Chức năng của kiểm tra và vận dụng trong quản lý doanh nghiệp Việt Nam.DOC

A. Lời mở đầu.
Trong bốn chức năng của quản lý thì kiểm tra là một chức năng có tầm
quan trọng không nhỏ và có liên quan đến mọi cấp quản lý để đánh giá đúng
kết quả hoạt động của hệ thống. Vì kiểm tra là một nhân tố không thể thiếu
trong việc quyết định hiểu quả của hoạt động kinh doanh. Nó là khâu then
chốt của quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý và là cơ sở để đánh
giá hiệu quả, kết quả của quá trình tổ chức kinh doanh. Đặc biệt là đối với
doanh nghiệp, dù là doanh nghiệp nhỏ vừa hay lớn thì kiểm tra là một khâu
không thể thiếu. Nếu không có kiểm tra thì sẽ không phát hiện ra đợc những
sai sot, lệch lạc, những ách tắc của hệ thống trong quá trình hoạt động để đa ra
các biện pháp khắc phục, chủ động ngăn chặn các nhầm lẫn, sai sót để tím
kiếm cơ hội, nguồn lực có thể khai thác, tận dụng, thúc đẩy nhanh chóng sớm
đạt tới mục tiêu đà định. Đồng thời kiểm tra cũng là nhiệm vụ quan trọng của
cá nhân ngời lÃnh đạo hệ thống, lÃnh đạo mà không kiểm tra thì coi nh không
có lÃnh đạo. Chính vì vậy, kiểm tra là một khâu trọng tâm trong quá trình hoạt
động sản xuất kinh doanh.
Với tầm quan trọng của kiểm tra nh trên nên em đà chọn đề tài Chức
năng của kiểm tra và vận dụng trong quản lý doanh nghiệp Việt Nam.
Do thời gian và việc nghiên cứu cha đợc đầy đủ bài viết của em còn có nhiều
sai sót, rất mong đợc sự giúp đỡ của các thầy cô giáo để bài tiểu luân của em
đợc hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

1


B. Nội dung
I Kiểm tra và vai trò vủa kiểm tra.
1. Khái niệm của kiểm tra.
Nh chúng ta đà biết, kiểm tra là một trong năm chức năng của quản lý.

Nó có vai trò rất quan trọng, dựa vào kết quả kiểm tra chúng ta có thể tiến
hành các điều chỉnh cho kế hoạch phù hợp nhất, Và tính chất quan trọng của
nó còn thể hiện ở hai mặt.Một mặt, kiểm tra là công cụ quan trọng để nhà
quản lý phát hiện ra những sai sótvà có biện pháp điều chỉnh. Mặt khác, thông
qua kiểm tra các hoạt động sẽ đợc thực hiện tốt hơn và giảm bớt những sai sót
có thể nảy sinh. Thông thờng ngời ta chỉ nhấn mạnh tới ý nghĩa thứ nhất của
kiểm tra vì cho rằng mọi hoạt động sẽ không tách khỏi những nhầm lẫn và
kiểm tra là bớc cuối cùng để hạn chế tình trạng này. Điều đó đúng nhng cha
đủ, vì trong thực tế kiểm tra có tác động rất mạnh đến các hoạt động. Một
công việc, nếu không có kiểm tra chắc chắn sẽ xảy ra nhiều sai sót hơn nếu nó
không đợc theo dõi, giám sát thờng xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm tra
không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc
là khâu sau cùng của chu kỳ quản lý. Nó đợc thực hiện trong suốt quá trình
kinh doanh. Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xenmà lá một quá
trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian. Đó là yếu tố thờng trực
của nhà quản lý ở mọi lúc, mọi nơi.
Từ nhận định trên có thể khái quát rằng: Kiểm tra là quá trình xem xét
xác định thành quả đạt đợc trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đÃ
xây dựng nhằm mục đích làm cho các hoạt động đạt kết quả tốt hơn. Trên cơ
sở đó phát hiện ra cac sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó. Đồng thời
đề ra các giải pháp cho một chơng trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch
để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt đợc mục tiêu đà định.

2


Chính vì tầm quan trọng kể trên, ngời ta nói kiểm tra là khâu then chốt
của quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý và là cơ sở để đánh giá
kết quả hiệu quả kinh doanh để nhìn nhận lại, tổng kết kinh nghiệm, hoàn
thiênh các công việc thuốc chức năng quản lý.

2. Vai trò của kiểm tra.
Từ khái niệm trên ta thấy kiểm tra rất cần thiết. Vởy tại sao kiểm tra lại
cần thiết nh vậy? để trả lời câu hỏi này có rất nhiều nguyên nhân làm cho kiểm
tra trở thành chức năng tất yếu cđa qu¶n lý kinh doanh. Theo H. Fayol: “ trong
kinh doanh, kiĨm tra lµ viƯc kiĨm chøng xem mäi viƯc có đợc thực hiện theo
những kế hoạch đà vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyên tắc đà đợc ấn
định hay không. Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa
chữa, ngăn ngừa sự vi phạm. Nó đối phó với mọi sự gồm có sự vật, con ngời và
hành động.
Nh vậy, một trong những nguyên nhân cơ bản làm cho công tác kiểm
tra trở nên cần thiết là vì những kế hoạch tốt nhất, cũng có thể không đợc thực
hiện nh ý muốn. Các nhà quản lý cũng nh cấp dới của họ đều có thể mắc sai
lầm và hệ thống kiểm tra cho phép phát hiện sửa chữa những sai lầm đó, trớc
khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của doanh nghiệp đợc thực
hiện theo đúng kế hoạch đà đề ra.
Kiểm tra là nhằm chủ động ngăn chặn các nhầm lẫn, sai phạm có thể
xảy ra trong quá trình quản lý hệ thống. Nếu làm mà không tiến hành kiểm
tra, khi thực hiện xong mới phát hiện cái sai thì nhiều khi không còn khả năng
cứu vÃn đợc tình thế. Chính nhờ kiểm tra mà nhà lÃnh đạo hệ thống ngăn ngừa
đợc các khả năng đa hoạt động của hệ thống phạm sai lầm.
Kiểm tra giúp danh nghiệp đối phó với những thay đổi của môi trờng.
Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trờng. Thị trờng luôn biến động các đối
thủ cạnh tranh liên tục giới thiệu những sản phẩm và dịch vụ mới để thu hut
khách hàng. Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản lý có đợc những phản ứng
3


thích hợp trớc các vấn đề và cơ hội bằng cách giúp họ phát hiện kịp thời những
thay đổi đang và sẽ ảnh hởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của những ngời lÃnh đạo

hệ thống. Nhờ kiểm tra, các nhà quản lý có thể kiểm soát đợc những yếu tố sẽ
ảnh hởng đến sự thành công của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng và mất
quyền kiểm soát có nghĩa nhà quản lý đà bị vô hiệu hoá, hệ thống có thể bị lái
theo hớng không mong muốn.
Kiểm tra tạo ra chất lợng tốt hơn cho hoạt động. Quản trị chất lợng ngày
nay dẫn đến sự phát triển của kiểm tra và cũng làm thay đổi nhiều quan niệm,
thái độ và cách thức để đạt tới kiểm tra có hiệu quả. Nhờ kiểm tra, những sai
lầm trong hoạt động đợc phát hiện và sửa chữa kịp thời.
Kiểm tra còn để đảm bảo gắn hệ thống với môi trờng thông qua các
quan hệ đối ngoại với các quan hệ khác. Thời đại ngày nay, khi mối quan hệ
đa phơng mở cửa là một quan hệ tất yếu thì dù mỗi hệ thống có quy mô to lớn
đến đâu cũng không thể nào không duy trì các mối quan hệ bên ngoài. Bới vậy
rõ ràng không một hệ thống nào lại không có nhu cầu phat huy ảnh hởng, mở
rộng hệ thống, thầm chí bành trớng hệ thống, chi phối các hệ thống khác.Các
hoạt động truyền thông đối ngoại, các mối quan hệ cạnh tranh, tiêu diệt lẫn
nhau là hoạt động không thể bỏ qua. Chỉ có thể thông qua chức năng kiểm tra
mà các hệ thống có bức tranh toàn cảnh về chỗ đứng mà mình sẽ phát triển tới,
từ đó hoàn thành các hoạt động quản lý đối ngoại đối với hệ thống.
Kiểm tra còn là một nhu cầu nhằm hoàn thiện các quyết định về những
mặt, những lĩnh vực của hệ thống phải kiểm tra để khẳng định đợc sự đúng sai
của đơng lối sự phù hợp hay không của mục đích hệ thống, các vấn đề về cơ
cấu quản lý, hoạch định chiến lợc và chiến thuật, việc bố trí nhân sự, các chính
sách thực thi, các mục tiêu cần đạt. Đồng thời kiểm tra tạo ra chu kỳ đầu t
nhanh chóng hơn nhằm đảm bảo thực hiện các chơng trình, kế hoạch với hiệu
quả cao. Đồng thời kiểm tra cũng góp phần tạo nên những sản phẩm thông qua
4


quá trình xem xét nguyên nhân dẫn tới những thành công hay thất bại của
doanh nghiệp.

Nh vậy kiểm tra đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý
kinh doanh. Nhờ kiểm tra mà doanh nghiêp mới phát hiện ra đợc những nhầm
lẫn, sai sót lệch lạc, những ách tắc của hệ thống trong quá trình hoạt động để
đa ra những biện pháp khắc phục, chủ động ngăn chặn các nhầm lẫn sai sót
đó. Đồng thời để tìm kiếm cơ hội, nguồn lực có thể khai thác để tận dụng và
thúc đẩy nhanh chóng sớm đạt đợc mục tiêu đà định.

II. Mức độ cần thiết của kiểm tra.
Qua nghiên cứu về vai trò của kiểm tra ta thấy kiểm tra là rất quan trọng
và cần thiết trong quá trình hoạt động kinh doanh. Nh trên thực tế, thuật ngữ
kiểm tra thờng làm cho ta không thoải mái vì nó dờng nh liên quan đến quyền
tự do của mỗi cá nhân. Vào thời đại mà tính hợp pháp của quyền lực bị đặt
nhiều câu hỏi và xu thế hớng tới quyền tự do sáng tạo cho các cá nhân đang đợc đẩy mạnh. Khái niệm kiểm tra làm cho nhiều ngời khó chịu. Mặc dù vậy,
kiểm tra là cần thiết đối với mọi hệ thống.
Nhng kiểm tra phải tuỳ thuộc vào từng tình huống, hoàn cảnh, giai
đoạn mà áp dụng các phơng pháp và mức độ kiểm tra phù hợp. Nếu kiểm tra
quá mức sẽ có hại đối với doanh nghiệp cũng nh với các cá nhân vì nó tạo ra
bầu không khí căng thẳng, thiếu tin tởng lẫn nhau trong tập thể, hạn chế và
thậm chí làm triệt tiêu khả năng sáng tạo của con ngời. Nhng nếu kiểm tra
lỏng lẻo, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng rối loạn, không tự biết mình đang
và sẽ ở đâu, nh vậy không thể hoạt động có hiệu quả. Do đó mà ta cần phải
chọn những mức độ kiểm tra thích hợp. Chẳng hạn, một công ty quảng cáo có
thể sẽ cần một hệ thống kiểm tra chặt chẽ hơnviệc nghiên cứu triển khai. Hoàn
cảnh kinh tế cũng có thể ảnh hởng tới mức độ kiểm tra đợc các nhân viên của
doanh nghiệp chấp nhận. Trong giai đoạn khó khăn khủng hoảng, phần lớn
mọi ngời sẽ bằng lòng với sự kiểm tra chặt chẽ nhng khi doanh nghiệp đang
5


làm ăn phát đạt thì sự kiểm tra nh vậy lại đợc coi là không phù hợp. Vì tổ chức

con ngời, môi trờng, công nghệ luôn biến đổi thì kiểm tra hiệu quả đòi hỏi quá
trình xem xét và đổi mới liên tục. Nếu công nhân của doanh nghiệp là ngêi cã
tay nghỊ thÊp, ý thøc kû lt kh«ng cao thì cần một hệ thồng cho phép thờng
xuyên kiểm tra chất lợng sản phẩm và năng suất lao động. Nhng khi công
nhân của doanh nghiệp đà đợc nâng cao tay nghềvà có ý thức cao hơn thì số
điểm thiết yếu của kiểm tra có thể giảm đi, ngời công nhân đợc trao quyền tự
chủ cao hơn trong công việc.
Rõ ràng việc kiểm tra là rất quan trọng và cần thiết nhng chúng ta phải
kiểm tra phù hợp và đúng mức. Sự kiểm tra quá mức còn gây tác hại cho
doanh nghiệp vì tốn nhiều nguồin lực mà lợi ích thu đợc thì có thể không phù
hợp với chi phí. Đông thời cần phải lu ý rằng việc giảm mức độ kiểm tra
không đồng nghĩa việc tăng quyền tự chủ của các cá nhân. Trong thực tế, lúc
đó họ càn mất đi quyền tự chủ vì không thể tiến hành dự báo đợc và phải phụ
thuộc vào hành động của ngời khác. Hơn nữa việc thiếu một hệ thống kiểm tra
có hiệu quả có thể buộc các nhà quản lý phải giám sát cấp dới của mình chặt
chẽ hơn và nh vậy quyền tự chủ của những ngời này bị giảm đi.
Do đó, nhiệm vụ của các nhà quản lý khi thiết lập hệ thống kiểm tra là
xác định sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền tự docủa cá nhân, giữa chi
phí cho kiểm tra và lợi ích do hệ thống này đem lại. Vì vậy kiểm tra cần phải
phù hợp và tuân thủ theo các nguyên tắc kiĨm tra.

III. VËn dơng trong qu¶n lý doanh nghiƯp ViƯt Nam.
Nh đà phân tích tầm quan trọng của kiểm tra ở phần trên, kiểm tra
không thể thiếu trong hoạt đọng kinh doanh cđa toµn x· héi nãi chung vµ
doanh nghiƯp nói riêng. Nhng trong điều kiện bài viết có hạn, nªn em chØ nªu
6


về vấn đề kiểm tra chất lợng sản phẩm trong quản lý doanh nghiệp Việt Nam.
Bảo đảm chất lợng sản phẩm là yêu cầu hàng đầu đối với nhà quản lý. Đặc biệt

trong giai đoạn hiện nay khi mà nền kinh tế nớc ta đang trên đà phát triểnvà
hội nhập thì doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc bán đợc sản phẩm mà còn
phải chịu trách nhiệm với những sản phẩm đợc coi là tốt đà đợc bán ra.
Chính vì vậy mà kiểm tra chất lợng sản phẩm đối với doanh nghiệp nớc ta hiện
nay là rất cần thiết và quan trọng.
Công tác kiểm tra chất lợng sản phẩm nhằm đảm bảo việc chấp hành
nghiêm chỉnh các tiêu chuẩn và quy định của chất lợng, tạo điều kiện nâng cao
hiệu quả sản xuất và cải thiện sản phẩm.
Nh vậy công tác kiểm tra chất lợng đặt ra ở đây là một hoạt động có hệ
thống gắn liền với quá trình chuẩn bị sản xuất và sản xuất. Là hoạt động nhằm
đảm bảo mục tiêu chất lợng đà quy định (tiêu chuẩn bằng theo dõi, phân tích
đánh giá tình hình chất lợng và áp dụng các biện pháp hữu hiệu để ngăn chặn
hoặc loại bỏ những sai sót).
Trong quá trình chuẩn bị sản xuất ra một sản phẩm thờng liên tiếp diễn
ra các giai đoạn sau đây mà công tác kiểm tra trong một doanh nghiệp ít nhiều
đều phải theo:
-

Giai đoạn nghiên cứu tìm hiểu nhu cầu thị trờng, xác định quan
điểm và yêu cầu cụ thể về chất lợng.

-

Giai đoạn nghiên cứu và thiết kế sản phẩm: cụ thể hoá những yêu
cầu về chất lợng bằng những thông số kỹ thuật, những chỉ tiêu
kinh tế kỹ thuật tổng hợp, sau đó là việc sản xuất thử có phù
hợp với các chỉ tiêu dợc thiết kế hay không.

-

Chuẩn bị cung ứng nguyên vật liệu, phụ tùng, phụ kiện, mua
ngoài hoặc hợp tác sản xuất thap đúng nhu cầu về quy cách và
chất lợng.

-

Chuẩn bị dụng cụ gá lắp, gia c«ng, kiĨm nghiƯm.
7


-

Tiến hành sản xuất trong các công đoạn từ đầu đến giai đoạn
hoàn chỉnh.

-

Chạy thử và tổng kiểm tra trớc khi xuất xởng.

-

Bao gói.

-

Hớng dẫn lắp đặt, sử dụng sản phẩm sửa chữa, cung cấp phụ tùng
thay thế (trách nhiệm của xí nghiệp đối với ngời sử dụng sản
phẩm).

Ơ mỗi giai đoạn trên đều có thể xảy ra những sai sót ảnh hởng tới chất lợng sản phẩm, đều có yêu cầu phải kiểm tra. Đơng nhiên nội dung và yêu cầu

kiểm tra ở mỗi giai đoạn là khác nhau. Tuy nhiên trong giới hạn của các giai
đoạn chuẩn bị sản xuất và sản xuất, doanh nghiệp cần tập trung nhiệm vụ cụ
thể nh sau:
Kiểm tra chất lợng của những yếu tố tạo thành sản phẩm ở giai đoạn trớng lúc sản xuất hàng loạt. Nội dung cần kiểm tra ở đây là kiểm tra hệ thống
các chỉ tiêu đặc trng cho tính năng kỹ thuật hay giá trị sử dụng của sản phẩm.
Kiểm tra các điều kiện vật chất kỹ thuật bảo đảm sản sản xuất ra sản phẩm đạt
chất lợng quy định trong nghiên cứu, thiết kế. Kiểm tra những biện pháp đề
phòng sự biến động sản xuất và tác dụng khi sản xuất hàng loạt. Cũng có thể
xem xét các vấn đề giá cả, mức độ tơng ứng của giấ cả với mức độ chênh lệch
giữa các mức chất lợng ấy.
Kiểm tra chất lợng nguyên vật liệu và các sản phẩm mua ngoài hoặc sản
phẩm các xí nghiệp hợp tác sản xuất cung cấp cho phù hợp có phù hợp với quy
cách chất lợng đề ra không, có những sai sót gì cần phải đợc sửa đổi, bổ sung
cho hợp cách trớc khi đa vào quy trình sản xuất.
Ơ nớc ta, vật t cung cấp không đúng quy cách, chất lợng, không kịp thời
là nguyên nhân chủ yếu, kéo dài, khó khắc phục, gây ra sự mất cân đối trong
sản xuất và biến động lớn về chất lợng. Vì vậy, kiểm tra chất lợng nguyên vật
liệu, sản phẩm mua ngoài là yêu cầu cấp bách phải đợc tiến hành chặt chẽ
8


nhằm vừa phát hiện các sai sót để có biện pháp sửa chữa kịp thời, hạn chế sự
lÃng phí tài sản và sự suy giảm về chất lợng. Kiểm tra là cơ sở quan trọng để
giúp cải tiến công tác cung ứng vật t.
Kiểm tra chất lợng trong quá trình s¶n xt s¶n phÈm. Néi dung chÝnh
cđa kiĨm tra ë đây là kiểm tra chất lợng các bán thành phẩm, các chi tiết, bộ
phận đợc sản xuất tại các công đoạn và cuối cùng là kiểm tra chất lợng lắp ráp
hoặc chế biến ra thành phẩm trớc khi xuất xởng. Điều đáng chú ý của giai
đoạn này là đối chiếu các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lợng của bán thành phẩm,
chi tiết, bộ phận qua gia công chế biến với các yêu cầu và thiết kế hay công

thức pha chế quy định, đối chiếu giữa chúng với nhau về mặt đảm bảo yêu cầu
lắp ráp về kích thớc, tính năng khi sử dụng.
Qua các tiến trinhd kiểm tra trên, từ đó doanh nghiệp phải xác định các
dạng sai lỗi và nguyên nhân gây ra các sai lỗi để đề ra các biện pháp khắc
phục nhằm đảm bảo và nâng cao chất lợng sản phẩm. Cần phải nhìn khái quát
toàn bộ quá trình sản xuất để có sự đánh giá khách quan đúng mức tình hình
chất lợng sản phẩm.

*Một số giải pháp nhằm hoàn thiện khâu kiểm tra trong doanh

nghiệp ViÖt Nam hiÖn nay:

9


Kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, một doanh
nghiệp nhỏ cần việc kiểm tra khác doanh nghiệp lớn, một doanh nghiệp có dây
chuyền sản xuất hàng loạt có dây chuyền kiểm tra khác hẳn một doanh nhgiệp
sản xuất sản phẩm đơn chiếc.
Kiểm tra phải khách quan và chính xác, dụa trên các tiêu chuẩn rõ ràng,
tránh cảm tính, dự kiến.
Kiểm tra phair có trọng điểm, làm sáng tỏ nguyên nhân và những sai
lệch để điều chỉnh.
Kiểm tra phải đợc thiết kế theo kế hoạch, phản ánh các kế hoạch của
doanh nghiệp. Qua đó ngời quản lý nắm đợc diễn biết của quá trình thực hiện
kế hoạch.
Kiểm tra cần linh hoạt thích ứng với các biến đổi không lờng trớc.
Kiểm tra cần phù hợp với văn hoá doanh nghiÖp.

C. KÕt luËn.

10


Qua bộ môn khoa học quản lý và bài tiểu luận này, em thấy kiểm tra là
một chức năng rất quan trọng và cần thiết đối với bất kỳ một hệ thống quản lý
nào, hay đối với tất cả những ngời làm quản lý, và chắc chắn rằng kiểm tra là
vấn đề đợc quan tâm và đặc biệt chú trọng. Hiện nay vấn đề kiểm tra, nhất là
các lý thuyết hiện đại cần đợc làm rõ, phân tích và áp dụng trong quản lý
doanh nghiệp. Chính vì vậy kiểm tra là một khâu không thể thiếu trong hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp.
Qua bài tiểu luận này, em đà thấm nhuần và hiểu rõ các vấn đề về kiểm
tra: kiểm tra là cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh doanh, nó cũng là cơ sở để
phát hiện sự sai lệch, nguyên nhân của sự sai lệch đó. Từ đó đề ra một giải
pháp cho một chơng trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo
cho doanh nghiệp đạt đợc mục tiêu đà định.

11


Phụ lục
1. Lời mở đầu .......................................................................................1
2. Nội dung
I.

.......................................................................................2

Kiểm tra và vai trò của kiểm tra............................................2

a. Khái niệm kiểm ra.......................................................2

b. Vai trò của kiểm tra.....................................................3
II. Mức độ cần thiết của kiểm tra...............................................5
III. VËn dơng trong qu¶n lý doanh nghiƯp ViƯt Nam .................7
3. lêi kÕt .............................................................................................11

12