Rào cản thường gặp trong giao tiếp (Phần 6a ) pptx

Rào cản thường gặp trong giao tiếp (Phần 6a )
Rào cản giao tiếp là điều không thể tránh khỏi tại nơi làm việc. Những
rào cản này làm thay đổi luồng thông tin bình thường. Những yếu tố làm
méo mó quá trình giao tiếp rõ ràng được gọi là “Nhiễu”. Nhiễu có thể
xảy ra bất cứ lúc nào, bất cứ giai đoạn nào trong quá trình giao tiếp.
Người quản lý nên nhận thức được tầm quan trọng của việc hiểu rõ quá
trình giao tiếp tại nơi làm việc, tập trung vào :
Rào cản giao tiếp
Cách bộ não làm việc
Hành vi của người gởi thông điệp
Hành vi của người nhận thông điệp
Làm thế nào để vượt qua rào chắn của giao tiếp
Nghe
Đọc ngôn ngữ cơ thể
Nói

Đào tạo kỹ năng

1. Cách bộ não làm việc
Nhận thức về thực tế
Nhận thức là cách chúng ta giải thích và hiểu thực tế. Nhận thức hình
thành thực tế của con người qua các bước sau:
Con người thu thập thông tin, Nhưng:
Chỉ thu thập một số lượng nhỏ - họ không thể ghi nhận tất cả các dữ liệu
giác quan có thể mang lại cho họ.
Thu thập có chọn lọc - họ thấy những gì họ muốn thấy, họ tìm dữ liệu hỗ
trợ các giả định ban đầu của họ và bỏ qua những thông báo hay bằng
chứng phản biện.
Thu thập theo một thứ tự nhất định
Con người sắp xếp các thông tin vào các mục, nhưng:
Phân loại là nguy hiểm, vì sẽ dẫn đến những giả định hay dự đoán nhất

định, ví dụ như: "người da màu là người bạo lực", hay "Người già không
muốn thay đổi".
Người ta hình thành thực tế, nhưng:
Mỗi người trong số họ có thể có thực tế rất khác nhau của riêng mình,
nhận thức rất khác nhau. Các khác biệt này thường gây hiểu lầm và xung
đột.
Rập khuôn và định kiến
Rập khuôn là một chức năng tự nhiên của tâm con người, nhằm đơn giản
hóa các phức tạp thực tế và làm cho cơ thể và tâm trí của chúng tôi phát
triển các phản ứng tự động để kích thích tương tự.
Stereo có nghĩa là "thiết đặt hình ảnh". Khi áp dụng cho con người, rập
khuôn dùng để chỉ tạo thành ngay lập tức hoặc cố định hình ảnh của một
nhóm người, thường là dựa trên các giới hạn hoặc không đầy đủ thông
tin. Rập khuôn thường xuyên thường sẽ dẫn đến kết quả là hình thành
định kiến, ý kiến tiêu cực về người khác. Rập khuôn và định kiến là
nguyên nhân gây thất bại trong giao tiếp, và hơn thế nữa, dấn đến hành
động hay tình cảm không tốt. Định kiến dựa trên những hình ảnh hạn
hẹp, quá mức của con người, những khuôn mẫu tiêu cực có khả năng
dẫn những hậu quả tệ hại như phân biệt đối xử hay bạo lực.
Thông thường, người ta có thói quen rập khuôn các đặc điểm về:
Tuổi: tất cả các thanh thiếu niên yêu rock and roll và không tôn trọng
người lớn tuổi
Giới tính: đàn ông muốn chỉ có một điều từ một người phụ nữ
Chủng tộc: mọi người Hoa đều giống nhau
Tôn giáo: tất cả những người thuộc Hồi giáo đều là khủng bố
Nghề nghiệp: tất cả các luật sư tham lam
Quốc gia: Mọi người Somali đều nghèo đói
Địa danh: mọi người sống ở một thành phố nào đó đều lười biếng
Đồ vật: Đồng hồ Thụy Sĩ là hoàn hảo
Rập khuôn có bốn đặc điểm chính:

Đều đơn giản hơn so với thực tế
Chúng được hình thành từ "trung gian văn hóa" hơn là kinh nghiệm cá
nhân
Thường là sai do bản chất của nó
Thường sẽ rất khó thay đổi nếu đã được hình thành từ thơ ấu, bám chặt
vào nhận thức và hành vi của con người.
Nhận thức về mối quan hệ
Mọi người có thể nhận thấy mối quan hệ với những người khác dựa trên
ba vai trò: cha mẹ, người lớn và trẻ em.



Nếu một cá nhân dự định xây dựng quan hệ giữa người lớn với người
lớn, nhưng cách trao đổi giống như giữa người lớn với trẻ em, quá trình
tương tác sẽ dẫn đến sự hiểu lầm và giận dữ.
Phối cảnh và siêu phối cảnh
Có ba cấp độ tư duy làm phức tạp mối quan hệ giao tiếp:
Không ai muốn làm tổn thương người kia; thay vì giao tiếp công khai và
giải quyết mọi hiểu lầm.




Giới tính khác biệt
Allan và Barbara Pease mô tả, trong cuốn sách của họ "Tại sao nam giới
không lắng nghe và nữ giới không thể đọc được bản đồ", theo một cách
rất hài hước một thực tế rất quan trọng: sự khác biệt giữa nam giới và nữ
giới theo cách giao tiếp. Họ chứng minh rằng sự khác biệt được hình
thành giữa nam giới và nữ giới từ rất lâu vì lý do sinh tồn: nam giới giữ
vai trò thợ săn, tập trung vào công việc của mình; nữ giới nuôi dạy con

cái, tập trung vào việc xây dựng và giữ mối quan hệ. Từ việc giữ các
chức năng khác nhau, tâm trí của họ cũng hình thành và phát triển dọc
theo sự chuyên trách của mình.
Bộ não của nam giới có ít trung tâm phát ngôn hơn so với phụ nữ
Bà mẹ, con gái và em gái thường sẽ nói thay mặt cho những người đàn
ông từ gia đình của họ: Hãy thử hỏi một cậu bé năm tuổi "Cháu khoẻ
không?" và mẹ anh hoặc chị sẽ ngay lập tức trả lời thay "Rất tốt, cảm ơn
bạn!"
Cũng vì vậy mà nữ nói nhiều hơn nam
Một người đàn ông nói: " tôi đã không nói chuyện với vợ tôi trong sáu
tháng vì không muốn làm ngắt lời cô ta”. Một người đàn ông nói trung
bình khoảng 2.000-4.000 từ/ ngày, bằng một phần ba số lượng một
người phụ nữ. Điều này rõ ràng hơn vào cuối ngày, khi người đàn ông
và người phụ nữ ăn cùng nhau ở nhà. Ông đã hoàn thành lượng từ ngữ
dự trữ của mình, còn cô vẫn còn rất nhiều. Hãy thử lắng nghe họ xem có
quen thuộc không?
Đàn ông chỉ ngắt lời khi có dấu hiệu của xâm phạm hoặc gây hấn.
Đàn ông thường gào lên: "Đừng có ngắt lời tôi", câu này có thể nghe
thấy trên khắp thế giới, bằng tất cả mọi ngôn ngữ.
Phát biểu của nam giới luôn luôn bao gồm các giải pháp cho các vấn đề
họ đang nói, để họ cảm thấy câu chuyện không bị gián đoạn. Đối với
một người phụ nữ, điều này khá lạ, vì mục tiêu của họ khi nói chuyện
chủ yếu là xây dựng mối quan hệ và ít nhắm đến việc giải quyết vấn đề.
2. Hành vi của người gửi
Từ đa nghĩa
Thường thì mọi người không thể chọn một từ phù hợp nhất để nói chính
xác những gì họ muốn diễn tả. Từ đó có thể có ý nghĩa khác nhau đối
với những người khác nhau.
Những suy nghĩ và cảm giác ẩn
Cũng như mật mã quân sự phục vụ mục đích an ninh quốc gia, người

dân có thể chọn mã thông điệp của mình cho các mục đích an ninh cá
nhân; Hoặc vì họ đã được đào tạo từ thời thơ ấu cách thể hiện gián tiếp
về nhiều đề tài và cảm xúc.
Một trong những lý do cơ bản gây hiểu lầm chính là việc giải mã hoàn
toàn chỉ dựa trên cơ sở phỏng đoán.
Có thể quan sát hành vi của một người dễ dàng, nghe họ nói và nhìn
thấy hành động của họ, nhưng:

Người ta chỉ có thể hình dung những ý nghĩa của từ ngữ và hành
động.



Suy nghĩ hay cảm xúc của một người thường được che dấu rất cẩn thận
và không thể nào quan sát trực tiếp được.

Người gởi không thể nào thấy cảm xúc của người khác, hoặc họ bị che
giấu
Cảm xúc giúp định hình giá trị. Đó là một phần cơ bản của động lực và
sự hỗ trợ để xác định phương hướng và mục đích trong cuộc sống. Cảm
xúc cung cấp cho con người những đầu mối để giải quyết vấn đề.
Điều quan trọng là không được mù loà để có thể nhận ra cảm xúc của
người khác, để nhận thức được nội tâm đa dạng của thế giới cảm xúc.
Kỹ năng này có thể giúp khắc phục sự thất bại trong giao tiếp.
3. Hành vi của người nhận
Nghe có chọn lọc
i. Con người có bộ lọc gây nhiễu những gì họ nghe thấy.
ii. Con người có bộ lọc sự chú ý, giữ cho không bị quá tải bởi sự gia tăng số
lượng âm thanh và thông tin.
iii. Con người có bộ lọc tình cảm, ngăn chặn hoặc bóp méo sự hiểu biết của họ.

iv. Con người có những mong đợi từ người khác làm bóp méo hành vi của họ.
Người nghe dễ dàng bị phân tâm
Nhiều người nhận được một cách dễ dàng bị phân tâm và rơi vào trạng
thái mơ mộng trong khi người gửi vẫn tiếp tục nói. Một trong những lý
do nghe kém là con người có thể suy nghĩ nhanh hơn nhiều so với nói.
Trong khi người ta nghe, họ có rất nhiều thời gian rảnh rỗi để suy nghĩ.
Tốc độ nói trung bình là 125-150 từ/ phút. Tỉ lệ này khá chậm đối tai và
não, là những bộ phận có tốc độ xử lý nhanh hơn và nhiều hơn gấp bốn
lần.
Hành động ngăn chặn sự giao tiếp
Thường thì người nhận có cách đáp ứng mà theo các nhà nguyên cứu là
có nguy cơ gây ngăn chặn giao tiếp khá cao, gia tăng khoảng cách về
tình cảm giữa con người với nhau và giảm hiệu quả giải quyết vấn đề
của người khác.
Phản ứng được chia thành ba loại chính:
Chỉ trích
Nhiều người cảm thấy rằng họ cần phải chỉ trích hoặc người khác sẽ
không bao giờ tiến bộ. Họ cảm thấy rằng trách nhiệm của họ là đưa ra
một đánh giá tiêu cực đối với hành động hoặc thái độ của người khác.
Đặt tên
Đặt biệt danh cho người khác hoặc hạ thấp họ cũng ngăn cản con người
hiểu thêm về nhau.
Chẩn đoán
Một người khác cho biết anh ta luôn trong tình trạng phòng thủ, hoặc cư
xử như thể đang mắc phải một lỗi lầm hoặc có những trạng thái không
được bình tĩnh. “Tôi đi guốc vào bụng anh…” - giao tiếp bị chặn.
Cách thức gởi
Mệnh lệnh
Mệnh lệnh là một giải pháp được gởi một cách cưỡng chế và hậu thuẫn
bằng vũ lực. Người ta bị đặt vào thế phòng thủ và bực bội. Mệnh lệnh

cuối cùng có thể dẫn đến sự phá hoại. Mệnh lệnh ngụ ý rằng những ý
kiến của người khác là vô nghĩa, vì thế nó có xu hướng làm giảm lòng tự
trọng.
Hăm doạ
Sự đe dọa là một giải pháp được gửi kèm theo lời nhấn mạnh vào việc
trừng phạt sẽ xảy ra, nếu giải pháp này không được thực hiện. Hăm doạ
gây ra cảm xúc tiêu cực cùng loại với những cảm xúc gây ra do mệnh
lệnh. “Hoặc anh làm, hoặc là …”.
Giảng giải
Nhiều người muốn hậu thuẫn cho giải pháp của họ bằng quyền lực của
đạo đức hay thần học. "Đó là điều đúng đắn cần làm", "Bạn nên nói với
anh ta lời xin lỗi", giảng giải gây cảm giác lo lắng, sự cáu giận và ngăn
chặn việc bộc lộ trung thực.
Khuyên bảo
Cạm bẫy lời khuyên là luôn luôn là một cám dỗ mỗi khi có ai nói với
bạn về vấn đề của họ. Lời khuyên thì có gì sai? Thường thì người khác
cảm thấy như thế là xúc phạm đến trí thông minh của họ. Nó ngụ ý sự
thiếu tự tin vào khả năng của người khác để đối phó với vấn đề của
chính họ. Ngoài ra, những người đưa ra lời khuyên ít khi hiểu được trọn
vẹn đầy đủ ý nghĩa của vấn đề. Họ không thể ý thức được sự phức tạp,
cảm xúc và nhiều yếu tố khác nằm tiềm ẩn ở dưới bề mặt.
Tránh người khác phiền lòng.
Chuyển hướng
Một trong những cách thay đổi thường xuyên nhất nhằm thay đổi sự
quan tâm của người khác về một chủ đề trong hội thoại được gọi là
"chuyển hướng".
Chuyển hướng xuất hiện khi người nghe thiếu ý thức hay kỹ năng lắng
nghe hiệu quả. Đôi khi chuyển hướng cũng xuất hiện khi người ta không
thấy thoải mái với những cảm xúc hình thành do cuộc hội thoại.
Luận cứ logic

Khi người nghe đang bị căng thẳng hoặc khi có xung đột xảy ra, việc
đưa ra các luận cứ logic cũng có thể gây sự bực bội. Logic chỉ tập trung
vào sự kiện mà không quan tâm đến cảm xúc. Đôi khi cảm xúc mới là
vấn đề chính. Sử dụng logic, ngay cả khi thật sự cần thiết, cũng có khả
năng gây ra nguy cơ làm cho giao tiếp bị ngăn chặn.