Quản trị học - chương 5 pot

Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
CHƯƠNG 5 CHỨC NĂNG KIỂM TRA
Mục đích: Sau khi nghiên cứu và học tập xong chương này, các em Sinh viên có thể:
 Nắm được quan điểm và ý nghĩa của công tác kiểm tra trong doanh nghiệp
 Nắm được nội dung cần kiểm tra và các phương pháp thích hợp để kiểm tra
 Hiểu và biết cách vận dụng công tác kiểm tra trong thực tế để các hoạt động theo kế
hoạch được thực hiện một cách có hiệu quả.
 Trên cơ sở những nhận thức trên, Sinh viên có thể phấn đấu rèn luyện để trở thành những
nhà quản trị giỏi trong tương lai.
5.1. Các khái niệm cơ bản về kiểm tra
5.1.1. Khái niệm
Theo H.Fayol “trong kinh doanh, kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có thực
hiện theo kế hoạch đã được vạch ra và theo những chỉ thị, những nguyên tắc đã được ấn định
hay không. Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự
vi phạm. Nó đối phó với mọi sự , bao gồm sự vật, con người và hành động”.
Với tư cách một chức năng quản trị, kiểm tra được hiểu là: “quá trình xác định thành
quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát
hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một
chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được
các mục tiêu đã định”.
5.1.2. Bản chất của kiểm tra
- Hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động: Thông thường, cơ chế kiểm tra
trong quản trị được xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi. Theo hệ thống này, các
nhà quản trị tiến hành đo lường kết quả thực tế, so sánh các kết quả này với các tiêu chuẩn,
xác định và phân tích các sai lệch. Sau đó, để thực hiện những điều chỉnh cần thiết, họ phải
đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình nhằm đi tới kết
quả mong muốn.
Sơ đồ 5.1: Vòng liên hệ ngược của kiểm tra
- Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo: Ngược lại với hệ thống phản hồi về kết quả
của các hoạt động, hệ thống kiểm tra dự báo sẽ giám sát ngay đầu vào của hệ thống và quá
trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống

thực hiện kế hoạch hay không. Nếu không thì những đầu vào hoặc quá trình trong hệ thống sẽ
được thay đổi để thu được kết quả mong muốn.
107
Mục tiêu
Xác định
chênh lệch
Tìm lý do
chênh lệch
Đề ra biện pháp
điều chỉnh
Điều
chỉnh
Đo lường ◘So sánh
Bài giảng: Quản trị học
S 5.2: H thng kim tra d bỏo
5.1.3 Vai trũ ca kim tra
Kim tra l nhu cu c bn nhm hon thin cỏc quyt nh trong qun tr. Kim tra
thm nh tớnh ỳng sai ca ng li, chin lc, k hoch, chng trỡnh v d ỏn; tớnh ti
u ca c cu t chc qun tr; tớnh phự hp ca cỏc phng phỏp m cỏn b qun tr ó v
ang s dng a doanh nghip tin ti mc tiờu ca mỡnh. Nh vy:
- Kim tra nhm m bo cho cỏc k hoch c thc hin vi hiu qu cao nh vic
ch ng phỏt hin kp thi nhng sai lm trc khi chỳng tr nờn nghiờm trng.
- Kim tra nhm m bo thc thi quyn lc qun tr ca nhng ngi lónh o doanh
nghip. Nh kim tra, cỏc nh qun tr cú th kim soỏt c nhng yu t s nh hng n
s thnh cụng ca doanh nghip
- Kim tra giỳp doanh nghip theo sỏt v i phú vi s thay i ca mụi trng. Thay
i l thuc tớnh tt yu ca mụi trng. Nh kim tra cỏc nh qun tr s nm c bc tranh
ton cnh v mụi trng v cú nhng phn ng thớch hp trc cỏc vn v c hi thụng
qua vic phỏt hin kp thi nhng thay i ang v s nh hng n sn phm v dch v
ca doanh nghip.

- Kim tra to tin cho quỏ trỡnh hon thin v i mi. Vi vic ỏnh giỏ cỏc hot
ng, kim tra khng nh nhng giỏ tr no s quyt nh s thnh cụng ca doanh nghip
trong sn xut kinh doanh. Nhng giỏ tr ú s c tiờu chun hoỏ tr thnh mc ớch,
mc tiờu, quy tc, chun mc cho hnh vi ca cỏc nhõn viờn trong doanh nghip. ng thi,
kim tra giỳp cho cỏc nh qun tr bt u li chu trỡnh ci tin mi hot ng ca doanh
nghip thụng qua vic xỏc nh nhng vn v c hi cho doanh nghip
- To iu kin thc hin mt cỏch thun li cỏc chc nng u quyn, ch huy v
thc hin ch trỏch nhim cỏ nhõn
5.1.4 Ni dung v mc kim tra
5.1.4.1. Ni dung kim tra
Nhim v chung ca kim tra trong doanh nghip l thụng qua kim tra phi phỏt hin
ra nhng sai lch ca thc t so vi mc tiờu, t ú ra cỏc bin phỏp thớch hp v kp thi
ci tin, hon thin quỏ trỡnh xõy dng k hoch cng nh t chc thc hin k hoch. V
mt c th, cụng tỏc kim tra phi t c nhng mc ớch c bn sau:
- Bo m kt qu t c phự hp vi mc tiờu ca t chc.
108
u v o
Quỏ trỡnh
thc hin
u ra
H thng
kim tra
Bài giảng: Quản trị học
- Bo m cỏc ngun lc ca t chc c s dng mt cỏch hu hiu.
- Lm sỏng t v ra nhng kt qu mong mun chớnh xỏc hn theo th t quan
trng
- Xỏc nh v d oỏn nhng chiu hng chớnh v nhng thay i cn thit trong cỏc
vn nh: Th trng, sn phm, ti nguyờn, tin nghi, c s vt cht
- Phỏt hin kp thi nhng vn v nhng n v b phn chu trỏch nhim sa
sai.

- Lm n gin hoỏ cỏc vn u quyn, ch huy, quyn hnh v trỏch nhim
- Phỏc tho cỏc tiờu chun tng trỡnh bỏo cỏo loi bt nhng gỡ ớt quan trng hay
khụng cn thit.
- Ph bin nhng ch dn cn thit mt cỏch liờn tc ci tin s hon tt cụng tỏc
tit kim thi gian, cụng sc ca mi ngi gia tng nng sut v em li li nhun cao.
Mun thc hin c nhng nhim v trờn cn phi xỏc nh rừ ni dung kim tra,
mc kim tra. Trờn thc t, mi mt sai lm cú th phỏt sinh t nhiu khõu, cú liờn quan
ti nhiu b phn v cỏ nhõn khỏc nhau. Vỡ vy, xỏc nh y nht v nguyờn nhõn
cng nh hu qu ca nhng sai lm ú cn phi t chc kim tra mt cỏch ton din. Tuy
nhiờn, iu ny khụng phi khi no cng thc hin c v khụng phi khi no cng cn thit
phi thc hin nh th mi cú th t c mc tiờu ra. Cỏch kim tra hiu qu nht thu
hỳt c s ng h ca ụng o mi ngi trong t chc l thc hin mt cỏch khoa hc, cú
k hoch, cú t chc cht ch, cú phng phỏp ỳng sao cho ch cn tiờu tn sc lc, thi
gian, ti chớnh mt cỏch ớt nht nhng vn t c mc tiờu ra. t c iu ny,
cụng tỏc kim tra cn tp trung vo nhng khu vc, nhng hot ng, nhng con ngi cú
kh nng nh hng ln ti s tn ti v phỏt trin ca doanh nghip. ú chớnh l cỏc khu vc
trng tõm v nhng im kim tra thit yu:
- Cỏc khu vc hot ng thit yu l nhng lnh vc, khớa cnh, yu t ca doanh
nghip cn phi hot ng cú hiu qu cao m bo cho ton b mi hot ng ca doanh
nghip u dn n thnh cụng nh mong i.
- Cỏc im kim tra thit yu l nhng im thng xy ra thiu sút, hn ch v khi
xy ra thỡ thng cú nh hng ln ti kt qu hot ng ca doanh nghip
thy rừ iu ny, chỳng ta cú th tham kho mt s im kim tra thit yu trong
nhng lnh vc quan trng ca doanh nghip nh sau:
Sn xut Marketing Qun tr nhõn s Ti chớnh k toỏn
- Chng loi SP
- S lng SP
- Cht lng SP
- Chi phớ SX
- Mc hon

thnh k hoch SX
- Doanh thu tiờu th
- Chi phớ bỏn hng
- Chi phớ qung cỏo
- Mc hi lũng
ca ngi tiờu dựng
- Kt qu bỏn hng
ca tng nhõn viờn
- Nng sut lao ng
- Mi quan h gia
nhng ngi lao
ng
- Nhng cỏ nhõn tp
th in hỡnh
- Phỏt trin lc lng
- Ti sn ca doanh
nghip
- Kt qu sn xut
kinh doanh
- D tr
- Lu chuyn tin t
109
Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
quản trị viên
Trên thực tế, việc xác định được những điểm thiết yếu trong kiểm tra không phải khi
nào cũng dễ dàng và thuận lợi. Để tìm được những nội dung kiểm tra hữu hiệu, chúng ta cần
phải trả lời được những câu hỏi cơ bản như sau:
- Những điểm nào phản ảnh rõ nhất mục tiêu của tổ chức?
- Những điểm nào phản ảnh rõ nhất tình trạng không đạt được mục tiêu?
- Những điểm nào đo lường tốt nhất sự sai lệch?

- Những điểm nào xác định rõ nhất trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận có liên quan
- Những điểm nào thực hiện một cách thuận tiện nhất và ít tốn kém nhất
5.1.4.2. Mức độ kiểm tra
Trong thực tế đang còn tồn tại hai quan điểm trái ngược nhau về kiểm tra. Có quan
điểm cho rằng nên kiểm tra, họ thích được kiểm tra vì thông qua kiểm tra nhà quản trị có thể
đánh giá được chính xác công trạng và những nỗ lực cố gắng của những người thực hiện công
việc. Thông thường những người thích được kiểm tra là những người làm tốt và có nhiều cố
gắng nên đạt được nhiều thành tích trong công tác. Bên cạnh quan điểm trên còn có quan
điểm sợ kiểm tra nên họ thường né tránh và có những biểu hiện thiếu hợp tác đối với các cán
bộ kiểm tra. Thông thường đây là những người thiếu năng lực công tác, thiếu ý thức tổ chức
kỷ luật và hay phạm phải khuyết điểm trong khi làm việc. Bên cạnh cản trở này, việc kiểm tra
thái quá còn có thể gây ra sự chống đối, mất ổn định trong tổ chức, dễ gây ra sự căng thẳng,
mất đoàn kết, ảnh hưởng đến các hoạt động trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần phải xác
định mức độ và phạm vi kiểm tra một cách khoa học để tránh hai khuynh hướng kiểm tra thái
quá hoặc buông lỏng kiểm tra. Nói cách khác, khi thiết lập hệ thống kiểm tra cần phải đảm
bảo sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền tự do cá nhân; giữa chi phí cho kiểm tra và lợi
ích mà kiểm tra mang lại. Mặt khác, các yếu tố ảnh hưởng tới quá trình kiểm tra luôn có sự
thay đổi nên quá trình kiểm tra, phương pháp kiểm tra cũng phải thường xuyên đổi mới cho
phù hợp với hoàn cảnh và môi trường.
5.1.5. Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra
Trong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến hành công tác kiểm tra cần
tuân theo các yêu cầu sau đây:
5.1.5.1. Kiểm tra phải có trọng điểm
Khi đã xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu để tập
trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm kiểm tra đó. Thông thường đó là các khu vực hoạt
động thiết yếu hay xảy ra sai sót, tập trung nhiều nguồn lực. Trên thực tế các nhà quản lý phải
lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định được chính xác khu vực
trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền
bạc, nguyên vật liệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả.
110

Bài giảng: Quản trị học
5.1.5.2. Kim tra ti ni xy ra hot ng v cú k hoch rừ rng
Yờu cu ny ũi hi vic kim tra khụng ch da vo cỏc s liu v bỏo cỏo thng kờ
m phi c tin hnh ngay ti ni din ra cỏc hot ng v phi c thc hin theo mt k
hoch c th, rừ rng.
5.1.5.3. Kim tra cn chỳ trng ti s lng nh cỏc nguyờn nhõn
Yờu cu ny nờu rừ: Trong mt c hi ngu nhiờn nht nh, mt s lng nh cỏc
nguyờn nhõn cng cú th gõy ra a s cỏc kt qu. õy l mt yờu cu rt quan trng to c s
khoa hc cho cỏc nh qun tr khi h c gng xỏc nh cỏc khu vc hot ng thit yu, cỏc
im kim tra thit yu. Yờu cu ny cng ũi hi trong quỏ trỡnh kim tra phi xem xột k
cng mi nguyờn nhõn gõy nờn nhng sai lch ca hot ng so vi k hoch cú th ra
cỏc bin phỏp iu chnh cú hiu qu
5.1.5.4. Bn thõn ngi thc hin hot ng phi t kim tra
Yờu cu ny ũi hi mi ngi, mi b phn phi t kim tra mỡnh l tt nht. Kh
nng t kim tra t hon thin th hin trỡnh phỏt trin cao ca mt h thng.
5.1.5.5. Kim tra phi c thit k cn c trờn k hoch hot ng ca t chc v
cn c theo cp bc ca i tng c kim tra
C s tin hnh kim tra thng l da vo k hoch. Do vy, nú phi c thit k
theo k hoch hot ng t chc. Mt khỏc, kim tra cũn cn c thit k cn c theo cp
bc ca i tng c kim tra
5.1.5.6. Kim tra phi c thit k theo c im cỏ nhõn cỏc nh qun tr
Kim tra nhm giỳp nh qun lý nm c nhng gỡ ang xy ra, cho nờn nhng
thụng tin thu thp c trong quỏ trỡnh kim tra phi c nh qun lý thụng hiu. Nhng
thụng tin hay cỏch din t thụng tin kim tra m nh qun lý khụng hiu c, thỡ h s
khụng th s dng, v do ú s kim tra s khụng cũn tỏc dng.
5.1.5.7. Kim tra phi cụng khai, khỏch quan, chớnh xỏc
Quỏ trỡnh qun tr d nhiờn l bao gm nhiu yu t ch quan ca nh qun tr, nhng
vic xem xột cỏc b phn cp di cú lm tt cụng vic hay khụng, khụng th l s phỏn oỏn
ch quan. Nu nh thc hin kim tra vi nhng nh kin cú sn s khụng cho chỳng ta cú
c nhng nhn xột v ỏnh giỏ ỳng mc v i tng c kim tra, kt qu kim tra s

b sai lch v s lm cho t chc gp phi nhng tn tht ln
5.1.5.8. H thng kim tra phi phự hp vi nn vn hoỏ ca t chc
vic kim tra cú hiu qu cao cn xõy dng mt quy trỡnh v cỏc nguyờn tc kim
tra phự hp vi nột vn hoỏ ca doanh nghip. Nu nh qun tr trong t chc cú phong cỏch
lónh o dõn ch, nhõn vien lm vic t giỏc, luụn sỏng to v cú tinh thn trỏch nhim thỡ
vic kim tra hot ng ca cp di v nhõn viờn khụng nờn thc hin quỏ thng xuyờn.
Ngc li, nu nhõn viờn cp di quen lm vic vi cỏc nh qun tr cú phong cỏch c
oỏn, thng xuyờn ch o cht ch, chi tit v nhõn viờn cú tớnh li, khụng cú kh nng
linh hot thỡ khụng th ỏp dng cỏch kim tra, trong ú nhn mnh n s t giỏc hay t iu
chnh ca mi ngi.
111
Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
5.1.5.9. Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm
Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm tra được coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng
làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực tế so với kế hoạch
với mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi
phí cho nó. Mặc dù yêu cầu này là đơn giản nhưng khó trong thực hành. Thông thường các
nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho công tác kiểm tra nhưng kết quả thu được
do kiểm tra lại không tương xứng.
5.1.5.10. Kiểm tra phải đưa đến hành động
Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động. Có thể đó là sắp xếp lại tổ
chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chi tiêu, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách
lãnh đạo.
Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà không điều chỉnh, thì việc kiểm tra mất
tác dụng, ý nghĩa.
5.1.5.11. Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng
Muốn cho việc kiểm tra đem lại hiệu quả thiết thực thì cần tiến hành đồng bộ ở nhiều
khâu, kết hợp nhiều phương pháp với nhau. Các phương pháp kiểm tra, hình thức kiểm tra
cũng phải được áp dụng linh hoạt, uyển chuyển, phù hợp với từng đối tượng, quy mô, mục
đích của kiểm tra.

5.2. Quá trình kiểm tra
Quá trình kiểm tra được phản ánh qua định nghĩa của Robert J.Mockless: “Kiểm tra
trong quản trị là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế
hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định
và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã
sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu”.
Qua định nghĩa trên, ta thấy quá trình kiểm tra gồm 3 giai đoạn:



Có
Không
112
Không cần điều
chỉnh
Xác định hệ thống tiêu chuẩn
v là ựa chọn phương pháp
kiểm tra
Đo lường v à đối chiếu với
tiêu chuẩn
Sự thực hiện hoạt động có
phù hợp với các tiêu chuẩn
không?
Tiến h nh à điều chỉnh
Bài giảng: Quản trị học
S 5.3: Tin trỡnh kim tra
5.2.1. Xõy dng h thng cỏc tiờu chun v phng phỏp kim tra
Khỏi nim tiờu chun kim tra:
Tiờu chun kim tra l nhng chun mc m cỏc cỏ nhõn, tp th v doanh nghip
phi thc hin m bo cho ton b doanh nghip hot ng cú hiu qu.

Cỏc tiờu chun ca kim tra rt phong phỳ do tớnh cht c thự ca doanh nghip, cỏc
b phn v con ngi; do s a dng ca cỏc sn phm v dch v c to ra v do cú vụ
vn cỏc k hoch, chng trỡnh c xõy dng. Chớnh vỡ vy, to ra hiu qu cho kim tra
thỡ cỏc tiờu chun ra phi hp lý v cú kh nng thc hin c trờn thc t. Xõy dng mt
h thng tiờu chun vt quỏ kh nng thc hin ri sau ú phi iu chnh h thp bt cỏc
tiờu chun ny l mt iu nờn trỏnh ngay t u.
Nu nh qun tr bit cỏch xỏc nh tiờu chun mt cỏch thớch hp, ng thi nm
vng k thut nhn nh xem thc s cp di ang lm gỡ, ang ng ch no thỡ vic
ỏnh giỏ kt qu thc hin cụng vic tng i d dng.
Cỏc dng tiờu chun ca kim tra:
- Cỏc tiờu chun nh tớnh (khụng th hin bng cỏc con s c th) v nh lng (cú
th biu din bng con s).
- Cỏc mc tiờu ca doanh nghip, lnh vc, b phn v con ngi. Mc tiờu l nhng
tiờu chun kim tra tt nht vỡ ú l thc o s thnh cụng ca cỏc k hoch; l cn c ỏnh
giỏ kt qu hot ng ca doanh nghip v mc hon thnh ngha v c giao ca cỏc tp
th, cỏc phõn h v cỏ nhõn. Cỏc mc tiờu cn c gng th hin di dng nh lng, bng
nhng ch tiờu c th.
- Cỏc tiờu chun thc hin chng trỡnh: õy l c s ỏnh giỏ vic thc hin cỏc
chng trỡnh mc tiờu nh chng trỡnh phỏt trin sn phm mi, chng trỡnh ci tin cht
lng sn phm, chng trỡnh thay i nhón hiu
- Cỏc ch tiờu cht lng i vi sn phm v dch v
- Cỏc nh mc kinh t - k thut i vi quỏ trỡnh sn xut v phõn phi sn phm
- Cỏc tiờu chun v vn: õy l nhng ch tiờu o lng s thc hin vn u t trong
cỏc doanh nghip nh khon thu hi trờn vn u t, t l gia cỏc khon n hin cú vi ti
sn hin cú
- Cỏc tiờu chun thu nhp: Nh khon thu nhp trờn mt km xe khỏch ch khỏch, s
tin thu c trờn mt tn hng bỏn c
Trong quỏ trỡnh xõy dng cỏc tiờu chun kim tra cn chỳ ý ti mt s yờu cu:
- Cn c gng lng hoỏ cỏc tiờu chun kim tra
- S lng tiờu chun kim tra cn cú gii hn trong mc cn thit

- Cú s tham gia rng rói ca nhng ngi thc hin trong quỏ trỡnh xõy dng cỏc tiờu
chun kim tra cho hot ng ca chớnh h
- Cỏc tiờu chun cn phi linh hot phự hp vi c im ca tng doanh nghip, tng
b phn, con ngi trong doanh nghip.
113
Bài giảng: Quản trị học
La chn phng phỏp kim tra:
Trờn thc t cú nhiu phng phỏp kim tra khỏc nhau nh: Kim tra ton b, kim tra
chn mu, kim tra bng thit b, kim tra bng trc quan Mi phng phỏp kim tra u cú
tớnh hai mt, bờn cnh nhng u im, cũn cú nhng nhc im. Chớnh vỡ vy, cn phi la
chn phng phỏp kim tra mt cỏch chớnh xỏc v phự hp vi iu kin ca doanh nghip
trong tng thi k c th
5.2.2. o lng v i chiu vi tiờu chun
Nu cỏc tiờu chun c vch ra mt cỏch thớch hp v nu cú cỏc phng tin xỏc
nh mt cỏch chớnh xỏc rng cp di ang lm gỡ, cỏc nh qun tr cú th ỏnh giỏ thnh
qu thc t ca nhng nhõn viờn di quyn ca h. Tuy nhiờn, vic ỏnh giỏ ú khụng phi
bao gi cng thc hin c. Cú nhiu hot ng khú cú th a ra cỏc tiờu chun chớnh xỏc
v cú nhiu hot ng khú cho s o lng
o lng s thc hin:
Vic o lng kt qu thc hin k hoch trờn thc t cn phi m bo cỏc yờu cu
c bn sau:
- Phi cn c vo nhng tiờu chun t ra ỏnh giỏ kt qu
- Vic o lng c tin hnh ti cỏc khu vc hot ng thit yu v cỏc im kim
tra thit yu trờn c s ni dung ó c xỏc nh
- Phi m bo tớnh khỏch quan trong o lng. Mun vy, phi xỏc nh rừ trỏch
nhim, thỏi ca cỏc cp qun tr, khụng c thnh kin, c oỏn, trỏnh buc ti, bt
cụng, trỏnh nhn nh ch quan khi cha cú c s
- m bo va cú li cho doanh nghip, va cú li cho cỏ nhõn, b phn. Thụng qua
kim tra, qun tr viờn cp cao ỏnh giỏ c nng lc ca cp qun tr viờn cp di. ng
thi, i vi cp qun tr viờn cp di cú th qua o lng khng nh c v trớ ca mỡnh,

nhn thc c nhng thiu sút, hn ch cú bin phỏp khc phc kp thi.
Vic o lng chớnh xỏc kt qu thc t s mang li nhng li ớch rt ln ú l:
- d bỏo c nhng sai lch trc khi chỳng tr nờn trm trng, ngoi kt qu
cui cựng ca hot ng, vic o lng nhiu khi phi c thc hin i vi u vo ca
hot ng, kt qu ca tng giai on hot ng, nhng du hiu v thay i cú th nh
hng n kt qu hot ng nhm cú tỏc ng iu chnh kp thi
- rỳt ra c nhng kt lun ỳng n v hot ng v kt qu thc hin cng nh
nguyờn nhõn ca nhng sai lch, vic o lng c lp i lp li bng nhng cụng c hp lý.
- Vỡ ngi tin hnh giỏm sỏt, o lng s thc hin vi ngi ỏnh giỏ v ra quyt
nh iu chnh cú th khỏc nhau nờn phi xõy dng c mi quan h truyn thng hp lý
gia h
ỏnh giỏ, i chiu vi tiờu chun:
ỏnh giỏ l s xem xột s phự hp gia kt qu o lng so vi tiờu chun. Nu s
thc hin phự hp vi cỏc tiờu chun, nh qun tr cú th kt lun mi vic vn din ra theo
ỳng k hoch v khụng cn s iu chnh. Ngc li, nu kt qu thc hin khụng phự hp
vi tiờu chun thỡ cn iu chnh. Khi ú, ngi ta tin hnh phõn tớch nguyờn nhõn ca s sai
114
Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần
tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì xây dựng được một chương trình điều chỉnh có
hiệu quả.
Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu các phương tiện đo lường
có khả năng xác định một cách chính xác kết quả hoạt động thì việc đánh giá sự thực hiện
thực tế hoặc tương lai là công việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác
định được tiêu chuẩn chính xác và cũng khó đo lường, dự báo sự thực hiện
5.2.3. Tiến hành điều chỉnh các sai lệch hoặc các tiêu chuẩn
Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai
lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra nhằm không
ngừng cải tiến chất lượng hoạt động
Thông qua việc đo lường và đánh giá kết quả ở bước trên, chúng ta sẽ xác định được

cần phải áp dụng những biện pháp gì, ở đâu, làm như thế nào để đảm bảo cho việc thực hiện
các hoạt động ngày càng đem lại kết quả cao hơn.
Việc điều chỉnh các sai lệch trong thực tế có thể tiến hành theo các hướng: Điều chỉnh
kế hoạch, thay đổi mục tiêu, sửa đổi công tác tổ chức, tăng cường nhân viên, lựa chọn bố trí
lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên, đình chỉ, cách thức…
Điều chỉnh là cần thiết nhưng cần phải đảm bảo các yêu cầu:
- Chỉ điều chỉnh khi thực sự cần
- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh gây tác dụng xấu
- Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh
- Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ
- Tuỳ điều kiện mà sử dụng phương pháp điều chỉnh cho hợp lý
Một cách thể hiện khác, quá trình kiểm tra được phân chia thành 6 bước với “đầu vào”
là kết quả thực tế đã đạt và “đầu ra” là kết quả mong muốn sau khi điều chỉnh.
Sơ đồ 5.4. Các bước kiểm tra
Xét tổng quát hơn, kiểm tra không đơn thuần chỉ là việc kiểm chứng kết quả sau khi
đã thực hiện; mà là quá trình chủ động kiểm tra từ trước khi thực hiện (kiểm tra đầu vào),
kiểm tra trong khi đang thực hiện (kiểm tra hiện hành) và kiểm tra sau khi thực hiện (kiểm tra
115
Kết quả thực tế
(đầu v o)à
Đo lường kết
quả thực tế
So sánh thực tế
với tiêu chuẩn
Xác định các
sai lệch
Phân tích lý do
sai lệch
Chương trình
điều h nhà

Thực hiện các
điều chỉnh
Kết quả mong
muốn (đầu ra)
(1) (2)
(3)
(4)(5)(6)
Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
đầu ra, kiểm tra kết quả). Kiểm tra trước khi thực hiện nhằm tránh sai lầm ngay từ đầu, dựa
vào các thông tin mới nhất về các yếu tố của môi trường kinh doanh (bên ngoài và bên trong
doanh nghiệp) để đối chiếu với kế hoạch đã lập; qua đó kịp thời điều chỉnh cho phù hợp.
Kiểm tra trong khi thực hiện nhằm tháo gỡ những trở ngại, vướng mắc nảy sinh, qua theo dõi
trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện.
Sơ đồ 5.5: Chu trình kiểm tra
Trong quá trình kiểm tra, cần lưu ý thêm các vấn đề:
- Uỷ quyền trong kiểm tra: Trong trường hợp người quản trị không thể trực tiếp thực
hiện việc kiểm tra, cần uỷ quyền cho người khác trên nguyên tắc đảm bảo tương xứng giữa
trách nhiệm với quyền hạn được giao.
- Thời điểm và thời hạn kiểm tra: Chọn thời điểm kiểm tra thích hợp sẽ giúp phát hiện
kịp thời các sai lệch, giảm tổn thất. Xác định thời hạn kiểm tra hợp lý sẽ tạo môi trường ổn
định cho hoạt động của doanh nghiệp; tránh làm sơ sài hoặc quá kéo dài.
- Quy định người có trách nhiệm kiểm tra và người có trách nhiệm xử lý các kết quả
kiểm tra (qua đó có chương trình điều chỉnh).
5.3. Các hình thức và kỹ thuật kiểm tra
5.3.1. Các hình thức kiểm tra
Các hình thức kiểm tra rất đa dạng và có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác
nhau như quá trình hành động, theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra, theo tần suất của
các cuộc kiểm tra, theo chủ thể tiến hành kiểm tra.
 Các hình thức kiểm tra xem xét theo quá trình hoạt động:
Theo tiêu chí này, kiểm tra bao gồm những dạng cơ bản đó là:

- Kiểm tra trước hoạt động: Hình thức kiểm tra này dùng để đảm bảo nguồn lực cần
thiết cho một hoạt động nào đó đã được ghi vào ngân sách và được chuẩn bị đầy đủ cả về số
lượng, chủng loại, chất lượng và đến nơi quy định.
- Kiểm tra trong hoạt động: Là theo dõi các hoạt động đang diễn ra để đảm bảo chắc
chắn rằng mọi cái đều hướng đến các mục tiêu. Những tiêu chuẩn chỉ đạo hoạt động đang
diễn ra được rút ra từ những phần mô tả công việc và từ những chính sách được hình thành từ
chức năng lập kế hoạch. Việc kiểm tra trong hoạt động được thực hiện chủ yếu bằng những
hoạt động giám sát của những nhà quản trị.
- Kiểm tra sau hoạt động: Là hình thức kiểm tra, đo lường kết quả cuối cùng của hoạt
động
 Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra:
Theo cách phân loại này, có các hình thức kiểm tra cơ bản đó là:
- Kiểm tra toàn bộ: Nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của doanh
nghiệp một cách tổng thể
116
Lập kế hoạch Thực hiện Kết quả
KT KT
Bài giảng: Quản trị học
- Kim tra b phn: L kim tra i vi tng lnh vc, b phn, phõn h c th ca
doanh nghip
- Kim tra cỏ nhõn: Kim tra i vi nhng con ngi c th trong doanh nghip
Theo tn sut ca cỏc cuc kim tra:
Vi cỏch phõn loi ny, chỳng ta cú cỏc loi kim tra ú l:
- Kim tra t xut: L kim tra khụng theo nh k nh sn
- Kim tra nh k: L kim tra c thc hin theo k hoch ó nh trong tng thi
gian v tp trung vo mt s chc nng qun tr
- Kim tra liờn tc: L giỏm sỏt thng xuyờn trong mi thi im, vi mi cp, mi
i tng, mi khõu v mi ni dung kim tra
Theo mi quan h gia ch th v i tng kim tra:
- Kim tra l hot ng kim tra ca lónh o doanh nghip v cỏn b chuyờn nghip

i vi i tng qun lý
- T kim tra l vic phỏt trin nhng nh qun tr v nhõn viờn cú nng lc v ý thc
k lut cao; cú kh nng giỏm sỏt bn thõn v ỏp dng thnh tho kin thc, k nng, k xo
hon thnh cỏc mc tiờu, k hoch vi hiu qu cao.
5.3.2. Cỏc k thut kim tra
Cỏc k thut kim tra l nhng cụng c, phng tin tin hnh cụng tỏc kim tra.
Theo thi gian, vi s tin b ca khoa hc qun tr v cụng ngh tin hc, hng lot cỏc cụng
c, phng tin hin i ó ra i ỏp ng yờu cu nõng cao hiu qu ca kim tra trong qun
tr kinh doanh.
5.3.2.1. Cỏc cụng c kim tra truyn thng
Cỏc d liu thng kờ
Cỏc d liu thng kờ dự mang tớnh lch s hay d oỏn u rt quan trng i vi cụng
tỏc kim tra. Chỳng phn ỏnh rừ rng kt qu thc hin k hoch trong tng lnh vc hay ton
b hot ng ca doanh nghip (l, lói, doanh s, giỏ cao, chi phớ, kh nng thu hi vn u
t, nng sut,tỡnh hỡnh sn xut sn phm v.v ). Hn th na, cỏc d liu thng kờ qua phõn
tớch s cho thy xu th vn ng ca cỏc s vt, hin tng v do ú l cụng c hu hiu cho
kim tra d bỏo.
Cỏc d liu thng kờ cú th c th hin di nhiu dng (nh biu, bng). Mun
cho cỏc d liu tr nờn cú ý ngha, ngay c khi chỳng c th hin trờn cỏc biu cng cn
sỏng t c nhng vn nht nh. Chng hn vic tng hoc gim3% hay 5% chi phớ so
vi k hoch cú ý ngha gỡ ? S sai lch ú nghiờm trng ti mc no? iu gỡ cú th xy ra
trong thi gian ti? Ai chu trỏch nhim? v.v
Cú by dng biu c s dng rng rói trong kim tra:
- Biu nhõn qu: Thng c dựng minh ho cỏc nguyờn nhõn ca mt vn
nht nh v nhúm chỳng li theo cp loi.
- Lu (hay biu dũng quỏ trỡnh): L s trỡnh by bng hỡnh nh cỏc bc trong
mt quỏ trỡnh.
117
Bài giảng: Quản trị học
- Biu Pareto: c s dng theo tp hp d liu phõn cp cỏc nguyờn nhõn sao

cho cú th ch ra c cỏc mc u tiờn. ng dng ca chỳng to ra quy tc 80 - 20, trong
ú ch ra rng 80% vn xut phỏt t 20% cỏc nguyờn nhõn.
- Biu khuynh hng: Cho thy s bin thiờn ca kt qu hot ng trong mt giai
on.
- Biu phõn b: Dựng o tn s xut hin mt vn no ú, vớ d nh mt
on tu ho khi hnh tr mi phỳt bao nhiờu ln so vi tr nm phỳt, hay sỏu phỳt.
- Biu phõn tỏn: Minh ho mi quan h gia hai bin s, nh chiu cao v trng
lng. Khi mt bin gia tng thỡ bin kia s b nh hng ra sao.
- Biu kim tra: L cụng c tiờn tin nht trong by loi, c dựng phn ỏnh s
bin i trong h thng. Chỳng l cỏc biu khuynh hng vi cỏc gii hn trờn v di
c xỏc nh theo thng kờ. Chng no cỏc bin s ca quỏ trỡnh ri vo bờn trong gii hn,
h thng c coi l nm trong tm kim soỏt.
Trong doanh nghip cú rt nhiu loi d liu thng kờ, nhng mt trong nhng d liu
thng kờ quan trng nht c cung cp thụng qua cỏc bỏo cỏo k toỏn ti chớnh.
Cỏc bn bỏo cỏo k toỏn ti chớnh
Bỏo cỏo ti chớnh l nhng bn phõn tớch tng hp nht v tỡnh hỡnh ti chớnh nh ti
sn, cụng n cng nh kt qu kinh doanh trong k ca doanh nghip.
Cỏc bỏo cỏo ti chớnh c s dng theo dừi giỏ tr tin t ca cỏc sn phm v dch
v vo v ra khi doanh nghip, nú l cụng c giỏm sỏt ba iu kin ti chớnh ch yu ca
doanh nghip l:
- Kh nng thanh toỏn ca doanh nghip
- iu kin ti chớnh chung ca doanh nghip (cõn bng gia cỏc khon n v cú)
- Kh nng sinh li ca doanh nghip
Tu thuc vo tng doanh nghip, cỏc bỏo cỏo ti chớnh cú th c lp cho hng
nm, hng quý, hng thỏng.
Ngõn qu
Ngõn qu l mt trong nhng cụng c kim tra lõu i nht v c s dng rng rói
nht.
Nhng iu kin kim tra ngõn qu cú hiu qu l:
- Vic lp v qun lý ngõn qu phi thu hỳt c s quan tõm c bit ca c nhng

nh lónh o doanh nghip v nhng qun tr viờn cp di.
- Phi xỏc nh c nhng tiờu chun hp lý da vo ú, cỏc chng trỡnh v cụng
vic cú th chuyn thnh nhu cu v lao ng, chi phớ hot ng, chi phớ v vn, v thi gian,
khụng gian v cỏc ngun lc khỏc.
- Cú c mt h thng thụng tin phn hi cú hiu qu bit c cỏc ngõn qu
ang v s c thc hin nh th no.
118
Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
 Các báo cáo và phân tích chuyên môn
Các bản báo cáo và phân tích chuyên môn thường được sử dụng trong phạm vi các
vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt đối với doanh nghiệp. Nhờ các bản báo cáo và
phân tích chuyên môn mà các nhà quản trị có thể phát hiện được nguyên nhân sâu xa của
những sai lệch mà không một bản báo cáo thống kê nào có thể phản ánh đầy đủ, và dự báo
được những vấn đề cần giải quyết, những cơ hội cần phải tận dụng.
5.3.2.2. Các công cụ kiểm tra hiện đại
 Phương pháp đánh giá và kiểm tra chương trình (Program Evaluation and Review
Technique - PERT)
Dạng đầu tiên của phương pháp này là các hệ thống biểu đồ được đưa ra bởi Herry
Gantt từ đầu thế kỷ XX và được coi là một cuộc cách mạng trong quản lý. Ngày nay PERT
không còn chỉ áp dụng trong văn phòng của các dự án chuyên môn của Hải quân Mỹ mà đã
trở thành công cụ chính trong việc lập kế hoạch và kiểm tra trong mọi hệ thống từ các doanh
nghiệp đến các cơ quan quản lý nhà nước. Theo phương pháp này mỗi công việc cần một nút
và được trình bày dưới dạng một biểu đồ thể hiện tính liên tục các mối liên hệ của những
công việc và những điều kiện để hoàn thành một công việc đó.
 Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu (Program planning and budgeting - PPB)
Đây là một phương pháp tiếp cận mới đối với việc lập ngân quỹ. Ban đầu phương
pháp này được dùng trong hoạt động lập kế hoạch và kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà
nước nhưng hiện nay đã phổ cập rộng rãi trong mọi tổ chức. Theo phương pháp này, người ta
gắn việc lập ngân quỹ với việc hoàn thành một chương trình mục tiêu nào đó
 Các công cụ và phương tiện kiểm tra

- Điện thoại, máy fax, máy vi tính, hệ thống vô tuyến điện
- Các thiết bị dụng cụ theo dõi đo lường chính xác, các thiết bị kiểm tra tâm lý,
TÓM TẮT LÝ THUYẾT
Trong chương này, chúng ta đã nghiên cứu những vấn đề rất khái quát về công tác kiểm tra
trong doanh nghiệp. Những nội dung chủ yếu cần chú ý đó là:
 Kiểm tra là chức năng cuối cùng của quản lý, song không phải là công đoạn cuối cùng, nó
được thực hiện trong suốt quá trình kinh doanh (đối với từng việc, từng công đoạn sản xuất - dịch vụ
và kết quả cuối cùng của cả chu kỳ kinh doanh). Đây là khâu then chốt của quá trình tổ chức thực hiện
các quyết định quản lý và là cơ sở để đánh giá kết quả, hiệu quả kinh doanh; là cơ sở để nhìn nhận lại,
tổng kết kinh nghiệm, hoàn thiện công việc thuộc các chức năng quản trị.
 Kiểm tra gồm có 4 nội dung chính:
o Xây dựng các tiêu chuẩn hoặc các chỉ tiêu hoạt động
o Đo các kết quả thực tế xảy ra
o So sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn hoặc với các chỉ tiêu
o Điều chỉnh các hoạt động nếu phát hiện ra những sai lệch
 Có các dạng kiểm tra:
o Kiểm tra đầu vào, kiểm tra trong quá trình hoạt động, kiểm tra kết quả đầu ra;
119
Bài giảng: Quản trị học
o Kim tra ch ng
o Kim tra ton b cỏc cụng vic hoc ton b lụ sn phm sn xut v kim tra xỏc sut
o Kim tra v ti chớnh
o Kim tra thng xuyờn nh k theo k hoch v kim tra t xut
o Kim tra phng phỏp v kim tra kt qu
o Kim tra trc tip
CU HI ễN TP
1. Khỏi nim v vai trũ ca kim tra trong qun tr kinh doanh?
2. Bn cht ca kim tra? Nhng yờu cu, nguyờn tc c bn ca kim tra?
3. Quỏ trỡnh kim tra? Hóy nờu mt tp hp tiờu chun kim tra cho mt lnh vc m bn
quan tõm?

4. Hóy nờu nhng phng phỏp cn phi s dng kim tra s thng tin ca bn trong quỏ
trỡnh cụng tỏc ca mỡnh.
5. Cỏc cụng c kim tra c bn trong qun tr kinh doanh?
6. Ti sao li cú nhiu ch th thc hin kim tra hot ng ca doanh nghip? iu ú cú th
gõy khú khn cho doanh nghip hay khụng?
NGHIấN CU TèNH HUNG
Tỡnh hung 1: MI CCH KIM SOT LIấN DOANH CA CễNG TY M
Kim soỏt l mt vn m ngi qun lý khụng th li lng, nht l kim soỏt cỏc
liờn doanh. M a ra 10 cỏch kim soỏt i vi trng hp liờn doanh 50 / 50 nh sau:
1. Phỏt hnh hai loi vn c phn: c bu v khụng c bu - tuy chia li nhun
bng nhau, nhng sao cho s phiu chim a s thuc v phớa M.
2. Sp xp mt tho thun 49 - 49, cũn 2% t trong tay ca mt bờn th ba l bờn
thõn vi M.
3. Quy nh trong iu l ph thuc, phớa M s cú a s cỏc giỏm c trong ban lónh
o.
4. Cú quy nh ph hoc iu l quy nh rng, cỏc giỏm c M (cho dự bng nhau
v s lng vi bờn cựng liờn doanh) s b nhim cỏc thnh viờn ca ban giỏm c.
5. Cú quy nh ph quy nh rng, nu cn phi bu li xem ai thng khi hai bờn bng
nhau, thỡ lỳc ú v th ca M s tri hn.
6. Sp xp mt tho thun 50 -50 nhng kốm theo mt hp ng qun lý m phn
quyt nh nghiờng v phớa ngi u t M.
7. Sp xp mt hot ng cho ton b sn lng ca xớ nghip liờn doanh sn xut
ra, c bỏn cho mt cụng ty marketing do phớa M iu khin. Cụng ty marketing ny cú
th nhn c nhng gỡ m nú mun t cụng ty sn xut.
8. Mt sa i ca mc 7: dnh 51% cụng ty sn xut cho bờn a phng i ly
51% cụng ty bỏn hng.
120
Bài giảng: Quản trị học
9. Tho món sc ộp 50% quyn s hu ca a phng, bng cỏch dựng ỳng 50%
nhng a vo tay ca mt cụng ty bo him a phng khụng cú quyn li gỡ trong ban

giỏm c.
10. Tuy nhiờn, tt hn c l tri rng 50% ca a phng qua mt s lng ln cỏc c
ụng. Kinh nghim nh Cụng ty Union Carbide n v Kaiser Brazil, cú hng nghỡn
cỏc c ụng nh a phng.
Cõu hi tho lun:
1. S kim soỏt trờn õy ó thc s cụng bng 50 / 50 cha?
2. Vỡ sao M ra cỏch kim soỏt nh vy?
3. Cỏch kim soỏt nh vy cú giỳp cho vic tng cng hp tỏc gia cỏc i tỏc
khụng? Vỡ sao?
Tỡnh hung 2:
ễng Bill Blance va mi c b nhim lm giỏm c mt nh mỏy ln nht ca tp
on mỏy phỏt gas. Nh mỏy ny Carbondale illnois. Sn phm ca nh mỏy l cỏc mỏy
phỏt gas v nú nh l ngun nng lng cho cỏc h thng ch dn cho cỏc tờn la ca M. Sau
khi chuyn gia ỡnh t California ti Carbondale, ụng Bill Blance t chc cuc hp vi ton
nh mỏy. ễng nhn c mt tin khụng hay, mt lụ hng ca nh mỏy ó b mt khỏch hng
quen tr li. Tht l l ton b cỏn b, cụng nhõn ca nh mỏy u bng quan vi tin ú. Theo
h õy l chuyn ca quỏ kh.
ễng Bill triu tp cuc hp vi cỏc nhõn viờn phũng k thut trc khi cho kt qu
kim tra khỏch hng. ễng ó nờu ra rt nhiu cõu hi trong cuc hp nguyờn nhõn sõu xa
ca vn ny l gỡ? Ti sao nhng sn phm khụng t tiờu chun li c a i tiờu th?
Nhng gỡ chỳng ta ó phi lm khỏc i quy trỡnh sn xut trỏnh vn ny? nh hng ca
vn ny ti tỡnh hỡnh sn xut kinh doanh ca nh mỏy nh th no? Nhõn viờn phũng k
thut cho rng nguyờn nhõn sõu xa ca vn l sn phm ó thc hin tt trong tt c cỏc
khõu tr khõu lm lnh. Cũn vi nhng cõu hi khỏc h u tr li nh nhau chỳng tụi
khụng bit. ễng Bill gii tỏn cuc hp v gi in thụng bỏo cho ch tch tp on, ụng Don
Billiga, rng ụng nhn thy cú mt vn rt ln trong ton b h thng nh mỏy ụng. V
ụng mun c thng xuyờn thụng tin v nhn s ch o giỳp t tp on trong tin
trỡnh iu tra phỏt hin s vic.
Hụm sau ụng li cho triu tp cuc hp vi ton b nh mỏy tho lun v vn
ny. Nhng thụng tin m ụng nhn c t cuc hp li ti t hn rt nhiu so vi nhng gỡ

ụng chun oỏn. Ton b thnh phm v bỏn thnh phm lu kho ó gn nh khụng t tiờu
chun v phi lm li t khõu trn ca quỏ trỡnh sn xut. Nhng cho ra c mt lụ hng
mi t khõu trn - sn xut v tiờu th phi mt ớt nht 3 thỏng. Vỡ vy, nh mỏy phi i mt
vi mt thc t l phi ch ba thỏng lin cho y cỏc ng nhiờn liu v khụng thu c mt
ng doanh thu no trong vũng ba thỏng ny. Sau khi phờ bỡnh nhõn viờn, ụng Bill gi in
thụng bỏo cho ngi Billigan chỳng tụi khụng th cú mt sn phm no giao hng trong
vũng ớt nht 90 ngy. Nh vy, chỳng tụi mt khong 500.000 USD trc thu trong vũng ba
thỏng ti. V chỳng tụi cng phi t chi cỏc n t hng. Nghiờm trng hn, chỳng tụi li
khụng bit rừ v nguyờn nhõn ca vn v cn phi lm gỡ gii quyt nú nhng chỳng tụi
121
Bài giảng: Quản trị học
ang tip tc iu tra tỡm hiu. ễng Blance ó bt u vi giai on trn v kim tra cỏc giai
on tip theo ca quỏ trỡnh sn xut, theo dừi xem cụng nhõn cú lm theo quy trỡnh chun
hay khụng. Mi mt cụng vic trong quỏ trỡnh lm u cú hai ngi quan sỏt viờn theo dừi
tin trỡnh thc hin theo quy trỡnh chun. Ch mt tun sau ụng ó cú y thụng tin phỏt
hin ra rng cụng nhõn b phn trn ó khụng lm theo quy trỡnh chun. Mt tun sau na
ụng tỡm ra rng mt khi m quy trỡnh c thc hin mt cỏch cn trng thỡ nguyờn vt liu
trong quỏ trỡnh kim tra, kim soỏt t tiờu chun cht lng mt cỏch hon ho.
Cõu hi tho lun:
1. Ch ra cỏc nguyờn nhõn trong vic kim tra, kim soỏt cht lng ca nh mỏy phỏt
gas.
2. Ti sao li khụng tin hnh kim tra cht lng sn phm trc khi chuyn cho
khỏch hng? Liu ú cú th l mt nguyờn nhõn? Lm sao gii quyt vn phỏt sinh ny?
3. Ch ra nhng phng phỏp khỏc m ụng Blance cú th s dng phỏt hin vn
cht lng trong nh mỏy. ễng phi lm gỡ ci thin tỡnh hỡnh ny?
4. Chng trỡnh kim tra, kim soỏt cht lng nờn c thc hin nh th no
trỏnh c mi vn phỏt sinh trong ton nh mỏy?
Tỡnh hung 3:
Cụng ty TNHH Q & T kinh doanh thit b in. Hai sỏng lp viờn ca cụng ty u l
ngi trong gia ỡnh. Trong vi nm u, hot ng ch yu ca cụng ty l kinh doanh

thng mi, sau ú cụng ty tip tc m rng sang lnh vc thit b in v d kin tip tc m
rng sang lnh vc xõy lp in. Tuy nhiờn, kt qu kinh doanh ca cụng ty khụng phi lỳc
no cng tt v thm chớ trong hai nm va qua ó b thua l do doanh thu quỏ thp.
C cu t chc hin nay ca cụng ty gm 4 b phn: K toỏn, kinh doanh, hnh chớnh
v mt xớ nghip sn xut thit b in. Ban giỏm c v cỏc trng phũng u do cỏc thnh
viờn trong gia ỡnh nm gi. Tuy nhiờn, trong ban giỏm c khụng cú ai tt nghip i hc
ngnh qun tr kinh doanh. Yờu cu i vi cỏc nhõn viờn l phi lm vic c ngay vỡ cụng
ty khụng th t chc cỏc lp o to. Khi ó tuyn vo cụng ty, ch cú mt s nhõn viờn qun
tr v vn phũng mi c ký hp ng di hn (1 nm tr lờn), cũn li u ký hp ng 6
thỏng v 3 thỏng. Tr cụng nhõn lm vic trong xớ nghip sn xut, cụng vic trong cỏc b
phn cũn li khụng cú s phõn bit rừ rng, mt nhõn viờn k toỏn phi thc hin cụng vic
ca c b phn kinh doanh v hnh chớnh.
H thng tr lng ca cụng ty ch cú s phõn bit gia b phn sn xut v b phn
vn phũng (bao gm kinh doanh, k toỏn v hnh chớnh). i vi cụng nhõn lm vic trong xớ
nghip sn xut, tin lng c tr theo sn phm [tin lng thc t = (lng c bn / nh
mc sn lng) x sn lng thc t]. i vi nhõn viờn vn phũng, h u c hng mc
lng nh nhau, tin lng hng thỏng c tớnh da trờn s ngy lm vic thc t v mc
lng c bn. Cụng ty khụng cú ch tr lng lm vic ngoi gi cho nhõn viờn hnh
chớnh khi c huy ng lm vic khỏc. Cụng ty cng khụng t ra h thng bc lng tr
cho cỏc cụng vic khỏc nhau v thõm niờn lm vic khỏc nhau. Trờn thc t, vic tng lng
cho nhõn viờn c xem xột hai nm mt ln do giỏm c quyt nh sau khi ó tham kho ý
kin ca cỏc trng phũng. Tuy nhiờn, cng rt ớt ngi c tng lng vỡ hu ht nhõn viờn
122
Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
chỉ làm việc được khoảng 1 năm là họ chuyển công ty khác. Trong trường hợp phải tăng
lương cho nhân viên thì giám đốc quyết định một mức lương mà ông cho là hợp lý. Ngoài tiền
lương, người lao động còn được nhận tiền thưởng vào cuối năm và tiền trả thêm vào ngày 2/ 9
và tết nguyên đán. Tiền thưởng được xác định dựa trên kết quả kinh doanh của cả năm và
được chia bình quân cho tất cả nhân viên. Nếu nhân viên nào vi phạm kỷ luật hoặc không
hoàn thành công việc được giao thì không được nhận tiền thưởng hoặc ít hơn tuỳ theo mức độ

vi phạm. Nếu trong năm mà công ty hoạt động không có lãi thì nhân viên không có tiền
thưởng.
Phó phòng kinh doanh đã xin nghỉ việc sau một năm làm việc ở Q & T cho biết: “tôi
không có cơ hội để làm việc hết khả năng của mình. Tất cả mọi việc đều do giám đốc và
trưởng phòng quyết định…tôi không nhìn thấy tương lai nghề nghiệp ở Q & T. Tôi không thể
biết được tiền lương cũng như công việc của tôi ở Q & T trong năm tới sẽ như thế nào”.
Những nhân viên đang làm việc thì than phiền rằng họ phải thực hiện nhiều công việc không
liên quan đến công việc chính và tiền lương trả cho họ quá thấp và không công bằng.
Trước khi mở rộng sang lĩnh vực kinh doanh mới, ban giám đốc công ty đã đánh giá
lại hoạt động của công ty và đã quyết định mời chuyên gia tư vấn đến giúp đỡ. Giám đốc yêu
cầu chuyên gia tư vấn thực hiện một số công việc sau:
1. Lập một báo cáo đánh giá về hoạt động quản lý nhân sự hiện tại của công ty TNHH
Q & T.
2. Đưa ra những phương án để giúp ban giám đốc công ty có thể duy trì và khuyến
khích động viên đội ngũ nhân viên làm việc tốt hơn.
Nếu bạn là chuyên gia tư vấn được mời đến Q & T bạn sẽ thực hiện yêu cầu của ban
giám đốc như thế nào?
Tài liệu tham khảo
1. Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà nội, 1993
2. Những vấn đề quản lý kinh tế ở Việt nam. Học viện chính trị quốc gia Hà nội, 1993
3. Tâm lý học xã hội với quản lý doanh nghiệp. Đỗ Long - Vũ Dũng. Nhà xuất bản khoa học
xã hội, Hà nội, 1995.
4. Nguyễn Hải Sản: Quản trị học. NXB Thống kê, 1998
5. Lê Đình Viện (dịch và biên soạn): Quản trị xí nghiệp hiện đại, NXB trẻ 1994
123
Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
124