. Trong trường hợp này bạn có thể liên
hệ với một công ty môi giới để đánh giá phương án cho thuê ngôi
nhà hoặc bạn có thể cải thiện một chút để thu được hiệu quả cao
hơn trên đầu tư (ví dụ: sơn mới căn nhà). Tất nhiên BATNA hấp
dẫn nhất là có một đề nghị chào mua ngôi nhà trong tay.
Bước 4: Quyết định giá tối thiểu. Bạn đánh giá khả năng của thỏa thuận tại mức
giá $250,000 hoặc cao hơn 95%. Bạn nghĩ rằng bạn có 5% khả năng không
đạt được mức giá mà mình đưa ra và bạn phải cho thuê căn nhà đó. Các khả
năng luôn diễn ra và có tổng bằng 100%. Không có cơ hội cho sự thay thế.
Bạn có thể đánh giá khả năng kỳ vọng vào việc bán căn nhà như sau:
Giảm giá xuống còn $265,000 P
sale
= 60%

Giám giá xuống $250,000 P
sale
= 35%
Cho thuê căn nhà P
rent
= 5%
Giá trị tổng thể theo “rủi ro” của mỗi phương án thay thế được tính như sau:
Giá trị của việc giảm giá xuống $265,000 = $265,000 x 0.60 = $159,000
Giá trị của việc giảm giá xuống $250,000 = $265,000 x 0.35 = $87,500
Giá trị của việc cho thuê nhà = $100,000 x 0.05 = $5,000
Giá trị tổng thể theo xác suất của 3 phương án trên là:
$159,000 + $87,500+ $5,000 = $251,500
Xác định giới hạn dưới
19
Thu thập thông tin
Các yếu tố thúc đẩy
•
Tìm hiểu tất cả về những bên liên quan.
–
Không chỉ tìm hiểu về mục tiêu mà còn tìm hiểu
những điều đặc biệt thúc đẩy mong muốn của họ.
•
Tìm hiểu về phong cách giao tiếp và cách tiếp
cận để giải quyết vấn đề của họ.
20
Thu thập thông tin:
Đừng giới hạn bản thân từ những gì bạn thấy.
•
Tìm hiểu về lịch sử của một tổ chức.
•

Trao đổi: Thảo luận các vấn đề với các thành viên trong
tổ chức nhưng không tham gia đàm phán. Thông
thường, các cá nhân không có liên quan đến cuộc đàm
phán lại có ảnh hưởng lớn đến kết quả đàm phán
–
Thảo luận bên ngoài các cuộc họp chính thức với các cá nhân
tham gia đàm phán.
–
Dành thời gian để tạo không khí thư giãn và thoải mái. Quan hệ
gắn kết sẽ tạo ra sự tin tưởng, nhờ đó cởi mở hơn trong việc tiết
lộ thông tin.
–
Thông tin cần thiết để hiểu nhu cầu và động lực của người khác
không phải lúc nào cũng nằm trong tầm tay của bạn. Các bài
viết, các trang Web hoặc kiến thức của riêng bạn về một công ty
hay ngành công nghiệp nào đó có thể là một kho tàng thông tin.
21
Phân tích sự đồng cảm
•
Tự hỏi xem phía bên kia hiểu gì về nhu cầu của bạn?
•
Điều gì ngăn cản họ đồng tình với bạn?
•
Chính bạn có biết những điều bạn thực sự quan hay
không?
Nếu bạn hiểu được mối quan tâm của họ và của bạn thì
bạn sẽ có thể tìm được những giải pháp để hai bên cùng
có lợi.
22
Phân tích sự đồng cảm

•
Phân tích những hậu quả tiềm tàng từ thỏa
thuận bạn đang xúc tiến mà người khác cũng sẽ
nhận ra.
–
Phân tích sự cảm thông sẽ giúp bạn hiểu được mối quan tâm
của phe đối lập.
–
Sau đó bạn sẽ được trang bị tốt hơn để đưa ra một thỏa thuận
có lợi mà cả hai bên đều có thể chấp nhận.
•
Nếu có thì phải tìm ra tất cả các mối quan tâm
mà mỗi bên đang cố gắng theo đuổi.
Sơ đồ mục tiêu và mối quan tâm
Đối
tác 1
Đối
tác 3
Mục tiêu
-
-
Mỗi
quan
tâm
-
-
Đối
tác 2
Mục tiêu
-

-
Mỗi
quan
tâm
-
-
Mục tiêu
-
-
Mỗi
quan
tâm
-
-
•
Sơ đồ mục tiêu và mối quan tâm thể hiện các mục tiêu và
mối quan tâm gắn kết tất cả các bên trong một cuộc đàm
phán
•
Nhìn vào sơ đồ này, bạn sẽ biết cần phải có thông tin gì,
cần hỏi điều gì và làm thế nào để đưa ra các đề xuất phù
hợp
Tóm tắt về quá trình lập kế hoạch
đàm phán
•
“… lập kế hoạch là quá trình quan trọng nhất
trong quá trình đàm phán …”
•
90% hoạt động lên kế hoạch sẽ diễn ra trước
khi đàm phán.