Báo cáo thực tập nghề lưa trữ: " Tại trung tâm Lưu trữ quốc gia II" pps

Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
TRƯỜNG TRUNG CẤP VĂN THƯ LƯU TRỮ TW
KHOA LƯU TRỮ

BÁO CÁO
THỰC TẬP NGÀNH NGHỀ
LƯU TRỮ
Họ và tên : NGUYỂN THỊ THỦY
Lớp : LƯU TRỮ 15
GV hướng dẫn : NGUYỄN THỊ TRÀ
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 1
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 2
BẢN TỰ ĐÁNH GIÁ 5
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN 8
PHẦN I 9
KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ
QUAN 9
I. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP: 9
1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: 9
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II 12
II. KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 13
1. Về tổ chức công tác văn thư cơ quan: 13
4. Nhận xét: ưu điểm, hạn chế về công tác văn thư lưu trữ và giải pháp khắc phục: 22
a/ Ưu điểm: 22
Trực tiếp thực hiện các công việc và báo cáo kết quả đạt được của cơ quan phân công 23
Khái quát nội dung của Phông tài liệu Phủ Tổng Uỷ Dinh Điền 1957 -1964 23
a) Lịch sử hình thành Phông: ( 1957-1964) 23
Phương án phân loại và lập hồ sơ Phông Phủ Tổng Uỷ Dinh Điền 27

Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông; 27
IV- TÀI CHÍNH -KẾ TOÁN 28
LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao
của khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò quan trọng càng quan trọng
trong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu trữ
góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế
cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý. Trong quá trình xây
dựng một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừa
những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo duc,
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 2
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
tuyên truyền, phát triển kinh tế. Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ
nên công tác lưu trữ ngày càng chú trọng hơn. Như vậy để công tác lưu trữ ngày
càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo. Cần phải xây dựng một
hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày
càng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ.
Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ đã đào tạo
nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ. Góp phần hiện đại hoá công tác
lưu trữ trong văn phòng hiện nay.
Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôi với
hành”. Nhà trường đã chỉ đạo cho học sinh đi thực tập thực tế nhằm kết hợp với
kiến thức học trên lớp. Thông qua việc nghiên cứu khảo sát và thực hành về công
tác lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, qua đó giúp
sinh viên có được những nhận thức đúng đắn hơn về ngành học của mình, nâng cao
năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, phát huy
khả năng sáng tạo của bản thân, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm hơn làm cơ sở cho
công tác sau này. Xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học về lưu
trữ. Nhằm tạo được hiệu quả công việc bên cạnh có kiến thức của việc học trên
trường thì cũng cần có áp dụng thực tế công việc.

Sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết tại trường và được sự chấp
thuận của Ban Giám Đốc trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã cho em đến thực tập tại
cơ quan và được phân vào Phòng Chỉnh lý từ ngày 27/6/2010 đến ngày 20/8/2010.
Về tại cơ quan với những kiến thức về chuyên môn Lưu trữ được các thầy, cô trong
trường trang bị đầy đủ và tận tình dạy bảo cho em đã giúp em nghiên cứu, tìm hiểu
tình hình tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của cơ quan và thực hành các khâu
nghiệp vụ của công tác Lưu trữ tại cơ quan.
Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân
thành nhất tới toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Trà
đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập, cũng như khi em
hoàn thành báo cáo này. Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến tập thể Ban Giám
đốc trung tâm Lưu trữ quốc gia II đặc biệt là cô Nguyễn Thị Dung (Trưởng phòng
Chỉnh lý tài liệu) đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình,
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 3
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
chu đáo công việc và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiện
tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm, thực hành một số nghiệp vụ về công tác lưu
trữ thuộc chuyên môn của mình.
Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập.Vì đây là lần đầu tiên
tiếp xúc với một khối tài liệu lớn nên nhiềụ bỡ ngỡ, mắc những sai lầm, thiếu sót.
Nên rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy cô và ban giám đốc trung
tâm để em có thể rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân,
nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình. Nhằm phục vụ
cho công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Học sinh thực hiện
Nguyễn Thị Thủy
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
 


Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 4
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà











CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 08 năm 2010
BẢN TỰ ĐÁNH GIÁ
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 5
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
Kính gửi : Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
Em tên : Nguyễn Thị Thủy
Là học viên : Lớp Lưu trữ 15
Chuyên ngành : Lưu trữ
Trường trung cấp Văn thư – Lưu trữ Trung ương.
Được sự tiếp nhận của ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II. Em được

nhận vào thực tập tại Phòng Chỉnh lý từ ngày 27/6 – 20/8/2010. Trong quá trình
thực tập tại cơ quan, em luôn cố gắng thực hiện tốt các việc của cán bộ chuyên môn
giao cho.
Đối với công việc em luôn bám sát vào lý thuyết và áp dụng vào công việc
thực tế của cơ quan, em luôn cố gắng tìm hiểu để bổ sung thêm những kiến thức đã
học. Bản thân em xác định việc thực tập có vị trí quan trọng trong chương trình học
của mình. Mặc dù thời gian dành cho việc thực tập không nhiều nhưng bản thân em
đã cố gắng sắp xếp thời gian hoàn thành chương trình học tập theo đúng quy định
Trong quá trình thực tập em xin tự đánh giá bản thân mình:
+ Ưu điểm:
- Hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Nhà trường giao.
- Chấp hành tốt nội quy của cơ quan, đến đúng giờ.
- Chịu khó tiếp thu học hỏi, biết lắng nghe những ý kiến đóng góp, kinh
nghiệm trực tiếp của các anh chị trong cơ quan.
+ Khuyết điểm:
- Do bước đầu tiếp xúc khối lượng tài liệu lớn nên còn bỡ ngỡ và lúng túng
trong công việc.
- Còn nhiều sai sót, chưa xử lý nhanh nhạy giữa lý thuyết và thực hành
Đến nay em đã hoàn thành thực tập của mình
Em xin chân thành biết ơn Ban Giám đốc và cán bộ chuyên môn tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia II đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đợt thực tập
này.
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 6
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
HỌC VIÊN
Nguyễn Thị Thủy
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG II CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tp Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 8 năm 2010.
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 7

Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN
Trưởng Phòng Chỉnh lý tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, xác nhận :
Học viên : Nguyễn Thị Thủy
Lớp: Lưu trữ 15 Khóa 2009 – 2011, đã đến thực tập tại phòng Chỉnh lý tài
liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia II.
Thời gian thực tập : từ ngày 27/6/2010 đến ngày 20/8/2010.
Trong thời gian thực tập tại cơ quan, học viên Nguyễn Thị thủy đã chấp hành
nghiêm chỉnh quy chế làm việc, nội quy sinh hoạt của cơ quan, tích cực trong công
việc, có ý thức cầu tiến, hoàn thành tốt công việc được giao.
TRƯỞNG PHÒNG GIÁM ĐỐC
PHÒNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG II
Nguyễn Thị Dung
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 8
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
PHẦN I
KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN
THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
I. TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP:
1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II:
− Địa chỉ: 17A Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh;
− ĐT: 08.38273005-Fax: 08.38224625 ;
− Email: ;
− Website :archives.gov.vn.
a) Quá trình thành lập, phát triển của cơ quan:
Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh là
“Sở Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt
Nam”. Sở này được thành lập theo Quyết định số 09/QĐ-75 ngày 05/8/1975 của
Thường vụ Trung ương Cục miền Nam.
Ngày 19/11/1976, Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Phủ thủ tướng đã ra quyết

định số 252/BT chuyển tổ chức Sở Lưu trữ Phủ chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng
hòa Miền nsam Việt Nam cũ để thành lập Kho Lưu trữ trung ương II, thuộc Cục
Lưu trữ Phủ Thủ tướng.
Năm 1984, Hội đồng Bộ trưởng đã ra Nghị định số 34/HĐBT đổi Cục Lưu
trữ Phủ Thủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng. Để
đáp ứng các yêu cầu của nhà nước và của ngành trong thời kì đổi mới, ngày
06/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 358/QĐ-TC đổi tên
kho lưu trữ Trung ương II thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.
Năm 1999 nhằm giải quyết một số vấn đề cấp bách của ngành và hoàn thiện
tổ chức của các đơn vị trực thuộc, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành
QĐ số 20/ QĐ- LTNN ngày 17/3/1999 về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia II.
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy 9
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
Ngày nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước.
b) Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự:
 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của cơ quan:
 Chức năng:
Theo Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ban hành ngày 06/4/2004 thì Trung
tâm Lưu trữ quốc gia II có chức năng sưu tầm, thu thập; bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chức
Trung ương của chế độ Việt Nam Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư
hầu có trụ sở đóng tại miền Nam Việt Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trận
Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chức
Trung ương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa
Việt Nam và tư liệu của các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu
sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng Trị trở vào theo quy định của pháp luật.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có trụ sở tại TP.HCM, có tư cách pháp nhân,
có con dấu và tài khoản riêng.

 Nhiệm vụ:
Với chức năng như trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có những nhiệm vụ và
quyền hạn sau:
- Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân
ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao;
- Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồn
nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm II;
- Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi
quản lý của Trung tâm II;
- Bảo vệ, bảo quản tài liệu, lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặc
biệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II và của các cơ quan, tổ
chức lưu trữ khác có nhu cầu;
- Thực hiện tu bổ, phục chế với những tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng;
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
10
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu
trữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước;
- Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tư
liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II;
- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí
của Trung tâm II theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
 Cơ cấu tổ chức:
Theo Quyết định số 20/QĐ-LTNN về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ
quốc gia II thì hiện nay Trung tâm có cơ cấu bao gồm 07 phòng. Việc tổ chức, cũng
như chức năng, nhiệm vụ của các phòng do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
quy định. Cụ thể như sau:
− Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu:

Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện việc lựa chọn, thu thập, bổ sung các loại
hình tài liệu vào bảo quản ở trong kho.
− Phòng Chỉnh lý tài liệu:
Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu
và xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho.
− Phòng Tin học và Công cụ tra cứu:
Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài
liệu của Trung tâm II.
− Phòng Bảo quản tài liệu:
Tiếp nhận, bảo quản an toàn tài liệu ( kể cả tài liệu Châu bản, Mộc bản, tài
liệu phim ảnh, ghi âm) và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu.
− Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu:
Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, quản lý tư liệu
nghiệp vụ Lưu trữ, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm
− Phòng Hành chính - Tổ chức:
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
11
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
Thông tin, tổng hợp hoạt động của trung tâm; phụ trách công tác tổ chức cán
bộ, công tác văn thư Lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản lý cơ sở vật chất
phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan.
− Phòng Kế toán:
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Giám đốc quản lý tài chính, tài sản của
trung tâm. Thu chi và sử dụng kinh phí cơ quan theo quy định của nhà nước.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA II
Hiện nay trong biên chế cán bộ, nhân viên của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II
gồm 65 người:
− Ban Gián đốc:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có 01 Giám đốc với trình độ Đại học và 01 Phó

Giám đốc với trình độ Thạc sĩ, do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổ
nhiệm.
+ Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm cá nhân
trước Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Giám đốc phụ trách chung,
trực tiếp quản lý công tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan.
+ Phó Giám đốc: phụ trách công tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp
vụ, kiêm phụ trách trực tiếp công tác tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, công tác
chỉnh lý và thu thập tài liệu.
− Các phòng nghiệp vụ:
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
12
Phòng
Thu
thập,
Bổ sung
tài liệu
Phòng
Thu
thập,
Bổ sung
tài liệu
Phòng
Chỉnh
lý tài
liệu
Phòng
Chỉnh
lý tài
liệu
Phòng

Tin học
và Công
cụ tra
cứu
Phòng
Tin học
và Công
cụ tra
cứu
Phòng
Bảo
quản
tài liệu
Phòng
Bảo
quản
tài liệu
Phòng
Tổ chức
sử dụng
tài liệu
Phòng
Tổ chức
sử dụng
tài liệu
Phòng
Hành
chính -
Tổ chức
Phòng

Hành
chính -
Tổ chức
BAN GIÁM ĐỐC
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng
Kế
toán
Phòng
Kế
toán
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
+ Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: có 03 người (gồm 02 lưu
trữ viên và 01 Trung cấp)
+ Phòng Chỉnh lý tài liệu: 10 người (gồm 03 Lưu trữ viên, 07
Trung cấp)
+ Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: 06 người (gồm 02 kỹ sư
tin học, 01 Lưu trữ viên, 03 nhân viên kỹ thuật).
+ Phòng Bảo quản tài liệu: 07 người (gồm 03 Trung cấp, 03
Lưu trữ viên, 01 nhân viên phục vụ)
+ Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu: 13 người (gồm 11 Lưu trữ
viên, 02 biên dịch viên tiếng Pháp)
+ Phòng Hành chính - Tổ chức: 19 người (gồm 02 chuyên
viên HC-TC, 03 Lưu trữ viên trung cấp, 01 cán sự, 09 nhân viên Bảo vệ, 01 Thủ
kho, 01 Lái xe, 02 Tạp vụ)
+ Phòng Kế toán: 04 người (gồm 01 trình độ Đại học, 03 trung
cấp
II. KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN
THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
CỦA CƠ QUAN

1. Về tổ chức công tác văn thư cơ quan:
− Phòng Hành chính - Tổ chức (tiền thân là phòng Hành chính – Quản trị - Tổ
chức) được thành lập ngày 01/8/1995.
− Hiện nay Phòng Hành chính - Tổ chức thành lập bộ phận văn thư, bố trí cán
bộ văn thư chuyên trách với số lượng là 01 người – trình độ Trung cấp (tốt nghiệp
ngành Thư ký văn phòng) với chức danh là Lưu trữ viên Trung cấp.
− Do nhận thức được công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong quá
trình hoạt động của cơ quan, vì vậy Ban Lãnh đạo cơ quan luôn luôn quan tâm đến
công tác văn thư. Điều này được thể hiện qua các văn bản ban hành nhằm hướng
dẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ công tác văn thư với mục đích đưa công tác văn thư ngày
càng trở tốt hơn
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
13
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
Ví dụ : Trung tâm đã ban hành công văn về việc trình duyệt và kí văn bản với
nội dung cụ thể để công tác văn bản được nhanh chóng và chính xác
2. Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan:
a) Việc quản lý văn bản đến:
− Những cơ quan thường gửi văn bản đến trung tâm Lưu trữ quốc gia II là Bộ
Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
− Số lượng văn bản đến trong năm 2009 là văn bản 620 văn bản.
− Do số lượng văn bản đến ít nên Phòng đã lập duy nhất một sổ công văn đến
để đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau.
− Việc đăng ký văn bản đến bằng cả hai phương pháp: truyền thống và hiện
đại là dùng sổ và phần mềm quản lý văn bản hành chính của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước.
Quy trình tiếp nhận :
Văn bản đến của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ nhiều nguồn khác nhau,
nhưng tất cả được tiếp nhận tại bộ phận văn thư cơ quan. Văn bản đến được gửi
bằng đường bưu điện, bằng Fax. Trường hợp nhận được những văn bản quan trọng,

hoặc do yêu cầu của nơi gửi văn bản có kèm Phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu,
ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản.
Văn thư tiến hành kiểm tra sơ bộ bì văn bản xem có đúng địa chỉ và còn
nguyên vẹn không sau đó phân loại và bóc bì. Trừ những bì thư có gửi đích danh thì
không bóc bì mà chuyển trực tiếp cho người nhận.
Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu đến để xác nhận văn bản đã qua văn
thư, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến.
Vào sổ công văn đến và phần mềm quản lý văn bản hành chính. Ghi lại
những thông tin cơ bản của văn bản.
Tiếp theo trình Lãnh đạo ký, xem xét cho ý kiến phân phối chuyển giao đồng
thời ấn định số lượng bản cần sao chụp.
Sau đó nhân viên văn thư vào sổ đăng ký công văn đến một lần nữa ghi nơi
nhận văn bản rồi phân phối. Sao chụp văn bản nếu có và chuyển giao văn bản theo ý
kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
14
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
Hiện nay Trung tâm Lưu trữ quốc gia II không lập Sổ chuyển giao văn bản
đến nên người nhận văn bản ký tên vào cột ký nhận trong sổ đăng ký. Văn bản đến
ngày nào được chuyển giao ngay trong ngày đó.
b) Việc quản lý văn bản đi:
− Những loại văn bản mà cơ quan thường soạn thảo và ban hành là Quyết định,
Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, Công văn.
− Mẫu các loại văn bản đó (xem phụ lục số 7)
− Do số lượng văn bản đi ít nên Phòng Hành chính – Tổ chức đã lập duy nhất một
sổ công văn đi để đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau. Mẫu sổ này
giống với mẫu sổ hướng dẫn tại công văn. 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng
7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
 Quy trình ban hành văn bản (văn bản nội bộ và văn bản ra ngoài):
Nếu cần ban hành văn bản, Trưởng hoặc Phó của các đơn vị tiến hành dự

thảo văn bản theo thẩm quyền và nội dung cần giải quyết, đúng thể thứ và kĩ thuật
trình bày văn bản theo quy định hiện hành.
Trước khi trình Giám đốc kí chính thức, người soạn thảo phải rà soát lại nội
dung và thể thức văn bản, trưởng đơn vị có văn bản cần ban hành xem lại một lần
cuối và ký tắt vào chữ “Lưu:VT”. Chữ ký tắt không to hơn chữ của văn bản để đảm
bảo tính thẫm mỹ của văn bản ban hành.
Trưởng phòng ký xong, trình lãnh đạo ký. Sau đó văn thư cho số và ngày,
tháng văn bản.
Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan để văn bản có hiệu lực thi
hành. Đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn,
mật (nếu có). Đối với những văn bản có kèm phụ lục thì đóng thêm dấu treo lên tiêu
đề của phụ lục.
Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi với các thông tin. Sau đó đăng ký tiếp
vào phần mềm quản lý văn bản hành chính.
Làm thủ tục, chuyển phát văn bản đi. Tùy theo kích cỡ văn bản mà chọn lựa
bì cho phù hợp. Ngoài bì ghi rõ tên cơ quan, địa chỉ nơi nhận. Văn bản luôn được
chuyển đi trong ngày, chậm nhất là trong ngày hôm sau. Nếu là văn bản khẩn thì
Fax văn bản đến nơi nhận trước sau đó gửi văn bản sau.
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
15
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
 Lưu văn bản đi:
Trung tâm Lưu trữ quốc gia II lưu văn bản đi theo thời gian, cụ thể là theo
từng năm.
Tất cả các văn bản đi của Trung tâm trước khi gửi đi đều được giữ lại 02 bản
có đầy đủ thể thức. Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành,
một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Bản lưu phải là bản chính.
Bản giữ lại này được đục lỗ và kẹp vào file lưu văn bản đi theo thứ tự thời
gian và số đăng ký nhằm phục vụ cho việc tra cứu trong quá trình xử lý công việc
hiện tại.

Cuối năm, sau khi kết thúc công việc của một năm thì phải phân loại văn bản
và lưu vào hồ sơ theo vấn đề và thời gian rồi nộp lưu để phục vụ cho việc tra cứu
lâu dài.
3. Tình hình tài liệu của cơ quan
Qua khảo sát tình hình thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II thì số lượng
tài liệu hiện có là 50m/giá
Tài liệu trong phông trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có thời gian bắt đầu và
kết thúc là : Năm 1976 – 2010
- Khối lượng tài liệu : Gồm 2000 đơn vị bảo quản, tương đương 50m.
- Thành phần và nội dung tài liệu :
Thành phần tài liệu trong phông chủ yếu là tài liệu hành chính, bao gồm các
loại sau :
+ Báo cáo công tác
+ Tài liệu về nâng cấp các phông tài liệu : tài liệu Hán Nôm, Phong
kiến Pháp thuộc, tài liệu Mỹ Ngụy.
+ Tài liệu về công tác khai thác, sử dụng tài liệu.
+ Tài liệu về công tác tin học.
+ Tài liệu về công tác thu thập.
+ Tài liệu về công tác bảo quản.
+ Tài liệu về công tác tổ chức.
+ Tài liệu về công tác hành chính – quản trị.
Ngoài ra, còn có tài liệu về kế toán tài vụ : các tập chứng từ …, dạng này
chiếm tỷ lệ không nhiều.
Nội dung các tài liệu trên phản ánh hoạt động của từng đơn vị trong phông,
chủ yếu vẫn là công tác bảo quản và phục vụ nghiên cứu của độc giả.
- Tình trạng tài liệu trong phông :
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
16
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
+ Tài liệu được thu thập khá đầy đủ, đã lựa chọn được tài liệu có giá trị vĩnh

viễn để chuẩn bị giao nộp vào lưu trữ lịch sử.
+ Tài liệu đã được phân loại, lập hồ sơ hoàn chỉnh.
+ Tình trạng vật lý : tài liệu từ năm 1976 -1990 tài liệu giòn, chữ mờ, tài liệu
các năm về sau tương đối tốt.
4. Tình trạng thực hiện các nội dung nghiệp vụ
4.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu
Theo quy định của Nhà nước, tài liệu của các đơn vị tổ chức trong cơ quan,
sau khi giải quyết xong công việc thì phải lập hồ sơ công việc, được giữ lại tại các
bộ phận chuyên môn và một năm sau phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
Mặc dù những năm gần đây công tác thu thập tài liệu hiện hành có được quan
tâm chú ý, từng bước đã chấn chỉnh và có kế hoạch thường xuyên hằng năm. Nhưng
chưa thật sự nghiêm túc triệt để. Do một số cán bộ còn giữ lại tại bộ phận của mình
để phục vụ cho công việc nghiên cứu hoặc nộp lưu lẻ tẻ không đồng bộ và thống
nhất, gây khó khăn cho công tác chỉnh lý và khai thác sử dụng tài liệu.
Cơ quan đã thực hiện chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử
Thủ tục giao nhận tài liệu khi nộp lưu của Trung tâm phải có biên bản bàn giao
giữa Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử
4.2 Công tác xác định giá trị tài liệu
TTLTQG II làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu, tất cả tài liệu có giá trị, tài
liệu hết giá trị đều được Hội Đồng Xác định giá trị tài liệu làm việc nghiêm túc và
báo cáo lên Cục Lưu Trữ Nhà Nước thẩm định, cho ý kiến, hiện tại cơ quan đang
vận dụng văn bản số: 879 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước năm 2006 làm cơ sở
để thực hiện việc xác định giá trị tài liệu.
Hiện tại cơ quan đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
* Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
Nguyễn Văn Quân: Phó giám đốc kiêm trưởng phòng Hành chính
Nguyễn Thị Dung: Trưởng phòng Chỉnh lý
Nguyễn Thị Thanh Thủy: Cán bộ lưu trữ
4.3 Công tác chỉnh lý
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy

17
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ nhằm để
phân loại. Sắp xếp hệ thống tài liệu theo phương án khoa học đã chọn phù hợp với
tình hình thực tế của cơ quan.
Hiện tại cơ quan đã thực hiện chỉnh lý tài liệu rồi
Đối với những phông lưu trữ đã chỉnh lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
các giai đoạn chỉnh lý như: Chuẩn bị chỉnh lý, trực tiếp chỉnh lý, kết thúc chỉnh lý,
không khác gì so với những văn bản của cục chỉ đạo và lý thuyết mà em đã được
học. Nhưng tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán bộ lưu trữ có thể kết hợp các bước
lại với nhau để đưa ra các bước chủ đạo nhằm rút ngắn thời gian chỉnh lý nhưng vẫn
đem lại hiệu quả nhanh và chính xác.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là đơn vị có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng,
hoạt động liên tục cho tới nay nên phương án phân loại tài liệu là phương án : Thời
gian – Cơ cấu tổ chức.
Những tài liệu chủ yếu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý chủ yếu là khối
tài liệu đang trong quá trình quản lý.
Ví dụ: Tài liệu của Phòng Kế toán, giữ sổ sách kế toán chứng từ, kế toán còn
trong niên độ sử dụng. Ngoài ra cũng có các loại tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh
lý là những văn bản hình thành trong hoạt động phục vụ tạm thời của các cá nhân
như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, đơn xin nghỉ phép…
Những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thì được lập bảng thống kê và
làm thủ tục tiêu hủy.
3.4 Công tác thống kê
Cơ quan thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương
pháp, các công cụ và các biểu mẫu chuyên môn của ngành để xây dựng, theo dõi và
tổng hợp số lượng, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong kho lưu
trữ:
Việc thống kê tài liệu được thực hiên hằng năm. Cơ quan đã thực hiên công
tác thống kê toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ và từng phông về công cụ chuyên

môn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã sử dụng bộ thẻ để dễ dàng tra tìm tài liệu.
Ngoài ra, trong quá trình thống kê tài liệu, có thể kết hợp việc thống kê
những tài liệu hết giá trị như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, thư mời họp, lịch công
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
18
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
tác…hình thành trong quá trình chỉnh lý để loại ra, tổng hợp thành các nhóm theo
phương án phân loại và được thống kê bằng danh mục tài liệu hết giá trị, cuối cùng
là thống kê theo từng năm của tài liệu loại.
Trong công tác thống kê tài liệu lưu trữ hiện nay lưu trữ cơ quan đã sử
dụng các loại sổ sách sau:
+ Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Là dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu vào
lưu trữ cơ quan, biết được số lượng tài liệu, thời gian tài liệu, đặc điểm tài liệu, cấu
tạo sổ nhập tài liệu bao gồm 10 cột.
+ Mục lục hồ sơ: Là công cụ thống kê chủ yếu được lập ra để thống kê
từng đơn vị bảo quản, để nắm được số lượng và cố định vị trí các hồ sơ có đơn
vị bảo quản mục lục hồ sơ là công cụ để tra tìm tài liệu của cơ quan.
+ Sổ thống kê tạm thời: Dùng để thống kê tất cả tài liệu lưu trữ có trong kho
lưu trữ, lập sổ thống kê tạm thời ta sẽ nắm được số lượng và tình hình tài liệu hiện
có, tránh được những mất mát cho tài liệu.
+ Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ: Dùng để thống kê tình hình giao nộp và tiêu
hủy tài liệu. Trường hợp này ngoài việc thống kê còn phải làm biên bản kem theo.
+ Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ: Dùng để thống kê tài liệu xuất khỏi kho
có thời hạn. Qua số xuất ta nắm được số lượng tài liệu xuất, xuất cho cá nhân, đơn
vị nào mượn để còn thu hồi lại, nắm được tình hình lưu trữ của độc giả.
- Khi thống kê cán bộ lưu trữ đã dựa vào các đơn vị thống kê tài liệu theo giá
và thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu kịp thời có kế hoạch cho các khâu
nghiệp vụ hàng năm, báo cáo thống kê tình hình tài liệu cho Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước, về trang thiết bị, máy điều hòa, nhiệt độ về công tác bảo quản tài tài liệu.
3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa
học kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ công tác
bảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II luôn là nhiệm vụ cấp thiết và
được đặt lên hàng đầu cùng với công tác phòng chống cháy nổ. Qua thời gian thực
tập tại đây, em đã trực tiếp khảo sát và thấy được kĩ thuật bảo quản kết hợp với công
tác phòng chống cháy nổ hết sức hiện đại của trung tâm, đã khiến em học hỏi và mở
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
19
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
rộng thêm kiến thức về công tác bảo quản tài liệu không chỉ ở Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia II nói riêng và tất cả trung tâm lưu trữ khác nói chung.
Về phương tiện bảo quản, để bảo quản tài liệu được an toàn và kéo dài tuổi
thọ, phương tiện và trang thiết bị được nhắc đến đầu tiên là kho tàng, kệ giá và hệ
thống máy lạnh, máy điều hòa nhiệt độ không khí trong từng phòng, kho bảo quản.
Ngoài ra, còn được trang bị khá đầy đủ các loại hút bụi, máy điều hòa nhiệt
độ luôn được các công nhân kỹ thuật trực, hệ thống cháy nổ tự động khi có hỏa
hoạn xảy ra nhằm sơ cấp cứu kịp thời tài liệu còn các loại cặp ba dây, hộp đựng tài
liệu là loại hộp hiện đại phi axit…
Tình hình bảo quản đối với tài liệu hành chính tốt, định kỳ thường xuyên
chế độ bảo quản cho tất cả các khối tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành vẫn được
trang bị khá đầy đủ trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu khỏi mối mọt và ẩm
mốc…Hằng năm, việc phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc ở kho được trung
tâm thực hiện tốt.
Các biện pháp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II ứng dụng để bảo quản tài
liệu:
- Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc
nắm chắc số lượng, chất lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tra
cứu và lấy tài liệu trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn.
- Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự đã đánh trong công tác chỉnh
lý

- Sắp xếp từ trên xuống dưới, từ trái qua phải đúng nhu lý thuyết mà em đã học
- Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá
- Duy trì nhiện độ, độ ẩm ánh sáng, phòng chống mối mọt, côn trùng nấm mốc
- Tu bổ tài liệu, phục chế những tài liệu hư hỏng
Thường xuyên mở các lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, công nhân viên
chức về công tác phòng chống cháy nổ
- Ngoài việc đầu tư cho những biện pháp bảo quản tài liệu như trên, cơ quan
còn căn cứ vào Lệnh bảo quản của tài liệu lưu trữ đề ta những quy định, nội quy phù
hợp, trên cơ sở đó quán triệt tinh thần của cán bộ công nhân viên chức trong cơ
quan thực hiện tốt việc bảo quản tài liệu lưu trữ.
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
20
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
- Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã
thực hiện khá hoàn chỉnh những quy định của Nhà nước giao cho. Đồng thời, mỗi
cán bộ trong trung tâm đều có ý thức bảo vệ tài liệu, đó không chỉ là lợi ích chung
của mỗi người, mỗi nhà mà còn là của cả đất nước
3.6 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu
- Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp cho các cơ
quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, cá nhân những tài liệu cần thiết từ các tài liệu
lưu trữ nhằm phục vụ mục đích kinh tế - chính trị - văn hóa – khoa học kỹ thuật
- Hiện tại cơ quan đã xây dựng nội quy nghiên cứu sử dụng tài liệu, nội quy
phục vụ khai thác, nội quy kho.
- Các loại công cụ tra cứu tài liệu có trong phòng kho lưu trữ của trung tâm
như: Mục lục hồ sơ, các bộ thẻ nhằm để đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu lưu trữ của
cơ quan.
- Khả năng sử dụng tài liệu là tra tìm mục lục hồ sơ trên giấy và cả trên vi tính.
- Các hình thức tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của trung tâm: Tại
phòng đọc và cung cấp các bản sao chứng từ, công văn theo yêu cầu của cơ quan, tổ
chức và cá nhân.

Khi sử dụng tài liệu này của Trung tâm thì: Đối với cơ quan tổ chức bên ngoài
phải có giấy giới thiệu hoặc phải làm đơn xin khai thác tài liệu của chính quyền địa
phương.
- Mục đích nghiên cứu sử dụng tài liệu là phục vụ nghiên cứu công tác, công
tác nhà đất, đất đai, thành tích kháng chiến.
- Khả năng đáp ứng của cơ quan đối với việc nghiên cứu sử dụng tài liệu:
Nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
- Quy định cho mượn tài liệu là cho mượn tại phòng đọc, đối với cán bộ
chuyên viên tại cơ quan. Tất cả tài liệu cho mượn tại trung tâm đều được
photocoppy hạn chế đưa hồ sơ gốc ra bên ngoài.
Đối với cá nhân bên ngoài đến khai thác sử dụng tài liệu chỉ được sao y sao
chụp.
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
21
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
4. Nhận xét: ưu điểm, hạn chế về công tác văn thư lưu trữ và
giải pháp khắc phục:
a/ Ưu điểm:
− Hiện nay công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thực
hiện rất tốt, đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, đảm bảo chính xác và đúng với
quy định của nhà nước.
− Việc ban hành các loại văn bản thực hiện đúng theo Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.
− Việc đăng kí văn bản vào sổ bằng cả hai cách truyền thống và hiện đại như
hiện nay của Trung tâm II là rất linh hoạt, giúp tra tìm văn bản nhanh chóng, chính
xác ngay cả khi một trong hai cách gặp khó khăn hay trục trặc.
− Bộ phận văn thư được biên chế trong Phòng Hành chính – Tổ chức, nơi làm
việc bố trí tiếp giáp với Phòng của Thủ trưởng cơ quan nên việc tiếp thu ý kiến chỉ
đạo được trực tiếp, thường xuyên nên công tác văn thư lưu trữ luôn được quan tâm

đúng mực.
b/ Hạn chế:
Hiện nay, công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm II chỉ có một nhân viên phụ
trách nên công việc tương đối nhiều dẫn đến khó hoàn thành tốt nhiệm vụ và giải
quyết hết công việc trong một ngày và nếu trường hợp nhân viên văn thư có việc
bận xin nghỉ thì công việc sẽ bị tồn đọng.
c/ Giải pháp khắc phục:
Cơ quan nên bố trí thêm và xây dựng các chương trình đào tạo nâng cao
nghiệp vụ hơn nữa cho các cán cán bộ khác trong Phòng Hành chính – Tổ chức để
có thể kiêm nhiệm luôn công tác văn thư lưu trữ khi cần thiết.
Cán bộ lưu trữ ngoài kiến thức về lĩnh vực: Lịch sử, kinh tế, văn hóa, xã hội,
phải vững về chuyên môn nghiệp vụ, không ngừng trao đổi, học tập để thực hiện
công tác lưu trữ đạt được nhiều kết quả
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
22
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
Trực tiếp thực hiện các công việc và báo cáo kết quả đạt được
của cơ quan phân công
Do chức năng của Phòng chỉnh lý tài liệu là chỉnh lý các Phông tài liệu thời
kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chức Trung ương của chế độ Việt Nam
Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chư hầu có trụ sở đóng tại miền Nam Việt
Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt
Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chức Trung ương của nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và tư liệu của các nhân vật
lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểu sau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng
Trị trở vào và xác định thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho.
Vì vậy em được thực hành về chỉnh lý tài liệu của Phông tài liệu Phủ Tổng Uỷ Dinh
Điền
Khái quát nội dung của Phông tài liệu Phủ Tổng Uỷ Dinh Điền
1957 -1964

a) Lịch sử hình thành Phông: ( 1957-1964)
Phủ Tổng uỷ Dinh Điền được thành lập năm 1957 bởi sắc lệnh số 103 – TTp
ngày 23/4/1957 và nghị định số 691/TTp/vp ngày 23/4/1957 của TTVNCH
Theo sắc lệnh và nghị định trên, PTUDĐ thi hành nhiệm vụ được giao phó qua các
cơ quan sau:
I. Văn Phòng Gồm:
- Văn phòng chính danh
- Phòng bí thơ
- Ban giao tế và an ninh
II. Nha, Sở Nội thuộc
III. Các Trung Tâm
I. Văn Phòng:
Đặt dưới quyền điều khiển của một đổng lý vp1 có 1 bí thư, 2 công cán ủy
viên và 2 chánh văn phòng phụ tá.
Văn phòng gồm:
1. Văn phòng Chính danh:
Thi hành đường lối chính trị của PTUDĐ. Hoạch định chương trình hoạt
động để thi hành các luân lệnh của chính phủ, phối hợp hoạt đỗng của các Nha, Sở
thuộc PTUDĐ, Công vụ mật và Công vụ dành riêng, liên lạc với PTT và các Bộ, thư
ký phiên họp CV mật.
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
23
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
2. Phòng bí thư phụ trách:
Thư tín riêng của Tổng ủy, yết kiến, Tiếp tan và nghi lễ chính thức, chương
trình đi thăm viếng và kinh lý.
3. Công cán ủy viên tham chính VP có NV:
Liên lạc với báo chí và thông tin, sửa soạn các cuộc họp và hội nghị những
việc do Tổng ủy giao riêng.
4. Ban giao tế và An ninh:

Đặt dưới quyền của một trưởng ban, có nhiệm vụ tổ chức tiếp đón các thượng
sách ngoại quốc và giao dịch với các ký giả, hướng dẫn các quan khách đi thăm các
sở thuộc PTUDĐ, liên lạc với quân đội, cảnh sát công an để lo việc an ninh và trật
tự cho các sở thuộc PTUDĐ.
II. Các Nha Sở Nội thuộc:
1. Nha Hành Chính:
a. Sở Hành chính Tổng quát gồm:
- Phòng CV và Lưu trữ phụ trách: Công văn đi, đến, phân phối CV, trình ký,
lưu trữ hồ sơ.
- Phòng HCTQ và Sưu tầm: Giải quyết vấn đề hành chính tổng quát và pháp
chế của phủ, sưu tầm tài liệu chuyên môn, báo cáo định kỳ và bất thường.
b. Sở Nhân viên:
Phòng 1: Phụ trách nhiệm vụ chính nghạch, khế ước và công nhật
Phòng 2: Về nhân viên phù động
Nhiệm vụ của 2 phòng: Quản trị nhân viên, huy chương, kiểm soát, phân
phối nhân viên, huấn luyện, áp dụng luật lao động cho NV
2. Nha Tài chính gồm: 2 Sở
a. Sở kế toán ngân sách gồm 2 phòng:
Phòng lương bổng và kế toán tổng quát nhiệm vụ soạn thảo ngân sách, điều
chỉnh và phối hợp các dự án, ngân sách trung tâm, kế toán ước chi và chuẩn chi,
thanh toán các chứng từ tài chính và quỹ ứng trước, ủy ngân, lương bổng nhân viên.
b. Sở Tiếp vận gồm 3 phòng:
Phòng vật liệu, phòng tiếp tế, phòng chuyển vận
Nhiệm vụ: Đấu thầu, mua sắm, tiếp nhận và phân phối vật liệu, dụng cụ kiểm
soát các hoạt động mua sắm vật liệu, dụng cụ các trung tâm, ngoại trừ các công cụ
và cơ giới, kế toán vật liệu vào sổ mục lục tài sản chung, phân phối việc sử dụng các
phương tiện chuyển vận, nhất là cho các di dân, tiếp tế cho các trung tâm cho di tới
nơi đã định cư.
3. Nha Di dân và Định cư gồm: 2 Sở
a. Sở Di định Cư gồm:

Phòng tuyên truyền và phòng di định cư
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
24
Báo cáo thực tập ngành nghề Lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Trà
Nhiệm vụ: Lo việc di dân và định cư đến các trung tâm, cổ vũ việc di dân
tuyên truyền cho dân biết những khả năng kinh tế và khả năng khai thác của các
trung tâm.
b. Sở Kiểm tra và Thống kê gồm: 2 phòng
Phòng kiểm tra và phòng Thống kê
Nhiệm vụ: Kiểm tra dân số tại các trung tâm, thống kê dân số và số ruộng đất
đã khai thác, thống kê những kết quả đã thâu lượm được trong công việc dinh điền.
4. Sở Ươm cây và Hạt giống gồm: 2 phòng
Ươm cây và Hạt giống
Nhiệm vụ: Liên lạc với Bộ canh nông để xin cung cấp, nhượng lại hoặc tìm
mua ở ngoài hay xin ngoài viện các hạt giống, cây ươm và phân bón, phân phối các
thứ kể trên đến các trung tâm
III. Các Trung Tâm:
Các trung tâm đều thuộc PTUDĐ, mỗi trung tâm đặt dưới quyền điều khiển
của 1 quản đốc, xếp ngang hàng với giám đốc nha không có nhiều sở, mỗi trung tâm
có thể gồm một hay nhiều tỉnh.
IV. Nha Kỹ Thuật: gồm 2 sở
a. Sở khuếch – Nông:
Giúp trung tâm thực hiện các dự án đã được duyệt y, trang bị dụng cụ cần
thiết cho công việc khuếch nông, phối hợp với các cơ quan khác để cải thiện ruộng
đất và tăng cường diện tích sản xuất.
b. Sở Kế hoạch:
Sưu tầm các tài liệu về kỹ thuật, lập các dự án khai khẩn ruộng đất.
V. Quốc gia Nông cụ Cơ giới Cuốc:
Là đơn vị độc lập do HĐQT và một giám đốc đảm nhiệm. Tổ chức và điều
hành theo sắc lệnh số 44 – KH ngày 26/3/1956

VI. Nha Thanh tra Hành chính Tài chính và Kỹ thuật:
Trực thuộc phó TT, có nhiệm vụ theo dõi, báo cáo lên tổng thống việc thi
hành các công tác về hành chính và kỹ thuật, kiểm soát phó các nông cụ cơ giới.
Năm 1958 Nha Nông Sở cải tổ thành Nha Nông cụ Cơ giới cuộc theo sắc
lệnh số 133 – TTp ngày 28/2/1958 và đặt trực thuộc PTUDĐ
Nha Công cụ Giới cuộc gồm: Sở Khai thác và Sở Công cụ
Nghị định số 185 – BCTNT/NĐ ngày 30/4/1962 của Bộ Cải tiến Nông thôn
đặt PTUDĐ và Nông vụ dưới quyền điều khiển của một tổng ủy trưởng gồm có:
Văn phòng, Cơ quan TW, Cơ quan địa phương.
I. Văn Phòng:
a. Phòng Chính danh:
Học sinh thực hiện: Nguyễn Thị Thủy
25